Табель учета рабочего времени пример

Табель учета рабочего времени – это установленный документ, который содержит информацию о соблюдении режима рабочего времени каждым из сотрудников.

Такой документ должен быть на каждом предприятии в единственном экземпляре, оформление имеет ряд нюансов, о которых мы подробно расскажем в данной статье, также приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени.

Как заполняется табель учета рабочего времени

Допустимо заполнять один общий табель на всю организацию или на каждое структурное подразделение отдельно.
В нем отражены достоверные сведения использования рабочего времени сотрудниками этого предприятия. Табельщик отмечает как фактически отработанное время, так и неотработанное. Это могут быть: простои, болезнь, прогулы, командировки.

Табель возможно вести двумя способами

Существуют готовые унифицированные формы, утверждённые соответствующими органами:

• Если на предприятии введена повременная оплата труда, то используются бланки Т-13 и Т-12.
• Если существует сдельная оплата, то предприятие имеют право разработать свои формы и бланки для учета и контроля.

Форма Т-12 – заполняется в ручном режиме.

Форма Т-13 – используется там, где есть возможность автоматизировать обработку данных учета.

Первый способ ведения табеля – общие рекомендации

В форме Т-12 записи делаются шариковой ручкой, аккуратно, не делая помарок, вручную. Корректор использовать нельзя.

Раздел 1 (графы 1– 6) оформлен таблицей.

В четвертой графе отводится 2 строчки для отметок явки или неявки сотрудника. Особенность заполнения:

• первая строка заполняется заглавными буквами (условные обозначения);
• во вторую строку записывается цифра, обозначающая число отработанных часов, за определенный период;

Раздел 2 заполняет бухгалтер.

Этот раздел представлен в виде таблицы, куда заносится номер табеля для каждого работника, его оклад и отработанное время. По этим данным начисляется зарплата.
На четвертой странице формы вписываются данные, которые помогут составить статистические отчеты. Она заполняется согласно специальной инструкции.

Второй способ ведения

В форме Т-13 некоторые графы уже заполнены в автоматическом режиме: подразделение, фамилия и профессия работника, номер табеля.

Принятые условные обозначения.

Полный перечень можно увидеть в форме Т – 12. Некоторые основные представлены в таблице:

• Рабочее время Буквенное обозначение Цифровой код.
• Явка по обычному графику Я 01.
• Ночные часы Н 02.
• Выход в праздничные и выходные РП 03.
• Переработка С 05.
• Командировка К 06.
• Отпуск ОТ 09.
• Дополнительный отпуск ОД 10.
• Учебный отпуск У 11.
• Сокращённый рабочий день для учащихся без отрыва от производства УВ 12.
• Учебный отпуск за свой счёт УД 13.
• Декретный отпуск Р 14.
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет ОЖ 15.
• Отпуск за свой счёт ОЗ 17.
• Больничный Б 19.
• Сокращённый рабочий день ЛЧ 21.
• Прогул ПР 24.
• Нерабочие дни, выходной В 26.
• Отсутствие по неизвестной причине НН 30.

Основные формы табелей

Рисунок 1. Форма Т-12.

На рисунке 1 – пример правильного учета времени той категории работников, у которых сокращен рабочий день на законных основаниях.

Так, накануне государственных праздников рабочий день короче, чем обычно, на один час. Этим право пользуются все сотрудники организаций. В табеле ставится цифра семь.
Пример. У работника Сидорова В.П. продолжительность рабочего дня – 7 часов. Перед праздником она составит 6 часов и в табеле выставляется цифра шесть. Этот пункт обязательно нужно соблюдать, чтобы не было переработки.

Рисунок 2. Форма Т-13.

Кто имеет право заполнять табель

Он может заполняться любым сотрудником, назначенным соответствующим распоряжением. Например:

• Табельщик – если существует должность в штатном расписании. Заполнение табеля будет его прямой обязанностью.
• Другой кадровый сотрудник. Для него ведение табеля – одна из основных обязанностей. Поэтому она, в числе других, прописывается или в трудовом договоре, или в его должностной инструкции.
• Инспектор по кадрам.
• Любой другой работник, которому поручены эти обязанности.

Типичные ошибки, которые встречаются в табеле

Ситуация 1.

Работник идет в очередной отпуск. Помним, что выходные дни отпуска входят в число календарных дней и не отмечаются буквой «В» (выходной). Можно поставить условное обозначение в виде «ОТ», или цифру – «09».

Пример. Работник Рычков В.В. оформляет отпуск на 14 календарных дней с 4.06 по 18.06. Учитываем, что 12 июня – Государственный праздник. Табель будет заполняться так, как показано на рисунке 3.

Ситуация 2.

Работник, находясь в отпуске с 1.06 по 15.06, заболел. Он сообщает администрации предприятия о своей болезни с 4.06 по 9.06 (6 дней). Имеется больничный лист.
Отпуск у него продлится на 6 дней, которые он не использовал из-за болезни.

В этом примере работник использовал три календарных дня отпуска, затем заболел, и у него оставалось еще 11 календарных дней. Выйти на работу он должен 22 июня.

Каким образом заполняется табель на совместителей

Если совместитель «приходящий» с другого предприятия, то в табеле он вписывается в отдельную строку с присвоением персонального табельного номера.
Основному же работнику, который выполняет дополнительную работу в качестве совместителя, присваивают два табельных номера по двум различным табелям.
Либо как вариант, ведется один табель, но для каждой занимаемой им должности – отдельная строка и два разных табельных номера.

Особые случаи оформления командировки в табеле

Определяя продолжительность командировок, отпусков или других моментов, можно воспользоваться такими рекомендациями:

1. Командировка помечается буквой «К». Продолжительность командировки отмечена в соответствующем приказе.
2. Если, во время нахождения сотрудника в командировке будет выходной или день праздника, то он оплачивается двойным тарифом. В табеле ставится отметка «К М», а не выходной «В».

Как правильно отметить командировку, если сотрудник находится на больничном? Случай из практики.

В целях производственной необходимости администрация предприятия принимает решение вызвать его и отправить в командировку еще до «закрытия» больничного листа. В этой ситуации действия администрации и работника являются нарушением трудового законодательства.

Табельщик по факту заполняет табель так:

1. Отмечается факт неявки (болезнь) до начала командировки условным обозначением «Б».
2. Условным обозначением «К» отмечаются дни командировки.
3. После возвращения из нее ставим или «Б» (если больничный еще не закрыт), или «Я» – при закрытом больничном листе.

Но, при таком заполнении табеля, возможны последствия.

Риск 1. Если записи будут выглядеть так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), после нее – «Я» (явка на работу), не закрыв больничного, то, за количество дней нахождения работника в командировке, ФСС России не признает эту часть пособия по болезни.

Риск 2. Если заполнен табель будет так: «Б» (болезнь), «К» (командировка), а после нее – продолжение болезни «Б» – то, ФСС откажется компенсировать всю сумму пособия.

Необходимо помнить, что пособие выплачивается по болезни. Если сотрудник вышел на работу, значит, он – трудоспособен.

Блиц – советы и рекомендации из опыта работы

1. Табельщик заполняет бланк, только если есть основания: приказ или письменное распоряжение, или иные документы.
2. В унифицированной форме вносятся все реквизиты, которые предусмотрены в ней, и заполняются все строки. Незаполненные строки обязательно прочеркиваются.
3. Составляется два табеля в месяц, за первую его половину и вторую, если начисление зарплаты происходит дважды в месяц.
4. Ошибки, допущенные при заполнении табеля, корректируются строго установленных правил: сначала зачеркиваются одной чертой неправильные записи, пишутся над ними правильные. Работник, заполняющий табель, ставит свою подпись и подписываются все лица, ответственные за этот документ.
5. Если табельщику пока неизвестно по какой причине сотрудник не вышел на рабочее место, то в табеле проставляется – НН. При предоставлении оправдательных документов табель корректируется.

Кому и зачем нужен табель

Он, как первичный документ, нужен:

1. Бухгалтерии. На основании этого документа начисляется зарплата сотруднику. Табель подтверждает тот факт, что работник исполняет свои обязанности.
2. Налоговой инспекции. Проверяется правильность начисления или удержания налогов с зарплаты. Делается сверка данных отработанного времени, отмеченными в табеле, с данными по выплате зарплаты.
3. Табель могут потребовать специалисты Фонда социального страхования России. Проверяется правильность выплаты пособий из средств фонда.
4. Органам Федеральной Миграционной Службы. При проверке работодателей, которые привлекают, в качестве работников, иностранных граждан.
5. Специалистам Трудовой инспекции. Инспектор, проверяя табель, сможет установить факт нарушения трудового законодательства. Так, проверяя, соблюдение нормы сверхурочных часов, за выявленные отклонения предусматривается штраф. При повторном нарушении ТЗ руководителя могут освободить от занимаемой должности.
6. Табель может использоваться в качестве доказательства в суде при возникновении трудового спора. Например, правомерность увольнения работника за прогул.
7. Статистическим органам. Согласно табелю составляются ряд отчетов. Например, отчет по форме П-4.

consultwork.ru

Пошаговая инструкция по заполнению табеля

Блок 1

Заполняем первую страницу табеля, которая содержит сведения общего характера о самой организации, об отчетном периоде, а также буквенные и цифровые коды условных обозначений, применяемых при заполнении второй страницы первого раздела учетной формы.

Шаг 1.

Вносим сведения о полном наименовании организации.

Шаг 2.

Вписываем наименование отдела или подразделения организации. Если в организации нет структурных подразделений, оставляем поле чистым.

Шаг 3.

Вносим соответствующий восьмизначный код.

Шаг 4.

Заносим сведения, за какой период составлен график.

Шаг 5.

Присваиваем порядковый номер и указываем дату заполнения.

Блок 2

Заполняем вторую страницу (рекомендуем вести заполнение в соответствии со штатным расписанием). Теоретически, данная страница подлежит заполнению в течение отчетного периода, однако непосредственно в процессе работы могут возникать ситуации, которые сразу отразить в графике будет не совсем корректно.

Например, работник К. не вышел сегодня на работу и не предупредил своего руководителя о своем отсутствии. Фактически на работе он отсутствует, но причина его отсутствия неизвестна, и в табеле необходимо ввести буквенный код НН (неявка по невыясненным причинам, до выяснения обстоятельств). Предположим, что завтра он выйдет и объяснит причину своего отсутствия, следовательно, в график будут внесены изменения, и код НН будет заменен на другой, в зависимости от причины отсутствия.

А может случиться, что работник явится на работу перед самой сдачей графика в бухгалтерию, поэтому рекомендуется фактический учет вести либо карандашом, либо в отдельном документе, который можно десять раз переделать перед итоговым внесением сведений непосредственно в Т-12.

Шаг 6.

Присваиваем первый порядковый номер.

Шаг 7.

Записываем фамилию, инициалы и должность конкретного работника.

Шаг 8.

Вносим табельный номер (можно посмотреть в приказе о назначении или в личной карточке работника Т-2).

Шаг 9.

В столбцы явки и неявки по числам месяца вносим соответствующие сведения, при этом данная информация отражается в двух графах:

• в верхней графе указывается соответствующий код (буквенный или цифровой, кому что нравится);
• в нижней графе указывается продолжительность времени.

Шаг 10.

Считаем по каждой графе, сколько отработано дней и часов за первую половину месяца.

Шаг 11.

Считаем, сколько отработано за вторую половину месяца.

Шаг 12.

Считаем, сколько дней и часов всего отработано за месяц.

Шаг 13.

Проставляем количество дней отсутствия или неявок, в том числе с расшифровкой в соответствующих столбцах. Если таких дней не было, оставляем пустые клетки.

Шаг 14.

Вписываем количество выходных и праздничных дней.

Шаг 15.

Сверяем полученные цифры с производственным календарем на предмет соответствия количества выходных дней и рабочего времени. Если что-то не совпадает, ищем ошибку или готовимся объяснять руководству причины.

Шаг 16.

Подписываем сами, у руководителя структурного подразделения (при наличии), у работника кадровой службы (если работник кадровой службы и лицо, ответственное за заполнение графика, — одно лицо, подписываем и там, и там) и несем в бухгалтерию, где на основании данных графика работникам будут начислять зарплату.

Какие программы используют для заполнения табеля

Для заполнения табеля в автоматическом режиме необходимо либо купить программу (но вносить в нее сведения все равно придется руками), либо установить комплекс программного и технического обеспечения, которое обеспечит в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о наличии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, времени работы и отдыха сотрудников и т. д.

Подобные системы имеют функции анализа полученной ими информации, в связи с чем очень удобны, экономят массу времени для кадровиков и для бухгалтеров. Работодатели тоже в восторге, поскольку в любой момент могут посмотреть: где Петров, что делает, когда вчера ушел и т. д. Однако, помимо сплошных достоинств, эти системы имеют один, но существенный недостаток — стоит внедрение таких программ очень дорого.

Заполненный образец графика учета рабочего времени

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-12

Бланк графика учета рабочего времени по форме Т-13

Бланк графика учета рабочего времени по форме 0504421

clubtk.ru

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

 

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

 

 

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код	Расшифровка
Я	явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н	явка и исполнение обязанностей в ночное время
В	нерабочие дни
РВ	исполнение обязанностей в выходные дни
К	командировка
Б	неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ	отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ	основной оплачиваемый отпуск
НН	отсутствие на работе по невыясненным причинам

 

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

znaybiz.ru

Заполнение документа

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.
В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.
Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Форма Т-12

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

dogovory.com

Табель учета рабочего времени форма Т-13 — образец заполнения

Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:

• отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
• отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.

В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.

Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.

В графе 2 и 3 ставится ФИО,  должность работника, его табельный номер.

В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.

Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.

В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:

• Я – день отработан полностью;
• В – выходной день;
• К – нахождение работника в командировке;
• Б – на больничном;
• ОТ – в отпуске.

По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой — в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой — указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.

Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.

Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:

• 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
• 2012 – код табеля учета рабочего времени  для оплаты отпускных;
• 2300 – код при оплате больничного листа и пр.

Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.

Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:

• код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
• корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
• 7, 8 графы остаются пустыми;
• 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.

Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.

В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.

Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.

Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:

• К – командировка;
• Б – больничный;
• ОТ – отпуск и пр.

Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней  отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.

 

★ Сборник-справочник всех кадровых документов (бланки и документы в формате word) куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс «Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8» (более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями) куплено > 2000 практических курсов

Скачать табель учета рабочего времени (форма Т-13). Образец и бланк в Excel

Ниже можно скачать бланк табеля учета рабочего времени на одном листе, а также в качестве примера ниже можно посмотреть заполненный образец документа.

Видео-урок «Табель учета рабочего времени. Форма Т-13»

В данном видео-уроке показан подробный пример заполнения табеля учета рабочего времени по форме Т-13.

online-buhuchet.ru

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

assistentus.ru