Уставные документы ооо

Как правило, у любой уважающей себя компании есть минимальный список документов, которые должны у нее быть. Кто-то называет эту папку «учредительные документы ООО», кто-то «уставные документы», кто-то просто «документы компании». Однако называть их «учредительными документами» совершенно некорректно, поскольку согласно ст. 52 ГК РФ у юридических лиц, и в частности у ООО, учредительным документом можно называть только устав. У хозяйственных товариществ учредительным документом является учредительный договор. Отдельный вариант юридических лиц — государственная корпорация — вообще действует на основе специального федерального закона. Далее рассмотрим такие документы на примере ООО.

Устав ООО

Для обществ с ограниченной ответственностью, как уже сказано выше, единственным учредительным документом является устав.

Устав ООО должен обязательно содержать положения, указанные в ст. 12 ФЗ «Об ООО». Без них он недействителен. Правда, практика требования от рег. органа привести устав в соответствие с законом из-за несоответствия ст. 12 крайне редка, поскольку в налоговой уставы никто не читает.

Но читают их нотариусы и работники банков, так что закону устав соответствовать должен.

Возможно, в ближайшее время все же появится типовой устав от Минэкономразвития, который не нужно будет составлять — просто при регистрации ООО будет указываться, что общество действует на основании типовых уставов.

Договор об учреждении

До июля 2010 года вторым учредительным документом для ООО был учредительный договор, после 1 июля — он называется «договор об учреждении», и учредительным документом более не является.

Договор об учреждении заключается между учредителями ООО при создании, когда их больше одного, и в нем указывается порядок и сроки оплаты уставного капитала, права и обязанности учредителей, порядок осуществления управления в обществе, и другие предусмотренные ФЗ «Об ООО» положения.

Данный договор не обязательно подавать при регистрации ООО, но он должен быть среди документов компании, если она создавалась более, чем одним учредителем. Иногда его требуют в банке при открытии счета, хотя первоочередную роль, конечно, играет протокол о создании.

Внутренние документы ООО, не являющиеся учредительными

До недавнего времени среди документов ООО встречались свидетельства о государственной регистрации («ОГРН»), о постановке на учет в налоговом органе («ИНН»), а также о каждом внесении изменений в ЕГРЮЛ и/или в устав. С июля 2013 года «промежуточные» свидетельства не выдают, выдают «лист записи», внешне являющий собой распечатку измененных данных в формате выписки из ЕГРЮЛ. В целом, это гораздо удобнее, чем ворох свидетельств, с отклеивающимися и теряющимися голограммами, и требованиями некоторых нотариусов о предоставлении на сделку ВСЕХ документов ООО.

Среди жизненно необходимых документов ООО должны быть:

1. Документы самого общества, или можно назвать их «корпоративные»:

• Устав, оригинал в последней редакции и нотариальная копия, на случай требования банка или выходящего участника (у него его потребует нотариус).
• Протокол/решение о создании, оригинал, желательно несколько копий, также для банка, тендеров.
• Договор об учреждении — если был.
• Все решения и/или протоколы за все время существования общества.
• Свидетельство о государственной регистрации, на бланке налоговой, МРП, или более раннем.
• Свидетельство о постановке на учет в территориальной налоговой, самое актуальное (если компания переезжала).
• Все свидетельства, листы записи обо всех изменениях в уставе и ЕГРЮЛ. Если были утеряны, можно восстановить в рег. органе.
• Приказ о назначении директора и/или главного бухгалтера. Могут быть «два в одном», если одно лицо исполняет все обязанности, или два разных, на разных лиц.
• «Коды статистики», можно распечатать с сайта Росстата по ОГРН или ИНН.
• Список участников ООО, в простой письменной форме, заверенный подписью директора и печатью организации.

1. Документы об адресе компании. Это могут быть:

• Договор аренды/субаренды.
• Свидетельство о государственной регистрации права (если помещение где находится организация в собственности у этой организации или у участников).
• Выписка из ЕГРН (свидетельства из предыдущего пункта не выдаются с июля 2016 года).

2. Документы по деятельности организации (при наличии).

• Лицензии.
• Допуски СРО.
• Документы на ККТ.

3. Кадровые документы.

• Трудовые книжки работников.
• Трудовые договоры.
• Штатное расписание.
• Журналы ознакомления с локальными-нормативными актами, должностными инструкциями, штатными расписаниями и т.д.
• Табель учета рабочего времени (форма Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12).
• График отпусков (форма Т-7).
• Личные карточки (форма Т-2).
• Приказы и распоряжения.
• Документы по охране труда.
• Документы по аттестации рабочих мест.

Здесь перечислено только самое важное. Не забывайте также о бухгалтерских документах, да и по кадровым вам лучше проконсультироваться у кадровика.

Запрос и предоставление учредительных документов, основания

Учредительные документы могут быть предоставлены по запросу участника общества. Согласно ч. 2 ст. 50 ФЗ «Об ООО» предоставляются следующие документы для ознакомления:

1. договор об учреждении общества, за исключением случая учреждения общества одним лицом, решение об учреждении общества, устав общества, утвержденный учредителями (участниками) общества, а также внесенные в устав общества и зарегистрированные в установленном порядке изменения и дополнения;
2. протокол (протоколы) собрания учредителей общества, содержащий решение о создании общества и об утверждении денежной оценки неденежных вкладов в уставный капитал общества, а также иные решения, связанные с созданием общества;
3. документ, подтверждающий государственную регистрацию общества;
4. внутренние документы общества;
5. положения о филиалах и представительствах общества;
6. решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, изменения в решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг;
7. протоколы общих собраний участников общества, заседаний ревизионной комиссии общества;
8. списки аффилированных лиц общества;
9. заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества, аудитора, государственных и муниципальных органов финансового контроля;


10. судебные решения по спорам, связанным с созданием общества, управлением им или участием в нем, а также судебные акты по таким спорам, в том числе определения о возбуждении арбитражным судом производства по делу и принятии искового заявления либо заявления об изменении основания или предмета ранее заявленного иска;
11. протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества;
12. договоры (односторонние сделки), являющиеся крупными сделками и (или) сделками, в совершении которых имеется заинтересованность;
13. иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества.

Также копии корпоративных документов могут запрашивать контрагенты в рамках должной осмотрительности, работники банков при заключении договора банковского обслуживания и открытии расчетного счета, а также государственные органы:

• При госзакупках, проверка контрагента и требования 44-ФЗ;
• Судебные органы, требования АПК и ГПК;
• Судебные приставы, при выяснении информации о должнике или взыскателе;
• Сотрудники следственных органов, а также таможни, при осуществлении своей деятельности.
• Лицензирующие органы, при обращении к ним за получением лицензии.
• Прочие государственные структуры при осуществлении своей деятельности.

bizneszakon.ru

Устав ООО

С середины 2009 года Устав является основным учредительным документом юридического лица. По сути, Устав ООО определяет основные условия функционирования ООО и осуществления его деятельности. До 1 июля 2009 года в Уставе указывались также все участники ООО, размер их долей и т.д. С введением в действие новых поправок в законодательство, Устав ООО претерпел некоторые изменения, с которыми Вы можете ознакомиться на нашем сайте в разделе Внесение изменений в учредительные документы. Устав в обязательном порядке нумеруется и прошивается. На месте прошивки Устав заверяется либо нотариусом, либо генеральным директором организации. На титульном листе Устава проставляется отметка об органе утвердившим его, печать организации ставить не обязательно. В случае внесения изменений в учредительные документы юридического лица, в регистрирующий орган представляется либо новая редакция Устава ООО, либо надлежащим образом составленные Изменения к Уставу организации.

Учредительный договор ООО

В соответствии с новой редакцией ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» договор об учреждении общества (именно так теперь называется Учредительный договор) больше не является учредительным документом организации и заключается один раз при создании ООО, в случае если участников общества больше одного.
Договоре указывается как раз размер долей участников общества, так и порядок, сроки их оплаты. В отличии от Устава, который подписывают уполномоченные лица общего собрания учредителей, Договор об учреждении общества подписывается всеми участниками ООО.

 

Далее мы рассмотрим документы, которые законом не отнесены к учредительным документам фирмы, однако наличие их в организации является обязательным и в случае возникновения необходимости внесения каких-либо изменений в ООО предоставления данных документов от Вас попросит нотариус.

Документы ООО

В число так называемых уставных документов ООО входит Протокол общего собрания учредителей (если участников ООО два и более), либо Решение единственного участника ООО. Данными документами утверждаются все наиболее важные действия связанные с деятельностью организации. Документы в обязательном порядке должны иметь дату своего принятия, печать на них ставить не обязательно.

Свидетельство ИНН и ОГРН

Свидетельства о присвоении ИНН и ОГРН выдаются юридическому лицу при его создании и не меняются в течении всего периода функционирования юридического лица.

Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ

Подобного рода Свидетельства могут быть двух видов: Свидетельство о внесении записи в Единой государственный реестр юридических лиц изменений связанных с внесением изменением в учредительные документы и не связанных с внесением изменений в учредительные документы организации. Данные свидетельства выдаются регистрирующим органом в случае регистрации каких-либо изменений по фирме.

 

Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ)

Налоговый орган выдает такую Выписку при первичной регистрации ООО, при внесении изменений в ООО, а также при обращении за ее получением непосредтственно в налоговую инспекцию. В настоящий момент получение Выписки из ЕГРЮЛ на свою организацию происходит бесплатно. При заказе данной Выписки на стороннюю организацию от Вас потребуется оплата государственной пошлины в размере 200 рублей.

В Выписке из ЕГРЮЛ содержаться сведения о наименовании юридического лица, о дате его регистрации, о месте нахождения, о размере уставного капитала, об участниках ООО, о том, кто на данный момент является генеральным директором ООО, о видах экономической деятельности организации и т.д. При представлении Выписки третьим лицам, чаще всего требуется, чтобы она была 2-х, либо 3-х дневной давности.

---

directlex.ru

Документы для организации с одним или несколькими учредителями

Если вы собираетесь создать предприятие самостоятельно, тогда перечень учредительных документов сократится. Необходимо подавать в государственный реестр только:

• решение о создании организации;
• устав;
• заявление о регистрации.

В Решении о создании предприятия с одним учредителем необходимо указывать такую информацию:

• полное и краткое название фирмы;
• адрес;
• сведения об уставном капитале, его размер;
• порядок и сроки оплаты капитала;
• сведения об учредителе и уставе.

Если организация создаётся с одним учредителем, тогда составление Учредительного договора может не потребоваться. В этом случае можно использовать решение о создании общества с ограниченной ответственностью, заверенное нотариусом.

Кто такие бенефициары? Права и обязанности данных лиц.

Читайте о назначении проформы-инвойс здесь. Это обязательный документ, необходимый при внешнеторговых операциях.

Если это же общество создается несколькими лицами, тогда заключаемый договор должен входить в состав уставных документов и сведения об уставном капитале и доли участников требуют большей проработанности. Информация об порядке регистрации изменений в Уставе, в том числе и изменения учредителей вот тут. Помните, что задерживать с регистрацией не следует.

Оформление документов для одного учредителя проходит проще, потому как нет необходимости прописывать обязанности всех участников, их долю в уставном капитале. Лучше сразу сделать несколько заверенных нотариусом копий и хранить их в сейфе вместе с пакетом документов. Также необходимо помнить о сроках подачи документов на регистрацию после принятия решения о создании общества с ограниченной ответственностью, чтобы потом не получилось накладок и необходимости оформлять Решение заново.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Документы».

Бесплатная консультация по телефону:

Москва и Московская область: +7 (499) 703-48-81 (звонок бесплатен)

Внимание! В связи с последними изменениями в законодательстве, юридическая информация в данной статье могла устареть!

Наш специалист бесплатно Вас проконсультирует.

mari-a.ru

Как создать ООО?

Регистрация ООО проводится в местном для адреса регистрации органе ФНС.

Для этого необходимо:

1. Определиться с названием, адресом и видами деятельности будущей организации.
2. Подготовить необходимые документы.
3. Оплатить госпошлину.
4. Выбрать систему налогообложения.
5. Подать документы на оформление.
6. Получить оформленные документы.

Самостоятельная регистрация ООО обойдется не более чем в 6 тысяч рублей. Оплата госпошлины стоит 4000 (плюс услуги нотариуса, которые необязательны, если учредители будут присутствовать при регистрации лично).

Во избежание подобного риска можно воспользоваться услугами регистраторов, их стоимость обычно составляет от 2 до 10 тыс. руб. (плюс те же 4 тыс. госпошлины и услуги нотариуса при необходимости).

Первый раз ООО лучше оформлять самостоятельно, это поможет вам лучше разобраться в документах вашего бизнеса. Если вы передадите эти полномочия регистратору, то уменьшите риск отказа в открытии фирмы, но так вы не сможете получить бесценный опыт, если вы открываете свою первую компанию.

Также есть возможность купить уже готовое и оформленное ООО (от 20 000 р.). В этом случае стоит тщательно проверить его историю, потому что у такой организации могут быть долги.

Для регистрации адреса можно арендовать квартиру у собственника или обратиться в компанию, занимающуюся регистрацией юридических адресов. Тщательно проверяйте все документы, чтобы не наткнуться на адрес с массовой регистрацией юрлиц.

Также абсолютно законно вы можете зарегистрировать ООО на свое место жительства. При подаче заявления необходимо предоставить разрешение собственника и прописку.

Для регистрации ООО необходимы следующие документы:

1. Устав.
2. Учредительный договор.
3. Протоколы собраний учредителей (если учредителей больше одного).
4. Документы, подтверждающие регистрацию.

Формирование Устава и его особенности

Устав — это основной учредительный документ организации. По нему определяются основы деятельности организации, и именно этот документ является основным при принятии решений по управлению.

Состав

Устав должен содержать следующую информацию:

• правила организации;
• порядок покупки и продажи долей;
• правила взаимоотношений участников;
• условия вступления и выхода из организации;
• виды деятельности компании;
• способ ликвидации организации в случае ее закрытия.

Так как Устав регламентирует деятельность организации, в нем обязательно должны быть указаны (с помощью кодов) виды деятельности организации. Необходимо указать главный (от которого идет основной доход) вид деятельности.

Главный вид деятельности может быть только один. Исходя из уровня риска получения травм для работников по данному виду деятельности в ФСС будут производиться налоговые отчисления.

Число дополнительных видов деятельности неограниченно, от них не зависит размер и форма отчислений в ФСС. Коды видов деятельности можно найти в Общероссийском классификаторе видов экономической деятельности (ОКВЭД).

Устав предварительно нужно подготавливать в двух экземплярах (один вы получаете после регистрации, другой будет храниться у местного органа налоговой инспекции).

Можно ли вносить изменения?

Для внесения изменений в устав необходимо заполнять форму Р13001. Она представляет собой документ из 23 листов (титульного листа и листов от А до М), который скрепляется, сшивается и нумеруется. Нумерация производится с титульного листа, а далее нумеруются только листы, которые необходимо заполнить.

Заполняются только те листы, которые содержат сведения о вносимых изменениях. Пустые листы сдавать не нужно.

Сообщать по форме Р13001 нужно по таким изменениям, как смена наименования предприятия, адреса, создание филиала или представительства, изменение уставного капитала.

Для видов деятельности изменять Устав необходимо только если в нем не указано, что организация в праве заниматься неуказанной деятельностью, которая не запрещена на территории РФ. Об изменениях, которые не затрагивают Устав, нужно сообщать по форме Р140001.

Учредительный договор ООО

Раньше Учредительный договор, как и Устав, действовал все время существования ООО. Теперь после утверждения регистрации ООО, единственным учредительным документом является Устав (с 1 июля 2009 года).

Только при регистрации ООО несколькими учредителями между ними составляется договор, на основании которого определяются обязанности каждого по созданию организации. После регистрации ООО данный договор утрачивает силу.

Подтверждение регистрации общества

После успешной регистрации организации вы получаете следующие документы:

• протокол о создании общества;
• приказ о назначении гендиректора;
• подтвержденный устав;
• выписку из ЕГРЮЛ;
• список участников общества;
• печать общества (ее необходимо создать до регистрации общества, что обойдется примерно в 2000 рублей);
• свидетельство о госрегистрации юридического лица;
• свидетельство ИНН;
• свидетельство ОГРН.

ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) и ОГРН (Основной государственный регистрационный номер) являются основными идентификационными документами организации. Выписка из ЕГРЮЛ свидетельствует о внесении записи о вашей организации в Единый государственный реестр юридических лиц.

Протоколы собрания

Протокол собрания учредителей необходимо заверить нотариально. Без такого заверения протокол будет считаться недействительным. Главным образом нотариус должен заверить результаты собрания и присутствие участников, принимавших решения.

Есть способы не заверять протокол у нотариуса, например, записать видео или аудио и указать об этом в протоколе с приложенной к нему картой памяти. Можно также указать в протоколе, что нотариальное заверение не требуется, если протокол будет подписан всеми участниками.

Если учредитель один, общее собрание учредителей не требуется, как и протокол. В этом случае оформляется решение единственного учредителя, где фиксируется вся необходимая информация.

На общем собрании учредителей необходимо:

• назначить председателя и секретаря собрания;
• обозначить повестку дня;
• указать место и время проведения собрания;
• указать список учредителей (для физических лиц указывают паспортные данные, для юридических лиц указываются наименование, юридический адрес, ИНН, ОГРН, КПП и сведения о физическом лице, которое представляет интересы организации);
• подвести итоги собрания.

Устав можно составить самостоятельно, но для этого необходимо юридическое образование, потому что без него трудно учесть множество нюансов. Проще воспользоваться уже готовым шаблоном, в котором нужно будет только поменять название организации, виды деятельности и юридический адрес.

В интернете есть огромное количество готовых типовых Уставов, так что найти подходящий шаблон не будет проблемой. Главное, обратите внимание, чтобы он был не позднее 2009 года (в 2009 году вид Устава претерпел значительные изменения).

Порядок восстановления и хранения документов

Если документы были утеряны, организация не может продолжать свою деятельность. Процедура восстановления документов проводится в территориальном органе ИФНС и состоит из нескольких шагов:

1. Оплата госпошлины на выдачу дубликатов.
2. Заполнение заявления с указанием требуемых регистрационных данных.
3. Подача заявления с квитанцией об оплате госпошлины в местный орган ИФНС.
4. Получение дубликатов.

Если с документами будут работать сотрудники, необходимо вести учет этого в рукописной или электронной форме. Каждая запись такого учета должна содержать всю необходимую информацию о работе с документами (название и тип документа, информация о сотруднике, дата получения и возврата).

Все документы (на случай утери) хранятся в двух экземплярах: в офисе организации и в территориальном отделении ИФНС. Как писалось выше, все они должны быть сшиты, скреплены и пронумерованы.

Подробнее про Устав ООО можно узнать в данном видео.

znaybiz.ru

Что входит в учредительные документы общества с ограниченной ответственностью

Список документов определяющий правовой статус организации — учредительные документы. Общество с ограниченной ответственностью создаётся одним или нескольким учредителями. Деятельность юридического лица подчиняется Гражданскому кодексу, специальным законам и внутренним правилам. Устанавливают эти правила учредительные документы ООО. Опираясь на ст. 52 Гражданского кодекса РФ, можно сказать, что учредительные документы — это список документов, определяющих правовой статус организации и юридические основы ее деятельности. Хотя понятие «учредительные документы юридического лица» подразумевает множественное число, но по закону сюда относят только устав ООО. После внесения поправок с середины 2009 года договор об учреждении не относится к учредительным документам общества, но заключать его при регистрации ООО несколькими лицами всё равно надо. Почему? Давайте разбираться. Устав ООО Согласно статье 12 закона «Об ООО» устав является единственным учредительным документом общества. В нём содержатся идентификационные признаки организации: наименование ООО (полное и сокращенное) на русском языке, дополнительно также можно указать название на языке народов РФ или на иностранном языке место нахождения (населённый пункт, где зарегистрирована организация) размер первоначального уставного капитала Кроме того, устав должен включать в себя порядок деятельности общества, права и обязанности участников, процедуру перехода доли в УК другому лицу и другие обязательные сведения. С 2014 года статья 52 ГК РФ позволяет создавать организацию на основании типового устава. Правда, федеральная налоговая служба до сих пор не завершила разработку стандартных образцов. Типовой устав не надо распечатывать и подавать на регистрацию в инспекцию, достаточно отметить в форме Р11001, что общество действует на основании одного из утверждённых вариантов. Но и после их утверждения учредители вправе разрабатывать не типовой, а индивидуальный вариант устава. Наш образец устава включает в себя положения, необходимые для деятельности предприятия, вы можете взять его за основу и откорректировать по желанию. Если в дальнейшем вам потребуется изменить текст, надо сообщить в регистрирующую налоговую инспекцию о внесении изменений в устав по форме Р13001. За регистрацию изменений уплачивается государственная пошлина. Договор об учреждении Не так давно на вопрос: «Что является учредительными документами ООО?» существовал другой ответ. К ним относился не только устав, но и учредительный договор, заключаемый между участниками. В этом соглашении стороны подтверждают, что учреждают юридическое лицо для получения прибыли, указывают полные паспортные данные и размер долей в обществе. Кроме того, в договоре описывается порядок внесения доли в уставный капитал. Общее правило гласит, что внести вклад в УК надо в течение четырёх месяцев после регистрации компании. Участники вправе установить чёткие сроки оплаты долей, а также санкции за их нарушение. Единственный участник договор об учреждении не заключает, ведь партнёров у него нет. Зачем нужен договор об учреждении? Во-первых, обязанность его заключать закреплена законодательно: в статье 89 ГК РФ и статье 11 закона «Об ООО». Во-вторых, в устав образца 2017 года не включают сведения об участниках, поэтому из него нельзя узнать, кто является собственником фирмы. В-третьих, это соглашение имеет законную силу при продаже, наследовании, дарении доли в компании, доказывая право собственности конкретного лица. Разберем, что именно входит в учредительные документы ООО, с теоретической точки зрения. Повторимся ещё раз, регистрационные или учредительные документы — это только устав юридического лица, на основании которого действует общество с ограниченной ответственностью. Но если говорить о том, что входит в список учредительных документов фирмы для практического применения, то это намного более полный перечень 2017 года. Здесь можно дать такое определение — это полная информация, связанная с регистрацией компании. Партнёры, контрагенты, банки, проверяющие, нотариусы, инвесторы и другие заинтересованные лица запрашивают следующие сведения: свидетельство о гос. регистрации организации с указанием ИНН и ОГРН свидетельство о постановке на налоговый учёт по месту юридического адреса устав договор об учреждении список участников выписку из ЕГРЮЛ с кодами ОКВЭД, которые отражают направление деятельности протокол или решение о создании юридического лица протокол и приказ о назначении руководителя справку о присвоении кодов статистики информацию о наличии филиалов и обособленных подразделений (при наличии) Как правило, по такому запросу представляют копии, заверенные подписью руководителя и печатью общества. В некоторых случаях, например, при открытии расчётного счёта или при совершении сделок с долями через нотариуса, для достоверности копий требуется представить и оригиналы. Документы об учреждении общества надо хранить бессрочно, а при порче или утрате – восстановить. Официальные бумаги, такие, как свидетельства государственного образца с регистрационной печатью ИФНС, выдают в виде дубликатов по заявлению руководителя. Сведения из реестра юридических лиц в электронном виде можно получить бесплатно с помощью сервиса ФНС. За бумажной версией выписки из ЕГРЮЛ обращайтесь в регистрирующую инспекцию, за это взимается пошлина. Внутренние решения, протоколы, приказы легко восстановить за подписями участников и руководителя. Документы организации: собираем и храним За время своей работы любой субъект предпринимательской деятельности (ИП или ООО) обрастает огромным количеством документов: регистрационных, учетных, отчетных, кадровых, разрешительных, оправдательных и подтверждающих. И хотя на дворе XXI век, и электронный документооборот давно вписался в деловую практику, но документы в бумажном формате по-прежнему являются ничем не заменимой ценностью. Срок хранения некоторых из них составляет 75 лет, что называется, рукописи не горят. Конечно, волнует не историческая ценность документов организации, а то, что отсутствие нужных бумаг, особенно по учету и кадрам, может создать сложности при прохождении проверок и привести к финансовым санкциям, проще говоря, к штрафам. Чтобы избежать денежных потерь, советуем время от времени проверять комплектацию всех необходимых документов или поручить эту проверки специалистам: Обязанность собирать и хранить документы организации установлена законом N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе кадровых. Перечень архивных документов приведен в Приказе Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558, состоит он из 12 разделов и содержит 1003 пункта. Далеко не все из них имеют отношение к предпринимательской деятельности, поэтому предлагаем сверить свой документальный багаж с тем необходимым минимумом, который должны иметь организации и ИП. Регистрационные документы организации и ИП Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП: Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___». Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО). Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата. Документы организации, подтверждающие ее юридический адрес При открытии банковского счета банк потребует от клиента – организации «сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица и его постоянно действующего органа управления». Подтверждением юридического адреса организации могут быть следующие документы (по выбору): Свидетельство о праве собственности на помещение, в котором находится ООО (если собственником является учредитель) Договор аренды и акт приема-передачи помещения, а также копия свидетельства о праве собственности на помещение, заверенная арендодателем Согласие собственника на регистрацию ООО по домашнему адресу и копия свидетельства о праве собственности на помещение Такие документы также запрашивают налоговые органы (при первичной регистрации ООО и последующих изменений в ЕГРЮЛ) и лицензионные органы. Для ИП специальных документов, подтверждающих его адрес, нет. Достаточно копии прописки в паспорте. Разрешающие документы организации и ИП на определенные виды деятельности Здесь имеются в виду те виды деятельности, по которым требуется получение дополнительных документов от государственных служб: Лицензии для лицензируемых видов деятельности Допуски СРО (для строительных компаний) Подтверждение того, что вы подали уведомление о начале деятельности (в случаях, указанных в статье 8 закона № 294-ФЗ от 26.12.08) Разрешения от СЭС и Госпождназора (для магазинов, учреждений общепита и гостиниц) Сертификаты, выданные на вашу продукцию или услуги и т.д. Учетные и отчетные документы организации и ИП Учет и отчетность может быть бухгалтерским и налоговым. Здесь же ограничимся тем, что бухгалтерский учет обязателен только для организаций, а налоговый учет ведут все налогоплательщики (в том числе, ООО и ИП). Исходя из этого, перечень документов организации значительно весомее, чем у ИП, за счет бухгалтерской отчетности. К бухгалтерским документам организации относят: Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные и накопительные ведомости, книги учета, инвентарные списки и др.) Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки) Рабочий план счетов бухгалтерского учета Учетная политика Переписка по вопросам бухгалтерского учета К документам, относящимся к налоговому учету (который ведут и организации, и ИП) относят: Налоговые декларации Книги учета доходов и расходов Счета-фактуры Книги покупок и книги продаж Документы, подтверждающие налоговый убыток, сумма которого перенесена на будущие периоды Акты сверок с ФНС и справки о состоянии расчетов с бюджетом Первичные документы фиксируют факт хозяйственных операций и являются основанием для бухгалтерского и налогового учета: Кассовые документы и книги Банковские документы Ордера, табели Накладные Авансовые отчеты; Акты о приеме-сдаче имущества и услуг Акты о списании ТМЦ Квитанции и др Договоры и документы, подтверждающие их исполнение: Договоры, соглашения, контракты, счет-договоры Протоколы разногласий по договорам Переписка, расчеты, справки, заключения к договорам и соглашениям Паспорт сделки Договоры о материальной ответственности Переписка о дебиторской/кредиторской задолженности Документы о приеме выполненных работ (акты, справки, счета) Документы по контрольно-кассовой технике: Паспорт кассового аппарата Карточка регистрации ККТ Журнал кассира операциониста Договор на обслуживание с ЦТО Использованные контрольные ленты Накопители фискальной памяти и др. Кадровые документы организации и ИП Кадровые документы находятся под особым вниманием налоговых органов, фондов (ПФР, ФОМС, ФСС) и трудовой инспекции (ГИТ). ИП-работодатели в отношении ведения кадровой документации имеют те же обязанности, что и работодатели-организации. Приводим перечень кадровых документов организации и ИП, которые должен иметь каждый работодатель. Правила внутреннего распорядка Положение о защите персональных данных работников Штатное расписание Трудовой договор с каждым работником Личная карточка работника (форма Т-2) Трудовые книжки работников (если работник оформлен по основному месту работы) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них Все документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты и других выплат работникам Инструкции по охране труда по должностям (профессиям) Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) График отпусков Приказы и распоряжения руководителя по личному составу Должностные инструкции по каждой должности (если в договоре есть ссылка на инструкцию) Положение об оплате труда и премировании работников (если это не прописано в договоре) Положение об аттестации работников (если аттестация проводится) Положение о коммерческой тайне (если есть такое условие в договоре) Договор о полной материальной ответственности (не для всех работников) График сменности (при наличии сменной работы) Коллективный договор (если такой договор заключен) Документы об аттестации или оценке условий труда рабочих мест Документы об охране труда Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.). Сроки хранения документов организации и ИП Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них. И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП: Документы Срок хранения Регистрационные документы постоянно Лицензии и сертификаты соответствия постоянно Бухгалтерская годовая отчетность постоянно Бухгалтерская квартальная отчетность 5 лет Бухгалтерская месячная отчетность 1 год Регистры бухгалтерского учёта, рабочий план счетов, учетная политика, переписка по вопросам бухучета 5 лет Первичные учётные документы, книги и журналы учета 5 лет Данные  бухгалтерского и налогового учета для расчета и уплаты налогов, документы подтверждающие доходы и расходы, а также уплату (удержание)налогов 4 года Налоговые декларации 5 лет КУДиР для УСН постоянно Годовые расчетные ведомости в ФСС постоянно Квартальные расчетные ведомости в ФСС 5 лет Декларации и расчеты по страховым взносам на пенсионное страхование 5 лет Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет Договоры и документы с ними связанные (кроме лизинга и залога) 5 лет Документы, связанные с ККТ 5 лет Документы по охране труда 5 лет Трудовые договоры 75 лет Личные дела руководителей организации постоянно Личные дела работников 75 лет Личные карточки работников 75 лет Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, заявления, резюме) 3 года Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, свидетельства) до востребования, а невостребованные — 75 лет Книги, журналы, карточки кадрового учета 75 лет Где хранить документы организации и ИП? Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов. Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере. Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве. Ответственность за сохранность документов организации и ИП Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены. Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей. Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава. Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д. Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате взосов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур. По материалам: regberry.ru < Предыдущая   Следующая >

 

buhuchet-info.ru

Устав

С 2009 года для юридических лиц устав является единственным учредительным документом. В этом акте содержатся все сведения о деятельности предприятия, его целях, организационной структуре, формах управления. Унифицированной формы для устава законом не предусмотрено, но есть требования к содержанию ряда информации и пунктов в нем:

• Полное и краткое наименование организации:
• Фактический и юридический адрес;
• Права и обязанности управляющих органов, порядок принятия решений в управленческих вопросах, распределение полномочий между учредителями организации (если их несколько);
• Размер уставного капитала организации;
• Порядок выхода из общества;
• Прочие пункты в соответствии с ФЗ Об общественных организациях в Российской Федерации.

Внесение изменений в Устав

За время своей деятельности в организационных моментах ООО могут происходить изменения — это вполне нормальная практика, если, конечно, она не противоречит закону. Главное — не забыть внести все изменения в устав.

Изменения сперва рассматриваются на общем собрании, где протоколируются. Вступившими в силу изменения считаются с момента государственной регистрации. Подробнее об этой процедуре можно прочитать в ФЗ о государственной регистрации юридических лиц.

 

Учредительный договор

До 2009 года учредительный договор являлся вторым обязательным учредительным документом вместе с уставом. Сегодня заключение договора не носит обязательного характера.

Тем, не менее, этот акт заключается если учредителями юридического лица являются несколько физических лиц.

Учредительный договор содержит сведения об уставном капитале, долях в нем каждого из учредителей.

Документ регулирует правоотношения. Например, по необходимости внесения сумм уставного капитала в течении четырех месяцев после регистрации.

Свидетельство о внесении в ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН

Чтобы получить остальные уставные документы, необходимо обратиться в Налоговую инспекцию. Для этого вместе с заявление по образце предоставляются решение общего собрания учредителей, или единоличное решение, квитанция об оплате госпошлины (в 2018 году ее размер 4 тысячи рублей).

В течении трех рабочих дней новая организация получает по списку:

• ИНН
• ОГРН
• Выписку о постановке в ЕГРЮЛ

Эти документы выдаются организации единственный раз при регистрации и не меняются на протяжение всего времени деятельности.

Многие пользуются услугами частных фирм при регистрации ООО.Ведь в бешеном ритме, например, в Москве, сложно координировать свою работу. Поэтому проще довериться профессионалам

Расчетный счет

Для совершению любой финансовой операции организации понадобится счет в банке. Для его открытия учредители должны обратиться в любую финансовую организацию, предоставить ей все уже имеющиеся уставные документа и подать заявление на открытие расчетного счета организации.

Приказы

Внутри организации должны хранится два приказа по личному составу:

1. Приказ о назначении генерального директора.
2. Приказ о назначении главного бухгалтера.

На их основании указанные лица и отвечают за административную и финансовую деятельность организации.

Хранение и пользование уставными документами

В заключении несколько слов о документообороте.

Все вышеперечисленные документы имеют особую важность и ценности. Как правило, эти документы хранятся в отдельной папке в сейфе.

Для текущего пользования и удобства в работе можно сделать копии.

При необходимости предоставления документов в органы власти или например компаньонам, также делается заверенная копия.

Конечно, если вдруг один из таких документов потеряется, его можно без труда восстановить.

Но зачем лишние проблемы!

Я с вами прощаюсь! Удачи! Не забудьте подписаться на наш сайт!

regionfinans.ru