Как сшить кассовую книгу


Как сшить кассовую книгу — образец и общепринятая методика формирования книги приведены ниже. Данная статья актуальна практически для всех бухгалтеров, которые не хотят допустить наложения штрафов за нарушение кассовой дисциплины.

 

Как правильно подшить кассовую книгу

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Как прошить кассовую книгу: фото

Итоги

 

Как правильно подшить кассовую книгу

Несмотря на то, что большая часть привычных ранее кассовых документов отменена после введения онлайн-касс, кассовая книга по-прежнему остается обязательным для оформления документом.

Подробнее о том, какие кассовые документы сейчас можно не оформлять и почему, узнайте из материала «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?».

Существует ряд способов ведения кассовой книги, есть и несколько вариантов того, как подшивается кассовая книга. Опишем все известные способы сшивания книги.


Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

Прежде чем узнать, как подшить кассовую книгу, разберемся, зачем это надо делать. Это связано с необходимостью обеспечить сохранность внесенных в регистр сведений. То есть сшитые и пронумерованные страницы кассовой книги исключают возможность манипуляций с записями, которые может допустить кассир. Сшитые и подсчитанные листы нельзя вырвать и заменить на сфальсифицированные.

Рассмотрим, как подшивать кассовую книгу.

1. Если кассовая книга представляет собой типовой журнал, отпечатанный по форме КО-4 (в соответствии с постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88, далее — постановление № 88), в котором все страницы расположены горизонтально, следует действовать по нашей инструкции о том, как подшить кассовую книгу (образец на фото и сама инструкция представлены ниже).

Особенностью ведения такой книги является то, что каждый лист внутри журнала состоит из 2 частей, одна из которых остается в книге, а вторая отрывается и прикладывается к отчету кассира. Записи на обеих половинках листа делаются идентичными через копировальную бумагу. Соответственно, и нумерация страниц на каждой из половин листа дублируется.


В этом случае сшивается та часть листов, которые располагаются в переплете (скреплены скрепляющей скобой или проклеены). При заполнении такой книги обычно используется ручной способ занесения данных. Страницы в ней нумеруются, а сама она сшивается и пропечатывается в самом начале ее заведения.

2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

В конце дня, когда имели место операции по кассе, занесенные в кассовую книгу на основании приходных и расходных кассовых ордеров, кассир распечатывает заполненную страницу/страницы, которые были сформированы при помощи программного обеспечения. Страницы распечатываются в 2 экземплярах: 1 — вкладной лист кассовой книги, 2 — отчет кассира.

Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.

ВАЖНО! По традиции книга должна вестись с начала года. Все принятые в компании способы ведения и заполнения кассовой книги должны быть в обязательном порядке отражены в учетной политике, утвержденной отдельным приказом.


Нюансы документального оформления кассовых операций раскрыты в этой статье.

По итогам месяца/квартала кассир должен на последнем за этот период вкладном листе указать, сколько всего в этом месяце/квартале было составлено листов из кассовой книги. Все вкладные листы, подписанные и проверенные кассиром, должны сохраняться у него в течение года. По мере накопления (либо в конце года) листы брошюруются и прошиваются.

Какой штраф предусмотрен за отсутствие кассовой книги, узнайте по ссылке.

На последнем листе сзади нитка, которой были прошиты листы, заклеивается пломбой с указанием количества сшитых листов. Все это заверяется подписями руководителя и главбуха компании. Ставится оттиск печати, который частично перекрывает пломбу, а частично остается на последнем сшитом листе.

3. Изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания. Ее оформляют при помощи техсредств, исключающих несанкционированный доступ к ней. В итоге она подписывается электронными цифровыми подписями (руководителя, главбуха).

О том, как прошить кассовую книгу, детально будет рассказано в следующей части статьи.

Как прошнуровать кассовую книгу: инструкция

Разберем пошагово, как сшивать кассовую книгу. Описываемый пример прошивки данного бухгалтерского регистра подходит для книг, оформленных в виде журнала с горизонтально расположенными страницами, у которых одна часть листа отрывная.

Пошаговая инструкция:


  1. Перед тем как сшить кассовую книгу, необходимо пронумеровать все страницы. Делать это следует шариковой ручкой. Нумерация страниц сквозная, начиная с 1 страницы. Номер каждой страницы должен дублироваться на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшивается чистая книга, в которой еще нет записей. Для сшивания обычно используется толстая игла или шило, заправленные суровой нитью.
  3. Книга раскрывается, и прошиваются лишь те листы, на которых будут вестись записи, т.е. за исключением обложки и титульного листа.
  4. Сшивать надо так, чтобы петля (двойная) была свободной. Узелок завязывается так, чтобы страницы книги могли свободно раскрываться.
  5. Два конца нити после узелка накладываются на картонную обложку и приклеиваются к ней с помощью небольшого листа белой бумаги (обычно размером 5 × 10 см). Этот лист и является пломбой.
  6. Пломбировочный лист должен быть хорошо проклеен, чтобы концы нити плотно прикрепились к нему и их нельзя было потом вытянуть для подмены листов в кассовой книге.
  7. На пломбе делается надпись от руки (либо заранее пропечатывается) такого типа: «В этой кассовой книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов» (в соответствии с постановлением № 88). От руки прописывается и количество сшитых листов. Ниже должны стоять подписи директора и главного бухгалтера предприятия.

  8. Оттиск печати на пломбе должен лишь частично перекрывать ее. Это необходимо для того, чтобы не было возможности отклеить пломбу и сфальсифицировать страницы из кассовой книги. Частичный оттиск печати тяжело подделать и практически невозможно вставить на старое место, не повредив границы оставшегося на обложке частичного оттиска. Обратите внимание, что с 07.04.2015 ООО и АО могут не иметь печать, если она не предусмотрена уставом общества (п. 7 ст. 2 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). В этом случае оттиск печати на пломбе кассовой книги не проставляется. Но если организация имеет печать, то целесообразнее проставить ее оттиск на пломбе и кассовой книге, так как все-таки сама форма кассовой книги наличие печати (штампа) предусматривает.

Как прошить кассовую книгу: фото

На представленном ниже фото наглядно показано, как сшивается кассовая книга (образец способа сшивания, который был подробно описан выше).

Как правильно сшить кассовую книгу — образец? 

Как заполнить титульный лист кассовой книги, узнайте здесь.

Итоги

Кассовую книгу обязаны вести компании и ИП (не важно, применяют они ККТ старого образца или онлайн-кассы).

Кассовую книгу, оформляемую в бумажной форме (в виде готового журнала), необходимо до начала ее заполнения пронумеровать и правильно сшить, произведя запись о количестве сшитых листов и заверив ее подписями руководителя и главбуха.


Если кассовая книга ведется на компьютере (например, в программе «1С:Предприятие»), ее листы распечатываются в конце дня, в котором производились записи в кассовой книге, и сшиваются по мере накопления или в конце года.

Заверенная ЭЦП изготовленная в электронной форме кассовая книга не требует распечатывания и сшивания.

nalog-nalog.ru

Важные моменты ↑

Кассовая книга обязательно должна использоваться на предприятиях, где осуществляется расчет наличными. Документ отражает обширный перечень данных. Требуется соблюдать формат его составления.

В специальных нормативных документах отражаются основные моменты, связанные с процедурой составления. Необходимо также заранее рассмотреть то, как сшивается кассовая книга. Образец документа можно найти в интернете.

Стоит доверять лишь хорошо себя зарекомендовавшим источникам. К существенным вопросам, рассмотреть которые стоит заранее, необходимо отнести:

  • что это такое?
  • какова роль документа?
  • правовое регулирование.

Что это такое?

Сама кассовая книга подразумевает под собой специальную ведомость. Она используется для осуществления регистрации всевозможных операций по поступлению, а также последующей выдаче наличных средств.

Процедура ведения кассовой книги регламентируется ч.3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.


Важно помнить, что для некоторых лиц, ведущих коммерческую деятельность, делаются исключения и ведомости этого типа они вести не обязаны.

В то же время для предприятий, где использование кассовой книги обязательно, устанавливается единый формат ведомости. Он обозначается как №КО-4.

Важно помнить о том, что ежегодно законодательство претерпевает достаточно много изменений. Именно поэтому прежде, чем приступить к составлению такой книги, ещё сшивке, стоит изучить все последние нововведения.

Наличие ошибок в формате книги, а также в данных в ней может привести к достаточно серьезным проблемам. Один раз в течение некоторого периода времени обязательно должна быть осуществлена сшивка документа.

Причем реализовать процедуру эту можно различными способами. Необходимо будет обязательно пронумеровать все страницы данной книги.

После сшивки какие-либо манипуляции с данными внутри неё будут попросту недопустимы. Данный момент устанавливается на законодательном уровне. Их нарушение приведет к административной ответственности.

Какова роль документа

Кассовая книга, используемая при наличных расчетах в организациях, одновременно позволяет решить сразу несколько различных задач.

В первую очередь к таковым относятся:


Осуществление процедуры контроля за правильностью формирования налогооблагаемой базы;
за ведением наличных операций;
подтверждение правильности составления документов бухгалтерского учета
Упрощение контроля руководителем всех операций Осуществляемых через кассу
Составление статистических данных

Кассовая книга является документом, который проверяется при проведении камеральных и иных проверок налоговой в первую очередь.

Фактически, основным назначением его и является получение достоверных данных налоговой для сверки с цифрами в налоговой/бухгалтерской отчетностью.

Но также кассовая ведомость может быть использована для оптимизации работы предприятия, формирования верных бизнес-решений.

Правовое регулирование

Основным документом, на положения которого необходимо опираться при ведении кассовой книги, является Письмо Федеральной налоговой службы №ЕД-4-2/13338 от 09.07.14 г.

Не следует также забывать о Указании Банка России №3210-У от 11.03.14 г. «О порядке ведения кассовых операций».

Данный документ включает в себя два основных раздела:

  • указания;
  • приложение.

В первом разделе содержатся именно данные касательно осуществления различных денежных операций через кассу – как и в Письме №ЕД-4-2/13338 от 09.07.14 г.

Второй раздел под названием «приложение» включает в себя не менее важные данные. Они касаются лимитов денежных операций, которые в пределах которых могут осуществлять расчеты.

Представлены специальные формулы для вычисления величин. Важно помнить о недопустимости выхода за данные пределы.

Лимиты установлены для того чтобы снизить до минимума вероятность возникновения различного рода мошеннических схем. Так как с наличными средствами достаточно просто реализовывать коррупционные действия.

С целью снизить вероятность подобных ситуаций устанавливается необходимость сшивки всех страниц документа рассматриваемого типа.

Сам формат книги рассматриваемого типа отражается в Приказе Минфина №157н от 01.12.10 г. «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета».

Включает в себя следующие разделы:

Приложение №1 Представлен единый план счетов бухгалтерского учета для учреждений государственного уровня различного типа (местное самоуправление, иное)
Приложение №2 Инструкция по использованию единого плана счетов учета бухгалтерского характера для учреждений органов власти, а также всевозможных внебюджетных предприятий

Следует по возможности заранее ознакомиться со всеми нюансами, отраженными в документах рассматриваемого типа.

Это позволит избежать спорных моментов, проблем с контролирующими учреждениями (налоговой службой и иными).

Как сшить кассовую книгу за год ↑

Достаточно просто разобраться, как правильно сшить кассовую книгу. Образец можно раздобыть не только в интернете, но также непосредственно в налоговой.

Работники органа обязаны дать всю необходимую консультацию обратившемуся представителю юридического лица, предпринимателю.

К важным вопросам, рассмотреть которые стоит заранее, можно отнести:

  • формирование документа;
  • зачем это нужно;
  • как сшивается книга;
  • как быть при работе в 1С.

Формирование документа

Данная книга обязательно ведется в течение всего года, по нарастающей. После того, как наступит новый календарный год, старая книга обязательно должна быть сшита и заводится новая.

При этом если по какой—то причине места в старой книги до конца года не хватило, необходимо будет завести ещё одну. Она должна быть оформлена аналогичным образом.

На обоих книгах указывается период времени, в течение которого осуществляется использование. Первым листом рассматриваемого типа документа является именно титульный.

Он включает в себя следующие данные:

ОКПО
Ф.И.О. Если данный документ составляется индивидуальным предпринимателем
Год или же период времени В течение которого вносились необходимые данные в рассматриваемый документ
Если документ составлялся на обособленном структурно подразделении Его наименование

Все операции должны обязательно заноситься в уже готовую книгу. Записи выполняются сверху в низ, на одной странице.

В конце дня, когда была осуществлена последняя запись, подводятся итоги. Обязательно подбивается остаток. Все полученные средства кассир обязательно сдает в бухгалтерию.

Сама кассовая ведомость в обязательном порядке включает в себя следующие основные разделы:

  • «остаток на начало дня» — переносится из графы отчетности за предыдущий день;
  • «номер документа» — прописывается обозначение приходных, расходных операций;
  • графа №2 – вносится информация из ордеров, все приходные и расходные суммы обязательно вносятся полностью в копейках;
  • обязательно требуется указать креспондирующий счет:
Расчетный 51
Покупатели, заказчики 62
Зарплата 70
Подотчет 71
  • «перенос» — в стандартном порядке осуществляется суммирование всех операций, которые имеют место в предыдущих строках (обратная сторона перечеркивается или же заполняется соответствующим образом).

Также на данном документе в обязательном порядке должна будет проставляться подпись руководителя организации или же главного бухгалтера с расшифровкой. Именно данные лица отвечают за правильность составления кассовой книги.

При этом не имеет значения, кто именно заполняет все данные в ней. Это может быть кассир или же иное должностное лицо.

Непосредственно сама процедура ведения может осуществляться двумя способами:

  • в бумажном формате;
  • в электронном формате.

Но в не зависимости от выбранного в конкретном случае способа необходимо будет обязательно осуществлять прошивки кассовой книги в соответствии с требованиями. В случае составления электронного документа производится распечатка.

Для заполнения таблицы используются специальные программы. Наиболее удобными платформами для этого является 1С и некоторые иные.

Зачем это нужно

После сшивки кассовую книгу необходимо будет обязательно хранить в течение определенного времени, установленного в законодательных актах. После его окончания составляется специальный акт на ликвидацию.

Далее книга уничтожается. Непосредственно сшивка кассовой ведомости требуется для реализации сразу нескольких целей:

Упорядочивание отчетности Упрощение её анализа при возникновении таковой необходимости
Уменьшение вероятности внесения Различного рода правок в уже составленный документ

Кассовая книга представляет собой документ строго отчетности. Налоговики в первую очередь проверяют именно её.

Потому не стоит давать поводов для подозрения в мошенничестве. В некоторых случаях уклонение от уплаты налогов грозит не только административным наказанием, но также уголовным.

Как сшивается книга

Процедура сшивания кассовой книги осуществляется следующим образом:

  • все страницы должны быть обязательно пронумерованы;
  • осуществляется заверение печатью, проставляется подпись директора, главного бухгалтера;
  • на последней странице проставляется количество листов прописью, а также цифрами.

Наличие печати и нумерации, подписей позволяет избежать изъятия страниц из книги.

Как быть при работе в 1С

Программа 1С позволяет сформировать кассовую книгу установленным в законодательстве способом. Все данные хранятся в табличной форме.

Для сшивки понадобится отправить документ на печать. После чего поступить в соответствии с обозначенным выше алгоритмом.

При этом нумерация осуществляется автоматически, соответственно нумеровать страницы не требуется. Понадобится лишь проставить печать предприятия, а также подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Ведение кассовой книги имеет большое количество самых разных особенностей. Касается это также сшивания данного документа.

Все особенности важно рассмотреть заблаговременно – так можно будет избежать вопросов со стороны всевозможных контролирующих органов.

buhonline24.ru

Порядок ведения и оформления кассовой книги

На основании полученных приходных и расходных кассовых документов кассир заполняет соответствующие разделы книги. Каждому кассовому документу соответствует одна запись в кассовой книге. По завершении рабочего дня кассир сверяет данные кассовых ордеров с данными кассовой книги, выводит конечный остаток денежных средств и заверяет эту сумму своей подписью. Остаток денежных средств по кассовой книге сверяется с фактическим остатком наличности в кассе.

Главный бухгалтер проверяет правильность отражения приходных и расходных сумм и расчет остатка на конец дня, и подписывает листы кассовой книги и за проверяемую дату. Если в течение дня не проводилось операций по кассе, то остаток денежных средств в неизменной сумме переносится на следующий день. При заполнении кассовой книги не допускаются помарки, это считается нарушением кассовой дисциплины.

Оформление приходного кассового ордераОсновы кассовой дисциплины для ООО и ИП — оформление приходного кассового ордера.

Читайте статью о том, как подключить платежную систему к своему интернет-магазину.

Как сшивать документы для налоговой — примеры, правила и требования: http://bsnss.net/organizatsiya-biznesa/otchetnost/kak-pravilno-sshivat-dokumentyi.html

Если при заполнении кассовой книги была допущена ошибка, не влияющая на расчет остатка денежных средств, следует зачеркнуть одной чертой неверное значение, над ним или под ним написать верный вариант и заверить подписями кассира и главного бухгалтера. Если допущенная ошибка повлекла неправильное отражение остатков и оборотов за определенный период, то допускается одинарное перечеркивание ошибочных страниц с пометкой «Аннулировано» и составление новых кассовых листов с корректными данными.

Бланк кассовой книгиПри этом кассир должен составить рапорт на имя главного бухгалтера об обнаружении ошибки. Главный бухгалтер или директор назначает комиссию, ответственную за внесение корректировок в кассовую книгу. После внесения исправлений кассир составляет бухгалтерскую справку с описанием допущенной ошибки и внесенных исправлений.

Титульный лист кассовой книги

На титульном листе кассовой книги пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя, а также год, за который ведется кассовая книга.

Вкладной лист кассовой книги

Страница кассовой книги состоит из двух одинаковых по заполнению частей — вкладного листа и отчета кассира. Заполнять кассовую книгу на бумажном носителе можно с помощью копировальной бумаги или без нее, дублируя записи вкладного листа в отчете кассира. Вкладной лист остается в кассовой книге, а отчет кассира прикладывается к кассовым документам за операционный день.

Образец заполнения кассовой книги

Пример заполнения кассовой книгиРассмотрим правила, как правильно оформлять поля кассовой книги.

  • В графе «Касса за» указывается дата проведения операций. В поле «Лист» указывается порядковый номер листа кассовой книги.
  • В поле «Номер документа» указывается номер соответствующего приходного или расходного ордера.
  • В графе «От кого получено или кому выдано» пишутся инициалы физического лица или наименование организации, вносящей или получающей денежные средства, а также характер операции.
  • В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» прописывается номер счета, корреспондирующего со счетом 50, указывающего на способ поступления или расходования средств. Предприниматели эту графу не заполняют.
  • В строке «Приход» проставляется сумма полученных денежных средств по ПКО.
  • В строке «Расход» указывается сумма выплаченных денежных средств по РКО.
  • В графе «Итого за день» подсчитываются общие суммы поступления и выплаты денежных средств.
  • В графе «Остаток денежных средств на конец дня» рассчитывается сумма остатка в кассе, полученная сложением остатка денежных средств на начало дня и поступлений за день за минусом суммы произведенных расходов.

Как сшивать кассовую книгу

Страницы кассовой книги нумеруются сквозным способом. Вся книга прошнуровывается и заверяется печатью и подписью директора и главного бухгалтера, чтобы не было возможности изъять листы из книги. На последнем листе кассовой книге указывается цифрами и прописью количество прошнурованных листов книги.

Ведение электронной кассовой книги

Возможно оформление кассовой книги в электронном виде. С помощью специальной программы листы кассовой книги распечатываются и сшиваются, а в конце года нумеруются и скрепляются печатью и подписями ответственных лиц. При оформлении кассовой книги в электронном виде титульный лист распечатывается в конце года и скрепляется с вкладными листами книги. При ведении кассового регистра в электронном виде допускается оформление кассовой книги поквартально, а не за год.

Нужна ли кассовая книга для ИП?

Кассовая книга для ИПДо вступления в силу Порядка ведения кассовых операций законодательство не указывало прямо и однозначно на обязательное ведение предпринимателями кассовой книги. В Арбитражной практике также имелись решения судов в пользу предпринимателей, которые при совершении операций с наличными средствами не заполняли кассовую книгу.

Однако в применяемом с 2012 года Порядке указано об обязательном ведении кассовой книги предпринимателями. ИП, осуществляющие наличные операции, обязаны вести кассовую книгу независимо от используемой системы налогообложения. За некорректное ведение кассовой книги и нарушения кассовой дисциплины, выявленные при налоговой проверке, на предпринимателя может быть наложен штраф.

bsnss.net

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

  1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
  2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
  3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
  4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).
  5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
  6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
  7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
  8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
  9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Правила оформления кассовой книги

Правила оформления кассовой книгиПри ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

  • вкладные — заполняются шариковой ручкой;
  • отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

  1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
  2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

  • ОКПО предприятия;
  • фамилия и инициалы ИП;
  • год или временной период, за который ведется книга;
  • название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: бланк.

Почему отменили круглую печать?Читайте также: почему отменили круглую печать?

Как правильно рассчитать отпускные при увольнении работника, читайте у нас.

Пошаговая инструкция закрытия ИП: http://boss-consult.ru/ipooo/close/zakryitie-ip-v-2015-godu-poshagovaya-instruktsiya.html

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

  • пронумеровать все листы;
  • прошить все листы;
  • на последней странице указать общее количество листов;
  • поставить печать (сургучную или мастичную);
  • подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

  • Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
  • Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
  • Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
  • В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

boss-consult.ru

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

  1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
  2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
  3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
    • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
    • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
  4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).
  5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
  6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
  7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

  • На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
  • Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
  • На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Образец заполнения кассовой книги, часть 1

Основная часть книги

  • На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
  • Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
  • Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
  • После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
  • Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
  • В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Образец заполнения кассовой книги, часть 2

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

assistentus.ru

Зачем это делают

Необходимость сшивания документа связана с необходимостью обеспечения полной сохранности внесенной в соответствующий регистр информации. Иными словами, сшитые и одновременно пронумерованные станицы документа исключают какие-либо манипуляции с имеющимися записями, которые машинально может допустить кассир в процессе своей трудовой деятельности.

Правила

Правила сшивания кассовой книгиРассмотрим подробней предусмотренные правила подшивания кассовой книги.

Если же документ подразумевает под собой типовой журнал, который отпечатан по установленной форме КО-4 (утв. Постановлением Госкомстата №88 от августа 1998 года), где все без исключения листы находятся горизонтально, необходимо будет сшивать по инструкции, указанной ниже.

Основная особенность ведения такой документации заключается в том, что каждая страница внутри журнала включает в себя несколько частей, причем одна из них остается в книге, а вторая подлежит отрыву и прикладыванию к иным отчетам непосредственно самого кассира.

Сведения на обеих частях страницы должны быть идентичными, причем это можно сделать с помощью копировальной бумаги. Исходя из этого, и нумерация листов подлежит дублированию.

В подобной ситуации сшиванию подвержена та часть листов, которая находится в переплете (часть листа может быть скреплена скобами либо же просто проклеена). В процессе заполнения подобной кассовой книги нередко применяется ручной вариант указания всех необходимых сведений. Страницы должны быть пронумерованы, а сам документ сшит и переплетен в начале ее ведения.

В ситуации, когда кассовая книга формируется машинным вариантом, иными словами, вся необходимая информация указывается ответственным лицом мгновенно в бухгалтерскую программу, к примеру в «1С: Предприятие» либо же в иную (книга может вестись в стандартной программе по типу MS Excel), необходимо действовать по-другому.

Страница либо же страницы должны быть распечатаны в нескольких экземплярах: 1 – вкладной лист документа, 2 – отчет ответственного сотрудника.

Вкладные листы и отчеты ответственного листа в обязательном порядке должны быть пронумерованы. Причем нумерация должна начинаться с начала календарного года (месяца, квартала и так далее).

Помимо этого, вкладные листы и дублированные отчеты ответственного листа, формируемые на отдельных несшитых листах, согласно законодательству РФ, могут вестись не только программным вариантом, но и формироваться от руки. Однако во втором варианте необходимо подкладывать копировальную бумагу.

По завершению календарного месяца/квартала уполномоченный сотрудник обязан на последнем за определенный период листе отобразить, какое количество страниц в этом календарном месяце/квартале было сформировано из кассовой книги. Все без исключения вкладные листы, которые были подписаны и проверенным ответственным лицом, обязаны быть на хранении у него до завершения года.

По мере их накопления листы подлежат брошюрованию и дальнейшему прошиванию.

Правила сшиванияНа задней части последней страницы нитку, которой осуществлялось прошивание листов, необходимо заклеить пломбой с отображением на ней суммарного числа сшитых страниц. В обязательном порядке должен быть проставлен оттиск печати, который затрагивает пломбу и одновременно с этим остается на последней странице книги.

Формируемая кассовая книга в программном обеспечении не требует по законодательству РФ распечаток и сшивания. Оформлением занимаются с использованием технических средств, которые в полной мере защищают от несанкционированного доступа. Достаточно только подтверждения цифровой электронной подписью.

Об указанных выше правилах необходимо помнить для минимизации рисков допущения ошибки и, как следствие, получения штрафные санкции.

Дополнительно стоит обращать внимание на тот факт, что в отличие от журнала кассира-операциониста, рассматриваемый документ не нужно регистрировать в территориальном представительстве налоговой службы.

Как подшить

Алгоритм подшивания заключается в следующем:

  1. Изначально следует пронумеровать все страницы. Это делается шариковой ручкой, нумерация сквозная. Номер подлежит дублированию на отрывном и сшиваемом листе.
  2. Сшиваться должна исключительно чистая книга без наличия каких-либо записей. Использовать рекомендуется толстую иглу либо же шило.
  3. Книгу нужно раскрыть и прошить только те страницы, где будут отображаться записи (все за исключением титула и обложки).
  4. Сшивать следует таким образом, чтобы двойная петля была полностью свободной. Полученный узел необходимо завязывать так, чтобы он не препятствовал раскрытию книги.
  5. Две конца нитки после узла должны быть расположены таким образом, чтобы концы плотно прижимались, и невозможно было развязать в дальнейшем с целью замены страниц.
  6. Пломбировочный лист должен хорошо быть проклеенным, чтобы нить плотно прижалась к книге.
  7. Далее на пломбе следует указать количество пронумерованных и прошнурованных страниц (на основании Постановления Госкомстата №88). Записи делаются от руки шариковой ручкой. Обязательно снизу нужно проставить подпись руководства (главбуха, директора).
  8. Оттиск печати на пломбе обязательно должен только частично перекрывать ее. Это нужно с той целью, чтобы невозможно было отклеить и подменить страницы книги.

Как показывает многолетняя практика, сшивать кассовую книгу не составляет большого труда и с этим может справиться даже начинающий предприниматель.

Как правильно сшивать документы, используя нитку с иголкой, можно узнать из данной инструкции.

znaybiz.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.