Командировочные расходы за границу

Суточные в 2018 году

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства. В 2018 году суточные при командировках сотрудникам сохранены.

Ситуацию комментирует Юлия Бусыгина, руководитель направления обучения по бухгалтерскому учету Контур.Школы:

«Согласно абз.3 ч.1 ст.168 ТК РФ, в случае направления работника в командировку работодатель обязан возмещать ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, то есть суточные. Соответственно, с 1 января 2018 года работодатели, также как и ранее, обязаны выплачивать суточные.
ращаю внимание, что размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя их размер в локальных нормативных актах организации, например, в Положении о командировках. Предусмотрены максимальные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ). В частности, суточные по России — это 700 рублей, за границу — 2500 руб. То есть, если организация установит суточные по России в размере 1000 рублей, то с 300 рублей (1000 — 700) работодателю следует удержать НДФЛ».

Рекомендуем вебинар про оформление командировок: документальное оформление и оплата командировки; средний заработок при командировке; командировка в выходной, однодневная командировка; суточные при командировках.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные возмещаются работнику за каждый день, пока он находится в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути, также оплачиваются (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье оплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются (но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам). Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

Пример. Работник был в командировке 10 дней: с 1 июня по 10 июня. Суточные:

за 9 дней — 40 евро за каждый день,
за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

30 мая выдан под отчет аванс под отчет 360 евро и 700 руб.

Курс (условно) евро:

на дату выдачи аванса (30 мая) – 70 руб. за 1 евро
на дату утверждения авансового отчета (14 июня) – 68 руб. за 1 евро

Решение. В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные 1 день по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных в 2018 году по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например, в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2500 рублей — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят размер суточных 700 и 2500 рублей, чтобы заодно не удерживать с этих сумм НДФЛ. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2500 рублей и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4000 рублей за каждый день командировки по России, но тогда с 3300 рублей придется удержать НДФЛ (4000 руб. – 700 руб. = 3300 руб.)

По общему правилу размеры суточных, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

700 рублей — за каждый день командировки на территории России;

2 500 рублей — за каждый день при поездках за границу.

Вывод: как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2500 руб.). Так сколько платить суточных? — решайте для своей организации самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Эксперт Юлия Бусыгина комментирует, как определить количество дней, за которые надо выплатить суточные: «Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен представить, как вернется из командировки, вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях определяйте количество дней, за которые надо выплатить суточные, по проездным документам».

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите те, которые установлены во внутренних документах компании.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Однодневная командировка: суточные-2018

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку, как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например, на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам в 2018 году:

за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах вашей компании;

по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

Мнение Минфина РФ: компенсация документально подтвержденных расходов, связанных с однодневной командировкой (например, расходовна питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2500 руб. при однодневной командировке за границу (письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
Мнение ВАС РФ: выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Белоруссию и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Подробно о том, как выплачивать суточные при командировках в страны СНГ читайте в статье Контур.Школы «Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ»

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа сотрудник не обязан отчитываться ни по суточным по России, ни по суточным за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающие документы по суточным не существуют. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

school.kontur.ru

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2018 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

женщины, ожидающие появление ребенка;
субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.

Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:

матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
отцы-одиночки и матери-одиночки;
одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
родители несовершеннолетних инвалидов;
опекуны малолетних детей;
подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

Оформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

экономической целесообразностью;
наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Таким образом, оформление командировки за границу имеет множество нюансов и особенностей. Ввиду корректировки законодательства, руководителям предприятий необходимо ознакомиться с нововведениями. Рекомендуется следовать приведенной пошаговой инструкции во избежание неточностей и ошибок в подобном процессе.

delatdelo.com

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на РєРѕРјР°РЅРґРёСЂРѕРІРѕС‡РЅС‹Рµ СЂР°СЃС…РѕРґС‹ либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить Р°РІР°РЅСЃРѕРІС‹Р№ РѕС‚С‡РµС‚ (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;
в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;
в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

если на поезде — железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
если на самолете — авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;
для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

www.audit-it.ru

Кто может стать зарубежным командировочным, а кто не может

Руководитель должен знать, что в зарубежную командировку можно послать не каждого сотрудника, в этом плане закон устанавливает ограничения. Следующие категории работников нельзя командировать за границу:

беременных;
граждан с инвалидностью, связанной с ограничениями на разъездную деятельность;
не достигших совершеннолетия, за исключением людей творческих профессий, например, на время осуществления съёмок;
работников, находящихся в учебном отпуске, если только поездка не имеет связи с учёбой.

При условии согласия сотрудников разрешается отправлять в командировку за границу:

одиноких отцов;
одиноких родителей малолетних детей до 5 лет;
работников, у которых находятся на иждивении дети с инвалидностью;
попечителей или опекунов несовершеннолетних;
Сотрудники, на которых возложена обязанность ухода за тяжелобольными родственниками.

Оформление командировки за границу в 2017 году

Поводом для командировки за рубеж обычно бывает приглашение на международную конференцию, выставку или производственная необходимость.

Чтобы правильно оформить документы, существует пошаговая рекомендация:

докладная генеральному директору компании от руководителя структурного подразделения, в которой излагается необходимость отправить сотрудника в заграничную командировку;
составление приказа (распоряжения), в этом документе указываются сроки, задачи и цели, а также место назначения — название страны, подробного адреса организации;
оформление и выдача командировочного удостоверения для стран СНГ;
подпись командированного на приказе о зарубежной командировке;
авансовые выплаты в соответствии с расчётами расходов в командировке.

Работодатель издаёт приказ по установленной форме Т-9, если командируется один сотрудник и Т-9а, если отправляются в поездку несколько сотрудников.

Кроме приказа, если в этом есть необходимость, составляется служебное задание (унифицированная форма NТ-10а). По закону раньше это было обязанностью, а с 2016 года — действие добровольное.

Кадровики делают специальные пометки в Книге учёта командировок, уточняя конкретные даты. В табеле также отмечаются командировочные дни кодом «К» или «06».

Иногда составляется задание о служебной командировке, хотя эта форма на данный момент не является обязательной.

Нужно ли командировочное удостоверение

В законодательстве РФ произошли изменения касательно положения о командировках, в частности отменена необходимость выдачи командировочного удостоверения для дальнего зарубежья. Теперь это является главным отличием от поездок по российской территории и странам СНГ. Законодатели сочли бессмысленным нагромождением лишних документов, ведь в паспорте и так проставляется отметка о пересечении границы с указанием всей необходимой информации (даты и названия страны). По окончании командировки к отчёту прилагаются копии тех страниц паспорта, где указаны данные отметки. Наличие билетов на поездку туда и обратно также станет доказательством пребывания в зарубежной командировке.

Командировочное удостоверение нужно тогда, когда в загранпаспорт не ставится отметка о пересечении границы. Это касается поездок по России и странам СНГ.

Таблица: документы, оформляемые при командировках

Наименование документа (№ формы)	Заполнение
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9)	В документах указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, а также цель, время и место поездки.
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а)	Приказ заполняется на каждую поездку на основании служебного задания, отчёт о котором является приложением к приказу.
Командировочное удостоверение для поездок в страны СНГ (форма № Т-10)	Документ предназначен для того, чтобы удостоверить время пребывания в командировке, когда отметок в загранпаспорте о пересечении границ нет.
Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а)	В документе указывают цель, время и место поездки. Вернувшись из командировки, работник должен составить отчёт о выполнении задания и представить его руководству, а также в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (если оно выдаётся) и авансовым отчётом.
Авансовый отчёт (форма АО-1)	В течение трёх дней после возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчёт. К документу прилагаются оправдательные документы — билеты, счета за проживание, ксерокопия загранпаспорта с отметкой о пересечении границы или командировочное удостоверение. Также будет лучше, если работник приложит различные проекты договоров, планы мероприятий, распорядок семинаров, лекций и т. д.

Последовательность подготовки к зарубежной командировке

Процесс подготовки к командировке за рубеж требует строгой последовательности:

оформить визу. Это можно сделать самому или обратиться в компанию, предлагающую подобные услуги;
забронировать номер в гостинице принимающей страны;
подготовить необходимый пакет документов;
рассчитать расходные средства, положенные для заграничной командировки;
за дни командировки начислить среднюю зарплату;
оплатить НДФЛ и все внебюджетные фондовые взносы на командировочные расходы.

Руководитель должен подробно изучить и вникнуть в суть приглашения от зарубежной компании. Важный момент в принятии решения заключается в финансовых возможностях предприятия. Если принимающая сторона заинтересована в присутствии данного сотрудника (это может быть полезный обмен опытом), иногда она берёт на себя часть командировочных расходов.

Если у работника, которого планируется отправить за рубеж, нет заграничного паспорта, следует предусмотреть расходы на его оформление. В ОВиР должен обратиться сам сотрудник, он оплачивает все госпошлины и сохраняет квитанции об оплате. После этого он предъявляет их в бухгалтерию компании и получает потраченные на оформление паспорта деньги.

Длительность поездки

До 2016 года существовали ограничения по срокам командировки за рубеж. На данный момент она может продолжаться столько, сколько требуется для решения производственных вопросов компании. На предприятиях разрабатываются положения о командировках, где уточняются некоторые специфические моменты, в частности, их продолжительность.

Длительность служебной поездки за рубеж аргументируется следующими моментами:

экономическая обоснованность (результаты командировки благотворно отразятся на финансовых показателях);
документы с расчётами получения более высоких доходов.

Работодатель, отправляющий в сотрудника за границу, должен учитывать, что если командировка продлится более чем 183 дня в пределах 12 месяцев, придётся выплатить налог с начисленных расходов в размере 30%, а не 13%.

Видео: особенности оформления командировки

Как рассчитать и оплатить расходы на командировку: суточные и прочее

Перед отъездом работника бухгалтер готовит смету, содержащую следующие статьи расходов, после чего выдаёт работнику аванс:

расходы на проезд к пункту назначения и возвращение обратно;
оплата гостиничного номера или аренды снятого жилья;
размер суточных;
стоимость медицинской страховки;
стоимость перевозимого багажа до 30 килограммов;
услуги телефонной связи;
оформление визы;
получение заграничного паспорта;
затраты на обмен валюты.

Разработанная смета прилагается к расходному ордеру, на её основе рассчитывается размер аванса, который желательно выдать в валюте страны, куда отправляется работник.

Чтобы правильно рассчитать затраты на загранкомандировку, берётся во внимание количество дней во время проезда по России и с момента въезда на территорию зарубежного государства, что будет отмечено представителями таможни.

Какую валюту брать для расчёта

Строго соблюдая положения законов о валютном регулировании, сотруднику может быть выдана иностранная валюта под отчёт.

За основу берётся курс обмена, который определён на день списания затрат. Для выдачи работнику необходимой суммы в валюте, её следует заранее закупить. Кроме иностранных денег, командировочному могут выдать и российские рубли, которые при необходимости он может сам обменять. При сдаче авансового отчёта, если не все наличные деньги были потрачены, они возвращаются в кассу предприятия.

Валюту расчёта работодатель определяет своим решением. Это могут быть деньги страны назначения или, для удобства, доллары или евро.

По какому курсу считать суточные и каков должен быть их размер

Статья 217 НК РФ регламентирует норму суточных расходов, не подлежащих налогообложению: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей. Эта сумма остаётся актуальной и на 2017 год.

Если к компании есть финансовые возможности, в локальном документе (положении о командировках) может быть предусмотрено повышение данных нормативов. С суммы разницы между нормой необходимо заплатить НДФЛ.

Обычно увеличение размера суточных сопряжено с уровнем жизни в стране, куда направляется сотрудник. В наиболее развитых намного выше цены на проживание, питание и прочие расходы, без которых командировочный не может обойтись. Как правило, для каждой страны имеются свои нормативы суточных, на них и равняются при решении увеличить оплату. Если заграничная командировка длится всего один день, суточные выплачиваются в размере 50% от установленного норматива.

Нередки случаи, когда работнику приходится за одну командировку в нескольких странах. Тогда выплата суточных производится в размерах, предусмотренных для каждой из них.

Для бюджетных организаций нормативы суточных расходов устанавливаются правительством. Коммерческие предприятия могут брать их в качестве ориентиров.

Таблица: нормы суточных при загранкомандировках в 2017 году (в долларах США)

Название страны	Размер суточных, долларов США
Беларусь	57
Бельгия	64
Болгария	55
Великобритания	69
Германия	65
Греция	58
Дания	70
Израиль	70
Индия	62
Испания	62
Италия	65
Казахстан	55
Китай	67
Нидерланды	65
Новая Зеландия	65
Норвегия	79
Польша	56
Португалия	61
Сербия и Черногория	60
США	72
Украина	53
Финляндия	62
Франция	65
Чехия	60
Швейцария	71
Швейия	65

Пример расчёта суточных

Командировочному назначен сложный маршрут. Из г. Воронеж 14 февраля 2017 г. он приезжает поездом в Москву. Оттуда вылетает 15 февраля в 8.30 и прибывает в 9.20 в Германию (г. Берлин).

С 15 февраля он находится в командировке весь день в Германии. На следующий день в 9.30 16 февраля отправляется в Италию и прибывает в Рим в 11.00 в тот же день.

Далее, после выполнения задания, в тот же день, 16 февраля, он улетает в 20.30 в Швецию, прибыв в Стокгольм в 23.40.

В Швеции он пробыл до 21 февраля, после чего возвращается в Москву (вылетает в 13.00, прибывает в 17.00). В тот же день он поездом выезжает в Воронеж, где находится предприятие, на котором он работает, и прибывает туда 22 февраля.

К этой компании локальным актом установлены нормы суточных:

по России — 1000 руб;
по Германии — 90 евро;
по Италии — 100 евро;
по Швеции — 120 евро.

Исходя из этих нормативов, производится следующий расчёт:

Из 9 командировочных дней, 14, 21 и 22 февраля рассчитываются по тарифу для российской территории — по 1000 руб. (3 х 1000 = 3000 руб.).

15 февраля по тарифу в Германии: 1 день — 90 евро.

16 февраля в Италии: 1 день — 100 евро.

С 17 по 21 февраля в Швеции: 5 дней — 120 евро.

Всего к выплате положено:

3000 руб. + 90 евро + 100 евро + (120 евро х 5) = 3000 руб. + 790 евро.

Видео: учёт командировочных расходов

Процедура возмещения расходов

По возвращении из командировки сотрудник составляет отчёт и предоставляет в бухгалтерию все первичные документы: платёжные документы всех видов (билеты, квитанции об оплате консульских сборов, посадочные талоны), распечатка электронного билета.

Сотрудники бухгалтерии считают все затраты, понесённые в ходе командировки, за минусом ранее выплаченного аванса. Эта сумма возмещается работнику. Если часть авансовых денег осталась неиспользованной, они сдаются в кассу.

Факт выезда за рубеж и возвращения на родину отмечается таможенной службой. Такие пометки со штампами делаются в загранпаспортах. При отчётах после поездки в страну СНГ необходимо приложить проездные билеты и командировочное удостоверение с печатями.

В положении о командировках оговорены правила учёта расходов на проживание, бронирования гостиничного номера или наем жилья. Нередко, в целях экономии, выгоднее не брать номер в отеле, а арендовать жильё. В этом случае сотрудник должен сохранить один экземпляр договора аренды и приложить его к отчёту.

Понятно, что загранкомандировка требует значительных расходов, порой намного больших, чем внутри страны. В связи с этим нужны доказательные документы обо всех расходах. Командированный должен сохранить чеки, квитанции, билеты, талоны — всё, что может быть свидетельством потраченных средств.

Если сотрудник отправляется в зарубежную командировку на личном автотранспорте, он должен сохранить чеки с АЗС, подтверждающие расходы на горючее.

Если поездка осуществлялась на служебном автомобиле по письменному разрешению руководства, в бухгалтерию предъявляется путевой лист и все платёжные документы о транспортных расходах. Кроме того, сдаётся копия техпаспорта автомобиля и доверенности.

В последнее время предприимчивые руководители часто используют арендованный транспорт, что выгоднее в экономическом плане, чем приобретать автомобиль и содержать водителя. При использовании такого транспорта в загранкомандировке, к отчёту следует добавить:

экземпляр договора;
акт о возвращении автомобиля;
квитанции об оплате аренды.

Командировочный может также понести другие расходы, связанные, например, с передвижением в городском транспорте, по платным дорогам, каналам, проходам. Очень важно сохранять все платёжные документы.

Возможность осуществления заграничных поездок и относительно несложная процедура их оформления играет положительную роль в развитии бизнеса. В творческой сфере также открываются гораздо более широкие возможности для обмена опытом, продвижения достижений в области искусства, что благотворно сказывается на имидже страны.

ideamaniya.ru

Размер компенсации

В 2018 году величина выплат на питание составила 2,5 тыс. руб., если человек едет за границу. Суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. Однако закон позволяет компаниям платить больше.

Работнику можно назначить и больше выплату при поездке за границу. Теперь это разрешается статьей 165 Трудового кодекса России. В период выполнения служебных обязанностей персонал обеспечивается оплатой по среднему за каждый день, и по возвращении многие компании пересчитывают суточные в большую сторону, согласно текущему денежному курсу страны пребывания.

Чаще на руки выдают перед поездкой за границу суточные размером 2,5 тыс. рублей. Перерасчет выполняют уже после заполнения работником отчета о командировке. Позже компенсируются затраты сверх выданных средств, согласно действующим положениям о командировках. Возвращают деньги только по чекам, билетам или квитанциям.

Действующие в 2018 году положения

Суточные за границу определяются статьей 168 Трудового кодекса России, часть 1. В абзаце 3 прописано, что работодатель обязан выплачивать довольствие на питание персоналу, выполняющему служебные обязанности вне района проживания. Официально установлен верхний лимит не облагаемой налогом суммы:

700 руб. для поездок по территории России;
2,5 тыс. руб., если выплачиваются суточные за границу;

Верхний предел денежной компенсации на питание не ограничен законодательными актами, но с ростом суммы добавляются НДФЛ и страховые взносы. Поэтому работодатели не спешат устанавливать психологически непреодолимые уровни компенсаций. Часто работнику проводят доплаты по дополнительным статьям, в случаях, когда нет возможности оплатить питание законными методами.

Расчет довольствия

Суточные расходы за границу должны облагаться налогом, если их размер превысит 2,5 тыс. рублей. При поездках по территории России высчитывается НДФЛ, если сумма превысит 700 руб. Информация о минимальной необлагаемой сумме прописана в пункте 3, абзаце 12 статьи 217 Налогового кодекса.

Итак, работнику положены командировочные за границу. Суточные без налога не покрывают расходы на питание, и тогда компания вправе назначить компенсацию гораздо больше 2,5 тысяч рублей. Но придется удерживать налог с суммы, установленной сверх нормы.

На 10 апреля 2018 года курс $ по отношению к рублю составил 58,67. Эта дата будет являться днем отчетности. Если при поездке за границу были назначены командировочные, равные, к примеру, 60$, то это равно 3520.2 руб.

Соответственно, из 3520.2 только 2500 руб. не облагается налогом, из оставшейся суммы, 1020.2, высчитывают НДФЛ. Колебания денежного курса в период командировки не учитываются. Однако по приезде персонал не должен остаться в должниках из-за резкого удорожания валюты той страны, в которую он направился.

Нюансы выплат

По-разному рассчитываются однодневные командировочные расходы, суточные за границей в выходной день. Часто заработок в поездке намного меньше оплаты в обычный день работы. Это связано с тем, что в командировке день закрывается по среднему доходу, который у новых сотрудников довольно низкий.

В выходные и праздники в командировке оплачиваются только суточные при условии, что работник отдыхает. Также ему компенсируются затраты на проживание в эти дни. Средний заработок закрывается и за дни, проведенные в дороге.

При выполнении служебных обязанностей в праздники и выходные оплата уже начисляется в двойном размере с сохранением суточных. Время исчисления суток начинается с 0 часов. Даже если работник выехал из дома в 23:59, ему положено начислять суточные. Аналогично, если он возвращается домой в 0:01 и это доказано документально (чеками, билетом), то ему прибавляется еще один рабочий день.

Существует такое понятие, как вынужденная остановка в пути при опоздании поезда, самолета или отмене рейса. Этот период также закрывается по среднему доходу, и затраты на проживание компенсируются в полном объеме. Период нахождения в России оплачивается из расчета 700 руб. в сутки. Если этот день пересекается с периодом за границей, то сравнивают количество часов, проведенных на своей территории и за границей. Размер суточных соответствует большему числу.

Компенсация за однодневную поездку

Суточные при командировках за границу на один день по законодательству РФ не оплачиваются. Но существует понятие длина рабочего дня. Если получается превышение 8-часового дня, а работник еще в дороге, то эти часы должны компенсироваться согласно Трудовому кодексу.

Компания может во внутренних документах прописать компенсации для однодневных командировок, это законом не воспрещается. Часто используют: оплату за напряженный график работы, премиальные за выполнение плана. Также, согласно статье 168 Трудового кодекса Российской Федерации, компании могут значительно завысить сумму компенсации. Важно не забыть высчитать налог с превышающей установленную законом суммы.

Отчет о поездке

Для получения полной компенсации рекомендуется сохранять работнику и принимать бухгалтеру все чеки согласно положениям. Если по какой-то причине утрачен билет, то можно его будет восстановить позже. Однако придется удержать сумму из его командировочных.

День отъезда подтверждается билетом или чеком за транспорт. При использовании своего авто либо служебного можно подтверждать командировочным удостоверением, хотя оно было отменено. Также используется путевой лист, чеки за топливо и другие документы, используемые в пути. Можно, чтобы сотрудник для отчета написал служебное письмо.

Последовательность оформления

Командировку начинают оформлять с выдачи сотруднику служебного задания. Он должен написать заявку на поездку. После выпускается приказ, с которым его должны ознакомить под подпись.

Только после этого выдаются командировочные за границу. Суточные и размер руководители подбирают индивидуально в каждом случае, в зависимости от того, куда осуществляется поездка. Не забывают сделать отметки в рабочем табеле. С первой даты командировки оплату начинают считать по среднему.

При однодневной командировке сотруднику можно выдавать суммы на питание, не облагаемые налогом. Но размер компенсации не должен превышать 700 руб. по России. В противном случае придется высчитывать налог. Нормы суточных за границей соответственно выше 2,5 тыс. руб. Причем отчитываться за потраченные средства придется по другим статьям — затраты, связанные с выполнением служебных обязанностей.

Все траты в однодневной командировке должны осуществляться с ведома работодателя. Если сотрудник потратит деньги без согласования с начальством, придется оплатить из своего дохода. Но данные траты не относятся к доходам работника и не должны облагаться налогом.

Служебная поездка в дружественные страны

Иные правила действуют при командировочных за границу в страны СНГ. Подтвердить свое пребывание за границей непросто. Ведь отметок в паспорте не ставится при пересечении границы. К таким странам относятся: Белоруссия, Казахстан.

Как же рассчитывать суточные? Сотрудник может не доехать до пункта назначения. По положению № 749, работник подтверждает свое присутствие за границей по проездным билетам. Пункт 19 этого положения определяет и сроки отчетности за прошедшую командировку.

Согласно п. 19, отчитаться необходимо в течение трех рабочих дней. В противном случае документы бухгалтерия может и не принять. Составляется авансовый отчет и прикладываются все чеки. Если, согласно положениям, денежные средства оказались в избытке, то заполняется строка «остаток». При излишних тратах указывается пункт «перерасход».

Траты на питание

Суточные являются компенсацией за питание во время командировки. Вне зависимости от того, что приобретается сотрудником на эти деньги, отчитываться по ним не нужно. Документального подтверждения по этим средствам не требуется, даже если деньги после поездки остались.

Суточные выдаются командированному согласно положению организации. Единственным критерием подсчета денежных средств после поездки является количество дней, проведенных при исполнении служебных обязанностей. Если выданная компенсация из расчета длительности поездки оказалась больше, работник возвращает излишек.

Причем у некоторых должностей присутствует возможность дополнительно компенсировать питание по статье «представительских расходов». В отчет прикладываются чеки из ресторанов или других точек питания. Однако не всем сотрудникам можно проводить эти траты официально.

Когда рекомендуется завышать компенсации на питание?

Существуют регионы, в которых суточные должны быть намного выше обычного. К таким относятся регионы Крайнего Севера, страны с неспокойной обстановкой или с неблагоприятными погодными условиями.

К таким относятся:

Некоторые регионы Сибири.
Предприятия с повышенной вредностью: нефтяные месторождения, карьеры для добычи ископаемых, шахты, морские объекты.
Страны с недружественной обстановкой: Сирия, Сомалийское государство, Ирак, Палестина, Афганистан и другие. В последнее время к таким относят некоторые территории Украины.

Суточные можно завышать сколь угодно. Но, когда они являются очень большими, с них взимаются страховые взносы. Это уже ограничивает желание работодателя «бросаться» денежными средствами в неограниченном количестве.

Обязанности работодателя

После выпуска внутреннего приказа для сотрудника и выдачи суточных установленной суммы, компания не имеет законного права для перерасчета величины компенсации на питание. По приезде работник отчитывается по установленным руководством в документе цифрам. Однако на практике работодатели выдают меньшую величину денежных средств, а по возвращении сотрудника пересчитывают по курсу валюты в большую сторону.

Оплате компанией подлежат комиссионные сборы. Также компенсируется оформление визы, необходимые проверки для въезда в страну, снятие биометрических данных. Также по независящим от работника причинам компенсируются затраты на пребывание за границей при задержании местными властями.

Также при отсутствии страховки, сотрудник имеет право получить от работодателя медицинские расходы, связанные с непредвиденным лечением или травмой. Компанией компенсируется оплата восстановления документов при отсутствии в том вины работника.

businessman.ru