Ведомость заработной платы

Согласно действующей редакции Трудового кодекса РФ, работодатель в обязательном порядке должен выдавать своим официально трудоустроенным гражданам заработную плату, обозначенную в заключенном ранее договоре.

Но при этом следует помнить, что процедура рассматриваемого типа в обязательном порядке должна сопровождаться составлением специальных документов.

Работнику выдается расчетный лист, а также формируется специальная ведомость выдачи заработной платы.

Необходимые сведения ↑

Согласно ст.№136 ТК РФ, работодатель обязан соблюдать порядок, место, а также сроки выдачи заработной платы.

При этом также в действующих сегодня по этому поводу нормативно-правовых документах закреплена необходимость оформлять соответствующую процедуру выдачи документально.

Именно поэтому важно формировать специальную ведомость. Причем существуют различные ведомости данного типа. Применение определенного формата данного документа зависит от большого количества нюансов.

Но прежде всего должностным лицам, каким-либо образом имеющим отношение к процедуре выдачи заработной платы, необходимо будет в обязательном порядке максимально подробно ознакомиться со следующими вопросами:

• определения;
• назначение документа;
• действующие нормативы.

Сегодня формат документов рассматриваемого типа закреплен на законодательном уровне.

Нарушение действующих нормативов попросту недопустимо, это может привести к достаточно серьезным проблемам с трудовой инспекцией. Стоит по возможности избегать возникновения подобного рода ситуаций.

Определения

Чтобы не испытывать проблем при изучении действующего законодательства по поводу заполнения РКО, а также иной документальной базы, необходимо максимально подробно ознакомиться с терминологией по этому поводу.

К наиболее важным понятиям, знание которых строго обязательно, можно отнести следующие:

• заработная плата;
• расходно-кассовый ордер;
• платежная ведомость – Т-53;
• платежная ведомость – Т-49;
• расчетная ведомость – Т-51.

При ознакомлении со всеми обозначенными выше терминами работодатель может избежать допущения каких-бы то ни было серьезных ошибок или же упущений.

Под термином «заработная плата» понимается некоторая сумма, которую работодатель обязан перечислить своим работникам за выполнение ими своих непосредственных обязанностей.

Причем величина её регламентируется не только заключенным трудовым договором, но также различными нормативными и правовыми актами.

Размер заработной платы не может быть менее установленного федеральным законодательством МРОТ – он составляет 5 965 рублей в 2018 году.

Расчетно-кассовый ордер – специальный документ, который необходим в случае, если имеет место быть выдача заработной платы через кассу организации.

При этом необходимо помнить, что подобного рода документация также формируется строго согласно установленным на законодательном уровне требованиям. Данный документ подразумевает достаточно строгую отчетность.

Платежная ведомость формата Т-53 представляет собой документ, который отражает фактически полученную работниками заработную плату.

Она может заменять собой РКО – расчетно-кассовый ордер, но в этом плане достаточно непрактичен. Формат Т-53 закреплен на законодательном уровне, потому не следует оформлять его соответствующим образом – во избежание проблем с налоговой инспекцией.

Расчётная ведомость формата Т-49 также может составляться непосредственно для выплаты заработной платы.

Данный документ достаточно объемен, но у него имеется одно очень важное достоинство – при его использовании нет необходимости в составлении Т-51 и Т-53, а также иных документов.

Расчетная ведомость Т-51 также представляет собой унифицированный документ.

При этом максимально подробно вопрос по поводу составления документов рассматриваемого типа освещается в Постановлении Госкомстата №1 от 05.01.04 г.

Именно на этот документ стоит ориентироваться при формировании всей документации. Какие-либо расхождения с изначально выбранным форматом попросту недопустимы и наказуемы.

Образец заполнения платежной ведомости по зарплате можно достаточно легко найти в интернете.

Стоит ознакомиться с ним обязательно заранее, так как в противном случае велика вероятность допущения ошибки – при отсутствии соответствующего опыта у должностного лица, бухгалтера.

Назначение документа

Сегодня такой документ, как расчетно-платежная ведомость должен обязательно применяться при выплате заработной платы. Он отражает максимально подробную информацию обо всех отчислениях, удержания и иную.

Основным назначением зарплатной ведомости является:

• упорядочивание информации о свершении различных выплат;
• подтверждение целевого расходования средств – например, если доступ к счету заблокирован, и предприятие обращается к банку с просьбой выделить деньги для погашения задолженности по зарплате;
• упрощение проведения камеральной проверки налоговой инспекцией;
• проведение проверок непосредственно трудовой инспекцией.

Несмотря на то, что работодатель фактически может обходиться без ведомостей рассматриваемого типа, так как необходимы они только для ведения отчетности, запрещено отказываться от их формирования.

Отсутствие данных ведомостей может привести к достаточно серьезным проблемам с налоговой и трудовой инспекцией.

При обнаружении подобного нарушения на предприятие, скорее всего, будет наложен достаточно внушительных размеров штраф.

Действующие нормативы

При этом ведомости всех типов в обязательном порядке должны полностью соответствовать обозначенным в действующем законодательстве нормативам.

Все расчетные ведомости на сегодняшний день в обязательном порядке должны формироваться Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г.:

Зарплатная расчетная ведомость №Т-51	ОКУД 0301010
Зарплатная платежная ведомость №Т-53	ОКУД 0301011
Расчетно-платежная ведомость №Т-49	ОКУД 0301009

При этом аббревиатура ОКУД расшифровывается как общероссийский классификатор.

Он применяется для каталогизации и упорядочивания специальной управленческой документации, применяемых в самых разных сферах – экономике, бухгалтерском учете и других.

Необходимо в обязательном порядке ориентироваться именно на ОКУД при составлении ведомости.

Так как только если ведомость составлена согласно данной базе она будет являться полностью правильной. Формат документации рассматриваемого типа полностью утвержден на законодательном уровне.

Каждая графа должна содержать именно ту информацию, которая требуется. Ошибки при составлении со стороны работодателя наказуемы специальными контролирующими органами.

Ведомость, по которой выдают зарплату ↑

Сегодня определенный бланк ведомости на выдачу зарплаты должен составляться непосредственно с учетом различных важных факторов.

Причем существуют обстоятельства, которые в некоторых случаях освобождают работодателя от необходимости формировать какой-либо отдельный документ.

Например, на работников, которым вся заработная плата перечисляется безналичным путем (на карту/счет в банке) необходимо составлять только ведомость №Т-49.

Расчетная (Т-51)

Ведомость рассматриваемого типа можно достаточно условно разделить на основную и табличную часть.

В основную включено следующее:

Наименование организации	Указывается полное название предприятия-работодателя (полное/сокращенное)
В графе «код ОКПО»	Указывают присвоенную комбинацию цифр в общероссийском классификаторе
В графе «начислено»	Прописываются суммы по различным видам оплаты
Отчетный период	Указывается начало и конец данного временного отрезка

На каждого работника в данной ведомости в обязательном порядке отводится только одна строка. Документ утверждается подписью главного редактора – обязательно расшифровываются инициалы.

В табличной части необходимо будет указать:

Графа №1	Порядковый номер работника
Графы №4, 3, 2	Вносятся сведения из личной карточки конкретного работника
Графы №7, 6, 5	Обозначаются данные из формы №Т-13
Подраздел под названием «Начислено за текущий месяц»	Обозначаются в соответствующих ячейках следующие выплаты работнику: служебные командировки; отпуск; по больничному листу
Графа №12	Обозначается итоговая сумма
В разделе «Удержано за месяц»	Указываются алименты, а также иные вычтенные из заработной платы суммы
Графа №17	Величина задолженности сотрудника непосредственно перед работодателем
Графа №18	Итоговая сумма

Платежная №Т-53

Платежная ведомость №Т-53 формируется для того, чтобы отразить сам факт выдачи официально трудоустроенным работникам заработной платы. Вместо данной ведомости допускается использовать РКО.

При этом по одной зарплатной ведомости данного типа можно выдавать оплату сразу нескольким сотрудникам.

Данный документ в обязательном порядке включает в себя следующие данные:

Номер документа	Порядковый номер конкретной ведомости (обычно их формируется сразу несколько)
Дата	Обозначается число, месяц и год формирования рассматриваемого документа

Вторая страница ведомости рассматриваемого типа в обязательном порядке включает в себя табличную часть.

При этом документ №Т-53 может включать в себя несколько листов. Потому они в обязательном порядке нумеруются согласно последовательности составления.

Табличная часть включает в себя следующие столбцы:

• номер по порядку;
• табельный номер конкретного сотрудника;
• Ф.И.О.;
• размер заработной платы, рублей;
• подпись самого сотрудника;
• примечание.

В нижней части документа обязательно наличие подписи главного бухгалтера.

Расчетно-платежная №Т-49

Расчетно-платежная ведомость также как и остальные аналогичные документы, содержит следующие разделы:

• основной;
• табличный.

Основной содержит следующие данные:

• наименование организации/структурного подразделения;
• сумма для оплаты в срок;
• подписи с расшифровкой главного бухгалтера и руководителя предприятия.

Табличная часть включает в себя следующие основные столбцы:

• порядковый номер;
• номер работника по табелю;
• должность и тарифная ставка;
• количество отработанного времени;
• начислено и удержано;
• сумма к выплате/задолженность;
• деньги получил – подпись.

Лицевая карточка сотрудника

На основании того же постановления Госкомстата №1 от 05.01.04 работодатель может формировать специальные личные карточки работников по форме №Т-2.

Данный документ в обязательном порядке содержит следующие основные разделы, заполнение которых обязательно:

• Ф.И.О.;
• дата рождения;
• место рождения;
• гражданство;
• знание иностранного языка;
• образование и профессия;
• стаж работы;
• гражданское состояние;
• состав семьи;
• паспортные данные;
• сведения о воинском учете.

Действия при утере документа ↑

Если документы рассматриваемого типа по какой-то причине были утеряны работодателем, то в данной истории работнику необходимо руководствоваться Письмом Министерства труда РФ №8389-ЮЛ от 27.11.01 г.

Согласно действующему законодательству работодатель несет ответственность за формирование и хранение личных карточек, зарплатных ведомостей.

Формирование и хранение документации рассматриваемого типа необходимо осуществлять с учетом положений соответствующей нормативно-правовой документации.

Так как за несоблюдение установленных правил работодатель понесет серьезную ответственность.

buhonline24.ru

Определение

Платежная ведомость — первичный учетный кассовый формуляр. Шаблон документа введен и утвержден Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04г. Бланку присвоен номер Т-53 и код 0301011 по классификатору делопроизводства ОКУД.

Форма Т-53 представляет собой минимально две страницы. Титульная предназначена для отображения данных об организации, подразделении, расчетном периоде. Вторая и последующие одинаковые страницы – для указания данных касаемо производимых выплат.

Причины использования

Назначением использования бланка ПВ является процесс осуществления наличных расчетов с персоналом организации.

Платежная ведомость – первичный документ, предназначенный для кассира. Оформляется в одном экземпляре.

Преимуществом использования ПВ являются компактность и лаконичность. Ведомость не содержит лишних сведений, позволяет производить выплату целому списку людей в срок до 5 рабочих дней (в отличие от расходного кассового ордера).

Допустимы ли исправления

В правилах ведения банковских и кассовых документов содержится запрет на внесение исправлений и уточнений.

Платежная ведомость в отличии от них имеет разрешение на корректировку информации, содержащейся в ней.

Имеется порядок внесения исправлений: нужно аккуратно перечеркнуть косой чертой по диагонали слева на право ошибочную информацию (например, ошибка в сумме к выплате по Иванову). Затем над зачеркнутым символом указать тот, что будет считаться верным. Не допускается зачеркивание крест-накрест, штриховыми линиями, использование корректора.

Процедура закрытия

Срок выдачи денежных средств работникам определяется руководителем организации. Продолжительность расчетов не может превышать времени, максимально допустимого Центробанком, а именно, 5 рабочих дней.

По истечении срока исполнения ведомости кассир приступает к процедуре закрытия. Она предполагает проверку полноты выплаты всем сотрудникам. Если остаются строки, в которых указаны работники, не явившиеся по тем или иным причинам для получения денежных средств, то нужно в них проставить пометки «Задепонировано» напротив каждой фамилии построчно.

Далее кассовый работник подсчитывает сумму произведенной выдачи и остаток по депоненту, заполняет соответствующие строки под списком работников. Проставление подписи внизу документа служит заверением вышеуказанной информации.

Завершающим моментом является оформление РКО к платежной ведомости.

Полностью заполненная ПВ направляется в бухгалтерию.

Хранение и учет

Все ПВ, поступившие в бухгалтерию компании, подлежат регистрации в журнале. Этот реестр является регистром бухгалтерского учета. Предназначен для сбора и систематизации информации о произведенных выплатах.

Он открывается и ведется работником бухгалтерской службы в рамках одного года. Допустимо ведение журнала как на бумажном носителе по форме, утвержденной учетной политикой, так и в специализированной электронной бухгалтерской программе.

Срок хранения комплекта документов составляет 5 лет.

Ответственные лица

По структуре платежной ведомости можно выделить две группы ответственных лиц: оформитель, исполнитель.

За составление ПВ в организации ответственным назначается бухгалтер. Его задачей является расчет сумм заработной платы, причитающейся работникам, и указание конечного результата в документе. Бухгалтер несет ответственность за все ошибки в документе: фамилии сотрудника, суммы выплат.

Вторым по порядку ответственности является кассир. Он ведет приемом, хранением и выдачей денежных средств. Несет полную материальную ответственность за вверенные ему ценности. Если в штате отсутствует единица кассира, обязанности возлагаются на бухгалтера.

Выплата зарплаты по ведомости

В каждой организации обязательно должно быть разработано положение по оплате труда. В этом документе руководитель устанавливает сроки выплаты зарплаты. Согласно ТК РФ, заработная плата должна выдаваться не реже двух раз в месяц. Допустимо и более частое произведение выплат, если это необходимо для поддержания трудовой дисциплины и мотивации работников к действиям.

Возможно безналичное и наличное произведение расчетов по оплате труда. В настоящей статье внимание акцентировано именно на наличной форме.

Для осуществления выплат в организации должно быть отведено специализированное оборудованное место. Очень часто ограниченность площади офиса и финансовые возможности компании не позволяют обеспечить обособленность помещения кассы, тогда выплаты ведутся в кабинете бухгалтерии или руководителя.

Работник, при получении денежных средств, должен пересчитать сумму и заверить подписью факт выплаты. Роспись получателя является гарантом для кассира. Претензии после ее проставления не принимаются.

Если сотрудник предприятия по тем или иным причинам не смог явиться для получения ЗП, то напротив его фамилии в ведомости проставляется пометка «Депонировано», а по окончании выдачи заработной платы депонированные суммы подлежат сдаче на расчетный счет в банке.

Допустимо хранение денежных средств в кассе в пределах допустимого лимита с обязательным последующим их целевым расходованием.

По итогам закрытия платежной ведомости кассир оформляет РКО и передает документ в бухгалтерию.

Кто подписывает

Кассир по итогам процедуры выплаты заработной платы проставляет подпись в графе «Выплату произвел».

Документ имеет силу только после заверения главным бухгалтером или лицом, на которого возложены его полномочия, в случае отсутствия последнего в штате.

Платежная ведомость подлежит обязательному утверждению руководителем организации. Своей подписью он подтверждает правильность и достоверность указанной в документе информации.

Форма и образец

Рассмотрим порядок заполнения документа ПВ.

Титульный лист:

1. Вначале заполняется полное наименование организации, а также указать структурное подразделение (если оно имеется).
2. Далее корреспондирующий счет – для коммерческих организаций это цифра 70.
3. Прописывается срок действия ПВ, который не может превышать 5 дней (Положение Банка России №373-П от 12.10.2011).
4. Указывается сумма, планируемая к выплате работникам предприятия, прописью и арабскими цифрами.
5. Указывается дата ПВ, присваивается ей порядковый номер согласно журналу регистрации.
6. В графе «расчетный период» указываются конкретные даты: половина или целый месяц.

Оборотная сторона:

1. Когда ПВ состоит из малого количества людей, допустимо оформление второй страницы на одном листе с оборотной стороны. ПВ в больших организациях имеют несколько страниц с перечнем работников.
2. Первый столбец основной таблицы ведомости предназначен для порядковой нумерации списка работников.
3. Второй – табельный номер (индивидуальный код работника, присвоенный при трудоустройстве в компанию).
4. В третий и четвертый раздел бухгалтер заносит ФИО работника и сумму з/п к выплате соответственно. Имя сотрудника рекомендуется указывать без сокращения до инициалов для исключения ошибки при выплате. Размер выплаты указывается только цифрами.
5. В пятой графе каждый работник ставит подпись о вручении денег. При неполучении з/п кассир проставляет пометку о депонировании.
6. Шестой столбик предназначен для указания дополнительной информации, например доверенности, заявления от сотрудника. Допустимо проставление прочерка при отсутствии сведений.
7. Под таблицей приведена строка для указания суммы фактической выплаты и размера депонента. Суммы указываются в двух форматах: цифровом и прописном.
8. Далее следуют поля для подписи кассира, указания номера и даты РКО.
9. Заключительными полями будут строка подписи проверившего лица (бухгалтера) и дата проверки.

znaybiz.ru

Как выглядит ведомость выдачи и начисления заработной платы

Бланк формы Т-49 «Расчетно-платежная ведомость» содержится в альбоме унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Как заполнить ведомость выдачи и начисления заработной платы

В шапке формы Т-49 необходимо для начала указать полное название фирмы, ее организационно-правовую форму, структурное подразделение, если таковое имеется, её код по ОКПО. Далее указывается период, в течение в которых должна быть осуществлена выплата из кассы, не более 5 рабочих дней и общая сумма выплаты зарплаты цифрами и прописью. Ведомость заверяет главный бухгалтер (при наличии) и руководитель, который дает разрешение на выплату заработной платы, а также указывается дата заверения. Указывается дата составления расчетно-платежной ведомости и ее номер. Т-49 нумеруются по порядку. Также указывается период, за который выдается заработная плата, например, с 01.03.2018 по 31.03.2018. Заполненная и подписанная руководителем и главным бухгалтером форма передается в кассу для выдачи денег. В первых трех графах заполняется информация о сотруднике – номер по порядку, табельный номер, должность.

Графа 4 – данные по заработной плате. Здесь необходимо указать тарифную ставку, сдельную оплату труда или оклад. 5, 6,7 графы это подсчет отработанных дней, которые заполняются на основании табеля учета рабочего времени, учитываются отработанные рабочие дни, а также отработанные праздничные и выходные дни, если таковые имеются. Причем отработанное время может быть учтено в днях, а может быть учтено в часах.

В графах с 8 по 14 нужно указать, сколько начислено сотрудникам за месяц, указываются начисления по видам оплат и общая сумма. Начисления могут быть разными – заработная плата, премии, переработки, пособия, отпускные, командировочные, больничные и прочее.

Следующие 4 графы — удержания. К удержаниям могут относиться – налог на доходы физических лиц (НДФЛ), алименты, удержания по исполнительным листам и прочее.

В графах 19, 20 необходимо указать сумму задолженности. Если фирма должна сотруднику, то эта сумма указывается в графе 19, если наоборот сотрудник задолжал перед фирмой, то заполняется графа 20.

21 графа – это итог всех расчетов, окончательная сумма к выдаче. Осталось указать фамилию, имя, отчество каждого сотрудника в графе 22 и в графе 23 поставить его подпись при получении денег. Если человек в день выдачи заработной платы не явился за деньгами, то по истечении трех дней невыданная сумма депонируется и об этом делается запись «Депонировано» прописью в графе 23 вместо подписи. На выданную сумму заработной платы по расчетно-платежной ведомости составляется расходный кассовый ордер.

В форме Т-49 обязательно указывается его номер и дата, они проставляются на последней странице расчетно-платежной ведомости. Ведомость также подписывает бухгалтер или кассир, который произвел расчеты, а также бухгалтер, который проверил все начисления и расчеты. Если одного листа не хватает для того, чтобы расположить всех работников, то распечатываются дополнительные листы таблицы. После того, как сведения по всем работникам заполнены, внизу пишется общее количество листов. Расчетно-платежная ведомость составляется в одном экземпляре бухгалтерией.

Какие еще документы необходимо выдать сотруднику при выдаче зарплаты

Помимо этого каждому работнику персонально при выплате заработной платы нужно выдать расчетный листок. Согласно Трудовому Кодексу РФ, при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Расчетный листок отражает данные по каждому сотруднику – количество отработанных дней, начисления, разбитые по видам, удержания также разбитые по видам, сумму, причитающуюся к выдаче. Расчетный листок не является унифицированным документом, поэтому форму такого листка организации разрабатывают самостоятельно. Расписываться в листке сотруднику не нужно, так как этот документ носит информационный характер, сотрудник только расписывается в его получении.

Можно ли исправлять ведомость выдачи и начисления заработной платы

У многих бухгалтеров возникает вопрос, можно ли исправлять расчетно-платежную ведомость. Расчетно-платежную ведомость можно исправлять. Если ошибку обнаружили до выдачи денег, то ведомость возвращают в бухгалтерию и переделывают, если ошибку выявили после выдачи денег, то ошибочные данные аккуратно зачеркивают, а потом вписывают правильные данные. Исправления заверяют своей подписью кассир, бухгалтер и руководитель организации. Также указывается дата исправления. Без даты и заверяющих подписей новые данные будут недействительны.

Источники заполнения ведомости выдачи и начисления заработной платы

Источниками для заполнения расчетно-платежной ведомости Т-49 являются:

• табель учета рабочего времени;
• штатное расписание;
• личные карточки сотрудников;
• листки нетрудоспособности;
• приказы о премиях, поощрениях и т.д.;
• исполнительные листы;
• и прочие документы.

Хранение и учет

Форма Т-49, по которой завершена выдача денег, хранится в бухгалтерии 5 лет при условии проведении проверки. При отсутствии лицевых счетов – 75 лет. Поскольку Т-49 считается обязательным бухгалтерским документом, то Налоговым кодексом РФ и ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте» определен этот срок хранения. В организации также ведется журнал, который называется №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей». Он применяется для учета и регистрации расчетно-платежных ведомостей по произведенным начислениям и выплатам сотрудникам. Он также хранится 5 лет.

rabotniky.com

Расчетная ведомость: для чего используется

Расчетная ведомость применяется для расчета заработной платы работникам организации (в т.ч. аванса – зарплаты за первую половину месяца).

Организация может применять как самостоятельно разработанную форму расчетной ведомости, так и форму № Т-51, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Опишем некоторые особенности составления расчетной ведомости на примере формы № Т-51.

Расчетная ведомость (форма № Т-51): особенности составления

Если организация применяет расчетно-платежную ведомость (к примеру, по форме № Т-49), отдельная расчетная ведомость уже не составляются.

Расчетная ведомость заполняется на всех работников, независимо от того, каким образом они получают заработную плату (наличными или путем перечисления на банковские карты).

Расчетная ведомость Т-51 составляется бухгалтерией в одном экземпляре.

Начисление заработной платы в расчетной ведомости производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ.

Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

В расчетных ведомостях, составляемых на компьютере, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Расчетная ведомость Т-51: скачать бланк

Найти расчетную ведомость (форму № Т-51) можно, обратившись к Постановлению Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, или по коду Т-51 в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».

Ведомость начисления заработной платы (бланк) скачать в формате Excel можно здесь.

glavkniga.ru