Что такое рко в бухгалтерии

Ведение бухгалтерского учета на предприятии предусматривает оформление ряда первичных документов. Расходный кассовый ордер входит в список одного из таких документов. Основные правила заполнения и форма бланка ордера, утверждены и закреплены в законодательных актах. Изучение и знание правил позволит индивидуальному предпринимателю (ИП) не допустить ошибок в своей практической деятельности.

Основные правила заполнения и применения

Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.

Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.

Рассмотрим главные правила оформления РКО.

Заполнение расходного кассового ордера может быть возложено:

на главного бухгалтера — в случае наличия в штате;
на кассира предприятия;
на руководителя/ ИП – в случае отсутствия в штате вышеуказанных должностей.

Выписывается РКО на определенный срок. Срок действия – один день, то есть средства должны и могут быть получены в день его составления. В случае несоблюдения этого требования необходимо выписывать новый ордер, действия по исправлению даты в старом не допускаются.

Расходный кассовый ордер должен составляться в единственном экземпляре.

Образец бланка РКО для ИП (пример):

Верно оформленный ордер в обязательном порядке предусматривает наличие подписей должностных лиц предприятия.

Кто должен и может подписывать РКО зависит от штата предприятия, а именно:

бухгалтер и кассир;
руководитель и кассир – при отсутствии в штате бухгалтера;
руководитель/ИП – при отсутствии в штате бухгалтера и кассира.

Согласно Указанию ЦентроБанка ордер может быть оформлен как в бумажном варианте, так и представлен в электронной форме.

РКО в электронной форме может быть подписан ИП с помощью электронной подписи.

При оформлении на бумаге расходный кассовый ордер может заполняться вручную или с использованием программно-технических средств (компьютеров). Заполнение от руки используется редко, так как это довольно длительный процесс. Но его не избежать в случае поломки компьютера или отсутствия электропитания на предприятии.

Последовательность действий, которые необходимо осуществить кассовому работнику при выдаче средств из кассы по РКО:

Проверить наличие всех необходимых подписей на документе и сверить их с карточками образцов. Карточки образцов всегда должны находиться в кассе.
Проверить, что сумма, указанная цифрами, соответствует сумме указанной прописью и отсутствуют ошибки.
Обратить внимание на фактическое наличие дополнительных документов, в случае если они указаны в РКО.
Провести сверку данных получателя наличных: фамилию, имя, отчество и данные паспорта должны совпадать с указанными в РКО.
Если замечания отсутствуют – кассир выдает денежные средства из кассы.
Совместно с выдачей денежной наличности передает ордер на подпись получателю, затем ставит собственную и заверяет штампом (печатью).
Кассир обязан осуществить запись по каждому выписанному РКО в кассовую книгу ИП.

Внимание! Исправление в РКО дат, фамилий, подписей недопустимо.

Существует перечень возможных на предприятии расходных операций, которые предусматривают оформление РКО. Например, это может быть выплата ежемесячной зарплаты, стипендий, выдача средств под отчет сотруднику на командировку, выдача наличности отдельному филиалу (подразделению) предприятия. Выплата ежемесячной зарплаты по РКО осуществляется на основании ведомости о начисленной зарплате.

Образец заполнения РКО на зарплату (пример):

Организация процесса хранения бумажных или электронных РКО осуществляется руководителем предприятия.

Также к обязанностям руководителя можно отнести:

Обеспечение кассира штампом или печатью (далее печать). Печать проставляется на ордере при осуществлении выдачи наличных. Также печать должна быть изготовлена надлежащим образом с обязательным указанием реквизитов.
Обеспечить наличие в кассе образцов подписей. Должны быть представлены образцы подписей лиц, в полномочия которых входит подписание кассовых документов.

ИП может ставить оттиск своей печати на РКО, но её проставление не регламентировано законодательством, т.е. необязательно.

Заполнение утвержденной формы бланка РКО

Форма (бланк), рассматриваемого бухгалтерского документа, утверждена Комитетом статистики РФ в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм учета кассовых операций … » № 88, последняя редакция от 03 мая 2000 г.). Номер утвержденной формы РКО, согласно постановлению – № КО-2.

Образец заполнения РКО для ИП (пример):

Рассмотрим подробнее нюансы правильного заполнения реквизитов бланка:

в строках «Организация» и «Структурное подразделение» указывается полное название, при отсутствии подразделения проставляется «——-» (прочерк);
«№ документа» и «Дата» должны быть идентичны регистрационному № в журнале регистрации расходных документов предприятия;

ячейки «Дебет» (код подразделения, № кор./счета, код аналитического учета по кор. счету) заполняются при использовании ИП таковых в учете, в случае отсутствия ставится «———» (прочерк);
строка «Кредит» — согласно плану счетов указывается счет — 50 «Касса»;
«Код назначения» — должен соответствовать цели выдачи. Ставится прочерк, в случае если предприятие не использует в учете целевые коды;
«Выдать» — указываются данные получателя, ФИО прописывается полностью, сокращения не допускаются;
«Основание». Например, можно указать следующее: аванс на командировку, выдача материальной помощи, выдача стипендий, зарплаты и прочее;
строка «Сумма» — заполняется прописью. Свободное место строки прочеркивается;
ячейка «Сумма» — заполняется цифровое значение;
«Приложение» — при наличии дополнительных документов заполняются реквизиты этих документов, например, доверенность.

Соблюдение выше представленных правил заполнения бланка и срока действия ордера позволит не допустить грубых ошибок и исправлений при оформлении и использовании РКО. С образцом утвержденного бланка можно также ознакомиться на сайте Комстата РФ.

ipprof.ru

Важные сведения ↑

Расходный кассовый ордер – бланк первичной учетной документации. Дает возможность обеспечить учет всех кассовых операций. Главным отличием данного БСО является наличие специальной формы унифицированного формата.

Маркируется он в разных нормативно-правовых документах как КО-2. Все законодательные акты, на основании которых происходит составление данных законодательных актов, выпускаются Центральным банком РФ.

Лицам, ответственным за составление подобных бланков, стоит заблаговременно рассмотреть следующие основные вопросы:

что это такое?
какова роль документа?
действующая нормативная база.

Что это такое

Для обозначения указанного выше документа также используется аббревиатура РКО. Она расшифровывается дословно – расходный кассовый ордер. Документ представляет собой одну из разновидностей БСО – бланков строгой отчетности.

Процедура составления данного документа связана с некоторыми особенностями. Все они перечисляются в специальных нормативных документах. РКО используется для решения одновременно множества различных задач.

Особенности использования документа рассматриваемого вида:

Выдача РКО	Может быть осуществлена только лишь при наличии документа, удостоверяющего личность
Если подпись получателя в РКО будет отсутствовать	Сумма, обозначенная в нем, будет указана как недостача (она обязательно взыскивается с ответственного лица)
Требуется наличие	Подписи руководителя предприятия
Если имеется подпись руководителя	Присутствует на дополнительно прилагаемых к РКО документах – наличие её на самом расходном кассовом ордере не обязательно

Расходный ордер должен быть составлен в соответствии с большим количеством самых разных правил, особенностей. Со всеми ними стоит ознакомиться заблаговременно.

Нарушение грозит достаточно серьезными штрафными санкциями со стороны контролирующих органов. Налоговая служба уделяет пристальное внимание подобным бумагам при проведении проверок вне зависимости от оснований.

Какова роль документа

Основное назначение расходного кассового ордера:

подтверждение факта осуществления оплаты;
учет наличных средств, выплаченных из кассы;
упрощение контроля за правильностью начисления налоговой базы, вычисления прибыли различными органами;
упрощение ведения налоговой и бухгалтерской отчетности.

Расходный кассовый ордер содержит достаточно большое количество самых разных данных. Формат его устанавливается постановлениями Госкомстата РФ №88 от 18.08.98 г.

Применение данного учетного документам требуется во всех коммерческих организациях, которые осуществляют реализацию товаров или же услуг.

Соблюдение формата строго обязательно. Изготовление его должно осуществляться одним из способов:

в типографии;
с помощью специальных средств автоматизации печати.

Этому моменту стоит уделить внимание. Так как несоблюдение формата РКО может привести к признанию его недействительным. Как следствие – назначение административной ответственности в виде штрафа.

Ранее нередко именно расчетный кассовый ордер использовался для отмывания денег, реализации всевозможных коррупционных схем. Это служит одной из причин по которой налоговая служба уделяет пристальное внимание проверке РКО.

Действующая нормативная база

При ведении всевозможных операций, связанных с работой кассы, необходимо опираться на нормативы Указания Банка РФ №3210-У от 11.03.14 г. «О порядке ведения кассовых операций». Именно этот нормативный документ является основным.

Все отраженные в нем указания требуется соблюдать неукоснительно. Он включает в себя всего два раздела:

указание;
приложение. Определение лимита остатка наличных денег.

Важно помнить о ежегодном реформировании законодательства. Касается это также обозначенного выше Указания Банка РФ.

К основным новшествам заполнения документов, принятым в 2015 году, необходимо отнести:

Если документ выполняется на бумажном носителе	В него не допускается вносить какие-либо правки
При необходимости возможно составлять РКО в электронной форме	Но для этого необходимо будет проставлять электронную подпись
Лист №2 кассовой книги	Куда обязательно вносятся данные о расчетном кассовом ордере, заполнять необходимость отсутствует
Более нет необходимости	Указывать в ордере сумму прописью
В подотчет	Средства выдаются на основании заявления самого работника

Аналогичным образом обстоят дела касательно документов другого типа. Все обновленные законодательные акты, регулирующие ведение рассматриваемого типа бумаг, публикуются в интернете, на официальных сайтах ведомств.

Ответственным лицам важно постоянно следить за всеми обновлениями законодательства. В первую очередь это касается руководителей, главных бухгалтеров. Также кассиров, иных лиц, имеющих непосредственное отношение к кассовому делу.

Возникающие нюансы ↑

Процесс составления документов данного типа не сложен, но имеет свои нюансы и особенности. Это касается в первую очередь именно формата РКО.

Регламент составления установлен законодательством. Если по какой-то причине опыт составления документа данного вида отсутствует у ответственного лица необходимо будет изучить верно составленный образец.

Существенные вопросы, рассмотреть которые требуется заблаговременно:

утвержденная форма;
кем подписывается;
действия при возникновении ошибок.

Утвержденная форма

При заполнении форму документа РКО следует ориентироваться на формат №КО-2.

Сам процесс заполнения документа имеет вид:

В разделе «организация»	Прописывается полное официальное наименование учреждения, выдавшего документ
В разделе «структурное подразделение»	Обозначается наименование структурного подразделения, которое занимается выдачей расчетного кассового ордера
Раздел «номер документа»	Прописывается порядковый номер РКО со ссылкой на журнал регистрации расходных/приходных документов
Далее обязательно проставляется «дата составления»	Указывается дата, когда деньги были из кассы организации выданы на руки частному лицу
«дебет»	Обозначается код структурного подразделения где производится выдача средств
«Кредит»	Указывается номер счета бухгалтерского
«сумма, руб. коп.»	Прописывается сумма денег, которая была выдана (обязательно цифрами)
«код целевого назначения»	Указывается код, который положено прописывать при использовании выбывших из кассы денег (в случае отсутствия необходимости использования кодов данного типа проставляется прочерк)
Строка «выдать»	Указывается фамилия/имя/отчество лица обязательно в дательном падеже (кому будут выданы деньги)
Раздел «основание»	Прописывается полное содержание операции хозяйственного характера, например: для передачи в банк; аванс; аванс на командировочные расходы; заработная плата; материальная помощь; иное (имеются установленные формулировки отражения информации)
«сумма»	Пропись с заглавной буквы обозначается сумма, которая выдается в рублях непосредственно из кассы (копейки обозначаются цифрами и оставшееся свободным место в разделе обязательно должно быть зачеркнуто)
«приложение»	Специальный раздел для указания всех прилагаемых к расчетному кассовому ордеру дополнительных первичных учетных документов на основании которых производится выдача денег из кассы

Нередко оформляется специальная доверенность на получение денег. Если она имеется и средства выдаются на основании неё – этот факт указывается обязательно.

В перечень дополнительно прилагаемых бумаг могут входить следующие:

приказ;
квитанция;
заявление;
иное.

Далее, после всех обозначенных выше данных, обязательно проставляются подписи с расшифровкой следующих должностных лиц:

главного бухгалтера;
руководителя организации.

Еще ниже остается место для заполнения лицом, которое получает деньги из кассы:

Раздел «получил»	Обозначаются обязательно прописью, с заглавной буквы количество полученных средств (обязательно в рублях и копейках)
Чуть ниже обязательно проставляется дата	Получения денег из кассы, а также подпись с расшифровкой

Если осталось свободное место – оно обязательно должно быть зачеркнуто. Требуется это во избежание дописывания дополнительных данных. Ниже присутствует ещё строки.

Они заполняются непосредственно кассиром. В перечень вносимых данных включено следующее:

наименование;
дата, место оформления документа, который удостоверяет личность конкретного получателя;
индивидуальный порядковый номер;
проставляется подпись, а также расшифровка ответственного лица (кассира).

В интернете можно без труда скачать бланк рассматриваемого расходного кассового ордера. Но стоит использовать только лишь проверенные, хорошо себя зарекомендовавшие источники.

Кем подписывается

Главной особенностью расходного кассового ордера является необходимость его подписания одновременно несколькими лицами.

Стандартная форма №КО-2 должна иметь на себе подписи с расшифровкой от следующих лиц:

руководителя предприятия;
главного бухгалтера;
самого кассира;
получателя денег.

В зависимости от присутствия некоторых факторов наличие подписи руководителя может не понадобится. Но стоит заранее уделить этому вопросу пристальное внимание. Так как нарушение формата приводит к признанию РКО ничтожным, недействительным.

Действия при возникновении ошибки

При ручном и даже электронном заполнении расчетного кассового ордера всегда имеется вероятность допущения ошибки. Так как имеет место человеческий фактор.

В случае обнаружения ошибки расходный кассовый ордер:

должен быть уничтожен;
печатается заново и заполняется.

Данный порядок действия имеет место в любом учреждении, вне зависимости от формата его деятельности и организационно-правовой формы.

Процесс составления РКО связан с некоторыми сложностями, особенностями. С целью избежать различных затруднений стоит заблаговременно ознакомиться с законодательными актами.

buhonline24.ru

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер – это документ, при предъявлении которого производится получение денежных средств с кассы. Данный документ имеет унифицированную форму КО-2, подтверждённую постановлением Госкомстата России от 18.08.98 №88.

Согласно статьям 14 – 21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденным решением Совета директоров Центрального банка России 22 сентября 1993 г. №40, существуют определённый регламент заполнения формы КО-2 и выдачи наличных средств кассами организаций.

В каких случаях используется форма КО-2

Согласно Положению Банка России №373-П использование формы КО-2 допустимо в следующих случаях:

В случае необходимости перечисления денежной выручки организации на расчетный счет банка.
Когда наличные средства необходимо использовать сотруднику для осуществления им предпринимательской деятельности в целях данной организации. В этом случае в документе нужно указать сумму средств к выдаче и период, на который она выдается.
При выдаче денежных средств сотруднику на личные расходы.
Когда наличные средства необходимы для нужд предприятия (например, ремонт оборудования), тогда в документе указывается конкретная цель для их выдачи, которая не противоречит Указанию ЦБ РФ № 1843-У.
Когда частный предприниматель снимет деньги для нужд собственного частного предприятия, при этом в его предприятии отсутствуют другие работники кроме него.

Заполнение расходного кассового ордера

Заполнять документ имеет право только бухгалтерский работник (или ответственное за это лицо). Выдается документ в единственном экземпляре.

В случае наличия ошибок в оформлении документ считается недействительным.

Заполнение заголовка

В заголовке документа необходимо указать название организации и, если имеется, название структурного подразделения. В противном случае ставится прочерк.

Заполнение граф

Код формы по ОКУД (общероссийской классификации управленческой документации) – 0320002. Код предприятия (организации) по ОКПО (общей классификации предприятий и организаций) можно узнать в Росстате (раннее Госкомстат).

Номер документа должен соответствовать номеру в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Журнал имеет форму КО-3.

Дата составления расходного кассового ордера должна соответствовать дате выдачи наличных средств с кассы. В соответствующей графе указывается дата арабскими цифрами в следующем формате: ДД.ММ.ГГГГ.

Графа «Дебет, код структурного подразделения» должна заполняться, если операция по выдаче денег производится в структурном подразделении организации (структурным подразделением называется отдел, работающий в индивидуальном направлении и не пересекающийся с основной деятельностью организации кроме отдела кадров, бухгалтерии и общей администрации. Пример такого подразделения: отдел магазина). В противном случае ставится прочерк.

В графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» должны указываться номер счета и при необходимости номер субсчета, по дебету которого отражается снятие денежных средств из кассы организации. Иными словами, здесь должен быть указан номер счета, на который должны поступить средства.

В графе «Дебет, код аналитического учета» указывается соответствующий код учета по счету, указанному в графе «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет». Данная графа заполняется в случае, если в организации предусмотрено использование таких кодов. В противном случае графа перечеркивается.

Графа «Кредит» должна содержать номер счета, по кредиту которого снимаются денежные средства с кассы. То есть номер счета, с которого перечисляются деньги.

В графе «Сумма, руб. коп.» указывается арабскими цифрами в российских рублях денежная сумма, выдаваемая из кассы организации.

В графе «Код целевого назначения» указывается код назначения использования поступивших средств. Данная графа не заполняется в случае, если организация не использует соответствующую систему кодирования.

Заполнение строк

Заполнение строк в форме КО-2 выполняется следующим образом:

В строке «Выдать __» записывается полностью ФИО лица, которому производится выдача денежных средств, в дательном падеже.
В строке «Основание __» бухгалтер должен указать содержание финансовой операции, то есть цель, причину или на основании какого повода происходит передача средств данному лицу. В зависимости от целей, описанных в пункте «В каких случаях используется форма КО-2», в строке прописывается следующее: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка», «Для оплаты услуг» и др.
В строке «Сумма __» указывается сумма денежных средств, снимающихся с кассы. Причем рубли указываются прописью с начала строчки и с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Оставшееся место после записи перечёркивается. Следует также отметить, что, если в графе «Сумма, руб. коп.» выдаваемая сумма указана с копейками независимо от числового значения (например, 500-00), то в строке также должны быть указаны копейки («Пятьсот рублей 00 копеек»). Если же не указано значение в копейках (500-), то его не указывают и в строке («Пятьсот рублей»).
В строке «Приложение __» указываются прилагаемые документы, на основании которых происходит выдача средств с кассы.

Если средства выдаются лицу сторонней компании, то среди документов у него должна быть доверенность от своей организации на получение денежных средств.

Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Требования к проведению операции

Оформленный бухгалтером расходный кассовый ордер должен быть обязательно зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Далее он подписывается руководителем и главным бухгалтером (или лицом, имеющим соответствующие полномочия). Стоит отметить, что подпись руководителя не обязательна, если таковая имеется в других документах, прилагаемых к расходнику.

Правильно заполненный бланк передается кассиру, который обязан проверить правильность составления документа и требовать удостоверения личности. Денежные средства кассир обязан выдавать только лицу, данные которого указаны в бланке. Если при оформлении бланка была допущена ошибка, то кассир обязан вернуть бланк в бухгалтерию.

Далее в строке «Получил __» лицо, которому выдаются деньги из кассы, должно указать полученную сумму, уже собственноручно заполняя по тем же правилам, по которым заполняется строка «Сумма __», расписаться и поставить дату в соответствующих строках.

Средства могут выдаваться как в российской, так и в зарубежной валюте

После реализации операции по выдаче денег по РКО кассир обязан зафиксировать паспортные данные получателя в строке «По __». Затем, расписаться, дать расшифровку подписи и проставить дату проведения операции в соответствующих строках. В приложенных к расходнику документах он должен поставить печать «Оплачено» или проштамповать их с указанием даты проведения операции

Важно помнить, что бланк ордера остается в кассе после выдачи денег!

Ведение РКО в электронном виде

Ведение РКО допустимо и в электронном виде. Важно, чтобы оформление соответствовало унифицированной форме КО-2.

Вести форму КО-2 можно в специальных программах, например, «БухСофт онлайн», «1С: Бухгалтерия» и др. При этом последовательность и правила заполнения документа сохраняются.

Оформленный документ в форме КО-2 должен быть распечатан на принтере перед выдачей наличных средств. После распечатки его подписывают уполномоченные лица, и дальнейшая процедура не отличается от описанной выше.

Таким образом, снятие денежных средств с помощью расходного кассового ордера в форме КО-2 является вполне законным и не должно вызвать затруднений при использовании.

ru-act.com

Обходим подводные камни при заполнении расходного кассового ордера

Наверное, все, кому так или иначе приходилось иметь по работе дело с деньгами, знают, что такое расходный кассовый ордер. Документ первичного учета, предназначенный для документирования движения денежных средств по кассе, другие часто используемые его названия – РКО, расходник, бухгалтерам он известен еще как форма №КО-2. Казалось бы, заполнение расходного кассового ордера – дело нехитрое, но есть ряд тонкостей и нюансов, о которых нужно обязательно помнить. Наверное, все, кому так или иначе приходилось иметь по работе дело с деньгами, знают, что такое расходный кассовый ордер. Документ первичного учета, предназначенный для документирования движения денежных средств по кассе, другие часто используемые его названия – РКО, расходник, бухгалтерам он известен еще как форма №КО-2. Казалось бы, заполнение расходного кассового ордера – дело нехитрое, но есть ряд тонкостей и нюансов, о которых нужно обязательно помнить.

Когда заполняется расходник и кто его подписывает?

Расходный кассовый ордер обязательно нужен при выдаче наличных на хозяйственные нужды и командировочные расходы в подотчет сотрудникам, выдаче наличными займа работнику, в случае выплаты заработной платы, при сдаче наличных в банк и в ряде других случаев.
Вне зависимости от того, ведет предприятие бухгалтерский учет на бумаге или в электронном виде, РКО заполняется на бумаге, так как в обязательном порядке требует подписи руководителя предприятия, главного бухгалтера или другого уполномоченного лица. Отдельно отметим, что по текущему законодательству нельзя подписывать этот документ даже с помощью электронно-цифровой подписи. Расходный кассовый ордер может быть не подписан руководителем предприятия только в том случае, если его разрешение на выдачу наличных средств есть в приложенных документах – ими могут быть заявления, счета и др.

Получатель денег по расходному ордеру обязан предъявить паспорт или другое удостоверение личности. Кроме того, он пишет в расходнике расписку в получении средств, с указанием суммы прописью (копейки — цифрами). При отсутствии такой расписки сумма, выданная из кассы, может быть взыскана с кассира как недостача. Помарки и исправления по правилам заполнения расходного кассового ордера не допускаются.

Правила заполнения расходного кассового ордера

А теперь обратимся непосредственно к форме расходного кассового ордера и ее правильному заполнению

Любой РКО содержит стандартный перечень реквизитов. Давайте посмотрим по порядку, как и что в них заполнять.
. В поле «Организация» необходимо указать название предприятия, оформившего расходник.
2. Поле «Структурное подразделение» является необязательным. При необходимости в нем уточняется структурное подразделение, где оформлен РКО.
3. Порядковый номер ордера нужно указать в поле «Номер документа». Отметим, что в случае ведения расходных кассовых ордеров следует обеспечивать их непрерывную нумерацию.
4. В графе «Дата составления», соответственно, заполняется дата оформления расходника.
5. Поле «Код структурного подразделения» следует заполнять в том случае, если указано конкретное структурное подразделение (см. пункт 2). Как очевидно из наименования, в нем нужно указать код подразделения, откуда расходуются денежные средства.
6. В поле «Корреспондирующий счет, субсчет» заполняется дебетовый счет бухгалтерской операции, формируемой на основании расходного ордера.
7. Поле «Код аналитического учета» предназначено для определения объекта аналитического учета корреспондентского счета.
8. В графе «Кредит» следует указывать счет по кредиту бухгалтерской операции, формируемой на основании ордера (как правило, это счет 50 — «Касса»).
9. В поле «Сумма, руб. коп.» заполняется сумма цифрами.
10. Получатель наличных денег (ФИО полностью) указывается в поле «Выдать».
11. Обратим внимание на поле «Основание», в котором заполняется назначение использования выдаваемых денежных средств. Это поле обязательно к заполнению, так как основание, прописанное в расходном кассовом ордере, – важный элемент учета использования денежных средств.
12. В графе «Сумма» заполняется с заглавной буквы сумма к получению прописью в рублях. Слово «рубль» («рублей», «рубля») пишется полностью, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также сокращать не следует.
13. В поле «Приложение» указывается список прилагаемых документов с их реквизитами.
14. Поле «Получил» заполняет получатель наличных денежных средств по расходному кассовому ордеру. В нем указывается сумма выданных денежных средств в рублях и копейках прописью с заглавной буквы.
15. В графе «По» указывается документ, удостоверяющий личность получателя денег (его наименование, номер, дата и место выдачи).

Отметим еще, что на сегодняшний день печать на расходном кассовом ордере не обязательна. Если получателем денежных средств является юридическое лицо, его печать на РКО тоже не нужна.

Для ИП все проще

Согласно Указанию Банка России от 11.03.2014 N 3210-У ведение кассовых документов ИП упрощено. Так, ИП могут не составлять расходники в случае выдачи денег на собственные личные нужды ИП или для внесения на свой расчетный счет. Но по-прежнему следует заполнять расходные кассовые ордера на операции с прочими лицами (выдача денег подотчетному лицу, выплата заработной платы из кассы).

Приходные и расходные кассовые ордера: порядок оформления, правила заполнения и образец

Приходные и расходные кассовые ордера выступают в качестве первичных документов. Они подтверждают финансовые операции, связанные с выдачей и приемом денежных средств. Оформление приходных и расходных кассовых ордеров производится по определенным правилам. Рассмотрим основные предписания.

Расходный и приходный кассовый ордер: бланк

При получении наличности операционист вносит соответствующие сведения в форму КО-1, а при выдаче – КО-2. Заполнение приходных и расходных кассовых ордеров осуществляется так, чтобы специалисты, проверяющие документы, смогли четко понять их содержание. В бумаги вносятся все обязательные реквизиты. В приходные и расходные кассовые ордера вписывается основание, по которым они составляются. В них также приводится перечень прилагаемых (сопроводительных) документов.

Приходные и расходные кассовые ордера подписываются ответственным сотрудником непосредственно после совершения соответствующей операции. Документы, приложенные к ним, должны быть погашены штампом либо отметкой «Оплачено». При этом в обязательном порядке проставляется дата во избежание повторного использования бумаг. Согласно действующим правилам в приходные и расходные кассовые ордера не допускается вносить никаких исправлений, даже если они оговорены.

Форма КО-1

Заполнять приходный ордер нужно в одном экземпляре. Форма состоит из 2 разделов. Первый – непосредственно приходный ордер, а второй – отрывной листок – квитанция. Последняя выдается лицу, внесшему средства. В строке «Основание» указывается содержание выполненной операции. К примеру, это может быть «оплата счета № 321 от 1.02.2017 г.». В поле «В том числе» приводится величина НДС. Сумма указывается цифрами. Если налог не предусмотрен, то следует написать «Без НДС». В поле «Приложение» перечисляются документы, которыми сопровождается ордер. Корреспондирующий счет ставится в зависимости от источника средств. Код подразделения указывают операционисты обособленных структурных отделений предприятия. Ячейка «Дебет» должна содержать счет кассы в соответствии с планом. Нумерация документов сквозная, устанавливается на один год. В форме не должно присутствовать номеров, записанных не по порядку, или задвоенных кодов. Обязательным реквизитом считается ОКПО. Сведения указываются в соответствии со справкой, выданной органом госстатистики. Название организации указывается в том же виде, в котором оно присутствует в учредительной документации. Если на предприятии утверждены коды аналитики, в ордере необходимо их указать. На документе присутствует ячейка «целевое назначение». Она заполняется только некоммерческими предприятиями с соответствующим финансированием.

Особенности заверения

Приходный ордер визируется в бухгалтерии. Если уполномоченные на визирование документа специалисты отсутствуют, то это делает руководитель предприятия. Директор организации своим распоряжением может возложить обязанность по подписанию ордеров на другого сотрудника. При этом его кандидатуру руководитель должен согласовать с главным бухгалтером. Если директор предприятия самостоятельно проводит финансовые операции, то приходные, расходные кассовые ордера, кассовая книга составляются и подписываются им же.

Проставление печати

Оттиск должен располагаться на части формы с отметкой «М. П.» и захватывать квитанцию. Законодательство не предусматривает специальных правил по проставлению печати. На практике принято располагать 60 % от него на основной части, а 40 % — на квитанции. Некоторые рекомендации приводятся в постановлении Госкомстата № 88 от 18.08.1998 г. Законодательство также не устанавливает конкретный перечень реквизитов, которые должны размещаться на печати операциониста. Целесообразно включать в штамп сведения, которые ранее считались обязательными:

Наименование предприятия (полное и на русском языке), организационно-правовой тип.
Местонахождение.
Регистрационный номер.

Документ на выдачу средств

Расходный ордер также оформляется в одном экземпляре. При выдаче средств сотруднику под отчет форму следует составлять в соответствии с его письменным заявлением. Оно может быть в свободной форме. Заявление должно подписываться руководителем предприятия. В нем указывается:

Содержание документа

В поле «Основание» указывается выполненная операция. К примеру, это может быть «возврат перерасхода по отчету № 123 от 02.03.2017 г.». В поле «Приложение» указываются первичные и прочие документы. При этом приводятся их номера и даты составления. В качестве приложений могут выступать заявки на выдачу средств, счета и так далее. Правила оформления ф. КО-2 предусматриваются в Методических рекомендациях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88. Не допускается вносить никакие исправления в расходный ордер. Документ также подписывается главным бухгалтером, руководителем или иным лицом, уполномоченным им. Предприниматели, которые ведут учет затрат и доходов либо физических показателей, согласно налоговому законодательству, могут не оформлять расходные ордера.

Действия операциониста

При выдаче средств по расходным ордерам кассир должен проверить:

Наличие обязательных подписей и их соответствие образцам.
Равенство сумм, указанных прописью и цифрами.
Наличие документов, приведенных в форме.
Соответствие Ф.И.О. в ордере сведениям, предоставленным получателем.

После этого операционист готовит необходимую сумму, передает платежный документ принимающему их лицу. В ордере получатель должен указать количество рублей (прописью) и копеек (цифрами). Лицо также ставит свою подпись и дату. Операционист должен пересчитать приготовленные деньги. При этом получатель должен видеть, как кассир это делает. Принявший средства субъект также пересчитывает их под наблюдением операциониста. Если этого сделано не будет, впоследствии получатель не может предъявить кассиру претензии по выданной сумме. После этого операционист должен подписать платежный документ.

Важные моменты

Кассир выдает средства исключительно тому лицу, сведения о котором указаны в ордере. Последний предъявляет документ, подтверждающий его личность. Если выдача производится по доверенности, необходимо проверить соответствие Ф.И.О. получателя, приведенные в ордере, сведениям о представляемом лице. Документ, подтверждающий полномочия фактического получателя, прилагается к платежной форме. Если по доверенности будет осуществляться несколько выплат или в разных организациях, к ордеру прикладывается копия. Оригинал должен остаться у операциониста, совершившего последнюю выдачу.

Учет приходных, расходных кассовых ордеров

На предприятиях, составляющих рассмотренные выше документы, должен обеспечиваться контроль операций с денежными средствами. Для этого необходимо вести журнал приходно-расходных кассовых ордеров. В нем фиксируются реквизиты платежных форм перед их передачей операционисту. Ордера, оформленные на ведомостях на выдачу з/п и прочих аналогичных сумм, вносятся в книгу после предоставления средств получателям. Соответствующее правило закреплено в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата № 88.

На практике часто возникает вопрос: на какой период необходимо открывать журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров? Стоит отметить, что законодательство не предусматривает каких-либо ограничений по срокам. В этой связи вопросы, касающиеся периода использования журнала, бухгалтер решает самостоятельно. Открыть книгу можно на год, месяц, квартал. При принятии соответствующего решения следует учитывать число операций.

Ответственность за нарушение правил

К предприятиям, не выполняющим предписания по ведению кассовых операций, применяются меры, предусмотренные законодательством. Ответственность устанавливается различными нормативными актами. В их числе — президентский Указ № 840 от 25.07.2003 г. В 15-й главе КоАП предусматривается статья 15.1. Она фиксирует меры ответственности за нарушение правил работы с наличностью и порядка осуществления кассовых операций. В случае превышения размеров сумм, предназначенных для расчета с контрагентами, неоприходования (частичного или полного) поступивших средств, несоблюдения предписаний по хранению свободных денег сверх лимитов предусматривается административный штраф: 40-50 МРОТ — для должностных лиц, 400-500 МРОТ – для организаций.

Заключение

Оформление ордеров – задача весьма ответственная. Как выше было сказано, в документах не допускаются исправления, ошибки и помарки. Операционист, ответственный за их составление, должен помнить, что ордер – форма строгой отчетности. Поэтому не следует допускать порчи документов. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов заполненный ордер будет считаться недействительным.

Эти 10 мелочей мужчина всегда замечает в женщине Думаете, ваш мужчина ничего не смыслит в женской психологии? Это не так. От взгляда любящего вас партнера не укроется ни единая мелочь. И вот 10 вещей.

15 симптомов рака, которые женщины чаще всего игнорируют Многие признаки рака похожи на симптомы других заболеваний или состояний, поэтому их часто игнорируют. Обращайте внимание на свое тело. Если вы замети.

7 частей тела, которые не следует трогать руками Думайте о своем теле, как о храме: вы можете его использовать, но есть некоторые священные места, которые нельзя трогать руками. Исследования показыва.

Чарли Гард умер за неделю до своего первого дня рождения Чарли Гард, неизлечимо больной младенец, о котором говорит весь мир, умер 28 июля, за неделю до своего первого дня рождения.

9 знаменитых женщин, которые влюблялись в женщин Проявление интереса не к противоположному полу не является чем-то необычным. Вы вряд ли сможете удивить или потрясти кого-то, если признаетесь в том.

Зачем нужен крошечный карман на джинсах? Все знают, что есть крошечный карман на джинсах, но мало кто задумывался, зачем он может быть нужен. Интересно, что первоначально он был местом для хр.

Расходный кассовый ордер: для чего он нужен и как правильно его заполнить

Ведение операций с наличными деньгами требует соблюдения строгой кассовой дисциплины, которая предполагает также правильное заполнение первичных кассовых документов. Здесь вы сможете скачать бланк расходного кассового ордера и узнать, как правильно его заполнить.

Для чего нужен расходный кассовый ордер?

Если возникает необходимость выдать из кассы предприятия наличные средства, это делается по расходному кассовому ордеру, который относится к первичным бухгалтерским документам и имеет унифицированную форму КО-2, которая является общепринятой для всех учреждений (как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей), работающих с наличными деньгами, кроме кредитных организаций. Это утверждено «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был принят Советом Директоров Центробанка России в 1993 году.

Бланк РКО (расходного кассового ордера) заполняется вручную (хотя возможен и вариант компьютерного заполнения) при выдаче из кассы наличных денег, например, подотчетным лицам. Исправления и ошибки в бланке не допускаются, а если они все же есть, необходимо выписать новый ордер на новом бланке. Ордер заполняется в одном экземпляре бухгалтером, кассиром или лицом, которое уполномочено работать с наличными средствами по письменному приказу руководителя организации. Образец расходного кассового ордера можно найти на нашем сайте.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег. Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат). В противном случае выданная сумма может быть признана недостачей и взыскана с ответственного лица – кассира или бухгалтера, ведущего кассу предприятия.

Как правильно заполнить расходный ордер?

Заполнение расходного кассового ордера требует внимания, аккуратности и знания элементарных требований ведения бухгалтерской документации. Но довольно часто сотрудники пренебрегают правилами и допускают при оформлении кассовой документации непростительные ошибки. Как же именно нужно заполнять РКО? Представляем пошаговую инструкцию для тех, кто работает с наличными средствами и занимается ведением кассовых операций.

В заголовке расходного кассового ордера необходимо указать наименование предприятия и его структурного подразделения (если такие имеются, а если нет – в строке «структурное подразделение» ставится прочерк).
Графа «Код ОКПО» заполняется согласно данным государственной статистики. Коды присваиваются при регистрации предприятия.
Графа «Номер документа» предполагает указание номера ордера по порядку. Нумерация идет непрерывно в течение всего календарного года, и начинается заново с 1 января следующего года. При этом нумерация ордеров должна соответствовать записям в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (унифицированная форма КО-3).
В графе «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных. Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, что означает написание числа и месяца двумя цифрами, а года – четырьмя. Например, 08.02.2014.
Графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются в тех организациях, которые применяют упрощенную систему налогообложения. В этом случае их просто нужно оставить пустыми.
В графе «Сумма, руб.,коп.» указывается размер выданной из кассы суммы в цифровом формате через запятую. Например, 1678,45 рубля.
Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, если предприятие использует систему кодов для расхода и прихода средств. В противном случае графу оставляют пустой.
В графе «Выдать» необходимо указать фамилию, имя и отчества сотрудника в дательном падеже, которому выдаются деньги. Например, Соколовой Инне Петровне.
В графе «Основание» указывается основание для выдачи средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем.
В графе «Сумма» указывается сумма выданных средств прописью. При этом количество рублей пишется с заглавной буквы и с начала строки, а копейки, указываются цифрами.
Графа «Приложение» должна содержать перечень первичных документов с датами и номерами, на основании которых производится выдача наличных. Это могут быть распоряжения или приказы (выписки из приказов) руководителя, договора, квитанции или доверенности.
Графу «Получил» должен заполнить тот, кто получает наличные. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с заглавной буквы, рубли нужно писать прописью, а копейки – цифрами. Под суммой получатель должен поставить свою подпись и дату получения средств.
В графу «По» нужно вписать название предъявленного получателем документа (он должен удостоверять личность), его номер, дату и место выдачи. Графа может быть заполнена как получателем средств, так и сотрудником, который осуществляет выдачу наличных.
В графе «Выдал» кассир указывает свои данные: фамилию, имя, отчество. Графа должна заполняться только после того, как наличные выданы.

Что делать с заполненным расходным ордером?

Теперь, когда уже понятно, как заполнять расходный кассовых ордер, осталось выяснить, что делать потом с этим документом? И кто подписывает его кроме кассира, выдавшего средства?

Расходный ордер подписывает руководитель предприятия или лицо, уполномоченное подписывать такие документы, и главный бухгалтер (все это делается до того, как деньги выдаются на руки получателю). Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия, так как он удостоверяет расход средств и является подтверждением того, что наличные деньги были выданы на законных основаниях и не могут считаться недостачей. Ордер вместе с документами, являющимися основанием для расхода средств, подшивается в кассовую книгу. Он ни в коем случае НЕ ВЫДАЕТСЯ на руки тому, кто получает наличные деньги из кассы

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 703-35-96 (Москва)
+7 (812) 309-82-63 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Источники: http://kdpconsulting.ru/buhgalteriya/info/2055-obhodim-podvodnye-kamni-pri-zapolnenii-rashodnogo-kassovogo-ordera.html, http://fb.ru/article/299923/prihodnyie-i-rashodnyie-kassovyie-ordera-poryadok-oformleniya-pravila-zapolneniya-i-obrazets, http://moyafirma.com/buhgalteriya/rashodnyj-kassovyj-order-dlya-chego-on-nuzhen-i-kak-pravilno-ego-zapolnit.html

buhnalogy.ru

Методологические указания

Учет кассовых операций регламентируется указанием Центрального банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Рекомендуем в обязательном порядке ознакомиться с ним главным бухгалтерам, кассирам и другим сотрудникам финансовой службы предприятия, работающим с кассовыми документами. Также стоит ознакомиться с указанием ЦБ РФ от 7 октября 2013 г. N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов».

Получатели бюджетных средств дополнительно учитывают нормативные акты, касающиеся регулирования кассовых операций при бюджетном финансировании.

Индивидуальные предприниматели могут не вести учет кассовых операций в 1С, не должны устанавливать лимит денежных средств. При этом такие документы, как КУДР, должны вестись обязательно, т.к. не относится к кассовым.

Не обязаны устанавливать лимит денежных средств малые предприятия (численность до 100 человек и готовая выручка – до 800 млн.руб., в т.ч. микропредприятия – организации с численностью до 15 человек и выручкой до 150 млн.руб.). Остальные предприятия устанавливают лимит наличных денежных средств, при превышении которого наличные денежные средства должны сдаваться в банк. Исключение делается для денежных средств, назначение которых – оплата заработной платы и подобные выплаты. В дни выплаты зарплаты на срок до 5 рабочих дней (точный крайний срок выплаты устанавливается руководителем предприятия и указывается на платежной ведомости) допускается превышение лимита денег в кассе на суммы, предназначенные для оплаты платежных ведомостей по заработной плате, пособиям и подобным выплатам.

Поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым орденом (сокращенно ПКО), выплаты – Расходным кассовым орденом (сокращенно РКО). Для выплаты заработной платы и т.п. следует предварительно формировать платежную ведомость или расчетно-платежную ведомость, даже если выплаты производятся одному человеку. Документооборот может вестись в бумажном или электронном варианте. В последнем случае документы должны быть подписаны электронной цифровой подписью. По итогам дня на основании ПКО и РКО формируется кассовая книга. Если в течение дня движения средств по кассе не было, формировать кассовую книгу за этот день не надо.

Предельный лимит расчетов наличными между контрагентами по одному договору составляет 100 000 рублей. Расчеты с физическими лицами осуществляются без ограничений по сумме.

Денежные средства, поступившие в кассу предприятия за счет продажи товаров, выполнения услуг, в качестве страховых премий, могут расходоваться только на следующие цели:

Выплаты заработной платы и пособий;
Выплаты страховых возмещений физическим лицам, оплатившим страховые взносы наличными;
Оплата товаров, работ, услуг;
Выдача наличных под отчет;
Возврат денежных средств по товарам, работам, услугам, оплаченным ранее наличными средствами.

Для остальных целей наличные денежные средства следует снимать с расчетного счета в банке.

Нарушение порядка ведения кассовых операций может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ):

На должностное лицо – от 4 000 до 5 000 рублей;
На юридическое лицо – от 40 000 до 50 000 рублей.

Проверкой правильности ведения кассовых операций занимаются налоговые органы РФ (ст. 23.5 КоАП РФ).

Кассовые документы в 1С

Вышеприведенная методика учета кассовых операций не является исчерпывающей и содержит основные правила работы с наличными денежными средствами.

Далее рассмотрим порядок работы с кассой непосредственно в 1С.

Выбираем пункты меню Банк и касса => Касса => Кассовые документы

Рисунок 1. Выбор кассовых документов

В зависимости от версии программы настройки меню могут несколько отличаться, но в любом случае в разделе Банк и касса вы сможете получить доступ к основным кассовым документам – ПКО и РКО.

Рисунок 2. Кнопки для ввода ПКО и РКО

Приходный кассовый ордер

В 1С предлагается десять видов ПКО в зависимости от вводимой операции. Они следующие:

Оплата от покупателя;
Розничная выручка;
Возврат от подотчетного лица;
Возврат от поставщика;
Получение наличных в банке;
Получение займа от контрагента;
Получение кредита в банке;
Возврат займа контрагентом;
Возврат займа работником;
Прочий приход.

Рисунок 3. Варианты документа ПКО

Название документов отражают их суть и имеют соответствующие настройки, например Возврат от подотчетного лица по умолчанию будет иметь корреспонденцию со счетом 71.

Вариант ПКО Прочий приход кажется универсальным, т.к. позволяет выбрать любой счет из плана счетов и провести любую операцию. Но методологи из 1С советуют пользоваться им только в крайнем случае, при нетиповых операциях, стараясь по возможности проводить документы с видами операций №№ 1-9.

Ниже приведены три варианта формы ввода ПКО. Общие правила – обязательные к заполнению поля подсвечены красной линией.

Рисунок 4. ПКО — Возврат от подотчетного лица

Раздел Реквизиты печатной формы может быть раскрыт или свернут при нажатии.

Рисунок 5. ПКО — наличные из банка. Показаны реквизиты печатной формы

Если документ предполагает выбор контрагента, который не является физическим лицом, в обязательном порядке следует заполнить поле Договор.

Рисунок 6. ПКО — Оплата от покупателя

Если надо указать больше чем один договор, воспользуйтесь функцией Разбить платеж, которая позволяет заполнить данные по нескольким договорам. В таком случае после выбора контрагента следует открыть табличную часть Разбивка платежа, выбрать договоры и указать суммы по каждому. Общий итог отразится в ПКО.

Рисунок 7. Настройки ПКО — оплата в разрезе договоров

Значение поля Статья ДДС заполняется из справочника. Данный справочник позволяет добавить Наименование статьи ДДС, а вот значение Вид движения для редактирования недоступно. Если наименований слишком много и хочется сгруппировать их по папкам, следует воспользоваться кнопкой «Создать группу». Заполненное значения поля в дальнейшем будет учитываться при формировании отчетной формы № 4 «Отчет о движении денежных средств».

Рисунок 8. Справочник — статьи движения денежных средств

Заполним ПКО на поступление наличных из банка.

Рисунок 9. Пример заполненного ПКО

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Рисунок 10. Проводки по ПКО

Следует отметить, что в данном случае отражено движение денег не только по кассе, но и по расчетному счету. Чтобы не получилось двойного списания денег с банковского счета, проводки вида Дт 50.01 – Кт 51 формируются кассовыми, а не банковскими документами.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер, или РКО, во многом формируется по таким же правилам, как и ПКО. В 1С существуют следующие виды РКО:

Оплата поставщику
Возврат покупателю
Выдача подотчетному лицу
Выплата заработной платы по ведомостям
Выплата заработной платы работнику
Выплата сотруднику по договору подряда
Взнос наличными в банк
Возврат займа контрагенту
Возврат кредита банку
Выдача займа контрагенту
Инкассация
Выплата депонированной заработной платы
Выдача займа работнику
Прочий расход

При выплатах № 4-5 следует предварительно подготовить платежные ведомости, даже если оплата производится одному сотруднику.

Рисунок 11. Варианты документа РКО

Оформим РКО по выдаче средств подотчетному лицу.

Рисунок 12. Заполненный документа РКО

После проведения документа можно посмотреть проводки.

Рисунок 13. Проводки по РКО

Рассмотрим порядок проведения в 1С выплат по заработной плате. Сформируем платежную ведомость. Если все сотрудники по ней получили зарплату, можно воспользоваться кнопкой «Оплатить ведомость» (внизу формы), автоматически сформируется РКО.

Рисунок 14. Варианты кассовых документов на основе платежной ведомости

Смоделируем ситуацию, когда по одному сотруднику зарплата депонирована, а по остальным выплачена. В бумажном варианте ведомости по депонированным суммам ставится соответствующая отметка. В 1С при учете кассовых операций следует открыть ведомость и воспользоваться кнопкой Создать на основании, затем Депонирование зарплаты. Для документа депонирования оставляем нужные нам фамилии.

Рисунок 15. Документ Депонирование зарплаты

После проведения документа смотрим проводки.

Рисунок 16. Проводки при депонировании зарплаты

Возвращаемся в ведомость и по кнопке Создать на основании формируем документ Выдача наличных . Сумма будет пересчитана автоматически и станет меньше на депонированные суммы.

Рисунок 17. Документ Выдача наличных на основании зарплатной ведомости

Проводки по выдаче зарплаты сформировались по двум сотрудникам, так и должно быть.

Рисунок 18. Проводки по документу Выдача наличных

Депонированные суммы можно хранить в кассе только в том случае, если они не превышают лимит для хранения денежных средств. В противном случае их следует сдать в банк. Формируем РКО Взнос наличными в банк.

Рисунок 19. Заполнение документа Взнос наличными в банк

Результат проведения документа.

Рисунок 20. Проводки по документу Взнос наличными в банк

Кассовая книга в 1С 8.3

На основании ПКО и РКО, проведенных за день, сформируем кассовую книгу (Рисунок 21), которая представляет собой отчет по проведенным кассовым операциям.

Небольшое примечание: иногда при автоматизации программисты спрашивают у пользователей, в каком виде реализовать ту или иную форму – как документ или как отчет. Часто такой вопрос ставит в тупик. Поясню разницу на примере кассовых документов. ПКО или РКО являются отдельными документами, по которым существует форма ввода. Суммы в них, как правило, вносит сам пользователь, может поменять их при желании. Кассовая книга является отчетом, по ней нет формы ввода, она заполняется автоматически на основании тех данных, которые введены в документах ПКО и РКО. При внесении изменений в эти документы отчет при формировании даст уже измененные суммы автоматически.

Рисунок 21. Кнопка для формирования кассовой книги

По данному отчету можно задать необходимые настройки.

Рисунок 22. Настройки кассовой книги

Готовый отчет.

Рисунок 23. Отчет Кассовая книга

Авансовый отчет

Еще один документ, входящий в состав блока Касса в программе 1С – Авансовый отчет

Рисунок 24. Путь по меню к документам Авансовый отчет

Рассмотрим пример заполнения авансового отчета.

Рисунок 25. Создание авансового отчета

Табличная часть содержит несколько вкладок. Вкладку Авансы заполняем на основании выданного РКО.

Рисунок 26. Заполнение вкладки Авансы

Вкладку Товары заполняем данным о приобретенных товарах или материалах. Если в документах выделен НДС, указываем эти данные в авансовом отчете.

Рисунок 27. Заполнение вкладки Товары

Рисунок 28. Вкладка товары, реквизиты сч/ф.

На вкладке Оплата показываем оплату за ранее приобретенные товары.

Рисунок 29. Заполнение вкладки Оплата

Более подробно про использование вкладок Товары и Оплата.

Если приобретаете единичный товар в розничном магазине, отражайте такую покупку в разделе Товары. Но допустим у вас ситуация, когда с одним и тем же поставщиком расплачиваетесь то наличкой, то по безналу. И хотите иметь корректные данные по расчетам, например, для формирования акта сверки. Тогда накладные и счет-фактуры, полученные от этого поставщика в день покупки за наличный расчет, можно провести отдельно от авансового расчета документом Поступление (акты, накладные), а в авансовом отчете отразите реквизиты ПКО, т.е. документ оплаты на вкладке Оплата.

После проведения документа можно посмотреть проводки. Сумма авансового отчета составила 10 180 рублей, т.е . перерасход 180 рублей должен будет выдан из кассы после утверждения авансового отчета.

Рисунок 30. Проводки по авансовому отчету БУ и НУ

Рисунок 31. АО — НДС к вычету

Оплата платежными картами

Оплата платежными картами, или по-другому эквайринг – повсеместно распространенный в настоящее время способ оплаты за товары или услуги. Рассмотрим порядок проведения такой операции в 1С.

Путь по меню: Банк и касса => Касса => Операции по платежным картам.

Рисунок 32. Путь по меню — Операции по платежным картам

По кнопке Создать возможны три варианта документа. Выбираем Оплата от покупателя, т.к. этот документ настроен на отражение оплаты от юридических лиц и ИП. Операции по платежным картам для розничной торговли выходят за рамки данной статьи.

Рисунок 33. Выбор варианта документа

Заполняем документ, здесь все довольно просто.

Рисунок 34. Заполненный документ Операции по платежной карте

Смотрим проводки. Денежные средства отражены на счете 57.03.

Рисунок 35. Проводки по документу Операции по платежной карте

Чтобы отразить поступление денежных средств на расчетный счет, можно на основании проведенной операции создать документ Поступление на расчетный счет.

Рисунок 36. Создание документа Поступление на расчетный счет

Без комиссии банка платежи вряд ли осуществляются, поэтому разбиваем платеж на сумму оплаты и комиссию банка, указываем счет затрат для этой комиссии.

Рисунок 37. Заполненный документа Поступление на расчетный счет

Смотрим проводки.

Рисунок 38. Проводки по документу Поступление на расчетный счет

Операции с фискальным регистратором

Фискальный регистратор является техническим устройством для печати чеков, обладает фискальной памятью, подключается к компьютеру и способен работать по сети. Путь по меню для подключения Администрирование => Подключаемое оборудование.

Рисунок 39. Меню Подключаемое оборудование

В разделе Фискальные регистраторы следует указать драйвер устройства.

Рисунок 40. Выбор драйвера фискального регистратора

Если реального регистратора нет в наличии, для тестовых целей можно использовать эмулятор от 1С. Пример заполнения данных приведен ниже на рисунке 41.

Рисунок 41. Пример заполненной карточки настроек фискального регистратора

После подключения фискального регистратора становится возможна печать чеков, например, из документов ПКО или Операция по платежной карте.

Рисунок 42. Печать чека в программе 1С

На этом мы закончили рассмотрение темы отражения приходных и расходных кассовых ордеров в программе 1С 8.3.

wiseadvice-it.ru