Документы по кассе

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

Последние нововведения в кассовых операциях

Кассовые операции: что к ним относится

Какими документами оформляются кассовые операции

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Документирование приходных кассовых операций

Расходные кассовые документы

Кассовая книга

Итоги

Документальное оформление и порядок ведения кассовых операций

С 01.06.2014 ведение кассовых операций регулируется указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Ранее действовавшее положение о порядке ведения кассовых операций, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П, с этой даты утратило силу.

В процесс документального оформления кассовых операций кардинальных изменений указание № 3210-У не внесло. Основные новшества коснулись:

1. Установления лимита остатка кассы:

• право не устанавливать лимит получили ИП и организации — субъекты малого предпринимательства (мы писали об этом в материале «Малые предприятия вправе хранить в кассе любую сумму наличных»);
• предприятия, устанавливающие лимит, получили право самостоятельно выбирать формулу его расчета: исходя из фактических расходов наличных средств или из объема выручки.

Как рассчитать лимит остатка кассы, читайте здесь.

2. Некоторых послаблений для ИП и малых предприятий. Например, эти субъекты сейчас могут не вести кассовую книгу в те дни, когда не было наличных расчетов. Причем ИП, ведущим  в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, разрешено не оформлять кассовые документы и кассовую книгу.
3. Порядка оформления кассовых документов. Их разрешили оформлять (на выбор):

• на бумажном носителе с заполнением от руки;
• на компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе;
• в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации; в данном случае документы подписываются электронной подписью.

Последние нововведения в кассовых операциях

Следующие и на данный момент последние крупные изменения в порядке ведения кассовых операций были введены указанием Банка России от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017:

• Кассиру разрешается составлять общий приходный и (или) расходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму, которую подтверждают фискальные документы (чеки и БСО онлайн-касс).
• Подписи на кассовых документах сверяются только в случае, если документ составлен на бумаге.
• Если расходный кассовый ордер составлен в электронном виде, то получатель денег может поставить на нем свою электронную подпись.
• Если приходный кассовый ордер оформлен в электронном виде, то квитанцию кассир может отправить по просьбе вносителя денег на его электронную почту.
• Вести кассовую книгу может не только кассир, но и другой уполномоченный сотрудник.

Ряд изменений претерпел также порядок выдачи денег под отчет. Читайте об этом здесь.

Кассовые операции: что к ним относится

К кассовым операциям относятся (п. 2 указания № 3210-У):

• прием наличных денег, включая их пересчет (приходные операции);
• выдача наличности (расходные операции).

Приходными операциями могут быть: поступление наличной выручки, получение денег со счета в банке, возврат неиспользованных подотчетных сумм и т. п. К расходным относятся выплата зарплаты, выдача подотчетных и командировочных сумм, сдача денег в банк и др.

Подробнее см. «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».

Все приходные и расходные операции в обязательном порядке документируются, исключение сделано для ИП, ведущих учет доходов, доходов и расходов либо физпоказателей в соответствии с выбранной системой налогообложения.

Какими документами оформляются кассовые операции

Для документального оформления кассовых операций предназначены:

• приходный кассовый ордер (ПКО);
• расходный кассовый ордер (РКО);
• кассовая книга;
• расчетно-платежная ведомость;
• платежная ведомость;
• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

Унифицированные формы данных документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Далее мы расскажем об общих правилах оформления кассовых операций и подробно рассмотрим каждый из документов.

О том, как учитывать денежные средства, если у вас онлайн-касса, читайте в следующих материалах:

• «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?»;
• «Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?»;

Общие правила оформления документов по кассовым операциям

Кассовые операции ведутся кассовым или иным работником, на которого руководитель организации или предприниматель возлагает обязанности кассира. Со своими должностными правами и обязанностями кассир должен ознакомиться под подпись. Если кассиров у организации или ИП несколько, назначается старший кассир. При необходимости вести кассовые операции может также сам руководитель организации или ИП.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Кассир является материально ответственным лицом, с которым подписывается соответствующий договор. Его пример вы можете скачать по ссылке.

Все кассовые документы, включая кассовую книгу, могут составляться в бумажном или электронном виде. Документы на бумажном носителе оформляются от руки или на компьютере и подписываются уполномоченными лицами. Электронные документы оформляются с применением технических средств с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потери информации. Они подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. Если документ электронный, то он подписывается электронной подписью (ЭЦП). Минфин считает, что при оформлении первичных учетных документов возможно использование простой электронной подписи (письмо от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323).
ссир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. Кассир обязан сверять подписи с образцами, только если документ составлен не в электронном виде с ЭЦП. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных денежных средств.

Документирование приходных кассовых операций

Прием наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма по ОКУД 0310001).

Подробнее о нем см.  «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

Скачать приходный кассовый ордер

При получении ПКО кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя – только если это бумажный документ.
• Проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, а также наличие подтверждающих документов.
• Принимает деньги, пересчитывает их и сверяет сумму, указанную в ордере, с фактически принятой суммой.
• Подписывает ПКО и на квитанции, выдаваемой вносителю, проставляет печать (штамп). Если ПКО электронный, то кассир отправляет квитанцию по просьбе вносителя денег на его электронную почту.

Если суммы не соответствуют, а вноситель отказывается добавить недостающую сумму, кассир перечеркивает ПКО и передает его главбуху, бухгалтеру или руководителю для переоформления на фактически вносимую сумму наличных денег. В случае оформления приходника в электронном виде кассир проставляет отметку о необходимости переоформления ПКО.

В случае оприходования выручки, полученной с использованием ККТ, приходник может оформляться один раз на общую сумму на основании контрольной ленты или бланков строгой отчетности онлайн-ККТ.

Расходные кассовые документы

Расходными документами по кассе являются:

• расходный кассовый ордер (форма по ОКУД 0310002);

Подробнее о нем см. «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

Скачать расходный кассовый ордер

• расчетно-платежная ведомость — форма по ОКУД 0301009 (см. «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49»);
• платежная ведомость — форма по ОКУД 0301011 (см. «Зарплатная ведомость формы Т 53 (скачать бланк)»).

При получении указанных документов кассир:

• Проверяет наличие подписи главбуха, бухгалтера или руководителя, за исключением электронных РКО.
• Проверяет наличие подтверждающих документов.
• Идентифицирует получателя по паспорту, другому документу, удостоверяющему личность, доверенности.
• Подготавливает и пересчитывает деньги, выдает их непосредственно получателю, указанному в РКО, ведомостях или доверенности, получает подпись последнего и сам подписывает ордер. Если РКО электронный, то получатель средств ставит свою электронную подпись.

Для выдачи подотчетных сумм необходимо письменное заявление подотчетного лица либо распоряжение руководителя. Выбранный порядок закрепляется в Положении о расчетах с подотчетными лицами.

Образец заявления о выдаче денег подотчет вы можете скачать по ссылке.

Если выплата зарплаты производится по ведомостям, на фактически выданные суммы составляется РКО, а невыплаченные суммы депонируются.

Если деньги выдаются по доверенности, кассир должен проверить:

• соответствие фамилии, имени, отчества получателя, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству доверителя, указанным в доверенности;
• соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества доверенного лица, данных документа, удостоверяющего личность, данным предъявленного доверенным лицом документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной или платежной ведомости перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир ставит отметку «По доверенности». Сама доверенность прилагается к РКО или ведомостям.

Если доверенность оформлена на несколько выплат либо получение денег у разных организаций или ИП, с нее делаются заверенные копии. Оригинал хранится у кассира и при последней выдаче денег прилагается к расходному ордеру или ведомости.

Кассовая книга

Все движения по кассе отражаются в кассовой книге (форма по ОКУД 0310004).

Скачать кассовую книгу

Записи в книге осуществляются кассиром или иным уполномоченным лицом по каждому ПКО или РКО.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит сумму остатка наличных и проставляет подпись. Затем записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главбухом, бухгалтером или руководителем и подписываются.

См. также «Порядок внесения исправлений в кассовую книгу (нюансы)».

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовой книге не осуществляются. Обособленные подразделения передают юрлицу копию листа кассовой книги в установленном им порядке. Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

Итоги

Документальное оформление кассовых операций претерпело ряд изменений, связанных с внедрением онлайн-касс и распространением электронного документооборота. Кроме того, чиновники решили несколько упростить порядок выдачи денежных средств под отчет.

Чтобы быть в курсе всех изменений в порядке работы с ККТ и денежной наличностью, читайте нашу рубрику «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

Источник: nalog-nalog.ru

Документальное оформление операций по кассе

Таким образом, с 01.06.2014 ранее действовавшее Положение ЦБ РФ, утвержденное 12.10.2011 под регистрационным номером 373-П и регулировавшее порядок кассовых операций, утратило юридическую силу.

Надо отметить, однако, что новый регламент 3210-У значительным образом не изменил ключевые принципы документального оформления транзакций, совершаемых по кассе хозяйствующего субъекта.

Важные нововведения затронули следующие аспекты кассовой дисциплины:

• Определение лимита кассового остатка предприятия на конец рабочего дня. Малые предприятия, как и индивидуальные предприниматели, вправе не устанавливать для себя этот лимит. Организации получили возможность самостоятельного выбора формулы вычисления такого ограничения – по размеру выручки наличностью или по величине реальных выплат наличностью.
• Малым предприятиям, как и индивидуальным предпринимателям, разрешили не заполнять кассовую книгу по тем дням, когда расчеты наличностью отсутствовали. Кроме того, индивидуальным предпринимателям при некоторых обстоятельствах, определенных налоговым законодательством, разрешается обходиться без заполнения кассовых документов и кассовой книги.
• Документацию можно формировать как на бумаге (письменно или компьютерной распечаткой), так и в электронной форме (при наличии цифровой подписи).

Очередные новшества в регламент документального оформления кассовых операций были внесены Указанием Центробанка РФ, утвержденным 19.06.2017 под номером 4416-У и введенным 19.08.2017 в законное действие:

• Если входящие/исходящие движения наличных денежных средств у хозяйствующего субъекта подтверждаются фискальными документами онлайн-касс (кассовыми чеками, БСО), кассир организации вправе оформить на общую сумму совокупный приходный/расходный ордер к завершению рабочего дня.
• Сверка подписей на кассовых бумагах осуществляется только тогда, когда соответствующий документ составляется на бумажном носителе.
• Оформление расходного кассового ордера (сокращенно – РКО) в формате электронного документа обуславливает возможность постановки на нем цифровой подписи получателя наличности.
• Оформление приходного кассового ордера (сокращенно – ПКО) в формате электронного документа обуславливает возможность отправки соответствующей квитанции на e-mail плательщика средств.
• Кассовая книга (КК) может заполняться не только кассиром, но и иными сотрудниками, обладающими необходимыми полномочиями.

Какие первичные учетные формы оформляются — виды

Оформление кассовых операций производится при составлении следующего перечня документов:

• Первичные документы, фиксирующие поступление и приход наличности (ПКО) и расходование, выдачу наличности (РКО, ведомости платежные).
• Учетные кассовые регистры итоговых и регистрационных сведений из первичных бумаг (кассовая книга, журнал РКО/ПКО и книга учета наличности, полученной/выданной кассиром).

Это основные первичные документы по учету операций, совершаемых по кассе.

ПКО удостоверяется поступление (приход, прием) наличности. РКО подтверждается выплата (расходование, выдача) наличности.

Ведомостями платежными удостоверяется выплата зарплаты или аванса сотрудникам.

В кассовой книге фиксируются все поступления и выплаты наличности по кассе.

В журнале РКО/ПКО отражаются все первичные расходные и приходные кассовые ордера, сформированные хозяйствующим субъектом при приеме или выдаче наличности.

В книге учета наличности, полученной или выданной кассиром, отражаются сведения о денежной наличности, выданной из кассы иным кассирам или доверенному субъекту, а также информация о возврате наличности и кассовых бумаг по уже исполненным транзакциям.

Требования и правила заполнения

Нормативными требованиями регламентируются обязательные реквизиты любых кассовых документов:

• Наименование документа.
• Дата составления, заполнения.
• Название хозяйствующего субъекта (предприятия), оформляющего документ, то есть приходующего или расходующего наличность.
• Содержание оформляемой операции, подразумевающей прием или выдачу наличности.
• Количественные и стоимостные показатели оформляемой транзакции.
• Сведения о лицах, исполнивших и оформивших операцию (ФИО, должность).
• Подписи уполномоченных лиц организации, непосредственно связанных с выполнением и оформлением наличной операции.

Документы по исполняемым кассовым транзакциям оформляются на предприятии согласно следующим правилам:

• Кассовые транзакции проводятся уполномоченным сотрудником хозяйствующего субъекта, выполняющим обязанности операционного кассира.
• Документы кассы формируются в бумажной или электронной форме.
• Поступление наличности предприятию оформляется составлением ПКО. Когда кассир получает ПКО к исполнению, он проверяет обязательное наличие на нем подписи главного бухгалтера/директора (для бумажного документа), корректность сумм цифрами и прописью, присутствие подтверждающих бумаг. Деньги пересчитываются, а затем сверяются с приходным документом. Кассир подписывает бумагу, плательщику предоставляется квитанция со штампом.
• Обработка кассиром расходных бумаг выполняется по алгоритму, аналогичному работе с приходными бумагами.

• Любые кассовые движения организации фиксируются уполномоченным лицом в регистре кассовой книги. К завершению дня все данные сверяются кассиром, определяется величина кассового остатка.

Кем составляются первичная документация?

Первичные кассовые документы – как входящие, так и исходящие, – оформляются непосредственно через бухгалтерию.

Заполнение таких бумаг может осуществляться бухгалтером, кассиром или иным сотрудником организации, обладающим соответствующими полномочиями.

Лицо, исполняющее на предприятии обязанности кассира, должно знать свои должностные инструкции.

Когда кассир исполнил транзакцию, предусмотренную конкретным кассовым документом, бумага возвращается в бухгалтерию для проверки и регистрации.

За составление кассовой документации отвечает главный бухгалтер или, как вариант, руководитель.

Кто проставляет подписи?

На кассовых документах (бумагах) организации обязательно ставят свои личные подписи главный бухгалтер/бухгалтер хозяйствующего субъекта и кассир.

Кассиру, исполняющему наличные транзакции, предоставляется штамп предприятия с подтверждающими реквизитами, а также образцы подписей уполномоченных субъектов (для сверки бумажных документов).

Допускается ли пропуск номера?

Нумерация бумаг не является обязательным требованием. Правила постановки номеров можно регламентировать самостоятельно.

Допускается применение цифровой, индексной, буквенной нумерации. Важно лишь соблюдать хронологию.

Как правильно подшивать для учета в бухгалтерии?

Подшивка бумаг производится ежедневно (в разрезе дня). Сшив необходимо сформировать к следующему дню (не позже).

Для сшива следует подбирать кассовые документы по возрастанию нумерации счетов бухучета (сначала по дебету, потом – по кредиту).

Листы, находящиеся в сшиве, нумеруются. Сшиву документации присваивается определенное наименование.

Какой документооборот надо вести при онлайн кассе?

Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, применяющие в работе онлайн-кассы, вправе теперь отказаться от составления некоторых первичных бумаг и сводных регистров, поскольку значительная часть документации приобрела фискальный характер.

В обязательном порядке оформляются только ПКО, РКО, кассовая книга, а также БСО.

Кроме того, пользователям онлайн-касс следует составлять чек коррекции выручки/возврата прихода, отчет открытия/завершения смены.

Полезное видео

О порядке ведения и заполнения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:

Источник: praktibuh.ru

Кассовые документы

К кассовым документам относятся следующие:

• Приходный ордер;
• Расходный ордер;
• Журнал регистрации бумаг на поступление и расход;
• Кассовая книга;
• Книга, в которой учитываются выданные и полученные кассиром деньги;
• Авансовая отчетность;
• Расчетно-платежная ведомость;
• Отчетность кассира-операциониста;
• Данные о показаниях счетчиков ККМ к прибыли;
• Журнал, который ведет кассир-операционист.

Рассмотрим каждый из них более подробно.

Кассовые ордера

Ордера бывают двух видов: на приход и на расход. Как не трудно догадаться по названию, приходные используются при поступлении денег, а расходные – при выдаче. Ордер составляется в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается либо главным бухгалтером, либо уполномоченным сотрудником.

К приходнику прилагается чек, который должны подписать кассир и бухгалтер. Также, на нем должна быть проставлена печать организации. Он выдается лицу, внесшему в кассу деньги.

Более подробно о приходном ордере читайте в статье.

Более подробно о расходном ордере читайте в статье.

Регистрационный журнал документов

Кассовые бумаги по приходу и расходу должны быть учтены в специальном журнале. В нем проходят регистрацию, как ордера, так и заменяющие их документы (платежные ведомости, заявления на выдачу денежных средств и прочие). Бланк журнала можно найти в статье.

Кассовая книга

Данная книга необходима для того, чтобы учитывать выдачу денег и их поступление. Все страницы книги необходимо пронумеровать, а саму книгу прошнуровать и заверить штампом. На последней странице записывается общее количество листов книги.

Каждая страница делится на две части. Одна, имеющая горизонтальную линовку, заполняется как первый экземпляр, а другая – как второй. На обоих экземплярах проставляется одно число. Первый остается в книге, а второй является отрывным, он является отчетным кассовым документом.

Записывать кассовые операции начинают на лицевой стороне неотрываемой части после графы «остаток на начало дня». Сначала лист сгибают по отрезной линии, подкладывая отрывной лист под тот лист, который остается в книге.

Подробнее о ведении кассовой книги читайте в статье.

Книга учета денежных средств

В этой книге ведется учет выданных и полученных денежных средств. Также, применяется для учета кассовых бумаг.

Авансовая отчетность

Эта отчетность нужна для того, чтобы учитывать деньги, которые выданы на хозяйственные затраты. Этот документ оформляют работник бухгалтерии и подотчетный сотрудник в одном экземпляре.

На оборотной стороне отчета должен быть указан список документов, которые могут подтвердить, что расходы были произведены. Это могут быть различные квитанции, билеты на транспорт и так далее. Также, эти документы нужно приложить к отчету, и пронумеровать их в той последовательности, в которой они указаны в отчетности.

Расчетно-платежная ведомость

Данная ведомость оформляется при выплате зарплаты сотрудникам компании. Ее составляют бухгалтерские работники в одном экземпляре. Сотрудникам начисляют заработную плату согласно сведениям, указанным в первичных документах по учету отработанного времени.

Отчет кассира

Данную отчетность составляет кассир-операционист. Он вносит туда сведения о показаниях контрольно-кассового аппарата и выручке за день. Кассиры должны составлять такой отчет каждый день. После составления отчет подписывается и вместе со всей выручкой сдает его управляющему компании.

Если компания маленькая, кассиры сдают деньги инкассаторам. При передаче денежных средств должны быть оформлены соответствующие банковские документы.

Более полную информацию об отчете кассира можно найти в статье.

Сведения о показаниях счетчиков ККМ

Данные сведения необходимы для формирования сводной отчетности о показаниях счетчиков ККМ. Такой сводный отчет нужно составлять каждый день, он будет являться приложением к справке-отчету кассира. Его составляет старший кассир и передает бухгалтерию компании вместе со справкой-отчетом и ордерами.

Журнал кассира

В данном журнале ведется учет приходных и расходных операций по каждой ККМ. В журнале каждая страница должна быть пронумерована, а сам журнал полностью прошнурован. Делать записи в таком журнале могут только кассиры-операционисты. Записи должны быть сделаны в хронологическом порядке шариковой ручкой и без исправлений.

Советы по заполнению

1. Если сумму необходимо указать прописью, сделать это нужно с большой буквы. Копейки пишут цифрами.
2. Документы могут заполняться как на компьютере, так и вручную.
3. Неверно заполненные сведения в кассовых бумагах можно корректировать. Делается это таким образом. Неправильную запись перечеркивают аккуратной линией. Над ней или рядом с ней делают правильную запись. Здесь же пишут «верить исправленному». Возле этой записи должны поставить свои подписи управляющий компании и главный бухгалтер.
4. Если в документе есть помарки, описки и исправления корректором, он признается недействительным.

Сколько нужно хранить кассовые документы

В бухгалтерском и налоговом законодательстве существуют различные мнения по поводу сроков хранения кассовых документов.

В соответствии с налоговым законодательством, кассовые бумаги должны храниться в архиве компании четыре года. Бухгалтерское законодательство сообщает, что такие бумаги должны храниться, как минимум, пять лет. Министерством культуры также установлен срок хранения документов пять лет.

Таким образом, ориентируясь на максимальные сроки, кассовые бумаги должны храниться в архиве не менее пяти лет. При этом стоит учесть, что уничтожать документы можно только при условии, что за эти пять лет проводилась ревизия. Если ее не было, бумаги уничтожить нельзя даже по прошествии пяти лет.

Сроки хранения кассовых документов необходимо соблюдать, так как за их нарушение предусмотрены следующие штрафы:

• Для ответственных за хранение сотрудников – от двух до трех тысяч рублей;
• Для граждан – от двухсот до трехсот рублей.

Источник: okbuh.ru

Кассовые документы при работе с наличными

­Все кассовые операции должны оформляться первичными кассовыми документами. Документальное оформление кассовых операций строго регламентировано. Перечислим основные правила.

Несмотря на то, что с 2013 года большинство унифицированных форм перестало быть обязательными, кассовые документы оформляются строго на бланках, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88. Для выдачи заработной платы и стипендий применяются формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Кассовые документы оформляют и подписывают уполномоченные лица:

• кассир;
• старший кассир (назначается, если в организации несколько кассиров);
• главный бухгалтер;
• руководитель.

Кассир снабжается образцами подписей уполномоченных лиц и печатью (штампом) с реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции.

Кассовые документы могут оформляться:

• на унифицированных бланках от руки с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• на печатных бланках в бумажном виде с проставлением собственноручных подписей участников операции;
• в электронном виде с применением программы защиты от несанкционированного доступа и электронной подписи в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

Исправления в кассовых документах ни в бумажном, ни в электронном виде не допускаются (п. 4.7 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Кассовые документы при поступлении и выбытии денежных средств

Приходный кассовый ордер (КО-1)

Каждое поступление денежных средств в кассу оформляется Приходным кассовым ордером (ПКО) (Форма N КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении поступления денег в кассу кассир должен (п. 5 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• сверить подпись уполномоченного лица (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на ПКО с образцом;
• пересчитать деньги в присутствии вносителя, проверить соответствие принятой суммы той, что указана в ПКО;
• проверить наличие подтверждающих документов, указанных в ПКО;
• если все совпадает — подписать документ, расписаться и поставить печать (штамп) на отрывной квитанции, передать ее вносителю.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Поступление наличных.

Расходный кассовый ордер (КО-2)

Каждый факт выбытия денежных средств из кассы оформляется Расходным кассовым ордером (РКО) (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). При оформлении выбытия денег из кассы организации кассир должен (п. 6 Указания ЦБ РФ N 3210-У):

• сверить подпись уполномоченных лиц (бухгалтера, главного бухгалтера, руководителя) на РКО с образцом;
• проверить наличие подтверждающих документов, указанных в РКО;
• провести идентификацию лица, принимающего денежные средства, по документу, удостоверяющему его личность;
• подготовить сумму для передачи, передать РКО принимающему лицу для подписи;
• пересчитать денежные средства при получателе;
• подписать РКО.

В 1С печатная форма КО-1 формируется из документа Выдача наличных.

Кассовые документы при выдаче зарплаты, стипендии

При выдаче заработной платы, стипендии и других выплат работникам вместе с КО-2 могут оформляться (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1):

• расчетно-платежная ведомость Т-49;
• платежная ведомость Т-53.

Ведомости представляют собой формы для групповых выплат денежных средств. Общая сумма по данным ведомостям формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в обеих формах. Указанный срок не может превышать 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

Порядок выдачи денежных средств по ведомостям аналогичен порядку выдачи наличных по РКО и сопровождается проставлением подписи получателя напротив его фамилии в ведомости.

Расчетно-платежная ведомость Т-49

Расчетно-платежная ведомость Т-49 предназначена для расчета и выплат заработной платы, стипендии и других начислений получателю (или группе получателей). Общая сумма по ведомости формируется из сумм по каждому отдельному лицу. Срок выдачи наличных денег на выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости Т-49, но не может быть более 5-ти рабочих дней, включая день получения денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У).

В 1С печатная форма Т-49 формируется из документа Ведомость в кассу.

Платежная ведомость Т-53

Платежная ведомость Т-53 предназначена для выплаты заработной платы, стипендии и других выплат получателю (или группе получателей). В табличной части она содержит только сумму к выплате по каждому получателю.

В 1С печатная форма Т-53 формируется из документа Ведомость в кассу.

Кассовые книги

Кассовая книга КО-4

Все факты прихода-расхода денежных средств фиксируются в кассовой книге (форма КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88). Записи ведутся по каждому приходному и каждому расходному кассовому ордеру. Книга должна обеспечивать полное оприходование в кассу наличных денег с соблюдением следующих правил (п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У):

• Кассовую книгу ведет кассир. В конце рабочего дня он сверяет сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов и остатком, указанным в кассовой книге. При совпадении данных он заверяет записи в кассовой книге подписью.
• Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии — руководитель организации.
• Обособленные подразделения передают копии листов кассовой книги КО-4 в головное подразделение в порядке и в сроки, установленные организацией, с учетом сроков составления ею бухгалтерской (финансовой) отчетности.

В 1С печатная форма КО-4 формируется из раздела Банк и касса – Касса – Кассовые документы – кнопка Кассовая книга.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5

Если в организации осуществляется передача денежных средств между кассирами и старшим кассиром в течение рабочего дня, то старший кассир делает записи в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств КО-5.

В 1С данный документ не формируется. Бланк можно скачать здесь

Источник: buhpoisk.ru

Какие нужны документы при онлайн-кассе

Согласно Указаниям Банка России от 11.03.2014 № 3210-У все кассовые операции оформляются в следующих документах:

• кассовая книга;
• ПКО — приходный кассовый ордер;
• РКО — расходный кассовый ордер.

Подпишись на наш канал в Яндекс Дзен — Онлайн-касса!
Получай первым горячие новости и лайфхаки!

Кассовая книга для онлайн-кассы

В кассовой книге ведется учет всех полученных и потраченных сумм: выручка, выдача наличных, сдача наличности в банк.

ИП ведут кассовую книгу по желанию и могут от нее отказаться. А вот для компаний кассовая книга обязательна, даже если стоит онлайн-касса.

Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 кассовую книгу ведут по форме КО-4. Но компания может утвердить свою форму согласно учетной политике.

Скачать бланк кассовой книги

Кассовая книга может быть в 3 форматах:

• бумажный;
• электронный с распечаткой файла;
• только электронный на ПК.

Кассовая книга на бумажных бланках должна быть прошита и пронумерована. Ее ведет кассир на протяжении всего рабочего дня. Он заполняет ее, получив от бухгалтерии приходный и расходный ордера. Они разрешают кассиру получать и выдавать денежные средства.

Как прошивать кассовую книгу и ее образец

В электронном варианте кассовая книга также заполняется кассиром или ответственным лицом, назначенным руководством. Для нее применяется электронная подпись, оформленная на должностное лицо согласно закону от 06.04.11 № 63-ФЗ.

Кассовая книга заполняется только 1 раз в день, когда в компании проводятся денежные средства. Например, если через кассу выдавалась зарплата 1 и 15 мая, то в книге будут записаны соответствующие даты.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

Если вы не ведете запись, то налоговая может оштрафовать вас. Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ:

• для организаций — штраф 40–50 тыс. руб.;
• для ИП и глав компаний — 4–5 тыс. руб.

Пошаговое ведение кассовой книги

Можно ли вносить исправления в кассовую книгу

Да, но только в оформленную на бумажных бланках. Для внесения исправлений зачеркните неверную запись и укажите правильное значение. Подчищать записи в книге нельзя. Согласно Указаниям № 3210—У все исправления заверяются у кассира или главного бухгалтера.

В книгу, оформленную и подписанную в электронном формате, исправления вносить нельзя.

Как исправить ошибку в кассовой книге

Сколько кассовых книг нужно вести

Если вы ИП и по желанию ведете кассовую книгу, то вам хватит одной.

У организаций число кассовых книг зависит от количества филиалов, согласно Указанию № 3210—У. Если их нет, то ведите 1 книгу, даже при совмещении налоговых режимов.

Документы КМ-1—КМ-9 больше не нужны

До обязательного внедрения онлайн-ККТ в июле 2017 года торговые предприятия использовали унифицированные формы документов. Но ведение онлайн-кассы позволяет отправлять фискальные документы в налоговую автоматически — через интернет.

Какие документы не нужны при онлайн-кассе

Согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ необязательными для оформления являются 9 унифицированных документов:

1. Форма № КМ-1 — акт о переводе показаний счетчиков ККТ.
2. Форма № КМ-2 — акт о снятии показаний контрольных счетчиков ККМ при сдаче кассы в ремонт и при возвращении ее в компанию.
3. Форма № КМ-3 — акт о возврате денег клиенту.
4. Форма № КМ-4 — журнал кассира-операциониста.
5. Форма № КМ-5 — журнал регистрации ККТ, функционирующих без кассира-операциониста.
6. Форма № КМ-6 — справку-отчет.
7. Форма № КМ-7 — сведения о счетчиках ККТ и объеме выручки компании.
8. Форма № КМ-8 — журнал вызовов технических специалистов.
9. Форма № КМ-9 — акт о проверке наличных денег кассовом аппарате.

Обязательными документами при онлайн-кассе остались:

• кассовая книга (ИП ведут по желанию);
• ПКО и РКО.

Кассовая книга отражает данные о приходе и расходе наличных средств. В ней фиксируются реквизиты ПКО и РКО, получателя, и того, кто вносит средства.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

Журнал кассира-операциониста является необязательной формой заполнения согласно письму ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@. Потому что данные, которые раньше записывались в журнал, теперь отправляются в ФНС в онлайн-режиме.

Зачем нужен журнал кассира-операциониста и у кого он должен быть

Журнал кассира-операциониста нужен для онлайн-кассы, чтобы учитывать приход и расход наличных денег. Несмотря на то что с июля 2017 года он необязателен, для внутреннего учета будет полезен.

Журнал ведет сотрудник, который обслуживает покупателей при помощи ККТ. Хранится документ у руководителя или главного бухгалтера.

Если вы все-таки решили его вести, то почитайте инструкции ниже.

Как и когда заполнять журнал кассира-операциониста

Компании и предприниматели сами решают, по каким правилам заполнять журнал. Но обязательно должны следовать шаблону из постановления № 132.

Описание регистра КМ-4 гласит, что книга кассира-операциониста ведется кассиром каждый день. Запись вносится в журнал шариковой или чернильной ручкой синего цвета.

Если исправляете запись, то обязательно поставьте визу у начальника или главного бухгалтера.

До 1 июля 2017 года ведение журнала кассира-операциониста для онлайн-кассы предполагало: прошивку, нумерацию и регистрацию в налоговой. Теперь регистрация не нужна, а нумерация и шнуровка проводится по желанию ИП и организации.

Требования по ведению КМ-4 обязывают кассира заполнять журнал после снятия Z-отчета.

Пример заполнения журнала (книги) кассира-операциониста

Скачать форму КМ-4

Когда выписывается приходный и расходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер (ПКО)

Согласно постановлению Госкомстата России от 18.08.98 № 88 приходный кассовый ордер выписывают, когда компания получает наличные средства. ПКО состоит из двух частей:

• сам ордер;
• отрывная квитанция.

Кассир вносит данные и подписывает обе части документа. Исправлять заполненный бланк нельзя.

Пошаговый алгоритм заполнения ПКО

Скачать бланк приходного кассового ордера

Расходный кассовый ордер

Согласно Указанию № 3210-У расходный кассовый ордер оформляется при выдаче наличных денег из кассы. Вносить исправления в заполненный бланк нельзя.

Пошаговый алгоритм заполнения РКО

Скачать бланк расходного кассового ордера

Источник: Online-kassa.ru