Кассовая дисциплина это

Если компания производит наличные расчеты, то должна четко знать, что такое кассовая дисциплина. Порядок кассовой дисциплины и правила проведения кассовых операций строго определены российским законодательством.

В этой статье вы прочитаете:

Что такое кассовая дисциплина на предприятии.
Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно.
Каковы основные правила ведения кассовой дисциплины.
Как осуществляется контроль кассовой дисциплины.
Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины.

Следовать законодательным нормам обязаны все организации и индивидуальные предприниматели. При несоблюдении порядка кассовой дисциплины виновных лиц привлекают к ответственности.

Что значит кассовая дисциплина на предприятии

Те, кто не вел торговую деятельность, зачастую считают, что касса и кассовый аппарат – идентичные друг другу понятия. Но это не так. Чтобы лучше прочувствовать разницу между ними, определим оба термина.

Контрольно-кассовой машиной (ККМ) называют специальное оборудование, необходимое для получения денег от клиентов и заказчиков. Контрольно-кассовых машин в одной организации может быть неограниченное количество. Все определяется тем, сколько нужно аппаратов, чтобы удобно обслуживать клиентов. На каждую ККМ обязательно оформляют отдельную отчетную документацию.

У кассы компании (операционной кассы) назначение иное. Она необходима для проведения всех операций с наличностью, таких как принятие, отдача или хранение денег. Именно в операционную кассу отправляют выручку, полученную любыми путями. Это касается и тех средств, которые поступили через контрольно-кассовую машину.

Из операционной кассы предприятие берет средства на текущие расходы, необходимые для его нормального функционирования. Отсюда же извлекают деньги, которые в дальнейшем передают инкассатору. Инкассатор получает средства и отвозит их в банк. Некоторые организации выделяют для операционных касс отдельные помещения. Другие компании размещают их в сейфах или металлических шкафах, а кто-то и вовсе организует кассы в обычных ящиках письменных столов.

Кассовая дисциплина организации подразумевает четкое документальное сопровождение и верный учет всех операций по кассе. Следовательно, все операции с деньгами нужно подтверждать документально. Иными словами, кассовая дисциплина – это все требования и регламенты в совокупности относительно манипуляций по приему, хранению и выдаче финансовых средств из операционной кассы. Опираться в своей работе бизнесмен должен именно на них.

Кассовая дисциплина – процесс, в рамках которого следует соблюдать определенные условия.

Правильно оформлять кассовые документы, точно отражающие все передвижения финансовых средств из операционной кассы.
Контролировать ограничение денег в кассе; по завершении работы организации в операционной кассе не должна оставаться сумма, превышающая установленный максимум.
Контролировать выдачу финансов на руки работникам предприятия – подотчетным лицам.
Регламентировать расчетные операции, проводимые между субъектами бизнеса; каждое из соглашений не должно быть больше 100 тыс. руб.

Управление денежными потоками: методы, этапы и эффективность

Для кого соблюдение кассовой дисциплины обязательно

Кассовая дисциплина – непременное условие для каждого предприятия. При этом не важно, по какой системе налогообложения работает компания и есть ли у нее ККМ (контрольно-кассовая машина). Существует единственное правило, в соответствии с которым фирма может не располагать ККМ и использовать БСО (бланки строгой отчетности). Но оформление средств, которые проходят через кассу, является обязательной процедурой. Благодаря вступившим в силу нормативно-правовым актам, на основании которых должны работать индивидуальные предприниматели, вести кассовую дисциплину стало намного проще. С 01.06.2015 г. по новым правилам предприниматели не должны непременно оформлять кассовые документы.

Сегодня предприниматели главным образом должны вести финансовую документацию, напрямую связанную с выплатой зарплаты наемным работникам, которые оформлены по трудовому договору. К такой документации относятся:

расчетно-платежные ведомости;
платежные ведомости.

На первый взгляд, благодаря нововведениям предпринимательская отрасль должна развиваться более стремительно и успешно. К оформлению финансовых отчетов перестали предъявлять строгие требования, что значительно упростило процесс. Кроме того, индивидуальным предпринимателям не нужно устанавливать лимит остатка по кассе, если общее количество работников в компании не превышает 100 человек, а сумма годовой выручки – 800 млн руб. Но, несмотря на смягчение и упрощение правил к оформлению финансовых документов, количество штрафов за неправильное ведение кассовой дисциплины в 2017 г. не снизилось, а, напротив, увеличилось.

Не все формы бизнеса могут работать по упрощенной кассовой дисциплине. Именно поэтому каждый предприниматель должен знать, как вести кассу. Предположим, оформлять кассовые документы в организации не нужно. Но, если будет соблюдаться кассовая дисциплина, вести бухучет станет проще. Если бизнес перейдет на более высокую ступень, не потребуется кардинально менять процессы документального подтверждения финансовых операций.

Какими нормативными документами регулируется кассовая дисциплина в 2017 г.

Существуют определенные правила для ведения кассовой дисциплины. Они отражены в ряде документов, среди которых:

Указание Банка РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, устанавливающее правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП;
Указание ЦБ РФ от 07.10.2013 г. № 3073-У, содержащее условия наличных расчетов;
Закон РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ, устанавливающий правила использования ККТ;
Закон РФ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ, или Закон об онлайн-кассах, который значительно изменил правила Закона № 54-ФЗ; основные этапы внедрения этих законов приходятся на 2017–2018 гг.

Последний Закон существенно изменился. Основным отличием стал переход на использование онлайн-касс. Такие кассы передают сведения о наличных и электронных расчетах через оператора фискальных данных в налоговые органы в электронном формате. Сведения поступают в момент расчета.

Произошли некоторые изменения кассовой дисциплины относительно онлайн-касс. Минфин в Письме от 16.06.17 г. № 03-01-15/37692 отметил, что после введения в компании онлайн-кассы вести журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) и оформлять справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) необязательно.

Отметим, кассовая дисциплина с 01.07.2017 г. обязала большую часть компаний перейти на новые онлайн-кассы. За использование старых касс предприятия несут ответственность. За неприменение ККМ на предпринимателя или компанию налагают штраф от 75 % до 100 % суммы расчета, но не менее 30 тыс. руб. (ч. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Также компании или ИП может быть выписан штраф в случае использования контрольно-кассовой техники (ККТ), не отвечающей законодательным требованиям. Сумма штрафа в этом случае – от 5 до 10 тыс. руб. (ч. 4 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Также на основании Указания Банка РФ от 19.06.2017 г. № 4416-У изменилась схема ведения кассовых операций. В данный момент для выдачи подотчетных средств не нужно полностью погашать задолженность по сумме, полученной ранее. Помимо этого, подотчетное лицо может не писать заявление. Оформление выдачи осуществляется на основании распорядительной документации (к примеру, приказа руководства).

Какие трудности сопровождают масштабирование бизнеса и как их преодолеть

Какие особенности имеет кассовая дисциплина для ИП и ООО

Более подробно остановимся на том, что собой представляет кассовая дисциплина ООО и ИП.

1. Особенности у ИП.

Множество бизнесменов не имеют понятия о правильном ведении кассы в соответствии с законодательными нормами. Если предприниматель решает использовать упрощенную дисциплину, то выпускает соответствующий приказ. Без него нельзя отказываться вести кассовые документы в полном объеме.

В соответствии с Указом № 3210-У индивидуальные предприниматели могут:

отказаться от составления ПКО в ходе приема наличных средств, в качестве подтверждающих документов будут выступать отчетность ККТ, БСО, чеки и т. д.;
не использовать РКО при передаче финансов: основанием для выдачи зарплаты становится платежная ведомость;
не пользоваться кассовой книгой (все операции, связанные с деятельностью ИП, включая поступление и выдачу денег, заносятся в книгу учета доходов и расходов (КУДиР); деньги, которые бизнесмен берет из кассы на личные цели, в книге учета доходов и расходов не фиксируются).

Отметим, расход наличных возможен не на все цели индивидуального предпринимателя. К примеру, нельзя их тратить на то, чтобы оплачивать кредиты, проводить операции с ценными бумагами, выдавать займы и т. д. В Указе приведен полный список ограничений. Для подобных расходов лучше пользоваться банковской картой, оформленной на физлицо. Кроме того, необходимое количество средств можно положить на расчетный счет, а затем снять для использования на данные цели.

2. Особенности у ООО.

Изменения в дисциплине позволяет ООО лишь не соблюдать лимиты по остаткам. Во всех остальных вопросах ООО должны следовать правилам, установленным для юрлиц.

Лимитом, или переходящим остатком, называют допустимую максимальную сумму наличных, которую можно оставлять в кассе каждый день по завершении работы компании. Средства свыше нормы лучше сдавать в банк. Исключения составляют лишь выходные, праздничные дни и дни, в которые выдается зарплата, если в это время поступали средства.

Раньше для ООО действовало правило об обязательной фиксации предела остатка по кассе. Если субъект малого бизнеса не определял его, налоговые органы устанавливали лимит в 0 рублей. Все средства по остатку на счете 50, выявляемые свыше нормы в ходе проверок, расценивались как нарушение.

С 01.06.2014 г. всем ООО с численностью персонала не более 100 сотрудников и выручкой не больше 800 млн рублей ежегодно разрешено не утверждать лимит. Действующий предел остатков при этом отменяют. Руководитель составляет специальный приказ, требования к которому отражены в Указе № 3210-У. Если предприятие ведет бухучет, решение отражают в учетной политике. Если компания этого не делает, превышение установленных лимитов расценивают как административное нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. За такое нарушение на предприятие налагают штраф.

Какие документы обязует вести кассовая дисциплина

В соответствии с законодательством РФ все действия, так или иначе связанные с операционной кассой, может проводить только кассир. Также это может быть другой сотрудник предприятия, наделенный соответствующими полномочиями. При отсутствии такого работника в компании этим занимается непосредственно предприниматель.

Если в компании установлен не один, а несколько кассовых аппаратов, определяют старшего кассира. Документы формирует или главный бухгалтер, или иной сотрудник, отвечающий за это. Вести документацию могут и кассир, и администратор, и сам предприниматель. Но для этого требуется определенное соглашение, в соответствии с которым ведение бухучета поручают конкретному работнику.

Для оформления контрольно-кассового аппарата вам понадобятся определенные документы.

1. Приходный кассовый ордер. Его заполняют всегда, при поступлении денег в операционную кассу. Если операции по наличному расчету закрепляют выдачей кассовых чеков или бланками отчетности, создают документ, в котором учитывают всю сумму наличных, поступивших в течение рабочего периода.

2. Расходный кассовый ордер. Документ заполняют после выдачи денег из кассы организации. Если средства компания выдала сотруднику для того, чтобы он купил необходимые для рабочего процесса материалы, то после получения ответственным лицом от него ордера следует удостовериться, что на документе присутствует подпись главбуха или руководителя. Также проверяют паспорт сотрудника.

3. Кассовая книга. При оформлении кассовой книги следует придерживаться формата КО4. В документе отражают все сведения по приходным и расходным кассовым ордерам. По окончании рабочего дня кассир сравнивает информацию в книге со сведениями в кассовой документации, следит за тем, чтобы они совпадали. Далее выводится остаток средств в кассе. Если в течение дня никаких операций с наличными расчетами не проводилось, в книгу не заносят никаких данных. При этом отсутствие информации в ней не является нарушением кассовой дисциплины.

4. Учетная книга. Она нужна, только если в компании работает больше одного кассира. В учетную книгу заносят каждую операцию передачи наличных средств кассиром старшему кассиру и наоборот. При получении денег работники ставят в книге подпись, тем самым подтверждая получение и передачу средств.

5. Расчетно-платежная и платежная ведомость. Составление документа обязательно только при выдаче сотрудникам стипендии, зарплаты, премии и т. д.

Документы можно подавать не только в бумажном, но и в электронном формате. Если выбран бумажный формат, при составлении соблюдают определенные правила. Документ допускается писать от руки или печатать на компьютере. Основное условие – наличие на нем подписи ответственного лица.

Документы в электронном виде составляют на компьютере, однако утверждают их электронной подписью для исключения несанкционированного доступа. Отметим, у книг учета бланков, отчетов и журналов операционного кассира нет ничего общего с кассовыми документами.

Как определить эффективность бизнеса по основным показателям

Ведение кассовой дисциплины по строгим правилам

Кассовая дисциплина важна для любой организации. Благодаря правильному ведению кассовой документации можно избежать множества ошибок и штрафов. Ниже мы приведем главные требования к формированию кассовых бумаг.

1. Оформление первичных документов.

Все кассовые операции, связанные с приемом, выдачей, хранением финансовых средств, должен проводить кассир, то есть уполномоченное лицо. Если в компании такая должность отсутствует, индивидуальный предприниматель сам вправе заниматься этим или же перекладывать данные функции на бухгалтера, ведущего финансово-хозяйственную деятельность. Так или иначе, назначают ответственного работника. Кассовая дисциплина подразумевает ведение обязательной документации, ранее перечисленной в статье.

2. Установка лимита по остатку в кассе.

Если средства, оставшиеся в кассе по завершении рабочего процесса, превышают лимит, речь идет уже о нарушении кассовой дисциплины. Существует понятие так называемого переходящего остатка (или лимита). Это определенная сумма, которую остаток в кассе по завершении рабочего дня превышать не может. Все средства свыше максимума передают в банк. Превышение переходящего остатка допустимо лишь в тех случаях, если это выходной, праздник, или же в этот день выплачивались заработные платы, премии и начисления.

Установка лимита является обязательным условием. Если организация не делает этого, сумму переходящего остатка автоматически приравнивают к нулю. Соответственно, каждое поступление наличных расценивается как нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., то есть превышение лимита. Из-за подобных действий на всю компанию или предпринимателя налагают штраф – кассовая дисциплина в таких случаях считается нарушенной. В 2014 г. в России было установлено, по какой схеме следует подсчитывать лимит остатка денег в кассе. Ниже приведены два способа, которыми бизнесмены могут пользоваться при расчете.

Вариант 1.

В основе подсчетов лежит сумма всех средств, ранее поступивших в кассу. При вычислении пользуются формулой:

Л=В/П*Нс,

Л здесь является допустимым значением переходящего остатка; В – количеством материальных ресурсов, поступивших в кассы после реализации продукции, проведения работ или оказания услуг в течение подотчетного периода. Если компания создана не так давно и еще не успела ничего заработать, за основу принимают сумму, которую планируется получить в перспективе. П в данном случае – период, выбранный для расчета. Это, к примеру, смена, неделя или календарный месяц. Все определяется тем, в течение какого срока компания получает больше средств. Подотчетным периодом может быть даже один день, однако срок не может превышать трех месяцев. Нс – это отрезок времени, разделяющий день получения средств и день их передачи в банк. Этот период не может длиться дольше недели. Если же банковского учреждения нет на территории населенного пункта, допустим срок в две недели. В этом случае коэффициент равен пяти. Для определения показателя следует учитывать, где расположено предприятие, какая у него организационная структура и специфика деятельности, а также график работы торговой точки.

Вариант 2.

Основа расчетов – сумма, выданная из касс. Таким способом могут пользоваться индивидуальные предприниматели и организации, не получающие средства наличными, но при этом вынужденные время от времени снимать определенную сумму в банке. Предположим, они должны приобретать материалы или оплачивать поставки сырья. В этом случае для расчета переходного остатка применяется формула:

Л=Р/П*Нп,

Л здесь является суммой переходного остатка; Р – суммой средств, выданных компании в течение подотчетного периода. Не учитываются деньги, направленные на выдачу заработной платы, стипендии и иных выплат сотрудникам. Если организация новая и еще не располагает средствами в достаточном количестве, за основу берется сумма, которую бизнесмен намеревается взять в банке. П – это отрезок времени, взятый за основу для анализа отчислений из банка. Этот период не может быть больше трех месяцев. Допустимый минимум при этом не установлен. В идеале за основу берут время, когда компания чаще всего обращалась за средствами в банк.

Нп – это временной отрезок между датами, когда бизнесмен брал средства в банке. Период не может превышать недели. Если же на территории населенного пункта нет банковского учреждения, допускается продление срока до двух недель. Если бизнесмен снимает деньги каждые четыре дня, коэффициент равен четырем.

После того как компания установила допустимый предел переходящего остатка, она заносит эту информацию во внутренний приказ, то есть прописывает рассчитанное значение. Также в документе указывают период, в течение которого лимит будет действительным, к примеру, 2017 г. В законодательстве ничего не сказано об обязательном ежегодном изменении лимита. В связи с этим, если бизнесмен не указывает срока действия приказов, лимит можно применять неограниченное время, и штраф за нарушение кассовой дисциплины на компанию не наложат.

Еще летом 2014 г. малые предприятия освободили от необходимости установок каких-либо лимитов. Но нужно помнить, что малые – это те организации, численность персонала в которых меньше 100, а годовая выручка – менее 800 млн рублей.

Если компания решает перестать использовать лимит, то выпускает соответствующий приказ.

3. Выдача наличных средств подотчетным сотрудникам.

Средства, которые выдают сотрудникам для поездки в командировку, называются подотчетными. Эти деньги предназначены для представительских расходов и хозяйственных нужд. Выплату подотчетных средств подтверждают соответствующие финансовые документы. Они доказывают тот факт, что финансы расходуются по предназначению. В роли таких документов могут выступать накладные, чеки и т. д.

Если сотрудник потратил личные деньги на те или иные цели из-за нехватки подотчетных средств, он пишет соответствующее заявление, на основании которого компания компенсирует ему расходы. Отчитаться об израсходованных деньгах работник должен в течение трех дней с даты окончания срока, на который ему были выданы средства, или с того момента, как он прибыл из командировки.

Очень важно контролировать своевременную подачу отчетности и формирование документов, подтверждающих расход средств. При нарушении сроков предоставления отчетов выданные средства невозможно занести в расходную часть, а значит, и снизить сумму уплачиваемых налогов на их значение. Кроме того, выплата с них НДФЛ и начисление страховых взносов становятся обязательными условиями.

4. Ограничение расчетов с использованием наличных средств.

В соответствии с Указанием 3073-У у экономических субъектов есть право совершения сделок за наличные средства в границах 100 тыс. руб. Установленное ограничение применяется для компаний и бизнесменов, за некоторыми исключениями. Для сделок с физическими лицами (то есть не ИП) не действует предел в 100 тыс. руб. В связи с этим компания может совершать расчеты с физическими лицами наличными в любом размере.

Лимит не учитывают, когда:

сотрудникам выдают заработную плату и социальные пособия;
персоналу предоставляют подотчетные средства;
индивидуальные предприниматели используют наличные на цели, не связанные с бизнесом.

Индивидуальный предприниматель вправе использовать все полученные деньги на собственные цели, взяв их под отчет в полном объеме. Если необходимо потратить средства, он может не направлять всю наличную выручку в банк. У бизнесмена есть возможность забрать все наличные из кассы, но израсходовать их на личные цели.

Юрлица и ИП вправе совершать взаиморасчеты наличными на основании заключенных соглашений. Но существует одно условие – размер денежных средств не должен превышать 100 тыс. руб. Это же требование распространяется на договоры, предусматривающие поэтапные выплаты (к примеру, договоры на аренду, в соответствии с которыми оплата осуществляется каждый месяц). Если в общей сложности сумма оплаты за весь срок аренды более 100 тыс. руб., то остаток, превышающий допустимый предел, передают арендодателю безналом. Нужно контролировать момент, когда сумма вносимых по договору средств достигнет отметки в 100 тыс. руб.

5. Взятие средств из кассы для личных целей.

Следует помнить об ограничениях и возможностях, действующих для любой формы юридической собственности. Например, если речь идет об ООО, брать средства из кассы для личных целей категорически запрещено даже в том случае, если в обществе всего один учредитель. Такое ограничение не касается индивидуальных предпринимателей. Они вправе использовать деньги из кассы так, как считают нужным. Главное – уплата всех налогов и начисление необходимых взносов по страхованию.

Оборотные активы предприятия: управление и оптимизация

Как осуществляется контроль кассовой дисциплины

Все сотрудники компании должны четко следовать правилам ведения операций с наличными средствами. Однако контролировать кассовую дисциплину в целом должен главный бухгалтер (если, конечно, наличие такого специалиста предусматривает регламент организации). Если деятельность ведет индивидуальный предприниматель и он является единственным в бизнесе, то сам и отвечает за все.

Некоторые виды контроля за кассовой дисциплиной входят в обязанности государства. В соответствии с нормами п. 1 ст. 7 Закона РФ от 21.03.1991 г. № 943-1 проверять кассовую дисциплину должна Федеральная налоговая служба.

В рамках контроля налоговая инспекция планирует узнать:

имели ли место случаи, когда выручка приходовалась не в полном объеме или же нарушались сроки процедуры;
превышен ли допустимый лимит расчетов в 100 тыс. руб.;
превышен ли допустимый уровень переходящего остатка денег в кассе;
были ли какие-либо операции через ККТ проведены с нарушениями;
всегда ли выдавались положенные кассовые ордера, не было ли ошибок в их оформлении;
всегда ли, когда требовалось, в компании пробивали и выдавали кассовые чеки и оформляли в положенных случаях бланки строгой отчетности;
совпадают ли остатки в кассе со сведениями, отраженными в кассовой документации;
не предоставляли ли подотчетным лицам крупные суммы на сроки, превышающие допустимые.

Как проводится проверка кассовой дисциплины на предприятии

В соответствии с Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 г. № 133н руководитель налоговой службы выступает с инициативой о проведении проверки на предмет соблюдения кассовой дисциплины, издавая соответствующий приказ. В нем обозначают время, в течение которого будет идти проверка налоговой кассовой дисциплины, и ее цели. В ходе контрольного мероприятия сотрудники налоговой службы изучают:

документацию, оформленную при проведении кассовых операций;
фискальную отчетность и контрольные ленты ККТ;
регистрационную и эксплуатационную документацию на ККТ;
документацию, отражающую информацию о получении БСО, их учете и утилизации;
регистры учета операций, связанных с бухгалтерской и хозяйственной деятельностью;
приказы, которые устанавливают лимиты кассовых остатков;
авансовую отчетность.

Представители налоговой службы вправе проверить не только перечисленную выше документацию и регистры. В соответствии с их требованием инспектируемая организация обязана пояснить и иные моменты, напрямую относящиеся к объекту контроля.

Развитие бизнеса: 9 оригинальных идей

Какая ответственность предусмотрена за нарушение кассовой дисциплины в 2017 г.

При выявлении ряда нарушений применяется административная ответственность. Кассовая дисциплина должна соблюдаться всеми компаниями и индивидуальными предпринимателями. До 15.07.2016 г. ответственность наступала, если организации:

нарушали правила работы с наличностью (превышали лимиты, не выполняли оприходования вырученных средств): штраф за нарушение кассовой дисциплины для должностных лиц составлял 4–5 тыс. руб., для юридических – от 40 до 50 тыс. руб. (п. 1 ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ);
не применяли кассовые аппараты или использовали контрольно-кассовую технику, не отвечающую существующим нормам, не выдавали документ, подтверждающий оплату, что в зависимости от степени нарушения влекло за собой предупреждение или наложение штрафа: для физических лиц он составлял от 1500 до 2000 руб., для должностных лиц – от 3 до 4 тыс. руб., для юридических – от 30 до 40 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Сейчас может применяться административная ответственность за нарушение кассовой дисциплины, совершенное до 15.07.2016 г.

В соответствии с ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ с 2016 г. существенно выросли штрафы за нарушения кассовой дисциплины (в частности, ответственность за неиспользование контрольно-кассовой техники). Неприменение кассовых аппаратов с 15.07.2016 г. грозит:

штрафом для должностных лиц в размере от 25 до 50 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 10 тыс. руб.;
штраф для юрлиц в размере от 75 до 100 % от суммы расчета, выполненного без использования ККТ, но не менее 30 тыс. руб. (п. 2 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Если компания во второй раз нарушает законодательное требование, связанное с применением кассового аппарата, сумма расчетов без использования ККТ равняется (в том числе в совокупности) 1 млн руб. и более, за чем следуют:

дисквалификация должностных лиц на 1–2 года;
остановка работы индивидуальных предпринимателей и организаций до 90 суток (п. 3 ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ в ред. ФЗ № 290-ФЗ).

Меры ответственности за такое нарушение кассовой дисциплины в 2017 г., как использование ККТ, не соответствующей нормативам, применение ККТ, которое сопровождается нарушениями установленных законодательных норм и условий ее регистрации и применения до 01.02.2017 г., не изменились (п. 15 ст. 7 ФЗ № 290-ФЗ). Но с 01.02.2017 г. за эти нарушения, а также нарушения порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ действуют следующие меры ответственности:

предупреждение или штраф за нарушение кассовой дисциплины на сумму от 1500 до 3000 руб. для должностных лиц;
предупреждение или штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб. для юрлиц (ст. 14.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ, п. 15 ст. 7 Закона № 290-ФЗ).

По ФЗ от 03.07.2016 г. № 290-ФЗ компании могут быть привлечены к ответственности и за иные нарушения при использовании контрольно-кассового аппарата. К примеру:

если не направляют покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронном формате или если не передают эти документы на бумаге по требованию клиента;
отвечать за нарушения также обязаны фискальные операторы, изготовители ККТ и экспертные организации.

Существует срок давности нарушения кассовой дисциплины. Так, с момента нарушения привлечь виновных к административной ответственности можно лишь в течение 2 месяцев (п. 1 ст. 4.5 Кодекса об административных правонарушениях РФ). Не исключено, что в 2017 г. многие разовые нарушения кассовой дисциплины останутся ненаказанным. Но нарушение кассовой дисциплины в 2017 г. способно стать причиной для особенно тщательного наблюдения за налогоплательщиком и поводом для досрочной выездной проверки. Представители налоговой службы однозначно заинтересуются, если выручка будет оприходована не в полной мере и несвоевременно, а также если выявятся несоответствия между документальными и фактическими остатками денег в кассе.

Если была выдана подотчетная сумма финансовых средств в крупном размере на необоснованно длительный период, к ней могут доначислить НДФЛ (постановление президиума ВАС РФ от 05.03.2013 г. № 14376/12).

www.kom-dir.ru

Действующий порядок

С 1 июня 2014 года установлен новый учет операций, правила, по которым должна соблюдаться кассовая дисциплина. Что это такое? Разъяснения даются в Положении ЦБ №373-П. В соответствии с ним необходимо устанавливать и рассчитывать лимит по остатку кассы. По новому порядку предусматриваются прежние бланки расходных и приходных ордеров. Для малого предпринимательства неиспользование лимита остатка наличности выступает в качестве единственного изменения кассовой дисциплины. В остальном ими должны соблюдаться все правила, действующие для юрлиц. Прежними остались формы кассовых документов. При этом предполагалось убрать часть реквизитов (корреспондирующие счета), однако они остались в бланках.

Нормативная база

Кассовая дисциплина – что это такое? Она представляет собой правильное и своевременное оформление расходных и приходных документов, отсутствие превышения лимита и ограничений по наличным расчетам. На основании ФЗ №86, принято Указание, устанавливающее порядок выполнения операций с монетами и банкнотами Банка России на территории РФ юрлицами, кроме ЦБ, кредитных учреждений, а также упрощенную схему для индивидуальных предпринимателей и субъектов малого бизнеса.

Предписания для юрлиц

Кассовая дисциплина для юридических лиц предполагает установление максимально допустимой суммы наличности. Это осуществляется посредством соответствующего распорядительного документа. Установленная сумма может находиться в месте проведения операций, выбранном руководителем, после выведения в кассовом журнале остатка наличности на конец дня. Юридическим лицом самостоятельно определяется лимит согласно Приложению к Указанию, в соответствии с характером его деятельности и с учетом объема выдачи или поступлений наличности.

Подразделение юрлица

Для него также предусмотрен порядок, в соответствии с которым должна соблюдаться кассовая дисциплина. Подразделению юрлица, сдающему наличность на банковский счет, лимит устанавливается с учетом остатков, конкретно предусмотренных для него. Экземпляр распоряжения об этом направляется по месту нахождения отделения по установленному на предприятии порядку.

Накопление средств сверх лимита

Кассовая дисциплина допускает хранение свободных денег в дни выдачи зарплаты, выплат, стипендий, входящих согласно методологии, определенной для заполнения форм государственного (федерального) статистического наблюдения, в фонд оплаты труда и отчислений социального характера, включая день выдачи банковской организацией средств на указанные нужды. Накопление средств сверх лимита разрешено в выходные и праздники, если юрлицо осуществляет операции. В остальных случаях превышение лимита будет выступать как нарушение кассовой дисциплины. Субъекты малого бизнеса и индивидуальные предприниматели пределы по остатку могут не устанавливать.

Действия уполномоченного представителя юрлица

Кассовая дисциплина предполагает сдачу наличности в банк, в котором имеется счет организации, либо в учреждение, относящееся к системе Банка России и осуществляющее транспортировку, инкассацию наличности, пересчет, прием, сортировку, упаковку и формирование денег. Данную операцию осуществляет ответственное лицо, назначенное руководителем предприятия. Уполномоченное лицо обособленного подразделения вправе сдавать наличность непосредственно в кассу или в банк, где открыт счет предприятия, в порядке, установленном юрлицом.

Операции с наличностью

Они осуществляются кассовым либо иным работником, назначенным руководителем юрлица, индивидуальным предпринимателем или прочим уполномоченным служащим из штата своих сотрудников. При этом для него устанавливаются соответствующие должностные обязанности и права. Руководителю предприятия надлежит ознакомить ответственное лицо с инструкциями под роспись последнего. В случае если на предприятии присутствует несколько кассиров, один из них назначается на должность старшего. Операции могут также выполняться непосредственно руководителем. Допускается осуществлять кассовую деятельность с использованием ПТК. Программно-технические комплексы, в конструкции которых предусмотрен механизм приема банкнот, должны оснащаться функцией распознавания не менее 4 машиночитаемых защитных знаков банкнот России, список которых установлен соответствующим нормативным актом.

Ответственность

Операции с наличностью должны быть оформлены приходными и расходными ордерами. Несоблюдение дисциплины считается административным правонарушением в сфере финансов. Меры ответственности устанавливаются в ст. 151 КоАП. В соответствии с ее положениями наказание предусмотрено за следующие финансовые преступления:

Выполнение расчетов наличностью с прочими юрлицами сверх установленных величин.
Частичное либо полное неоприходование денег в кассу.
Превышение лимита.

При выявлении такого рода нарушений налагается административный штраф. Его размер для должностного лица – 4-5 тысяч рублей, для предприятия – 40-50 тыс. руб.

Проверка кассовой дисциплины

Отчетность контролируется каждые два года банковской организацией, в которой открыт счет юрлица. Выборочно могут быть проверены любые три месяца работы. Банк оценивает правильность математического, финансового счета. Проверка не касается товарных накладных и прочего. В основном банковскую организацию интересует:

Не превышен ли лимит наличности.
Кассовый журнал и бумаги, подтверждающие сделанные в ней записи. К таким документам относят X и Z-отчеты, чеки, расходные и приходные ордера и прочее.

После проверки банк составит справку. Ее достаточно часто требует налоговая инспекция в ходе осуществления своей надзорной деятельности. В случае если последняя обнаружит, что замечания банка не были учтены и недочеты не исправлены, на предприятие может быть наложен штраф.

Важный момент

Следует помнить, что банковская организация выступает в качестве такого же хозяйствующего субъекта, как и непосредственно юрлицо. Вместе с этим учреждение, где открыт счет последнего, выступает для него в качестве партнера. Данный статус тем не менее позволяет банку осуществлять проверку правильности выполнения операций с наличностью. Данная процедура не считается прямым надзором. Банк не обладает полномочиями привлекать предприятие к ответственности. Организация только вправе порекомендовать те или иные исправления.

Акт ревизии

На месте проверки сначала составляется первичный документ. В нем указывается все, что относится к осмотру рабочего места, снятию отчета с ККТ. В акте фиксируется, выдан ли чек, присутствуют ли на нем необходимые реквизиты, есть ли пломба и так далее. После этого инспектор приглашает к себе предпринимателя с бумагами, которые представляют для первого интерес. После их проверки составляется второй акт. На его основании может быть наложено взыскание, вынесено предупреждение. Если проверка не выявила нарушений, то предприниматель может спокойно продолжать деятельность.

businessman.ru

Кому надлежит выполнять требования кассовой дисциплины

Её выполнение не зависит от рода деятельности, выбранной системы налогообложения и наличия контрольно-кассовой машины (ККМ). Правило здесь одно: можно не иметь ККМ и пользоваться бланками строгой отчетности (БСО), но оформлять деньги, проходящие через кассу, все равно придётся. Вступившие в силу нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность индивидуальных предпринимателей, значительно упростили ведение кассовой дисциплины. С 1 июня 2015 года по новым правилам ИП не должны в обязательном порядке проводить оформление кассовых документов.

В основном предпринимателям стало необходимо вести те финансовые документы, которые на прямую касаются выплаты заработной платы наёмным работникам оформленных по трудовому договору. Такими документами являются:

расчётно-платёжные ведомости;
платёжные ведомости.

Снятие различного рода ограничений и упрощение финансовой отчётности благотворно должно сказаться на развитии предпринимательства. Тем боле, что для ИП было снято обязательное установление лимита остатка по кассе, если общее число сотрудников не более 100 человек, а годовая выручка не превышает 800 миллионов рублей. При всём послаблении требований к ведению финансовой отчётности за нарушение кассовой дисциплины в 2018 году штрафы не уменьшились, а наоборот стали больше.

Но не для всех форм бизнеса упрощенная кассовая дисциплина разрешена. Поэтому знание нюансов ведения кассы — необходимое условия успешной деятельности любого предпринимателя. Даже при условии не обязательного оформления кассовых документов исполнение кассовой дисциплины упростит бухгалтерский учёт. При переходе бизнеса на более высокий уровень не потребуется кардинальной перестройки процессов документального оформления финансовой деятельности.

Правила, которые обязан соблюдать предприниматель

Для полного понимания необходимости ведения кассовых документов следует чётко представлять, что и как надо делать. Это предотвратит ошибки и даст возможность избежать взысканий. Основные правила можно сгруппировать в следующий список:

составление и оформление необходимых кассовых документов;
строгое выполнение требований по соблюдению установленного лимита кассы;
организация выдачи наличных денежных средств подотчётным работникам;

контроль за превышением установленных ограничений при расчёте наличными денежными средствами с другими субъектами предпринимательства.

Первичка

Все выплаты, приём и хранение денег должны осуществляться уполномоченным лицом — кассиром. При отсутствии такой должности предприниматель может сам взять на себя эту функцию или доверить её бухгалтеру, который выполняет обязанность по оформлению финансово-хозяйственной деятельности. В любом случае, назначение уполномоченного лица необходимо. Кассовая дисциплина требует заполнение следующих обязательных документов:

ПКО, или приходного кассового ордера;
РКО, или расходного кассового ордера;
кассовой книги;
расчётно-платёжной ведомости.

Документальное оформление может проводиться в письменной форме, с использованием компьютерной техники на бумажных носителях. Заверение документа происходит собственноручно посредством личной подписи предпринимателя или уполномоченного лица. Также имеется возможность электронного ведения кассовых документов. В этом случае они должны быть заверены электронными подписями.

Лимит остатка

Другими словами, остаток по кассе еще называют переходящим остатком, так как он отображает количество денежных средств, которое остаётся в кассе по итогам рабочего дня. Он строго лимитируется в максимальных значениях. Суммы, превышающие лимит подлежат обязательной инкассации или самостоятельной сдачи в банк.

Следует отметить, что необходимость установления лимита продиктована тем, что, если его не оформить, по умолчанию он будет равен нулю. Следовательно, любые деньги, оставшиеся в кассе, будут классифицироваться, как ведение кассовой дисциплины с нарушением.

Для того чтобы узаконить переход на упрощённый порядок ведения кассовой дисциплины, который возможно применять для ИП и малых предприятий с численностью не более 100 человек и годовым оборотом менее 800 млн рублей, необходимо издать приказ, основанием которого должны служить Указания Банка России, принятые 11.03.2014 под номером 3210-У. В нем должна в обязательном порядке быть фраза, устанавливающая отсутствие лимита для хранения остатка в кассе.

Осуществление выдачи наличных денежных средств подотчётным работникам

Денежные средства, которые выдаются для обеспечения работников во время командировки, необходимых затрат на представительские расходы и хозяйственные нужды, называют подотчётными. Они должны обеспечиваться соответствующими финансовыми документами, доказывающими факт расходования денег по назначению. Такими документами считаются чеки, товарные накладные и т.п. Если недостающую сумму при расчёте работник потратил из личных средств, составляется заявление для компенсации затрат. Отсчёт о потраченных средствах должен быть произведён в течение трех дней с момента окончания периода, на который выдавались деньги или прибытия работника из командировки.

Важно следить за выполнениями сроков предоставления отчётов и документальное подтверждение потраченных денег. Потому что в случае несвоевременной подачи отчётности, выданные наличные денежные средства нельзя будет зачесть в расходную часть, следовательно, уменьшить на их значение выплачиваемые налоги. Так же с них придется выплатить НДФЛ и начислить страховые взносы.

Ограничение расчетов с использованием налички

При осуществлении коммерческой деятельности индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами нельзя превышать расчёты за товары и услуги в рамках одного договора на сумму больше 100 тысяч рублей. Данный запрет не распространяется при расчёте с физическими лицами, если они не действуют от имени предприятия на основании доверенности. Из денежной выручки нельзя производить выплату дивидендов, погашать кредиты и осуществлять взносы за аренду помещений.

Средства из кассы для личных нужд

В зависимости от форм юридической ответственности есть существенные ограничения и возможности. Например, при организационной форме в виде ООО даже с одним учредителем брать деньги из кассы, которые будут потрачены на личные нужды, категорически запрещается. Такой запрет не распространяется на ИП. Индивидуальные предприниматели могут распоряжаться средствами, находящимися в кассе по своему усмотрению. Главное в этом случае, чтобы были уплачены все налоги и начислены необходимые страховые взносы.

Ответственность за нарушение

Налоговая инспекция может организовать выездную проверку для выявления фактов нарушения в соблюдении установленных правил учёта и хранения наличных денежных средств. И как указано в статье 15.1 КоАП, если нарушена кассовая дисциплина, наложить штраф в размере 4 000 — 5 000 рублей для должностных лиц ИП и организаций, а на на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 тыс. рублей. Неважно, в каком виде у вас организованно кассовое обслуживание. Касса может находиться и в ящике стола у предпринимателя. Главное правильное документальное оформление движения наличных и своевременная сдача всей необходимой отчётности.

Изменения в 2018 году

В 2018 году, для всех субъектов малого предпринимательства допустимо не устанавливать лимит остатка наличных в кассе, таким образом, можно накапливать наличные средства в кассе столько, сколько понадобится. Как и прежде, в данном случае ИП должен руководствоваться п.2 (абзац 10) Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У, содержащим неимперативную норму – то есть при желании лимит кассы можно все-таки установить. Порядок этой процедуры рассмотрен выше, в соответствующем разделе статьи. Кассовые документы можно оформлять не только на бумажных носителях, но и в электронном виде, при этом следует помнить, что они требуют оформления с учетом обеспечения их защиты путем электронной подписи в том числе. В отличие от бумажных версий, в подписанный электронный документ исправления уже не допускаются.

В целом, вся кассовая дисциплина ведётся в полном объеме, важным новшеством может стать лишь принятие Федерального Закона, который внёс изменения по применению онлайн касс, а также в КОАП РФ. Данный Закон принят и в содержит следующие нововведения:

печать кассовых чеков для передачи их покупателям;
одновременно формирование чека в электронном виде;
отправка чека в электронном виде непосредственно в налоговый орган;
дополнительно, при получении соответствующего требования от покупателя ИП должен продублировать чек в электронном виде, на указанный покупателем электронный адрес.

Указанные изменения привели к необходимости замены всей ККТ на такую, которая сможет обеспечить указанную процедуру, а отправку чека осуществляется через уполномоченных операторов фискальных данных. При этом, нарушение порядка и/или сроков передачи информации о расчетах несёт за собой административную ответственность.

ipshnik.com

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Обязанность по соблюдению кассовой дисциплины возлагается на все субъекты административно-хозяйтсвенного сектора, которые работают с наличными деньгами. И не важно, принимаются они по ККМ или БСО. Используемая система расчета налогов в компании также не влияет на необходимость соблюдения кассовой дисциплины.

Правда для индивидуальных предпринимателей с середины 2014 года эти правила немного упрощены. В частности, упразднено оформление приходных и расходных ордеров и кассовой книги. Требуется только оформление документов при выдаче наличных денег на заработную плату работникам.

Кроме того, лимит остатка кассы не устанавливается для индивидуальных предпринимателей и предприятий, имеющих до ста работников, при условии, что общий размер годовой выручки не превышает 800 миллионов рублей.

Все правила кассовой дисциплины можно найти в указаниях ЦБ РФ (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ведение кассовой дисциплины для ООО и ИП. Перечень документов

Для соблюдения кассовых правил на предприятии должно быть отдельное уполномоченное лицо – кассир. Однако это может делать и директор или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. В случае, когда предприятие имеет нескольких кассиров, обязательно назначается старший кассир. Также должно быть назначено лицо, ответственное за формирование кассовых документов. Обычно это главный бухгалтер, но в зависимости от ситуации, может быть и кассир или непосредственно сам ИП. Также это может быть организация, осуществляющая ведение бухгалтерского учета.

С 2015 года необходимо оформлять следующие документы по кассовым операциям:

Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.

Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде.

При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.

Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.

Автоматизация магазина: программа, внедрение, контроль

Ведение кассовой книги в обособленном подразделении

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

В арбитражной практике по этому вопросу нет единого мнения.

Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см. постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Что такое лимит остатка по кассе

Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.

К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.

Приказ для установления лимита по кассе. Лимит необходимо рассчитать и закрепить во внутреннем приказе, которым может быть установлен лимит как на конкретный промежуток времени, так и на неограниченный срок, т.е. до издания нового приказа.

Упрощенный порядок. Для малых предприятий (менее 100 сотрудников и выручка за предыдущий год менее 800 миллионов рублей) и индивидуальных предпринимателей, с 1 июня 2014 года установление лимита остатка кассы не является обязательным. Однако для его отмены необходимо оформление соответствующего приказа, основанного на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, где непременно должна содержаться следующая формулировка: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе».

Оптимизация продаж: 4 проблемы, которые решит мобильное приложение

Как по правилам кассовой дисциплины происходит выдача денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия. Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.

В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.

На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.

Ограничение в выдаче денег по правилам

Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.

Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.

Важно! Наличные деньги из кассы нельзя использовать на погашение займов, оплату аренды и выплату дивидендов.

Кому и когда можно брать деньги из кассы на личные нужны

Любые доходы организации принадлежат непосредственно организации. Поэтому оплата личных нужд учредителей, даже если он всего один, из кассы предприятия производиться не может.

Это не распространяется на ИП, которые могут использовать деньги как из кассы, так и с расчетного счета в любых количествах при условии отсутствия задолженностей по уплате страховых и налоговых взносов.

В случае отсутствия у индивидуального предпринимателя приказа об отмене ведения кассовых документов, для получения наличности из кассы, должен быть обязательно оформлен расходный ордер, содержащий следующую формулировку: «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Проверка кассовой дисциплины. На что обращают внимание налоговые органы

Ранее уполномоченными на проверку соблюдения правил кассовой дисциплины были банки. Однако с 2012 года эта компетенция передана представителям ФНС, которые при выездной проверке могут проконтролировать:

правильность ведения учета наличности в кассе;
информацию, зафиксированную на фискальной памяти ККМ, путем распечатки отчетов;
любые документы, относящиеся к оформлению кассовых операций (приходные и расходные ордера, отчеты кассового аппарата, кассовую книгу);
своевременность выдачи кассовых чеков покупателям.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Кассовая дисциплина обязывает субъекты хозяйствования соблюдать правила и предусматривает серьезную ответственность за их нарушение. Свод возможных нарушений кассовой дисциплины содержится в ст. 14.5 и 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Действия, которые не относятся к описанным в данных статьях, не могут квалифицироваться проверяющими как правонарушения, соответственно, за них не может быть выписан штраф. Именно поэтому следует знать, за что могут наказать при выявлении фактов несоблюдения кассовой дисциплины, а за что нет.

1. Не применение ККТ

Согласно статьи 14.5 КоАП это является нарушением и предусматривает ответственность в виде штрафа:

на должностных лиц — от 3000 до 4000 рублей;
на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Например, за время отсутствия администратора в салоне красоты, парикмахер не пробил чек клиенту. Несмотря на то что эти обязанности не входят в полномочия парикмахера, представители налоговой выписали штраф в 30 тысяч. В суде решение опротестовать не удалось, так как ООО признали виновным в необеспечении соблюдения требований о применении ККТ работниками предприятия. Президиум Высшего арбитражного суда РФ также поддержал налоговую и оставил решение в силе. Постановлением от 3 августа 2004 г. № 6902/04 виновной была признана организация, несмотря на доводы представителей организации о виновности непосредственно кассира.

Как показывает практика, штраф за такие нарушения налагается на всю организацию, хотя виноватым действительно может быть только один работник. Конечно, компании заинтересованы, чтобы оштрафовали только работника, так как сумма штрафа (согласно ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях) значительно ниже. Однако следует учитывать, что добиваясь возложения штрафа на должностное лицо, можно получить в итоге два. Так как законодательство допускает наложение штрафа и на лицо, допустившее нарушение, и на организацию, в которой оно совершено.

2. Превышение кассового лимита

На основании статьи 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за нарушение лимитов кассы можно получить штраф от 40 000 до 50 000 рублей. Кассовая дисциплина с 2016 года обязывает эти лимиты строго соблюдать.

Как показывает практика, представители налоговой часто не соблюдают срок, установленный для наложения ответственности за это нарушение. Поэтому, если истекло 2 месяца с момента нарушения, и такой штраф все-таки наложили, смело идите в суд.

Если в компании выручка составила менее 800 миллионов рублей, а численность сотрудников меньше 100 человек, компания с середины 2015 года может отменить лимит остатка кассы сразу, причислив себя к малым предприятиям.

Например, за 2012 и 2013 год компания получала выручку в размере 500 млн руб. ежегодно. Это превышает установленные на то время лимиты (500 млн> 400 млн). Поэтому в указанные годы предприятие нельзя было относить к малым. За 2014 год организация получила 700 млн руб. выручки.

И с 25 июля 2015 года компания должна соблюдать новый лимит – не более 800 млн. Соответственно, есть все основания относить предприятие к числу малых, если, конечно, его численность за предыдущий год не более 100 человек, и в уставном капитале фирмы не более 49% доли крупных организаций.

Поэтому фирма имеет законное основание отменить лимит остатка кассы любой датой после 25.07.2015 г.

3. Хранение наличных денежных средств

Кассовая дисциплина 2016 года определяет правила хранения наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Основным нарушением этих правил обычно является отсутствие кассовой комнаты, согласно правилам, которая должна представлять собой изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег. В соответствии со ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, за такое нарушение может быть наложен штраф на сумму от 40 000 до 50 000 рублей на предприятие.

Однако суд может отменить данный штраф в случае непредоставления полных и достоверных доказательств представителями налоговой. Соответственно контролеры должны в обязательном порядке:

обнаружить свободные наличные денежные средства организации и точно определить их количество;
зафиксировать достоверный факт их ненадлежащего хранения;
указать конкретные нормы законодательства, которые были нарушены;
указать дату и точное место совершения правонарушения.

В случае, если контролеры не смогут определить точное помещение, в котором находится касса и не смогут предоставить других доказательств, то суд будет на стороне организации (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 октября 2005 г. № А33-5576/05-Ф02-4795/05-С1).

4. Неоприходование наличной выручки

Неоприходованные надлежащим образом денежные средства в кассе согласно ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях, являются основанием для приличных по размеру штрафов (до 50 000 руб.). Пример такого дела, решение по которому было принято в пользу налоговой, — постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 марта 2007 г. № Ф04-1084/2007(32053-А70-27). Кроме того, попавшись на таком нарушении очень велик риск привлечь выездную проверку. Так как это является основанием допускать факт уклонения от уплаты налогов путем занижения сумм выручки.

5. Превышение лимита расчетов наличными

Также популярное нарушение кассовой дисциплины. С учетом лимита в 100 000 рублей возникают вопросы по исчислению этих сумм, к примеру, если договор не оформлен на бумажном носителе или если оформляются однотипные договоры на разные суммы, которые менее установленного лимита

В соответствии с п. 3 ст. 434 ГК РФ договор не обязательно заключается в виде единого документа. Согласно п. 6 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, лимит устанавливается в пределах одного договора. Но договоры далеко не всегда оформляются письменно. К примеру, если предприятие получает товар по накладной и оплачивает на основании выставленного счета, то лимиты нужно считать в рамках каждой отгрузки.

Счет, оформленный надлежащим образом и содержащий наименование и количество приобретаемого товара, может являться офертой. А оплата, согласно п. 1 ст. 435, ст. 438 ГК РФ, является акцептом этой оферты. Отсюда и возможность заключения разовых сделок купли-продажи, не превышающих разовый лимит в 100 00 рублей (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. по делу № А75-4466/2013).

Соответственно, если сумма по одной накладной менее 100 000 рублей, допускается ее оплата наличными денежными средствами из кассы предприятия. Однако, в случае наличия долгосрочного договора поставки, претензии проверяющего будут вполне обоснованы. Но в случае отсутствия ссылки на этот договор в накладных, есть все основания для оспаривания решения в суде (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 9 апреля 2013 г. по делу № А33-18496/2012).

Бытует мнение, что лимит ограничен сутками. Однако, это ошибочное мнение. Лимит ограничивает сумму только в рамках одного договора. Периодичность платежей эта норма не регулирует. Если компания имеет разные договоры, суммы которых не превышают 100 000 рублей, то по ним вполне можно производить оплаты в течение одного дня.