Оформление кассовых документов

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию, где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями:

  • проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций;

  • оформляют приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы;

  • получают необходимые подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов;

  • регистрируют (до передачи в кассу) в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

  • передают кассиру приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы вместе с приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Документы заполняются в одном экземпляре, четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Приходный кассовый ордер и квитанция к приходному кассовому ордеру, которая является его частью, заполняются одновременно и подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Квитанция приходного ордера выдается только после получения денег.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров, или заменяющих их документов, на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Порядок действий при оформлении кассовых документов кассиром

Кассир при получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов:

  • проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;

  • проверяет правильность оформления документов;

  • проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Прием наличных денег в кассу

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России, утв. Положением ЦБ РФ от 09.10.2002 № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере (форма № КО-1).

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата, выдается на руки сдавшему деньги.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

studfiles.net

Чем регламентируется?

нормативное регулированиеУчет движения товарно-материальных ценностей у субъекта, который ведет предпринимательскую деятельность, куда относятся денежные средства, ценные бумаги, а также иные документы, дающие право на получение по ним финансов, находится на особом контроле у специальных органов (налоговых инспекций), так как они являются базой налогообложения.

Поэтому правила такого учета четко прописаны в различных нормативно-правовых актах нашего государства. К ним следует отнести следующие законодательные нормы:

  • Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, которое утверждено 5 января 1998 года под номером 14-п.
  • Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации.
  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, который принят решением Совета Директоров Центрального Банка РФ 22 сентября 1993 года под номером 40.

Первый нормативный акт устанавливает общие правила обращения наличных денег и обязывает все организации, которые ведут предпринимательскую деятельность, хранить свои наличные средства в банковских учреждениях на специальных коммерческих счетах. В нем также указывается, что некоторую часть денег компания может хранить в кассе.

Под лимитом подразумевается предельная сумма денег и ценных бумаг номинальной стоимостью, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня и не сдаваться в банковское учреждение. Превышение этого количества влечет наложение штрафных санкций на предприятие или ИП. Допускается несоблюдение установленного лимита только в день выдачи зарплаты и других социальных выплат работникам организации.

требования законаВторой нормативный акт устанавливает образцы кассовой документации, порядок их ведения и заполнения. Третий акт регулирует процесс ведения кассовых операций, а также утверждает перечень документов (кассовые ордера, книги, платежные ведомости), которые подтверждают совершение определенных действий с деньгами (финансовые операции), что находятся в кассе.

Важно знать, что поступление и выдача денежных средств из кассы относятся к операциям, подтверждающим хозяйственную деятельность предприятия или ИП. Оформляется все это приходно-расходными документами. На их основании проводится весь первичный финансовый (бухгалтерский) учет.

Виды кассовых документов

Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 года под номером 88, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации, устанавливаются следующие кассовые документы:

  • Приходный кассовый ордер (форма КО-1). По нему принимаются все наличные денежные средства, а также ценные бумаги, которые приходят в кассу.
  • Расходный кассовый ордер (форма КО-2). По нему выдаются финансовые средства, а также ценные бумаги из кассы.
  • Журнал, в котором происходит регистрация всех приходных и расходных ордеров (форма КО-3).
  • Книга кассовых операций (кассовая книга), в которой отражаются все движения денежных средств, а также фиксируется их остаток на конец рабочего дня (форма КО-4).
  • Книга, в которой отображается учет всех выданных и принятых финансовых средств кассиром предприятия или ИП (форма КО-5).

нюансы процедурыВ некоторых случаях кассир может выдавать заработную плату, стипендию, а также другие платежи по ведомостям. Они бывают платежные либо расчетно-платежные. Несмотря на некоторые отличия в названии, юридически это один и тот же финансовый документ, который имеет обязательные реквизиты для заполнения.

Нужно отметить, что в кассовых ордерах, по которым происходит прием и выдача денежных средств, запрещены какие-либо исправления, подчистки. Если изначально данные документы были неправильно составлены, то они списываются актом и составляются новые.

Документальное оформление операций

Все операции с финансами и другими ценными бумагами, которые имеют денежный эквивалент (например, дорожные чеки, марки) оформляются кассовыми ордерами. Последние, в свою очередь, записываются в журнал учета ордеров, а средства (их суммы) вносятся в кассовую книгу.

Требования к их составлению следующие:

  • дата составления должна соответствовать дню проведенной операции;
  • необходимы анкетные данные и должность лица, которое выписало ордер;
  • в обязательном порядке должны быть указаны основания для их составления (возврат неиспользованных командировочных средств, оплата за товар или предоставленные услуги);
  • необходимо указывать реквизиты прилагаемых и подтверждающих операцию документов (дата, номер, наименование).

Сразу нужно обратить внимание, что нормативные акты, которые регулируют данные действия, не устанавливают перечень документов, подтверждающих приходные операции. Он прописывается во внутренних документах субъекта хозяйственной деятельности.

Приходный ордер считается действительным после того, как его подпишет бухгалтер, а если его нет — директор либо сам индивидуальный предприниматель.

Требования к их составлению ничем не отличаются от тех, что устанавливаются для приходных документов.

Действия кассира при получении ПКО и РКО:

  • сверить оригинал подписи главного бухгалтера и наличие разрешительной подписи директора;
  • проверить, чтобы все подтверждающие документы на выдачу или прием денег были надлежащим образом оформлены;
  • убедиться в наличии необходимых приложений к ордерам.

Это обязательный порядок работы сотрудников в кассе.

Наглядно процесс учета в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Порядок учета и примеры проводок

Перед тем, как приступать к работе на кассе, кассиры должны внимательно ознакомиться со своей должностной инструкцией и перечнем документов, утвержденных руководством предприятия, которые могут прилагаться к кассовым ордерам.

В бухгалтерской отчетности работа с кассой нумеруется счетом 50.

К нему могут открываться субсчета:

  • 50/1 – касса предприятия;
  • 50/2 – операционная касса организации (банк, транспортное предприятие и другие);
  • 50/3 – реализация и оприходование денежных документов (марки, векселя, железнодорожные, авиабилеты).

Учет ПКО и РКО происходит в журнале их регистрации, а также в кассовых книгах:

  • В журнал вписываются их порядковые номера после того, как на них поставит свою подпись главный бухгалтер или директор. Он должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.
  • Кассовая книга — это общая финансовая ведомость, где расписываются все операции за день (отчетный период). Главным требованием к ней является указание остатка в кассе на конец рабочего дня. Если никаких операций не проводилось, тогда остатком будет сумма, выведенная за прошлый отчетный период.

Также существуют ведомости о выдаче финансовых средств. Они должны содержать такие обязательные реквизиты, как анкетные данные лица, которому положены выплаты, информацию о начисленных средствах, уплаченных с них налогов и других обязательных платежей, включая алименты и иные взыскиваемые по решению суда деньги. Должна указываться и итоговая сумма, подлежащая выдаче на руки.

Типичные проводки по кассовым операциям представлены в следующей таблице:

Дебет Кредит Операция Первичная документация
70 50 Выплата зарплаты РКО, зарплатаная ведомость
50 62 Авансовые платежи от лиц за купленный товар ПКО, подтверждающий чек
50 70 Возвращение излишних финансовых средств, выданных на зарплату ПКО, акт или ведомость

Учет кассовых операций строго регламентируется действующим законодательством и не терпит халатного отношения. При выявлении нарушений субъект предпринимательской деятельности ожидают штрафные санкции со стороны налоговой инспекции.

znaydelo.ru

Все кассовые документы на выдачу и получение денег оформляются в бухгалтерии. Туда же они возвращаются после того, как кассир их исполнит. Документы на выдачу и получение денег оформляются только в одном экземпляре. Для приема наличных денег в кассу предназначены приходные кассовые ордера, для выдачи – расходные кассовые ордера. Кроме того, для организации массовых выплат денег работникам организации могут использоваться платежные ведомости или расчетноплатежные ведомости.

Расходные ордера и ведомости подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Приходный ордер подписывает только главный бухгалтер.

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, его подпись на расходных кассовых ордерах необязательна.

Исправления в кассовых документах не допускаются.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Работа кассира

При получении приходного или расходного кассового ордера или ведомости кассир обязан проверить следующее:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе – наличие разрешительной надписи (подписи) руководителя организации;

• правильность оформления документов;

• наличие перечисленных в документах приложений.

При несоблюдении любого из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В качестве дополнительного средства защиты от возможного мошенничества кассиру следует соблюдать следующее правило: все кассовые документы принимаются им только от работника бухгалтерии.

Принимаются и выдаются деньги по ордерам только в день их составления.

Деньги по ведомостям выдаются в течение трех рабочих дней. По истечении этого срока кассир должен сделать следующее:

• в ведомости против фамилии лиц, которым не произведены выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано»;

• в конце ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и расписаться;

• если не все работники, указанные в ведомости, получили причитающиеся им суммы, заполнить документ под названием реестр депонированных сумм;

• передать ведомость и реестр депонированных сумм в бухгалтерию.

Если деньги выдаются по ведомости, то после их выдачи все равно оформляется расходный кассовый ордер – в самой ведомости в специально отведенном месте или в виде отдельного бумажного документа. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетноплатежных) ведомостях на оплату труда, регистрируются после того, как кассир сдаст ведомость бухгалтеру.

Работникам организации, которые вовремя не получили причитающиеся им по ведомости деньги, они могут быть выданы позже на основании расходных кассовых ордеров.

Выдача денег физическим лицам, которые не являются работниками организации, производится только по расходным кассовым ордерам.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя (например, паспорта), записывает в расходном кассовом ордере наименование и номер документа, кем и когда он выдан, получатель расписывается в ордере. Если выплата денег производится по ведомости, то получатели также предъявляют документы, удостоверяющие их личности, и расписываются в соответствующей графе платежного документа. Но сведения о предъявленных документах кассир не регистрирует, что логично: деньги по ведомостям могут выдаваться только работникам организации, а сведения об их документах у организации имеются.

Кассир выдает деньги лицу, указанному в расходном кассовом документе. Кроме того, деньги могут быть выданы другому лицу – по доверенности. Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Доверенности могут использоваться в разных случаях. Когда работник доверяет получить свою заработную плату (или иные выплаты, связанные с трудовыми отношениями) другому работнику организации, он может составить доверенность в рукописном виде и заверить ее у руководителя организации. Но если работник доверяет получить причитающиеся ему деньги человеку, который не является работником организации (пусть даже своему супругу или супруге), то такая доверенность должна быть заверена у нотариуса.

economy-ru.com

Важные моменты ↑

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

По форме Заполнены ли все разделы, указаны ли реквизиты
По содержанию На установление факта правильности подсчета сумм

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

  • использование простого карандаша;
  • отсутствие необходимых реквизитов;
  • наличие исправлений;
  • использование не утвержденных бланков;
  • в незаполненных строках нет прочерка;
  • подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если ошибка в кассовых или банковских документах Они аннулируются и составляются заново
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно Необходимо приложить его к отчету
Остальные типы документов Исправляются только после согласования с контрагентами
Неправильная запись перечеркивается Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией
Если неправильно записана одна цифра Зачеркивается сумма полностью
Сверху зачеркнутого Пишется правильная запись
На поле делается отметка «исправлено» Ставится подпись ответственного лица
Если экземпляров документа несколько Исправлять необходимо каждый

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

В состав первичных документов включаются те, которые содержат данные об итогах деятельности — ордеры (по приходу и расходу финансов), кассовая книга, отчеты.

Основными первичными документами являются различные акты, счета, накладные, поручения и прочие.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Федеральный закон № 129 «О бухгалтерском учете», принятый 21 ноября 1996 года, содержит основные требования и порядок заполнения первичной документации.

9 статья, пункт 2 данного закона гласит, что документы принимаются к учету, если оформлены на утвержденных законодательством бланках.

Прочие нормативные документы, которыми стоит руководствоваться:

  1. Гражданский кодекс – 1 и 2 части.
  2. Федеральный закон № 173 «О валютном регулировании» от 10 декабря 2003 года.
  3. Положение ЦБ «О безналичных расчетах» № 2П от 3 октября 2002 года.
  4. Инструкция Центрального банка «Порядок ведения кассовых операций», разработанная 5 января 1998 года № 18.

Оформление первичных кассовых документов ↑

Все документы, поступающие в кассу, оформляются в бухгалтерии. После исполнения их кассиром, они возвращаются обратно.

Заполнять может кассир или бухгалтер. Оформление возможно несколькими путями:

  • в бумажном виде;
  • с помощью компьютера;
  • в электронном формате.

В нормативных актах нет требований, касающихся нумерации документов из кассы. Правила можно установить самостоятельно. Можно использовать нумерацию цифрами, индексами и даже буквами.

Единственное требование – соблюдение хронологии. Если приходных документов много, нумерацию можно начинать каждый день заново. Печать обязательна.

Где взять бланки

Формы документов разработаны и утверждены Центральным банком. Приобрести их можно в канцелярии или книжном магазине.

Существуют специальные бухгалтерские программы, дающие возможность распечатать бланк на компьютере. Последний вариант более приемлемый, так как можно самостоятельно выбрать формат, изменить размеры строк.

Обязательные реквизиты

Министерство финансов определяет реквизиты, обязательные к заполнению в учетных документах:

  • название документа – форма;
  • код;
  • дата оформления;
  • название предприятия, которое составляло документ;
  • суть операции и ее измерители – натуральные и денежные;
  • ответственные лица;
  • их подписи и расшифровки.

Официальные бланки содержат графы с обязательными реквизитами, их необходимо лишь заполнить.

Требования к их оформлению

Государственный комитет статистики выдвигает правила оформления документов:

  • записи ведутся чернилами, ручкой или химическим карандашом – такими средствами, которые гарантируют сохранность данных. Возможно использование машинных носителей;
  • простым карандашом недопустимо пользоваться;
  • документы оформлять аккуратно, записи делать разборчивыми;
  • обязательно указывать все необходимые реквизиты. Если какие-то из них отсутствуют, ставить прочерк;
  • сумму писать и цифрой, и буквами;
  • заверение документации руководителем предприятия обязательно;
  • расшифровки подписей также необходимы;
  • скрепляется документация печатью организации.

Кассовый ордер

Сопровождаются кассовые операции ордерами. Кассовый ордер – приказ главного бухгалтера компании (или должностного лица) кассиру и отчет последним о поступлении или расходе денежных средств.

Цель ордера – контроль действий кассира, оправдание его перед бухгалтером в случае возникновения спорных моментов. Бывает приходным и расходным.

Приходной

Приходной кассовый ордер – документ, использующийся для оформления приема денег в кассу. Сотрудник бухгалтерии может заполнять бланк от руки или с помощью компьютера.

Делать исправления в ордере строго запрещено. Ордер и квитанция к нему подписывается бухгалтером, кассиром и ставятся их подписи.

Также обязательна печать – главная е часть ставится на квитанции, остальная – на самом ордере. Когда деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию и отдает ее лицу, которые внес деньги.

Ордер остается в кассе организации. Бланк ордера стандартный — № КО-1.

Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:

  • указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
  • ставится порядковый номер ПКО;
  • проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
  • ставится номер бухгалтерского счета;
  • указывается дебет и кредит;
  • проставляется код назначения использования финансов из кассы;
  • указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
  • пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
  • прописывается сумма НДС;
  • рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
  • при наличии первичных документов указываются их реквизиты.

Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.

Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:

  • в качестве оплаты за услугу;
  • за проданное имущество;
  • как возврат неиспользованных финансов;
  • во время пополнения капитала;
  • от сотрудников организации – займы, ущербы;
  • с банковского счета.

Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:

  • от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
  • от физических — ордеры.

Основные операции прихода:

  • наличная выручка;
  • поступления из банка;
  • возврат лишней заработной платы;
  • возмещение ущерба;
  • поступление денег от учредителей;
  • возвраты от поставщиков.

Расходный

Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. Форма ордера № КО-2.

Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:

В заглавии указывается название учреждения и при наличии Структурное подразделение (если нет – ставится прочерк)
Код документа Берется из справки из Комитета государственной статистики
Номер документа Соответствует записи в регистрационном журнале
Кассовый документ нумеруется С начала календарного года
Дебет и кредит Указывает бухгалтер, который обрабатывал документ
В приложении указывают документы Которые прилагаются к ордеру

Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в журнале.

Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.

Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:

От лиц юридического типа чеки
От физических лиц расходные ордеры

Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:

  • сдача финансов в банк;
  • выдача заработной платы сотрудникам;
  • выдача отчетных денег;
  • займы;
  • расчеты с поставщиками.

Кассовая книга

Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре. Форма стандартная – № КО-4. Вести ее можно в электронном и бумажном варианте.

Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных. Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года.

В случае ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими вариантами – горизонтально и вертикально.

При вертикальном расположении данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является следующая страница или вкладыш (пустой).

Записи ведутся ручкой или чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу, которая вкладывается между страницами.

При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части – вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.

Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая. Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается.

В кассовой книге в первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист.

На титульном листе книги обязательно должны присутствовать данные:

  • код организации;
  • данные индивидуального предпринимателя;
  • отчетный период;
  • название структурного подразделения.

Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований, установленных законодательством.

Основными первичными документами являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде чем сдавать документы, необходимо их проверить.

Занимается этим бухгалтер предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые документы не выдаются.

buhonline24.ru

Оформление первичных кассовых документов

Все мы знаем, что с 01.01.2013 организации получили право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации (подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения»).

Однако это не касается первичных кассовых документов, которые и сейчас продолжают составляться по утвержденным унифицированным формам (см. информацию Минфина России № ПЗ-10/2012).

В настоящее время порядок оформления кассовых документов регулируется:

  1. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У).
  2. Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, утв. постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробности об этом см. в статье «Нюансы документального оформления кассовых операций».

Заполнение кассовых документов

Составляет и заполняет кассовые документы сотрудник, на которого возложена данная обязанность. Это может быть бухгалтер, главный бухгалтер, кассир. Если в штате нет бухгалтерских работников, этим занимается сам руководитель или ИП.

Заполнять кассовые документы можно несколькими способами (п. 4.7 указания № 3210-У):

  1. От руки.
  2. На компьютере с последующей распечаткой на бумажном носителе.
  3. В электронном виде. В этом случае должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Такие кассовые документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

В первых 2 случаях документы подписываются собственноручными подписями уполномоченных лиц. Электронный же документ может подписать электронной подписью не только тот, кто его сформировал, но и получатель денежных средств – в случае оформления расходного кассового ордера. А если сотрудник формирует электронный приходный кассовый ордер, то квитанция такого документа может быть направлена вносителю денежных средств по электронной почте (п. 5.1 указания № 3210-У).

Обо всех нововведения в сфере регулирования кассовой дисциплины вы можете прочесть здесь.

Правила нумерации кассовых документов

Нормативные акты, регулирующие оформление кассовых документов, не содержат специальных требований к порядку их нумерации. Следовательно, разработать правила присвоения номеров можно самостоятельно, указав их в локальном акте по документообороту.

При этом допускается использовать дробную нумерацию, цифровые, буквенные или комбинированные индексы и другие удобные варианты — главное, чтобы соблюдалась хронологическая последовательность. Кстати, порядок возобновления хронологии тоже можно выбрать свой. Например, при большом количестве документов начинать нумерацию с первого номера можно ежедневно. Если же ордеров мало, то возможна сквозная нумерация на протяжении всего года. Закрепите выбранный порядок нумерации кассовых документов в положении о кассе или учетной политике.

Печать на кассовых документах

Как обязательный реквизит печать предусмотрена на таких кассовых документах, как:

  • приходный кассовый ордер (в этом случае печать ставится на квитанции, передаваемой вносителю денег, при условии что документ оформлен на бумаге);
  • кассовая книга (здесь печатью заверяется запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов», которая делается на последней странице бумажного варианта).

Поскольку печать содержат унифицированные формы этих документов, обязательные к применению, проставлять ее целесообразно даже в том случае, если вы официально от нее отказались. Она обезопасит вас от возможных претензий при проверке. Однако это не обязательно должна быть круглая печать организации, ее вполне можно заменить печатью для кассовых документов или специальным штампом.

В другой кассовой первичке, в том числе расходном ордере, Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, печать необязательна.

Итоги

Заполнение кассовых документов – строго регламентированная процедура. Кассовые документы могут быть бумажными, а могут формироваться в электронном виде, но тогда и подписываться они должны электронной подписью.

Подробнее о порядке ведения кассовых операций, в том числе с учетом перехода большинства налогоплательщиков на онлайн-ККТ, читайте в рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».

nalog-nalog.ru

Ордера

Они выступают как первичные кассовые документы. Ордера могут быть приходными или расходными. Первые применяются при поступлении наличности. Выписывается приходный ордер в одном экземпляре сотрудником бухгалтерии и подписывается гл. бухгалтером либо должностным лицом, уполномоченным на это. В случае отсутствия ответственных служащих, завизировать первичные кассовые документы может руководитель юрлица или непосредственно сам индивидуальный предприниматель. Квитанция к приходному ордеру должна быть подписана уполномоченными лицами (бухгалтером и кассиром), заверена штампом (печатью). Кроме этого, она проходит регистрацию в соответствующем журнале. Квитанция предоставляется субъекту, который сдал деньги. Непосредственно сам приходный ордер остается в кассе. Расходная бумага заполняется при выдаче наличности. Необходимо сказать, что документы кассовые составляются в случае использования предприятием как традиционных способов обработки информации, так и средств ВТ. Расходный ордер, как и приходный, выписывается в 1 экземпляре. Он также должен быть завизирован уполномоченными лицами и пройти регистрацию в соответствующем журнале.

Заполнение

Как оформить кассовые документы, указанные выше? Заполнение осуществляется следующим образом:

  1. В строке «Основание» именуется хозяйственная операция.
  2. В графе «В том числе» проставляется сумма НДС. Ее записывают цифрами. Если услуги, товары или работа не облагается налогом, то в строке указывают «без НДС».
  3. В строке «Приложение» должны быть перечислены сопровождающие и прочие бумаги, с указанием дат их составления и номеров.
  4. В графе «Кредит, код подразделения» проставляется соответствующее обозначение структурного отдела, на который приходуются средства.

Регистрация

Документы кассовые должны учитываться в специальном журнале. В нем регистрируются как приходные/расходные ордера, так и бумаги, их заменяющие. К последним, например, относят платежные ведомости, заявления на выдачу средств, счета и прочие. При этом следует учесть, что расходные ордера, которые оформлены на расчетно-платежных ведомостях по зарплате и прочим, приравненным к ней суммам, должны регистрироваться после выдачи платежей. проверка кассовых документов

Кассовая книга

Она используется для учета выдачи и поступления наличности. Книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется печатью, которая ставится на последней странице. Здесь же делается запись, указывающая на количество листов. На последней странице должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя предприятия. Каждый лист книги разделяется на 2 равные части. Одна (с горизонтальной линовкой) должна быть заполнена как первый, другая – как второй экземпляр. Последняя оформляется с оборотной и лицевой стороны с использованием копирки. Оба экземпляра нумеруются одним числом. Первые остаются в книге, а вторые — отрывные. Последние выступают как отчетные кассовые документы. До конца всех операций за текущий день они не отрываются. Записи начинают на лицевой стороне первого экземпляра после графы «Остаток на начало дня». Перед заполнением лист необходимо согнуть вдоль линии отрыва. Отрезная часть при этом подкладывается под ту, которая остается в книге. Для внесения сведений после «Переноса», отрывная сторона накладывается на лицевую сторону второго экземпляра. Записи продолжают по горизонтальной линовке обратной стороны неотрывной части.

Дополнительные документы

Кассовые операции могут регистрироваться различными бумагами. В качестве одной из них, например, выступает авансовый отчет. Он используется для учета средств, которые выдаются подотчетным лицам для совершения административно-хозяйственных расходов. Как составляются такие документы? Кассовые операции такого типа учитываются непосредственно подотчетным лицом, а также работником бухгалтерии. Авансовые отчеты составляются на бумажном либо машинном носителе. Оформление кассовых документов осуществляется строго в соответствии с правилами. Каждый бланк заполняется в одном экземпляре. На обратной его стороне подотчетное лицо указывает перечень бумаг, которыми подтверждаются произведенные траты. К ним, например, относят командировочное удостоверение, транспортные накладные, чеки, квитанции и пр. Здесь же субъект указывает суммы расходов. Бумаги, которые прилагаются к отчету, должны быть пронумерованы в порядке их перечисления. Проверка кассовых документов осуществляется работниками бухгалтерии. Сотрудники, в частности, проводят ревизию целевого расходования средств, полноту предоставленных оправдательных бумаг, правильность их заполнения и расчета сумм. На оборотной части указываются затраты, которые приняты к учету, счета, в дебет которых они записываются. кассовыми документами являются

Важные нюансы

Реквизиты, которые относятся к инвалюте (стр. 1а на лицевой части и графы 6 и 8 на обратной стороне), необходимо заполнять только в том случае, когда подотчетное лицо получает средства не в рублях. Авансовый отчет после проверки должен быть утвержден руководителем предприятия либо уполномоченным им лицом. Только после этого он принимается к учету. Если аванс был использован не полностью, подотчетное лицо сдает остаток обратно в кассу. При этом заполняется приходный ордер. В соответствии со сведениями утвержденного отчета осуществляется списание средств.

Расчетно-платежные ведомости

Оформление кассовых документов осуществляется при расчетах и выплате зарплаты работникам предприятия. Бухгалтерия составляет соответствующую ведомость в 1 экземпляре. Начисление оплаты труда производится согласно информации, присутствующей в первичной документации по учету отработанного фактически времени, выработки и пр. В строках «Начислено» указываются суммы в соответствии с видами оплат из ФОТ. Здесь же проставляются другие доходы (материальные и социальные блага), предоставленные сотруднику, погашенные за счет прибыли предприятия и подлежащих включению в облагаемую базу. Вместе с этим осуществляется расчет удержаний из зарплаты и устанавливается сумма к выдаче на руки работнику. На титульной странице ведомости проставляется общая сумма, которая подлежит выплате сотрудникам. Руководитель предприятия должен подписать разрешение на выдачу зарплаты. В случае его отсутствия данный документ выдается уполномоченным работником. В конце ведомости проставляются суммы депонированной и выданной зарплаты. По истечении периода, установленного для выплаты средств работникам, напротив фамилий не получивших денег сотрудников в графе 23 ставится пометка «Депонировано». По выданной сумме составляется расходный ордер. Его номер и дата заполнения должны быть указаны в расчетно-платежной ведомости на последнем листе.

Справка-отчет

В этот документ вносятся показания счетчиков ККМ и выручки за смену (раб. день). Справка-отчет заполняется в 1 экземпляре ежедневно. Кассир-операционист должен подписать его и сдать главному должностному лицу (руководителю предприятия). При этом заполняется приходный ордер. В небольших компаниях деньги сдаются непосредственно инкассаторам. При передаче наличности заполняются соответствующие кассовые документы банка. Выручка за смену (раб. день) устанавливается в соответствии показателями суммирующих счетчиков на начало и завершение дня. При этом вычитаются возвращенные клиентам суммы по неиспользованным чекам. Установленная выручка подтверждается заведующими отделами. В оприходовании средств в отчете расписывается старший кассир, а также руководитель предприятия. Справка-отчет выступает в качестве основания для составления сводных «Сведений по показаниям счетчиков ККМ и выручке компании». кассовые документы банка

Журнал операциониста

Этот документ необходим для учета расхода и прихода наличности по каждой ККМ предприятия. Журнал также выступает в качестве контрольно-регистрационного отчета показаний счетчиков. Этот документ прошнуровывается, нумеруется и скрепляется подписями гл. бухгалтера, руководителя компании, а также налогового инспектора. Журнал также заверяется печатью предприятия. Все записи вносятся операционистом каждый день. Порядок оформления кассовых документов не допускает подчисток и помарок в журнале. Все внесенные исправления должны быть согласованы и заверены подписями уполномоченных лиц. В случае совпадения показаний они заносятся в журнал за текущую смену на начало работы. Эти данные должны быть заверены подписями дежурного администратора и кассира. В строке 15 указывают суммы, которые вписаны по возвращенным клиентами чекам. Информация для этого берется из соответствующего акта. В этой же графе указывают число напечатанных в течение смены нулевых чеков. По окончании рабочего дня операционист формирует итоговый отчет за смену и с ним сдает полученную выручку. При этом составляется приходный ордер. После того как показания счетчиков будут сняты, проверена фактическая сумма поступлений, соответствующая запись делается в журнале. Она подтверждается подписями руководителя (дежурного администратора), старшего кассира и операциониста. В случае выявления расхождений между суммами, указанными на контрольной ленте и объемом выручки, выявляется причина образовавшейся разницы. Обнаруженные излишки либо недостача записывается в соответствующие строки журнала. какие кассовые документы

Данные о показаниях счетчиков ККМ и выручке

Они используются для формирования сводного отчета за текущую смену. Эти данные выступают в качестве приложения к справке операциониста, составляемой ежедневно. Сведения о показаниях и выручке формируются в одном экземпляре. Вместе с расходными и приходными ордерами, справками-отчетами операционистов они передаются в бухгалтерию предприятия до следующей смены. В образец кассовых документов, в соответствии с показаниями счетчиков, на начало и завершение рабочего дня по каждой ККМ включается расчет выручки. При этом, в числе прочего, указывается ее распределение по отделам. Последнее должно быть подтверждено подписями заведующих. В конце заполненной таблицы выводятся результаты по показаниям счетчиков всех ККМ, а также суммируется выручка предприятия с распределением средств по отделам. В соответствии с актами, указывается общий объем денег, который был выдан клиентам по возвращенным ими чекам. На эту сумму уменьшается общая выручка компании. Сведения должны быть подписаны старшим кассиром и руководителем предприятия.

Рекомендации по заполнению

При оформлении кассовых документов необходимо придерживаться порядка, установленного законодательными и прочими нормативными актами. Кроме этого, существует несколько достаточно простых правил, соблюдение которых позволит избежать неточностей при заполнении бумаг:

  1. Сумму прописью всегда следует указывать с заглавной буквы. Копейки при этом допускается записывать цифрами. Например: Восемнадцать тысяч рублей 10 копеек.
  2. Бумаги могут быть заполнены как от руки, так и с использованием технических средств (компьютера, например).
  3. Нормативные акты допускают корректировку информации в кассовых документах. Однако при этом необходимо соблюдать ряд требований. Неверную запись следует аккуратно зачеркнуть одной линией. Рядом или (если это возможно) над ней указываются верные сведения. Здесь же следует сделать приписку: «Исправленному верить», «Зачеркнутое недействительно» либо «Верно». Рядом с этой записью должны стоять подписи гл. бухгалтера и руководителя организации (или индивидуального предпринимателя).
  4. При наличии помарок, подчисток, замазываний «штрихом» и прочих аналогичных способов исправления документ считается недействительным. кассовые документы

Дополнительные правила

Хранение кассовых документов, в соответствии с действующим законодательством, осуществляется в течение 5 л. Исчисление этого срока начинается от 1 января того года, который идет за периодом завершения делопроизводства. Это правило считается общим. Для расчетно-платежных ведомостей установлен специальный порядок. Если у сотрудников отсутствуют лицевые счета, указанные бумаги содержатся на предприятии в течение 75 лет. По окончании этого срока всю документацию допускается передать в архив либо уничтожить, если по ней отсутствуют судебные дела, разногласия или споры. При работе с бумагами необходимо выполнять следующие правила:

  1. Формирование документов в сшив должно осуществляться за каждый день не позже следующего рабочего либо первого выходного дня.
  2. Перед передачей бумаг в архив должна быть сделана их опись.
  3. Контроль формирования дел производится или кассовым работником, или непосредственным руководителем предприятия.
  4. В процессе создания сшива бумаги собираются по возрастанию номеров л/счетов (вначале по дебету, потом – по кредиту).

Ответственность за сохранность кассовых документов возлагается на руководителя предприятия. В случае несоблюдения указанных выше правил к нарушителю может быть применено административное наказание в виде денежного взыскания. Размер штрафа устанавливается в соответствии с нормами законодательства. порядок оформления кассовых документов

Заключение

Ведение кассовой документации считается достаточно ответственной работой. К заполнению бумаг необходимо подходить со всей ответственностью. Кассовые документы используются при обобщении различных данных, составления отчетностей, учета. В этой связи ошибки, допущенные на начальных стадиях фиксирования операций, могут привести к серьезным искажениям в итоговых бумагах. Сотрудник, который назначается на должность ответственного за оформление кассовых документов, должен обладать соответствующими знаниями и опытом. Необходимо помнить, что все бумаги, которые заполняет операционист, просматриваются старшими должностными лицами и утверждаются руководителем компании. Особое внимание необходимо уделять регистрации документов. Записи в журналах и книгах должны совершаться в установленные сроки в соответствии с правилами. Поскольку кассовые документы используются при составлении отчетов, все исправления в них осуществляются строго в определенном порядке. При несоблюдении установленных правил бумаги теряют свою силу, а сведения в них не могут использоваться компанией в дальнейшей управленческой работе.

fb.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.