Оформление рко

Сотрудники налоговой инспекции еще с 2012 года проверяют соблюдение регламента кассовой дисциплины.

Наличие верных форм документов, их правильное заполнение позволит предприятиям успешно пройти проверку.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно: +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ Это быстро и бесплатно!

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Расходный ордер оформляется на бумажном носителе из-за необходимости проставления личных автографов ответственных сотрудников (лиц).

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Порядок и правила оформления РКО

Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Как правильно оформить реквизиты унифицированной формы КО-2 — инструкция

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

• организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
• структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
• номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;


• дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
• кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
• код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
• сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
• выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
• основание — описание хозяйственной операции;
• сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
• приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

• выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
• денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
• необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
• следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

Когда ордер погашен, его данные заносятся в кассовую книгу (КО-4), он остается на хранении у кассира.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

• выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
• выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
• командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
• приобретение товаров для нужд компании.

Нумерация

При составлении расходных кассовых документов необходимо обеспечить беспрерывную нумерацию.

Сумма должна быть напечатана или вписана от руки?

В настоящее момент позволяется заполнять строку «Получил» (прописью фиксируется сумма денежных средств) при помощи компьютера.

Также действующее законодательство не запрещает собственноручный метод написания данной графы.

Кто подписывает?

Форму КО-2 оформляет:

• главный бухгалтер;
• бухгалтер или иной специалист предприятия (кассир), обозначенный главой компании распорядительным документом;
• глава организации, если бухгалтер в штатном расписании не предусмотрен.

В расходном документе должны быть подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера (бухгалтера) или директор и кассир.

Если в компании бухгалтер не значится, то все кассовые операции и оформление ордеров ложится на плечи руководителя компании.

Дата составления РКО должна соответствовать дню выдачи денежных средств.

Нужна ли печать?

Штамп или печать организации на документе не ставится. Заполненные строки «основание» и «приложение» в бланке подразумевают наличие документации с печатью.

В связи с этим, документ и без печати наделен юридической силой.

Как исправить ошибку по закону?

Кассовую документацию, в том числе и расходный ордер, нельзя исправлять. Данное требование действует в соответствии с указаниями Банка России №3210-У п. 4.7.

Если все же обнаружена неточность в заполнении строк бланка, то единственным возможным вариантом исправления ошибки является оформление нового документа с измененными сведениями.

Если при проверке налоговые инспекторы обнаружат исправления в кассовом ордере, то его могут признать недействительным, отсутствующим. Данное обстоятельство может привести к обвинению организации в хранении неучтенных денежных средств.

К примеру, за превышение установленного лимита в кассе. За данное правонарушение предусматривается наказание в виде штрафа до 50 тыс. рублей (15.1 КоАП РФ). Методы расчета кассового лимита.

Составив новый РКО, вместо неправильного,предыдущий документ необходимо перечеркнуть и приложить к кассовой книге.

В журнале регистрации ордеров указывается информация об аннулировании неверных номеров бланков. Данная запись осуществляется в примечаниях.

Также в кассовой книге перечеркивается неправильная запись, вместо неверных сумм вписывается правильное значение. Все внесенные поправки заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

При возникновении ошибок кассира в заполнении бланков, с него необходимо попросить объяснения в письменном виде, где должны быть обозначены причины допущения проступка. Это бумага позволит избежать конфликтных моментов с контролирующими органами.

Скачать бесплатно бланк и образец в формате word и excel

Скачать пустой бланк расходного кассового ордера форма КО-2 – word, excel.[/stextbox]

Образец заполнения РКО:

• на выплату отпускных — образец;
• на взнос наличными в банк (оформление сдачи выручки) – образец;
• как оформить РКО при оплате поставщику через кассу – образец;
• РКО при увольнении – образец;
• на выдачу зарплаты по ведомости;
• на выдачу подотчета.

Образец РКО на выплату отпускных:

Образец РКО на взнос в банк:

Образец РКО при оплате поставщику:

Образец РКО при увольнении:

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Источник: praktibuh.ru

РКО — бланк для выдачи денег из кассы

В 2019 году оформлять бланки расходных кассовых ордеров (далее по тексту — РКО) обязаны все организации независимо от их организационно-правового статуса и используемой системы налогообложения. Это правило указывается в п.4 ст.346.11, п.5 ст.346.26 НК РФ. Таким образом, определённый порядок учёта и ведения кассовых операций распространяется на:

• Организации, без учёта формы собственности (государственная, частная и т.д.);
• Предприятия и ИП, которые осуществляют работу с кассовой техникой;
• Индивидуальных предпринимателей, которые принимают наличные;
• Организации и ИП, использующие бланки строгой отчётности.

Это интересно! Узнайте тонкости заполнения книги кассира по форме КО5. Подробнее по ссылке: https://dela.biz/svoy-biznes/5339-zapolnyaem-knigu-kassira-po-forme-ko-5.html

Со временем законодатель упростил порядок ведения кассовых операций для определённых категорий предпринимателей. В 2019 году на послабления могут рассчитывать:

• Индивидуальные предприниматели;
• Малые предприятия и организации, имеющие статус микропредприятий.

Ведение кассы в упрощённом порядке зафиксировано в п.1 Указаний Банка России №3210-У от 11.03.2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённом порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями».

Особенности упрощённого порядка состоят в следующих моментах. Микропредприятиям и ИП разрешено не устанавливать кассовый лимит. Ввиду этого они могут не озадачиваться ведением приходных и расходных ордеров, кассовых книг. Это положение утверждено в абзаце 10 п.2 и абзаце 9 п.4.6 Указаний Банка России.

Как правильно заполнить расходный кассовый ордер

Как отмечено выше, этот документ свидетельствует о выдаче денежных средств из кассы. Заполнить бланк КО-2 допускается вручную на отпечатанных бланках либо с помощью компьютерной техники (с обязательным выводом на бумажный носитель). Сделать это не так сложно, как разобраться с тонкостями счетов-фактур на аванс.

Как выписать РКО

Расходно-кассовый ордер представляет собой учётный документ, имеющий унифицированную форму ОКУД 0310002 (согласно Постановлению №88 от 18.08.1998 года). Основанием для расходования наличных средств, исключая выдачу заработной платы, согласно действительных законодательных норм, считают:

• Приказ руководителя организации о выделении денежных средств для нужд компании;
• Заявление наёмного сотрудника о выдаче денежных средств под отчёт;
• Выдача наличных средств на командировочные расходы;
• Выдача денег, предназначенных наёмному работнику в качестве материальной помощи.

Выдача наличных средств из кассы предприятия осуществляется на основании расходного кассового ордера. Получив РКЛ, кассир обязан проверить правильность оформления, наличие всех подписей должностных лиц. Также при обработке РКО кассиру предстоит проверить соответствие сумм, написанных в цифровом варианте и прописью. Если по итогам проверки будут выявлены какие-либо замечания (неправильно оформленный документ, отсутствие подписи главного бухгалтера и т.д.), кассир вправе отказать в выдаче наличных.

Перед тем, как выдать наёмному работнику на руки наличные средства, кассир обязан запросить у получателя паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. После этого он сверяет информацию, указанную в РКО с данными паспортных реквизитов, вписывает в соответствующие графы необходимую информацию. Также на платёжном документе ставится личная подпись лица, который выдал наличные, и печать организации с надписью «Оплачено». После заполнения РКО кассир передаёт средства получателю. Тот обязан пересчитать их, не отходя от кассы, расписаться в РКО.

Важно! Хотите зарегистрировать ООО? Узнайте, как правильно заполнить и подать заявление Р11001. Подробности в нашей публикации https://dela.biz/yurisprudenciya/5355-kak-pravilno-zapolnyat-zayavlenie-r11001-na-registratsiyu-ooo.html

Особенности работы с наличными у ИП

На документе ставятся подписи трёх сотрудников: руководителя, главного бухгалтера и кассира. В некоторых организациях (ИП) должности могут совмещаться, например, руководитель может исполнять обязанности главного бухгалтера, бухгалтер исполнять обязанности кассира. В таком случае подписи ставятся согласно выполняемым обязанностям: главный бухгалтер расписывается и за себя, и за кассира; директор расписывается и за себя, и за главного бухгалтера (кассира).

Кассир при выдаче денег из кассы должен следовать пунктам инструкции. Перечислим моменты, на которые стоит обратить внимание:

• Кассир не имеет права выдать деньги без предварительных подписей директора и главного бухгалтера.
• Кассир обязан сверить документ (паспорт) лица, получающего деньги, с данными в «расходнике».
• Обязательно проверяется весь комплект документов, перечисленный в РКО.
• Стоит убедиться, что получатель денег внимательно пересчитал полученную наличность в присутствии кассира.

Только теперь кассир со спокойной совестью может поставить свою подпись в РКО о выдаче денег.

Если деньги из кассы выдаются по доверенности, то кассир обязан приложить к РКО заверенную копию доверенности.

РКО выписывается бухгалтерией в единственном экземпляре. Регистрация выданных РКО производится в специально журнале (форма КО-3).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов обязателен для всех юридических лиц.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

Нужно ли ставить печать на расходном кассовом ордере

Проставлять печать (штамп) на РКО не нужно. Графы «Основание» и «Приложение» в заполненном бланке КО-2 подразумевают наличие документов с печатями. Таким образом, бланк РКО имеет полную юридическую силу без печати.

Учимся заполнять РКО: алгоритм для бухгалтера (таблица)

 

Оформленный документ подписывается уполномоченными лицами (главный бухгалтер, руководитель организации или иные должностные лица, имеющие право подписи финансовой документации). Также на учётном документе ставится печать организации с надписью «Оплачено».

Примеры заполнения РКО организацией

Выдача денег под отчёт

Выдача денежных средств под отчёт из кассы с оформлением РКО делается согласно правилам:

1. Выдавать деньги под отчёт сотруднику (либо другому лицу) только в случае полного отчёта по ранее взятым из кассы средствам;
2. Обязательное наличие заявления от подотчётного лица на выдачу денег на неотложные нужды, где сумма должна быть указана цифрами и прописью. Это заявление впоследствии прикладывается к РКО.

Выплата заработной платы из кассы предприятия

При выдаче заработной платы стоит придерживаться простой инструкции:

• предварительная подготовка необходимой денежной суммы и расчётной ведомости;
• перед выдачей денег сотрудник обязан расписаться в расчётной ведомости;
• подсчёт кассиром в присутствии сотрудника нужной суммы;
• выдача денег сотруднику;
• обязательная фиксация в расчётной ведомости выданной и депонированной сумм (при её наличии);
• выданная сумма отражается в бланке РКО (оформляется один на всю расчётную ведомость);
• все кассовые документы скрепляются и хранятся вместе.

Ошибки в РКО, как и в других кассовых документах, недопустимы. Исправление ошибок допускается только в виде правильно переделанного бланка КО-2.

Если ошибка замечена слишком поздно, и исправить её не представляется возможным (например, перепутан порядковый номер РКО), то вся надежда на срок исковой давности (3 года).

Это интересно! Об особенностях оформления командировок вы можете узнать из нашей публикации https://dela.biz/svoy-biznes/5500-komandirovochnoe-udostoverenie-blank-obrazets-zapolneniya.html

Можно ли править РКО

Перечислим типовые нарушения в оформлении РКО:

• выдача денег из кассы без должных подписей в бланке РКО (штраф 2–3 тыс. за каждый выявленный факт);
• незаверенная копия доверенности либо её отсутствие (штраф 2–3 тыс. на должностное лицо).

Если выявленный факт ошибки повлёк за собой снижение налоговой базы, то на виновное лицо выписывается штраф от 10 тыс. рублей.

Статья 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях и статья 120 Налогового кодекса РФ.

Образцы заполнения бланков РКО

При выплате заработной платы группе сотрудников оформляется один бланк РКО. В случае когда основание получения отличается у разных сотрудников, целесообразнее оформить разные РКО.

Расходный кассовый ордер (КО-2) — необходимый документ для правильного ведения кассового учёта. Правильно заполненный бланк поможет вам не только найти возможные недочёты в организации денежного оборота, но и снизит риск наказания во время проверки контролирующими органами.

Источник: dela.biz

Какой бланк использовать

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.

Скачать

Как выписать расходный кассовый ордер

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По­лу­чив расходный кассовый ордер, кас­сир про­ве­ря­ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука­за­ния):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Как заполнить РКО

Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хра­нят­ся в те­че­ние 5 лет по пра­ви­лам, уста­нов­лен­ным ру­ко­во­ди­те­лем ор­га­ни­за­ции.

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.

Источник: gosuchetnik.ru

На кого выписать РКО при выплате зарплаты по ведомости

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания. Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.). В течение этого срока сумма, подлежащая выдаче по ведомости, может храниться в кассе сверх лимитап. 2 Указания. И до тех пор пока этот срок не истечет либо вся зарплата не будет выплачена раньше окончания этого срокапп. 4.6, 6.5 Указания:

• РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
• в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам суммуабз. 3 п. 6.5 Указания, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книгеп. 4.6 Указания.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подписьабз. 2, 3 п. 6.1, п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателюп. 6.1 Указания.

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

• деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
• подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен. Именно поэтому в Указании заполнение этих строк упоминается только применительно к общему порядку выдачи денег из кассыпп. 6.1, 6.2 Указания. А для выдачи зарплаты установлен рассмотренный нами специальный порядок, в котором таких правил нетп. 6.5 Указания.

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

• <или>на самого кассира — его ф. и. о. ставят в строке «Выдать», а в строке «По ___» указывают его паспортные данные. Рассуждают тут так: зарплату по ведомости выдает кассир, следовательно, на его имя и должен быть выписан РКО. Это неправильно, так как все деньги в кассе, в том числе и предназначенные для выплаты зарплаты, уже находятся у кассира, ведь он — материально-ответственное за кассу лицо. На того, кто работает кассиром, РКО может быть оформлен, только если он при этом выступает не как кассир, а как получатель денег. Например, как подотчетник, когда ему поручено купить что-то за наличные от имени организации.

• <или>на директора либо главбуха. Формулировка в строке «Выдать» в этих случаях бывает такая: «Фомину А.А. на выплату зарплаты работникам за вторую половину июня 2015 года», а ниже, в строке «По ___», указываются паспортные данные Фомина. Это неправильно, так как при таком оформлении получится, что эту сумму из кассы вы передали названному человеку, а он уже где-то в другом месте должен раздать зарплату работникам. Но этого на самом деле не было: зарплату выдал кассир — именно его подпись стоит в ведомости в строке «Выплату произвел». Конечно, директор может сам вести кассовые операциип. 4 Указания, но тогда он выступает в роли кассира, а на кассира, как мы уже сказали, РКО не составляется.

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно. Зарплата должна быть выдана из кассы кассиром — таково требование Указания № 3210-Уабз. 2 п. 6.5, п. 6.2, п. 4, п. 6.1 Указания, то есть выдавать ее через подотчетников нельзя.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88).

Какой день указать в поле «Дата составления» РКО

Этот вопрос возникает, если зарплата выдается в течение нескольких дней. В Указании № 3210-У прямо сказано, что РКО составляется на фактически выданные суммыабз. 4 п. 6.5 Указания. Следовательно, дата составления РКО — это дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты. Это правило объясняется тем, что заранее неизвестно, все ли работники придут в кассу за зарплатой, следовательно, нельзя предсказать, какая сумма будет выдана.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

В кассовой книге в графе 2 «От кого получено или кому выдано» при регистрации оформленного на основании зарплатной ведомости РКО напишите «работникам» или оставьте графу пустой. То есть заполните графу так же, как у вас заполнена строка «Выдать» в расходном ордере.

Источник: glavkniga.ru