Проведение операций по кассе должно сопровождаться соблюдением кассовой дисциплины. Нарушение таковой влечет ответственность со стороны государства. Какими нюансами сопровождается ведение кассовых операций?
Кассовой операцией признается всякое движение наличных средств в кассе. Любой предприниматель обязан знать, как правильно оформить поступление и выдачу наличных средств. Каковы отличительные особенности ведения операций с наличностью?
Общие сведения ↑
К кассовым операциям причисляются любые наличные расчеты, как с юридическими лицами, так и с физическими. При этом в отношении юрлиц установлен лимит расчетов, равный ста тысячам рублей.
Несоблюдение лимита считается нарушением кассовой дисциплины. В отношении частных лиц предел расчетов наличными средствами не ограничен. Любая кассовая операция должна надлежащим образом оформляться.
Для этого применяются унифицированные формы документов. Поступление наличности в кассу подтверждается оформлением кассового приходного ордера, отпуск средств – расходным ордером.
Все ордера регистрируются в специальном журнале учета ордеров. Кроме того, записи обо всех свершенных операциях вносятся в кассовую книгу. Допускается оформление документации на бумажных носителях либо с применением компьютеризованных систем.
Прежние нормы требовали, чтобы под кассу было оборудовано отдельное помещение. Теперь допускается оснащение части помещения, но касса должна непременно закрываться и опечатываться.
Спустя семь дней после поступления наличности в кассу, ее необходимо сдать на хранение в банк. При отдаленности субъект допускается увеличение срока хранения в кассе наличных денег до двух недель.
Законодательные нормы касаются и лимита наличности, который допустимо хранить в кассе. Прежде эта сумма определялась банком.
После поправок в законе размер лимита может устанавливать сам предприниматель, не уведомляя об этом банк. Хранить в кассе сумму, превышающую лимит, можно не более трех дней в дни выплаты зарплаты или иных вознаграждений.
Необходимые понятия
Кассовыми операциями называются любые действия, касающиеся принятия и отпуска наличных денег из кассы любой организации. Любая хозяйственная операция должна подтверждаться документально.
Поступление и отпуск наличности относится к категории хозопераций, а это значит, что кассовые операции необходимо оформлять надлежащими документами.
Расчетно-кассовые операции это операции, осуществляемые банковскими учреждениями. Они предполагают ведение счетов физических и юридических лиц и реализацию расчетов по их поручению.
Проводятся подобные операции с применением приходных и расходных касс банка. Подробно о том, что такое ведение кассовых операций, расписано в Положении ЦБ РФ №373.
В данном нормативе определено, что для оформления кассовых операций надлежит использовать межведомственные формы первичной учетной документации для организаций и предприятий, утвержденными Госкомстатом РФ при согласовании с Минфином и Центробанком.
К унифицированным формам по оформлению кассовых операций относятся:
| Кассовая книга | В ней регистрируются все операции, осуществляемые с кассовой наличностью |
| Приходный ордер | Предназначен для оформления любого поступления наличных средств |
| Расходный ордер | Оформляется при любом расходовании кассовых средств |
| Расчетно-платежная ведомость | Используется для расчета и выдачи заработной платы работникам организации |
| Книга учета принятой и выданной наличности | Фиксирует каждый факт приема и выдачи наличных средств |
| Платежная ведомость | Является основанием для выдачи зарплаты |
Все унифицированные формы документов отображены в Общероссийском классификаторе управленческой документации.
Выполняемые функции и задачи
Все кассовые операции можно поделить на приходные и расходные. Именно от принадлежности зависят функции операции и задачи. Так к приходным операциям относятся любые поступления в кассу наличности.
Принятие средств оформляется приходным ордером, который регистрируется в журнале учета кассовой документации. Ордер создается в единичном экземпляре.
Основная часть его сохраняется в кассе, а отрывная часть передается клиенту в качестве квитанции. Детальный учет приходных операций помогает проследить все поступления наличных средств.
Благодаря этому определяется доход, с которого выплачиваются налоги в бюджет. Расходными операциями считаются любые действия по отпуску наличных денег из кассы.
То есть касается это и выдачи зарплаты или подотчетных средств, и сдачи выручки в банк, и расходования денег на нужды предприятия.
Оформляются такие операции расходными ордерами. Учет расходных операций необходим для определения «чистой налогооблагаемой прибыли». Для этого сумма расходов вычитается из суммы доходов.
Нормативно-правовое регулирование
Нормативные документы, регулирующие ведение кассовых операций, представлены Указанием ЦБ РФ №3210-У. Данный норматив заменил прежде действовавшее Положение о порядке ведения кассовых операций №373.
В соответствии с Указанием несколько изменился порядок ведения операций по кассе для ИП и представителей малого предпринимательства. Прежде всего, изменения затронули условия определения лимита кассы.
Определять таковой должна каждая организация. При отсутствии установленного лимита, показатель будет считаться нулевым, а значит, всю наличность потребуется сдавать в банк ежедневно.
Согласно Письмам ЦБ РФ №36-3/1876 и ФНС РФ №ЕД-4-2/4116, определять лимит кассы следует в рублевом эквиваленте.
Указание №3210 предлагает два варианта расчета лимита – по наличной выручке или по расходованию средств. Ранее лимит определялся банком, при отсутствии выручки в расчет принимались доходы.
Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать лимит любым приемлемым способом. При этом сверхлимит в соответствии с абз.7 и 8 Указания допустим лишь в дни выдачи зарплаты и прочих подобных платежей.
Указанием №3210 предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций для ИП и небольших организаций. Таковые могут не устанавливать лимит кассы, а кроме того индивидуальные предприниматели не обязаны вести кассовую книгу.
Что касается унифицированных первичных документов, то после новых изменений они остались прежними. Применяются стандартные бланки, утвержденные Постановлениями Госкомстата №1 и №88.
Кассовые операции на предприятии ↑
Ведением кассовых операций может заниматься только кассир либо сотрудник, назначенный ответственным по приказу руководителя организации. При этом п.4 Указания №3210 не воспрещает и самому руководителю исполнять данную функцию.
Готовить кассовую документацию может бухгалтер, кассир, оказывающее услуги по ведению бухучета физлицо. Правом подписи кассовой документации наделен лишь штатный бухгалтер либо руководитель и кассир.
Сторонний бухгалтер документы подписывать не вправе. Кассовые операции бюджетного учреждения должны свершаться с учетом установленных требований.
Операции ЦБ по кассовому исполнению бюджета включают в себя операции со средствами на бюджетном счете по зачислению доходов бюджетов и платежам по подтвержденным обязательствам бюджетов.
Право открытия и закрытия счетов федерального бюджета принадлежит исключительно Федеральному Казначейству.
Основные инструкции ЦБ
Порядок ведения операций по кассе регламентирован Инструкцией ЦБ РФ.
Основные ее тезисы таковы:
| В кассе можно хранить наличность | Только в пределах установленного лимита |
| При расчетах с населением | Непреложно использование ККМ |
| Все кассовые операции должно оформлять | Учрежденными бланками кассовых документов |
Алгоритм оформления операции по кассе согласно Инструкции выглядит так:
| Готовится первичная документация | Приходный или расходный ордер |
| Сформированный документ фиксируется | В регистрационном журнале кассовой документации |
| Кассовые операции каждодневно регистрируются в кассовой книге | Также выводится ежедневно остаток по книге. Записи ведутся в двух экземплярах, один из них становится отчетом кассира |
| Отчет кассира вместе с приходной и расходной документацией | Сдается в бухгалтерию |
В отдельных случаях кассовый ордер может заменяться платежной ведомостью. Касается это выдачи зарплаты, пособий и иных выплат.
В данной ситуации деньги выдаются на основании ведомости, а потом создается расходный ордер на всю сумму выданных средств. Соблюдение кассовой дисциплины организациями в соответствии с Инструкцией контролируется банками.
Оснащенность касс и сохранность средств обследуются органами внутренних дел. Соответствие реального остатка и данных учетных документов проверяется в процессе инвентаризации денежной наличности в кассе.
В кредитных организациях порядок ведения кассовых операций регламентирует Положение 318, утвержденное Банком России. Оно устанавливает правила хранения, перевозки и инкассации денежной наличности.
Проведение инвентаризации
Инвентаризация осуществляется с периодичностью, определенной учрежденным в организации регламентом инвентаризаций либо при всякой смене кассира.
Раскрытые в процессе излишки оформляются приходным кассовым ордером. Но основной целью инвентаризации считается проверка соответствия ведения кассовых операций действующим нормативам.
Алгоритм инвентаризационного процесса выглядит следующим образом:
- Проверяется кассовая наличность и условия ее сохранности.
- Исследуется на верность документальное сопровождение кассовых операций.
- Проверяется своевременность и полнота приходования денежных средств.
- Проверяется точность списания денег на расход.
- Исследуется порядок соблюдения кассовой дисциплины.
- Ревизуется отображение операций в бухучете.
- Оформляются итоги инвентаризации.
При выявлении недостатков или излишков в процессе инвентаризации таковые должны быть отображены в бухучете в течение десяти дней.
При этом излишек приходуется как финансовый результат. Недостача, в зависимости от обстоятельств, относится к потерям организации, либо возлагается на кассира.
Ответственность за соблюдение порядка
К наиболее частым нарушениям, выявляемым инвентаризацией, относятся:
- не оформление авансовых отчетов при выдаче средств подотчет;
- отсутствие первичной кассовой документации;
- не правильное оформление кассовых документов;
- не оприходование наличности в полном объеме. Данное нарушение проявляется даже в том, что кассир оставляет часть выручки «на размен»;
- превышение лимита;
- наличие арифметических ошибок при подведении итогов в учетных регистрах.
Нарушение кассовой дисциплины предполагает ответственность в соответствии с КоАП. К примеру, по ст.15 п.1 за нарушение порядка ведения кассовых операций ответственные лица могут быть оштрафованы на сумму в четыре-пять тысяч рублей.
Для юрлиц за такое же нарушение закон предусматривает штраф в сорок-пятьдесят тысяч рублей. Нарушения по кассовым операциям выявляются банками или налоговой инспекцией.
Банки могут проводить проверки как минимум дважды в год, что прописано в Положении Банка России №14 от 5.01.1998 (п.2.14).
Нужно отметить, что если с момента выявления нарушения прошло больше двух месяцев, то срок давности по вынесению наказания истекает. Отдельно следует затронуть тему ответственности за не использование ККТ.
Согласно п.14.5 КоАП РФ отсутствие или не применение кассового аппарата чревато штрафом для граждан – от полутора до двух тысяч рублей, для должностных лиц – от трех до четырех тысяч рублей, для юрлиц – от тридцати до сорока тысяч рублей.
Если предприниматель не использует ККМ на законных основаниях, то он обязан использовать бланки строгой отчетности. Если кассовый аппарат имеется, но кассовый работник свершил операцию без применения ККМ, то юрлицо все равно будет оштрафовано.
Факт неучастия в нарушении не освобождает от ответственности. Но при этом руководитель вправе требовать от повинного работника возмещения причиненного ущерба.
Зачем нужна автоматизация
Свершая кассовые операции, организация может применять различное программное и техническое оборудование.
К таковому можно отнести следующее оборудование:
| Банкоматы | Электронные автоматы, самостоятельно осуществляющие прием и выдачу денежной наличности |
| Электронный кассир | Автомат, выдающий и принимающий наличные деньги без участия кассира |
| Автоматический сейф | Терминал, принимающий деньги от клиентов в автоматическом режиме и обеспечивающий сохранность средств |
| Программное обеспечение | Специальные программы, позволяющие оформлять кассовую документацию в электронном виде |
Применение автоматизации при ведении кассовых операций дозволяет свести к минимуму возможные ошибки, практически исключая «человеческий фактор». Это обеспечивает достоверность учета и предотвращает возможные нарушения.
Как проводятся приходные и расходные операции в аптеке
В аптеке к приходным операциям по кассе причислены:
- прием наличности от покупателей;
- поступление выручки от прикрепленных аптечных сетей;
- получение денег из банка на выдачу зарплаты;
- возвращение неиспользованных подотчетных средств;
- погашение недостачи.
При получении денег от покупателей за реализованный товар кассир выбивает кассовый чек на отдельном счетчике кассового аппарата.
При этом полученная выручка фиксируется в специальном рецептурном журнале, итоги которого выводятся ежедневно. Итог журнала сверяется с результатами по кассовому счетчику. Поступление прочих наличных средств сопровождается приходным ордером.
К расходным операциям в аптеке причисляются:
- сдача выручки на хранение в банк;
- выплата зарплаты, пособий и прочих платежей работникам;
- выдача подотчетных средств;
- оплата закупаемого сырья.
Отпуск наличности из кассы подкрепляется расходным кассовым ордером, платежной ведомостью и иной расходной документацией.
При сдаче наличности в банк составляется три экземпляра препроводительной ведомости – для аптеки, инкассатора и в качестве приложения к опломбированной сумке.
При выдаче зарплаты составляется платежная ведомость с последующим составлением расходного ордера на всю сумму выданных средств.
Закуп растительного сырья у населения осуществляется по «приемной квитанции», какая становится основанием для выдачи денег из кассы.
Все приходные и расходные ордера, а также заменяющая их документация, в аптеке регистрируются в «Журнале регистрации» формы КО-3.
Прием/выдачу наличности фиксируют в «Кассовом отчете». Ежедневно кассир подводит дневной итог, составляет отчет и передает его в бухгалтерию. Не сданная наличность сохраняется в специальном сейфе.
Порядок оформления на АЗС
При оформлении кассовых операций на АЗС в журнале кассира-операциониста отображаются показания ККТ:
| Реализация ГСМ за наличные деньги сопровождается кассовым чеком | Сумма автоматически входит в Z-отчет и показания переносятся в журнал кассира |
| Расчет пластиковой картой ведет к несовпадению итога Z-отчета и кассовой наличности | Поскольку деньги в кассу не поступают. Поэтому на сумму, полученную по безналу, приходный ордер не составляется, но данная сумма отражается в журнале кассира. В отчете кассира указывается вся полученная за день выручка, а в ПКО – только наличные средства |
| Реализация по талонам | Оформляется аналогично продаже по пластиковым картам |
| Наличные расчеты с применением скидочной карты | Отражаются как реализация за наличный расчет |
| Собственные расходы АЗС | Не являются реализацией и в журнале кассира не отображаются |
В целом порядок ведения кассовых операций аналогичен для всех организаций. Важно отобразить документально всякое поступление наличных денег и правильно оформить их расход.
Основными особенностями можно считать необходимость соблюдения установленного лимита кассы, правильное оприходование излишков и недостач, достоверное отображение всех операций по кассе.
buhonline24.ru
Организация работы кассы
Ответственное лицо:
Для хранения, получения и выдачи наличных денежных средств распоряжением руководителя организации назначается материально-ответственное лицо: кассир.
В некоторых случаях его обязанности выполняют: бухгалтер-кассир или главный бухгалтер (на предприятиях, где бухгалтер в единственном лице). С кассиром заключается договор о материальной ответственности (ежегодно). Назначенное лицо несет полную материальную ответственность и подчиняется распоряжениям руководителя и главного бухгалтера.
Помещение для кассы
На предприятии должно быть организовано помещение, соответствующее нормам противопожарной безопасности, оборудованное охранной сигнализацией и соответствующее всем необходимым требованиям.
Документы, регламентирующие порядок организации налично-денежного оборота в Российской Федерации:
- «Положение о правилах…», утвержденное Приказом 14-П 05.01.1998года;
- Порядок ведения кассовых операций № 18,разработанное 04.10.1993 года.
Установление лимитов и сроков для кассовой наличности
Ежегодно, в конце каждого отчетного года, экономисты предприятия обязаны составлять плановые лимиты для обслуживающего банка и своего предприятия на предшествующий год. В них должны быть предусмотрены допустимые нормы наличных денег в кассе, рассчитанные согласно кассовым приходно-расходным оборотам за текущий год.
В случае каких-то изменений в деятельности предприятий, лимиты могут быть пересмотрены. Лимиты устанавливаются банками на основании расчетов, согласовываются и утверждаются руководителями предприятия и банка.
Подробнее почитать про установку лимита кассы и скачать форму №0408020 (расчет на установление лимита) можно по ссылке.
Основные задачи ведения бухгалтерского учета операций в кассе:
- обеспечение сохранности налично-денежных средств;
- своевременное оформление первичных документов, их регистрация в журнале (кассовой книге).
Бухгалтерский учет кассовых операций
Последовательность работы с кассовыми документами:
- проверка соответствия записей в кассовой книге с поступившими приходно-расходными ордерами;
- последующая обработка документов для отражения в отчете кассира с указанием корреспонденции счетов.
Движение наличных денежных средств отражается на активном счете 50 «Касса» и записывается в журнал № 1.
Хранение ценных бумаг и других бланков строгой отчетности
Помимо денег в кассах могут храниться:
- денежные документы (почтовые марки, санаторно-курортные путевки, векселя и другие);
- бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладыши, путевые листы и другие), с их учетом на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»).
Контроль кассовых операций
Помимо ежедневной сверки фактических операций по кассе с данными бухучета, правила предусматривают проведение внезапных ревизий, выполняемых по приказу руководителя.
В случае выявления отклонений, недостачи удерживаются с материально-ответственного лица, а излишки приходуются.
Обязанностью руководителя являются создание условий, соответствующих правилам о хранении, использовании денежных средств и ценных бумаг, а так же обеспечение контроля за их выполнением.
blog.ksio.ru
Организация работы кассы
Любые хозяйственные процедуры, связанные с оборотом денег в наличной и опосредованной форме, в организации осуществляются через кассу. Категория наличных денег подразумевает монеты и купюры, а опосредованная форма – так называемые денежные документы. Это могут быть векселя, марки и другие подобные документы.
Осуществление кассовой работы должно быть возложено на кассира. В компаниях, относящихся к категориям микро- и малого бизнеса и не имеющих возможности содержания отдельной штатной единицы кассира, могут возложить эту обязанность на любого из сотрудников, являющегося материально ответственным лицом.
С кассиром или сотрудником, выполняющим его обязанности, в обязательном порядке составляется договор о полной материальной ответственности кассира. Кроме того, в некоторых организациях вводят во внутреннее обращение так называемое «Обязательство кассира», являющееся более детализированной и адаптированной к этой должности версией договора о мат. ответственности. Основные обязанности кассира предусмотрены в типовой должностной инструкции.
Для осуществления операций с наличностью в организации может быть оборудовано специально отведенное помещение с отдельным входом в него. В этом помещении осуществляется хранение, прием и выдача наличности и приравненных к ней документов. Однако если организация не обладает финансовой или технической возможностью для оборудования полноценного кассового помещения, либо отсутствует необходимость в его содержании, решение об обустройстве и функционировании «участка выдачи наличности» она принимает самостоятельно.
Документальное оформление наличности в кассе
Все основные виды движения денежных средств и приравненных к ним документов можно представить следующим образом:
| Поступление в кассу (приход) | Выдача из кассы (расход) |
| Со счета в банке на зарплату, хозяйственные, операционные и командировочные расходы | Суммы причитающейся работникам заработной платы |
| Выручка от реализации работ, услуг или товаров | Суммы под отчет сотрудникам на командировочные, хозяйственные и операционные расходы |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм | Выплата компенсаций, пособий или ссуд сотрудникам |
| По прочим основаниям | Передача на инкассацию |
Документальное оформление кассовых операций организации осуществляется с помощью бланков установленной формы:
- Приходный ордер
- Расходный ордер
- Журнал регистрации кассовых документов
- Кассовая книга (книга регистрации кассовых операций)
- Книга учета поступивших и выданных денежных средств и документов
Кроме этого организации обязаны применять документы по формам, устанавливаемым ЦБ РФ для обеспечения достоверности и контроля движения наличных средств или соблюдения кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина
Организации любой правовой формы, вне зависимости от сферы их производственно-хозяйственного функционирования, обязаны осуществлять хранение денежных средств на счетах в банковских учреждениях. Порядок, размеры и сроки инкассации и хранения в кассе наличной денежной массы устанавливаются организацией и согласовываются с банком при заключении договора на инкассацию наличных средств. Этот порядок и сроки определяются организацией на основании расчетов потребности в наличности и планов её поступления.
В кассе организации наличные денежные средства (без учета приравненных к ним документов) могут храниться только в размерах, ограниченных установленным лимитом. В 2014 году, как и раньше, начиная с 2012 года, лимит остатка наличности определяется организацией самостоятельно. Для расчета лимита предусмотрена формула:
Лон = Оп : Пр × Дс,
где:
Лон – это лимит остатка наличных;
Оп – объём выручки за некоторый расчётный период;
Пр – расчетный период;
Дс – количество рабочих дней между днями инкассации.
В расчётном периоде не должно быть больше 92 рабочих дней. Количество рабочих дней между датами инкассации наличных в банк, не должно превысить семи.
Любое количество наличности в кассе будет при этом считаться сверхлимитным объемом.
Сверхлимитное хранение наличных денег допускается только для средств на выплату зарплаты сотрудникам. Срок нахождения этих денег в кассе не должен превысить с момента поступления трех рабочих дней. Для организаций, ведущих деятельность на Крайнем Севере и приравненных территориях, этот срок увеличивается до пяти календарных дней.
Федеральным законодательством всем организациям вменено применение контрольно-кассовой аппаратуры при производстве расчетов наличностью в отношении сделок по продажам услуг или товаров. Перечень организаций, освобождаемых от исполнения этой обязанности, значительно сужен к 2014 году. Кроме контрольно-кассовой техники организации могут применять платежные терминалы для расчетов банковскими картами. Применение ПРТ не исключает необходимость контрольно-кассовой машины при совершении расчетов с покупателями.
[goo_mid]
Так же сужен и круг платежей, которые можно осуществлять с помощью наличных, поступивших в кассу организации в виде выручки. В 2014 году наличные средства, поступившие в кассу организации от третьих лиц не могут использоваться для:
- Сделок купли-продажи ценных бумаг,
- Оплаты аренды недвижимости,
- Выдачи и возврату ссуд или займов,
- Проведения различных лотерей и азартных игр.
В этих целях теперь можно задействовать только те наличные средства, которые сняты с расчетного счета организации.
Контрольно-кассовые устройства должны соответствовать требованиям, которые предъявляет к ней законодательство. ККМ в обязательном порядке регистрируется в территориальном налоговом органе. Таким образом, расчеты, осуществляющиеся в наличной форме, документально сопровождаются приходным кассовым ордером установленной формы и кассовым чеком. ККМ должна быть оборудована «фискальной памятью» и соответствовать перечню Государственного реестра контрольно-кассовой техники. Использование контрольно-кассовой техники, включенной в Государственный реестр до 1 января 2011 года и не соответствующей требованиям ФЗ №103, после 01.01.2014 года запрещено.
Кроме этого нужно учитывать дополнительные требования, предъявляемые к ККМ:
- Обязательное присутствие печатаемых на кассовом чеке обязательных реквизитов;
- Возможность передачи в платежно-расчетный терминал информации о произведенных платежах и информации для печати кассового чека терминалом или банкоматом (то и другое только в некорректируемом виде).
В соответствии с установленным ЦБ нормативом максимальный размер оплаты наличными средствами по одной сделке между юрлицами не должен быть больше 100 000 руб. В 2014 году на сделки с физическими лицами это же ограничение распространяется в более мягкой форме, верхняя планка поднята до 600 000 рублей. Впоследствии в планах Минфина её снижение до 300 000 рублей.
Ответственными за соблюдение кассовой дисциплины на предприятии являются руководитель, главный бухгалтер и кассир. Контрольная функция в части соблюдения организацией кассовой дисциплины вменена обслуживающим банкам, которых ЦБ обязывает не реже одного раза в два года производить соответствующую проверку.
Бухгалтерский учет операций с наличностью
Бухгалтерский учет денежной наличности осуществляется на активном синтетическом счете 50, а документов, приравненных к ней, на синтетическом счете 56. По дебету счетов учитывается поступление, а по кредиту выплаты наличных денег и выдача денежных документов. К счету могут открываться субсчета, например, отдельный субсчет для денежных документов.
Если организация в своей деятельности ведет прием и выдачу наличных денежных средств на отдельных участках, могут быть открыты субсчета операционных касс и субсчет «главная касса» (или «касса организации»). Такое ведение учета рекомендуется потому, что это позволяет детальнее контролировать движение денежных средств по участкам ответственности.
Если организация имеет право на ведение наличных расчетов в иностранной валюте, к счету 50 открывается специальные субсчета по видам валют, на которых ведется их обособленный учет. Отражение операций в валюте других государств в бухгалтерском учете ведется в рублевом выражении по официальному валютному курсу на момент совершения операции.
Упрощенно бухучет работы с наличностью выглядит следующим образом:
- Сопровождение операций поступления и выбытия первичными документами;
- Регистрация первичных документов в соответствующих журналах;
- Составление проводок при обработке первичных документов;
- Перенос данных первичных документов в кассовую книгу;
- Заполнение на основании кассовой книги учетных регистров.
Помимо этого, в целях контроля хранения и движения наличных денег в организации может проводиться инвентаризация кассы.
Инвентаризация кассы
Основанием для проведения внеплановой внезапной инвентаризации кассы может служить распоряжение руководителя организации. В обязательном порядке инвентаризации проводятся при смене кассиров и проведении плановых ежегодных инвентаризаций балансовых активов предприятия. В последнем случае инвентаризация кассы является первой инвентаризационной процедурой, проводимой комиссией.
Непосредственно перед началом инвентаризации комиссия принимает в бухгалтерии последние на текущий момент документы первичного кассового учета. С материально ответственных лиц получают расписки о полноте передачи первичных документов в бухгалтерию и оприходовании/списании поступивших/выбывших денежных средств.
Во время инвентаризации кассы прекращаются любые операции с наличностью или денежными документами. В кассе производится полистный пересчет находящейся в ней наличности и перепись денежных документов. Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета и фактическую денежную наличность и денежные документы.
Выявленные в процессе инвентаризации результаты отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах, подписываемых комиссией и кассиром, которому вручается один из экземпляров. Если инвентаризация проводится по поводу сдачи-приёмки дел от между кассирами, акт составляется в трех экземплярах, так как каждому из них передаются подписанные экземпляры.
Выявленные недостачи/излишки отражаются в акте с обязательным пояснением обстоятельств их возникновения. С материально ответственных лиц берется объяснительная о причинах возникновения излишков или недостачи.
Недостача наличности или денежных документов (в денежном их эквиваленте) взыскивается с кассира с совершением бухгалтерских проводок:
- Дт 73-2 – Кт 94 – задолженность кассира по выявленной недостаче;
- Дт 50 – Кт 73-2 – погашение кассиром задолженности по недостаче.
Излишки, выявленные при инвентаризации, приходуются и принимаются к учету с составлением проводки Дт 50 – Кт 91-1 на всю сумму излишка.
cleverbuh.ru
Порядок ведения кассовых операций в 2017/2018 году: лимит кассы
В организации должен быть установлен кассовый лимит.
Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.
Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей статье.
Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).
Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.
Кассовые операции в 2017/2018 году: лимит кассы обособленных подразделений
В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).
Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.
Ведение кассовых операций в 2017/2018 году: превышение лимита кассы
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Кассовые операции: лимит расчетов наличными
Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.
С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).
Кассовые правила
Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.
Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции
Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.
Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).
Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.
Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.
Документальное оформление кассовых операций
Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88)).
Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).
ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).
Кассовые операции: кто подписывает документы
Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).
При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.
Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.
Прием наличных
Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
- соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
- наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.
Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.
При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.
Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должен в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Выдача наличных
При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):
- наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
- соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.
При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.
Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.
Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.
Так же как и ПКО, РКО хранится в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.
Выдача наличных для выплаты зарплаты
Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.
Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).
Работник обязательно должен расписаться в ведомости.
Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:
- подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
- записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
- сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
- проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).
Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.
Выдача наличных подотчетнику
В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
Кстати, если у подотчетника есть задолженность по ранее полученным под отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до тех пор, пока он не погасит старый долг.
Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению
При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).
Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности
Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):
- соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
- соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.
В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».
Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.
Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.
В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.
Книга учета принятых и выданных наличных денег
Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).
Кассовая книга
Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.
Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.
Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.
Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.
Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
Кассовая книга обособленного подразделения
Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания).
Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.
Способ оформления кассовых документов и книг
Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).
Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.
В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.
Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.
Электронные документы подписываются электронными подписями.
Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.
glavkniga.ru
Тема 2. Учет денежных средств и валютных ценностей
Денежные средства — важнейший вид активов организации. Они представляют собой средства в российской и иностранной валюте, легко реализуемые ценные бумаги, платежные и денежные документы. Могут находиться в кассе, на расчетном и валютном счетах в кредитных организациях, как на территории страны, так и за ее пределами. Основные источники поступления денежных средств: выручка от продажи товаров, работ и услуг; доходы от финансовых операций; кредиты банков и другие заемные средства; целевые ассигнования и поступления.
НАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ
Основными документами, регламентирующими порядок наличных расчетов на территории Российской Федерации, являются:
1.О ведении кассовых операций – Указание банка России 11.03.2014 № 3210У
2.О применении Контрольно кассовой техники – Федеральный Закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ
3.О наличных расчетах – Указание Банка России 07.10.2013 № 3073-У
Организация работы по ведению кассовых операций
Кассовые операции оформляются следующими кассовыми и другими документами юридического лица (индивидуального предпринимателя):
— приходным кассовым ордером 0310001 (состоит из основной части и квитанции);
— расходным кассовым ордером 0310002;
— кассовой книгой 0310004;
— книгой учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005;
— расчетно-платежными ведомостями 0301009;
— платежными ведомостями 0301011;
— договор о полной материальной ответственности с кассиром;
— заявлениями; счетами и др.
Основные требования, предъявляемые к оформлению кассовых документов:
1) кассовые документы юридического лица, индивидуального предпринимателя оформляются:
— главным бухгалтером;
— бухгалтером или другим работником;
— руководителем;
2) в кассовых документах указывается основание для их оформления;
3) внесение исправлений в кассовые документы не допускается;
4) кассовые документы подписываются:
— приходный кассовый ордер — главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, кассиром;
— расходный кассовый ордер — руководителем, главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, кассиром;
— все кассовые документы — руководителем, в т.ч. если кассовые операции ведутся руководителем;
5) приходный и расходный кассовый ордер, кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств могут оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств.
В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
Пути поступления наличных денег в кассу:
— продажа товаров за наличные;
— оказание услуг;
— выполнение работ;
— неизрасходованный подотчет;
— возмещение причиненного ущерба;
— возврат займа
Поступление наличных в кассу оформляется приходным кассовым ордером, пример его заполнения представлен на рисунке 1.
┌───────┐ │ │
│ Код │ │ │
├───────┤ │ │
Форма по ОКУД │0310001│ │ │ ООО «Х»
├───────┤ │ │————————————-
ООО «Х» │ │ │ │ организация
—————————————— по ОКПО ├───────┤ │ │
организация │ │ │ │
Центральный офис └───────┘ │ │
————————————————— │ │ КВИТАНЦИЯ
структурное подразделение │ │ 126
│ │к приходному кассовому ордеру N ——
│ │ 28 июня
┌─────────┬───────────┐ │ │от "—" ——————— 2015 г.
│ Номер │ Дата │ │ │ Фроловой Анны Сергеевны
│документа│составления│ │ │Принято от —————————
├─────────┼───────────┤ │ │_____________________________________
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 126 │ 28.06.2015│ │ │ поступившая в кассу
└─────────┴───────────┘ │ │Основание: —————————
│ │выручка по справке-отчету
┌─────┬──────────────────────────────┬──────────┬─────┬────┐ │ │————————————-
│Дебет│ Кредит │ Сумма, │Код │ │ │ │от 28.06.2015
│ ├────┬───────┬─────────┬───────┤ руб. коп.│целе-│ │ │ │————————————-
│ │ │код │коррес- │код │ │вого │ │ │ │_____________________________________
│ │ │струк- │понди- │ана- │ │наз- │ │ │ │ 118 000 00
│ │ │турного│рую- │лити- │ │наче-│ │ │ │Сумма —————- руб. —- коп.
│ │ │подраз-│щий счет,│ческого│ │ния │ │ │ │ цифрами
│ │ │деления│субсчет │учета │ │ │ │ │ │Сто восемнадцать тысяч
├─────┼────┼───────┼─────────┼───────┼──────────┼─────┼────┤ │ │————————————-
│ 50 │ │ — │ 90.1 │ — │118 000-00│ │ │ │ │ прописью
└─────┴────┴───────┴─────────┴───────┴──────────┴─────┴────┘ │л│______________________________00
кассира Фроловой Анны Сергеевны │и│_______________________ руб. — коп.
Принято от ———————————————— │н│ НДС — 18 000 руб. 00 коп.
торговая выручка за смену │и│В том числе ————————-
Основание: ———————————————— │я│ 28 июня
___________________________________________________________ │ │"—" ———————— 2015 г.
Сто восемнадцать тысяч │ │
Сумма —————————————————— │ │ М.П. (штампа)
прописью 00 │о│
___________________________________ руб. ————- коп. │т│Главный бухгалтер ___________________
НДС (18%) — 18 000 руб. 00 коп. │р│
В том числе ———————————————— │е│ подпись
Справка-отчет кассира от 28.06.2015 │з│ Шадрина Е.Н.
Приложение ———————————————— │а│————————————-
│ │ расшифровка подписи
Шадрина Е.Н. │ │
Главный бухгалтер ________________ ———————— │ │Кассир ______________________________
подпись расшифровка подписи │ │ подпись
Фролова А.С. │ │ Фролова А.С.
Получил кассир ________________ ———————— │ │————————————-
подпись расшифровка подписи │ │ расшифровка подписи
Рисунок 1. Пример заполнения приходного кассового ордера
При получении приходного кассового ордера кассир проверяет правильность его составления:
— наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
— соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
— наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.
Далее кассир принимает наличные денежные средства путем их полистного, поштучного пересчета. При этом вноситель наличных денег должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.
Затем кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег.
Пути расходования наличных денег из кассы:
— выдача в подотчет;
— возмещение перерасхода по подотчету;
— выплата заработной платы;
Выдача наличных денег из кассы оформляются расходным кассовым ордером, пример его заполнения представлен на рисунке 2.
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0310002│
├───────┤
ООО «Х» │ │
———————————————— по ОКПО ├───────┤
организация │ │
Центральный офис └───────┘
———————————————————
структурное подразделение
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР │ 96 │ 28.06.2015│
└─────────┴───────────┘
| Дебет | Сумма, руб. коп. | Код целе- вого наз- наче- ния | |||||
| код струк- турного подраз- деления | коррес- понди- рую- щий счет, субсчет | код ана- лити- ческого учета | Кредит | ||||
| ЦО | — | 50.1 | 58 000-00 |
менеджеру Самсонову Сергею Павловичу
Выдать —————————————————————-
фамилия, имя, отчество
под отчет на приобретение канцтоваров
Основание: ————————————————————
Пятьдесят восемь тысяч
Сумма ——————————————————————
прописью
00
__________________________________________________ руб. ———- коп.
Заявление подотчетного лица, содержащее распоряжение
Приложение ————————————————————
о сумме наличных денег и сроке
————————————————————————
директор Савинов А.А.
Руководитель организации —————- ________ ——————-
должность подпись расшифровка подписи
Шадрина Е.Н.
Главный бухгалтер ______________ ————————————-
подпись расшифровка подписи
Пятьдесят восемь тысяч
Получил —————————————————————
сумма прописью
__________________________________________ руб. ————- коп.
28 июня Самсонов
"—" ———— 2015 г. Подпись ——————
По паспорту РФ N 8906 168821 выдан 15.01.2006 ОВД Пролетарского
По ———————————————————————
наименование, номер, дата и место выдачи документа,
р-на г. Пензы
————————————————————————
удостоверяющего личность получателя
Фролова А.С.
Выдал кассир ______________ ———————
подпись расшифровка подписи
Рисунок 2. Пример заполнения расходного кассового ордера
Сумма наличных денег, предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат из фонда оплаты труда, устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Срок выдачи определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Этот срок не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты).
helpiks.org