Ревизия кассы

Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.

Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.

Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:

· определяет круг лиц, входящих в комиссию;

· устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.

Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.

Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к проведению ревизии:

o кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;

o председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.

2. Снятие остатков денег в кассе:

o проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;

o проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков с журналами регистрации;

o оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.

3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:

o наличие сейфов с исправными замками;

o организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;

o изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;

o анализ периодичности проводимых ревизий.

4. Определение и анализ фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.

5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:

o проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;

o проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;

o соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;

o проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;

o сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;

o контроль своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.

6. Проверка целевого использования полученных средств.

7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:

· о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;

· о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;

· производится сопоставление данных позиций;

· выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Если ревизором выявлены факты нарушений действующего законодательства, возможна даже передача материалов проверки в следственные органы или возбуждение производства по административному правонарушению, грозящее значительными штрафами, но, конечно, это происходит при грубейших, неоднократных нарушениях или неприкрытых злоупотреблениях.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.

 

studopedia.ru

Что такое ревизия кассы

Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.

Кассовая дисциплина

Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.

Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.

Кто проводит ревизию кассы

Проводить ревизию кассы могут:

• специалисты территориальных налоговых инспекций;
• сотрудники Росфиннадзора;
• руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.

Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.

В какие сроки проводится ревизия

Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:

• время перед годовой отчетностью;
• увольнение или временная замена кассира;
• в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.

Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.

Необходимые условия для ревизии кассы

Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.

Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:

• неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
• профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;


• непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
• открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.

Этапы ревизии кассы

Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.

1. Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
2. Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
3. Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
4. Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;


5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
6. Контроль за целевым использованием полученных финансов;
7. Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.

Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.

Окончание ревизии кассы: акт

Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:

• о конкретной сумме наличности в кассе;
• о размере денежных средств по документам;
• сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.

Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.

Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.

Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.

assistentus.ru

Порядок ведения кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Центральным банком Российской Федерации и являются обязательными для всех юридических лиц. Основные требования:

1. Все хозяйствующие субъекты любых организационно-правовых форм хранят принадлежащие им денежные средства на счетах в банках.
2. Хозяйствующие субъекты осуществляют платежи своим контрагентам в безналичном порядке через банки. Центральным банком устанавливается предел расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.


3. Для того, чтобы осуществлять расчёты наличными деньгами, хозяйствующие субъекты должны организовать помещение кассы и завести кассовую книгу. Принимать наличные деньги у физических лиц разрешается только путём применения контрольно-кассовой техники.
4. Хозяйствующим субъектам разрешается иметь ограниченное количество наличных денег в кассе. Лимит остатка кассы устанавливается по согласованию с обслуживающим банком и не должен превышаться. Если в кассу поступают наличные деньги сверх установленного лимита, они должны в тот же день быть сданы на счёт в банке. Накапливать наличные деньги в кассе на любые цели не допускается (за исключением периода выплаты заработной платы сотрудникам — не более трёх рабочих дней).
5. Приём наличных денег в кассу оформляется специальным первичным документом — приходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером. Отрывная часть приходного кассового ордера, называемая квитанцией, подписывается главным бухгалтером и работником кассы (кассиром) и выдаётся на руки лицу, внёсшему деньги.
6. Оформление выдачи денег из кассы производится расходным кассовым ордером, который, в отличие от приходного, подписывается не только главным бухгалтером, но и руководителем хозяйствующего субъекта. Если выдача производится в один день и по одному основанию (например, заработная плата) многим лицам, допустимо составлять ведомость.
7. Кассир имеет право выдать деньги из кассы только по предъявлению паспорта (либо другого документа, удостоверяющего личность). Лицо, получившее деньги собственноручно расписывается в ордере или ведомости. Кассир не имеет права выдать деньги другому лицу, иначе как по доверенности, оформленной в установленном порядке. Все оправдательные документы, приложенные к расходному кассовому ордеру, гасятся штампом «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты (для того, чтобы по этим документам нельзя было получить деньги повторно).
8. По истечении установленных сроков оплаты труда (не более трёх дней) кассир должен задепонировать невыданные суммы, то есть учесть в особом регистре, а ведомость провести по учёту.
9. Приходные и расходные кассовые ордера при их оформлении и до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в особом журнале.
10. Каждый приход денег в кассу и каждый расход денег из кассы регистрируется в кассовой книге. Такая книга должна оформляться в любом хозяйствующем субъекте, листы её нумеруются, книга шнуруется и опечатывается мастичной печатью. Каждый лист кассовой книги соответствует операциям одного дня. При этом одновременно заполняется отрывная копия листа кассовой книги, называемая отчётом кассира. Отчёт кассира ежедневно передаётся в бухгалтерию вместе со всеми кассовыми документами для проведения их по учёту.
11. Если выявляется расход денег из кассы, не подтверждённый подписью получателя, такой расход оформляется как недостача. На основании договора о полной материальной ответственности такая недостача может быть взыскана с кассира в полном объёме. Если в кассе будет выявлен излишек средств, такой излишек приходуется как доход предприятия.
12. Кассиру запрещено хранить посторонние деньги и ценности, не имеющие отношения к кассе хозяйствующего субъекта. Кассир несёт полную материальную ответственность за сохранность всех принятых ценностей и за ущерб, причинённый как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к исполнению своих обязанностей.
13. Руководитель хозяйствующего субъекта должен периодически организовывать внезапные проверки кассы с полным пересчётом денег и ценностей. Фактический остаток денежных средств в кассе сверяется с данными кассовой книги. Для осуществления проверок кассы приказом назначается инвентаризационная комиссия.
14. Коммерческие банки обязаны периодически проверять соблюдение порядка ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами, которыми в банке открыт расчётный счёт.

Помимо наличных денежных средств, в кассе хозяйствующего субъекта могут храниться следующие ценности:

• ценные бумаги,
• денежные документы (почтовые марки, проездные билеты и т. д.),
• ценные подарки для поощрения сотрудников,
• бланки строгой отчётности (номерные бланки трудовых книжек, перевозочных документов и т. д.)

Оценка состояния внутреннего контроля, соблюдения кассовой дисциплины

Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением наличных денежных средств в кассе хозяйствующего субъекта могут являться:

• отсутствие налаженной системы проведения внезапных проверок кассы с полным пересчётом денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе;
• формальное проведение таких проверок:
  • назначение в инвентаризационную комиссию постоянно одних и тех же лиц,
  • проведение проверок в заранее известные отчётные даты (когда кассир может подготовиться к проверке),
  • отсутствие у кассира навыков подготовки к проверке кассы, (что свидетельствует о том, что такая процедура не является для него обычной);
• отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности (в этом случае недостача денежных средств в кассе не будет иметь юридических последствий);
• факты подписания кассовых ордеров вместо руководителя и главного бухгалтера другими лицами без письменного распоряжения руководителя хозяйствующего субъекта;
• при временном отсутствии кассира (отпуск, лечение) — возложение его функций на другого работника без письменного распоряжения руководителя и без заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности.

Основные контрольные процедуры

На основе результатов оценки системы внутреннего контроля в части обеспечения соблюдения кассовой дисциплины, ревизор может планировать состав основных контрольных мероприятий. При ревизии кассовых операций проводится:

• формальная проверка кассовой книги (опечатана ли, соответствует ли фактическое количество листов указанному при опечатывании, есть ли неоговорённые исправления и т. д.);
• арифметическая проверка итогов кассовых отчётов;
• проверка совпадения входящих остатков по кассе на утро каждого дня с конечным остатком за предыдущий день;
• проверка наличия на кассовых ордерах необходимых подписей должностных лиц, расписок получателей денег (если выявлен расходный кассовый ордер без расписки получателя — организуется устный опрос получателя);
• проверка соответствия кассовой книги:
  • журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров,
  • первичным учётным документам;
• проверка чековой книжки на полноту и сравнение приходных кассовых ордеров на получение денег с расчётного счёта с выписками из банковского счёта;
• проверка расчётов с подотчётными лицами по средствам, полученным на командировки, хозяйственные расходы;
• проверка полноты приложений к расходным кассовым ордерам, правильности и своевременности погашения их штампом «ОПЛАЧЕНО» (во избежание повторного использования);
• проверка доброкачественности оправдательных документов, приложенных к расходным кассовым ордерам;
• проверка обоснованности включения лиц в платёжные ведомости, сверка данных синтетического и аналитического учёта по расчётам с персоналом (во избежание двойных выплат);
• проверка соответствия платёжных ведомостей реестрам депонированных сумм;
• проверка своевременности и полноты сдачи в банк депонированных сумм и полноты их оприходования по выписке из банковского счёта;
• проверка соответствия выданных депонированных сумм книге учёта депонентов;
• проверка непревышения предельной суммы осуществления расчётов наличными с юридическими лицами (как по поступлению, так и по расходованию средств), соблюдения лимита остатка кассы, установленного банком;
• проверка отражения кассовых операций в регистрах учёта (соответствия контировки первичных документов счетам учёта).

Литература

• М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 272 — 283. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8
• Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 261 — 278. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5
• Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 190 — 204. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7
• Контроль и ревизия : учебник для среднего профессионального образования / М.В.Мельник. — Москва: Экономистъ, 2007. — С. 152 — 164. — 254 с. — ISBN 5-98118-196-6
• Судебная бухгалтерия: Учебник / С.П.Голубятников. — Москва: Юридическая литература, 1998. — С. 170 — 195. — 368 с. — ISBN 5-7260-0903-7
• Керимов В.Э. Бухгалтерский учёт. — Москва: Эксмо, 2006. — С. 400 — 410. — 688 с. — ISBN 5-699-15092-7
• Кассовые операции. — Москва: Статус-Кво 97, 2005. — С. 7 — 41. — 156 с. — ISBN 5-1727-0083-8

dvc.academic.ru

Кассовые операции

В России операции с наличными денежными средствами производятся в соответствии с требованиями «Порядка ведения кассовых операций в РФ». Под кассовым обслуживанием клиента понимаются операции:

Прочитайте в статье, как провести инвентаризацию основных средств: https://ipshnik.com/vedenie-ip/inventarizatsiya-osnovnyih-sredstv.html

• осуществление списания безналичным способом денежных средств, выдача наличных средств,
• прием наличных средств от клиентов и их зачисление на расчетный счет,
• инкассация денежной наличности.

В организациях прием наличных средств производится на основе заполненного в установленном порядке официального документа — так называемого Объявления на взнос наличными. Именно таким образом наличные денежные средства попадают на счет клиента. При необходимости снятие средств со счета может быть произведено с использованием чеков. На основании чека банк выдает наличные деньги и списывает их с расчетного счета. Инкассация средств осуществляется на основе специального, заключенного с банком договора. За такого рода услуги клиент выплачивает банку комиссию, которая устанавливается договором.

Кассовое обслуживание может осуществляться только в том случае, когда у клиента есть специальное, оборудованное место для кассы. Без исключения все юр. лица при ведении своей деятельности обязаны руководствоваться и соответствовать порядку проведения кассовых операций, включая ведение кассовой книги, где указываются все операции по кассе, к ней также требуется прикладывать подтверждающие документы. Важно помнить, что остаток наличности в кассе не может превышать лимит, которые предусмотрен в договоре с банком.

Особенности кассового обслуживания ИП

Начиная с 01 января 2012 года в соответствии с Положением ЦБ № 373-П без исключения все индивидуальные предприниматели были обязаны вести кассу, оформлять и вести учет кассовых документов, соблюдать кассовую дисциплину. Операции по кассе необходимо оформлять документами:

• при поступлении и выдаче наличных — необходимо заполнить ПКО и РКО,
• все операции с наличными средствами требуется отражать в кассовой книге,
• все выплаты в пользу сотрудников требуется отражать в расчетно-платежной и платежной ведомостях.

Важным является то, что начиная с 01 июня 2014, руководствоваться следует новым Указанием ЦБ № 3210-У. Руководствуясь новым порядком, индивидуальные предприниматели больше не обязаны вести кассу, заполнять ПКО и РКО. Сейчас от ИП требуется формирование только расчетно-платежных и платежных ведомостей лишь в случаях, если производятся выплаты физ. лицам с использованием наличных средств. В связи с новым порядком важно отметить, что книга учета бланков строгой отчетности, книга учета доходов и расходов и журнал кассира-операциониста по законодательству не относятся к кассовой дисциплине, в связи с чем их, как и ранее, следует вести, если ИП работал с ними ранее. Помимо прочего, ИП теперь не обязан определять лимит остатка денежной наличности в кассе. Такое нововведение распространяется и на субъекты малого бизнеса.

Отметим также, что при отмене обязанности ИП не запрещается оформлять кассовые документы. В таком случае это означает лишь, что наказания за их отсутствие не существует. В общем случае ответственность предусмотрена КоАП РФ — штраф при выявлении нарушения порядка ведения кассовой дисциплины для ИП — 4000 — 5000 рублей.

Порядок проведения ревизии кассы

Для осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины в организациях проводится ревизия операций с кассой. Такая ревизия кассы может производиться как банками и соответствующими финансовыми органами, так и самим предпринимателем.

В соответствии с требованием пункта 1.11 373 Положения ЦБ, предприниматель сам принимает решение относительно срока проведения ревизии — необходимо издать приказ о проведении ревизии кассовых операций и наличия денежных средств или же произвести соответствующее распоряжение. Кроме того, необходимо учитывать требования 402 ФЗ «О бух. учете», в котором содержится требование проводить инвентаризацию кассы в обязательном порядке в ряде случаев, предусмотренных законодательно, в частности Приказ Минфина 34н содержит ряд таких случаев. Проведение инвентаризации является обязательным при:

Изучите подробно порядок проведения инвентаризации денежных средств в кассе: https://ipshnik.com/vedenie-ip/poryadok-provedeniya-inventarizatsii-denezhnyih-sredstv-v-kasse.html

• замене материально-ответственного лица,
• произошедшем ЧС,
• осуществлении реорганизации либо ликвидации,
• перед составлением отчетности (годовой),
• выявленных фактах злоупотреблений и хищений.

В общем случае ревизию необходимо проводить, помимо законодательно установленных случаев, раз в квартал или полугодие. На практике принято ее проводить один раз в месяц — в последний или же первый рабочие дни.

Предприниматель, ведущий кассовые операции самостоятельно, также обязан осуществлять проверку с оформлением результатов такой проверки документально. Кроме того, пересчет кассы обычно осуществляется ежедневно, в связи с чем инвентаризации один раз за год вполне достаточно.

С целью поддержания ответственности работников на должном уровне и финансовой дисциплины можно проводить внезапные, внеплановые ревизии касс. Такое решение провести проверку принимает предприниматель путем издания соответствующего приказа за день до фактического проведения инвентаризации денежных средств, кроме того, проверку может потребовать и главный бухгалтер.

Методика проведения инвентаризации кассы

Проверяющие, ревизоры (как внутренние, так и внешние) осуществляют следующие действия:

• проводят проверку наличия кассовой книги и правильности ее ведения, в том числе правильность заполнения (принимается во внимание наличие исправлений — что фактически не допустимо в кассовых документах; смотрят, пронумерованы ли страницы и т.д.). Проводят проверку соответствия первичной учетной документации и записей в кассовой книге, записей журнала регистрации РКО и ПКО с записями кассовой книги,
• осуществляют проверку правильности заполнения кассовых ордеров и наличия в них необходимых подписей,
• осуществляют пересчет итогов кассовых отчетов,
• выясняют достоверность соответствующей оправдательной документации к РКО и проверяют наличие в них факта «оплачено»,
• осуществляют поиск наличия так называемых двойных выплат, анализируют командировочные расходы, хозяйственные расходы, подтверждают обоснованность включения соответствующих подотчетных лиц в отчеты и ведомости,
• проводится проверка чековых книжек, выявляется при ее наличии разница между суммой в приходном ордере и выпиской банка,
• осуществляется проверка остатков кассы, его соответствие установленному лимиту, проводится проверка расчетов наличными средствами,
• изучается соотнесение выдачи депонированных сумм учетной политике, выясняется, насколько своевременно они сданы и оприходованы, проводится сверка платежных ведомостей и реестра депонированных денежных средств,
• проводится сверка соотнесения остатков на конец дня и выведенной суммой на начало следующего дня,
• проверяется отражение кассовых операций в бухгалтерских учетных документах.

Кроме вышеперечисленных действия, при ревизии денежных средств, проверке подвергается также процесс переноса ценностей и денежных средств. В этом случае предусмотрены следующие действия:

• осуществляется пересчет банкнот по корешкам и полным пачкам. Полистно пересчитываются начатые пачки денежных средств, и проверяется одна любая пачка из не начатых — на выбор проверяющих,
• осуществляется пересчет чековых бланков по пачкам, а одна пачка — пересчитывается полистно,
• пересчет монет проводится в соответствии с надписями на упаковках, также пересчитывается одна упаковка на выбор ревизоров,
• другие ценности проверяются по надписям на упаковках, поштучно и полистно — также на выбор.

В случае обнаружения надорванной или же испорченной пачки, упаковки — ее необходимо проверить полистно.

По итогам проведения инвентаризации денежных средств в кассе оформляется соответствующий акт. В нем находят свое отражение все денежные средства и выручка ценностей, которые на дату проведения такой проверки фактически числятся на учете бухгалтерии. В акте указываются:

• суммы, числящиеся в учете у бухгалтерии,
• фактическая сумма ценностей, выявленная при проведении проверки,
• выявленные нарушения,
• недостачи / излишки средств, выявленных в ходе проверки.

Другая информация включается в акт проверки по решению комиссии. Установленный образец акта можно найти легко в интернете. Его форма ИНВ-15.

Узнайте, как правильно заполнить акт инвентаризации наличных денежных средств: https://ipshnik.com/vedenie-ip/akt-inventarizatsii-nalichnyih-denezhnyih-sredstv.html

В заключении заметим — в связи с тем, что законодательство в части кассовых операций существенно изменяется, индивидуальным предпринимателям, как и другим экономическим субъектам, очень важно отслеживать такие изменения для достижения наиболее качественного и эффективного ведения учета. Инвентаризация, или ревизия кассы — это своего рода механизм, позволяющий предпринимателям оценивать правильность ведения кассы, выявлять хищения и неточности в проведении операций. При наличии регулярного механизма проверки каждый сотрудник будет чувствовать свою ответственность и максимально внимательно и добросовестно выполнять свои обязанности.

ipshnik.com

Что собой представляет эта процедура?

Ревизия кассы, являясь инструментом контроля, представляет собой комплекс мероприятий по проверке  соответствия законодательству, правильности и своевременности осуществления  операций с денежными средствами и их эквивалентами, находящимися в кассе субъекта, подлежащего проверке, их документального оформления и принятия к учету.

Инвентаризация кассы может проводиться, как обособленная проверка именно кассовой наличности или быть одним из этапов комплексной документальной ревизии, осуществляемой органами ведомственного или государственного контроля.

Проверка осуществляется в два этапа:

• собственно пересчет кассовой наличности и сопоставление сведений, полученных из документальных источников с фактическим наличием денег в кассе;
• контроль соблюдения кассовой дисциплины.

Проведение ревизии кассы и анализ полученных сведений достоверно информирует об использовании финансовых ресурсов компании, преимуществах и негативных моментах ее деятельности. Нельзя переоценить значение этой процедуры. Её предназначение заключается в анализе положительного опыта хозяйствования, а также профилактике допущенных злоупотреблений и правонарушений.

Как любая контрольная операция, ревизия осуществляется с применением специальных методов контроля, обеспечивая системность ее проведения для достижения установленной цели.

Цель

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины имеют целью установление достоверной информации предоставленных данных бухгалтерского учета, основываясь на сведениях о фактическом наличии денежных средств и их эквивалентов в кассе компании.

Не менее важной задачей является также пресечение нарушений, связанных с использованием денежных средств, и их устранение.

Анализ, полученной после проведенной ревизии информации, позволит аудитору или ревизору сформировать мнение о достоверности финансовой отчетности компании, поддерживая или опровергая его деловую репутацию.

Законодательные основания

Согласно закону контролировать соблюдение дисциплины в расчётно-кассовых операциях могут:

• представители органов внутреннего контроля – полномочные сотрудники компании;
• работники органов Росфиннадзора;
• инспекторы налоговых служб.

Кроме того, инициировать проверку в любом объеме может и руководитель компании, заключив договор с независимой аудиторской фирмой или частным аудитором, имеющим аккредитацию.

В рамках внутреннего аудита срок, периодичность и объект проверки устанавливается распоряжением руководителя компании. Порядок ревизии кассы разрабатывается и утверждается локальными регламентами (например, Положением о внутреннем финансовой контроле), действующими на предприятии.

Оно определяет  следующие моменты:

• создание ревизионной комиссии;
• перечень объектов проверки;
• периодичность проведения снятия денежной наличности;
• правила оформления актов.

Задачами ревизии кассы инспекторами ИФНС является осуществление контроля полноты оприходования и учета выручки от основной и подсобной деятельности компании.

Опираясь на Административный регламент  № 133н от 17.10.2011, налоговые инспекции вправе проверять любую организацию, ведущую свою деятельность:

• осуществляя наличные расчеты с применением ККМ;
• не применяя ККМ а используя платежные карты с правом выдачи приходного документа, оформленного на бланке строгого учета, соответствующего кассовому чеку.

Субъекты

Любое предприятие любой формы собственности время от времени может быть подвергнуто проверке выполняемой деятельности с обязательной инвентаризацией наличности в кассе со стороны налоговой инспекции.

В соответствии с п. 5.14.1 Положения от 15.06.2004 № 278 финансовый контроль, осуществляемый органами Росфиннадзора, направлен,  в основном, на организации:

• получающие средства из государственных источников — финансовую помощь, гарантии Правительства, бюджетные ссуды, кредиты, инвестиции из федерального бюджета или внебюджетных государственных фондов;
• пользующиеся имуществом и ТМЦ, находящимися в федеральной собственности.

Периодичность

Ревизия денежной наличности в кассах предприятий внутренним аудитом  производится:

• не реже раза в квартал или полугодие, а также на первое число года, следующего за отчетным;
• при передаче полномочий кассира или сотрудника, выполняющего его функции и отвечающего за сохранность ценностей под ответственность другому сотруднику;
• в других случаях на усмотрение руководителя организации и в соответствии с финансовой политикой, определяющей закономерность его требований.

Компании с крупными оборотами, обычно, практикуют проведение ревизий кассы ежемесячно на первое или последнее число месяца.

Внезапная проверка

Ревизия кассы может быть плановой или внеплановой. Осуществляя принцип внезапности, руководство компании вправе инициировать проверку кассовой наличности тогда, когда посчитает эту процедуру необходимой. Такая ревизия квалифицируется, как внезапная.

Отличается она от плановой проверки только тем, что действительно обеспечивает внезапность. Так как в компаниях обычно установлены сроки проведения кассовых инвентаризаций (в конце или начале месяца) и этот принцип не работает. В некоторых случаях ее проведение обусловлено настороженностью руководства или прямыми подозрениями в злоупотреблении сотрудников, отвечающих за неукоснительное соблюдение кассовой дисциплины.

Как правило, проверки инспекторов ИФНС или Росфиннадзора всегда осуществляются внезапно, без предупреждений.

Принятым Указанием о порядке ведения кассовых операций с 01.07.2014 термин «внезапная проверка» не рассматривается, тем не менее, обеспечение внезапности и неразглашение этапов подготовки ревизии – одно из основных требований  к квалифицированному ревизору.

Обязательные условия

Любая ревизия, инициированная на предприятии, должна быть подтверждена распоряжением:

• руководителя компании – если это внутренняя проверка;
• руководителя (его заместителя) органов ИФНС или Росфиннадзора о проведении ревизии с указанием ее сроков и подтверждением полномочий ревизионной группы.

Кроме того, ревизор (или группа проверяющих) должен удостоверить собственную личность, предъявив соответствующий документ. Только после этой необходимой процедуры компания может представить финансовые документы, многие из которых квалифицируются, как конфиденциальные,  и денежную наличность к проверке. Грамотный ревизор, приступая к проведению ревизии, руководствуется основными правилами.

Он должен обеспечить:

• внезапность;
• компетентность и обоснованность. К сожалению, не всегда эти качества можно встретить у проверяющих. Следует помнить о профессионализме в любых проявлениях. Необъективность ведет к повторным проверкам, затягиванию процесса выяснения обстоятельств произошедших нарушений, зачастую вводя в заблуждение вышестоящее руководство или следственные органы;
• непрерывность. Прерывать ревизию нельзя. Все действия, начатые в ходе проверки, должны быть закончены, отвлечения из проверяемой организации крайне нежелательны;
• гласность. Обсуждение даже промежуточных результатов ревизии должно обязательно проводиться с руководством проверяемой компании. Это способствует устранению ошибок, допущенных ревизорами, и значительно экономит время, ориентируя проверяющих на объективность в оценке ситуации.

Порядок проведения ревизии кассы

Итак, приход внутреннего или внешнего ревизора обязательно сопровождается представлением распоряжения, являющегося основанием для проведения ревизии. Инвентаризация наличных средств в кассе должна проводиться комиссионно: помимо ревизора необходимо присутствие кассира, главного бухгалтера и незаинтересованного лица.

Приказ

Для плановой ревизии кассы должно быть основание, которым обычно выступает приказ руководителя.

Распоряжение руководства компании на проведение проверки включает все моменты осуществления ревизии кассы:

• определяет круг лиц, входящих в комиссию;
• устанавливает сроки проведения проверки и сдачи ее результата.

Уведомление о проведении ревизии проверяющими надзорных органов также содержит сведения о составе ревизионной комиссии и сроках проведения проверки.

Смотрите также видео о нарушениях в кассовых операциях

Методология

Алгоритм проведения ревизии кассы и соблюдения требований к кассовым операциям состоит из нескольких этапов:

1. Подготовка к проведению ревизии:
   • кассир передает ревизионной комиссии последний кассовый отчет, оформляет расписку подтверждающую отсутствие неоприходованных денежных средств и неучтенных денежных документов;
   • председатель комиссии (ревизор) визирует и датирует все кассовые документы, переданные кассиром, делая пометку «До ревизии», так как эти документы еще не зафиксированы в учетных регистрах, но операции по ним уже проведены.
2. Снятие остатков денег в кассе:
   • проведение ревизии имеющейся наличности в кассе методом полистного пересчета и сличение полученного результата с учетными данными;
   • проверка движения и наличия бланков строгого учета, хранящихся в кассе путем сопоставления их остатков  с журналами регистрации;
   • оформление результатов актом ревизии денежной наличности в кассы ф. ИНВ-15 в 2-х экземплярах.
3. Проверка соблюдения требований сохранности денег в кассе:
   • наличие сейфов с исправными замками;
   • организация транспортировки и обеспечение сохранности средств во время перевозки;
   • изучение результатов предыдущих проверок соблюдения кассовой дисциплины;
   • анализ периодичности проводимых ревизий.
4. Определение и анализ  фактов превышения остатком денежных средств установленного лимита наличности в кассе.
5. Проверка соблюдения кассовой дисциплины:
   • проверка соблюдения требований нормативных актов к оформлению первичных кассовых документов – заполнение обязательных реквизитов и наличие разрешающих операцию, подписей;
   • проверка правильности заполнения платежных и расчетно-платежных ведомостей – сроки выплаты, наличие росписи в получении денежных средств и разрешительных подписей;
   • соблюдение требований к ведению кассовой книги – последовательность нумерации страниц, хронология записей, наличие исправлений и коррекционных оговорок;
   • проверка обоснованности выплат из кассы авансов на хозяйственные нужды, премий, материальной помощи и др.;
   • сплошная проверка своевременности и полноты оприходования полученных из банка денежных средств в кассу компании и выявление расхождений в хронологии событий при сдаче наличных в банк, если они имели место;
   • контроль  своевременности сдачи остатков денежных средств, неиспользованных в командировках иди полученных под отчет.
6. Проверка целевого использования полученных средств.
7. Обобщение полученных результатов и отражение их в акте (отчете) ревизии исполнения кассовой дисциплины с приложением акта ревизии кассы ф. ИНВ-15.

Акт

Результаты проведенной ревизии кассы оформляются актом формы № ИНВ-15. В нем указываются сведения:

• о наличии денежных средств по документам, представленным к проверке;
• о фактическом наличии денег, находящихся в кассе;
• производится сопоставление данных позиций;
• выводится результат от их сравнения. Позиции могут быть одинаковы, что означает благополучное состояние дел в кассе. Если размер денежных средств по документам превышает фактическое наличие – налицо недостача, а противоположный вариант свидетельствует об образовании излишков.

Результаты ревизии исполнения кассовой дисциплины описываются и обобщаются в акте. Он составляется в текстовом формате, в конце обязателен заключительный раздел «Выводы и предложения», где в краткой форме перечислены установленные нарушения и выдвинуты предложения об устранении указанных недостатков.

Сроки

Сроки проведения ревизии установлены законодательно. В каждом отдельном случае они зависят от объема работы, но не превышают 45 рабочих дней. Этот максимальный срок может быть продлен только в самых сложных случаях, требующих либо вмешательства следственных органов, либо в силу каких-либо непреодолимых обстоятельств. Проверки исполнения кассовой дисциплины налоговыми органами ограничены до 20 рабочих дней.

Что делать, если выявлено нарушение?

Если при пересчете денежной наличности выявлены расхождения с учетными данными, кассир обязан письменно объяснить причины. Выявленные излишки средств должны быть приняты к учету в день проверки, недостачи – подлежат обязательному взысканию с виновного лица.

Негативный результат проведенной проверки потребует от руководства компании принятия мер по устранению выявленных нарушений, которые должны быть выработаны в ходе разбора по итогам ревизии, зафиксированы в протоколе разбора и исполнены в установленные сроки.

Ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины — действенный инструмент финансового контроля, в большинстве случаев не допускающий такого поворота событий, ведь безнадзорность всегда приводит к печальным последствиям.

 

ipopen.ru

Ревизия кассы включает в себя проверку порядка правильного ведения всех кассовых операций, в общем, движения финансовых потоков и кассовых операций с ними, в частности.

Ревизия кассы проводится квалифицированным ревизором в непосредственном присутствии лица, ведущего всю кассовую документацию. Также при ревизии присутствует главный бухгалтер или его непосредственный заместитель. Во время проведения процедуры проверки все кассовые операции приостанавливаются или полностью прекращаются.

Согласно официально разработанному документу «Положение о ревизионной комиссии» необходимо:

• составить отчет обо всех кассовых операциях за день, в который проводится ревизия. Отчет составляется лично материально-ответственным лицом, ведущим все кассовые операции;

• вывести наличные деньги, согласно остатку по кассовой книге на день проведения ревизии;

• написать расписку о том, что все кассовые документы по приходу и расходу полностью включены в отчет. Непроведенных по кассе и списанных в расход средств нет;

• проверить наличие официально заключенных письменных договоров об ответственности за материальные ценности с лицами, непосредственно ведущими кассовые документы, с лицами, ведающими выдачей и начислениями по заработной плате, премиям и пособиям;

• сделать полный перерасчет всех финансовых средств, находящихся в кассе;

• сопоставить реальное наличие финансов с остатками, непосредственно отраженными в кассовой книге и итоговом отчете кассира.

В случае выявления при проверке избытка либо недостачи денежных средств в проверяемой кассе в правах ревизора провести более тщательную проверку и установить истинную причину их возникновения. В случае обнаружения излишков в кассе на них составляется приходный ордер, который в обязательном порядке заносится в кассовую книгу, а сами излишки отходят в бюджет. При выявлении недостачи средств в ходе ревизии принимаются срочные меры по взысканию и наказанию.

В права ревизора входит оформление акта по результатам ревизии в нескольких экземплярах. Один из них вручается непосредственному руководителю компании или его главному бухгалтеру.

Ревизия кассы проводится в обязательном порядке в случае:

• подозрения на хищение из кассы денежных средств,

• незаконного использования вверенных материальных ценностей,

• выявленных нарушений в оформлении документов (не по стандарту).

Если ревизия кассы проводится по установленным руководством срокам, то это ревизия плановая. А если происходит смена кассиров, увольнение и прием на работу нового сотрудника, материально ответственного лица, то проводят внезапную ревизию кассы и сопутствующих документов.

Если же на предприятии ведение кассовой книги идет автоматизированно, то при ревизии проверяется правильность работы установленного программного обеспечения. Результаты такого рода проверки отражаются в описях, форма которых утверждена Госкомстатом России. Это ИНВ-15 и ИНВ-16 из постановления от 18.08.1998, за номером 88.

Для непосредственного проведения ревизии кассы не ревизором, а силами сотрудников самой компании, назначается приказом руководителя специальная комиссия. По результатам ревизии кассы составляется акт, в который вносятся все выявленные нарушения, излишки и недостачи, указывается их денежный эквивалент и подробные обстоятельства возникновения нарушений. Составленный и заполненный акт ревизии кассы подписывает председатель комиссии, остальные члены комиссии и, непосредственно, материально ответственное лицо.

Нельзя проводить ревизию при неполном составе проверяющей комиссии. В итоговых документах нельзя допускать помарок и подчисток. Если же необходимо внести исправления, то они совместно оговариваются и заверяются личными подписями всех членов проверяющей комиссии.

fb.ru