НДФЛ 1 — карточка этой формы утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Однако с 2011 года применение 1-НДФЛне является обязательным. Взамен введено требование о ведении регистров налогового учета, но их форму разрешено разрабатывать самостоятельно (письмо Минфина России от 21.01.2010 № 03-04-08/4-6). Далее в статье расскажем, как форму 1-НДФЛ можно приспособить для ведения регистра по налогу.
Справка 1-НДФЛ, раздел 1
Справка 1-НДФЛ, раздел 2
Справка 1-НДФЛ, раздел 3
Справка 1-НДФЛ, раздел 4
Справка 1-НДФЛ, раздел 5
Справка 1-НДФЛ, раздел 6
Справка 1-НДФЛ, раздел 7
Справка 1-НДФЛ, раздел 8
Справка 1-НДФЛ, раздел 9
Итоги
Давайте попытаемся выделить самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создать налоговый регистр.
Скачать бланк 1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).
Скачать справку 1-НДФЛ
Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.
Справка 1-НДФЛ, раздел 1
Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:
- ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
- код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
- наименование налогового агента и его ОКТМО.
Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.
Справка 1-НДФЛ, раздел 2
В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:
- ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- документ, удостоверяющий личность, и его код;
- гражданство с указанием кода страны;
- данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).
Справка 1-НДФЛ, раздел 3
В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).
В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.
Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2018 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».
После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.
В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:
- даты получения доходов;
- даты удержания налога;
- даты уплаты налога в бюджет;
- сведения о платежном документе на перечисление налога;
- сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
- сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
- сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).
Справка 1-НДФЛ, раздел 4
В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.
Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ».
Справка 1-НДФЛ, раздел 5
В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.
Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.
Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.
Справка 1-НДФЛ, раздел 6
В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).
Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.
Данный раздел рекомендуется дополнить:
- датой получения дохода;
- датой исчисления налога;
- датой удержания налога;
- сроком перечисления налога;
- датой фактического перечисления налога;
- КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.
Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ в 2017-2018 годах?».
Справка 1-НДФЛ, раздел 7
Здесь организация указывает по каждому коду отдельно доходы, выплаченные физическому лицу за каждый месяц, налогообложение которых осуществляется налоговым органом. Но, следуя ст. 226 НК РФ, налоговый агент обязан удерживать НДФЛ со всех выплат физическому лицу. Поэтому наличие данного раздела все же не совсем целесообразно.
Подробнее о налоговых агентах читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Справка 1-НДФЛ, раздел 8
В этой части 1-НДФЛ учитываются выявленные ошибки в текущем налоговом периоде за предыдущие налоговые периоды и расписываются показатели предыдущих форм 1-НДФЛ по прошедшим годам; делается перерасчет, в ходе которого исправляются выявленные ошибки. В разделе указываются результаты пересчета НДФЛ по всем выявленным ошибкам предыдущих лет.
Справка 1-НДФЛ, раздел 9
В этой части 1-НДФЛ указываются предоставленные справки 2-НДФЛ в налоговый орган и выданные сотруднику на руки, а также номер и дата выданной справки.
Когда справка 2-НДФЛ должна быть представлена работнику и в ИФНС, читайте в материале «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».
В конце справки 1-НДФЛ стоит подпись сотрудника, проверившего правильность заполнения карточки 1-НДФЛ на каждого работника.
Итоги
Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.
Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
nalog-nalog.ru
Порядок заполнения
Форма 1-НДФЛ заполняется раз в месяц, с учетом определенной ставки 13,3% или 35%, которая рассчитывается исходя из дохода физлица. Она заполняется как при исполнении трудового договора, так и договоров гражданского права. Если происходит расчет за товары, какие-либо работы или услуги между второй стороной и индивидуальным предпринимателем, и ИП представит документ о том, что он не является зарегистрированным как юридическое лицо, то карточка 1-НДФЛ не составляется.
Налоговая карточка составляется отдельному сотруднику организации, который имеет ежемесячный облагаемый налогом (за какой-либо отчетный период) доход. Существуют доходы, не подлежащие налогообложению, вне зависимости от суммы получаемой выплаты, а именно:
- выплаты по случаю беременности и родам;
- единоразовый доход за постановку на учет в поликлинику по беременности;
- социальная выплата при рождении ребенка или установлении опекунства над ребенком;
- пособие по присмотру за ребенком до 1,5 лет;
- социальные выплаты по потере места работы.
Бланк 1-НДФЛ состоит из 8 разделов, которые подлежат обязательному заполнению. Рассмотрим более подробно каждый из них.
Раздел 1
Этот раздел содержит в себе общие сведения об источнике дохода (налоговом агенте). Сюда вносят:
- индивидуальный налоговый номер организации;
- номер (код) налоговой службы, где компания состоит на учете;
- код территории муниципального образования, в бюджет которой перечисляется налог;
- информацию об агенте — наименование или ФИО (для ИП).
Раздел 2
В него вносятся сведения о налогоплательщике.
Изначально заполняется ИНН физического лица, которое указано в документе, выданном налоговой службой РФ (п. 2.1).
Пункт 2.2 — Код страхового свидетельства налогоплательщика в ПФ РФ.
Пункт 2.3 — Указывается фамилия, имя и отчество физлица, в соответствии с паспортом Российской Федерации. Если налогоплательщик является гражданином другой страны, данные заполняются латинскими буквами.
Пункт 2.4 — Вид документа, подтверждающего личность (выбирается с определенного справочника).
Пункт 2.5 — Реквизиты паспорта (серия и его номер).
Пункт 2.6 — Дата рождения (в соответствии с паспортными данными).
Далее прописывают гражданство, место жительства, статус (если физлицо — резидент страны, проставляют цифру 1, если нет — 2) и другие важные данные сотрудника предприятия.
Расчет налоговой базы
Раздел 3
В этом разделе производится расчет налоговой базы и суммы НДФЛ. Если лицо — резидент страны, ставка налога будет составлять 13,3%, если он гражданин другой страны, ставка достигает 30% от суммы дохода.
Изначально выводится сумма на начало отчетного периода:
- долг за организацией;
- долг за физически лицом.
Далее сумма облагаемой выплаты по ставке 13,3%. Датой получения заработной платы является:
- день поступления выплаты на счет налогоплательщика;
- день передачи суммы в натуральной форме (из кассы в руки);
- оплата физлицом процентов по кредитам.
После произведения всех расчетов в карточке записывают сумму начисленного и удержанного НДФЛ, а также долг на конец отчетного периода за налоговым агентом и налогоплательщиком.
Раздел 4
В этом разделе рассчитывают налоговую базу и НДФЛ на дивиденды. Указывают информацию по следующим пунктам:
- общая сумма дивидендов;
- начисленный налог;
- удержанный налог;
- долг за налоговым агентом и налогоплательщиком;
- сумма, перечисленная в налоговую службу;
- возвращенная излишняя сумма НДФЛ, в случае ее возникновения.
Если налогоплательщик — резидент, ставка по НДФЛ составит 6% от суммы дивидендов, не резидент — 30%.
Раздел 5
Бланк 1-НДФЛ заполняется в этом разделе по следующим критериям:
- сумма выигрышей, призов;
- выплаты по страховкам на жизнь, заключенным в добровольном порядке;
- проценты от депозитного вклада, получаемые клиентом;
- и многое другое.
Эта справка (1-НДФЛ) заполняется по каждому критерию отдельно. Иногда их может быть несколько в одной таблице. Отдельно с суммы вычитается 35% и переносится в пункт «Исчисленная сумма». Далее заполняется удержанный налог, затем — оставшийся долг за предприятием или работником на конец рассчитываемого периода, перечисленный налог и сумма, излишне удержанная, если таковая имеется.
Форма 1-НДФЛ также содержит раздел 6, где подсчитываются итоговые удержания по ставкам (35%, 30%, 13%, 6%).
Образец заполнения разделов 7 и 8 можно увидеть в приказах, утвержденных налоговым законодательством.
Отличие 1-НДФЛ от налогового регистра
Эти формы отчетности отчасти схожи между собой. Но, как показывает практика, заполнение 1-НДФЛ проходит намного проще. Она не имеет части пунктов, которые указываются в налоговом регистре. Чтобы отчетность была сдана в полном объеме, необходимо взять за основу форму 1, но добавить к ней дополнительные строки.
Налоговый регистр, как и форма № 1, это первичные документы для составления налоговой отчетности. Этот документооборот необходим и обязателен для каждой организации или индивидуального предпринимателя. Все данные сюда записываются в конце каждого отчетного периода (месяца), когда работники получили свою заработную плату.
Основанием для ведения документооборота является трудовой договор. Главная задача — все суммы, указанные в гражданско-правовом или трудовом договоре должны выплачиваться сотруднику компании, и из них бухгалтер обязан произвести отчисления в налоговую службу.
На данный момент множество документов заполняется в автоматизированном режиме.
vseobip.ru
Форма 1-НДФЛ является особенной карточкой, позволяющей учитывать прибыль и подоходный налог. Составление и передача такого бланка в ИФНС осуществляется работодателем. Согласно правилам, которые прописаны в законодательстве, заполнять бланк необходимо каждый месяц — когда работодатель начисляет заработную плату и вносит НДФЛ в бюджет.
С 2011 г. бланк 1-НДФЛ подвергся замене на налоговые регистры — именно их теперь рассматривают в качестве 1-НДФЛ. с 2011 года применение 1-НДФЛ не является обязательным. Скачать бланк 1- НДФЛ можно ниже. Там же можно посмотреть на образец заполнения 1- НДФЛ.
В представленной форме присутствуют особые поля, где должны быть отображены:
— прибыль физлиц, которая получена ими за квартал и месяц;
— вычеты по налогу, которые привели к уменьшению платежа в казну;
— размер действительных платежей по НДФЛ, которые направлены в бюджет.
Когда составляется 1-НДФЛ, работодатели должны учитывать принятые идентификационные коды прибыли и налоговых платежей, разновидности вычетов по налогу, которые положены работникам, а заодно документацию, которая подтверждает это право.
В результате информация, которая представлена работодателем, должны послужить основой для того, чтобы идентифицировать налогоплательщика и установить его статус.
В такой форме необходимо указывать даты, когда выплачивается зарплата сотруднику, а также удержания НДФЛ, прописывать реквизиты платежной документации.
На сегодняшний день по бланку 1-НДФЛ выполнено интегрирование с программой 1С. Это дозволяет подвергнуть автоматизации учет доходов и налоговых выплат по каждому из сотрудников.
Если работодатель не заполнит своевременно эту форму для проверки в налоговую инспекцию, то на него будет наложены штрафные санкции в размере десяти тысяч рублей.
Пример заполнения 1- НДФЛ
blanki.biz
Нормативная база
Начиная с 2011 года, справки 1-НДФЛ были преобразованы в форму налоговых регистров. Но документ рассматривается с использованием тех же правил, что и раньше. Работодатели до сих пор пользуются отчётной формой.
Документ содержит специальные поля, где отображается информация по:
- Величинам фактических выплат НДФЛ, которые были направлены в казну.
- Налоговым вычетам, которые способствовали уменьшению налоговой базы.
- Доходам, которые физические лица получили за квартал, либо за один год.
Благодаря представленным сведениям государственным службам легче идентифицировать налогоплательщиков, предоставлять им тот или иной статус.
Справки интегрированы в программу 1С. Статья 23 в Налоговом кодексе РФ посвящена всем вопросам, связанным с подоходным налогом у физических лиц.
Уже говорилось о том, что основанием для формирования 1-НДФЛ служат данные по каждому лицу и поступлениям денежных средств за него. Но заполнение справки – не обязанность самого гражданина. Она переходит на так называемых налоговых агентов.
Эту функцию в большинстве случаев передают работодателям. Для самих организаций 1-НДФЛ – это разновидность первичного документа, без которого невозможен сам учёт.
О порядке подачи
Обычно процесс составления сводится к выполнению следующих действий, которые не отличаются сложностью.
- В бухгалтерии составляют ведомости, связанные с фактом начисления зарплаты. При этом требуется отобразить сведения по отпускным и компенсационным, премиальным платежам.
- Только после этого переходят к оформлению самой справки 1-НДФЛ. Она должна включать данные по каждому отдельному работнику.
- Последний этап – передача документов в ИФНС, благодаря чему налоговая получает всё, что ей необходимо для учёта каждого отдельного налогоплательщика.
Требования и правила
В 1-НДФЛ находят отражение далеко не все разновидности доходов. Например, указание не требуется для:
- Выплат, связанных с безработицей.
- Пособий по уходу за ребёнком.
- Перечислений в связи с появлением детей. Не важно, усыновление это или рождение.
- Пособий по беременности, родам.
О бланках и составе справки
Обычно бланк состоит из девяти разделов. Они созданы специально для того, чтобы руководителям было удобно представлять сведения по своим работникам. Содержание отдельных частей объясняем более подробно.
Раздел 1: о налоговом агенте
Здесь работодатель пишет о себе. В частности, понадобятся:
- Контактный телефонный номер предприятия вместе с адресом и ОГРН.
- ОКТМО налогового агента, наименование полностью.
- Код ИФНС, к которой относится организация.
- КПП, ИНН.
Раздел 2: о налогоплательщиках
Здесь пишут о физических лицах, которые выступают плательщиками подоходного налога. В данном случае не обойтись без:
- Места жительства, адреса регистрации.
- Паспортных данных.
- ФИО, даты рождения.
- ИНН, СНИЛС.
Код страны регистрации понадобится, если работник не является резидентом РФ. Адрес в этой стране так же становится обязательным условием.
Раздел 3: база по налогам
Этой части в документе стараются придать максимум значения. Речь идёт о налоговой базе, на которую происходит начисление самого подоходного налога, со ставкой до 13%. Для нерезидентов она увеличивается, составляет 30%.
Данный раздел имеет вид таблицы. В ней данные, которые связаны с:
- Объёмом налогов, которые были начислены, а также фактически уплачены. И величина долга, если он есть перед ИФНС.
- Суммой по вычетам.
- Размером налоговых отчислений.
- Величиной доходов.
Раздел заканчивается приведением реквизитов документа, используемого при перечислениях налогов. Именно в нём первоначально отражается сам налог.
Следующие
В четвёртом разделе описываются решения учредителей компании, которые касаются уплаты дивидендов. Обязательно наличие не только самих сумм, но и конкретных дат, когда это происходит. Не стоит забывать о подоходных налогах, начисленных на подобные платежи. Суть этого раздела – в отображении налоговой базы, облагаемой по ставке в девять процентов.
Если кто-то выиграл конкурс или лотерею – доход облагается с применением ставки в 35%. Данные средства отражаются в пятом разделе.
Шестой раздел нужен для сводной информации по всем видам налогов. В каждом месяце подведение итогов отдельное.
Седьмой раздел становится своеобразным итогом по доходам у каждого физического лица. Здесь же приводятся налоговые сборы по работникам, в суммарной величине, а также можно сказать о вычетах, если они применялись.
Что касается восьмой части, то она специально создана, чтобы корректировать ошибки, допущенные по предыдущему налоговому периоду. Сначала сообщают о перерасчётах, а затем, переходят к доплате либо формируют запрос в ИФНС, чтобы вернуть суммы, уплаченные ранее.
Алгоритм формирования
Есть поля, которые обязан заполнять любой налоговый агент, вне зависимости от конкретной ситуации. Это касается:
- Начисленных сумм по подоходному налогу.
- Вычетов по социальному, инвестиционному, профессиональному, стандартному и имущественному признаку.
- Базы для налогов в целом по всем видам деятельности, а также отдельно в случае изменения ставок.
Согласно предоставленным сведениям, ИФНС присваивает статус налогоплательщику. При этом значение отдаётся группе параметров, состоящей из:
- личных данных физического лица;
- реквизитов конкретных платёжных документах;
- фактических платежей, задолженностей;
- положенных вычетов;
- суммы доходов.
Форма 1-НДФЛ удобна тем, что ведется по каждому из конкретных плательщиков.
Что делать при обнаружении ошибок
Бухгалтера иногда сталкиваются с ошибками в своей работе. Тогда стоит узнать правила, связанные с их исправлением в конкретном документе. Для справок 1-НДФЛ таких правил немного.
- Неверные данные можно перечеркнуть, если ошибка допущена в первых двух разделах. Рядом вписываются сведения, которые являются корректными. В конце документа нужно указать, что верить следует именно исправленным параметрам.
- Исправления недопустимы при работе с разделами с третьего по девятый. Неточности просто переносятся в декларацию по следующему налоговому периоду. Информация об ошибках содержится в восьмом разделе.
Отличия от налогового регистра
Многие предприниматели за основу регистра берут именно 1-НДФЛ. В этом нет ничего странного, ведь документы похожи друг на друга. Но в карточках всё-таки отсутствуют некоторые важные пункты, присущие именно регистру.
Основой она тоже может быть, но тогда возникает необходимость в добавлении нескольких пунктов.
Реквизиты денежного перечисления вместе с датой фактической оплаты обязательно должны присутствовать при каждом расчёте НДФЛ. Регистр должен содержать сведения, касающиеся социальных вычетов, предоставляемых налоговыми агентами, или имущественных вычетах, если применялись именно они.
При участии в заполнении иностранного гражданина стоит учитывать, что налогами облагаются и доходы, размещённые за пределами территории РФ. Потому информация также вносится в соответствующие документы.
Трудовой договор – главное основание, по которому заполняются карточки или регистры. Их ведение становится обязательным требованием при заключении любых разновидностей соглашений.
Информация о пособиях по нетрудоспособности и отпускных
Сотрудники налоговых служб считают, что пособия по временной нетрудоспособности не относятся к заработной плате. Потому их не относят к доходам, полученным за выполнение определённых обязанностей. Достаточно просто написать о том, что суммы были выплачены.
Что касается отпускных, то необходимо сразу решить – будут ли они платой за труд или нет? Если да, то налог удерживается, в самый последний день в месяце. Если же ответ отрицательный, то удержание происходит в тот же день, когда выплачивается доход.
Как удобнее учитывать доходы
Есть несколько советов, которые облегчают работу с доходами.
- Не только ежемесячная фиксация, но и отдельная по каждому виду выплат. Тогда будет проще определиться с налоговой базой, суммой по исчисленному и удержанному НДФЛ. Это особенно актуально для доходов, переходящих из одного месяца к другому. К примеру, отпускные, которые выплачиваются в виде авансов.
- Отдельное отображение налоговых вычетов, которые предоставлены на самом деле и причитаются. Например, стандартный вычет превышает размер дохода для сотрудника за тот или иной месяц. Тогда разница в итогах просто будет перенесена на другое время. Правда, правило продолжает действовать только на протяжении одного календарного года.
О чём ещё надо помнить
В карточках 1-НДФЛ надо отражать только те дивиденды, которые были реально выплачены, то есть суммы наличных, переданные лично в руки, либо переведённые на банковский счёт. Не нужно вносить в бланк суммы, которые были просто начислены.
В разных разделах учитываются доходы в виде дивидендов для резидентов и нерезидентов, ведь ставки налогообложения отличаются для них на целых 9% и на 15% (для второй категории).
В Налоговом кодексе приводится полный список с так называемыми льготными выплатами.
Налоговые службы и чиновники считают так, что карточки должны отражать всю информацию, касающуюся подарков. Даже если их сумма не доходит до 4000 рублей. В такой позиции нет ничего удивительного, ведь установлен отдельный лимит подарков, которые можно получить за один год.
Не исключена ситуация, когда следующий подарок как раз превышает эти установленные пределы. При этом речь идёт не только о работниках, но и о клиентах, партнёрах. Правда, пока последнее положение играет роль инициативы. В настоящее время важно давать информацию именно о подарках для сотрудников.
Подробнее про сроки уплаты НДФЛ — в данном видео.
znaybiz.ru
Нормы права: что диктует закон?
Глава 23 Кодекса – база для расчета НДФЛ, причем в нормах статьи 230 прямо указано:
- учет поступлений и вычетов ведет налоговый агент
- использовать для отражения сумм следует налоговый регистр
- регистром учета можно считать форму 1 НДФЛ
raszp.ru
Общая характеристика бланка как налогового регистра
Документ в настоящее время не является обязательным к применению бланком, ранее использовавшийся как карточка первичного бухгалтерского учета. Одновременно предприятия должны формировать налоговые регистры по учету НДФЛ. Предприятие имеет возможность использовать самостоятельно разработанный документ произвольной формы.
Большинство налогоплательщиков применяют 1-НДФЛ как наиболее оптимальный бланк для записи показателей о налогообложении работников. Бланк или его видоизмененная форма включаются в график документооборота и утверждается в приложении к учетной политике. Положения бланка необходимо дополнить информацией, необходимой для налогового учета:
- Датами проведения расчетных операций в течение месяца;
- Указанием на реквизиты документов, подтверждающих операции;
- Величинами дохода и вычетов, полученных в периоде от другого работодателя при трудоустройстве в течение года;
- Размерами и основаниями для предоставления социального и имущественного видов вычетов, предоставляемых работодателями сотрудникам по уведомлениям ИФНС.
Запись информации в бланк производит налоговый агент – лицо, начисляющее работнику заработную плату и иные выплаты. В качестве агента могут выступать российские организации, ИП, адвокаты и нотариусы, иностранные представительства, выплачивающие физическим лицам вознаграждения. Читайте также статью: → “Нормативная база для расчета суммы НДФЛ к выдаче на руки в 2018”
Обязательная информация в составе данных формы
Бланк должен содержать информацию о данных, позволяющих определить верность исчисления базы, налога, применения льгот, перечислений в бюджет по каждому работнику.
| Сведения | Описание данных |
| Данные предприятия, исчисляющего налог с доходов | Указываются реквизиты налогового агента |
| Данные сотрудника | Вносятся личные сведения работника и его статус как резидента |
| Вознаграждения работника | Указываются сведения о доходах, полученных при исполнении трудового договора в денежной или натуральной форме, а также при возникновении материальной выгоды из условий деятельности |
| Налоговые льготы | Записываются данные вычетов, предоставленных на основании права, возникшего у работника |
| НДФЛ | Вносятся показатели исчисленного и уплаченного налога с доходов физических лиц, даты проведения операций |
В форме отражаются суммы, составляющие налоговую базу по НДФЛ. Формирование данных производится по каждой ставке налогообложения, установленных в зависимости от видов доходов и принадлежности сотрудника к резидентам. Отражение информации в 1-НДФЛ производится сразу после закрытия месяца, начисления всех доходов, облагаемых налогом. Учет производится в разрезе каждого работника. Данные налогового регистра должны совпадать с информацией по справке 2-НДФЛ, формируемой по итогам года. Вы можете ознакомиться с фрагментом раздела 3 налогового регистра по НДФЛ.
Учет информации ведется по начисленным показателям, за исключением дивидендов, сведения о которых и обязанность по их обложению возникает только при фактической выплате.
Работник Т. ОАО «Престиж» является одновременно акционером общества. По итогам года работнику произведена выплата дивидендов в размере 26 000 рублей. В налоговом регистре производятся записи:
- Произведено отражение дивидендов с указанием даты фактической выплаты;
- Указан налог, удержанный с выплаты в размере 13% как резиденту РФ (после 2015 года ставка изменена с 9 на 13%).
В 1-НДФЛ доходы в виде дивидендов указываются отдельно. Читайте также статью: → “Сроки сдачи отчетов по 6-НДФЛ в 2018 году”
Информация, не подлежащая включению в состав данных документа
В документе не отражаются сведения о необлагаемых выплатах, в состав которых входят:
- Выплаты при рождении ребенка и пособия по уходу;
- Командировочные выплаты в виде суточных;
- Пайковые и компенсации за поднаем жилья;
- Иные выплаты в пределах норм, установленных региональным законодательством;
- Суммы компенсаций, предусмотренных внутренними актами.
Выплаты, имеющие освобождение от налогообложения в пределах лимита, отражаются в 1-НДФЛ в полном объеме. Вычитаемый лимит установлен для материальной помощи, подарков, призов, суточных выплат в составе командировочных расходов.
Пример записи о выданных работнику подарка
Работник С. организации ООО «Команда» получил от работодателя подарок ко дню фирмы стоимостью 8 500 рублей. В учете вознаграждений С. и 1-НДФЛ в месяце получения подарка указываются:
- Стоимостная величина полученного подарка в размере 8 500 рублей;
- Код вычета 501 на необлагаемая НДФЛ в размере 4 000 рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ).
В карточке отражаются полная сумма, облагаемая и необлагаемая налогом, а также код и размер вычета.
Пользователи информации карточки НДФЛ-1
Карточки 1-НДФЛ являются внутренними документами предприятия. Форма заполняется за календарный год накопительным итогом по каждому сотруднику и хранится в организации вместе с другими налоговыми регистрами. Документ представляется налоговой инспекции для контроля в период проведения проверки.
Отдельно подавать в ИФНС документ не требуется, за исключением необходимости возврата излишне уплаченного налоговым агентом суммы. Согласно абз. 8 п.1 ст. 231 НК РФ при обращении в ИФНС агент представляет выписку из налогового регистра и документы, указывающие на переплату налога. Излишне внесенные суммы могут быть возвращены предприятию или зачтены в счет уплаты одноименного бюджета по заявлению.
Форма и порядок хранения учетного регистра
Требование по ведению 1-НДФЛ на бумажном носителе с подписью ответственного лица не установлено. Допускается ведение учета в электронном виде без удостоверения ЭЦП. Хранение документа производится в течение 4 лет, установленных для архивации документов, предназначенных для подтверждения верности исчисления налогов. Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует.
По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия. По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются.
Как заполняется карточка НДФЛ-1
Ведение документа осуществляется работниками бухгалтерии или другими лицами, в чьи обязанности входит начисление оплаты труда. При формировании данных используются специализированные программы. Данные ведомостей начисления используются только после закрытия месяца во избежание возникновения ошибок. При автоматическом заполнении документа и исправлении показателей ведомостей первоначальные данные изменяются программой без участия ответственного лица.
При ручном заполнении бланка в случае исправления данных ведомостей в документе производится корректировка. Неверные данные перечеркивают таким образом, чтобы исправленный текст был читаем. На свободном месте сверху или рядом с текстом производится верная запись с указанием лица, заверяющего исправление. Читайте также статью: → “Порядок исчисления и уплаты НДФЛ в 2018”
Пошаговая инструкция заполнения формы 1-НДФЛ
Бланк содержит несколько разделов для внесения информации по разным видам назначения.
| Раздел | Содержание | Состав сведений |
| 1 | Информация о предприятии, налоговом агенте | Наименование предприятия, ОКТМО, ИНН, КПП, регистрационный номер, контактный телефон, код ИФНС |
| 2 | Сведения о работнике | Ф.И.О., ИНН при его наличии, номер СНИЛС, паспортные данные, место фактического проживания, статус резидента, наличие заявленных вычетов |
| 3 | Расчет базы для налогообложения | Раздел посвящен показателям налоговой базы. Данные о начисленном доходе отражаются с разбивкой по месяцам |
| 4 | Информация о полученных дивидендах | Сведения раздела содержат выплаченные дивиденды, размер налога, а также задолженность по уплате |
| 5 | Сведения о налогообложении по ставке 35% | Раздел содержит данные о налоговой базе, вычетах, налоге и долгах лица |
| 6 | Общая сумма налогообложения | Сведения отражают итоговую величину исчисленного, удержанного налога по всем ставкам с разбивкой по показателям, а также задолженность лица |
| 7 | Доходы, облагаемые ИФНС | Раздел заполняется по необходимости |
| 8 | Пересчет показателей | Включаются данные по ошибкам предыдущих периодов, требующих пересчета базы или налога |
| 9 | Сведения о предоставленных справках | Содержится информация о справках, выданных ИФНС и налогоплательщику, данные о лице |
Особенности заполнения формы налогового регистра
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
- 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
- Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
- ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.
| Основание для наложения санкции | Размер штрафа |
| Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета | 10 000 рублей |
| Тоже, повторно | 30 000 рублей |
| Ст. 126 за отказ от предоставления документов | 200 рублей за каждый документ |
| Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации | От 300 до 500 рублей |
Форма НДФЛ-1: ответы на вопросы
Вопрос № 1. Нужно ли в карточке регистра по НДФЛ отражать доходы, полученные по совместительству на другом предприятии?
Ответ: В 1-НДФЛ указываются только заработок, полученный у одного работодателя. Размер дополнительных доходов в регистре не отражаются.
Вопрос № 2. Нужно ли в 1-НДФЛ указывать величины дохода и предоставленного вычета предыдущей работы, если работник принят в течение года?
Ответ: В карточке работника содержаться данные о величине заработка и вычете другого работодателя, полученные в течение года. Карточка 1-НДФЛ должна быть дополнена соответствующей таблицей.
Вопрос № 3. Как производится формирование регистра по НДФЛ при наличии в организации обособленных подразделений?
Ответ: Формирование документов 1-НДФЛ производится в каждом подразделении отдельно.
Вопрос № 4. Как внести в карточку необходимость пересчета НДФЛ работника, сменившего статус нерезидента на резидента?
Ответ: Излишне удержанный в результате пересчета налог указывается как переплата.
Вопрос № 5. Вносятся ли в карточку 1-НДФЛ поступления, полностью освобожденные в соответствии со ст. 217 НК РФ?
Ответ: Вносятся, для контроля поступлений и льготы в случае получения в дальнейшем аналогичных выплат.
online-buhuchet.ru