Когда платят отпускные

Калькулятор отпускных

Как пользоваться калькулятором?

1. Укажите даты начала и окончания отпуска. Первую возьмите из заявления сотрудника, вторую подберите сами. Убедитесь, что количество дней отпуска совпадает с количеством из заявления. Праздничные дни не учитываются как отпускные, поэтому отпуск по календарю может оказаться длиннее.
2. Расчётный период определится автоматически. Добавьте периоды исключений, если они есть — это отпуска, больничные, командировки или пропуск работы по другим причинам. Если в расчётный период вы массово повышали оклад всем сотрудникам организации или подразделения, поставьте галочку. Она не нужна, если увеличивали зарплату только одному или нескольким сотрудникам.


3. Перейдите на следующий шаг и укажите выплаты сотруднику за период расчёта. Это зарплата с надбавками и премии, которые учитываются по правилам из пункта 15 Постановления Правительства. Не учитывайте отпускные, больничные, командировочные и другие выплаты по среднему заработку, а также материальную помощь и компенсацию расходов на питание.
4. На последнем шаге посмотрите сумму отпускных и НДФЛ.
   Статья о том, какими документами оформить отпуск

Формула расчёта

Вручную отпускные считаются по формуле:

Отпускные = Средний дневной заработок х Количество календарных дней отпуска

Средний дневной заработок = База для отпускных / Количество отработанных дней за расчётный период

Количество дней отпуска

Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год (отпускной стаж).

Отсчёт отпускного стажа начинается с даты приема сотрудника на работу. Как правило, до отпуска ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. Но по просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

В отпускной стаж включается все время, когда за сотрудником сохранялось место работы (должность), в том числе выходные и праздничные дни, дни отпуска, больничного и т п.

В стаж для отпуска не включается время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе время отстранения сотрудника от работы по его вине, а также время отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней за год. Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника.

Количество дней отпуска за неполный рабочий год рассчитывается по формуле::

Количетво дней отпуска, положенных работнику за полный год / 12 месяцев х Количество отработанных месяцев.

Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу.

Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:

• месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше
• месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.

Если у сотрудника накопились дни отпуска за прошлый год, можете предоставлять их как угодно — по частям или соединить с отпуском за текущий год.

Неполный рабочий день на расчёт отпускного стажа никак не влияет.

Пример:
Даша принята на работу 2 июля 2020 года. Поскольку к моменту начала отпуска 12 мая 2021 года рабочий год отработан Дашей неполностью, посчитаем количество дней отпуска за неполный рабочий год:

• месяцы с июля по декабрь 2020 года и с января по апрель 2021 года отработаны полностью, всего 10
• май 2021 года отработан не полностью, меньше половины месяца, его не учитываем.

Даша полностью отработала 10 месяцев, за полный год ей были бы положены 28 дней отпуска, значит, за неполный: 28/12 х 10 = 23.

Расчётный период

Это 12 календарных месяцев перед отпуском. Он зависит от того, когда фактически начнется отпуск работника. Не важно, за какой период (рабочий год) он предоставлен. Если 12 месяцев сотрудником еще не отработано, то расчетный период — время, в течение которого он трудоустроен у вас.

Если сотрудник берёт отпуск с 14 мая 2021 года, то период расчёта — с 1 мая 2020 по 30 апреля 2021 года.

Если весь расчётный период выпадает на декрет или отпуск по уходу за ребёнком, замените его на предыдущие 12 месяцев. Если расчётный период приходится на декрет частично, ничего не меняйте.

Количество отработанных дней в расчётном периоде — все рабочие, выходные и праздничные дни, пока с работником действовал трудовой договор. Исключите командировки, отпуска, больничные или пропуск работы по другим причинам.

Количество дней в месяце, который отработан полностью, всегда одинаковое — 29,3.

Дни в не полностью отработанном месяце посчитайте по формуле:

Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце х 29,3.

Отработанными днями считаются даже выходные и праздники. Не учитывайте только те, которые выпадают на периоды исключений.

Пример:
Даша собирается в отпуск 12 мая 2021 года. В течение расчётного периода с 1 мая по 30 апреля были периоды исключений:

• командировка — с 6 по 11 июня,
• ежегодный оплачиваемый отпуск — с 14 по 25 августа.

Даша полностью отработала 10 месяцев. Количество дней = 29,3 х 10 = 293 дня.

Посчитаем количество дней в июне и августе, которые Даша отработала не полностью.

• В июне = 24/30 х 29,3 = 23,44
• В августе = 19/31 х 29,3 = 17,96

Отработанные дни за расчётный период: 293 + 23,44 + 17,96 = 334,4

Средний дневной заработок

Посчитаем его по формуле:

Выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Если в расчётном периоде вы массово повышали оклады в организации, филиале или подразделении, проиндексируйте средний заработок работника по правилам из пункта 16 Положения.

Полученную сумму выплат разделите на количество отработанных дней.

О расчете среднего дневного заработка есть отдельная статья.

Пример:

Даша получала 40 тысяч рублей в месяц в течение всего расчётного периода.

База для отпускных за расчётный период = 40 000 х 12 = 480 тысяч.

Средний дневной заработок = 480 тысяч / 334,4 = 1435,41 рублей.

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество дней отпуска = 1435,41 х 17 = 24 401,97.

Как оформить и выплатить

Порядок оформления отпуска и выплаты отпускных — в этой статье.

Источник: e-kontur.ru

Количество дней отпуска в 2020 году

Из письма Минтруда от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958 можно сделать вывод, что сотрудник обязательно должен отгулять 14 дней подряд за текущий рабочий год. Поясним.

Трудовой кодекс РФ разрешает делить ежегодный оплачиваемый отпуск на части по соглашению сторон (ч. 1 ст. 125). При этом одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Иногда работнику срочно необходим отпуск вне графика  – со следующего дня по его заявлению. В этом случае у бухгалтерии обычно возникают сложности с применением и соблюдением установленного законом срока выплаты отпускных. Вдобавок, по данному вопросу сложилась противоречивая судебная практика. Как правильно выплатить отпускные в случае внезапного отпуска и избежать административной ответственности за несоблюдение срока их оплаты, знает КонсультантПлюс:

По личному заявлению работника работодатель вправе перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск работника, несмотря на утвержденный график отпусков. При этом необходимо соблюдать требования ст. 136 ТК РФ, согласно которой оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Если по заявлению работнику предоставляется отпуск на следующий день после подачи заявления, а бухгалтер не успевает начислить и выплатить отпускные в установленный ТК РФ срок, то…

Читать готовое решение полностью.

По мнению Минтруда, не менее 14 календарных дней должна быть часть ежегодного оплачиваемого отпуска за текущий рабочий год. Если сотрудник, например, возьмет 7 дней за прошлый год и 7 за текущий, требование ч. 1 ст. 125 ТК РФ выполнено не будет.

ПРИМЕР

На некоторых предприятиях принято давать краткосрочные отпуска (на 1-2 дня) в связи большим количеством неиспользованных дней отпуска. Важно знать, что сроках выплаты отпускных при однодневном отпуске имеют свои особенности и риски. О них разъяснено в КонсультантПлюс:

Однако предоставление работникам отпуска указанной продолжительности сопряжено для работодателя с определенными трудностями и рисками, связанными, в частности, со сроками выплаты отпускных.

Читать консультацию целиком.

Как оплачивают отпуск по ТК РФ в 2021 году

Пока работник находится в отпуске, за ним сохраняют место работы (должность), а также средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Уже из этой нормы Кодекса понятно, что оплату отпуска производят исходя из среднего заработка работника.

Расчет отпуска в 2021 году следует начать с определения расчетного периода. Если человек трудится на месте работы больше 1 года, то  это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска (п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

То есть при расчете отпускных нужно использовать доходы работника, полученные им в течение этих 12 месяцев. При этом календарный месяц – это период с первого по последнее число месяца включительно.

ПРИМЕР 1

ПРИМЕР 2

Как оплачивают отпуск по ТК РФ в 2021 году при стаже менее 1 года

Если со­труд­ник трудится в ор­га­ни­за­ции менее 12 ме­ся­цев, рас­чет­ный пе­ри­о­д для него – пе­ри­од с даты при­е­ма на ра­бо­ту по по­след­ний ка­лен­дар­ный день ме­ся­ца, пред­ше­ству­ю­ще­го ме­ся­цу на­ча­ла от­пус­ка (п. 4 По­ло­же­ния, утв. по­ста­нов­ле­ни­ем Пра­ви­тель­ства РФ от 24.12.2007 № 922).

ПРИМЕР

За сколько дней до отпуска в 2021 году выплачивают отпускные

Предельный срок, когда ра­бо­то­да­тель дол­жен вы­пла­тить ра­бот­ни­ку от­пуск­ные, – это не позд­нее чем за 3 дня до на­ча­ла от­пус­ка (ст. 136 ТК РФ). Это действующее правило.

Однако в ТК РФ прямо не ука­за­но, о каких днях идет речь – ка­лен­дар­ных или ра­бо­чих. Но по разъ­яс­не­ни­ям Ро­стру­да, от­счи­ты­вать этот срок нужно в ка­лен­дар­ных днях (пись­ма от 30.07.2014 № 1693-6-1, от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1).

ПРИМЕР

Учтите, что несо­блю­де­ние срока, уста­нов­лен­но­го для опла­ты от­пус­ка, грозит штра­фом (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). Также ком­па­нию могут оштрафовать даже в том слу­чае, когда ра­бот­ник на­пи­сал за­яв­ле­ние на от­пуск позже, чем за 3 дня до его пред­по­ла­га­е­мо­го на­ча­ла (пись­мо Мин­тр­у­да от 26.08.2015 № 14-2/В-644).

Работник может взять отпуск с последующим увольнением. В какой срок тогда нужно выдать отпускные? Ответ есть в КонсультантПлюс:

Исключение: оплата отпуска, предоставленного с последующим увольнением, может быть произведена в сроки, установленные для… (читать далее).

Оплатить отпуск, возможно, нужно будет не позднее чем за 3 рабочих дня, а не календарных. При этом с момента выплаты отпускных до начала отпуска должно пройти минимум 3 полных дня (письмо Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Кроме того, работник сможет брать отпуск со следующего дня. Сейчас законодательством это не предусмотрено.

Срок на оплату отпуска минимум за 3 дня изменить нельзя даже по заявлению работника. Это не защитит компанию от ответственности за нарушение трудового законодательства.

Если поправки примут, работник сможет подать заявление на отпуск, который не предусмотрен графиком, менее чем за 3 рабочих дня до его начала. В этом случае оплатить его нужно будет в срок, установленный соглашением сторон, но не позднее 3-х рабочих дней с даты подачи заявления. Такая формулировка запланирована в новой части 10 ст. 136 ТК РФ.

На практике некоторые работодатели выплачивают работнику зарплату раньше установленного законом срока вместе с отпускными. Насколько это рискованно и есть ли вероятность нарваться на административный штраф? В КонсультантПлюс есть готовое решение на этот счёт:

Дело в том, что досрочная выплата зарплаты может быть расценена ГИТ как нарушение условия о выплате заработной платы не реже чем каждые полмесяца, а именно ч. 6 ст. 136 ТК РФ. Ведь с одной даты выплаты зарплаты до следующей даты выплаты может пройти больше половины месяца. Такое мнение неоднократно высказывалось специалистами Роструда…

Читать полностью.

Источник: buhguru.com

Кто получает отпуск

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу.

Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2019 года, его рабочий год — с 10 октября 2019 года по 9 октября 2020 года. За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2020 года.

Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.

В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

• женщина идет в отпуск до декрета или после него;
• мужчина берет отпуск во время декрета жены;
• сотрудник сдает сессию;
• совместитель берет отпуск, при этом у него отпуск на основной работе;
• родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
• сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;
• родитель трех и более детей в возрасте до 12 лет подает заявление на отпуск.

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя.

Сколько длится отпуск и как его предоставлять

У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней. Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день. Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней.

Как оформить отпуск

Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.

Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу. Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

1. Виды отпусков в компании и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
2. Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
3. Какие документы в компании оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
4. Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет в пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
5. Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три дня до начала отпуска. Если компания решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Компании, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск. Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий. Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против. Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против.

График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска. Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.

График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.

Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время.

С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.

Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме. Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул.

Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха. У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так:

Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.

Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму.

Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные. Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник.

На основании приказа составляют записку-расчет отпускных. Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет.

Как рассчитать отпускные

Отпускные рассчитывают по формуле:

Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:

1. Посчитать доход сотрудника.
2. Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника. Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего.

В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2020 по 31.03.2021. За этот период ему начислили две годовые премии:

за 2019 год — в мае 2020 года;
за 2020 год — в марте 2021 года.

При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2020 год. Годовая премия за 2019 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают.

Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.

Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.

Премии к праздникам — не включают.

Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают.

Рассчитать сколько дней отработано. Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет. Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке. А выходные и праздники значения не имеют. Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.

Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так:

Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2020 года по 31 марта 2021 года отработан полностью. Доход за это время — 1 110 000 ₽.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽.

Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах)

Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года. В это время сотрудник:

был в отпуске в августе 2020 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2020 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней.

Полностью отработанные месяцы рабочего года:

— в 2020 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь;
— в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь.

Не полностью отработанные месяцы рабочего года:

— в 2020 году: август, декабрь;
— в 2021 году: февраль.

Количество дней в не полностью отработанных месяцах:

в августе 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня;
в декабре 2020 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня;
в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽.

Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽.

Как выплатить отпускные

Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг. Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого.

Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.

В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные.

Главное — не нарушить сроки выплаты.

Какие налоги и взносы нужно уплатить

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание.

НДФЛ — со всей суммы отпускных. Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца.

Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота. Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель. Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам. Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО. Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании. При методе начисления учитывают одним из двух способов:

1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.

Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.

Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.

В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

• в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней=12 857,14 ₽;
• в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней=17 142,86 ₽.

2. Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва.

Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию. Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры.

Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.

Когда отпуск можно продлить или перенести

Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

1. Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.
2. Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
3. Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня.

Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник. Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска.

Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным.

Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней. Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.

Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление.

Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем.

Когда можно отозвать из отпуска

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие. Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.

Нельзя просить прервать отпуск:

• сотрудников в возрасте до 18 лет;
• беременных женщин;
• сотрудников, которые работают во вредных и опасных условиях.

Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял. Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.

Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так.

Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск. Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.

Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл. почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно. Вот пример уведомления сотрудника.

Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:

• причину отзыва работника;
• дату выхода на работу;
• время, когда будет предоставлены неиспользованные дни отпуска.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так:

Шаг 3. Внести изменения в график отпусков. графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.

В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска.

Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.

Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу. Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.

Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.

Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями.

Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09». Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».

Шаг 6. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных. Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.

Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных.

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

• сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
• сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня. 28 дней он отгулял, а 4 дня — нет. Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год.

Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2020 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.

Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

• беременным;
• лицам в возрасте до 18 лет;
• сотрудникам, который работают во вредных и опасных условиях.

Право на отпуск при увольнении работника

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска. Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель.

Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.

Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.

Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Штрафы за нарушения по отпускам

Штрафы для компаний и ИП.

Когда выявили нарушение	Наказание для компани	Наказание для руководителей или ИП
Впервые	Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽	Руководителю — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽. ИП — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽
Повторно, то есть в течение года после наказания за первое нарушение	Штраф от 50 000 до 70 000 ₽	Руководителю — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. ИП — штраф от 10 000 до 20 000 ₽

Источник: secrets.tinkoff.ru