Что такое оптимизация штатного расписания

Кадровый состав компании во многом определяет перспективы ее роста и развития. От штатного расписания зависит несколько параметров:

• постоянные расходы организации;
• применяемая система налогообложения;
• инвестиционная привлекательность компании;
• сложность кадрового делопроизводства и др.

Для ведения бизнес-процессов обязательно нужен персонал. Наличие трудовых ресурсов на предприятии обеспечивается двумя путями:

• наймом работников для постоянной занятости;
• привлечением сотрудников для временного исполнения обязанностей.

В первом случае персонал оформляется в официальный штат компании, во втором — нанимается для работы на контрактных условиях. Субподрядное привлечение сотрудников — основной способ менеджмента кадров, применяемый сегодня большинством организаций не только в России, но и за рубежом.

Как нанять персонал для временной занятости

Чтобы привлечь сотрудников к работе на субподрядных условиях, обратитесь в «ВКС». Сотрудничество с надежным подрядчиком имеет ряд преимуществ:

• высокая надежность, подтверждаемая свидетельством о прохождении аккредитации;
• большой опыт в официальном содержании внешних трудовых ресурсов;
• налаженные деловые контакты для быстрого решения бюрократических задач;
• персональный подход к каждому клиенту — индивидуальный подбор схем сотрудничества;
• партнерство на основании взаимовыгодного договора.

Субподрядное привлечение персонала, по определению, предполагает его наем из сторонней компании для участия в бизнес-процессах организации заказчика. Однако нанимать работников на временную занятость можно как «чужих», так и «своих». В первом случае руководитель предприятия подает запрос в агентство и оперативно получает в свое распоряжение команду сотрудников. Во втором — персонал организации переоформляется на юридическое лицо подрядчика.

Привлечение трудовых ресурсов внешнего происхождения осуществляется в рамках услуг аутсорсинга. Переоформление же работников на другое юридическое лицо достигается с помощью аутстаффинга. Выбор подходящей технологии осуществляется с учетом особенностей компании и специфики ее деятельности. Так, если требуется нанять сотрудников для сезонной или проектной деятельности, аутсорсинг — подходящий вариант. А если нужно сохранить контроль над проверенными работниками, зайдите в outstaffing-sovetnik.ru/autstaffing.

Преимущества субподрядного привлечения персонала

Независимо от того, своих ли сотрудников организация переоформляет в агентство или привлекает их из него для временной занятости, она получает экономическую выгоду по нескольким направлениям:

• Уменьшение официального кадрового состава. Работники числятся в компании подрядчика, несмотря на то, что заняты в бизнес-процессах заказчика;
• Снижение административной нагрузки. В отношении персонала, оформленного в агентстве, не нужно осуществлять кадровое делопроизводство. При сокращении документооборота и объема финансовых операций снижается нагрузка на бухгалтерию и HR-отдел;
• Уменьшаются постоянные расходы. Совокупные издержки организации сокращаются, ведь персоналу не приходится платить привычную ЗП. Средства по контракту перечисляются подрядчику за услуги. Значит, являются переменными и списываются на конкретные отчетные даты;
• Оптимизируются налоговые затраты. Замена штатных работников субподрядными позволяет легально уменьшить официальную их численность на предприятии. В результате, компания является субъектом малого предпринимательства, делает возможным применение наиболее выгодной системы налогообложения.

www.gorodnabire.ru

Нормативная база

Штатное расписание является одним из локальных актовых, который издается в компании в качестве документа, определяющего организационную структуру, соподчиненность и наличие структурных подразделений, а также форму оплаты труда по каждой должности с учетом тарификации и надбавок.

Его наличие нужно подтверждать при проверке хозяйственной деятельности учреждения контролирующими органами.

На основании оговоренного документа труженики принимаются в компанию, переводятся и сокращаются, а также получают заработную плату, размер которой должен соответствовать и МРОТ и надбавкам за определенные условия труда. К примеру, ненормированный труд либо расширение зон обслуживания.

Сей документ имеет унифицированную форму № Т-3, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №1, которая рекомендована к применению во всем компаниях независимо от формы собственности, несмотря на то, что прямого указания об обязательном создании штатного расписания в нормативных документах РФ не содержится.

Однако в той же ст.15 ТК РФ сказано, что трудовые отношения возникают на основании локальных актов, в частности, штатного расписания. В ст.57 ТК РФ указано, что должность работника должна соответствовать наименованию, содержащемуся в оговоренном документе.

Трудовой кодекс РФ

А в Инструкции по ведению книг о труде установлена обязанность по внесению записей в соответствии с тем же расписанием штата.

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

То есть документ должен быть создан в обязательном порядке, учитывая его применение во многих аспектах трудовой деятельности сторон.

Также следует отметить еще один факт.

С введением в действие ст.195.2 ТК РФ при формировании штатных расписаний, а также внесении изменений в документ применение профстандартов стало обязательным условием. Наименование должности должно соответствовать ЕТКС в случае, если условия труда отклоняются от нормальных и труженик будет претендовать на досрочное назначение пенсии.

То есть наименование должности в штатном расписании должно полностью соответствовать профстандартам и ЕТКС, а тарифные ставки и размер надбавок не могут быть менее МРОТ, определенного законом РФ. Причем данное условие должно соблюдаться как при формировании штатного расписания на начальном этапе, так и при внесении изменений.

Причины и основания

Штатное расписание изначально формируется с учетом поставленных задач и имеющегося объема труда, что предопределяет численность штата, не говоря уже о наличии основных средств, из которых и формируется окладная система, в размере не ниже законодательной нормы.

Но ведь компании развиваются, реорганизовываются, сливаются или просто видоизменяются в виду расширения зон обслуживания либо изменения видов деятельности,. Это предопределяет увеличение либо уменьшение объема работ, а следовательно, и нехватку либо излишек определенных специалистов.

Также причиной внесения изменений в штатное расписание могут стать видоизменения тарифных ставок либо надбавок. В федеральное законодательство ежегодно вносятся поправки в МРОТ с учетом индексации, да и руководство компании в силу финансовых возможностей может увеличить размер оплаты труда в процентном соотношении к окладу.

А вот основанием для внесения изменений в расписание штата может служить бухгалтерская документация.

Те же отчеты о снижении прибыльности либо отсутствии поставок могут стать основанием для сокращения некоторых должностей. А докладная записка менеджера об увеличившемся объеме труда в связи с разработкой нового проекта может стать основанием для увеличения штата за счет приема нескольких специалистов.

Изменение должностей

В процессе осуществления хозяйственной деятельности некоторым работникам приходится исполнять не только свои обязанности, но и отсутствующих сотрудников, либо объем работы может увеличиться за счет выполнения некоторых поручений, которые ранее не были предусмотрены должностной инструкцией, но в них возникла необходимость.

К примеру, изначально сотрудница может быть принята секретарем, в обязанности которого входит прием почты, стенография писем и соответственно их написание, но впоследствии может возникнуть необходимость в организации конференций для всего коллектива, подготовка некоторых приказов, а также ряд других обязанностей, которые выходят за рамки обычного секретаря.

В этом случае выше оговоренная должность может быть переименована в помощника руководителя либо менеджера с увеличением оклада.

Внесение (добавление) новой должности

На начальном этапе любая компания имеет достаточно узкий спектр услуг в связи с отсутствием наработок и постоянных клиентов, но после нескольких лет труда учреждение может и расширить зону влияние путем претворения в жизнь новых проектов, что выльется в нехватку кадров, которые могли бы исполнять увеличившийся объем работы.

Именно в подобной ситуации и вносятся изменения в штатное расписание путем создания новых должностей и даже отделов, с определением окладов и надбавок, а также соподчиненности.

В связи с оптимизацией

Могут вноситься изменения в расписание штата и в связи с перераспределением обязанностей либо оптимизацией управленческой работы.

Допустим, в компании изначально может быть предусмотрен всего один заместитель директора, но впоследствии может возникнуть и необходимость во втором заместителе по финансовой либо хозяйственной части и с правом подписи. Но так как необходимого объема для полной ставки может быть не достаточно, начальника одного из отделов могут переименовать в заместителя с расширением зон обслуживания и увеличением оклада.

Также в штатное расписание может быть введена дополнительная штатная единица того же кассира, но только на 0,5 ставки в связи с увеличившимся объемом платежей, с которым счетовод может уже и не справляться. А так в порядке внутреннего совместительства и работа будет выполнена, и работник вознагражден оплатой в размере полутора ставок.

При сокращении штата

Вносятся изменения в штатное расписание и при сокращении должностей, причем как вакантных, так и действующих. Предприятие может поменять оборудование, на обслуживание которого понадобиться меньшее количество персонала, либо компания может изменить направление экономической деятельности, в результате чего менеджеры будут сокращены, а вот штат бухгалтеров увеличен.

Могут сократить должности и в связи с реорганизацией либо слиянием двух компаний. Содержать четырех экономистов при объеме работы рассчитанной на две ставки вряд ли кто-то согласиться.

Переименование должности

В связи с нововведением новых норм в трудовое законодательство РФ, предусматривающих соблюдение профстандартов, а также соответствие наименований должностей Квалификационному справочнику, во многих компаниях возникла необходимость в переименования должностей.

Закон обязывает привести наименование должностей в соответствие с ЕТКС при наличии оснований для назначения досрочных пенсий. Рассчитывать на оговоренную гарантию труженики могут только в том случае, если в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме отработают на определенной должности не менее 10 лет.

Также обязательными к соблюдению профстандарты являются и для государственных учреждений и для компаний, в которых 51% акций принадлежит РФ.

Изменение окладов

Как правило, размер оклада устанавливается в штатном расписании изначально, еще при создании компании, но ведь в процессе трудовой деятельности прибыль, а значит и финансовые возможности предприятия могут увеличиваться, как и объем труда. В связи с этим в окладную систему могут быть внесены изменения.

Также основанием для внесения изменений в оплату труда могут быть нормы федерального законодательства, предусматривающие увеличение минимального размера оплаты, который рассчитывается ежегодно с учетом потребительской корзины и инфляции.

То есть на основании закона, а именно ст.133 ТК РФ, установить оклад менее МРОТ работодатель не может. С следовательно, при внесении изменений в минимальный размер оклад тоже должен быть увеличен, что подразумевает внесение изменений в штатное расписание.

Изменение надбавок

В соответствии с нормами закона, доплаты производятся труженику в связи с выполнением непосредственных обязанностей в условиях, отклоняющихся от нормы автоматически при суммировании отработанных часов. А вот надбавки устанавливаются уже по желанию руководства с целью поощрения за ту же интенсивность труда либо ведения определенной работы.

К примеру, на предприятии может отсутствовать должность инженера по охране труда ввиду небольшой численности штата, но ведь работу по обеспечению безопасных условий вести надо. Поэтому одного из тружеников могут обязать выполнять оговоренные обязанности за дополнительное вознаграждение в процентном соотношении к окладу, с отражением надбавки в штатном расписании.

Особенности внесения изменений в штатное расписание

Штатное расписание является локальным документом, при принятии которого должна соблюдаться установленная законом процедура, подразумевающая издание определенного пакета документов, а в ряде случаев — и согласование с Профсоюзным комитетом.

Так, в порядке ст.135 ТК РФ в случае внесения изменений в систему оплаты труда штатное расписание принимается только с учетом мнения профсоюза. А при внесении изменений в наименование должностей — в сопровождении юриста, который обязан отслеживать соответствие наименования ЕТКС.

Пошаговая инструкция

В соответствии со ст.57 ТК РФ наименование должности является одним из обязательных условий договора о взаимном сотрудничестве, впрочем, как и размер оплаты труда. Поэтому при внесении изменений в оговоренные сведения в то же штатное расписание должны учитываться нормы ст.72 ТК РФ в соответствии с которыми внести изменения в договор возможно только по согласию сторон.

Также внесение изменений по инициативе руководства предприятия допускается и в порядке ст.74 ТК РФ, но только при соблюдении определенной процедуры, а именно, уведомления сотрудников о переименовании должности как минимум за два месяца.

То есть внесению изменений в расписание штата предшествует издание определенного пакета документов, который установлен законом.

Какими документами оформляется?

На начальном этапе оформляется служебная записка, в которой отражаются сведения, выступающие основанием для внесения изменений в штатное расписание.

К примеру, в связи с увеличением объема труда может быть предложено ввести дополнительные вакансии. А вот при снижении объема поставок может быть предложено и сократить некоторые должности.

Кстати, если вакансии заняты, то процедура оформления изменений в штатное расписание будет инициирована как минимум за два месяца, ведь сотрудников в порядке ст.74 ТК РФ нужно будет предупредить об изменениях и предоставить возможность согласиться либо отказаться.

Но если должности вакантны, двухмесячный срок не соблюдается и соответственно оговоренные штатные места можно сократить в любой момент.

Образец служебной записки представлен на нашем сайте: 

Приказ (образец)

На основании служебной записки, поданной на рассмотрение руководству предприятия, будет издан приказ, в котором будут отражены данные которые планируется изменить.

И опять же, если предстоит сокращение должностей, в приказе оговаривается несколько дополнительных условий — вручение уведомлений высвобождаемым сотрудникам, а также предложение других вакантных должностей.

С примером приказа можно ознакомиться ниже:

Изменения в документах сотрудников

Учитывая, что наименование должности присутствует практически во всех документах, оформляемых при приеме на работу, в оговоренные акты также вносятся изменения, основанием для которых служит приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Допсоглашение (пример)

К примеру, как внести изменения в трудовой договор? Только посредством издания допсоглашения к оговоренному документу, с образцом которого можно ознакомиться ниже.

Личная карточка

Также изменения должны быть внесены и в личную карточку сотрудника, ведь при приеме в оговоренном документе указываются не только личные данные, но и занимаемая должность. Соответственно при переименовании вакансии изменения в личную карточку должны быть внесены в обязательном порядке.

Трудовая книжка

Вносятся изменения и в книгу о труде, но только в том случае, если видоизменяется наименование должности, а не размера оплаты труда.

Ведь запись о приеме на определенную должность в книгу о труде вносится, соответственно при изменении названия вносятся корректировки и в оговоренный документ с указанием номера приказа и даты его издания в порядке, определенном Инструкцией по заполнению книжек о труде.

Сколько раз в год и как часто допускаются новшества?

Количество внесения изменений в штатное расписание на законодательном уровне не установлено. Следовательно руководство предприятия может по своему усмотрению вносить изменения в оговоренный документ столько раз, сколько пожелает, но с учетом процедуры, оговоренной на законодательном уровне. При внесении изменений в наименование должности либо размер оклада действующего сотрудника она подразумевает двухмесячный срок уведомления.

Важные нюансы

Штатное расписание является локальным актом, который оформляется не только с учетом производственных процессов, но и федерального законодательства.

На основании ст.8 ТК РФ оговоренный акт не должен противоречить нормам ТК РФ, а также ухудшать положение тружеников.

То есть если дирекция учреждения установит в штатном расписании оклад ниже МРОТ, оговоренный документ в порядке ст.8 ТК РФ будет признан недействительным.

Нужно ли уведомлять и ознакомлять сотрудников?

В соответствии со ст.22 ТК РФ, руководство обязано знакомить сотрудников со всеми локальными актами, принятыми в компании и связанными с выполнением непосредственных обязанностей, причем не только при приеме, но и в процессе трудовой деятельности.

В случае внесении изменений в штатное расписание ознакомление всех сотрудников с оговоренным документом не обязательно, но только при условии, что изменения не отражаются на деятельности работника.

То есть если принято решение о введении нескольких должностей, никого ознакомлять не нужно, если же грядет сокращение, то с приказом о высвобождении должны быть ознакомлены сотрудники, подлежащие увольнению.

И конечно, если изменяется размер оплаты труда либо надбавок, уведомляются только те сотрудники, чей оклад подвергается изменению, причем с соблюдением процедуры, оговоренной в ст.74 ТК РФ.

Ответственность за неверно составленные документы

Учитывая, что не все кадровики знают, как правильно оформить внесение изменений в штатное расписание, возникают ошибки, которые ведут к нарушению прав тружеников, что в свою очередь чревато негативными последствиями.

Ст.5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за несоблюдение норм трудового законодательства — к примеру, в случае нарушения сроков уведомления о сокращении либо установлении оклада ниже МРОТ предусмотрены штрафные санкции до 50 тысяч рублей.

В случае же если были допущены ошибки при составлении приказов либо служебной записки, уровень ответственности будет зависеть от степени вреда.

Внесение изменений в штатное расписание можно считать хорошим инструментом регулирования и организационной структуры, и хозяйственной деятельности. Ведь посредством ведения в штат новых должностей можно и необходимый объем работ выполнить и прибыль повысить, а также приобрести специалистов, работоспособность которых будет повышаться вместе с окладом, отраженном в том же расписании штата.

kadriruem.ru

Что такое штатное расписание и когда в него вносятся изменения

В действующем российском законодательстве штатное расписание является одним из основных внутренних нормативных документов субъектов хозяйствования. Именно в соответствии с ним осуществляется привлечение новых работников в компанию, сокращение штата, повышение работников в должности и множество иных необходимых действий.

Само по себе оно входит в перечень локальных нормативных актов компании и определяет структуру кадров компании и штатных единиц, включая в себя перечень всех должностей, организационную и иерархическую подчиненность, а также используемые системы и формы оплаты труда со ставками, тарифами или иными методиками по отношению к каждой конкретной должности. При этом данный документ в связи с определенными потребностями может изменяться.

Форма штатного расписания Т-3 установлена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004. Данная форма, хоть и является установленной на законодательном уровне и рекомендованной к применению на всех субъектах хозяйствования, осуществляющих трудовые взаимоотношения с сотрудниками, все же не является обязательной. Поэтому предприятия могут использовать и любые иные виды штатных расписаний. Однако следует отметить, что некоторые нормативные документы однозначно указывают на необходимость наличия штатного расписания на предприятии, а именно:

• Статья 15 ТК РФ. Она определяет трудовые взаимоотношения и утверждает обязанность работника следовать штатному расписанию и его требованиям, равно как и иным нормативным актам предприятия.
• Статья 57 ТК РФ. Её нормативы требуют указания в трудовом договоре должности, которая бы соответствовала установленному на предприятии штатному расписанию.
• Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. В данном постановлении устанавливаются инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников, и оно также содержит в себе требование о том, чтобы зафиксированная в трудовой книжке должность полностью соответствовала по своему названию той, что установлена в штатном расписании.

Соответственно, единственной ситуацией, в которой работодатель может обойтись без составления штатного расписания при трудоустройстве работников предприятия, является его принадлежность к микропредприятиям. Данное исключение предусматривается положениями ст. 309.2 Трудового кодекса, которая прямо предоставляет возможность микропредприятиям не устанавливать локальные нормативные акты, вместо этого фиксируя обязательные для них требования непосредственно в условиях трудовых договоров с конкретными работниками.

Зачем необходимо изменять штатное расписание – основания и причины для внесения изменений

Само по себе штатное расписание организации устанавливают, исходя из наличествующих у них потребностей, поставленных организациями и их руководством задач и имеющихся средств для их реализации. Соответственно, штатное расписание формирует систему оплаты труда, позволяет работодателю осуществлять эффективную кадровую политику и действовать в соответствии с требованиями трудового законодательства. Однако любая организация рано или поздно может претерпевать изменения – как в своей организационной структуре, так и в сфере отрасли и направления деятельности, кадровой политике.

Все это может повлечь за собой и изменения в штатном расписании. В целом, целями внесения изменений в штатное расписание могут быть:

• Привлечение новых работников. Штатное расписание обычно содержит точное указание количества специалистов на предусмотренных должностях, необходимых предприятию. При этом для заключения трудового договора с новыми сотрудниками штатное расписание должно быть изменено в этом аспекте деятельности.
• Организация новых должностей. На предприятиях часто может возникнуть необходимость привлечения новых специалистов и открытия новых должностей. В том числе это может затрагивать вопрос появления новых отделов или структурных подразделений. При этом все эти новые должности и подразделения должны быть также отражены в имеющемся штатном расписании.
• Сокращение штата или должностей. При уменьшении количества работников по причине сокращения штата должны быть также внесены и изменения в установленное штатное расписание. Более того – если на момент увольнения таковые изменения в штатном расписании организации не вступят в силу, то суд или трудовая инспекция могут признать всю процедуру сокращения незаконной, что повлечет значительные издержки работодателя.
• Изменение системы оплаты труда или тарификации. Внесение изменений в порядок оплаты труда, введение новых тарифов, корректировка уже имеющихся норм также требуют соответствующих корректировок штатных расписаний предприятий.

Основанием же для внесения изменений в расписание могут стать абсолютно различные факторы и ситуации.

Например – оценка эффективности сотрудников по ключевым показателям, которая продемонстрирует необходимость внесения изменений в кадровую политику предприятия.

Или же фактическая необходимость сократить работников по причине несения предприятием убытков, либо же просто желание максимально оптимизировать рабочий процесс или же открытие новых подразделений и расширение субъекта хозяйствования. Однако следует рассмотреть каждое из обстоятельств для изменения штатного расписания более подробно.

Изменение должностей в штатном расписании или их добавление

Хозяйственная деятельность может предусматривать расширение количества должностей, необходимых для эффективной работы организации. При этом в штатное расписание необходимо будет внести определенные изменения в контексте новых должностей – установить порядок оплаты таковых работников, систему оплаты труда, определенные должностные инструкции и требования, которые должны быть отражены и в штатном расписании. Внесение изменений в штатное расписание при добавлении новой должности должно опираться на соответствующий приказ работодателя и совпадать с внедрением новых предварительно разработанных должностных инструкций.

При этом внедрение новых должностей может потребоваться и при отсутствии необходимости в новых сотрудниках, а при расширении обязанностей уже действующих работников, которые будут выходить за пределы их работы по профстандарту или действующей должностной инструкции.

Изменение штатного расписания в связи с оптимизацией предприятия

Каждый работодатель заинтересован в максимальной эффективности своей организации. И оптимизация деятельности сотрудников может потребовать различных кадровых перестановок в формате расширения должностных обязанностей, изменения оклада или иных комплексных мероприятий. Все они требуют изменения штатного расписания.

Кроме этого изменение штатного расписания может потребоваться и в случае перевода работников на неполную ставку или режим сокращенного рабочего времени в связи с требованиями законодательства или иными нормативами, в том числе в некоторых случаях – по инициативе самого работодателя, работника или соглашения сторон.

Изменение штатного расписания при сокращении штата

Перед сокращением штата предприятия – как в отношении отдельных должностей, так и касательно численности сотрудников, работодатель вносит определенные изменения и в штатное расписание. При этом данные изменения обязательно следует внести до фактического увольнения работника. В противном случае получится ситуация, при которой сокращенная должность или необходимое количество работников будут еще числиться в штатном расписании – а значит сокращение будет необоснованным.

Сокращение должностей может производиться как при желании работодателя снизить расходы, так и в процессе оптимизации трудовой деятельности, при реорганизации предприятий, их слиянии или разделении. Непосредственно самому работодателю нет необходимости дополнительно обосновывать сокращение, однако следует позаботиться об отсутствии в его действиях состава фиктивного сокращения.

Изменение расписания при переименовании должностей

Так как действующее законодательство предусматривает внедрение новых профстандартов, в том числе и тех, которые ранее не существовали, у работодателей может возникнуть необходимость изменить название должностей сотрудников предприятия для их соответствия законодательству и квалификационным справочникам.

Производить такие действия работодатель обязан лишь в отношении тех должностей, обязанности которых позволяют причислить их к особым профстандартам, предоставляющим работникам дополнительные права и социальные гарантии. В остальных ситуациях переименование должностей и соответствующее внесение изменений в штатное расписание не являются обязательными.

Важный факт – для государственных учреждений и государственных предприятий использование профстандартов и внесение изменений в штатное расписание при переименовании должностей по данным основаниям являются обязательными.

Изменение системы оплаты труда и размеров зарплаты – внесение информации в штатное расписание

При желании работодателя изменить оклад работников, тарифную ставку или иные особенности оплаты труда, он также обязан отразить данные изменения в штатном расписании. При этом работодатель не имеет права устанавливать заработную плату при условии полной рабочей недели и полного рабочего времени ниже, чем МРОТ, а также должен учитывать определенные государством надбавки и повышенные коэффициенты для отдельных ситуаций.

Порядок внесения изменения в штатное расписание

Внесение изменений в локальные нормативные акты, затрагивающие вопросы заработной платы, коим является штатное расписание, в соответствии с положениями статьи 135 ТК РФ должно осуществляться с учетом мнения представительного органа работников. Это может быть как первичная профсоюзная организация, так и внутренний рабочий орган, представляющий интересы сотрудников. При этом работодатель обязан лишь поставить данный орган в известность и принять во внимание требования такового органа. Однако удовлетворять их как частично, так и в полном объеме – не обязан.

В случае, если производится изменение наименования должности, в соответствии с нормативами статьи 72 ТК РФ происходит изменение условий трудового договора. То же самое происходит и при внедрении новых должностей, изменении системы оплаты труда в частности. Поэтому при внесении изменений в штатное расписание работодатель должен поучить согласие сотрудников. Однако истребовать его необходимо только у тех работников, которых затронут данные изменения.

Без согласия сотрудников работодатель вправе производить изменения в штатном расписании лишь при условии их предварительного уведомления за два месяца до вступления изменений в силу – эти требования изложены в положениях статьи 74 ТК РФ. При этом внесение изменений в штатное расписание также требует обязательного составления дополнительных соглашений к трудовым договорам работников.

Главным документом для внесения изменений в штатное расписание является приказ работодателя. Данный приказ составляется в свободной форме, однако в нем в обязательном порядке должны присутствовать дата составления, конкретные требования к изменению штатного расписания и порядок их внедрения, а также подпись работодателя или ответственного лица. Приказ должен быть обязательно зарегистрирован в системе внутреннего учета документации предприятия и храниться в течение 75 лет от момента его составления.

Если при внесении изменений в штатное расписание у сотрудника изменяется должность – об этом должна быть сделана соответствующая запись в трудовой книжке. Данная запись проводится ответственным кадровым работником в общем порядке. Увольнять работника для изменения его должности нет необходимости, однако каждое отдельное изменение должности должно сопровождаться отдельным приказом работодателя и быть подтверждено согласием самого работника.

delatdelo.com

О чем говорят понятия аутстаффинг, аутсорсинг и лизинг персонала?

Данные методы очень хорошо практикуются на западе, в нашей же стране они только набирают обороты, но еще применяются не везде:

1. Аутстаффинг — данный метод предусматривает выведение работающего персонала за пределы хозяйствования. Работники могут быть оформлены как работники другой компании, при этом осуществляют свои прежние функции.
2. Аутсорсинг — В этом случае за пределы хозяйствования выводится не персонал, а рабочий процесс. Часто этот процесс не профильный, но без него не будет правильно функционировать весь бизнес. Предприятия функционируют путем организации его в одном направлении или нескольких сферах. При этом размеры предприятия могут быть сокращены и ресурсная нагрузка снижена.
3. Лизинг персонала — такой метод длится не один день, он предусматривает наем с последующим правом выкупа. То есть, если предприятие не имеет возможности в данное время взять в штат сотрудника, оно сотрудничает с ним неофициально, с правом в дальнейшем взять его уже как официального работника. Имеются также категории работников, которые постоянно числятся в лизинге, это консультанты, подрядчики, технические специалисты. Данные работники зарегистрированы в другой компании-провайдере.

В каких ситуациях необходима оптимизация численности персонала?

1. При сокращении товарного производства или сокращения объема услуг. Приходится экономить издержки, чтобы не сокращалась рентабельность предприятия.
2. Объемы продаж увеличены, но компания не считает нужным увеличивать рабочие места.
3. Предприятие имеет лишнюю численность, а в резерве имеется запас производительности труда.
4. Проводится организация структуры и распределение функций между подразделениями.
5. Предприятие пытается найти внутреннее финансирование и резервы для осуществления своих планов, пытается сократить оборотный капитал.
6. Появляется потребность в более дорогих специалистах и отказ от дешевой рабочей силы. От чего требования к работникам возрастают.

Оптимизация численности персонала: методы работы в этом направлении

К проведению оптимизации численности персонала нужно подойти со всей ответственностью и разработать целый проект по этому поводу. Первым шагом по оптимизации должна стать диагностика всех дел предприятия, направленная на выявление качественной производительности труда и количества сотрудников.

После этого оптимальная численность специалистов подсчитывается именно в направлении качества их работы во всех сферах деятельности, будь то производственная или административная работа. Следующим шагом будет выбор кандидатов, которых необходимо будет сократить. Кого сократить — выбор не трудный, труднее ответить на вопрос — как это сделать, ведь у каждого сотрудника свои обстоятельства и необходимость работать на предприятии.

При выборе людей, которых следует оставить в штате, прежде всего, учитываются следующие достижения:

1. Те, которые постоянно принимают участие в основных бизнес процессах компании.
2. Люди, которые своей работой приносят дополнительный доход предприятию или минимизируют издержки.
3. Те работники, у которых выше квалификация и рабочие навыки.
4. Такие сотрудники, которым в силу их квалификации трудно найти замену.
5. Работники, демонстрирующие большой потенциал и возможность профессионального роста.

Методы сокращения штата

В настоящее время выделяют два основных метода сокращения штата. Это мягкий метод и жесткий метод. Жесткий подход к сокращению представляет собой классическое увольнение. То есть работников заранее предупреждают о сокращении, делается это за два месяца до увольнения с выплатой соответствующей трудовому кодексу компенсации. Такое увольнение происходить за кроткие сроки и с наименьшими потерями. Но не все так просто, данный метод сокращения имеет несколько существенных недостатков:

1. Возможны конфликтные ситуации, как с самим персоналом, так и в отношении профсоюзов.
2. Такие сокращения негативно влияют на социализацию общества.
3. Внутри трудового коллектива ухудшается моральная обстановка.
4. Возможно снижение производительности труда.

Мягкий подход предусматривает сокращение персонала более лояльным способом без прямого участия администрации. В организации создаются определенные условия, когда увольнение становится необходимым шагом. Все мягкие виды сокращения условно делятся на три подгруппы:

1. Исключение «естественным» путем.
2. «Мягкие» сократительные меры.
3. Управление численностью работников без увольнения.

При естественном выбытии персонал самостоятельно увольняется, задача предприятия — подготовить условия для подобных мер. Например, на некоторых предприятиях практикуется метод временного запрета брать на работу новых сотрудников. В это время некоторые работники могут уволиться самостоятельно или выйти на пенсию, таким образом, произойдет естественное сокращение персонала.

Также практикуются и другие методы более жесткого характера естественного выбытия — это ужесточение аттестации, лишение премии за любую провинность и т.д.

Если говорить о мягком сокращении, то здесь применяются следующие методы:

1. Применение досрочных льгот для работников предпенсионного возраста.
2. Перевод части сотрудников в дочерние предприятия.
3. Предприятие может обещать уволившимся работникам дальнейшие перспективы в виде хорошей компенсации и последующем трудоустройстве.

http:

В итоге, если проводится правильная оптимизация численности персонала, можно добиться высокой производительности труда, сокращаются расходы не только на работников, но и на производство. При этом совершенствуются производственные процессы, неэффективные операции сводятся к нулю. Появившиеся бизнес-процессы реализуются быстрее за счет наименьших затрат на персонал. Так как снижено количество потерь, то продукция будет более качественной. Внутри трудового коллектива создается благоприятная обстановка и сплоченность, а это способствует росту бизнеса.

1popersonalu.ru

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

 МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ

ПРИКАЗ

от 27 июня 2013 года N 45/149

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО ОПТИМИЗАЦИИ ШТАТНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ, ФИНАНСОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ ЗА СЧЕТ СРЕДСТВ РЕСПУБЛИКАНСКОГО БЮДЖЕТА

Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия

Зарегистрировано в реестре нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия: Номер государственной регистрации: N 032013255 от 5 июля 2013 года

В соответствии с распоряжением Правительства Республики Бурятия от 03.04.2013 N 200-р и в целях совершенствования механизмов оценки эффективности расходования средств республиканского бюджета Республики Бурятия государственными учреждениями Республика Бурятия п р и к а з ы в а е м:

1. Утвердить Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников в государственных (муниципальных) учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета, (далее — Методические рекомендации) согласно приложению.

2. Рекомендовать исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия, наделенных полномочиями главных распорядителей средств республиканского бюджета Республики Бурятия:

— руководствоваться Методическими рекомендациями при проведении анализа и оптимизации штатной численности в подведомственных им государственных учреждениях;

— полученные результаты учитывать при проведении оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений, осуществляемой в соответствии с порядком, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 20 ноября 2009 г. N 434 "О порядке оценки эффективности деятельности республиканских государственных учреждений";

— в срок до 15.08.2013 г. установить пороговые значения предельной штатной численности и структуры штатного расписания для каждого подведомственного учреждения.

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Министр экономики

Республики Бурятия

Т.Г. Думнова

Министр финансов

Республики Бурятия

И.Ю.Шутенков

Виза:

Консультант сектора

кадрово-правовой

и специальной работы

Ч.Д-С. Нимаев

ПРИЛОЖЕНИЕ. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ по оптимизации штатной численности работников в государственных учреждениях, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу
Министерства экономики
Республики Бурятия и
Министерства финансов
Республики Бурятия
от 27.06.2013 N 45/149

1. Общие положения

1. Методические рекомендации по оптимизации штатной численности работников государственных учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств республиканского бюджета (далее — Методические рекомендации) предназначены для формирования исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия единого подхода при оптимизации структуры и штатных расписаний подведомственных государственных учреждений Республики Бурятия (далее — учреждения), обеспечения возможности проведения главными распорядителями бюджетных средств мониторинга эффективности использования трудовых ресурсов в подведомственных учреждениях.

2. При проведении оптимизации штатной численности необходимо руководствоваться действующим трудовым законодательством, а также другими нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

3. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется в целях повышения эффективности внутреннего управления в учреждении, исключения избыточных, дублирующих функций работников учреждений, повышения эффективности труда работников учреждений, а также повышения эффективности расходов на оплату труда.

4. Оптимизация штатной численности работников учреждений осуществляется путем проведения структурного и количественного анализа штатных расписаний учреждений с последующим принятием органом исполнительной власти организационных решений о целесообразности сокращения или сохранения отдельных штатных единиц или структурных подразделений.

5. Анализ штатных расписаний учреждений проводится на основе принципа соответствия специфике и принципа оптимального соотношения.

1.6. Принцип соответствия специфике заключается в том, что структура штатного расписания должна соответствовать мощности и отраслевой специфике учреждения.

1.7. Принцип оптимального соотношения означает, что для эффективного построения штатного расписания необходимо определить оптимальное для группы однородных учреждений взаимное соотношение численности управленческого и прочего персонала, численности работников подразделений, выполняющих основные и вспомогательные функции, а также соотношение общего объема трудовых ресурсов с мощностью учреждения.

2. Проведение анализа штатных расписаний учреждений

2.1. Проведение анализа штатных расписаний осуществляется на основании полученных от учреждений утвержденных штатных расписаний, действующих в соответствующем периоде, в формате Excel.

2.2. Для проведения анализа полученных данных учреждения группируются по сфере деятельности, по однородным признакам, соответствующим группировке государственных услуг и специфике деятельности учреждения, независимо от ведомственного подчинения.

В сфере образования рекомендуется выделять следующие группы: учреждения общего образования (в отдельную группу выделяются школы-интернаты для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, коррекционные школы-интернаты объединяются в две группы 1-5 видов и 6-8 видов), учреждения дополнительного образования, учреждения среднего профессионального образования.

В сфере здравоохранения рекомендуется выделять следующие группы: учреждения больничного (стационарного) типа, учреждения амбулаторно-поликлинического типа, дом ребенка.

В сфере социальной защиты и обслуживания рекомендуется выделять следующие группы: дома-интернаты для престарелых и инвалидов (специальные дома-интернаты выделяются в отдельную группу), психоневрологические интернаты, реабилитационные центры, комплексные центры социального обслуживания населения.

В сфере культуры рекомендуется выделять следующие группы: музеи, театры (включая цирки и филармонии), библиотеки (в эту же группу включаются архивы), центры народного творчества.

В случае если учреждение осуществляет различные виды деятельности и не может быть отнесено только к одной группе, его одновременно относят к нескольким соответствующим группам. В случае если учреждение имеет филиал, в целях анализа штатного расписания, рекомендуется рассматривать штатное расписание филиала отдельно от штатного расписания учреждения.

2.3. После распределения учреждений по группам проводится анализ количества учреждений, отнесенных к той или иной группе. Если в группе оказывается одно учреждение — оно признается нетиповым и не подлежащим унификации в силу уникальности их деятельности и/или особой значимости для региона. Анализ штатного расписания нетипового учреждения рекомендуется проводить экспертным путем. Если в группе оказывается более одного учреждения – такие учреждения признаются типовыми и подлежат анализу в общем порядке.

2.4. Независимо от существующей в учреждениях структуры штатного расписания, перед проведением анализа осуществляется перегруппировка штатного состава. Выделяются три основные категории персонала: административно-управленческий персонал, основной персонал, вспомогательный персонал, которые в свою очередь группируются по функциональным категориям персонала.

2.4.1. К административно-управленческому персоналу относятся:

— руководство (директор, главный врач, их заместители);

— административное обслуживание (инженеры по технике безопасности, секретари, делопроизводители, программисты, операторы персональных компьютеров и т.п.);

— бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение (главный бухгалтер, его заместители, бухгалтеры, экономисты, кассиры, инспекторы и специалисты по кадрам, юристы и т.п.);

2.4.2. К основному персоналу относятся штатные единицы, в основные обязанности которых входит осуществление деятельности, непосредственно связанное с предоставлением услуг, закрепленных за учреждением в государственном задании. Если учреждение, в процессе типизации было отнесено к нескольким типовым группам, его штатная структура в части основного персонала разбивается на несколько соответствующих частей.

2.4.3. К вспомогательному персоналу относятся специалисты, осуществляющие:

— материальное обеспечение (заведующий складом, снабженцы, кастелянши, кладовщики, сестры-хозяйки и т.п.);

— хозяйственное обслуживание зданий и территорий (завхоз, рабочие по обслуживанию зданий, подсобные рабочие, слесари, электрики, уборщики, сторожа, дворники, кочегары и т.п.);

— транспортное обеспечение (начальник гаража, водители, автослесари);

— дополнительное обслуживание получателей услуг (библиотекари за исключением библиотек и архивов, парикмахеры, швеи, машинисты по стирке белья, банщики, гладильщицы, сапожники и т.п.);

— организация питания (повара, кондитеры, кухонные работники, мойщики посуды, буфетчицы и т.п.);

— обслуживание работников учреждения.

2.5. В целях приведения штатных расписаний к единой структуре проводится инвентаризация и упорядочивание штатных ставок.

При наличии в штатном расписании учреждений одного типа различных наименований должностей с одинаковыми функциональными обязанностями, подобные должности приводятся к единому наименованию.

При наличии внутреннего совмещения не рекомендуется объединять наименования должностей, например, слесарь-электрик, сторож-дворник. В этом случае позиции в штатном расписании указывается двумя строками с разнесением долей ставок.

Получившаяся в результате инвентаризации и упорядочивания номенклатура штатных должностей должна соответствовать Единому тарифно-квалификационному справочнику работ и профессий рабочих и Единому квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и служащих.

2.6. Для проведения оценки количественного состава штатной численности учреждений используются следующие коэффициенты:

— коэффициент нормы управляемости;

— коэффициент основного обеспечения;

— коэффициент административного обеспечения;

— коэффициент технического обеспечения.

2.6.1. Коэффициент нормы управляемости рассчитывается по следующей формуле:

Купр = (Робщ-Ррук)/Ррук,

где Робщ — общее количество штатных ставок единиц в штатном расписании,

Ррук — количество штатных ставок единиц руководящих должностей. Коэффициент нормы управляемости отражает количество работников, приходящихся на одного руководителя, и может рассчитываться как в целом по учреждению, так и отдельно для каждого подразделения. При расчете в целом по учреждению суммируются все штатные ставки, занятые руководителями любого уровня, в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих.

Целевое значение коэффициента нормы управляемости устанавливается в зависимости от вида деятельности учреждения или группы типовых учреждений, уровня стандартизации и автоматизации задач, выполняемых работниками учреждения.

2.6.2. Коэффициент основного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Косн = М/Росн ,

где М — количественный показатель, характеризующий мощность учреждения,

Росн — количество штатных ставок основного персонала. Показатель мощности устанавливается для каждого типа учреждения в соответствии с таблицей N 1

Таблица N 1. Показатель мощности учреждения

Тип учреждения	Показатель мощности
Учреждения общего образования	Количество учащихся
Учреждения дополнительного образования	Количество учащихся
Учреждения начального профессионального образования	Количество учащихся
Учреждения среднего профессионального образования	Количество учащихся
Учреждения больничного типа	Количество койко-дней
Учреждения амбулаторно-поликлинического типа	Количество прикрепленного населения
Дом ребенка	Количество коек
Дома-интернаты для престарелых и инвалидов	Количество коек
Психоневрологические интернаты	Количество коек
Реабилитационные центры	Количество коек
Комплексные центры социального обслуживания населения	Численность населения
Музеи	Пропускная способность, посетителей
Театры	Количество зрительных мест
Библиотеки	Пропускная способность, посетителей
Центры народного творчества	Количество посетителей

Сопоставление полученных значений коэффициентов основного обеспечения проводится по группам учреждений каждого типа. Целевое значение коэффициента основного обеспечения устанавливается в соответствии с нормами, установленными нормативно-правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих выработку государственной политики и нормативное регулирование в социальной сфере.

2.6.3. Коэффициент административного обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Кадм = (Робщ-Радм)/Радм,

где Робщ — общее количество штатных ставок в штатном расписании, Радм — количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит руководство учреждением, административное, бухгалтерское, кадровое и юридическое сопровождение.

Коэффициент административного обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника административно-управленческой категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента административного обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения административными ресурсами, собственными силами учреждения или передача части административных функций на аутсорсинг.

2.6.4. Коэффициент технического обеспечения рассчитывается по следующей формуле:

Ктехн = (Робщ-Ртехн)/Ртехн, где Робщ — общее количество штатных ставок в штатном расписании, Ртехн — количество штатных ставок должностей, в функциональные обязанности которых входит техническое, транспортное сопровождение, обеспечение безопасности, организация питания, дополнительное обеспечение получателей услуг.

Коэффициент технического обеспечения отражает количество работников учреждения, приходящихся на одного работника вспомогательной категории, и рассчитывается в целом по учреждению. Целевое значение коэффициента технического обеспечения устанавливается в зависимости от выбранного способа обеспечения учреждения техническими ресурсами, собственными силами учреждения или передача части функций на аутсорсинг.

docs.cntd.ru