Что такое суммированный учет рабочего времени

Документы консультации

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины от 10.12.71 г. № 322-VIII.

Методрекомендации № 138 — Методические рекомендации по применению суммированного учета рабочего времени, утвержденные приказом Минтруда от 19.04.2006 г. № 138.

Форма договора — Форма трудового договора между работником и физическим лицом, которое использует наемный труд, утвержденная приказом Минтруда от 08.06.2001 г. № 260.

Вопрос	Ответ
1	2
Что такое суммированный учет рабочего времени?	Согласно статье 50 КЗоТ продолжительность рабочего времени для наемных работников должна бытьне более 40 часов в неделю ^{справка 1}(для некоторых категорий работников, перечисленных в статье 51 КЗоТ, установлена меньшая продолжительность рабочего времени). Фактически, при 5-дневной рабочей неделе она не превышает 8 часов, а точные рамки ежедневной работы (смены) определяются правилами внутреннего трудового распорядка или графиком выхода на работу (сменности), утвержденными работодателем-предпринимателем. Вместе с тем на некоторых работах, по условиям производства (работы), не может быть соблюдена установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (сторожи, водители и т. д.). В этом случае на основании статьи 61 КЗоТ предприниматель может установить суммированный учет рабочего времени. В таком случае подсчет отработанных часов будет вестись не за неделю, а за больший промежуток времени — учетный период, но с тем чтобы продолжительность рабочего времени не превышала его норму согласно статьям 50 или 51 КЗоТ (для отдельных категорий работников). При введении суммированного учета рабочего времени предприниматель должен издать распоряжение, которым он утвердит режим и график работы и некоторые другие моменты
Каким должен быть учетный период для подсчета отработанного времени?	Учетный период может быть равным декаде, месяцу, кварталу, полугодию, году (чаще всего устанавливается месячный период). Особенность подсчета отработанного времени за учетный период заключается в том, что ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени может отклоняться от нормы часов рабочего дня (8 часов при «пятидневке») или недели (40 часов). Причем такие недоработки или переработки компенсируются в пределах учетного периода, т. е. сумма часов по графику за учетный период сравнивается с нормой рабочего времени за этот период
Нужно ли устанавливать суммированный учет для всех работников или можно только для отдельных категорий?	Согласно статье 61 КЗоТ суммированный учет устанавливается при беспрерывно действующем производстве, а также в отдельных производствах, цехах, участках и на некоторых видах работ, где по условиям работы не может быть соблюдена установленная продолжительность рабочего времени. Таким образом, суммированный учет может устанавливаться для отдельных работников, подразделений и т. д. Перечень должностей, для которых может быть установлен суммированный учет рабочего времени, а также учетный период для каждой категории работников нужно указать в распоряжении предпринимателя
Нужно ли указывать в трудовом договоре с работником применение суммированного учета рабочего времени?	В пункте 4 Формы договора,в котором указывается время выполнения работ, сказано, что стороны имеют право установить суммированный учет рабочего времени за определенный учетный период. По нашему мнению, в данном случае в пункте 4 лучше указать, что время и дни выхода на работу устанавливаются согласно графику сменности (выхода на работу), а его сделать дополнением к трудовому договору. То же самое касается выходных дней, которые указываются в пункте 5 Формы договора
Как указать в трудовом договоре размер заработной платы работника при суммированном учете?	Размер заработной платы работника указывается в пункте 3 Формы договора. Причем правила заполнения этого пункта не зависят от того, применяется стандартный или суммированный учета рабочего времени. Так, в пункте 3 Формы договора нужно указать «твердый» размер зарплаты (не ниже минимального), в котором физлицо-предприниматель обязуется оплачивать труд работника. Если предприниматель не может заранее установить месячный размер зарплаты, то он может в Форме договора указать минимальную заработную плату, сделав оговорку, что она будет начисляться при выполнении соответствующей нормы выработки, времени и т. д. Отметим, что несовпадение суммы месячной заработной платы, указанной в пункте 3 Формы договора, и выплаченной заработной платы не может расцениваться как нарушение трудового законодательства. Главное, чтобы ее размер при нормальном графике работы не был ниже установленного минимума. Кроме того, при повышении минимальной заработной платы в трудовой договор могут вноситься изменения (письмо Минтруда от 30.03.2006 г. № ДЦ12-1660/0/6-06)
Каким документом регулируются нюансы применения суммированного учета рабочего времени?	Условия и порядок применения суммированного учета рабочего времени изложены в Методрекомендациях № 138. В тексте этого документы говорится, что они предназначены для юридических лиц, однако ими могут пользоваться и предприниматели-работодатели для внедрения у себя вышеуказанного учета рабочего времени
Как определяются дни (смены) выхода на работу, их продолжительность?	Рабочее время работников при суммированном учете регулируется графиками работы (сменности), которые составляются на весь учетный период. В них же указывается ежедневный режим работы: с какого времени начинается рабочий день (смена) и во сколько заканчивается
Какой должна быть продолжительность смены?	При суммированном учете рабочего времени продолжительность смены может составлять до 12 часов (пункт 4 Методрекомендаций № 138). Однако КЗоТ прямо не содержит ограничений на установления других графиков работы, в частности «сутки-трое», когда работник находится на рабочем месте 24 часа в сутки, однако потом отдыхает трое суток (так в большинстве случаев работают вахтеры). Отметим, что работодатель, решая вопрос о продолжительности смены, должен ориентироваться на особенности трудового процесса работников, характер условий труда, учитывать другие факторы. Обратите внимание: режим работы для отдельных профессий (категорий) может определяться нормативными актами. В частности, для водителей это Положение о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденноеприказом Минтранса 07.06.2010 г. № 340
Когда должен предоставляться перерыв?	Согласно статье 66 КЗоТ работникам предоставляется перерыв для отдыха и питания, который не включается в рабочее время. Перерыв для отдыха и питания должен предоставляться, как правило, через четыре часа после начала работы. На тех работах, где по условиям производства перерыв установить невозможно, работнику должна быть предоставлена возможность приема пищи в течение рабочего времени. Перечень таких работ, порядок и место приема пищи устанавливает собственник
Как определяются выходные дни?	Как правило, для работников, по которым ведется суммированный учет рабочего времени, дни отдыха чередуются с рабочими днями через один, два, три или большее количество дней (в связи с увеличением ежедневной продолжительности рабочего времени), они определяются графиками сменности. Выходные дни работников с суммированным учетом рабочего времени могут не совпадать с выходными днями других работников. Например, при пятидневной рабочей неделе общие выходные дни — суббота и воскресенье, а вахтер, для которого установлен суммированный учет рабочего времени, в субботу работает. Вместо этого графиком сменности может быть предусмотрено, что его выходные дни на этой неделе — воскресенье и понедельник. Поэтому его работа в субботу не считается работой в выходной день, соответственно она оплачивается на общих основаниях — как обычный рабочий день. В учетном периоде должны быть предусмотрены дни еженедельного отдыха. В месячном и других учетных периодах, которые превышают месяц, количество выходных дней по графикам работы (сменности) не должно быть меньше, чем количество полных недель этого учетного периода (пункт 9 Методрекомендаций № 138). Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (статья 70 КЗоТ)
Какой перерыв должен быть между рабочими сменами (межсменный отдых)?	Если работники предпринимателя трудятся в несколько смен, то при составлении графиков сменности нужно учитывать ряд правил: 1. Продолжительность перерыва в работе между сменами должна быть не менее двойной продолжительности работы в предыдущей смене (включая перерыв на обед). В отдельных случаях продолжительность ежедневного (межсменного) отдыха может быть сокращена, но не менее чем до 12 часов в сутки. 2. Назначение работника на работу в течение двух смен подряд запрещается. 3. Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 часов (статья 70 КЗоТ). Например, если у предпринимателя установлена двухсменная работа: первая смена работает с 7 ч 00 мин до 14 ч 30 мин, вторая — с 14 ч 30 мин до 22 ч 00 мин. Если в среду работник выйдет во вторую смену, то в четверг он должен выйти также во вторую смену или получить выходной. Неиспользованные часы ежедневного (межсменного) отдыха подытоживаются и могут быть предоставлены как дополнительные свободные от работы дни в течение учетного периода
Что считается сверхурочной работой при суммированном учете и как она компенсируется?	При суммированном учете время, отработанное сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период, считается сверхурочным и оплачивается согласно статье 106 КЗоТ (пункт 10 Методрекомендаций № 138). Все часы сверхурочной работы оплачиваются в конце учетного периода. Вместе с тем работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренного графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период не является сверхурочной работой. Переработка нормы рабочего времени, которая возникает в отдельные дни при суммированном учете, может компенсироваться дополнительными днями отдыха или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода. Не всегда при разработке графиков сменности при суммированном учете рабочего времени удается добиться того, чтобы в учетном периоде была соблюдена законодательно установленная норма времени. Такую ситуацию допускают КЗоТ и Методрекомендации № 138. В этом случае графики работы (сменности) должны разрабатываться так, чтобы сверхурочные работы не превышали для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год (статья 65 КЗоТ). Сверхурочные работы нужно оплачивать в особом порядке — порядке, предусмотренном статьей 106 КЗоТ (см. далее вопрос «Как оплачиваются сверхурочные работы?»). Общее количество сверхурочных часов за учетный период определяется как разница между фактически отработанным временем и нормой часов за этот период. При подсчете нормального количества рабочих часов учетного периода исключаются дни, которые по графику или распорядку работы приходятся на время, на протяжении которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от выполнения своих трудовых обязанностей (отпуск, выполнение государственных или общественных обязанностей, временная нетрудоспособность и т. п.). При привлечении к сверхурочным работам необходимо соблюдать ограничения, установленные статьей 63 КЗоТ
Пример 1. У предпринимателя установлен учетный период — квартал. Норма рабочего времени во II квартале 2011 года согласно письму Минтруда от 25.08.2010 г. № 9111/0/14-10/13 составляла: 160 ч (апрель) + 152 ч (май) + 159 ч (июнь) = 471 ч. Работник отработал: — в апреле — 162 ч; — в мае — 148 ч; — в июне — 160 ч Итого — 470 ч. Следовательно, за учетный период норма времени (471 ч) была соблюдена. Пример 2. Норма продолжительности рабочего времени в июне 2011 года — 159 ч. Фактически согласно табелю учета рабочего времени работник в июне отработал 168 ч. Общее количество сверхурочных часов за месячный учетный период (июнь 2011 года) составляет: 168 ч — 159 ч = 9 ч. Пример 3. У предпринимателя установлен учетный период — месяц. Согласно табелю учета рабочего времени работник в июле фактически отработал 130 часов. В период с 11.07.2011 г. по 15.07.2011 г. работник болел (по графику отсутствовал 40 ч). Определим норму времени в июле 2011 года: 168 ч (норма продолжительности рабочего времени без учета отсутствия работника) — 40 ч = 128 ч. Общее количество сверхурочных часов за учетный период составляет: 130 ч — 128 ч = 2 ч.
Как оплачиваются сверхурочные работы?	Согласно статье 106 КЗоТ сверхурочное время оплачивается: — работникам с почасовой системой оплаты труда — в двойном размере часовой ставки; — работникам со сдельной системой оплаты труда — выплачивается доплата за все отработанные сверхурочные часы в размере 100 % тарифной ставки работника соответствующей квалификации, оплата которого осуществляется по почасовой системе. Оплата сверхурочных часов производится в конце учетного периода. При суммированном учете рабочего времени сверхурочная работа ^{cправка 2} за определенный учетный период не может компенсироваться уменьшением продолжительности рабочего времени в следующем учетном периоде. Также запрещается компенсация сверхурочных работ путем предоставления отгула, даже по согласованию с работником. Это правило распространяется и на сверхурочные работы в праздничные и нерабочие, выходные дни. Таким образом, если привлечение работника к сверхурочным работам приходится на праздничный или нерабочий (выходной) день, компенсация возможна только в денежной форме
Пример 4. Норма рабочего времени за учетный период (ІI квартал 2011 года) составляет 471 ч. Фактически работником отработано во ІI квартале 2011 года 479 ч. Зарплата (оклад) работника: в апреле и мае — 2000,00 грн., в июне — 2500,00 грн. Количество часов сверхурочной работы составит: 479 ч — 471 ч = 8 ч. При оплате работникам, труд которых оплачивается по месячным окладам, возникает необходимость рассчитать часовую тарифную ставку. Она определяется путем деления оклада на количество часов по норме продолжительности рабочего времени: (2000,00 + 2000,00 + 2500,00) грн. : 471 ч = 13,80 грн./ч. Сумма оплаты сверхурочной работы во II квартале 2011 года за учетный период (квартал) составит: 13,80 грн./ч х 2 х 8 ч = 220,80 грн.
Как оплачивается работа в праздничные и нерабочие дни ^{справка 3}?	Работа в праздничные и нерабочие дни, установленные статьей 73 КЗоТ,оплачивается согласно требованиям статьи 107 КЗоТ: — сдельщикам — по двойным сдельным расценкам; — работникам, труд которых оплачивается почасово, — в двойном размере часовой ставки; — работникам, получающим месячный оклад: а) в размере одинарной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа проводилась в пределах месячной нормы рабочего времени; б) в размере двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа проводилась сверх месячной нормы. Заметим, что оплате в двойном размере подлежат только часы, фактически отработанные работником в праздничный (нерабочий) день. По согласованию с работодателем, работнику, работавшему в праздничный или нерабочий день, может быть предоставлен другой день отдыха, но только в том случае, если работа выполнялась сверх месячной нормы рабочего времени. Причем независимо от предоставления отгула ему полагается оплата за праздничный день, предусмотренная статьей 107 КЗоТ (письмо Минтруда от 29.12.2009 г. № 853/13/84-09). Отметим, что, как правило, праздничные и нерабочие дни, в которые работник выходит на работу по графику, включаются в норму рабочего времени за учетный период (пункт 11 Методрекомендаций № 138). Обратите внимание: при подсчете сверхурочных часов работа в праздничные и нерабочие дни, проведенная сверх установленной нормы рабочего времени, за учетный период не учитывается, поскольку она уже оплачена в двойном размере (исключается двойная повышенная оплата по разным статьям КЗоТ) (пункт 11 Методрекомендаций № 138)
Пример 5.Охранник (должностной оклад — 2000,00 грн.) в июне 2011 года отработал все смены по графику в пределах месячной нормы рабочего времени (159 ч), в том числе 7 ч в праздничный день 28 июня (с 0 до 7 ч). Часовая тарифная ставка определяется путем деления оклада на количество часов по норме продолжительности рабочего времени: 2000,00 грн. : 159 ч = 12,58 грн. Доплата за работу в праздничный день производится в одинарном размере часовой ставки и составляет 88,06 грн. (12,58 грн. х 1 х 7 ч). Пример 6.Охранник (должностной оклад — 2000,00 грн.) в июне 2011 года отработал по сменному графику норму рабочего времени (159 часов) и, кроме того, сверх нормы рабочего времени 7 ч в праздничный день 28 июня. Доплата за работу в праздничные дни производится в двойном размере часовой ставки сверх оклада и составляет 176,12 грн. (12,58 грн. х 2 х 7 ч). Эти часы не будут учитываться при подсчете сверхурочных часов, так как уже оплачены в двойном размере
Как компенсируется работа в выходные дни (согласно графику)?	В случае если работника привлекают к работе в выходные именно для него дни по графику выхода на работу (сменности), то компенсация за работу в такие дни производится в порядке, предусмотренном статьей 72 КЗоТ. Согласно указанной статье работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере. Повышенная оплата за работу в выходной день исчисляется по правилам, установленным для оплаты в праздничные и нерабочие дни согласно статье 107 КЗоТ. Если работнику предоставляется отгул, то расчет оплаты за работу в выходной день производится в одинарном размере. Не следует забывать, что к работе в выходные дни не допускается привлечение беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (статья 176 КЗоТ)
Пример 7. 1. Продавец (должностной оклад — 3000,00 грн.) в июне 2011 года отработал по графику норму рабочего времени (159 ч) и, кроме того, по уважительной причине привлекался к работе в свой выходной день. Продолжительность работы в такой день — 8 ч. Отгул за работу в выходной день не предоставлялся. Часовая тарифная ставка: 3000,00 грн. : 159 ч = 18,87 грн. Оплата за работу в выходной день производится в двойном размере часовой ставки сверх оклада и составляет 301,92 грн. (18,87 ч х 2 х 8 ч). 2. Отгул за работу в выходной день предоставлялся* 30 июня 2011 года — 8 р. ч. (норма не превышена).* Оплата за работу в выходной день производится в одинарном размере часовой ставки сверх оклада и составляет 150,96 грн. (18,87 ч х 1 х 8 ч); общая сумма «грязной» заработной платы за июнь 2011 года — 3000,00 грн., так как отгул (8 р. ч.) не оплачивается
Каковы особенности работы в ночное время?	Если режим работы предполагает работу ночью (вахтер, охранник и т. д.), то компенсацией работы в таких условиях является доплата за работу в ночное время. При этом такая доплата производится за фактически отработанное ночное время — с 22 ч 00 мин до 6 ч 00 мин (статья 54 КЗоТ). Размер доплаты не может быть ниже 20 % тарифной ставки (оклада) за каждый час работы в ночное время (статья 108 КЗоТ). Для расчета такой доплаты необходимо: 1) определить количество часов, отработанных в ночное время; 2) определить часовую ставку делением месячной ставки (оклада) на месячную норму рабочего времени для конкретной категории работников; 3) определить размер доплаты умножением часовой тарифной ставки работника на количество отработанных ночных часов и на размер доплаты (в процентах). Напомним основные нормы работы в ночное время: — при работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на один час (не распространяется на работников, для которых предусмотрено сокращение рабочего времени (статья 51 КЗоТ)); — продолжительность ночной работы приравнивается к дневной в тех случаях, когда это необходимо по условиям производства, в частности на непрерывных производствах, а также на сменных работах при шестидневной рабочей неделе с одним выходным днем; — согласно статье 55 КЗоТ запрещается привлекать к работе в ночное время беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет; лиц, не достигших 18 лет; других категорий работников, предусмотренных законодательством
Пример 8. Охранник (месячный оклад — 2000,00 грн.) в июле 2011 года отработал в ночное время 56 ч. Месячная норма рабочего времени в июле 2011 года — 168 ч. Часовая тарифная ставка работника в июле составляет: 2000,00 грн. : 168 ч = 11,90 грн./ч. Сумма доплаты работнику за работу в ночное время в июле 2011 года составляет: 11,90 грн./ч х 56 ч х 20 % : 100 = 133,28 грн.

Справочная информация (справка)

¹Норма рабочего времени за учетный период может определяться по календарю из расчета шестидневной рабочей недели, семичасового рабочего дня с учетом сокращенного рабочего времени в дни, предшествующие выходным дням, — до 5 часов и в дни, предшествующие праздничным и нерабочим дням, — на 1 час.

²Статьей 63 КЗоТ определены категории работников, которых привлекать к сверхурочным работам запрещается даже при наличии их согласия на такие работы. К ним относятся:

— беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

— лица, не достигшие 18 лет;

— работники, обучающиеся в общеобразовательных школах и профтехучилищах без отрыва от производства, в дни занятий.

Только по согласию самих работников могут привлекаться к сверхурочным работам:

— женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или ребенка-инвалида;

— инвалиды (при условии, что это не противоречит медицинским рекомендациям).

³ Согласно статье 73 КЗоТ в праздники допускаются работы, прекращение которых невозможно по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие предприятия, учреждения, организации), работы, вызванные необходимостью обслуживания населения.

В эти дни, а также в выходные дни работники привлекаются в таких исключительных случаях (статья 71 КЗоТ):

1) для предотвращения или ликвидации последствий стихийного бедствия, эпидемий, эпизоотий, производственных аварий и немедленного устранения их последствий;

2) для предотвращения несчастных случаев, которые ставят или могут поставить под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей, гибели или порчи имущества;

3) для выполнения экстренных, заранее не предусмотренных работ, от немедленного выполнения которых зависит в дальнейшем нормальная работа предприятия, учреждения, организации в целом или их обособленных подразделений;

4) для выполнения неотложных погрузочно-разгрузочных работ с целью предотвращения или устранения простоя подвижного состава или скопления грузов в пунктах отправления и назначения.

Привлечение работников к работе в выходные дни осуществляется по письменному приказу (распоряжению) собственника или уполномоченного им органа.

Пример графика работы продавцов при суммированном учете рабочего времени

buhgalter.com.ua

Суммированный учет рабочего времени: общие правила

Порядок, в котором применяется суммированный учет рабочего времени, установлен ст.104 ТК РФ. Основным условием для его внедрения считается невозможность или нецелесообразность применения поденного либо понедельного учета. С этой проблемой сталкиваются, в первую очередь, непрерывно работающие промышленные предприятия и организации, сотрудники которых:

Подробнее о том, как нормируется, оформляется и оплачивается труд «вахтовиков», а также чем он отличается от простых служебных поездок, читайте в статье «Вахтовый метод работы. Не путаем с командировкой». Об особенностях предоставления дней отдыха при «скользящем» режиме поведает статья «Выходные дни по скользящему графику».

Заработная плата в условиях суммированного учета начисляется в соответствии с применяемой работодателем системой оплаты труда — повременной или сдельной. Чаще всего устанавливается фиксированная дневная либо часовая тарифная ставка. Зная тарифную ставку и точное количество отработанных в учетном периоде часов или дней, можно точно рассчитать сумму выплаты, причитающейся сотруднику.

Так, если есть веские причины технологического или сезонного характера, не позволяющие устанавливать настолько короткий учетный период, его разрешено увеличить. Но только для отдельных категорий работников, занятых на вредных или опасных производствах, и только на основании коллективного договора либо специального соглашения (отраслевого или межотраслевого). И даже в этом случае он не может длиться более одного года.

График работы при суммированном учете рабочего времени

Независимо от особенностей учетной системы, используемой работодателем, возникает потребность в точном инструменте подсчета отработанных персоналом часов, дней и недель. Поэтому график учета рабочего времени при суммированном учете в 2017 году придется вести обязательно. Сотрудники будут заранее осведомлены о режиме, в котором им предстоит работать, а работодатель избежит неточностей в итоговых расчетах. Стандартный график учета (суммированного учета рабочего времени в 2017 году) может выглядеть следующим образом:

График составлен на месяц. Поэтому в верхней части таблицы указаны все числа месяца, а в нижней, напротив фамилий сотрудников, проставлены коды «Р» и «В», обозначающие рабочие и выходные дни. Если график составляется для сотрудников, выходящих на работу в режиме «сутки через трое», рекомендуется установить как можно более продолжительный учетный период — например, полгода или год.

При режиме работы «два дня через два» удобно использовать учетный период, кратный двум месяцам (то есть 2, 4, 6, 8 месяцев и так далее). Это позволит компенсировать недоработки в одном из месяцев переработками в другом, не выходя за рамки одного учетного периода. График работ вводится в действие отдельным приказом и не требует согласования с профсоюзом (в отличие от графика сменности).

Переход на суммированный учет рабочего времени в 2017 году

Выбранный работодателем принцип подсчета отработанных часов обязательно нужно отразить в локальных нормативных документах предприятия — например, в правилах внутреннего трудового распорядка. Поэтому еще на этапе их разработки необходимо внести в проект соответствующие пункты.

Некоторые организации, помимо прочего, разрабатывают отдельный узконаправленный документ — «Положение о суммированном учете рабочего времени». В нем подробно прописываются нюансы выбранной системы, обязанности сотрудников, занимающихся сбором и систематизацией данных об отработанном времени, а также перечисляются должности, на которые распространяется действие документа. Ведь нередко особые правила учета вводятся только в отношении отдельных категорий персонала, в то время как остальной коллектив спокойно трудится в режиме обычной 40-часовой недели.

А как быть, если раньше суммированный способ учета на предприятии не применялся, но с определенного момента в нем возникла потребность? Понадобится приказ, вносящий необходимые изменения в правила внутреннего трудового распорядка. Но на практике придется сначала согласовать нововведение с представительным органом работников (профсоюзом) в порядке, установленном ст.372 ТК РФ.

Приказ составляется в произвольной форме. Если новый способ учета отработанного времени вводится не для всего коллектива, а только для отдельных должностей, их необходимо перечислить в тексте документа. В распорядительной части могут содержаться поручения ответственным должностным лицам — «оформить дополнительные соглашения с работниками», «разработать и довести до ведома персонала новые графики работ» и т. д.

Издать приказ нужно заблаговременно, желательно — за несколько месяцев до окончательного перехода. Данное требование связано с тем, что сотрудников, которых коснутся изменения, необходимо уведомить заранее, как минимум — за два месяца. Достаточно стандартного ознакомления с распорядительным документом под роспись.

Период перехода может оказаться весьма болезненным для предприятия. В частности, сотрудники нередко «встают на дыбы» и до последнего отказываются от заключения дополнительного соглашения, поскольку их не устраивают новые условия взаимодействия сторон. Подробнее о процедуре внесения изменений читайте в статье «Что такое существенные условия трудового договора». Как правильно действовать, если ситуация зашла в тупик, подскажет статья «Увольнение работника за отказ работать в новых условиях».

Как вести суммированный учет рабочего времени в 2017 году

Впервые сталкиваясь с необходимостью вести суммарный учет рабочего времени при сменном графике или в условиях гибкого режима, даже опытные кадровики поначалу допускают ошибки. Это объясняется огромным количеством всевозможных нюансов, о которых приходится помнить — от нестандартной продолжительности учетного периода до необходимости постоянно следить за количеством переработок и своевременно их компенсировать. Даже при сложноорганизованном графике работы нужно соблюдать ключевые положения трудового законодательства, а именно:

Все эти правила приходится учитывать при составлении графика. Обычно должностное лицо, которое ведет суммированный учет рабочего времени при сменном графике, исходит из фактической продолжительности производственных смен. С учетом этого показателя выбирается наиболее выгодная продолжительность учетного периода.

Норму рабочего времени удобнее всего определять по производственному календарю. Это в высшей степени полезный документ, в котором уже произведены все необходимые подсчеты — вплоть до уменьшения продолжительности работы накануне нерабочих праздничных дней, как того требует ст.95 ТК РФ. Ежегодно Минтруд готовит и публикует производственный календарь на предстоящий год. Узнать, что ждет нас в наступающем году, поможет статья «Минтруд уже подготовил проект производственного календаря на 2018 год» с обзором предлагаемых переносов выходных дней и датами новогодних каникул.

Суммированный учет рабочего времени и оплата сверхурочных

О важности соблюдения законодательных требований к нормированию рабочего времени персонала знает каждый работодатель. Иногда допускаются небольшие отклонения от нормы — на несколько часов, один день или смену. А длительная переработка, изначально заложенная в графике, однозначно вызовет претензии со стороны ГИТ и может привести к административному наказанию — штрафу по ст.5.27 КоАП РФ. Поэтому составлять график работы следует таким образом, чтобы избежать заведомых недоработок и переработок.

Но даже продуманный план могут разрушить непредвиденные обстоятельства. Запланированные смены могут смещаться, сотрудники — отсутствовать на работе или, напротив, трудиться сверхурочно. В последнем случае возникает переработка (например, если из-за опоздания сменщика сотрудник отработал пару часов сверх нормы). Как поступить в такой ситуации?

Имейте в виду: при суммированном учете полуторной оплате подлежат не первые два часа переработки в учетном периоде, а первые два часа каждого дня (смены), отработанные сверх нормы рабочего времени по графику. Именно такого мнения придерживается Верховный суд РФ (см. определение №АПЛ12-711 от 27.12.2012г.).

Ради справедливости стоит отметить, что не всегда этот вопрос решался столь однозначно. Ранее предлагалось оплачивать в полуторном размере только первые два часа работы сверх нормы в рамках одного учетного периода. За остальные сверхурочные часы, по логике, должна была начисляться как минимум двойная плата. Но документ с данным предложением не носил нормативного характера. Речь идет о письме заместителя Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России №22-2-3363 от 31.08.2009г.), которое в настоящее время никак не влияет на ситуацию с оплатой сверхурочных часов.

Какой бы ни была предпочитаемая работодателем системы учета, строго запрещено привлекать к сверхурочной работе беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников. О существующих законодательных ограничениях на переработку читайте в статье «Сверхурочная работа». Она дает аргументированные ответы на самые наболевшие вопросы — как документально оформить часы сверх нормы, должен ли работник давать письменное согласие, и в каких случаях обязательно учитывается мнение профсоюза.

www.kdelo.ru

Правило 1. Суммированный учет рабочего времени вводят в строго определенных случаях

Согласно ст. 104 ТК РФ, когда по условиям производства (работы) при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. Это касается как организаций, так и индивидуальных предпринимателей.

Суммированный учет вводится как в целом по организации, так и для определенных категорий работников. Например, проводникам, продавцам, охранникам и другим категориям работников.

Суммированный учет рабочего времении надо вводить, если:

работа круглосуточная;
в организации применяется междусменный режим работы;
есть работники, котором установлено гибкое рабочее время;
при вахтовом методе работы — в этом случае введение суммированного учета обязательно.

Некоторым работникам суммированный учет рабочего времени устанавливают на основании нормативных правовых актов органов исполнительной власти. Например, водителям автомобилей, если невозможно соблюдать нормы ежедневной (еженедельной) продолжительности рабочего времени, устанавливают суммированный учет с учетным периодом в месяц (п.8 Приказа Минтранса России от 20.08.2004 №15).

Рекомендуем вебинар «Кадровое делопроизводство с нуля. Как организовать работу с кадровыми документами». Эксперт Евгения Конюхова подготовила для вас подборку нужных нормативных документов, в методичке тезисно собраны актуальные вопросы по кадровому делопроизводству.

Правило 2. Надо установить учетный период при суммированном учете рабочего времени

Допускается ввести суммированный учет рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов (ст. 140 ТК РФ). Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца.

В общем случае учетный период может быть: один месяц, два месяца, три месяца и т.д. То есть, минимально учетный период составляет один месяц, максимально — один год.

Какой учетный период наиболее оптимальный? Совет: составьте график сменности (см. правило 5) на более длительный период, например, на год. И станет видно, за какое количество месяцев общее число рабочих часов наиболее близко к норме, установленной производственным календарем. Данный период целесообразно принять за учетный.

Продолжительность учетного периода утверждает руководитель организации.

Суммированный учет рабочего времени, если в компании вредные или опасные условия труда

Помните, если речь идет о работниках, которые заняты на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, учетный период не может превышать три месяца.

С 1 июля 2015 года появилась возможность увеличить таким категориям работников учетный период до года, если по причинам сезонного и (или) технологического характера установленную продолжительность рабочего времени невозможно соблюдать в течение трех месяцев.

Чтобы увеличить учетный период до года для работникам, которые заняты на работах с вредными и опасными условиями труда, следует помнить, что условие об увеличении должно быть предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Правило 3. Продолжительность рабочего времени за учетный период в целом не должна превышать нормальное число рабочих часов

Это правило является одним из самых важных при суммированном учете рабочего времени.

Из статьи 104 ТК РФ следует, что нормальное число рабочих часов за учетный период определяют из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Согласно ст. 91 ТК РФ, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Но отдельным категориям работников может быть установлена и другая продолжительность рабочего времени в неделю, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, установлена продолжительность работы — 36 часов в неделю.

Обратите внимание: за несоблюдение еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени компанию могут оштрафовать на сумму от 30 000 руб. до 50 000 руб. Соответственно, разрабатывая график работы при суммированном учете всегда следует учитывать ограничения, приведенные в ст.91 ТК РФ.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.

При подсчете нормы рабочего времени исключаются периоды, когда работник фактически не работал. Например, был в отпуске, на больничном, в командировке, проходил профессиональное обучение и пр.

Если работник в учетном периоде отработал все дни по графику (не был в отпуске, на больничном, в командировке и т д.), то норма часов за учетный период будет соответствовать норме часов за месяцы этого периода по производственному календарю.

Пример: в ООО «Прогресс» работает Алексей Сушкин, которому установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период — месяц. Этот сотрудник занят на работах с вредными условиями труда, то есть продолжительность рабочей недели данной категории работников не может составлять более 36 часов в неделю.

Определим норму рабочего времени в июле 2016 года, если с 1 по 10 июля Сушкин был в отпуске:

Определяем норму часов на июль с учетом времени, когда работник был в отпуске. Указанная норма будет рассчитываться по правилам, которые утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н. Согласно данному документу, норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается так: продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 30, 24 и т д. часов) делится на 5, умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца и из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней.
36/5 * 23 рабочих дня = 165,6 ч. – эта норма указана в производственном календаре.
23 — это количество рабочих дней в июле по календарю пятидневной рабочей недели.
Определяем норму рабочего времени на июль с учетом времени отпуска.
На период отпуска, с 1 по 10 июля, приходится 8 рабочих дней. Соответственно, норма на июль 2016 года будет:
165,6 — (36/5 х 8 рабочих дней) = 165,6 — 57,6 = 108 часов.

Если учетный период состоит из нескольких месяцев, сначала определяют норму рабочих часов за каждый месяц, а затем полученные результаты складывают.

Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

Правило 4. Введение суммированного учета должно быть правильно оформлено

Суммированный учет вводится приказом руководителя и фиксируется в правилах внутреннего трудового распорядка. Если в организации есть профсоюз, то важно его мнение о данном режиме рабочего времени.

Работников надо обязательно ознакомить с приказом о введении суммированного учета.

Правило 5. Суммированный учет предполагает обязательное наличие графика работ

Работники должны знать свой график работы, поэтому наличие такого документа как график работ обязательно.

Если суммированный учет устанавливается работникам со сменным графиком (то есть, предполагается выполнение работы несколькими работниками), то в обязательном порядке должен быть составлен график сменности.

График работ и график сменности – понятия разные.

Сменная работа — это работа в две, три или четыре смены — вводится в тех случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы, а также в целях более эффективного использования оборудования, увеличения объема выпускаемой продукции или оказываемых услуг (ст. 103 ТК РФ).

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Графики сменности, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Графики сменности доводятся до сведения работников не позднее, чем за один месяц до введения их в действие. То есть, если в организации составляется график сменности на июль 2018 года, то не позднее 31 мая 2018 года работников необходимо с этим графиком ознакомить.

А вот порядок ознакомления с графиком работ законодательно не установлен, поэтому правилами внутреннего трудового распорядка следует этот порядок установить.

При составлении графика сменности следует помнить, что работа в течение двух смен подряд запрещается.

Рекомендуем обучение на онлайн-курсе «Заработная плата. Средний заработок». В программе обучение: расчет зарплаты, все виды компенсационных и стимулирующих выплат, в том числе сверхурочные, работа в выходной день, ночные. Премии. Государственные гарантии: командировки, больничные, иные пособия — все случаи расчета среднего заработка.

school.kontur.ru

Нормативная база

В процессе выборе системы суммированного учета рабочего времени необходимо учитывать тот факт, что они включают в себя определенные нормы, а именно:

такой учет может осуществляться для всех сотрудников и в индивидуальном порядке;
при заключении трудового договора с сотрудником, в нем обязательно нужно прописать суммированный учет, используемый при расчете;
акт о внедрении данного вида учета всегда в первую очередь подается на подпись сотрудникам для их ознакомления.

Понятие

В том случае, если условия предприятия в процессе выполнения определенных работ не позволяют соблюдать ежедневную либо же еженедельную продолжительность рабочего времени, тогда допускается использование суммирования рабочего времени.

Простым примером этому являются медицинские сотрудники, которые в связи с вредными условиями труда осуществляют свою трудовую деятельность не более чем 39 часов в неделю. При этом врачи дежурят сутками. В том случае, если он отработал два дежурства в неделю,- план он свой перевыполнил.

Благодаря суммированию рабочего времени, работодатель будет учитывать рабочее время конкретных сотрудников не за неделю, а за более длительный период.

Когда и зачем устанавливается?

Та категория работодателей, которая приняла решение об установке сменного графика работы своих сотрудников, увеличивают вероятность нарушить действующее законодательство.

Этому есть простое объяснение. Дело в том, что при таком режиме работы, отработанное время существенно превышает предусмотренное законодательством.

Если такие ситуации возникают, необходимо срочно оформить переработку, иначе могут возникнуть трудности:

Согласно статье 99 Трудового Кодекса РФ определяет перечень ситуаций, которые подлежат включению их в переработку, но есть и такие, по которым запрещено оформлять подобную разновидность доплат. Если переработка сотрудника не включена в этот список,- значит, нарушение ТК и в дальнейшем возникает множество неприятных ситуаций.
Каждый час переработки должен быть подписан сотрудником и обозначен как добровольный. При этом все часы должны быть записаны в точности до секунды.
Переработка может быть только не больше 4 часов на протяжении нескольких дней либо не больше 120 в год.

Для того чтобы избежать подобных трудностей и дальнейших последствий, руководители предприятий принимают решение о внедрении суммированного учета.

Трудовой Кодекс четко регламентирует суть данного учета времени, которая заключается в том, что общая сумма допустимых часов работы рассчитывается не на день, а до целого года (в зависимости от действия учетного периода).

Его внедряют для всей компании и используют для некоторых категорий сотрудников в частности.

Трудовой кодекс РФ

Простой пример этому: работник отработал на одной недели больше часов, а на второй,- меньше. Таким образом, у него выровнялся баланс по рабочим часам и руководству не требуется оформлять переработку.

Особенности суммированного учета рабочего времени 2018

Суммирование учета рабочего времени включает в себя определенные особенности. Рассмотрим подробнее.

Порядок выбора учетного периода

Как показывает практика, кадровые сотрудники изначально составляют график, а уже потом делают акцент на выбор учетного периода.

После построения графика проверяется, за сколько месяцев общий размер рабочего времени не превышает установленного, рассчитываемого при 40 часовой рабочей неделе.

Определенное количество месяцев выбирается в качестве учетного времени.

Стоит подчеркнуть, что сам учетный период определяется коллективным договором компании. Продолжительность рабочего времени согласно учетному периоду может варьироваться в меньшую либо большую сторону, но при этом, общая сумма в конечном итоге должна приравниваться к норме.

Как составить график?

Для суммирования учета рабочего времени каждый работодатель в обязательном порядке должен разработать график, поскольку сотрудникам должно быть заранее известно о своем рабочем графике.

Созданный график обязательно должен быть подписан руководством и закреплен соответствующим приказом.

На сегодня сроки предупреждения сотрудника о новом графике не предусмотрены законом, но все должно быть в пределах нормы.

В процессе создания графика, кадровые сотрудники следят за соблюдением таких условий:

отдых в неделю должен быть не меньше 48 часов;
обеденный перерыв может варьироваться от 30 минут до 2 часов;
исключается возможность работы нескольких смен к ряду;
необходимо брать во внимание ежегодный отпуск, который в среднем длится 28 календарных дней.

Нюансы введения

График работы должен полностью соответствовать норме времени за определенный учетный период.

Именно поэтому следует в процессе создания графика работы при суммировании рабочего времени определить количество штатных единиц, дабы в процессе выполнения работ у сотрудников не возникла переработка.

Другие тонкости

В большей степени использование суммированного учета в компании не ведет за собой особые трудности. Единственными недостатками являются случаи, когда сотрудника вызывают на работу в выходные либо праздничные дни.

При сменном графике

В процессе создания сменного графика законодательством предусматривается скользящие выходные в течении всей рабочей недели.

Что касается фактически отработанного времени, то его следует отображать в табеле учета рабочего времени, который и является основанием для начисления заработной платы.

Стоит отметить, что в табеле указывается время, которое отработано по каждой смене по отдельности.

Расчеты и оплата труда

Что касается самого расчета и выплаты заработной платы при суммированном учете, то здесь для каждого случая имеются свои особенности. Рассмотрим для каждого варианта по отдельности.

Нормы рабочего времени

Рабочее время, точнее его норма, определяется из продолжительности учетного периода (напомним, он может длиться до года).

При этом стоить обращать внимание на тот факт, что рабочее время в этом периоде не должно быть больше, нежели существуют определенные законом нормы рабочих часов (простыми словами,-норма берется из расчета 40-часовой недели).

Стоит отметить, что нормальное число рабочих часов в заданном учетном периоде устанавливается согласно ст. 91 ТК РФ для каждой категории сотрудников по отдельности.

Пример:

Учетный период продолжается на протяжении года, соответственно норма рабочего времени в следующем году должна быть равна не больше 1970 часов. Данное число берется из расчета, что рабочее время составляет 40 часов в неделю.

Корректировка нормы

Нормы рабочего времени определяются при суммированном учете, устанавливаются сотруднику сразу на всю продолжительность учетного периода. При необходимости норма может быть существенно снижена при условии, что часы неотработаны.

Эта возможность предусматривается действующим Трудовым Кодексом.

При наличии оклада

В том случае, если сотруднику был установлен фиксированный оклад, заработная плата рассчитывается следующим образом:

количество часов, которые отработаны в учетном периоде приравниваются к нормативному, поэтому зарплата будет в виде оклада;
в случае переработки производится доплата;
в случае если часов отработано меньше предусмотренных, оплата происходит из расчета почасовой тарифной ставки.

Для того чтобы узнать свою почасовую ставку при установленном окладе лучшим вариантом станет обратиться в бухгалтерию. Но это можно сделать и самостоятельно: необходимо фиксированный оклад разделить на установленное количество часов в месяц.

При тарифной ставке

Довольно часто при суммированном учете рабочего времени используется тарифная ставка.

Произвести самостоятельный подсчет своей заработной платы легко. Все что необходимо, так это количество отработанных часов умножить на часовую тарифную ставку.

Отпускные

Для того чтобы рассчитать отпускные, используется следующий способ:

средний заработок за час умножается на среднее отработанное время за неделю (средняя сумма отработанных часов).
полученное число умножается на количество дней пребывания в отпуске.

Ночные

Согласно Трудовому Кодексу ночное время на территории РФ действует с 10 вечера до 6 утра. В это время сотруднику, который осуществляет свою трудовую деятельность, причитается доплата. Для каждой категории по отдельности.

К примеру, для медицинских работников установлена доплата в размере 50%, дежурным слесарям на производстве — порядка 45%.

Выходные и праздники

При подсчете размера заработной платы возникают определенные сложности из-за того, что в праздничные и выходные дни производится двойная оплата труда. Суммированное рабочее время рассчитать будет сложно.

Однако сложности возникают только в том случае, если подобные праздники и выходные дни не учитываются в процессе составления графика и дальнейшее заведение данных в табель.

Переработка

Переработкой в такой системе учета принято считать работу поверх нормального числа рабочих часов за принятый учетный период.

Но при этом существует ограничение: не больше 120 часов переработки в год на каждого сотрудника. Превышение этого времени преследуется и уголовно наказуемо.

Расчет оплаты по переработки производится:

первые два часа – 1,5 размера от тарифной ставки;
последующие часы – по двойной тарифной ставке.

Если период не полностью отработан

При неотработанном необходимом количестве часов в учетном периоде можно винить только:

самого сотрудника;
работодателя.

В том случае, если сотрудник не отработал необходимое количество часов по вине работодателя, то заработная плата выплачивается в полном объеме.

Если же подобная ситуация возникла по вине самого сотрудника, то здесь может произойти несколько последствий:

вина произошла по причине болезни — выплачивается средний заработок;
при неуважительных пропусках оплата не производится вообще.

Если работник болел

В том случае, если учет рабочего времени сотрудника осуществляется в календарных днях, тогда расчет зарплаты ведется по средней оплате за отработанный день.

Расчет можно осуществить таким образом: зарплата за расчетный период делится на количество отработанных дней в нем.

После этого согласно листку нетрудоспособности происходит начисление выплаты по пропущенным дням.

Другие компенсации

В процессе расчета заработной платы для сотрудников, которые находятся в командировке, используется средняя почасовая оплата или берется во внимание средний заработок за последних несколько месяцев.

Все напрямую зависит от того, что из них выгодней для предприятия.

Порядок начисления заработной платы за такие дни происходит следующим образом:

средний заработок за час рассчитывается методом деления зарплаты за отработанные дни на количество часов;
расчет командировочных дней начисляется методом умножения среднего заработка за час на количество часов, на протяжении которых сотрудник находился в командировке.

Исходя из вышесказанного, при расчете командировочных, лучшим вариантом будет использование среднего заработка за час.

Примеры

Пример 1

Допустим, что Иванов в январе и феврале работал по 140 часов. Начиная с 1 марта по 28,- он был в отпуске, и это сказалась на том, что за данный месяц у него нет отработанных часов. По этой причине сотрудник отдела кадров уменьшил ему норму на этот месяц.

Изначально необходимо произвести подсчет того, чему именно будет равен новый норматив по этому месяцу. Для этого определяем, сколько именно дней припадает на рабочее время, если учитывать 40 часовую неделю работы.

С помощью обычного календаря узнаем, что таких дней 20.

После этого данные дни необходимо умножить на 8 (отработанные часы в день).

Получается число равное 15,- именно столько часов будет снижено (20 дней умножить на 8 — 175).

Поэтому учетный период Иванова составляет 286 часов, из чего следует, что он в норму уложился.

Пример 2

Предположим, что Колтакова работает кладовщицей, и она уволилась 20 января, за это время отработав всего 5 своих смен (по календарю с 15 по 19 января).

Каждая ее смена составляла 10 часов.

Ее отработанное время при расчете является 50 часов (5х10=50).

Учетный период на предприятии считается поквартально. Для расчета ее норматива, в первую очередь следует высчитать, сколько рабочих дней пришлось на период с 1 по 19 января. Обратившись за помощью к календарю, мы видим, что таких дней является всего 8.

На завершающем этапе произведем подсчет, согласно которому 8 дней умножая на 8 часов,- равняется 64.

Это означает, что ее переработка составляет 4 часа.

Согласно этому, ей руководство должно рассчитать 2 часа переработки по ставке 1,5 — еще 2 часа – по двойному тарифу.

kadriruem.ru