В статье мы рассмотрим табель учета рабочего времени Т-13. Узнаем, для чего применяется табель. Разберемся, кто заполняет его. Рассмотрим порядок заполнения.
Каждый работодатель имеет обязанность по проведению учетных действий в отношении отработанного сотрудниками времени, данная функция накладывается на него ч.4 ст.91 ТК РФ. Работодатель вправе воспользоваться для этой цели унифицированным бланком табеля Т-13. Данный бланк введет в действие Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.04.
Для чего применяется Т-13
Данный бланк табеля позволяет учитывать рабочее время персонала предприятия, фиксируя их явки, а также любые отличия от стандартного рабочего дня. Кроме того, табель позволяет проконтролировать исполнение работниками установленного трудового распорядка и используется для составления статистической отчетности. Вы можете скачать бланк формы Т-13. Читайте также статью: → “Талон водителя форма СП-5″
Заполнение табеля осуществляется на протяжении календарного месяца, по истечении которого форма передается бухгалтерскому сотруднику для использования в качестве источника информации об отработанном времени. Данные сведения пригодятся для правильного исчисления зарплаты сотрудникам предприятия.
Ведение табеля возможно осуществлять одним из двух доступных способов:
- Непрерывно ежедневно фиксировать все явки и неявки трудящихся;
- Отражать только неявки работников, то есть любые отклонения от явок.
Работодатель сам выбирает удобный для себя способ отражения данных о рабочем времени в табеле Т-13. Если каждый рабочий день имеет идентичную продолжительность, при этом закреплено в локальном акте соответствующее количество часов, то удобнее и быстрее отмечать только неявки. Если длительность рабочего дня может варьироваться, отклоняясь от нормы, то следует применять способ постоянной ежедневной регистрации с указанием числа отработанных часов.
Корректно составленный табель Т-13 позволяет бухгалтеру определить отработанные дни, выявить сверхурочные часы, деятельность в праздничные и выходные дни, командировки, отпуск, нетрудоспособность работников, которые оплачиваются в особом порядке.
Кто заполняет табель Т-13
Обязанность по составлению формы возлагается на уполномоченного сотрудника, для которого закреплена данная функция документально. Как правило, ответственный сотрудник назначается приказом директора.
Если предприятие большое, то обычно обязанность по ведению формы Т-13 вменяется начальникам подразделений. Руководитель должен приказом назначить ответственное и замещающее лицо по каждому подразделению. В небольших компаниях данную функцию может выполнять, например, кадровый работник.
Кто подписывает табель Т-13
Оформление бумаги производится на протяжении месяца, по окончании которого, в нижней части бланка Т-13 должны быть поставлены подписи следующих лиц:
- Ответственное лицо – человек, вносящий на протяжении месяца сведения по отработанным работниками дням и часам, для данного лица нужно вписать наименование должности и указать расшифровку подписи;
- Руководитель подразделения – в некоторых случаях это же лицо может быть ответственным за составление Т-13;
- Руководитель кадровой службы – заверяет табель после проверки корректности заполнения документа.
Формируется табель в единственном экземпляре, заполненный и подписанный бланк сдается представителю бухгалтерского отдела для осуществления расчетов с трудящимися.
Порядок заполнения Т-13
К заполнению табеля нужно отнестись ответственно, любые ошибки, некорректно заполненные кодовые цифровые или буквенные значения могут привести к неверным расчетам зарплаты.
Во избежание ошибок в исчисления оплаты труда персонала нужно при оформлении формы Т-13 следовать правилам, закрепленным в Указаниях по заполнению документов по учету труда, утвержденных Госкомстатом России с Постановлении №1. Читайте также статью: → “Талон водителя форма СП-5”
Основные правила заполнения табеля:
- Заполнение табеля может осуществляться либо по методу сплошной регистрации, либо путем фиксации отклонений;
- Кодовые значения для оформления берутся с титульной страницы табеля Т-12;
- Любое отклонение от явки фиксируется в табеле только при наличии обосновывающего документа, который позже сдается в бухгалтерию наряду с табелем;
- Кодовые обозначения проставляются в верхней части клетки, а количество часов – в нижней части;
- Если учет выполняется в днях, то нижняя часть остается пустой;
Форма Т-13 применяется в случае автоматизации процесса обработки учетных данных. Бланк может быть подготовлен посредством применения вычислительной техники с частично заполненными полями. Обычно в форму заносятся сведения о подразделении, работниках и прочие данные, которые включены в справочники учетной системы предприятия.
Как заполняется табель Т-13
Оформление табеля осуществляется до завершения отчетного месяца, ежедневно ответственное лицо фиксирует данные о рабочем времени каждого трудящегося в соответствии с принятыми в компании стандартами.
Если табель готовится с помощью компьютера, то, как правило, в нем уже заполнены все поля за исключением граф 4-13 таблицы.
Если поля в форме Т-13 не заполнены, то уполномоченному лицу нужно самостоятельно указать:
- Наименование фирмы;
- Наименование подразделение, если ведение табеля осуществляется раздельно по отделам;
- № и дата составления;
- Отчетный период – календарный месяц;
- Порядковые номера строк табличной части;
- ФИО, профессия и табельный номер каждого сотрудника.
Данные сведения заполняются в начале месяца, далее последовательно отражаются все явки и отсутствия с указанием кодовых значений и количества часов либо только отклонения.
Заполнение граф таблицы:
|
Графа таблицы |
Пояснения по заполнению |
|
4 |
Основная графа, где отражаются данные об отработанных периодах. Для каждого дня предусмотрена отдельная клетка, в которой в верхней половине ставится код (буквенный или цифровой, расположен на первом листе бланка Т-12), в нижней половине клетки ставится соответствующее число часов. Если учет выполняется в днях, то нижняя половина остается пустой. |
|
5 |
Количество дней и часов, выработанных за первые пятнадцать дней месяца и последующие дни до окончания месяца. Клетка состоит из двух половин, каждая делится пополам – для каждой половины месяца в верхней части ставится количество дней явок, в нижней – соответствующее количество часов. |
|
6 |
Общее число отработанных дней (явок) за полный месяц. |
|
7-9 |
Блок для отражения сведений об отработанных периодах по кодам оплаты.
Если применяется один тип оплаты по всем работникам, то его код и бухгалтерский счет указываются в верхней части данного раздела таблицы над графами 7-9, при этом гр.7 и 8 остаются пустыми. Необходимо в этом случае заполнить только данные о часах или днях, соответствующих указанному виду оплаты, по каждому трудящемуся. Если применяется несколько видов оплаты, то соответствующие коды, номера бухгалтерских счетов и число отработанных дней или часов нужно распределять по гр. 7-9. Причем, если видов оплат менее четырех, то достаточно заполнить первый блок с графами 7-9, если более четырех, то заполняются дополнительные блоки. Коды вида оплаты берутся также с первого листа бланка Т-12. |
| 10-13 |
Блок табличной части для указания данных о причинах неявок. Заполнять нужно для трудящихся, у которых в календарном месяце были соответствующие случаи. Для каждого типа неявки нужно указать:
Если типов неявок для одного работника меньше четырех, то достаточно граф 10 и 11, если их пять и более, то дополнительно заполняются графы 12 и 13. |
Порядок отражения кодов в табеле Т-13
Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.
На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:
- Больничный листок – для кода Б или 19;
- Предупреждение о простое – для РП или 31;
- Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
- Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
- Приказ о командировке для К или 06;
- Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.
Табель учета рабочего времени Т-13: как обозначить невыход на работу
Если работник не появился на работе, то до момента выяснения причины отсутствия в табеле ставится НН или 30, что означает невыясненные обстоятельства. Как только сотрудник появится на работе и предоставит объяснения, код меняется на соответствующий. Например, если причина все-таки была неуважительная, то ставится код ПР или 24, что означает прогул. Читайте также статью: → “Читайте также статью: → “Бугенвиллия: выращивание и уход, особенности размножения””
Как обозначить выходные дни без содержания
Если отгул без оплаты предоставлен работодателем согласно требованиям закона, то ставится код ОЗ или 17.
Если неоплачиваемый выходной предоставлен по заявлению работника с согласия директора, то проставляется код ДО или 16.
Как обозначить дни командировки в табеле
Дни нахождения в командировке обозначаются с помощью кода К или 06. При этом в днях командировки, приходящихся на выходные и праздничные дни, нужно указать код РВ или 03, что означает работу в выходной день.
online-buhuchet.ru
В соответствии со ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Для оформления данных такого учета Госкомстатом России разработаны унифицированные формы N Т-12 (код по ОКУД 0301007) и N Т-13 (код по ОКУД 0301008). Данные унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Эти формы предназначены для учета использования рабочего времени на предприятиях, применяющих только повременную систему оплаты труда. При сдельной оплате труда предприятия самостоятельно разрабатывают формы первичных документов по учету выработки.
Табель учета использования рабочего времени применяется:
— для получения данных об отработанном работниками предприятия времени;
— для учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;
— для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
— для регистрации прогулов;
— для расчета заработной платы;
— для составления статистической отчетности по труду.
Табель учета рабочего времени является основанием для начисления работникам заработной платы.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.
Согласно п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г., после составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год.
Если заработная плата начисляется два раза в месяц, на предприятии необходимо составлять два табеля за месяц: один – для учета отработанного времени в первой половине месяца, а другой – во второй. Если табель составляется один раз в месяц, у бухгалтерии может возникнуть проблема с переплаченным авансом за первую половину месяца, если в это время кто-то из работников отсутствовал на работе. Никакой ответственности при этом организация не несет.
Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст. 136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).
На небольшом предприятии табель может вестись по организации в целом, на более крупных – по структурным подразделениям. В заголовке следует обязательно указание наименования предприятия и структурного подразделения, на которое заполняется табель, код по ОКПО. Включение работника в табель и исключение из него производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).
Форма N Т-12 заполняется вручную чернилами или шариковой ручкой, четким почерком, без помарок, подчисток. Допущенные ошибки исправляются только по установленным правилам (с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных).
Исправления подтверждаются подписью сотрудника, заполнившего форму, а также согласовываются и подписываются всеми лицами, ответственными за содержание документа.
Форма N Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки этого табеля могут иметь частично заполненные реквизиты, относящиеся к условно-постоянной информации в справочниках программы:
— структурное подразделение, цех (отдел), бригада;
— фамилия, имя, отчество;
— профессия (должность);
— табельный номер и т.д.
Форма табеля может изменяться в соответствии с принятой технологией обработки данных.
В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 при необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Дополнительные графы рекомендуется вводить в табель организациям, работники которых трудятся во вредных условиях. Работники, перечисленные в Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, имеют право на дополнительный отпуск.
Иные, не поименованные в данном Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.
В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.
Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден, но вопрос о том, каким образом это следует делать, законодательство не регулирует. Для учета времени работы во вредных условиях труда подойдут дополнительные графы табеля.
Все вносимые в табель изменения должны быть оформлены на предприятии приказом.
Удаление отдельных реквизитов из табеля, как и из других унифицированных форм, не допускается.
Первый раздел формы N Т-12 (графы 1 – 6 N Т-13) называется "Учет рабочего времени" и представляет собой таблицу, где по горизонтали проставляются дни текущего месяца, а по вертикали приводится список фамилий сотрудников. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (N Т-12 – графы 4 – 17; N Т-13 – графа 4) отведено две строки: в первой – проставляются условные обозначений видов затрат рабочего времени, полный перечень которых приводится на титульном листе формы N Т-12, во второй – отражаются данные о количестве отработанных часов по каждому виду затрат рабочего времени.
Таким образом, эти данные позволяют контролировать количество отработанного каждым работником времени, все случаи опозданий и неявок с указанием их причины, а также часы простоя и сверхурочной работы.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ под рабочим временем понимается время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Рабочее время устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора.
Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Постановление Госкомстата России N 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.) от графика работы. При отсутствии отклонений в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца.
Любой день расчетного месяца для каждого работника может быть рабочим, выходным (согласно календарю, особому графику или распоряжению Правительства РФ), праздничным, днем отпуска, болезни и т.д.
Отдельно учитываются:
— часы работы (дневные, вечерние);
— ночные часы работы;
— сверхурочные часы работы;
— часы работы в выходные, праздничные дни;
— часы, проведенные в служебной командировке.
Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и времени его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия работника на рабочем месте без уважительной причины.
Согласно ст. 96 ТК РФ ночным временем считается время с 22 до 6 часов.
Сверхурочная работа – работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной продолжительности рабочего времени, ежедневной работы (смены), а также работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ст. 99 ТК РФ). Данные о ней вносятся в табель на основании списков лиц, выполнявших эти работы, которые составляет и подписывает начальник структурного подразделения, принявший решение о производственной необходимости сверхурочных работ. Руководитель сверхурочных работ делает в этих списках отметки о количестве часов, фактически проработанных каждым работником сверх нормы.
Таким же образом оформляется учет часов работы в выходные и праздничные дни.
При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается "РП", а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов.
Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст. 153 ТК РФ. Основаниями для этого являются табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходные и праздничные дни получить другой день отдыха, то в соответствии со ст. 153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя. В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится "В". В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон. Эти отметки позволяют определить время нахождения работника в командировке. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета или другого транспортного средства из места, где находится постоянная работа командированного лица, а днем приезда – день прибытия транспорта в это место. Точное время подтверждается наличием билетов на указанные транспортные средства.
В те дни, когда работник находился в командировке (включая выходные и праздничные дни), в первой строке табеля необходимо поставить буквенный код служебной командировки "К" , а вторая строка не заполняется. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение среднего заработка.
Учет времени, проведенного сотрудниками в отпуске, осуществляется на основании приказов о предоставлении отпуска. В табеле отдельно учитываются:
— ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
— ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором;
— отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др.;
— сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы;
— дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
— отпуск по беременности и родам;
— частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком;
— отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком;
— отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению администрации;
— отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством.
Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, так как нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ст. 120 ТК РФ). Выходные дни в этот период не отмечаются, так как они входят в календарные дни отпуска.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и т.д.
производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и т.д.). Эти документы работники обязаны предоставить работнику кадровой службы или уполномоченному лицу до окончания расчетного периода.
Существуют следующие отступления, и нарушения установленного режима рабочего времени:
— временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т" – временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством) и отпуск по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности;
— неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину, оформленные справками лечебных учреждений, и т.д.);
— часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством;
— простои не по вине работника;
— невыходы на работу с сохранением заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий);
— прогулы (неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 3-х часов (непрерывно или суммарно), административный арест за административные правонарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам);
— часы, не отработанные в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе администрации;
— выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни;
— забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом);
— неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств).
Итоговые данные по учету использования рабочего времени за месяц указываются в графах 8 – 17 раздела 1 формы N Т-12, а затем используются для расчета и начисления заработной платы. После заполнения раздела 1 формы N Т-12 (N Т-13) документ подписывается ответственным за его ведение лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы. Этот раздел может выступать как самостоятельный документ при раздельном учете использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.
Раздел 2 формы N Т-12 "Расчет с персоналом по оплате труда" предназначен для расчета заработной платы и заполняется работниками бухгалтерии. Он представляет собой таблицу, в которой приводятся табельные номера работников, данные об установленных работникам окладах (тарифных ставках), данные о количестве отработанных дней (часов) по каждому работнику в разрезе всех видов произведенных им работ, а также рассчитываются начисляемые по ним суммы заработной платы. В форме N Т-13 отсутствуют графы для отражения рассчитанных сумм начисляемой заработной платы.
Начисление основной (за отработанное время) и дополнительной заработной платы производится с учетом норм рабочего времени, установленных законодательством Российской Федерации. Система дополнительной оплаты и стимулирования труда, в том числе размеры повышенной оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу, другие виды работ, устанавливается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации. Однако при этом условия оплаты труда, определенные трудовым договором, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, не могут быть ухудшены по сравнению с установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами.
При составлении табеля необходимо заполнять все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Если в нем остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты. Окончательно оформленный табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения.
studopedia.ru
Для чего необходим табель учета рабочего времени?
Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.
Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.
С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.
В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.
Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.
Как учитывается рабочее время сотрудника?
Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.
В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.
Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.
К таким периодам может относиться:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск.
- Дополнительный отпуск.
- Отпуск без сохранения заработной платы.
- Больничный.
- Декретный отпуск и уход за ребенком до 1,5 лет.
- Командировка.
- Период простоев и т. д.
Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.
Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.
С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.
Табель учета рабочего времени бланк по форме Т-12 в формате Word.
Образец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.
Образец заполнения табеля по форме Т-13 в формате PDF.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени
Заполнение табеля начинается с его шапки. В нее заносятся полное название фирмы, а также проставляется код по справочнику ОКПО. Здесь же указывается для какого подразделения составляется документ. Разделение по отделам делать оптимально, когда их несколько, и в каждом работают большое количество человек. Если в компании нет структурного разделения, то эту графу можно пропускать.
Затем ниже в графах проставляется его номер, дата оформления, а также указывается временной период, за который он составлен.
Сам документ строится как большая таблица.
В графе 1 указывается порядковый номер строки.
В графах 2 и 3 отражаются личные данные работника, его должность, присвоенный номер.
Графа 4 предназначена для ежедневной отметки явки сотрудника и указания количества отработанных часов. На каждый из дней приходятся две клетки, при этом в верхней проставляется цифровой или буквенный код, а в нижней — соответствующее количество часов. Месяц делится на два больших промежутка по 15 дней.
В графе 5 указывается количество дней работы за каждую часть месяца — в верхней части, и количество часов — в нижней.
В графу 6 вносятся те же сведения, но за целый месяц.
Графы 7-9 применяются для отражения сведений, применяемых при расчете зарплаты. Если для всех сотрудников табеля используется единый код, то его можно записать в шапке. Тогда графы 7 и 8 остаются незаполненными, а используется только графа 9.
Если коды и счета для каждого работника различаются, то в графу 7 вписывается код оплаты, а в графу 8 — соответствующий счет бухучета. В графе 9 указывается число дней или часов по этому коду оплаты.
В графах 10-13 указываются общие данные по не выходам на работу в течение месяца. Здесь проставляется код, а затем относящееся к нему количество часов.
После заполнения табеля его подписывается специалист, который отвечал за оформление. После этого документ должен подписать руководитель отдела и кадровик.
Основные коды для заполнения табеля
При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.
| Коды явки работников | |
| Я, 01 | Выход на работу в стандартную смену |
| Н, 02 | Выход на работу в ночное время |
| РП, 03 | Выход на работу в выходной или праздник |
| К, 06 | Командировка |
| ОТ, 09 | Очередной отпуск |
| Р, 14 | Отпуск из-за беременности и родов |
| ДО, 16 | Отпуск за свой счет |
| Б, 19 | Больничный |
| ПР, 24 | Прогул |
| НН, 30 | Невыход на работу до выяснения причины |
| Код вида оплаты труда в табеле | |
| 2000 | Зарплата |
| 2012 | Отпускные |
| 2030 | Пособие по больничному |
Особенности заполнения табеля
При заполнении табеля могут возникать различные
Сотрудник не появляется на рабочем месте
Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные. При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей.
После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.
Праздничные дни выпали на время отпуска
Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.
Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.
Сотрудник заболел во время отпуска
Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.
Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.
Командировка выпала на выходные
Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.
Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае — когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.
kadrypro.ru
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Кто ведет табель в организации
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
- табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
ppt.ru
Для чего нужен табель рабочего времени
Как мы уже писали, обязанности по ведению подобного бланка ложатся на предпринимателей и руководителей фирмы. Это обусловлено трудовым кодексом Российской Федерации. Соответственно, если обнаруживается нарушение в исполнении этого предписания, фирму ждёт штраф. Причём наказание будет как для всей фирмы в целом, так и для конкретного работника, на которого по трудовому договору возложены обязанности.
В табеле записываются данные по работе каждого конкретного работника фирмы. Все его проведённые рабочие часы, а также время, когда на работу он не выходил, независимо от того, была ли причина прогула уважительной или нет.
Есть два способа ведения табеля:
- Ежедневное заполнение данных о сотруднике.
- Информация фиксируется только в случае нарушения рабочей нормы. То есть тогда, когда работник не является на работу, опаздывает и так далее.
В дальнейшем, исходя из информации, содержащейся в данном документе будет производиться расчёт заработной платы к начислению. Также с помощью табеля ведётся документирование выполнения норм трудовой дисциплины, наличия сверхурочной переработки, выполнение обязанностей в выходное время.
Как мы уже писали в другой статье, стандартная рабочая неделя при пятидневке по закону состоит из 40 часов. В шестидневной недели — 36 часов.
В случае нарушения этого графика, основным требованием станет совпадения общего количества часов с нормой за отчётный период — квартал или год.
Также по табелю будет вестись статистика по трудовым кадрам вместе с нужной отчётностю.
Порядок применения табеля учёта рабочего времени
По действующему законодательству для заполнения данного учётного документа ответственное лицо заполняет формы Т-12 или Т-13. Эти форматы законодательно одобрены и имеют подтверждение Росстата.
- Форму Т-12 используют для ведения учёта по периодам работы, а также для расчётов по з/п.
- Форма Т-13 используется сотрудником в том случае, когда рабочее время отражается автоматически.
Есть и третий вариант ведения отчётности по рабочему времени. Он подразумевает, что фирма сама разработала свой собственный вариант документа. Чтобы он был правильно оформлен и признан официальным, необходимо обозначать в нём ряд реквизитов и нужную информацию.
Если компания использует специальное программное обеспечение, которое позволяет вести кадровый учёт, бланки для заполнения табеля о рабочем времени будут содержаться уже внутри ПО.
Заполнять формы для табеля разрешается как вручную, так и с помощью программ. Опять же, если в рамках работы фирмы используется профильное ПО, то работнику достаточно вносить нужную информацию в базу, а сам документ будет составляться автоматически и распечатываться по необходимости.
Важно понимать, что в разных случаях заполнения и ведения бланков отчётности по рабочему времени будут использоваться разные обозначения. Они могут быть как буквенные, так и цифровые. Так, в качестве примера, возьмём обозначение работы наёмного сотрудника в пределах нормы. В таком варианте буквенное обозначение будет выражено символом «Я», а в цифровом варианте это будет кодировка «01».
Все шифры, которые используются в бланке учёта необходимо сопровождать подтверждением в виде документов. Просто так вносить информацию запрещается.
Что касается времени, отражающимся в документе, то в учёт идут даже поездки по заданию компании, отпуск сотрудника, его выходы по больничному листу и так далее.
Код вида оплаты труда обозначается четырёхзначным числом. В зависимости от вида используют:
- Заработная плата — код 2000.
- Гражданско-правовые договора с работниками — код 2010.
- Коды отпуска и компенсационных выплат — 2012.
- Больничные — код 2300.
Закрывает табель ответственное лицо в последний рабочий день месяца, либо на следующий. Далее заполненный (или распечатанный) бланк передаётся начотдела, который проверяет верность внесённой информации и переправляет готовый подписанный бланк в отдел кадров.
Далее идёт проверка со стороны кадровиков. Они должны сверить информацию в табеле со сведениями по личному составу.
Следующим шагом становится пересылка документа в бухгалтерию, где по полученным данным, и будет начислена заработная плата сотрудникам.
После окончания процедуры выплаты, бланки отправляются в архив, при этом подшиваясь в отдельную папку. Срок хранения бланков — 5 лет. Это в стандартном случае. Если же предприятие организовано с вредными или опасными условиями труда (обозначаются после специализированной проверки), то срок хранения — 75 лет.
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.
Графа 5. Нужно указывать общее количество дней и часов, которое проработал сотрудник за каждую из двух половин рабочего месяца. В первой клеточке вписываются дни, а ниже — часы.
Графа 6. Вписываем ту же информацию, только уже за полный месяц.
Графа 7,8,9. Здесь должна быть указана информация по начислению сотруднику зарплаты. Когда для всего состава работников используется один код оплаты труда и корреспондирующий счёт, заполняется данными шапка этой таблицы. Тогда графы под номером 7 и 8 по конкретному работнику не заполняются. А в графе номер 9 указываются часы отработанного времени. Иначе, заполняются все графы целиком — со своими кодами оплаты и кор.счётом. Корреспондирующий счёт берётся из Плана счётов по конкретному виду оплаты.
Мы уже описывали несколько вариантов кодов вида оплаты выше. Если у вас есть желание посмотреть все коды, то можете обратиться к приложенному к статье файлу с перечнем кодов.
Графы 10,11,12,13. Нужны для того, чтобы заносить информацию в случае отсутствия работника на месте. Здесь обозначается причина неявки и количественное обозначение времени пропуска.
Внизу табельного бланка ставим фамилию заполняющего ответственного лица и его должность. В правом углу бланк должен будет содержать подпись руководителя подразделения, информация по которому была занесена в этот табель. Также потом подпись поставит работник отдела кадров, которому бланк уйдёт на проверку. Каждая подпись снабжается датой подписания.
Особенности заполнения табеля учёта рабочего времени
- Допускается, что в дополнение к основному табелю фирма заводит приложение. Лист приложения заполняется при увольнении сотрудника. По окончании отчётного периода (месяца) дополнительный лист прикладывается к табелю, а в нём уже составляется запись «Уволен».
- Мы уже писали, что можно не вносить кодировку причины неявки, если ответственный сотрудник не уверен, что причина была неуважительной. Но можно также в графе номер 4 проставить код «НН», или «30» (невыясненная причина). В таком случае, после появления сотрудника и предоставления подтверждающего документа (например, мед справки), в табель вносятся исправления.
- Когда случается так, что работник, будучи в отпуске, получает больничный лист, сотрудник в табеле учёта времени ставит кодировку «Б» вместо «ОТ» с количеством дней по справке. Тогда отпуск продлевается на идентичное количество дней.
- Тогда же, когда во время отпуска идут праздничные выходные (по производственному календарю), то дни совпадения в отпуск незащитываются. А в табеле на их месте будет значиться кодировка «В». Пример: в случае отпуска сотрудника в период с 11 по 18 июня, день России попадает в промежуток. Тогда нужно в таблице бланка 13 июня отметить кодировкой «В».
Особенности формы Т-12 — простого бланка
Основным отличием этой формы от стандартной компьютеризированной Т-13 является раздел, где можно указать заработную плату работника.
Однако компания не обязана заполнять его, если эти цифры будут отражены в других видах документации по работе.
Табель по этой форме заполняется в одном варианте. Также назначается ответственный. Все процедуры работы по бланку схожи с описанным выше.
businessmens.ru
Какое время называют рабочим?
Понятие рабочего времени раскрывается в ст. 91 ТК РФ — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени. Той же статьей предусмотрена обязанность работодателя по ведению учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Назовем некоторые иные периоды, которые могут включаться в рабочее время:
— перерывы для обогрева и отдыха (предоставляются сотрудникам, работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам на основании ст. 109 ТК РФ);
— перерывы для кормления ребенка (предоставляются работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, оплачиваются в размере среднего заработка в силу ст. 258 ТК РФ);
— периоды простоя по вине работодателя и по причинам, не зависящим от работодателя и работника (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, которая оплачивается в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя (ст. 157 ТК РФ)).
Максимальный предел длительности рабочего времени устанавливается законодательством. Так, в силу ч. 2 ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 ч в неделю. Такое ограничение обеспечивает охрану здоровья работника от чрезмерного переутомления и сохранение его профессиональной трудоспособности.
Кроме нормальной продолжительности рабочего времени Трудовым кодексом предусмотрены:
— сокращенная продолжительность рабочего времени (устанавливается для конкретных категорий персонала, указанных в ст. 92 ТК РФ);
— неполное рабочее время (может устанавливаться по соглашению между работником и работодателем как при приеме на работу, так и во время ее (ст. 93 ТК РФ). Различают неполный рабочий день, смену или неделю).
Обратите внимание! Если работодатель привлекал конкретного работника к выполнению работ за пределами продолжительности рабочего времени, установленного для него, это является сверхурочной работой, должно учитываться и оплачиваться соответствующе.
Статьей 94 ТК РФ регламентируется продолжительность рабочей смены: для разных категорий работников она колеблется от 2,5 до 8 ч. Сделано исключение для творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле — и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников. Для них продолжительность рабочей смены может устанавливаться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором.
Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на один час (ст. 95 ТК РФ).
Табель учета рабочего времени: кто заполняет?
Итак, рабочее время каждого работника необходимо учитывать. Для этого Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены формы табеля учета рабочего времени — Т-12 и Т-13. Эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда и составления статистической отчетности по труду.
Примечание. Именно табель учета рабочего времени, заполненный кадровиком или иным уполномоченным лицом и переданный в бухгалтерию, является основанием для начисления заработной платы сотрудникам организации.
Как вы заметили, Госкомстат предложил две унифицированных формы табеля учета рабочего времени. По какой из них осуществлять учет? Если в вашей организации ведется автоматизированный учет рабочего времени (пропускная система входа-выхода по пластиковым карточкам), лучше применять форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» (хотя при таком учете можно вести и разд. 1 «Учет рабочего времени» формы Т-12 в качестве самостоятельного документа). Если в организации предусмотрено ведение учета рабочего времени вручную, нужно вести табель по форме Т-12.
Для ведения табеля учета рабочего времени в организации назначается ответственное лицо. Как правило, это бухгалтер по расчету заработной платы либо кадровик. Если в организации несколько структурных подразделений, и один работник не в состоянии вести учет, можно назначить ответственных лиц в каждом структурном подразделении. После сдачи табелей структурными подразделениями данные будут сводиться в один документ и передаваться в бухгалтерию. В любом случае, если в должностной инструкции обязанность по ведению табеля не закреплена, необходимо издать приказ.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Многие достаточно формально относятся к заполнению табеля учета рабочего времени, однако здесь есть свои нюансы.
Прежде всего, каждому работнику, принятому на постоянную, временную или сезонную работу, присваивается табельный номер, который приводится во всех документах по учету труда и заработной платы. И здесь возникает первый вопрос. Как быть с совместителями? Работник один, а табельных номеров два? Да, так и получается. Поскольку на совместителя оформляются стандартные документы по приему на работу (трудовой договор, приказ, личная карточка и т. п.) и совместитель — это отдельная штатная единица, у него будет два табельных номера и по каждому из них отдельно будет вестись учет рабочего времени.
По завершении календарного месяца табели, составленные ответственными лицами, передаются начальнику отдела кадров или иному уполномоченному на ведение кадрового делопроизводства лицу, который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров. Например, кадровик проверяет дни, когда работник находился в ежегодном оплачиваемом или ином отпуске или командировке, исправляет дни неявок по невыясненным причинам при предоставлении документов, подтверждающих уважительность причин отсутствия (например, работник представил листок нетрудоспособности), либо при отсутствии таковых проставляет прогулы.
Если в организации было произведено увольнение, такого работника исключают из табеля в следующем за увольнением календарном месяце. Если же приняты новые сотрудники, они включаются в табель за тот месяц, в котором оформлен прием на работу.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
— в форме Т-12 (графы 4, 6) — две строки;
— в форме Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В формах Т-12 и Т-13 (в графах 4, 6) в верхней строке ставятся условные обозначения (коды) затрат рабочего времени, а в нижней записывается продолжительность отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.
При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных. Это позволяет сделать Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 N 20.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени могут учитываться:
— методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
— путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. п.).
При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми. Приведем в таблице условные обозначения.
| Обозначаемый период | Код | |
| Буквенный | Цифровой | |
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконным с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | 28 |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Время отстранения от работы (недопущения к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Время отстранения от работы (недопущения к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
В большинстве случаев организации заполняют табель учета буквенными обозначениями. Хотя данные обозначения приведены только в форме Т-12, ими нужно пользоваться и при заполнении формы Т-13.
При составлении табеля по форме Т-12 в разд. 2 «Расчеты с персоналом по оплате труда» на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18-22, при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов — графы 18-34.
При составлении табеля по форме Т-13 необходимо учитывать следующее. При записи учетных данных для начисления заработной платы:
— только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в табель, — заполняются реквизиты «Код вида оплаты», «Корреспондирующий счет» над таблицей с графами 7-9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
— по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов — заполняются графы 7-9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество более четырех.
Частые вопросы по заполнению табеля
Когда нужно вносить отметки в табель? Полагаем, что отметки должны вноситься ежедневно. Однако не все организации на практике следуют данному правилу и проставляют рабочие дни «по умолчанию». В результате могут возникнуть ситуации, когда:
— не получится привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины (например, работник совершил прогул в первых числах месяца, в табеле его не зафиксировали, а в конце месяца, сдавая табель, решили «пожурить» — нельзя ни уволить «прогульщика», ни даже наложить дисциплинарное взыскание, так как пока работодатель будет соблюдать сроки, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, выйдут сроки применения мер дисциплинарной ответственности);
— придется корректировать табель и делать перерасчет заработной платы (например, когда работнику за весь месяц проставляются рабочие дни, информация об отклонениях табельщику не поступала, табель сдан, по нему начислена и выплачена зарплата. Но в первых числах следующего месяца работница принесла больничный лист, из которого ясно, что три дня временной нетрудоспособности приходились на закрытый период).
Чтобы избежать подобных ситуаций, необходимо организовать незамедлительное поступление информации о любых отклонениях от графика работы — в тот же день, хоть по телефону, хоть по факсу или электронной почте.
Примечание. При определении размера аванса, соблюдая требования ст. 136 ТК РФ, следует учитывать фактически отработанное работником время или работу (Письмо Роструда от 08.09.2006 N 1557-6).
Сколько раз в месяц заполнять табель учета рабочего времени? Зарплата начисляется и выплачивается два раза в месяц, означает ли это, что табель нужно сдавать с той же периодичностью? Действительно, по нормам ст. 136 ТК РФ заработная плата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц. Но в большинстве случаев начисление зарплаты производится один раз, а вторую выплату организации проводят в виде фиксированной выплаты, так называемого аванса. А для начисления последнего бухгалтерия, как правило, не требует предоставлять табель.
Конечно, к такому порядку не будет придираться ни трудинспекция, ни налоговая, но если следовать букве закона, табель необходимо сдавать два раза в месяц.
Как фиксировать в табеле время вахты, если она длится 15 дней по 11 ч? Для учета продолжительности работы вахтовым методом в таблице условных обозначений табеля установлен буквенный код «ВМ» и цифровой код «05». Поскольку дни междувахтового отдыха предоставляются работнику помимо выходных дней (еженедельного непрерывного отдыха) и оплачиваются в размере дневной ставки (ч. 3 ст. 301 ТК РФ), их следует отмечать в табеле как дополнительные выходные дни (оплачиваемые) буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27». Указания по заполнению табеля предусматривают, что при отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (ежегодный отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, периоды выполнения государственных или общественных обязанностей и т. д.), в графах 4 и 6 проставляются только коды условных обозначений. Нижние строки граф остаются пустыми. В дни междувахтового отдыха сотрудники не работают, поэтому в графы 5 и 6 (формы Т-13) эти дни не вносятся.
Как отразить в табеле продолжительность рабочей смены при переходе с летнего времени на зимнее и наоборот? В таком случае в табеле необходимо проставлять фактически отработанное время. Например, если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на летнее время графиком предусмотрено 6 ч, в табеле учета рабочего времени также нужно отразить 6 ч работы в ночное время. Соответственно, при переходе на зимнее время дополнительный час работы также нужно отразить в табеле, то есть если продолжительность ночной смены у работника составляет 7 ч, а в ночь перехода на зимнее время графиком предусмотрено 8 ч, в табеле учета рабочего времени нужно отразить именно 8 ч работы. При этом не забудьте сделать доплату за работу в ночное время, ведь на него приходится дополнительный час работы.
Нужно ли отражать неполные часы, отработанные работником? Если продолжительность рабочего времени составляет целые часы, то минуты можно не указывать, проставляя только количество часов, например, 6 или 8. Если же продолжительность рабочего дня составляет часы с минутами, нужно указывать и полные, и неполные рабочие часы. В табеле рабочий день продолжительностью 8 ч 12 мин в табеле может быть отмечен и «8.12» (8 ч 12 мин), и «8,2» (8 и две десятых часа). Довольно часто работодатели за счет сокращения времени обеденного перерыва сокращают продолжительность работы в пятницу. В таком случае в табеле необходимо проставлять с понедельника по четверг «8.15», а в пятницу «7».
Нужно ли вести табель, если учет рабочего времени осуществляется с помощью турникетов со специальной программой? Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.), машина проставить их не сможет.
Кроме этого, формы табеля содержат реквизит «Личная подпись», значит, вести их в электронном виде неправомерно.
Поэтому применение электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести табель учета.
info-personal.ru