Дубликат листка нетрудоспособности

Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить обоснованность своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Могут возникнуть проблемы с назначением пособия и в том случае, когда в выписанном листке нетрудоспособности содержатся ошибки. Поможет в таких ситуациях предоставление работодателю дубликата больничного листка. Напомним, что дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, который имеет одинаковую с подлинником юридическую силу. Соответственно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в испорченном (утраченном) листке нетрудоспособности с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887). А как получить дубликат больничного листа взамен испорченного или утраченного бланка?

Когда выдается дубликат больничного листа?

Выдается дубликат больничного листа при исправлении мед организацией допущенных ею ошибок, а также при утере больничного листа работником. Обращаем внимание, что при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него всегда оформляется дубликат (п. 56 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н). Это значит, что медучреждение не может просто перечеркнуть неверную запись, внести правильную и заверить исправления подписью и печатью.

В то же время, необходимо иметь в виду, что не любые ошибки в больничном листе – препятствие для назначения пособия. Например, неполное или неверное название организации-работодателя, которое записано со слов работника, не является ошибкой, если есть возможность идентифицировать организацию и установить, что работник там действительно трудится.

Также нужно учитывать, что ошибки, допущенные в разделе «Заполняется работодателем», исправляются работодателем самостоятельно и дубликат в этом случае не выдается. Для исправления допущенных работодателем ошибок в оформлении ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя (п. 65 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).

Для дубликата больничного листа оформление в 2018 году не отличается от оформления первичного листа, кроме того, что в строке «дубликат» проставляется отметка «V».

Как получить дубликат больничного листа при утере или порче?

Потеряв, испортив или обнаружив в больничном листе ошибки, работник обращается в медицинскую организацию, выдавшую такой больничный лист, и подает заявление. Обязательной формы заявления нет, поэтому составляется оно в произвольной форме. В адресованном на имя руководителя медицинского учреждения (главного врача, заведующего филиалом), в таком заявлении необходимо указать:

• дату и номер выдачи первоначального больничного (если имеется такая информация);
• период нетрудоспособности;
• Ф.И.О. и специальность лечащего врача, выдавшего больничный лист;
• причина, по которой запрашивается дубликат больничного листа.

Чем полнее в заявлении будут указаны сведения, касающиеся первоначально выданного больничного листа, тем оперативнее медучреждение сможет восстановить больничный и выдать его дубликат.

Дубликат листка нетрудоспособности выдается застрахованному лицу лечащим врачом и председателем врачебной комиссии (п. 57 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).

Приведем пример заполнения заявления на выдачу дубликата больничного листа при утере его работником.

Источник: glavkniga.ru

Что это означает и зачем нужен документ?

Согласно закону ФЗ №255 (о выплате больничных), компенсацию по перенесённому заболеванию можно получить на основании предоставленного листка нетрудоспособности. Денежная компенсация будет начислена после выздоровления вместе с заработной платой. Лист нетрудоспособности трудящийся может предоставить в отдел начислений в течение шести месяцев со дня фактического выздоровления.

Ошибки в больничных листах недопустимы. Этот момент разъяснён в Приказе №624н. Наличие ошибок является основанием для оформления и выдачи дубликата листка временной нетрудоспособности.

По запросу трудящегося или сотрудника компании в медицинском учреждении производится выдача дубликата больничного листа. Изготавливают дубликат на таком же бланке.

Главным отличием оригинала от дубликата является отметка в форме галочки на первой стороне документа.

Допускается проставление трёх меток:

1. Надпись «Дубликат».
2. «Первичный больничный».
3. «Продолжение больничного листа».

Каждая отметка ставится в соответствующем месте. В дубликате не отражаются данные о периоде обращения к доктору, а срок нетрудоспособности указывается в одной строке. Дату выдачи дубликата ставят фактическую, а не день, когда был выдан оригинал.

В каких случаях выдается?

При утере листка нетрудоспособности работником

Далее поговорим о том, можно ли получить листок повторно, если он утерян, и как это сделать. Если трудящийся потерял листок нетрудоспособности, то ему необходимо обратиться с просьбой о выдаче дублированной формы в поликлинику, в которой он был под наблюдением.

Однако сделать это возможно лишь тогда, когда с места работы будет получена справка о том, что документ не был получен работодателем. Эту справку необходимо предоставить в медучреждение, где после этого будет собрана медицинская комиссия.

При исправлении мед. организацией

Если больничный оформлен с исправлениями и ошибочными данными, то он считается недействительным. Следовательно, взамен такого документа должен быть выдан дубликат.

Лист нетрудоспособности считается ничтожным, если в нём обнаружены следующие ошибочные данные:

1. Название предприятия указано в кавычках.
2. Сокращённо написана должность лечащего доктора.
3. Указана не существующая аббревиатура организации, где трудится сотрудник (произвольная форма).
4. Инициалы лечащего врача перенесены на новую строчку.

Допускается единственная ошибка со стороны медучреждения – это неточность, связанная с правильным наименованием места работы пациента. Это поле врач может оставить свободным, а работодатель позже самостоятельно заполнит данные.

Если больничный заполнен с ошибками, то сотрудники ФСС его не примут и, соответственно, не оплатят. Если руководство получит от трудящегося некорректно заполненный документ, необходимо поступить следующим образом:

1. Обратиться в региональный отдел Фонда социального страхования.
2. Получить консультацию у сотрудников социальной службы.

Если уполномоченные лица ФСС подтвердят, что документ является испорченным и принятие его невозможным, то работодателю необходимо обратиться в медицинскую организацию для получения дубликата. Этими вопросами занимаются бухгалтера или специалисты по начислению заработной платы.

Наиболее часто встречаются следующие ошибки:

• Неверно указано ФИО больного.
• Дата рождения.
• Некорректно вписан период нетрудоспособности.

При технических помарках выдача дубликата не производится. К таким недочётам можно отнести:

• Лишние пробелы.
• Занесение прописных букв.
• Выходы за пределы границ полей.

В одном листке нетрудоспособности можно прописывать только 30 дней периода заболевания. Если месяц прошёл, а человек не выздоравливает, то врачебная комиссия принимает решение о продлении и выписывает новый бланк документа. При длительном лечении в продолжение второго листка может выписываться третий и далее.

Ниже вы можете посмотреть полезное видео о возможных ошибках и исправлениях при оформлении листка нетрудоспособности и об их последствиях:

Взамен испорченного

Если при продлении документа испорчен только один бланк, то замене подлежит только этот лист. То есть дубликат будет выдан только на тот лист, который признали ничтожным.

При утере, порче или исправлениях со стороны работодателя

Если больничный лист исчез уже на предприятии, и виноват в этом работодатель, то формируется специальная комиссия, которая обязана выяснить обстоятельства пропажи документа.

К таким причинам можно отнести:

1. Халатное отношение ответственных лиц при принятии документа.
2. Форс-мажорные обстоятельства.

После выявления причин комиссия и представители специальных служб должны составить справку, которая подтвердит обстоятельства пропажи. При этом должны быть составлены следующие документы:

• При краже предоставляется справка из ОВД.
• При затоплении должен быть акт из коммунальных служб.
• Когда больничный лист исчез после пожара, необходима справка из органов пожарной безопасности.
• При стихийных бедствиях – уведомление из органов МЧС.

Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Поскольку лист нетрудоспособности является первичной документацией, срок его хранения на предприятии составляет пять лет.

Утеря больничного листа ответственными лицами компании считается серьёзным нарушением российского законодательства. В такой ситуации работодатель обязан выплатить трудящемуся все денежные средства, которые полагаются сотруднику в качестве компенсации по утерянному документу.

Сделать запрос на дубликат больничного листа организация не сможет, потому что медучреждение откажет из-за недостаточных оснований. Следовательно, ФСС не произведёт соответствующие выплаты, а фирма понесёт все расходы, связанные с выплатой пособия работнику.

Принуждать работника к обращению в поликлинику за выдачей дубликата работодатель не имеет права.

Пошаговая инструкция, как получить

Дублирующий документ может быть выдан на основании письменного заявления больного. Дубликат выдаётся исключительно застрахованному лицу.

Документы

Для получения дубликата необходимы следующие документы:

1. Общегражданский паспорт больного.
2. Заявление, заполненное в письменном виде.

Некоторое время назад необходимо было предоставлять требование с места работы больного с информацией о том, что пособие по больничному листу не было получено. На сегодня это действие отменено.

Заявление

Заявление формируется в свободной форме. В документе обязательно указывается причина выдачи дублирующего бланка. Если больничный лист не был утерян, то оригинал испорченного бланка в обязательном порядке должен быть сдан.

Когда лист нетрудоспособности был утерян на предприятии, где трудится больной, а причиной являются форс-мажорные обстоятельства, заявление формируется на специальной форме бланка, разработанной работодателем. Документ адресуется на имя главврача медучреждения, в котором наблюдался больной.

• Скачать бланк заявления на выдачу дубликата больничного листа
• Скачать образец заявления на выдачу дубликата больничного листа

Правила выдачи медучреждением

Листы нетрудоспособности, а также дубликаты к ним всегда изготавливаются по установленной форме, в соответствии с нормами действующего законодательства. Заполняя больничные листы, ответственное лицо должно учитывать следующие требования:

• Использование только русского языка.
• Шрифт должен быть печатным.
• Использование чернил только чёрного цвета.
• Записи производятся только в соответствующих клетках, выходить за которые нельзя.
• Заполнять данные следует с первой ячейки.
• Штамп проставляется строго в отведённом месте.
• Печать не должна попадать на другие клетки.
• Оттиск печати должен содержать чёткое наименование медучреждения.

Если есть возможность, то документ лучше формировать при помощи ПК. После печати документа в свободные поля ставятся прочерки.

Для оригиналов и дубликатов используется единая установленная форма. Однако существуют некоторые отличия в заполнении, к ним можно отнести:

1. Допускается заполнение документа от руки.
2. Период нетрудоспособности заносится в одну строчку.
3. В поле «Дата» проставляется день выписки дублирующего документа.
4. Кроме данных лечащего врача необходимо указывать фамилию и инициалы председателя медкомиссии, а также иных ответственных лиц.
5. Необходимо заносить информацию в ячейки и указывать тип больничного листа, чтобы было понятно, вместо каких оригиналов выдаётся дубликат (первичный лист нетрудоспособности, продолжение и т.д.)

Образец дубликата больничного листа представлен ниже:

Подводя итоги, отметим, что оригинал больничного листа практически ничем не отличается от его дубликата. Разница состоит лишь в названии типа документа и в некоторых нюансах заполнения.

Источник: urexpert.online

Предназначение больничного листа

Больничный лист граждане получают в медицинском учреждении, где проходят лечение, чтобы на его основании в соответствии с федеральным законодательством о социальном страховании получить у работодателя оплату за период вынужденной нетрудоспособности в связи с общим или профессиональным заболеванием.

Будущие мамы, помимо того, получают оплачиваемый больничный на поздних сроках беременности перед родами, на время нахождения в родильном доме и чуть больше двух месяцев после рождения ребёнка.

Правила оформления и регламент оборота листков нетрудоспособности регулируются приказами Минздрава России. В числе прочего они содержат информацию о том, как получить дубликат больничного листа.

Дубликат листа нетрудоспособности – это то же самое, что и оригинал документа, но выданный вторым экземпляром, если первый по какой-то причине признан недействительным. Поэтому их выдача строго упорядочена, а перечень оснований чётко определён.

Больничный лист может быть продублирован в следующих случаях:

• утраты оригинала;
• его повреждения;
• некорректного заполнения.

В зависимости от того, которая из заинтересованных сторон явилась виновником потери документа, строится процедура получения дубликата.

Утрата по вине самого застрахованного лица

Если ответственность за утрату документа лежит на работнике, ему надлежит получить в бухгалтерии справку об отсутствии у работодателя листа нетрудоспособности и приложить её к своему заявлению в адрес лечебного учреждения о выдаче дубликата. В заявлении произвольной формы обязательно следует указать обстоятельство, ставшее причиной обращения за дубликатом.

Заявление рассматривается специальной комиссией, задача которой:

1. Восстановить с помощью первичных медицинских документов сведения, указанные в утраченном бланке.
2. Определить его уникальный номер

Комиссия выносит резолюцию относительно выдачи дубликата и передаёт её вместе с восстановленными данными врачу, осуществлявшему лечение пациента, для повторного оформления больничного.

Гражданину не грозит никакая ответственность за утрату оригинала, однако важно помнить, что время обращения за пособием ограничено шестью месяцами с момента выхода на работу после больничного. Поэтому не стоит откладывать получение дубликата, чтобы из-за бюрократических проволочек не лишиться денежной компенсации.

По вине работодателя

С момента передачи сотрудником листка временной нетрудоспособности в руки ответственного лица по месту своего трудоустройства, ответственность за его сохранность ложится на работодателя.

Безусловно, он также может стать причиной потери листка нетрудоспособности, ведь никто не может быть застрахован от форс-мажоров в виде стихийных бедствий. Кроме того, нельзя исключать человеческий фактор, когда ответственные сотрудники очень безответственно подходят к своим обязанностям.

В этом случае проблема тоже решаема, работодатель сможет получить дубликат больничного, только процедура будет несколько иной.

Поскольку потеря бланка строгой отчётности внутри предприятия является достаточно серьёзным нарушением, для выяснения всех обстоятельств данного происшествия создаётся комиссия. Если инцидент произошёл вследствие вмешательства третьих лиц или воздействия природных факторов, комиссией формируется запрос в соответствующие компетентные органы на предоставление документов, подтверждающих факт постороннего вмешательства.

Это может быть:

• акт, составленный пожарной службой при возгорании;
• справка коммунальщиков в случае затопления помещений;
• справка отделения МЧС о стихийном бедствии;
• протокол МВД, свидетельствующий о краже документа.

Результатом работы комиссии является акт расследования, подписанный всеми её членами, который вместе со справкой из компетентного органа прикладывается к заявлению на получение дубликата.

Заявление адресуется главному врачу лечебного учреждения, выдавшего первый экземпляр больничного. Оно составляется на персональном бланке предприятия с указанием всех его реквизитов.

Если же причиной пропажи документа стало недобросовестное отношение уполномоченных лиц, больничный лист может быть восстановлен, только если оформление дубликата возьмёт на себя работник, на которого он был выписан. Поскольку выдавать повторный бланк работодателю по данному основанию медучреждение не имеет права.

При обнаружении пропажи листка нетрудоспособности после выплаты денежной компенсации работнику возмещение компании суммы пособия возлагается на сотрудника, виновные действия которого привели к утрате документа. Ведь в отсутствие бланка ФСС не возместит предприятию произведённые им расходы.

Не корректное заполнение бланка

Заполнение больничного листа подчинено строгому регламенту и не допускает самодеятельности. Поэтому прежде чем оформлять документ, уполномоченный сотрудник должен внимательно изучить соответствующие правила, иначе рискует испортить бланк строгой отчётности.

Листок разделён на два блока. В верхний блок вносит информацию медицинский работник, проводящий курс лечения, нижняя часть заполняется работодателем.

Лист нетрудоспособности с ошибками или исправлениями в верхнем блоке, содержащем сведения, внесённые лечащим врачом, признаётся недействительным и подлежит дублированию. Допускается наличие неточностей, касающихся обозначения места трудоустройства пациента и адреса лечебного учреждения, поскольку первые из них могут быть скорректированы работодателем при заполнении нижнего блока листа, а вторые подлежат идентификации Фондом социального страхования в соответствии с государственным регистрационным номером поликлиники или стационара.

Недопустимо использовать для заверения внесённых сведений печать лечебной организации, не предназначенную для этой цели. Внутри оттиска должна читаться надпись, подтверждающая, что её применение возможно только для больничных листов.

К оформлению нижней части листа не предъявляется таких жёстких требований. Работодателю доступно исправление допущенных ошибок и неточностей посредством зачёркивания, внесения правильной записи с обязательной отметкой «Исправленному верить», скреплённой гербовой печатью организации и подписями руководителя, главбуха.

Не являются поводом для выпуска дубликата больничного листа допущенные при заполнении бланка технические недочёты в виде:

• выхода некоторых букв за границы отведённых ячеек;
• дополнительных пробелов;
• написания прописных букв вместо заглавных.

Поэтому при обнаружении таких нюансов не стоит обращаться за повторной выдачей документа.

Как правильно внести данные в дублирующий документ

Дубликат выдаётся на таком же бланке, что и первый экземпляр больничного, но в левом верхнем углу делается соответствующая пометка.

Правилами предусмотрено:

1. Заполнение шариковой или гелевой ручкой чёрного цвета.

• Разборчивыми печатными буквами, каждая из которых должна располагаться внутри отдельной ячейки.

Допускается заполнение на принтере с проставлением прочерков внутри всех свободных полей документа.

По сути, дубликат ничем не отличается от первичного документа, но его оформление имеет свои особенности.

Специфика заполнения дублирующего экземпляра предусматривает указание периода нетрудоспособности в виде одной строки. В отличие от первичного документа здесь нет необходимости указывать даты промежуточного продления больничного листа.

Вне зависимости от того, когда оформлялся дубликат, он должен иметь ту же дату выдачи, что и первый экземпляр больничного листка.

При получении дубликата бланк испорченного листа временной нетрудоспособности подлежит возврату в медицинское учреждение.

Причины, по которым могут отказать в выдаче дубликата

В качестве финансового обеспечения листка временной нетрудоспособности выступают государственные средства Фонда социального страхования, поэтому этот документ требует к себе аккуратного и ответственного отношения.

Это касается:

• оформления;
• хранения полученных бланков.

Ведь, несмотря на то, что законодательство предусматривает выдачу дубликатов, в некоторых обстоятельствах на соответствующее заявление медицинские учреждения могут ответить отказом.

В первую очередь, это касается ситуаций, связанных с халатностью уполномоченных лиц работодателя, по вине которых произошла утеря документа. В этом случае материальная ответственность по возмещению ущерба работодателю возлагается именно на них.

Гражданину также могут отказать, если вместе с заявлением на получение дубликата он не представит документ, служащий подтверждением того, что в уполномоченный отдел работодателя им не был сдан листок нетрудоспособности.

При каких обстоятельствах применяются справки о выдаче дубликата

Пациент, проходящий длительное лечение, получает несколько больничных листков, поскольку в одном бюллетене можно разместить не более тридцати календарных дней болезни.

Каждый последующий документ:

• обладает своим индивидуальным номером;
• выступает, как продолжение предыдущего, в подтверждение чего в соответствующем поле проставляется номер листка, выданного первым.

При этом каждый документ ценен и важен.

Для того чтобы сохранить первоначальную нумерацию бланков, медицинские учреждения практикуют выдачу справки о замене промежуточного бланка, в которой указывается номер испорченного листка нетрудоспособности, подлежащего дублированию. Альтернативным вариантом является выдача копии недействительного бланка с номером нового больничного листа.

На получение справки с указанием периода лечения может рассчитывать как застрахованное лицо, так и работодатель, утративший первоначальный экземпляр больничного.

Достаточно неприятная ситуация, когда утерян больничный лист, не является безвыходной, так как получить дубликат вполне реально, хотя, и связано это со сбором дополнительных бумаг и хождением по инстанциям. Главное, уложиться в отведённые законодательством сроки и воспринять данный инцидент в качестве назидания более ответственно относиться к документам в будущем.

Источник: tvoeip.ru