График отпусков когда составляется

График отпусков — обязательная составляющая документооборота любого предприятия. Оформление этого документа обязательно для любой организации, независимо от численности персонала. Фактически, правильно составленный и утверждённый график предотвращает любые споры по поводу очерёдности ухода сотрудников в обязательные отпуска, является гарантом соблюдения Трудового Кодекса и оптимизации производственных процессов.

Что это такое

График отпусков представляет собой документально оформленный нормативный акт, регулирующий порядок ухода в отпуска сотрудников предприятия. Составление этого документа решает следующие производственные вопросы:

1. Соблюдение правил расчёта и начисления отпускных выплат сотрудникам;
2. Замена отпускника другим сотрудником;
3. Контроль над своевременным предоставлением и использованием обязательных отпусков.

Кто занимается составлением

Это зависит от штата организации. Например, в небольших компаниях этим вопросом занимается кадровая служба или бухгалтерия. На крупных предприятиях с большим количеством структурных подразделений, графики отпусков составляются начальниками цехов или отделов, после чего, уже заполненные документы передаются менеджеру по персоналу.

В любом случае, график отпусков не составляется в приказной форме. Уполномоченные лица дают своим подчиненным возможность самостоятельно распределить отпуска с учётом личных пожеланий. Эти данные вносятся в график и передаются кадровикам.

Как оформляется

График отпусков составляется на унифицированном бланке формата Т-7. Это общепринятая форма, обязательная для всех организаций коммерческой и бюджетной сферы деятельности. Впрочем, закон не запрещает компаниям использовать иные формы документа, разработанные для внутреннего использования.

Основные принципы

Несмотря на то, что составляется график на бланке установленного образца, порядок ухода сотрудников в отпуска устанавливается внутренним распорядком предприятия. Вполне естественно, что установленные правила и внутренние нормативные акты не могут противоречить положениям Трудового Кодекса.

Касательно составления графика отпусков, большинство предприятий придерживается следующих правил:

1. Назначается ответственное за составление графика лицо;
2. Определяется период, в течение которого работники высказывают свои пожелания;
3. Устанавливаются сроки, когда начальники подразделений передают графики ответственному лицу;
4. Определяются сроки подачи графика руководителю компании.

Во избежание трудовых споров и разногласий, устанавливаются дополнительные условия предоставления отпусков. Например, в общеобразовательных учреждениях, большинство сотрудников отправляются отдыхать летом. Кроме этого, регулируются моменты, исключающие одновременный уход в отпуска начальника подразделения и его заместителя.

Если график отсутствует

В этом случае, виновных привлекают к административной ответственности. Наказание назначается в виде денежного штрафа:

1. Должностным лицам и ИП — 1 000-5 000 рублей;
2. Организациям — 30 000-50 000 рублей.

Правила составления графика отпусков

Рассмотрим ключевые аспекты, касающиеся оформления этого документа.

Когда составляется

Жестких требований в данном вопросе закон не предусматривает, поэтому распределять отпуска можно сразу после наступления нового года. Однако законодатель устанавливает временные рамки утверждения документа: максимум за 2 недели до завершения текущего года.

С учётом этих требований, график отпусков на 2020 год должен быть составлен, утверждён руководителем и доведен до всех сотрудников предприятия не позднее 17 декабря 2019 года.

Что включают в документ

График отпусков обязательно охватывает такие моменты:

1. Перечень сотрудников — весь персонал предприятия, работающий по трудовому договору;
2. Продолжительность отдыха — учитывается обязательный и дополнительный отпуск, в том числе, дни, не использованные за прошлые периоды;
3. Дата — обычно указывается день или месяц, когда сотрудник отправляется отдыхать;
4. Деление — если отпуск берётся дробными частями, этот нюанс также отображается в графике;
5. Включение льготников — делаются отметки сотрудников, которые обладают внеочередным правом отдыха.

Кто утверждает

Это обязанность руководителя компании. Здесь нужно учитывать, что с утверждённым графиком нужно ознакомить всех сотрудников предприятия.

Что отображается в графике

Графа	Заполнение
1	Полное наименование цеха или отдела, где работает сотрудник
2	Занимаемая должность согласно штатному расписанию
3	Фамилия имя и отчество отпускника
4	Табельный номер по кадровым ведомостям
5	Продолжительность отдыха, исчисляемая календарными днями
6	Дата ухода в отпуск
7	Дата выхода на работу
8	Сведения об изменении вышеуказанных дат
9	Новая дата ухода/выхода
10	Дополнительная информация

Приоритетные права отдельных категорий сотрудников

Положения ТК РФ предусматривают возможность внеочередного предоставления отпусков отдельным сотрудникам предприятий. Воспользоваться этим правом могут:

1. Жёны военнослужащих — закон допускает предоставление отпуска одновременно с супругом;
2. Работники по совместительству;
3. Лица, не достигшие 18-летнего возраста;
4. Женщины, находящиеся в декрете;
5. Мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.

Продолжительность отпусков

Согласно положениям ст. 122 ТК РФ, работодатели предоставляют своим сотрудникам отпуска ежегодно. Продолжительность обязательного оплачиваемого отдыха составляет 28 календарных дней. При этом закон допускает продление времени отпуска для отдельных категорий граждан: инвалидов, ветеранов, несовершеннолетних.

Здесь нужно уточнить, что использовать отпуск можно сразу или частично. При дробном использовании, одна из частей не может быть меньше 14 суток. Разделение обязательного отпуска на части, возможно, только по обоюдному согласию руководителя и сотрудника.

Статья 122 Трудового кодекса РФ «Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков»

Длительность дополнительных отпусков

На дополнительные отпуска могут рассчитывать сотрудники:

1. Задействованные на вредных и опасных для здоровья/жизни производствах;
2. Работающие в условиях ненормированной трудовой занятости;
3. Работающие на Крайнем Севере либо районах с аналогичными климатическими условиями.

На основании ст. 117 ТК, минимальный дополнительный отпуск для перечисленных категорий не может быть меньше 7 дней. Верхняя временная граница законом не установлена, поэтому данный аспект регулируется внутренними нормативными актами предприятия.

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Как вносить изменения и дополнения в утверждённый график

Если возникает производственная необходимость, отпуск сотрудника может быть перенесён на другое время. Отметим, что такое действие возможно только с согласия работника: директор не может заставить это сделать в приказном порядке.

Если консенсус достигнут, изменения вносятся в графы документа под номерами 7-10. Добавим, что хотя унифицированная форма графика отпусков не предусматривает такого пункта, сотрудник должен ознакомиться с изменениями, и заверить своё согласие личной росписью.

Дополнять график отпусков при приёме на работу новых сотрудников, руководитель предприятий не обязан, хотя закон этого не запрещает. Отпуска для новичков обычно предоставляются после написания заявления.

Хранится график в течение срока своего действия. Например, если в документе утверждены отпуска работников на 2020 год, срок хранения истекает 1 января 2021 г.

Код отпуска в табеле учёта

Рассмотрим более подробно.

Характер отпуска	Буквенная кодировка	Числовая кодировка
Основной	ОТ	09
Дополнительный (оплачиваемый)	ОД	10
Без сохранения з/п на усмотрение руководителя	ДО	16
Без сохранения з/п в силу требований законодательства	ОЗ	17
Дополнительный (неоплачиваемый)	ДБ	18
По беременности и родам	Р	14
По уходу за ребёнком	ОЖ	15
Учебный (оплачиваемый)	У	11
Учебный (неоплачиваемый)	УД	13

Нюансы

В табеле учёта, выходные, пришедшиеся на период отпуска, всегда отмечаются литерой «В»: эти дни не учитываются при расчёте общей продолжительности отпуска.

Если сотрудник заболел, возможно, что придётся вносить исправления в заполненный табель. Это применяется в ситуациях, когда дни болезни не добавляются к текущему отдыху, а переносятся на другой период.

Источник: zakonoved.su

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ).

Подготовка графика отпусков начинается с издания соответствующего приказа руководителя. Унифицированной формы данного приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Данным приказом предписывается всем структурным подразделениям организации предоставить в установленный срок лицу, ответственному за составление графика отпусков, сведения по каждому сотруднику о датах выхода в отпуск. На основании полученных сведений, лицу, ответственному за составление графика отпусков, предписывается составить график и предоставить его на утверждение.

График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч.1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков (ст.123 ТК РФ, раздел 1 Указаний). Проставление печати на графике отпусков законодательством РФ не предусмотрено.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников любым удобным способом. Кроме того, работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее, чем за две недели (ч.3 ст. 123 ТК РФ).

ТК РФ не предусматривает порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников организации. В настоящее время данный порядок устанавливается нормативными актами на уровне различных ведомств: в ряде случаев установлено, что график отпусков при поступлении нового сотрудника оформляется путем внесения изменений в основной график. В ряде случаев установлено, что при поступлении нового сотрудника составляется дополнительный график отпусков, который подкрепляется к основному графику. (Инструкция о порядке предоставления отпусков сотрудников органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утв. Приказом ФСКН России от 02.10.2008 г. № 323; Отраслевое соглашение по организации рыбного хозяйства на 2010 – 2012 г.г., утв. Росрыболовством 03.06.2010 г.). В связи с этим, организация в локальном нормативном акте должна самостоятельно предусмотреть порядок оформления графика отпусков для новых сотрудников.

В графике отпусков могут отражаться сведения об отпусках внешних совместителей. В связи с этим важно учесть, что время отпуска совместителя должно совпадать с отпуском по основному месту работы. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом (ч.1 ст. 286 ТК РФ).

Помимо ежегодных основных оплачиваемых отпусков в графике указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и были перенесены на следующий год. В графике также указываются отпуска внешних совместителей. Для этого нужно запросить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы. Отпуска без сохранения заработной платы в графике не указываются.

В случае, если работник после утверждения графика отпусков выразил желание поменять срок отпуска, то он может быть изменен по соглашению с работодателем. 

В таком случае предоставление отпуска является правом, а не обязанностью работодателя. Как указал Санкт-Петербургский городской суд в Определении от 13.09.2010 г. № 33-12647/2010, волеизъявление работника, направленное на получение отпуска вне утвержденного графика, не порождает у работодателя обязанности предоставить такой отпуск.
работник, оставивший работу до получения согласия уполномоченного представителя работодателя и до издания приказа об отпуске, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения за прогул (см. Правовая система Консультант плюс, комментарии к ст. 123 ТК РФ). При переносе срока отпуска на другое время в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме (раздел 1 Указаний).

Заявление на отпуск как документ, требующий учета и исполнения, подлежит регистрации (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28).

Срок хранения графика отпусков составляет один год (Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России № 558от 25.08.2010 г.).

За отсутствие в организации графика отпусков на должностных лиц организации может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ «Нарушение законодательства о труде и об охране труда».

Источник: rosco.su

12 Декабря, 2016 Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016) График отпусков является одним из базовых документов, составляющих основу кадровой документации любой компании независимо от формы собственности. Зачастую лица, ответственные за ведение кадровой документации, не придают должного значения такому локальному нормативному акту, как график отпусков. А ведь он обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Целью его составления является упорядочение предоставления очередных оплачиваемых отпусков и обеспечение пребывания на работе необходимого количества работников. Также встречаются ситуации, когда работники не желают идти в отпуск, и тогда что делать работодателю? Ведь непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, выходом из ситуации, когда работник не желает идти в положенный ему очередной оплачиваемый отпуск, является составление графика отпусков. В свою очередь, отсутствие или неправильноесоставление графика отпусков для работодателя влечет привлечение последнего к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП) в виде штрафа — на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. В соответствии со ст. 305 ТК РФ режим работы, в том числе порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется по соглашению между работодателем — физическим лицом и работником. Соответственно, график отпусков для данной категории работодателей не является обязательным. Вместе с тем при найме работодателем — физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков (Письмо Роструда от 20.12.11 №3683-6-1).

Правила составления графика отпусков

График отпусков составляется лицами, ответственными за ведение кадровой документации в компании. При составлении данного документа важно соблюсти принцип добровольности (учесть волеизъявление работников) при определении сроков очередного отпуска для особой категории работников. Речь идет о тех работниках компании, которые имеют право использовать его в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, вне зависимости от времени их непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Важно отметить, что при составлении графика отпусков недавно принятые работники право на отпуск получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При составлении графика отпусков необходимо учитывать и следующие нюансы: В свою очередь, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. В рассматриваемых ситуациях допускается перенос времени ежегодного оплачиваемого отпуска по соглашению сторон. Ряд работников вправе получить отпуск вне зависимости от наличия стажа. Речь идет о несовершеннолетних работниках, женщинах перед отпуском по беременности или же после него, усыновителях детей, не достигших трехмесячного возраста.

• Досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск следует запланировать до истечения срока действия трудового договора. Например, предоставление отпуска работникам-совместителям.
• По соглашению сторон. В случае если соглашением сторон к трудовому договору предусмотрено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы, то тогда отпуск данному работнику необходимо включить в график отпусков.
• Между сторонами заключен срочный трудовой договор, со сроком действия в текущем году. В рассматриваемом случае у работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
• Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (например, гражданским служащим, сотрудникам органов внутренних дел и т. д.).
• В графике отпусков необходимо учитывать льготы, положенные сотрудникам.

Например, в компании была проведена аттестация рабочих мест, по результатам которой было установлено, что определенные должности подпадают под класс условий труда по степени вредности и опасности факторов производственной среды и трудового процесса со значением не ниже трех. Несмотря на полученные результаты, работодатель в график отпусков не включал положенные 7 дней дополнительного оплачиваемого отпуска, а также другие льготы, положенные в связи с этим. Работник обратился в суд, и последний признал его право на предоставление положенных трудовым законодательством льгот. Так, согласно определению Ленинградского областного суда от 23.07.14 №33-3637/2014, судьи учли требования Постановления Правительства РФ от 20.11.08 №870 и правовую позицию Пленума Верховного суда РФ. Поскольку длящееся нарушение трудовых прав сотрудников заключается в том, что фактически работодатель признал право своих сотрудников на компенсации и выплаты и даже начислил их, но не выплатил без объяснения причин, суд обязал предприятие не только издать соответствующие приказы и изменить графики сменности работников и оплачиваемых отпусков, но и полностью выплатить сотрудникам все положенные им компенсации и другие денежные выплаты. Таким образом, при составлении графика отпусков сотрудников работодатель обязан учитывать все льготы, положенные работникам по результатам пройденной аттестации.

• В график отпусков подлежит обязательному включению отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
• Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, теряет право на предоставление оплачиваемого отпуска даже при условии, что он вышел на работу на неполный рабочий день. Данной позиции придерживается ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 06.04.15 №А39-3748/2014. Суть спора состояла в том, что при проведении проверки организации специалисты ФСС выявили, что несколько сотрудниц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком и получали положенное при этом социальное пособие, фактически продолжали работать в организации на условиях неполного рабочего дня. Указанные работники в соответствии с графиками отпусков ходили в ежегодные оплачиваемые отпуска. Компания начисляла им и выплачивала положенные им отпускные, исходя из среднемесячного заработка. Однако проверяющие посчитали, что данные выплаты нарушают трудовое законодательство, требования ст. 260 ТК РФ, согласно которой ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен женщине по ее желанию либо непосредственно перед отпуском по беременности и родам, или сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком, независимо от стажа работы у данного работодателя. Арбитры указали, что такая позиция согласуется с мнением ВC РФ, изложенным в Постановлении Пленума Верховного суда от 28.01.14 №1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Работник, который находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года и одновременно получает пособие по уходу, не может выйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск, так как Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности использования двух и более отпусков одновременно.

Поэтому решение ФСС было оставлено судом в силе, а начисления пособия по уходу за ребенком, сделанные за период нахождения сотрудниц организации в ежегодных оплачиваемых отпусках, были отменены. Поскольку в компаниях практикуется привлекать работников (исполнителей) по договорам гражданско-правового характера, отметим, что указанная категория работников не подлежит отражению в графике отпусков. Поскольку в разрезе трудового законодательства на лиц, работающих по гражданским договорам, ТК РФ не распространяется. Соответственно, права на ежегодный оплачиваемый отпуск у данной категории лиц не возникает. Таким образом, график отпусков составляется в отношении всех работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству. В графике отпусков не отражаются отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Тем не менее Трудовой кодекс РФ допускает предоставление отдельным категориям работников ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью более 28 дней. К ним относятся:

• работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.15 №466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
• государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
• судьи — 30 рабочих дней (ч. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.92 №3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»);
• муниципальные служащие — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.07 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), и др.

Пошагово порядок составления и утверждения графика отпусков можно изложить следующим образом:

1. Определить количество дней отпуска, которые следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику. Для этого следует определить дату окончания года, который работником был отработан (то есть дату, в которую истекает очередной год с момента принятия сотрудника на работу). Например, если работник принят 15 октября 2016 года, то датой окончания года, который работником был отработан, будет являться 14 октября каждого последующего года.
2. Составить график отпуска по каждому сотруднику таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания отработанного года у него не осталось неиспользованных отпусков (ст. 122 ТК РФ). Отметим, что действующим законодательством не запрещено предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время. В данной ситуации необходимо отталкиваться от того, чтобы за каждый рабочий год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
3. До 17 декабря каждого года необходимо составить и утвердить у руководителя компании (работодателя) график отпусков. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой графика отпусков №Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отметим, что график отпусков можно составить и в произвольной форме, однако при условии ее утверждения руководителем компании как формы первичного документа.
4. Ознакомить всех работников с графиком отпусков лично под роспись. Для этого в унифицированной форме №Т-7 можно предусмотреть отдельную графу или ввести в практику ознакомление с графиком отпусков путем составления отдельной ведомости или иного документа (журнала учета ознакомления с графиками отпусков). В случае если впоследствии срок предоставления отпуска будет изменен по заявлению работника, необходимо внести соответствующую отметку в графах 8–9 графика формы №Т-7. Данная отметка проставляется на основании приказа о переносе отпуска.
5. Не позднее чем за две недели до начала отпуска отдать работнику под роспись уведомление о начале отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.14 №1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомлений работников, например, путем визы ознакомления работника на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.12 №428-6-1).
6. Оформить приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). В ситуации, когда работник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков, то есть в свой срок, то заявление на отпуск от него получать не требуется.
7. Время нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в табеле учета рабочего времени (унифицированный формы №Т-12 или №Т-13) буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».
8. Сведения о предоставленном (использованном) работнику ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в разделе VIII личной карточки работника (унифицированная форма №Т-2).

Внесение изменений в график отпусков

Поскольку график отпусков является плановым документом, то при наступлении года, для которого данный локальный нормативный акт является действующим, могут возникнуть следующие ситуации, требующие корректировки. К ним относятся следующие случаи: 1. Принятие на работу нового сотрудника. Поскольку данный вопрос на законодательном уровне не урегулирован, то на практике применяются следующие варианты корректировки действующего графика отпусков:

• К действующему графику отпусков оформляется приложение. Форма приложения зависит от того, какая форма графика отпусков используется в компании — унифицированная №Т-7 или произвольная (предварительно утвержденная как первичный кадровый документ работодателем). Указанное приложение необходимо согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании, ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ), утвердить руководителем организации.
• В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Вновь принятому работнику необходимо направить работодателю заявление, в котором указать намерение воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск. При согласовании работником и работодателем даты начала и продолжительности отпуска, последний издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Соответственно, сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника.

2. Перенос отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Изменения вносятся в графы в 8, 9 графика отпусков унифицированной формы №Т-7, или в предусмотренные графы, если форма графика отпусков разработана работодателем самостоятельно. 3. Отзыв работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку форма №Т-7 не предусматривает внесение данных изменений (отсутствуют соответствующие графы и реквизиты), можно воспользоваться следующим: в графе 10 «Примечание» указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 — дату начала использования остальной части отпуска.

Источник: sber-solutions.ru