Инструкция по заполнению табеля учета рабочего времени

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Ведение табеля необходимо, прежде всего, для учета времени, отработанного сотрудниками. Данная обязанность работодателей закреплена в статье 91 ТК РФ. Отсутствие табеля само по себе является нарушением. Организация-работодатель в этом случае может быть оштрафована на 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Правильное и своевременное ведение табеля не только спасет от штрафа, но и значительно облегчит жизнь бухгалтерии. В большинстве учетных программ на этот документ «завязаны» расчет зарплаты по итогам месяца; среднего заработка, выплачиваемого при предоставлении отпусков и направлении в командировки, и проч. Программа на основании кодов, проставленных в табеле, сама определяет, какие периоды и суммы нужно учесть при расчете, а какие следует исключить. Это существенно сокращает трудоемкость вычислений, но в то же время повышает «цену» недочетов при заполнении табеля. Неправильное указание кода или времени работы может привести к неверному определению среднего заработка и неточностям в расчетах. А это, в свою очередь, повлечет ошибки при исчислении налогов.

Также табель используется при начислении социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком).

Не обойтись без этого документа и при расчете среднесписочной численности сотрудников.

Бесплатно сдать сведения о среднесписочной численности через интернет

Помимо этого, табель может применяться для контроля за уплатой «зарплатных» налогов и других обязательных платежей. В частности, с его помощью можно проверить, правильно ли были определены базы по страховым взносам и НДФЛ, а также расходы на оплату труда.

Наконец, корректно заполненный табель облегчит формирование статистической отчетности. К примеру, форма П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников» практически полностью составляется по данным табеля.

Заполнить форму П-4 по новым правилам и сдать в Росстат через интернет

Формы табеля учета

Для учета рабочего времени предусмотрены унифицированные формы. Бюджетные организации должны использовать форму № 0504421 по ОКУД, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.15 № 52н.

Коммерческие организации могут применять форму № Т-12 или форму № Т-13. Обе формы утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1.

Основное отличие между ними заключается в следующем: в форме № Т-13 отсутствует часть, посвященная расчетам по заработной плате. При этом Указания по заполнению формы № Т-12 разрешают и в этой форме не заполнять листы, посвященные расчету зарплаты. Это возможно, если ведется раздельный учет рабочего времени и расчетов с персоналом.

Соответственно, выбор между данными формами в основном зависит от настроек учетной программы. Так, если в организации учет расчетов с персоналом совмещен с учетом рабочего времени, то нужно использовать форму № Т-12 и заполнять в ней раздел 2. Если же учет рабочего времени отделен от расчетов с персоналом, то можно использовать любую из указанных форм.

Рассчитать «сложную» зарплату с коэффициентами и надбавками по большому количеству работников Попробовать бесплатно

Как фиксировать отработанное время

Законодательство допускает два варианта заполнения форм № Т-12 и № Т-13. Первый (наиболее распространенный) подразумевает ведение табеля сплошным методом — регистрируются явки, неявки и любые отклонения от «нормальной» работы (сверхурочная работа, командировки, работа в выходные и т.п.). Второй вариант предусматривает регистрацию в табеле только отклонений от нормального режима труда (неявок, командировок, сверхурочной работы и т.п.).

ИСТОРИЯ ВОПРОСА. До того времени, когда еще не было повсеместного распространения учетных программ, выбор метода заполнения Табеля зависел, как правило, от установленного в организации режима рабочего времени. При постоянной продолжительности рабочего дня (смены) кадровый работник мог ежедневно отмечать в Табеле только тех сотрудников, которые не вышли на работу, либо трудились меньше или больше положенного. В отношении остальных работников подразумевалось, что они присутствовали на рабочем месте ровно столько, сколько указано в трудовом договоре. Если же количество отработанных часов в различные дни (смены) могло отклоняться от нормы, то кадровой службе нужно было ежедневно вносить в Табель данные обо всех работниках, чтобы контролировать переработки.

Сегодня, когда кадровый учет почти полностью автоматизирован, метод отклонений практически не используется. Объяснение простое: при компьютерной обработке форм № Т-12 и № Т-13 пустые ячейки недопустимы.

Поэтому в настоящее время большинство работодателей ежедневно вносят в Табель данные о явке сотрудников. Для этого в верхней строке указывается код «Я» или «01» (если используются цифровые, а не буквенные коды), а в нижней строке проставляется цифра, соответствующая продолжительности рабочего дня в часах (обычно это «8»).

Возможны ситуации, когда в Табеле появляются дополнительные коды. К примеру, если сотрудник привлекается к сверхурочной работе. В таком случае в верхней ячейке за соответствующий день будет указано сразу несколько кодов, а в нижней проставлены соответствующие им часы. Так, если сотрудник проработал сверхурочно два часа, то в верхней графе табеля за такой день нужно проставить «Я/С» (или «01/04», если используются цифровые коды), а в нижней — «8/2».

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб-сервисе Вести бесплатно

Как отмечать отпуск

Если работник направляется в отпуск, то соответствующие дни в табеле учета рабочего времени отмечаются специальными кодами. При этом нижняя ячейка — количество часов — не заполняется.

Для отражения в формах № Т-12 и № Т-13 отпусков используются следующие обозначения: ОТ (09) — для основного ежегодного оплачиваемого отпуска, ОД (10) — для дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого некоторым сотрудникам (например, работникам с ненормированным днем; ст. 116 ТК РФ). Учебному отпуску соответствует код У (11), а отпуску «за свой счет» — код ДО (16).

Чтобы обозначить отпуск по беременности и родам применяется код Р (14). Этот же код используется в случае удлиненного отпуска, предоставленного из-за осложненных родов (ст. 255 ТК РФ). Для отражения отпуска по уходу за ребенком до трех лет используется код ОЖ (15).

ВАЖНО. Для цели заполнения табеля нет разницы между отпуском по уходу за ребенком до 1,5 лет и отпуском по уходу за ребенком до 3 лет. В любом из этих случаев ставится код ОЖ (15) за все дни соответствующего отпуска.

Бесплатно рассчитать зарплату, отпускные и пособия в веб‑сервисе

Выходные и праздничные дни в Табеле на 2020 год

По общему правилу, выходные и праздничные дни отмечаются в формах № Т-12 и № Т-13 кодом В (26) без проставления соответствующих часов. Однако если в эти дни сотрудник привлекается к работе, то надо отразить работу в выходной или праздничный день.

Для этого предусмотрен специальный код РВ (03). При этом в нижней ячейке нужно проставить количество часов работы в выходной день. А за день отгула, если таковой будет предоставлен работнику в качестве компенсации за труд в выходной день, в табеле следует указать НВ (28).

Срок хранения Табеля учета рабочего времени

Общий срок хранения форм № Т-12 и № Т-13 составляет пять лет. Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за тем, по которому велся Табель. Исключение составляют Табели, в которых была отражена информация о сотрудниках, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Эти документы нужно хранить 75 лет. Такие правила установлены Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 1 ст. 17 и ст. 21.1 закона) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.10 № 558 (п. 1.4 и ст. 586 перечня).

Законодательство не регламентирует, как именно и где конкретно работодатель должен хранить табели (как за текущий год, так и за предыдущие годы). Чтобы не возникло претензий со стороны контролеров, заполненный Табель учета рабочего времени на 2020 год надо распечатать и подписать. На документе должны расписаться три человека: сотрудник, ответственный за ведение табеля, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы.

ВНИМАНИЕ. Поскольку табель должен содержать подписи указанных ответственных лиц, хранить его в электронном виде нельзя. Иначе возможны ситуации, когда подписать документ не получится (например, если сотрудник уволился, уехал, умер и т.п.). Обычно формы № Т- 12 или № Т-13 составляют за месяц, распечатывают и подписывают. Затем их собирают в единый табель за год.

Распечатанный и подписанный табель можно хранить в бухгалтерии, в кадровой службе, либо у руководителя (его секретаря). В таких случаях целесообразно определить работника, ответственного за сохранность документов. Если же организация имеет собственный архив, либо заключила договор со специализированной компаний на внеофисное хранение архива, то по окончании года табель следует сдать в соответствующий архив.

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

В отделе продаж ООО «Лабиринт-2019» числится 5 сотрудников, включая руководителя. При заполнении табеля учета рабочего времени отдела за октябрь 2019 года были учтены следующие данные.

Руководитель отдела Николашина О.И. отработала месяц полностью.

Старшему менеджеру Сердюкову П.И. 28, 29 и 30 октября по его просьбе был предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Референт отдела Чеботарева Н.Е. брала неделю (с 14 по 20 октября) в счет очередного оплачиваемого отпуска, однако во время отпуска заболела. Больничный лист оформлен на 16 и 17 октября. В результате отпуск был продлен на 2 дня (21 и 22 октября).

Менеджер Бурновская Е.Г. весь месяц находилась в отпуске по уходу за ребенком.

Водитель-экспедитор Дуганов Е.В. был в командировке четыре дня (с 1 по 4 октября), а в течение двух дней (8 и 9 октября) привлекался к сверхурочной работе. Кроме того, по производственной необходимости он работал в выходной день (12 октября), в связи с чем ему был предоставлен отгул (14 октября).

Ниже представлены образец титульной страницы и раздела «Учет рабочего времени» табеля по форме № Т-12, заполненные на основании приведенных данных (по клику на картинке откроется полный размер изображения).

Титульная страница

Источник: www.Buhonline.ru

* Согласно п. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» один из обязательных документов для назначения пособия по временной нетрудоспособности – это листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией.

Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н. В соответствии с этим документом:

«4. Выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей и в два предшествующие календарные года до выдачи листка нетрудоспособности был занят у тех же работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

4.1. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят у других работодателей (другого работодателя), выдается один листок нетрудоспособности для представления по одному из последних мест работы по выбору гражданина.

4.2. В случае, если гражданин на момент наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам занят у нескольких работодателей, а в двух предшествующих календарных годах был занят как у этих, так и у других работодателей (другого работодателя), выдается либо несколько листков нетрудоспособности для представления по каждому месту работы в соответствии с пунктом 4 настоящего Порядка, либо один листок нетрудоспособности для представления его по одному из последних мест работы по выбору гражданина в соответствии с пунктом 4.1 настоящего Порядка».

 

Источник: www.kadrovik-praktik.ru

Табель учёта рабочего времени — нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия. Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр. лица, и индивидуальные предприниматели.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:

1. Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр — недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
   • работник кадровой службы (если она есть на предприятии);
   • сотрудник бухгалтерии (как правило, это обосновано на малых предприятиях, где нет отдела по управлению персоналом);
   • служащий любого другого подразделения (например, секретарь-референт или руководитель отдела продаж);
   • директор компании или ИП (в этом варианте в приказе руководитель возлагает эту обязанность на себя).
2. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь — использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.
3. Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
   • ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
   • электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;
   • автоматический табельный учёт — наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.
4. По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
   • шаблон Т-13 — это оптимальная и самая распространённая форма. Она полностью соответствует требованиям Минфина РФ к основным реквизитам табельного учёта, прозрачна для ведения, поэтому легко воспринимается контролёрами. Форма адаптирована и к электронному, и к автоматическому способу учёта. Алгоритм заполнения рассмотрен далее именно на её примере. Скачать шаблон формы Т-13 можно, перейдя по гиперссылке;
   • шаблон Т-12 — даёт возможность, кроме учёта рабочего времени, рассчитывать заработную плату персоналу. Минус этого шаблона — он ведётся только вручную. Взять для работы эту учётную форму можно, перейдя по гиперссылке;
   • бланк по форме ОКУД № 0504421. По обыкновению этот шаблон берётся на вооружение учебными бюджетными учреждениями, не запрещено использовать эту форму для учёта и в коммерческих организациях;
   • форма, разработанная самостоятельно. Обычно это упрощённый табличный файл, где фиксируются (как и в стандартных формах) Ф. И. О., должность, табельный номер сотрудника, рабочие дни и дни отдыха, другая информация.
5. Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения — 5 лет.

Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации — серьёзный процесс для всех работодателей.

Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.

Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников. Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных). А ещё табельный учёт при правильном использовании — хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.

Видеообзор: грамотная организация табельного учёта

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор — буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.

Минфин РФ в своих комментариях по учёту рабочего времени обратил внимание декларантов, что есть 2 вида оформления табеля (смотри Письмо №02–06–10/32007):

• сплошной метод — информация по количеству отработанного времени фиксируется за каждый день месяца;
• метод отклонений — когда фиксируются только показатели, не относящиеся к стандарту производственного процесса (человек отсутствовал на работе, был в командировке, находился в очередном отпуске или отдыхал без содержания и пр.).

Пошаговый алгоритм заполнения табеля

Для образца возьмём унифицированную форму Т-13, которая максимально полно отражает схему. Порядок заполнения следующий:

1. Первым делом оформляется шапка табеля, где должны быть указаны стандартные для кадрового учёта реквизиты:
   • полное наименование компании — то, что указано в учредительных документах, или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя;
   • если в положении об учёте указано, что табель ведётся по структурным подразделениям фирмы, — служба, по которой заполняется документ;
   • код по ОКУД (Общероссийскому классификатору управленческой документации) — 0301008;
   • код компании по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций);
   • номер табеля (нумерация регулируется внутренним актом по учёту);
   • статус документа — первичный или корректировочный;
   • дата заполнения табеля — последний день отчётного периода;
   • отчётный период — первый и последний календарные дни месяца.
2. В табличной форме заполняются ежедневные данные учётного регистра. Содержание столбцов:
   • номер по порядку;
   • перечень работников по отделам/компании. Как правило, он ведётся в алфавитном порядке. Рядом с каждой фамилией указывается должность (согласно штатному расписанию);
   • табельный номерной код работника;
   • отметки о явках и неявках на работу. Единая строка по каждому работнику делится на четыре строчки, в верхние две вносится унифицированный код Госкомстата, под ним — количество отработанных часов в конкретный день (в целых числах, а при неполном рабочем дне или опозданиях — с сотыми показателями) за первую половину месяца. А в нижние две строки проставляются показатели за вторую половину отчётного периода;
   • блок «Отработано за» — результат за 2 периода и в целом за месяц в днях и часах;
   • данные для начисления заработной платы. Они относятся к бухгалтерскому учёту, поэтому в кадровом делопроизводстве блок не является обязательным для заполнения;
   • блок «Неявки по причинам». Он заполняется, если в отметках стоит неявка на рабочее место. Здесь фигурируют прогулы, командировки, б/листы, отпуск и пр. Кодом отражается причина, далее проставляется количество пропущенных по ней дней и часов (учитывая график работы).
3. Табель в обязательном порядке должен быть распечатан на бумажном носителе и завизирован ответственными работниками:
   • в первую очередь — табельщиком;
   • во вторую — руководителем подразделения (если на предприятии есть несколько отделов);
   • в финале — начальником отдела кадров, директором компании или индивидуальным предпринимателем. Когда руководитель микропредприятия совмещает все три функции, только он и визирует документ. Если найдены ошибки, табель возвращается для переоформления исполнителю.

Таблица: кодовые обозначения табельного учёта, установленные Госкомстатом

Видеоинструкция: как заполнить форму Т-13

Некорректное заполнение табеля — типичные ошибки и алгоритм их исправления

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код — «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).

Не менее типичное несоответствие — неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».

Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием — в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.

Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:

1. Руководителю — подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
2. Двум работникам — подписать акт в качестве свидетелей.
3. Табельщику — указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
4. По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
   • работник предъявляет листок нетрудоспособности — в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
   • документа, подтверждающего уважительную причину, нет — нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.

Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:

1. Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
2. Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.

Ответственность: если табель не ведётся, если есть ошибки

Табельный учёт фиксирует факт отработанного времени, от него зависят сумма фонда оплаты труда, размер социальных взносов и цифры по расходам бизнеса, сокращающим налогооблагаемую базу. Поэтому, если при проведении фискального контроля ИФНС обнаружит ошибки в табеле или вообще его отсутствие, это может повлечь за собой признание бизнес-затрат документально необоснованными. А отсюда может последовать 2 варианта санкций:

1. Штраф и пени за сознательное занижение налоговой базы.
2. Перерасчёт суммы налогового сбора.

Основные недочёты в ведении табельного учёта подпадают под действие статьи 52.7 КоАП РФ, ей предусмотрены санкции:

• 1 000—5 000 ₽ — штраф, который накладывается на должностное лицо или индивидуального предпринимателя, если нарушение зафиксировано впервые;
• 30 000 —50 000 ₽ — штраф для организации при первом нарушении;
• 10 000—20 000 ₽ — штраф для ИП или руководства, когда нарушение зафиксировано во второй и последующий разы, также за это могут лишить должности гендиректора компании на срок от года до трёх лет;
• 50 000 —70 000 ₽ — штраф для юр. лица при повторном нарушении.

Штрафы налагаются не на прямого исполнителя — табельщика можно демотивировать только внутренними актами. Отвечает за табельный учёт по предприятию руководство компании в целом и ответственное лицо, заверяющее документ.

Ведение табеля — постоянный и ответственный труд, который должен быть оплачен, и относиться к этой обязанности нужно соответственно. Каждый, кому была доверена эта миссия, должен скрупулёзно и точно фиксировать каждую минуту рабочего времени сотрудников компании. Это влияет на мотивацию, регулирует как внутренние взаимоотношения работника и нанимателя, так и внешние трудовые споры. Есть и довольно серьёзная ответственность по этому вопросу, которая вменяется и руководству компании (вплоть до дисквалификации гендиректора), и всей организации в целом.

Источник: sb-advice.com

Инструкция по учету использования рабочего времени

1 Общие положения

1. Для учета использования рабочего времени используется унифицированная форма Табель учета рабочего времени Т-13.
2. Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.
3. Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор). В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.
4. В случае временного отсутствия ответственного за ведение табеля, руководитель структурного подразделения определяет работника, временно ответственного за ведение табеля, в соответствующем распоряжении по подразделению. Копия распоряжения должна быть представлена руководителем структурного подразделения в отдел кадров в течение 2-х дней. В случае отсутствия данного распоряжения в отделе кадров ответственность за учет рабочего времени и ведение табеля возлагается на руководителя структурного подразделения.
5. Ответственными за правильность и достоверность внесенной в табель информации о продолжительности работы персонала в течение рабочего дня (согласно режима работы соответствующего подразделения: с 7-30 до 16-00, с 8-00 до 17-00 и др.) несет ответственный за ведение табеля в подразделении. Ответственными за правильность и достоверность учета рабочего времени сверх обычной продолжительности работы (сверхурочно, в выходные, праздничные дни) являются руководители соответствующих подразделений.
6. Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий. Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

2 Правила заполнения табеля учета использования рабочего времени

1. Учет использования рабочего времени ведется в табеле путем сплошной ежедневной регистрации явок и неявок на работу и фактически отработанного времени.
2. Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (в форме Т-13 графа 3) отведено две строки — одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая — для записей количества часов по ним. Вся необходимая информация заносится разборчиво и только в соответствующие графы Табеля.
3. В строке условных обозначений затрат рабочего времени должны записываться обозначения в соответствии с приложением.
4. Отметки в табеле о причинах отсутствия на рабочем месте, о реально отработанном времени, о сверхурочной работе или любые другие отклонения от нормальных условий труда должны быть сделаны только на основании документов, оформленных соответствующим образом (листок нетрудоспособности, служебная записка от мастера, руководителя подразделения о выходах на работу в выходные дни, сверхурочно, заявление и др.).
5. Неявка работника по неизвестным причинам. В случае неявки работника и невозможности точно установить причину неявки (не представлен больничный лист и т.д.) в табеле в строке условных обозначений карандашом допускается до выяснения причин отсутствия внести знак «·», в строке записей количества отработанных часов — прочерк. Перед сдачей табеля (в конце месяца) все знаки «·» должны быть заменены на код причины отсутствия, либо проставлен код НН (неизвестные причины отсутствия).
6. Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.
В случае предоставления отгула не на целый рабочий день (на часть дня, часы), в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «Я», в строке отработанных часов должны быть указаны фактически отработанные в данный день часы. Основанием для предоставления отгула и соответствующих записей в табеле служит заявление от работника с указанием когда (число) предоставляется отгул и за какое ранее отработанное время, заявление обязательно визируется у руководителя подразделения и передается инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
7. В иных случаях принятия решения руководителем подразделения о предоставлении дополнительного времени отдыха работнику с последующей отработкой в другое время, в табеле проставляется «Я» (если работник отработал хотя бы 1 час) и количество отработанных часов, либо код «ДД» (в случае отсутствия работника полный рабочий день). Основание — служебная записка от руководителя структурного подразделения с указанием списка работников, продолжительности дополнительного отдыха (целый день, часы).
8. Учет работы сверхурочно.
В случае работы сверхурочно в первой строке буквенных обозначений табеля проставляется «Я+СВ». Часы, отработанные сверхурочно, проставляются дополнительно к основному времени со знаком «+», например 8+1, 8+2.
Основанием для включения информации в табель является служебная от руководителя цеха (мастера, начальника участка) со списком и указанием сколько точно часов длилась сверхурочная работа.
Данные о работе сверхурочно должны быть поданы руководителем подразделения ответственному за ведение табеля не позднее следующего дня. Ответственный за ведение табеля обязан внести информацию в табель о работе сверхурочно не позднее следующего за отчетным дня.
В случае превышения часов сверхурочной работы 25% ответственный за ведение табеля обязан письменно уведомить об этом заместителя директора по экономике — начальника ПЭО, начальника отдела кадров.

9. Учет работы в выходные и праздничные дни

Привлечение персонала к работе в выходные и праздничные дни согласно должно осуществляться в следующем порядке:
— привлечение работника к работе сверх нормальной продолжительности производится с письменного согласия работника;
— инвалиды и женщины, имеющие детей до трех лет должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от работ сверх нормальной продолжительности рабочего времени;
— не допускается привлечение беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет;
— список работников, привлекаемых к работе в выходные и праздничные дни должен быть согласован с исполнительным директором предприятия и является обязательным приложением к приказу об организации работы в выходные и праздничные дни.

Копии списка работников, привлекаемых к работе в выходные или праздничные дни, должны быть представлены руководителем подразделения начальнику отдела кадров не позднее 16-30 часов рабочего дня накануне выходного, праздничного дня.

Внесение информации в табель о работе в выходной день осуществляется на основании списков руководителей подразделений (форма в приложении 3). Списки работников, вышедших на работу в выходной, праздничный день, должны быть переданы ответственному за ведение табеля на следующий рабочий день. Ответственный за ведение табеля обязан внести данную информацию в табель не позднее первого рабочего дня после выхода работников в выходные, праздничные дни.
Запись о работе в выходные и праздничные дни осуществляется по общим правилам (в строке условных обозначений ставится код «РВ», в нижней строке — количество отработанных часов). Для наглядности допускается выделение выходов в выходные, праздничные дни пастой красного, зеленого и т.д. цвета.
В случае работы с условием последующего предоставления отгула, в табеле в день работы проставляются часы отработанные сверхурочно (при работе в выходной или праздничный день указывается явка). Основанием является письменное заявление от работника с указанием когда (дата) и сколько часов он работает с последующим предоставлением отгула, заявление обязательно визируется руководителем подразделения и передается на хранение инспектору по кадрам или лицу, ответственному за ведение табеля.
Работа в выходной день оплачивается при этом в одинарном размере (в пределах месячной нормы рабочего времени), но в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы.

10. Учет работы в ночное время
В соответствии с трудовым законодательством (ст 96 ТК РФ) ночное время — время с 22 часов до 6 часов. В случае работы в ночное время в строке условных обозначений ставится «Н» ( в случае продолжения дневной смены «Я+Н» или «Н+Я»), в нижней строке — количество отработанных часов (соответственно буквенным обозначениям).

11. Командировки
Данные о командировках заносятся в соответствии с «Инструкцией о порядке оформления документов для оплаты выходных и праздничных дней в период служебной командировки на предприятии. На весь период командировки, включая выходные дни, в верхней строке буквенных обозначений проставляется «К». Продолжительность командировки заносится в табель на основании соответствующих документов (путевой лист, командировочное удостоверение и др.))

12. Отражение в табеле перевода работников
12.1 Временный перевод внутри подразделения
Временный перевод внутри подразделения (изменение участка работы) осуществляется только на основании распоряжения руководителя с личного согласия работников. Ответственный за ведение табеля на основании распоряжения в соответствии с фактическим присутствием на рабочем месте обязан отразить в табеле перевод работников внесением пометки о переводе и оформлением дополнения к табелю.
12.2 Перевод между подразделениями.
Временный перевод между подразделениями также осуществляется только на основании письменного распоряжения руководителя предприятия (либо его заместителя по данной службе) с письменного согласия работников. Ответственный за ведение табеля в подразделении откуда был осуществлен перевод обязан по факту отсутствия внести пометку в табель о переводе работника и письменно уведомить руководителя подразделения, куда был осуществлен перевод, о необходимости вести учет рабочего времени на переведенных работников.

13. По окончании месяца в табеле должны быть заполнены итоговые графы «Отработано за» (дни, часы) и «Неявки по причинам» (код неявки, дни (часы)).
Сумма дней, занесенных в итоговые графы должна быть равна количеству дней в отчетном месяце.

14. Не допускается:
— внесение записей в табель учета рабочего времени задним числом;
— внесение в табель обозначений, не предусмотренных в перечне приложения А (точки, тире, самостоятельные сокращения);
— внесение данных о работе, не подтвержденных соответствующими документами;
— небрежные и неразборчивые записи.

15. Заполненный табель учета использования рабочего времени в обязательном порядке подписывается ответственным за ведение табеля, руководителем структурного подразделения.

16. В целях контроля правильности заполнения табель еженедельно проверяется и при отсутствии замечаний подписывается руководителем структурного подразделения (подпись, расшифровка подписи, дата), инженером по организации и нормированию труда, ежемесячно — начальником бюро учета персонала.

3 Контроль правильности учета рабочего времени

1. Контроль обоснованности внесения данных о работе в табель учета рабочего времени осуществляется работниками ОК и ПЭО, которые вправе проводить точечные контрольные проверки присутствия работников на рабочем месте (начало, окончание работы).
2. В случае необходимости при контроле явки работников в выходные и праздничные нерабочие дни к проверке могут быть подключены сотрудники службы безопасности (для контроля времени выхода с территории предприятия работников согласно списка работников привлекаемых к работе в выходной день ранее намеченного окончания работы).

4 Ответственность

1. Инспектор по кадрам отдела кадров или работник, ответственный за ведение табеля учета рабочего времени несет персональную ответственность:
— за достоверность и обоснованность информации, внесенной в табель, а именно: в начале и конце рабочей смены лично удостовериться в наличии работников на рабочих местах;
— за соблюдение всех требований по заполнению табеля учета рабочего времени согласно «Инструкции по учету использования рабочего времени»;
— за своевременное представление информации об отработанном времени:
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать сведения об отклонениях в ОИТ, необходимые для расчета заработной платы;
» до 2 числа следующего за отчетным месяца подавать инженеру по подготовке кадров отдела кадров выписку из табеля на работников, находящихся в статусе ученика, необходимую для расчета ученических стипендий;
» не позднее 10 числа следующего за отчетным месяца представлять в бюро учета персонала отдела кадров табель-приложение на работников, занятых на работах, дающих право на льготное пенсионное обеспечение. Табель-приложение оформляется в соответствии с общими требованиями к ведению табеля

2. Руководители подразделений несут ответственность:
— за достоверность предоставляемой информации о выходах и невыходах во вне рабочее временя (работа сверхурочно, в выходные и праздничные дни);
— за оперативное информирование лица, ответственного за ведение табеля, об отклонениях в продолжительности работы подчиненного персонала (разрешения закончить работу раньше окончания смены, прервать работу и пр.);
— за своевременное предоставление списка работников, выходящих на работу в выходные и праздничные дни;
— за соответствие порядка привлечения работников к работе в выходные, праздничные дни действующему трудовому законодательству.

3. Отдел кадров несет ответственность за обеспечение контроля за обоснованностью внесения сведений в табель.

Начальник отдела кадров

Начальник ПЭО

Начальник юридического отдела

Исполнительный директор

Начальник службы безопасности

Источник: oformitely.ru