Как правильно делать копию трудовой книжки

Как оформить дубликат трудовой книжки

Как правильно делать копию трудовой книжкиВ нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

Копия выдается, если:

  • сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)
  • документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
  • записи были признаны недействительными
  • произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?

Оформляется дубликат трудовой книжки на последнем места работы, где произошло увольнение. Предыдущий работодатель выдает данный документ, независимо от того. как давно данный гражданин уволился из его организации. (п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.).

Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов. Оформлять же его он обязан только по новому документу.

Какие документы необходимы для правильного оформления дубликата?

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

  • справки с прежних мест работы.
  • справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
  • письменные экземпляры договоров с прежней работы.
  • лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
  • выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
  • сам документ, пришедший в негодность.
  • справки из пенсионного фонда (если понадобятся).

Как правильно делать копию трудовой книжки

Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию. Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации. Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы.

Если же фирма была реорганизована, тогда необходимые письменные подтверждения вам обязан предоставить правопреемник юридического лица.

Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления. Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

  1. Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
  2. На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.
  3. Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
  4. В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат. Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.
  5. В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
  6. Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу. Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил. Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности. Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом. Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Если не хватает справок

Как правильно делать копию трудовой книжкиВнесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы. Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена.

Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный. Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь. Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец

  • Написать заявление в кадры.
  • Проверить готовую копию.

Каждый человек сталкивается с проблемой изготовления и заверения копий документов, например трудовой книжки. Существуют несколько моментов в жизни, когда без этого документа просто нельзя обойтись. Например, это может быть взятие кредита, получение заграничного паспорта, оформление пенсии и др. Поэтому, необходимо знать, как правильно заверить копию трудовой книжки. Образец заверения подобного документа должен быть в отделе кадров. Если человек является работником какой-то организации, значит, его трудовая книжка хранится в кадрах данного предприятия. Этот отдел занимается и изготовлением копий трудовых своих сотрудников, и заверяет их действительность.

Есть маленькие организации, в которых работу отдела кадров выполняет бухгалтерия или личный секретарь руководителя. В этом случае за заверенной копией нужно обращаться в эти структуры. Работающий сотрудник пишет заявление на имя директора организации с просьбой об изготовлении заверенной им копии трудовой книжки. В заявлении необходимо указать учреждение, для которого должна изготовляться копия. Специалист, занимающийся кадровой работой, обязан изготовить копию документа в срок, который не должен превышать 3-х рабочих дней, и заверить у директора его подписью и печатью организации. Без этих атрибутов копия не будет действительной.

Как заверить копию трудовой книжки, пример этого должен быть у работника кадров перед глазами, так как без инструкции по этому вопросу не обойтись. Копия может быть сделана на ксероксе или же через сканирование, а также может быть набрана на компьютере и распечатана — это более трудоемкий способ. Но лучше предпочесть последний вариант. Объяснение этому достаточно простое. В трудовой книжке могут присутствовать записи, которые сложно разобрать, по причине не всегда понятного почерка кадровиков с предыдущих мест работы, а также неясности поставленных печатей организаций. Поэтому при ксерокопировании они совсем могут потерять свою четкость. Такая копия может быть не принята в организации, которая ее затребовала. Поэтому лучше подстраховаться.

Как правильно заверить трудовую книжку, образец печатного варианта, также должен присутствовать в кадровой службе. Чтобы проверить правильность оформления, нужно знать, как она должна быть заверена, где должны стоять печати и подписи. Ксерокопии делаются с каждого заполненного листа трудовой, начиная с первой страницы, где указаны данные работника и указана дата ее заполнения. На ксерокопированной копии на каждом листе должна быть надпись «Копия верна», подпись и печать ответственного лица, подпись обязательно должна быть расшифрована. В конце последнего листа должна быть написана фраза «Продолжает работать» или «Работает по настоящее время», и далее заверено так же, как и остальные страницы.

Есть другой вариант оформления копии трудовой книжки, когда она заверяется единожды. на последнем листе. В этом случае, все листы должны быть прошнурованы и пронумерованы, шнурок должен быть выведен на последний лист, проклеен небольшим квадратиком бумаги, на нем и ставится подпись и печать заверяющего лица. Кроме того, рядом должна присутствовать запись такого характера «пронумеровано и прошнуровано (количество листов) ». Последний вариант тоже будет правильным. Нужно учесть также то, что каждая страница трудовой должна быть скопирована на отдельный лист формата А 4. Вариант копии трудовой, напечатанный на машинке или набранный на компьютере, также предполагает подписи и печати на каждой странице или же в конце с прошивкой листов.

Нужно знать также то, что заверяющая печать должна обязательно стоять на самой ксерокопии, а не на чистом поле листа под ней. Иногда для представления копии трудовой книжки при получении кредита или для начисления пенсии, работники этих организации настоятельно требуют заверки каждой страницы. Поэтому, чтобы не рисковать, лучше узнать заранее, как заверять трудовую книжку. Образец выполнения можно попросить в организации, которая требует копию. Есть еще один вопрос, который волнует людей, закончивших свою трудовую деятельность или неработающих на момент, когда потребовалась копия трудовой. Кто заверяет документ в таких случаях? Набрать на компьютере или сделать ксерокопию может самостоятельно каждый гражданин.

Конечно, нужно учесть все советы, данные выше. В конце копии не нужно писать надпись «Продолжает работать», можно написать « Не работает с (указать число последнего увольнения) » или « Не работает, назначена пенсия (указать причину пенсии) с (дату назначения пенсии) ». Заверяет такую копию последний работодатель гражданина, указанный в трудовой книжке, или работник нотариальной службы. Обязательно нужно проверить правильность заверения документа, так как практика показывает, что не единожды копии делались или заверялись неверно. Приходилось все делать заново, а это потерянное время и расстроенные нервы.

Источник: http://uznay-kak.ru/zakon/yurist/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-trudovoy-knijki-obrazets

5. Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов);

– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.);

– Если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии были признаны недействительными;

– Если работник восстановлен в связи с вынесением оправдательного договора, прекращением уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью его участия в совершении преступления;

– Если трудовые книжки работников утеряны в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).

В правом верхнем углу титульного листа дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (рис.46).

Как правильно делать копию трудовой книжки

Рис.46 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Как правильно делать копию трудовой книжки

Рис.47 Образец оформления титульного листа трудовой книжки

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами (рис.48).

Как правильно делать копию трудовой книжки

Рис.48 Образец внесения общего стажа в трудовую книжку

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

В случае, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (рис.49).

Как правильно делать копию трудовой книжки

Рис.49 Образец заполнения раздела «Сведения о работе» дубликата трудовой книжки

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 – причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или службой персонала возвращаются их владельцу. Администрация предприятия обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

Источник: http://www.e-reading.club/chapter.php/88546/19/Novikov_-_Trudovaya_knizhka.html

Источники: http://ktovdele.ru/dublikat-trudovoj-knzhki.html, http://uznay-kak.ru/zakon/yurist/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-trudovoy-knijki-obrazets, http://www.e-reading.club/chapter.php/88546/19/Novikov_-_Trudovaya_knizhka.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением

kak-delatpravilno.ru

Пошаговая инструкция

Чтобы снятая копия имела законную силу необходимо ее правильно заверить.

Пошаговое получение и последующее заверение копии трудовой книжки выглядит следующим образом:

  1. Чтобы получить копию или выписку из трудовой книжки, следует обратиться с заявлением к руководителю организации или к начальнику кадрового аппарата, если такой имеется в штате. Это делается в больших организациях, где трудится большое количество работников. Если структура небольшая, достаточно просто в устной форме попросить это сделать. Согласно вышеупомянутого 225-го правительственного постановления документ должен быть изготовлен не позже трехдневного срока, хотя его могут сделать и сразу в момент обращения.
  2. Иногда требуется не вся информация о трудовой деятельности, а только сведения о работе в отдельный период или на конкретном предприятии. В этом случае ксерокопируется лишь первая страница с личными данными работника и те страницы, которые относятся к интересуемому периоду. Копии или выписки необязательно должны изготовляться на ксерокопировальном аппарате, иногда почерк очень неразборчивый либо надписи размыты так, что отксерокопировать их невозможно. В этом случае можно набрать текст из трудовой книжки на клавиатуре компьютера.
  3. Документ приобретает юридическую силу только после его надлежащего заверения. С этой целью каждая страница заверяется надписью Копия верна, ставится подпись работника кадрового аппарата с указанием его фамилии и инициалов и печать. На последнем листе должна быть сделана надпись Работает по настоящее время, которая также заверяется вышеуказанным способом.
  4. Заверяется документ ограниченной категорией лиц. Как указывалось выше, туда входят руководители организаций и начальники кадров. Если в небольшой фирме нет кадрового аппарата, эта деятельность может быть поручена главбуху. Лица пенсионного возраста или временно нигде не работающие, могут обращаться для заверения в кадры последнего места работы либо к нотариусу.
  5. Может заверяться документ только на последнем листе, если все подготовленные листы предварительно сшиваются, нитка выводится на оборотную сторону последнего листа и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка.

На этом бланке отмечается — сколько страниц прошито, а также ставится подпись и фамилия кадровика.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиском были охвачены:

  1. Сам бумажный бланк.
  2. Подпись.
  3. Оборотная сторона последнего листа.

e-da.su

Копия трудовой книжки

Для чего нужен этот документ? При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.

Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.

Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года (данный правовой акт принят еще в СССР, но действует и на сегодняшний день), копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.
Отвечая на вопрос, как делается копия трудовой книжки, обязательно следует учитывать положения специального государственного стандарта. В соответствии с пунктом 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст при подтверждении идентичности копии документа оригиналу ниже реквизита «Подпись» приводится формулировка «Верно».
Кроме этого, на копии должны быть указаны должность подтверждающего копию лица, его личная подпись с расшифровкой Ф.И.О.

Как правильно сделать копию трудовой книжки?

Если же УФМС запросит эти данные, человек может их предоставить по своему желанию. В трудовой книжке содержится информация о трудовом стаже работника.
Иногда копию могут запрашивать сотрудники ПФР.

Как правильно заверить копию трудовой книжки пошаговая инструкция

Иногда работнику нужна копия не всей трудовой книжки, а только отдельных страниц, где зафиксирована информация о работе в конкретные периоды. В этом случае копировать все листы не нужно, достаточно только тех, где содержится нужная информация, и самого первого листа с личной информацией.

Необязательно делать копию при помощи ксерокса, если требуется информация о трудовой деятельности. Данные из трудовой книжки можно перенести на компьютер, распечатать и заверить.

Прежде чем выбрать такой способ, следует уточнить у организации, куда будет сдаваться документ, как делать копию трудовой книжки, имеется ли возможность представить выписку. Заверяем трудовую правильно Если вопросы о том, как снять копию с трудовой книжки, разрешены, то остается невыясненным порядок ее заверения.

Чтобы определить, как долго копия трудовой книжки не утрачивает силу, необходимо уточнить эту информацию в конкретной организации. Многое будет зависеть от того, куда именно оформляется документ. Оформление копии трудовой для банка Чаще всего копию трудовой требуют в банках. Она требуется для получения займов, субсидий. Именно поэтому срок действия копии трудовой книжки для банка является одним из наиболее актуальных вопросов. Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

  • для оформления ипотеки;
  • для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
  • для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки.

Как правильно делать копию трудовой книжки

Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью. В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации. Как нужно заверять копию? Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами. Кто должен это делать? Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.
Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна».

А затем копию уже заверят сам работодатель. Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст. На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».

rusblank.ru

Пошаговая инструкция

Чтобы снятая копия имела законную силу необходимо ее правильно заверить.

Пошаговое получение и последующее заверение копии трудовой книжки выглядит следующим образом:

  1. Чтобы получить копию или выписку из трудовой книжки, следует обратиться с заявлением к руководителю организации или к начальнику кадрового аппарата, если такой имеется в штате. Это делается в больших организациях, где трудится большое количество работников. Если структура небольшая, достаточно просто в устной форме попросить это сделать. Согласно вышеупомянутого 225-го правительственного постановления документ должен быть изготовлен не позже трехдневного срока, хотя его могут сделать и сразу в момент обращения.
  2. Иногда требуется не вся информация о трудовой деятельности, а только сведения о работе в отдельный период или на конкретном предприятии. В этом случае ксерокопируется лишь первая страница с личными данными работника и те страницы, которые относятся к интересуемому периоду. Копии или выписки необязательно должны изготовляться на ксерокопировальном аппарате, иногда почерк очень неразборчивый либо надписи размыты так, что отксерокопировать их невозможно. В этом случае можно набрать текст из трудовой книжки на клавиатуре компьютера.
  3. Документ приобретает юридическую силу только после его надлежащего заверения. С этой целью каждая страница заверяется надписью Копия верна, ставится подпись работника кадрового аппарата с указанием его фамилии и инициалов и печать. На последнем листе должна быть сделана надпись Работает по настоящее время, которая также заверяется вышеуказанным способом.
  4. Заверяется документ ограниченной категорией лиц. Как указывалось выше, туда входят руководители организаций и начальники кадров. Если в небольшой фирме нет кадрового аппарата, эта деятельность может быть поручена главбуху. Лица пенсионного возраста или временно нигде не работающие, могут обращаться для заверения в кадры последнего места работы либо к нотариусу.
  5. Может заверяться документ только на последнем листе, если все подготовленные листы предварительно сшиваются, нитка выводится на оборотную сторону последнего листа и проклеивается с помощью небольшого бумажного бланка.

На этом бланке отмечается — сколько страниц прошито, а также ставится подпись и фамилия кадровика.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиском были охвачены:

  1. Сам бумажный бланк.
  2. Подпись.
  3. Оборотная сторона последнего листа.

wallps.ru

Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:
как заверить трудовую книжку работает по настоящее время образец

как заверить трудовую книжку работает по настоящее время образец

Правила заверения копии трудовой книжки работодателем

Правила заверения копииПеред тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.

Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.

Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».

2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.

Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:
как правильно заверить копию трудовой книжки образец

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?

Пошаговая инструкцияКопия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

Порядок заверения и изготовления копии следующий:

  • Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
    • адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
    • указываются ФИО и должность работника;
    • обращение именуется «Заявлением»;
    • в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
    • заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
  • Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
  • Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
  • Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др. Подробнее про печать — тут.
  • На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р. Д. Сидорова. Число. Подпись». Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.
  • Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.

Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:
заверенная копия трудовой книжки заверенная работодателем

Срок действия копии

Срок действия копииЗаконом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.

Особенности заверения для банка

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).

Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:
образец заверенной копии трудовой книжки для банка образец

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Зачем нужно заверять копию
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.

Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.

lawyer-consult.ru

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

  1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
  4. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  5. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

  1. номер записи;
  2. текст «работает по настоящее время»;
  3. дату заверения копии трудовой книжки;
  4. должность заверяющего;
  5. фамилию, инициалы заверяющего;
  6. печать.

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

  1. «копия верна»;
  2. кто заверил (фамилия, инициалы);
  3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
  4. когда заверил;
  5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Образец заверения трудовой книжки

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

  • заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
  • печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
  • печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

  1. фраза «Копия верна»;
  2. печать организации-работодателя;
  3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
  4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

  • запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
  • ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

buhgalterov.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.