Как правильно оформить отпуск

Каждый работник, осуществляющий деятельность по трудовому договору, имеет законное право на ежегодный отдых, который работодатель должен предоставить и оплатить согласно установленным нормам законодательства.

При этом следует знать, что согласно законодательству для оформления отпуска требуется от трудящегося, а что должен сделать работодатель. В статье рассмотрим вопросы как оформить ежегодный очередной отдых и не по графику, чем регулируется процесс и какие могут быть сложности.

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Как правильно оформить: порядок действий

Возможные подводные камни и сложности

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

график отпусков;
уведомление;
заявление;
приказ;
записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

Как правильно оформить: порядок действий

На законных основаниях каждый трудоустроенный гражданин должен ежегодно отдыхать без потери заработной платы за каждый отработанный год, который считается не с начала календарного года, а с начала трудовой деятельности сотрудника. Также если работник относится к особой категории, которым предоставляется дополнительный отпуск, он должен воспользоваться и им. При этом в некоторых случаях работники могут соединять эти два вида отпуска. Процедура оформления их схожа.

Для начала в каждой организации ежегодно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

В нем сотрудники должны отметить дни всех возможных отпусков (основного и дополнительного), при этом весь период отдыха может быть разделен на несколько частей, каждая должна быть не меньше 14 дней.

Подготовка документов

Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Об уведомлении работника перед отдыхом

Действующими нормами закона установлено, что о времени начала отпускного периода работник должен быть письменно извещен работодателем не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Если же сотрудник оформляет преждевременный отдых, то тогда уведомление не обязательно. Форма этого документа не установлена. В нем должны быть отражены: даты начала и окончания предстоящего отдыха, подпись уведомителя и сотрудника, который также должен поставить дату получения этого документа.

Скачать бланк уведомления работника о начале отпуска
Скачать образец уведомления работника о начале отпуска

Составление заявления

Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

название организации и ФИО руководителя;
личные ФИО и должность;
основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
личная подпись и дата.

Скачать бланк заявления на отпуск
Скачать образец заявления на отпуск

Издание приказа

В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

Скачать бланк приказа на отпуск по форме Т-6
Скачать образе приказа на отпуск по форме Т-6

Записка-расчет

Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат. Сотрудники бухгалтерии проводят необходимые расчеты по специальным формулам, которые включают в себя:

фактически отработанные дни и средний дневной заработок за них;
количество отпускных дней;
а также дни отгулов и больничных.

Получить рассчитанные отпускные средства сотрудник обязан не позднее, чем за три дня до начала законного отдыха.

Скачать бланк записки-расчет на отпуск
Скачать образец записки-расчет на отпуск

Больше информации о правилах оформления записки-расчета вы найдете здесь.

Заполнение кадровых документов и другие необходимые действия

Сотрудники отдела кадров должны за каждого сотрудника, уходящего в ежегодный или дополнительный отпуск, вносить соответствующие данные в кадровые документы – личную карточку сотрудника формы Т-2 в раздел VIII и в табель учета времени (формы Т-12 или -13) при ежегодном отпуске «ОТ» или «09», при дополнительном «ОД» или «10».

Ниже вы увидите образец заполнения личной карточки сотрудника об отпуске:

Ниже вы увидите образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске:

Возможные подводные камни и сложности

Несмотря на регулярную практику оформления законных отпусков, как работодателя, так и сотрудника могут ожидать подводные камни.

Дополнительный оплачиваемый отпуск. Начисляется сотруднику только за фактически отработанное время. Т.е. если за год работнику полагается дополнительно семь дней отдыха помимо основного, но при этом полгода он был в командировке, то работодатель имеет право предоставлять только 3,5 дня на отдых дополнительно. Поскольку эти расчеты ведутся вручную сотрудниками отдела кадров и для того чтобы не возникало разногласий, работодателю следует установить автоматизированную систему, в которой и будет осуществляться этот расчет.
Отпуск авансом является достаточно проблематичной ситуацией для работодателя, поскольку, например, отработав три месяца и уйдя авансом в отпуск на две недели, а затем уволившись на следующий день, работодатель теряет деньги, выплаченные в качестве отпускных. Вернуть такие средства очень проблематично и практически невозможно. Такие пункты необходимо оговаривать в трудовом договоре.
Несвоевременное оформление необходимой документации может повлечь за собой наложение определенных штрафных санкций на работодателя. Поэтому целесообразно автоматизировать процесс в отделе кадров.

Процедура оформления любого вида отпуска требует внимания как от работников, так и от работодателя. Поскольку законом установлены определенные правила как в сроках предоставления соответствующего отдыха сотрудникам, так в оформлении необходимой для этого документации, а при их нарушении придется отвечать, согласно установленным нормам закона.

Источник: urexpert.online

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

женщины, ожидающие рождения ребенка;
несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
персонал вредных производств;
работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

заявление, составленное им в произвольной форме;
Открыть образец заявления на ежегодный отпуск в JPGСкачать образец заявления на ежегодный отпуск в DOC
распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
пенсионеры по возрасту;
участники ВОВ;
сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Источник: assistentus.ru

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Правило № 1

Нельзя не предоставлять сотрудникам ежегодный основной оплачиваемый отпуск в течение двух лет подряд. Об этом говорится в статье 124 ТК РФ. Помните, что с согласия сотрудника работодатель может перенести ежегодный отпуск сотруднику, если его уход в отпуск неблагоприятно скажется на деятельности организации. НО! Перенос должен быть только на следующий рабочий год!

Работодатель обязан перенести ежегодный основной оплачиваемый отпуск по письменному заявлению сотрудника, если сотрудника вовремя не предупредили о начале его отпуска, а также, если отпускные выплатили с задержкой.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

График отпусков

Правило № 2

Каждый год следует утверждать график отпусков (ч.2 ст.123 ТК РФ). Ежегодный отпуск можно делить на части. Допустим, работник принял решение отгулять полностью 28 календарных дней отпуска, но в графике отпусков его отпуск разделен на части. Сотрудник вправе так поступить, написав работодателю заявление на отпуск. Если работник идет в отпуск по графику, писать заявление на отпуск ему не обязательно.

Стаж для получение ежегодного отпуска

Правило № 3

Несмотря на то, что право на первый ежегодный основной оплачиваемый отпуск возникает у нового сотрудника спустя шесть месяцев непрерывной работы, работодатель не имеет права отказать в просьбе о предоставлении досрочного отпуска (авансом), до истечения полугода, ряду сотрудников:

женщинам перед отпуском по беременности и родам и после него (ст. 122 ТК РФ);
сотрудникам моложе 18 лет (ст. 122, 267 ТК РФ);
сотрудникам, которые усыновили детей в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
мужьям, если их жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
иным сотрудникам, согласно иным нормативным документам. Например, женам военнослужащих согласно п. 11 ст. Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ.

Если сотрудник оформлен совместителем, то ему вообще не обязательно ждать шесть месяцев: отпуск работодатель обязан предоставить и в более ранние сроки (авансом).

Правило № 4

Работодатель обязан правильно исчислять стаж, который дает право сотруднику на ежегодный основной отпуск.

Перечень периодов, которые следует включить в расчет стажа, приведен в части 1 статьи 121 ТК РФ. Например, в стаж следует включить время, когда сотрудник фактически не работал, но согласно законодательству за ним сохранялось место работы. А в части 2 статьи 121 ТК РФ поименован перечень периодов, которые следует исключить при расчете стажа. Например, время, когда сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком до трех лет, должно быть исключено из расчета.

Правило № 5

В общем случае ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях. Ряду сотрудников отпуск должен быть предоставлен в рабочих днях: сотрудникам, с которыми заключен срочный трудовой договор на срок не более двух месяцев, а также сезонным работникам.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск в рабочих днях предоставляется и другим категориям сотрудников, например, судьям. Согласно статьям 120 и 139 ТК РФ, отпуск таких сотрудников работодатель должен пересчитать в календарные дни.

Продление отпуска

Правило № 6

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск в случаях, поименованных в ч.1 ст. 129 и ч.1 ст. 124 ТК РФ. Например, если сотрудник в отпуске заболел, отпуск должен быть продлен на дни болезни. Но будьте внимательны! Продление отпуска законно только если сотрудник болел сам, а не ухаживал за заболевшими членами семьи!

Правило № 7

Отозвать сотрудника из отпуска можно только с его с согласия.

Компенсация за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Правило № 8

Компенсацию за неиспользованный ежегодный основной оплачиваемый отпуск выплачивают только при увольнении.

НО! Работодатель вправе (но не обязан) выплатить компенсацию сотруднику, продолжающему работать в компании, но только за ту часть ежегодного основного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Речь идет об удлиненных ежегодных основных оплачиваемых отпусках.

В этой статье мы обсудили важные правила, о которых следует помнить при предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Помните, что за любое нарушение трудового законодательства компания будет нести административную ответственность. Обязательно ознакомьтесь со статьей 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Чтобы полностью разобраться с расчетами с работниками, например, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок в разных случаях, пособия, командировки и пр., рекомендуем обучение на онлайн-курсе Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы также получите удостоверение о повышении квалификации 136 ак.часов.

Источник: school.kontur.ru

Пример оформления приказа о продлении отпуска

Приложение 2

Пример оформления приказа о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

Приложение 3

Пример оформления предложения об отзыве из отпуска

Приложение 4

Источник: hr-portal.ru

В летний сезон работодателей особенно интересуют нюансы оформления очередных оплачиваемых отпусков. Как считать дни отпуска и включать ли в отпускной период выходные, которые предшествуют ему или следуют сразу за ним? При каких условиях отпуск может быть перенесен на другое время? Во всех ли случаях необходимо требовать от работника заявление на отпуск?

На эти и другие актуальные вопросы отвечают эксперты сервиса "Мое дело".

Какова общая продолжительность ежегодного отпуска?

Общая продолжительность определяется по формуле:

Вывод: общая продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для различных работников может быть разной и зависит, в том числе, от того, предоставляется ли им вместе с основным дополнительный отпуск или нет (ст. 120 Трудового кодекса РФ).

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска для большинства работников составляет 28 календарных дней (ст. 115 Трудового кодекса РФ). Некоторым категориям работников предоставляются удлиненные ежегодные основные отпуска. Например, продолжительность отпуска несовершеннолетнего работника – 31 календарный день (ст. 267 Трудового кодекса РФ), педагогических работников (ст. 334 Трудового кодекса РФ) в зависимости от занимаемой должности и статуса учреждения, в котором они работают – 42 или 56 календарных дней (приложение к Постановлению Правительства РФ № 724 от 1 октября 2002 г.). Следует учесть, что со 2 июня 2012 г. дополнен перечень педагогических работников, имеющих право на отпуск продолжительностью 56 календарных дней (Постановление Правительства РФ № 502 от 21 мая 2012 г.).

В особом порядке (из расчета два рабочих дня за месяц работы) рассчитывается оплачиваемый отпуск сезонных работников и работников, с которыми трудовой договор заключен на срок не более двух месяцев (ст. 291, 295 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: – Часто работодатели затрудняются с определением количества дней отдыха и датой выхода работника из отпуска в ситуации, когда в отпускной период попадают праздничные дни. Тут главным является правило о том, что праздничные дни не считаются отпускными и не включаются в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 Трудового кодекса РФ). Поэтому при заполнении приказа по форме № Т-6 (№ Т-6а) общее количество дней отпуска следует посчитать и указать в соответствующей строке без учета праздничных дней. Однако определяя дату выхода работника из отпуска, нужно принимать в расчет и праздничные дни, поскольку они, попав в отпускной период, фактически отодвинут окончание отдыха работника. Дата окончания отдыха работника указывается в приказе с учетом использования праздничных дней. При этом дата выхода на работу в любом случае должна приходиться на день, который является для работника рабочим, а не выходным или праздничным (ч. 4 ст. 14 Трудового кодекса РФ). Подтверждение: ст. 120 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 861-7 от 12 августа 2003 г.

Вправе работодатель по своей инициативе делить отпуск работника на части и включать выходные дни в период отпуска (его частей)?

Работодатель не вправе самостоятельно разделить отпуск работника на части и определить продолжительность этих частей – такие вопросы решаются по соглашению сторон (при этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней). Поэтому нельзя в обязательном порядке потребовать от работника включения в отпуск выходных дней, непосредственно предшествующих отпуску или следующих сразу за ним.

Например, работник написал заявление с просьбой предоставить ему часть отпуска продолжительностью два календарных дня (четверг и пятница). Если работодатель согласился с такой продолжительностью части отпуска, выходные дни (суббота и воскресенье) автоматически в отпуск не включаются. Работник может включить в свой отпуск эти выходные, но тогда отпуск будет оформлен не на два, а на четыре календарных дня.

Подтверждение: ч. 1 ст. 125 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 2143-6-1 от 17 июля 2009 г.

Вправе организация перенести заранее утвержденную дату начала ежегодного отпуска?

Трудовое законодательство не содержит запрета на перенос заранее утвержденной даты начала отпуска работника. Однако перенести отпуск на другой срок можно, только если достигнуто согласие между работником и работодателем.

Например, работодатель может с согласия работника перенести его отпуск на следующий рабочий год, если предоставление отпуска в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации. В данном случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Перенести отпуск на другое время может попросить и сам работник, если ему по каким-то причинам стала неудобна заранее утвержденная дата отпуска. Работодатель, по общему правилу, не обязан соглашаться c предложенной работником корректировкой графика отпусков, но может пойти ему навстречу.

При этом законодательством предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан по письменному заявлению работника перенести отпуск на другой срок (отличный от заявленного в графике отпусков):

– работнику не были выплачены отпускные за три дня до наступления даты отпуска;

– работник был уведомлен о предстоящем отпуске с опозданием, то есть позднее, чем за две недели до его начала.

В этих случаях работодатель не имеет права отказать работнику в переносе запланированной даты отпуска, а должен выполнить его просьбу.

Документальное оформление переноса отпуска зависит от того, по чьей инициативе происходит этот перенос. Если дата отпуска переносится по инициативе работодателя (например, когда отпуск может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации), документами, подтверждающими правомерность действий по отступлению от графика отпусков, будут являться:

– письменное согласие работника на перенос отпуска;

– приказ (распоряжение) руководителя о переносе начала отпуска с указанием причин переноса.

Если перенести отпуск попросил сам работник, оформить нужно:

– заявление работника с просьбой перенести начало отпуска с пометкой, что отпуск оформляется вне графика отпусков;

– согласие работодателя, которое может выражаться в разрешительной резолюции на заявлении и (или) в оформлении приказа о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6.

В любом случае при переносе даты начала отпуска нужно внести дополнения в график отпусков. Для этого в нем необходимо заполнить раздел "Перенесение отпуска":

– графу 8 "Основание (документ)";

– графу 9 "Дата предполагаемого отпуска".

Комментарий:– Работодатель не может в одностороннем порядке перенести дату отпуска, запланированную в графике отпусков. Но и работник не имеет права самовольно уйти в отпуск не по графику без предварительного письменного согласования с работодателем. В судебной практике по трудовым спорам есть примеры, когда такие действия работника признавались неправомерными, а решение работодателя об увольнении в данной ситуации за прогул – законным и обоснованным.

Так, в одном из судов Санкт-Петербурга рассматривался спор, в котором работник без согласия работодателя использовал отпуск раньше срока, установленного графиком отпусков. До ухода в отпуск он известил об этом только непосредственного начальника и не дождался решения руководителя организации. Суд согласился с увольнением этого работника за прогул, поскольку истец не представил доказательств согласования с работодателем новой даты отпуска (Определение Санкт-Петербургского городского суда № 33-12647/2010 от 13 сентября 2010 г).

Не смогла восстановиться на работе истица, которая самостоятельно продлила себе отпуск на количество дней нетрудоспособности, не предупредив об этом работодателя (определение Московского городского суда № 4г/2-5161/10 от 25 июня 2010 г.), а также работница– внешний совместитель, не известившая организацию о своем нахождении в отпуске по основной работе, который пришелся на ее рабочее время по совместительству (Определение Московского областного суда № 33-12005 от 17 июня 2010 г.).

Оформляя перенос отпуска, нужно учесть, что запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска (в т. ч. по причинам его переноса) в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Подтверждение: ст. 123, ч. 3 ст. 124 Трудового кодекса РФ, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

В каком порядке извещать работника о дате начала ежегодного отпуска?

Извещать можно в любом письменном порядке, так как специальных правил (в т. ч. унифицированных бланков) для этого не предусмотрено. Поставить работника в известность о том, когда начинается его отпуск, нужно под подпись не менее чем за две недели до его начала.

Письменный порядок уведомления позволит на случай возникновения споров с работниками трудовой инспекцией иметь подтверждение, что данная обязанность работодателем была исполнена. Например, с работника можно взять подпись об ознакомлении с планируемой датой начала отпуска. Поставить подпись работник может:

– в специальном журнале, который ведется для ознакомления работников с распорядительными документами организации;

– на ознакомительном листе, приложенном к графику отпусков;

– в специальной графе для ознакомления, включенной в унифицированную форму графика отпусков приказом по организации;

– на индивидуальном уведомлении о предстоящем отпуске;

– на приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику по форме № Т-6, если он издается за две недели до начала отпуска.

Подтверждение: ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Порядок, утв. Постановлением Госкомстата России № 20 от 24 марта 1999 г., Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-6,форма № Т-7), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Какие документы оформлять при предоставлении работнику ежегодного отпуска?

Оформлять нужно следующие документы:

– график отпусков по форме № Т-7;

– приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска по форме № Т-6 – на одного работника или по форме № Т-6а – на группу работников;

– записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-7, формы № Т-6, № Т-6а, форма № Т-60), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска необходимо сделать отметки:

– в личной карточке работника (форма № Т-2);

– в его лицевом счете (форма № Т-54, № Т-54а).

Сведения о предоставлении отпуска работнику необходимо внести и в табель учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13). При этом нужно проставить буквенный код "ОТ" (цифровой код "09"), если предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск, либо буквенный код "ОД" (цифровой код "10"), если предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск.

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (форма № Т-2, формы № Т-12, № Т-13, формы № Т-54, № Т-54а), утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Оформлять заявление на ежегодный отпуск, если в графике указана точная дата начала отпуска?

Оформлять не нужно, если фактические даты начала и окончания отпуска совпадают с датами, указанными в графике отпусков.

Трудовое законодательство не содержит требования об оформлении заявлений на отпуск. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (форма № Т-7).

То есть заявление на отпуск требуется в следующих случаях:

– если в графике отпусков указан только месяц, а не конкретная дата начала и окончания отпуска;

– если отпуск перенесен на другой день;

– если дата окончания отпуска не совпадает с указанной в графике отпусков (например, отпуск разделен на части, продлен и т.д.);

– если отпуск предоставляется новому работнику, не указанному в графике отпусков.

Вывод: оформлять заявление на отпуск необязательно, если работник уходит в отпуск и возвращается из него в дни, указанные в графике отпусков. В этом случае все необходимые данные (даты начала и окончания отпуска, его продолжительность, ФИО работника, структурное подразделение и должность (профессия, специальность работника) содержатся в графике отпусков.

Подтверждение: ст. 122, 123 Трудового кодекса РФ.

Комментарий: – Полагаю, что целесообразно закрепить в локальном нормативном акте (например, Правилах внутреннего трудового распорядка) положение, в соответствии с которым заявление на отпуск должны подавать все работники, как уходящие в отпуск строго по графику, так и планирующие использовать его вне графика.

Это поможет избежать, например, ситуации, когда работник планировал перенести свой отпуск, но не успел согласовать это с работодателем, а все документы на отпуск уже оформлены и отпускные рассчитаны. Так можно "подстраховаться" и на случай, если кадровик или другой работник, ответственный за оформление отпусков, упустил из внимания срок ухода в отпуск какого-либо работника, в связи с чем отпуск не был своевременно оформлен и оплачен.

Источник: www.klerk.ru