Заверенная копия трудовой может понадобиться для самых различных целей: от получения займа в банке до оформления трудовой визы. Занимается выдачей этого документа обычно отдел кадров, бухгалтерия либо сам индивидуальный предприниматель, у которого числится работник. Именно эти сотрудники чаще всего интересуются, как заверить копию трудовой книжки, и знают правила и особенности её оформления. Однако эта информация может понадобиться и остальным трудоспособным гражданам.
Как заверить копию трудовой книжки — образец, которой можно скачать на нашем сайте? Какие существуют нюансы? В целом это несложная процедура, главное — строго следовать инструкции, а не просто воспользоваться сканером либо ксероксом.
Трудовая книжка и выписка из нее
Наверное, у каждого взрослого человека имеется трудовая книжка (ТК). Это бланк, который после поступления на работу хранится у работодателя (вплоть до дня увольнения). В нем фиксируются трудовой стаж, статистика переводов, карьерного роста, а также образование, поощрения и другие важные сведения.
Структура ТК следующая:
- титульный лист, где указывается, кому принадлежит документ, сколько ему лет, какое образование у сотрудника, полученная специальность;
- сведения о приеме на работу, увольнениях, переводах;
- информация о наградах и поощрениях;
- обложка.
В случае потери или порчи ТК обязательно оформляется дубликат, в который переносятся все записи. И хотя в Пенсионном фонде ведется параллельный учет, трудовая все равно необходима при оформлении пенсии. Она входит в обязательный список документов при начислении пенсии по возрасту наравне с паспортом, справками о среднемесячном заработке и многими другими документами. Понадобится ТК и в том случае, если ваш потенциальный работодатель решит проверить опыт работы нанимаемого сотрудника и причину увольнения с прошлого места работы.
Выписка всегда делается на бланке компании-работодателя. Обязательно указание организационно-правовой формы структуры, например ООО или ИП, ее юрадрес, а также всей информации о самом работнике с титульной страницы ТК. У документа всегда есть название, которое пишется посредине. Далее идет фактически дубликат разделов ТК. Нужная информация перепечатывается с 100%-й точностью (указанием дат, номеров приказа, формулировок). Все это заверяется печатью и подписью кадрового отдела, а также традиционной надписью о том, что все данные перенесены верно.
Сотрудник должен внимательно изучить подготовленную выписку и подтвердить точность сведений своей личной подписью. Обычно для подготовки документов достаточно 3 дней, и отказать сотруднику руководитель компании не вправе, поскольку тот имеет законную возможность получать дубликаты своих учетных бумаг, находящихся на хранении.
Зачем нужна копия ТК
Поскольку ТК не может быть изъята из отдела кадров, пока человек работает в этой компании, то с нее нужно снимать копию. Простой ксерокс или фотография смартфоном не подойдут, поскольку не имеют законной силы. Совсем другое дело — подтверждение трудовой книжки, заверенной работодателем.
Она удостоверяется печатью компании, подписью руководителя предприятия (организации). Все заполненные страницы или некоторые из них выборочно (по просьбе самого сотрудника) копируются. Если есть вкладыш, то копируется и он. Сведения о награждении копируются в том случае, если работнику оформляется статус ветерана труда.
Для чего нужна копия трудовой книжки? Чаще всего ее требуют в банковских организациях, чтобы оценить кредитоспособность клиента. Оценивая ваш трудовой стаж и опыт, кредитор принимает решение, выдавать ли вам займ на длительный срок. Отрицательный вердикт возможен, например, в том случае, если происходит частая смена мест работы и есть большие перерывы между ними.
Повторение ТК может понадобиться и в следующих случаях:
- по требованию Пенсионного фонда РФ, органов соцзащиты;
- в посольствах для оформления заграничного паспорта, трудовой, деловой визы;
- по запросу суда;
- для поступления в некоторые бизнес-школы, стажировок за рубежом (для подтверждения опыта работы);
- для работодателя при устройстве на вторую работу или по совместительству;
- для заполнения дубликата ТК (в случае кражи, порчи, потери оригинала).
Многолетний стаж часто приводит к тому, что заверенный документ получается очень объемным. При желании вы можете запросить у работодателя только нужные вам страницы в виде выписки. Например, чтобы подтвердить свой профессиональный опыт для поступления на программу MBA в бизнес-школе, требуется засвидетельствовать многие карьерные успехи на руководящих позициях в течение последних нескольких лет.
Еще один пример: иногда для оформления загранпаспорта нужно подтвердить только последние 10 лет работы. Так же выборочно могут подойти к вопросу подтверждения стажа и в банках либо в суде, где рассматривается дело, связанное с определенным местом работы.
Особенности оформления копий
Письменные и устные обращения сотрудника с просьбой помочь ему получить копию ТК воспринимаются позитивно. Как правильно заверить копию трудовой книжки? Обычно заверение трудовой происходит в несколько этапов, и это довольно простая процедура.
Начинается все с того, что сотрудник пишет заявление на выдачу копии трудовой книжки. В произвольной форме он просит заверить трудовую книжку, образец которой хранится у работодателя. Обычно указываются и основания для обращения: для посольства, для банка, в других случаях. После этого руководство выпускает приказ о выдаче документа, и вопросом начинает заниматься кадровый отдел.
В копии ТК обязательны:
- разворот;
- дата заверения;
- надпись: верно;
- подпись кадровика, его ФИО, наименование должности;
- печать компании-работодателя.
Несколькими способами проводится заверение копии трудовой книжки. Проще всего — это копировать каждый лист ТК (с сохранением размера, а не микро-копии), включая первый, с указанием персональных данных работника, его образования и специальности. Каждая страница заверяется кадровиком, который не только проставляет свою подпись, печать организации, но и пишет: «Копия верна». Важно: печать проставляется на всех страницах. В заключение (на последней странице) обязательно указывается: «Продолжает работать» либо «Работает», а также вносятся данные ответственного сотрудника.
Как заверить трудовую книжку иначе? В другом варианте заверения копии трудовой возможны только на последнем листе. Все остальные листы при этом сшиваются и нумеруются. Правила предусматривают, что нить, которой все сшивается, еще и проклеивается с помощью бумажного бланка, где указывается количество страниц и проставляется подпись кадровика. Также бланк заверяется печатью.
Если книжка копируется не полностью, то обязателен первый лист. Заверяется она аналогичным способом. Снимать ксерокопию, в общем-то, тоже не обязательно. Сведения можно набрать на компьютере в точном соответствии с оригиналом и распечатать. Так бумага будет легче читаться и при этом не потеряет свою действительность. Форма заверения не меняется. По требованию Трудового кодекса Российской Федерации любые копии выдаются работодателем в течение 3 суток.
Сроки действия
Сколько действительна копия трудовой книжки? Этот срок ограничен. Причем разные организации могут выдвигать разные требования на этот счет. В среднем срок составляет 30 дней с момента утверждения копии компанией, но, к примеру, банки-кредиторы могут сократить сроки и до 5–14 дней.
Если вы внимательно изучали вопрос, то знаете, что подобный документ информирует о текущем месте работы. Однако если оно изменилось, вас перевели в другой отдел либо понизили в должности, то правила гласят, что использовать устаревшую информацию с копии было бы неправильно. Заверять копию, по сути, нужно заново, чтобы дополнить ее новыми сведениями.
Как только срок действия копии трудовой книжки заканчивается, она становится недействительной. Повторного заверения копии трудовой книжки не предусмотрено. Если произошли изменения, в ТК была отображена новая информация, действие копии заканчивается и раньше. Проблемы в окончании срока — нет. Просто работодатель заверяет новую копию с новой информацией, и сотрудник может подавать ее в нужные инстанции.
Еще один способ — заверить бланк у нотариуса и тогда, он будет действителен не месяц, а вплоть до того времени, пока в ТК не появятся новые сведения. Заверка у нотариуса стоит денег, но делается здесь все довольно быстро — нужен только паспорт и правильно оформленный у работодателя документ. Обращаем внимание: приходить в нотариальную контору с простым ксероксом ТК, рассчитывая, что заверение у нотариуса сделает ее действительной, нет смысла. Юрист будет работать только с правильно оформленной бумагой, которая была получена в соответствии с требованиями трудового законодательства.
Снимать копию с копии трудовой имеет смысл только для личного пользования. Подача документа с неоригинальными печатями в официальные инстанции чревата тем, что у вас его просто не примут.
sovetyuristov.ru
Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года
Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года.
Основные правила заверения трудовых книжек
В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек. Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек.
Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.
Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:
- Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
- На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
- Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
- Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.
Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года
Введение ГОСТ Р 7.0.97-2016, подразумевающего поправку к правилам заверения трудовых книжек, перенесено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года.
До 1 июля 2018 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.
Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.
До 1 июля 2018 года можно заверять трудовую книжку как по действующим правилам, так и по новым. Оба положения равносильны.
Образец заверения трудовой книжки до 1 июля 2018 года по действующим правилам:
Образец заверения трудовой книжки до 1 июля 2018 года по ГОСТу Р 7.0.97-2016
Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года
С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента будет обязательным для всех.
Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть: личное дело, находящее в отделе кадров; дело, хранящееся в кабинете руководителя; папка с личными делами у бухгалтера и т.д.
Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна. Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании (образец есть выше), поступайте следующим образом:
- На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
- Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
- Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
- Впишите дату заверения трудовой книжки.
- Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
- Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.
Срок действия копии трудовой книжки
Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца.
Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.
источник: https://www.zarplata-online.ru/art/160839-zaverenie-trudovoy-knijki-s-1-iyulya-2018-goda
Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем (2018 год)
Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.
Как заверить трудовую книжку
Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Определенных требований к содержанию такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме.
При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.
Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.
Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.
Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, руководителем организации или сотрудниками службы кадров либо бухгалтерии организации-работодателя, если указанные сотрудники уполномочены на это в установленном порядке.
В правом верхнем углу первого листа копии документа ставится обозначение «Копия». На копии документа обязательно указывается дата ее выдачи.
Заверительная надпись делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) и содержит:
- надпись «Верно»
- должность лица, заверившего копию
- личную подпись должностного лица
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
- дату заверения
Заверяется каждая заполненная страница трудовой книжки.
На последней заполненной копии страницы трудовой книжки кадровой работник в свободной графе ставит дату заверения и пишет от руки «Работает по настоящее время».
Образец заверения трудовой книжки (применяется в 2018 году):
источник: https://www.26–2.ru/art/177928-kopiya-trudovoy-knijki
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).
Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.
Образец, как правильно заверить копию трудовой книжки
Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.
Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно.
Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Скоро правила заверения работодателями документов можно будет посмотреть в п. 5.26 нового стандарта.
В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Образец, как заверить трудовую книжку до 01.07.2018
С 01.07.2018 документ должен выглядеть, как на следующем образце:
В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию.
Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.
источник: http://ppt.ru/art/tk/kopiya
Изменение порядка заверения трудовой книжки с 2018 года
Как будет происходить заверение трудовой книжки 2018. У всех на слуху грядущие изменения в заверении официальных документов.
Расскажем в материале, как будет происходить заверение трудовой книжки с 2018 года.
Работник имеет право на копию
За копией своей трудовой книжки работник может обратиться к своему работодателю, написав соответствующее заявление на имя руководителя организации. Если компания небольшая, то можно ограничиться и устной просьбой.
Причем администрация предприятия не может отказать работнику в выдаче копии трудовой. Право на получение заверенной копии или выписки из трудовой книжки предусмотрено действующим законодательством (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Помимо обязанности выдать копию, закон устанавливает и максимальный срок, в течение которого документ нужно предоставить работнику.
На заверение трудовой книжки и выдачу копии дается три дня (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Общие требования
Понятно, что копия должна быть качественной. Если этим правилом пренебречь, то учреждение, потребовавшее у работника заверенную копию, может ее не принять и работу по заверению придется выполнять дважды.
Обычно обязанность по заверению трудовых книжек в организациях (у индивидуальных предпринимателей) возложена на кадровых специалистов. Если же предприятие небольшое, и кадровой службы нет, то трудовые заверяет бухгалтер или секретарь. В микропредприятиях работу по заверению документов может исполнять сам руководитель.
Правила, действующие в начале года
Отметим, что по настоящее время работает образец заверения трудовой книжки, действовавший в 2017 году п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст):
- каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна». Эту надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
- на каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати.
- Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.
- На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).
Новый порядок
С 01.07.2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Именно в этом документе содержится порядок заверения копии трудовой книжки 2018 (п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Заверительная надпись должна содержать:
- надпись «Верно»;
- должность лица, которое заверило копию;
- подпись;
- расшифровку подписи (Ф.И.О.);
- дату заверения.
Указанный ГОСТ содержит и образец заверения трудовой книжки с 2018 года:
При предоставлении копии в другую организацию отметку о заверении нужно дополнить надписью о месте хранения оригинала документа. Она должна выглядеть так:
Понятно, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а «россыпью» в сейфе, то на копии достаточно указать только место хранения оригинала книжки без указания номера дела и года.
источник: https://blogkadrovika.ru/izmenenie-poryadka-zavereniya-trudovoj-knizhki-s-2018-goda/
Как заверить копию трудовой книжки в 2018 году — образец, правильно, для банка, работает по настоящее время
Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.
Как в 2018 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.
Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.
Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2018 году заверяется копия трудовой книжки?
Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.
Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.
Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.
Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.
Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее? Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.
Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.
То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.
Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.
Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника. В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.
При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.
В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.
Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.
Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.
Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.
Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.
Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.
Какова роль документа
Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.
К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:
- оформление кредита;
- получение государственной субсидии;
- оформление пенсионных выплат;
- процедура усыновления;
- получение загранпаспорта и т.д.
На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.
Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству. Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.
Законные основания
Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.
Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.
Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом. То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.
Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30–2003, Постановление Правительства №225. Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер. К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.
Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.
Как правильно заверить трудовую книжку
Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.
Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:
- Постранично — При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
- Прошитого комплекта копий — В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом
Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.
К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.
Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.
Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.
Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.
Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.
Порядок действий
Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:
- Снимаются ксерокопии всех заполненных листов книжки
- На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна». Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
- Далее ставится дата заверения и печать организации. Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
- В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»
Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.
Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.
Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.
При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:
- Надпись частично налагается на изображение копии. Но не скрывая имеющуюся информацию.
- Обычно применяется круглая печать организации. Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
- Не ставится печать на пустой странице или в пустой ее части
- Печать захватывает надпись и изображение копии, но должна быть ясно читаемой
- Конкретное место для внесения заверительной надписи — не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение
Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.
Как быть с вкладышем
Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.
В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.
При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.
Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.
Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.
Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.
Образец заверенной записи
Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?
Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.
Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.
Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.
Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.
Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.
По какому назначению
Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.
Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.
Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:
- Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки. На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц.
- Неправильная формулировка записи. Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
- Подпись не уполномоченного сотрудника. Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
- Ненадлежащая печать. В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы
Для банкаБанку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.
В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения. Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие.
Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет — но основной текст должен быть разборчив и читаем.
При проставлении подписи ответственного лица надлежит указывать должность и полное имя заверителя.
Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки — по закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка.
Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации. Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи.
Важна для банка и форма копии. Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа.
На загранпаспорт. До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.
Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.
Для ФСС и ПФР. Сотрудник ФСС, проверяя компанию на предмет признания расходов на выплату страхового обеспечения, должны проверить и стаж работников.
Для этого они требуют предоставления копий трудовых книжек бывших сотрудников. Может затребовать копии и ПФР, при сверке платежей.
Требование о предоставлении книжки со стороны ФСС в принципе правомерно, поскольку одним из основных показателей при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством является стаж.
Для ПФР копия может также потребоваться для подтверждения стажа субъекта. И подтверждается таковой трудовой книжкой. Но как быть с уволенными работниками, которые уже забрали свои трудовые?
В Приказе Минздравсоцразвития РФ №951н от 4.12.2009 приведен перечень документов, какими организация-страхователь подтверждает правильность и обоснованность своих затрат по обязательному страхованию. И ни о каких документах, подтверждающих стаж работников, в нем речь не идет.
Достаточно предоставления документов, непосредственно изложенных в перечне – заявление о возмещении, форма 4-ФСС, документы в подтверждение расходов.
Проверить стаж представители ФСС могут посредством изучения трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, личных карточек работников. То есть в целом требование копий трудовых книжек работающих сотрудников правомерно, а вот книжек уволенных работников противоправно.
А это отнимает немало времени. Потому изначально нужно попытаться урегулировать ситуацию мирным путем. Для этого в соответствующую инстанцию подается письмо с предложением воспользоваться для подтверждения иными документами.
Изготовить копию трудовой книжки и заверить ее не сложно. Но следует соблюсти все правила надлежащего заверения. А в отдельных случаях руководствоваться нужно требованиями организаций-получателей.
источник: http://jurist-protect.ru/kak-zaverit-kopiju-trudovoj-knizhki/
kredityvopros.ru
Определение
Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.
Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:
- Личные данные.
- Данные о выполняемой работе.
- Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
- Наименования документов, на которые ссылаются все действия.
Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.
Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.
Когда выдается
Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:
- утерю сотрудником;
- утерю работодателем;
- порчу документа;
- внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.
Каждый из пунктов имеет свои особенности.
Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.
В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.
Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.
При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.
Оформление
Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.
Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).
Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.
Стоимость
Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.
По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.
Плата не берется только в следующих случаях:
- при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
- при неверном заполнении титульного листа;
- при порче, случившейся не по вине сотрудника.
Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.
Алгоритм
Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:
- Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
- Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
- Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
- Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
- Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
- Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:
Документы
Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.
В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.
Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:
- причина утраты;
- просьба о выдаче повторного документа;
- дата составления, подпись гражданина.
Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.
Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:
После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.
Приказ должен:
- содержать номер;
- содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
- издаваться только в печатном виде;
- передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
- иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.
Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.
Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:
- Личное дело.
- Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
- Удостоверения гражданина.
- Трудовые договора.
- Расчетная книжка.
Какие сведения вносятся в дубликат
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:
- фамилия, имя и отчество гражданина;
- дата рождения;
- наличие и вид образования;
- профессия.
Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.
На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.
Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:
Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.
Следом заполняются все графы по порядку:
- дата поступления на работу;
- информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
- сведения о документе, на основании которого данные занесены.
В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».
Сроки выдачи
Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.
Некоторые нюансы
Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат. Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.
Записи в дубликатах заверяются следующим образом:
- данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
- после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.
Недействительная запись
Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.
Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.
Если сотрудник уволился
Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?
Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.
Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.
Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.
Книга учета
После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».
Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой. Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.
fb.ru