Как правильно заверить трудовую книжку для банка

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

• Как заверить трудовую книжку — образец
• Заверение копии трудовой книжки
• Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки.
   частую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
4. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.


5. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

1. номер записи;
2. текст «работает по настоящее время»;
3. дату заверения копии трудовой книжки;
4. должность заверяющего;
5. фамилию, инициалы заверяющего;
6. печать.

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

1. «копия верна»;
2. кто заверил (фамилия, инициалы);
3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
4. когда заверил;
5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Образец заверения трудовой книжки

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

• заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
• печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
• печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

1. фраза «Копия верна»;
2. печать организации-работодателя;
3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

• запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
• ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

buhgalterov.ru

Общая информация

Как правильно сделать копию трудовой книжки для банка? Получить копию вашей трудовой книжки не составит труда, если вы будете прислушиваться к некоторым нашим советам, а также усвоите ряд правил, которые помогут вам быстрее осуществить задуманное.

Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.

Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.

Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.

О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть тут.

В отделе кадров

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек. При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.

Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.

Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.

Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.

Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.

Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.

Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.

После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.

Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:

Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа. В конце заявления ставьте дату и свою подпись.

Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней, что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.

Заверение трудовой книжки для банка

Как правильно заверить копию трудовой книжки для банка? Образец и фото в статье. Как только заявление будет рассмотрено, вам скажут о результатах. Если вам отказывают в получении документа, то данное решение должно быть мотивировано, например, указана причина, по которой такое действие невозможно и важно, чтобы ситуация соответствовала закону и не ущемляла ваши права.

Если же причины вам отказывать нет, вам разрешат оформление ксерокопии трудовой. Заверяется копия также в отделе кадров, для этого есть надлежащая процедура, которая прописана в пунктах инструкции для кадровиков.

Сначала снимают копии всех страниц трудовой книжки, в том числе титульного листа. Данные листы скрепляют вместе. На каждой странице проставляется печать организации. Обратите внимание, что печать не для пакетов, а общая печать.

Также помимо печати, на каждой странице внизу должна стоять подпись о том, что копия верна. Еще необходимо, что бы лицо, а именно сотрудник отдела кадров, который бы занимался постановкой печати, оставил свои инициалы, а также указал, в какой должности он работает.

Но на этом заверение копии трудовой не заканчивается. На последней странице ставится дата, когда была сделана копия и пишется информация, что сотрудник, получивший на руки копию, и по настоящий момент работает в данной организации в той же должности.

Далее работник, который подал заявление, должен поставить свои инициалы, подпись и дату. Все написанное также заверяется печатью и подписью сотрудника отдела кадров или работодателя.

На этом процедура заверения копии завершена.

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец (фото):

Стоит помнить о ограниченном сроке действия данного документа. Помните о том, что воспользоваться копией вы должны в течение месяца. В дальнейшем законная сила теряется.

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Как правильно заверить трудовую книжку для банка? Правильное заверение заключается в наличии всех предусмотренных печатей и подписей.

После того, как на руки выдали заверенную копию, тщательно проверьте наличие печатей на каждом из листов ксерокопии. Также рядом с печатью должна стоять запись, что копия верна.

Не забудьте о том, что на каждом листе сотрудник отдел кадров должен оставить свои инициалы.

На самом последнем листе проверяйте записи. Помимо печатей и подписей сотрудника отдела кадров там должны быть и ваши инициалы.

Образец (фото) заверенной копии трудовой книжки для банка:

Сколько действительна копия трудовой книжки для банка?

Как мы уже говорили, срок действия такой ксерокопии составляет месяц, но срок действия копии трудовой книжки для банка можно как продлить, так и уменьшить, в зависимости от ваших предпочтений.

Так, на бланке ксерокопии может быть прописан меньший срок, например сотрудник отдела кадров выставляет дату с какого по какое число документ имеет законную силу.

Если же хочет увеличить, то пишет опять же период с какого по какое действительна ксерокопия а также делает подпись что в случае необходимости может быть выдана новая ксерокопия.

Разумеется, все эти записи делаются на самом последнем листе ксерокопии.

Если трудовая книжка на руках

Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.

Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.

Заверение у нотариуса

Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.

Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.

Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.

naim.guru

Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии

Копия трудовой выдаётся по заявлению работника. В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме. Образец правильного составления заявления:

• В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.
• Посередине пишется: Заявление. И пишете, что на основании ст. 62 ТК РФ просите выдать копию трудовой книжки, заверенной в установленном порядке.

В заявлении необязательно указывать причину выдачи документа. Вы можете умолчать об этом. Работодатель не имеет права спросить вас о причине выдачи заверенной ксерокопии документа. Так же, как и не имеет права отказать вам в выдаче документа.

В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.

Ксерокопия делается бесплатно.

Заверение ксерокопии по настоящим правилам:

• Дубликаты должны быть разборчивыми. Листы заверяются по установленным правилам: Правила Госстандарта и Указу ПВС 9779-Х. Особых требований к печати нет. Она может быть, как общая от организации, а может быть, и от отдела кадров.
• На последней странице документа ставится запись: «Работает в настоящее время». Под ней ставится подпись руководителя или сотрудника, которому доверено оформление. Правила Госстандарта раскрывают понятие подпись – это наименование должностного лица, его подпись и расшифровка. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров В.В. Смирнов. Число. Подпись».
• Листы документа нумеруются и скрепляются. Заверенный документ передаётся сотруднику.

Как заверить ксерокопию документа для банка

Практически все банки для одобрения кредита просят подтвердить, где вы работаете, на какой должности и какое время. Сделать это можно только предоставив трудовую книжку. Именно этот документ свидетельствует о том, что гражданин трудится официально. Когда документ на руках, то с предоставлением доказательства не возникнет труда. Гражданину необходимо прийти с документом в нотариальную контору и заверить копии документа. Также необходимо предоставить паспорт. После этого отдаёте документы нотариусу. Ему необходимо сделать копии листов и заверить их. На всю процедуру уйдёт не более получаса.

Если вы работаете официально, тогда необходимо обратиться к работодателю за этой процедурой. Мы уже рассмотрели чуть выше процедуру получения заверенной копии документа от работодателя. Вам нужно написать заявления подождать от трёх до пяти дней и получить свою копию.

Только после этого можно идти в банк.

В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки

До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.

Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.

Потребовать ксерокопии трудовых книжек могут и сотрудники ФСС (Фонд социального страхования) и ПФР. Это необходимо при расчёте пособий по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. А для этого необходимо знать стаж гражданина.

Ошибки при заверении ксерокопии документа

Существует ряд ошибок, которые делают при заверении ксерокопии книжки. Рассмотрим самые те ошибки, которые совершать не нужно:

• Не нужно размещать на одном листе А4 сразу несколько страниц документа. Рекомендуется на одном развороте размещать не больше двух страниц документа.
• Неверно указывается название записи. В настоящее время запись ставится так, «Копия верна». Лучше всего ставить «Верно». Так некоторые организации могут придираться к такой формулировке. Особенно, это любят делать сотрудники банков.
• Неправильная подпись. Подпись ставится тем сотрудником, который по приказу обязан заверить копии документа.
• Неправильная печать. Организация может иметь несколько разных печатей. Но для заверения используется круглая печать с названием организации или штамп кадровой службы.
• Банки могут запросить и дополнительные требования. Например: кроме полного имя заверителя, нужно ещё проставить надпись о месте нахождения трудовой книжки, также должна быть отметка о трудовой деятельности, для банка важна и форма копии, они требуют размещение одной страницы трудовой книжки на отдельном листе, который отдельно будет заверен печатью.

Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году

Предполагалось, что изменения вступят уже в 2018 году, но было решено перенести на следующий год. В соответствии с новым ГОСТом правила заверения будут зависеть от того, для чего нужна копия трудовой книжки.

В первую очередь нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, где есть записи. Все копии должны быть читабельными. Если необходимо предоставить копию для сторонней компании, такой как банк или пенсионный фонд, тогда необходимо придерживаться следующим правилам:

• На документе обязательно ставить запись «Верно».
• Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
• Проставляется дата заверения.
• С 1 июля 2018 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
• Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.

Если копия книжки будет использоваться внутри компании, то ставить печать о местонахождении оригинала не стоит. Как оформить копии для внутреннего использования копий трудовой книжки:

• Ставится отметка «Верно».
• Фамилия, имя, отчество и подпись должностного лица.
• Дата заверения.

Новые правила вступят в законную силу с 1 июля 2018 года. Стоит отметить, что некоторые требования уже предъявлялись банками. Но это было неправомерно. Со следующего года, эти правила станут законными и оформлять копии трудовой книжки необходимо будет по-новому.

Итак, мы рассмотрели правила оформления копии трудовой книжки. Заверить копии можно двумя способами: на работе, через кадровую службу или через нотариуса. Если у вас трудовая книжка на руках, тогда обращайтесь к нотариусу, так вы сэкономите время. Если трудовая книжка у работодателя, тогда необходимо составить заявление на имя директора и ждать, когда вам выдадут заверенную копии книжки.

Заверенная копия книжки может понадобиться для выдачи кредита, то есть для банка или для назначения пенсии, то есть для пенсионного фонда. До недавнего времени такой документ требовался для получения загранпаспорта, теперь это не нужно. Достаточно того, что гражданин укажет свой трудовой стаж в специальной графе анкеты.

pravovik.guru

Копия ТК

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия:

1. При устройстве на вторую работу
2. Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
3. Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
4. Комплект документов на визу
5. Социальные льготы по закону
6. оформление пенсионных выплат;
7. процедура усыновления;
8. получение загранпаспорта

И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.

Оформление копии

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

1. Директору
2. Главбуху
3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Порядок ваших действий:

• Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
• Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
• Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки

Скачать это пример

В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.

Срок действия копии книжки

• Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
• Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Делаем копию правильно!

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.

Правила:

• На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
• Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
• На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
• Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
• Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
• Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец, пример)

• Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
• Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
• Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта  от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Для сторонней организации

• на документе ставится отметка “Верно”;

• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

• указывается дата заверения;

• с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Копия для банка (особенности)

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

• место работы;
• стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
• уровень платежеспособности и кредитоспособности;
• подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Важные моменты:

• Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
• Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

• для оформления ипотеки;
• для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
• для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Заверяем у нотариуса

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Справка 2-НДФЛ

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов. За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников. Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

Оформление копии трудовой для УФМС

Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.

Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.

dedadi.ru

Как заверить копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Выдать оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права, поэтому оформляет копию. В статье расскажем о правилах заверения трудовой книжки, которые начнут действовать с 1 июля 2018 года.

Основные правила заверения трудовых книжек

В связи с разработкой и публикацией в 2017 году ГОСТ Р 7.0.97-2016, касающегося принципов оформления документов, перед предприятиями и ИП возник вопрос о порядке заверения трудовых книжек. Давайте посмотрим основные правила, как заверять копии трудовых книжек.

Чтобы получить копию трудовой книжки в крупной организации, работник должен написать заявление на имя руководителя компании, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Работники малых предприятий могут ограничиться устным сообщением.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (как заверять трудовые книжки с 1 июля 2018 года и образец смотрите ниже), должна быть вручена не позднее 3 дней с момента получения заявления от работника.

Если сотрудник работает по настоящее время, трудовая книжка заверяется следующим образом:

1. Снимаются ксерокопии всех страниц трудовой книжки, начиная с самой первой, где указаны фамилия, имя, отчество и другие данные работника. Последней должна быть страница, где указано место нынешней работы.
2. На последней странице трудовой книжки, имеющей запись, внизу пишется фраза «Копия верна» или просто «Верно», рядом указывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой, дата заверения и ставится печать организации (при ее наличии).
3. Если учреждение, куда будет предоставлена копия трудовой книжки, дополнительно требует наличия на последней странице копии надписи «Работает по настоящее время», нужно эту запись сделать.
4. Заверить данный документ может сотрудник отдела кадров. Но если отдел кадров отсутствует, тогда это могут сделать главный бухгалтер или непосредственно сам руководитель организации.

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

Введение ГОСТ Р 7.0.97-2016, подразумевающего поправку к правилам заверения трудовых книжек, перенесено с 1 июля 2017 на 1 июля 2018 года.

До 1 июля 2018 года компаниям и ИП рекомендовано самим выбирать способ заверения трудовых книжек: по старому или по новому порядку. Нужно сказать, что второе предпочтительней.

Заверить можно только последний лист копии трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. С приходом нового ГОСТа это правило не изменилось.

До 1 июля 2018 года можно заверять трудовую книжку как по действующим правилам, так и по новым. Оба положения равносильны.

Образец заверения трудовой книжки до 1 июля 2018 года по действующим правилам:

Образец заверения трудовой книжки до 1 июля 2018 года по ГОСТу Р 7.0.97-2016

Заверение трудовой книжки с 1 июля 2018 года

С 1 июля 2018 года новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в силу. Заверение трудовых книжек по новым правилам с этого момента будет обязательным для всех.

Главное новшество, которое придет к нам с новым ГОСТом, это запись в копии трудовой книжки о месте хранения оригинала. Местом хранения может быть: личное дело, находящее в отделе кадров; дело, хранящееся в кабинете руководителя; папка с личными делами у бухгалтера и т.д.

Если вы делаете копию документа для потребностей своей фирмы, то запись о местонахождении оригинала не нужна. Если для иных организаций, то запись с 1 июля 2018 года о месте хранения оригинала документа обязательна. Итак, если вам нужно заверить копию трудовой книжки для сторонней компании (образец есть выше), поступайте следующим образом:

• На последнем листе трудовой книжки, имеющем запись, впишите фразу «Верно» или «Копия верна».
• Укажите должность работника, заверяющего копию, его ФИО.
• Работник, заверяющий документ, должен расписаться.
• Впишите дату заверения трудовой книжки.
• Ниже всех предыдущих записей сделайте надпись «Подлинник хранится (укажите где, допустим у директора в л/д №23).
• Поставьте печать компании так, чтобы ее верхний край касался копии документа, а нижний затрагивал бумагу.

Срок действия копии трудовой книжки

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец которой дан выше, мы рассказали. Теперь поговорим о сроке действия копии. Заверенная работодателем копия трудовой книжки, как правило, действительна в течение одного месяца.

Если в течение этого времени в трудовую книжку вносились новые записи, копия становится недействительной. Обратите внимание: нотариально заверенная копия трудовой книжки имеет неограниченный срок действия, до внесения новых записей в нее.

источник: https://www.zarplata-online.ru/art/160839-zaverenie-trudovoy-knijki-s-1-iyulya-2018-goda

Образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем (2018 год)

Работники часто просят кадровиков сделать копию трудовой книжки. Копия может потребоваться для получения кредита в банке и для изготовления загранпаспорта. Копию трудовой книжки нужно особым образом заверить и поставить печать работодателя. Как это правильно сделать расскажем в статье.

Как заверить трудовую книжку

Юридическим основанием для выдачи работнику копий документов является заявление работника, составленное в письменной форме. Определенных требований к содержанию такого заявления нет, поэтому работник вправе изложить свое требование в произвольной форме.

При этом в заявлении необходимо точно обозначить конкретные виды документов, копии которых желает получить работник, и обосновать соответствующее требование ссылкой на статью 62 ТК РФ.

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления. В случае ее невыполнения работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании статьи 5.27 КоАП РФ.

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление ему копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Удостоверение копий документов, связанных с работой, может производиться, в зависимости от вида того или иного документа, руководителем организации или сотрудниками службы кадров либо бухгалтерии организации-работодателя, если указанные сотрудники уполномочены на это в установленном порядке.

В правом верхнем углу первого листа копии документа ставится обозначение «Копия». На копии документа обязательно указывается дата ее выдачи.

Заверительная надпись делается в соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003 (Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст) и содержит:

• надпись «Верно»
• должность лица, заверившего копию
• личную подпись должностного лица
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
• дату заверения

Заверяется каждая заполненная страница трудовой книжки.

На последней заполненной копии страницы трудовой книжки кадровой работник в свободной графе ставит дату заверения и пишет от руки «Работает по настоящее время».

Образец заверения трудовой книжки (применяется в 2018 году):

источник: https://www.26–2.ru/art/177928-kopiya-trudovoy-knijki

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию трудовой книжки? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку. Какие нюансы надо помнить кадровику и как выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем?

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя).

Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки:

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Образец, как правильно заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.

Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.

Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.

Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно.

Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.

Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.

Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Скоро правила заверения работодателями документов можно будет посмотреть в п. 5.26 нового стандарта.

В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец, как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

С 01.07.2018 документ должен выглядеть, как на следующем образце:

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию.

Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

источник: http://ppt.ru/art/tk/kopiya

Изменение порядка заверения трудовой книжки с 2018 года

Как будет происходить заверение трудовой книжки 2018. У всех на слуху грядущие изменения в заверении официальных документов.

Расскажем в материале, как будет происходить заверение трудовой книжки с 2018 года.

Работник имеет право на копию

За копией своей трудовой книжки работник может обратиться к своему работодателю, написав соответствующее заявление на имя руководителя организации. Если компания небольшая, то можно ограничиться и устной просьбой.

Причем администрация предприятия не может отказать работнику в выдаче копии трудовой. Право на получение заверенной копии или выписки из трудовой книжки предусмотрено действующим законодательством (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Помимо обязанности выдать копию, закон устанавливает и максимальный срок, в течение которого документ нужно предоставить работнику.

На заверение трудовой книжки и выдачу копии дается три дня (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Общие требования

Понятно, что копия должна быть качественной. Если этим правилом пренебречь, то учреждение, потребовавшее у работника заверенную копию, может ее не принять и работу по заверению придется выполнять дважды.

Обычно обязанность по заверению трудовых книжек в организациях (у индивидуальных предпринимателей) возложена на кадровых специалистов. Если же предприятие небольшое, и кадровой службы нет, то трудовые заверяет бухгалтер или секретарь. В микропредприятиях работу по заверению документов может исполнять сам руководитель.

Правила, действующие в начале года

Отметим, что по настоящее время работает образец заверения трудовой книжки, действовавший в 2017 году п. 3.26 ГОСТ Р 6.30–2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст):

1. каждый лист копии нужно заверить отдельно, сделав на нем надпись: «Верно» или «Копия верна». Эту надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.
2. на каждом листе копии нужно указать обязательные реквизиты, а именно: должность лица, заверившего копию, его подпись, расшифровку подписи, дату, когда копия заверена и оттиск печати.
3. Для заверения копий допустимо использовать как печать организации, так и печать отдела кадров.
4. На последнем листе копии трудовой книжки имеет смысл написать «Сотрудник работает по настоящее время» и указать текущую дату. Эту надпись нужно также заверить подписью, указав должность и ФИО ответственного сотрудника, и скрепить печатью организации (отдела кадров).

Новый порядок

С 01.07.2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97 – 2016. Именно в этом документе содержится порядок заверения копии трудовой книжки 2018 (п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Заверительная надпись должна содержать:

• надпись «Верно»;
• должность лица, которое заверило копию;
• подпись;
• расшифровку подписи (Ф.И.О.);
• дату заверения.

Указанный ГОСТ содержит и образец заверения трудовой книжки с 2018 года:

При предоставлении копии в другую организацию отметку о заверении нужно дополнить надписью о месте хранения оригинала документа. Она должна выглядеть так:

Понятно, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а «россыпью» в сейфе, то на копии достаточно указать только место хранения оригинала книжки без указания номера дела и года.

источник: https://blogkadrovika.ru/izmenenie-poryadka-zavereniya-trudovoj-knizhki-s-2018-goda/

Как заверить копию трудовой книжки в 2018 году — образец, правильно, для банка, работает по настоящее время

Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

Как в 2018 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2018 году заверяется копия трудовой книжки?

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее? Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника. В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

• оформление кредита;
• получение государственной субсидии;
• оформление пенсионных выплат;
• процедура усыновления;
• получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству. Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом. То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30–2003, Постановление Правительства №225. Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер. К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

1. Постранично — При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
2. Прошитого комплекта копий — В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.
Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

• Снимаются ксерокопии всех заполненных листов книжки
• На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна». Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
• Далее ставится дата заверения и печать организации. Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
• В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

1. Надпись частично налагается на изображение копии. Но не скрывая имеющуюся информацию.
2. Обычно применяется круглая печать организации. Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
3. Не ставится печать на пустой странице или в пустой ее части
4. Печать захватывает надпись и изображение копии, но должна быть ясно читаемой
5. Конкретное место для внесения заверительной надписи — не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.
Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

• Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки. На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц.
• Неправильная формулировка записи. Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
• Подпись не уполномоченного сотрудника. Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
• Ненадлежащая печать. В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банкаБанку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения. Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие.

Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет — но основной текст должен быть разборчив и читаем.

При проставлении подписи ответственного лица надлежит указывать должность и полное имя заверителя.

Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки — по закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка.

Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации. Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи.

Важна для банка и форма копии. Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа.

На загранпаспорт. До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.

Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.

Для ФСС и ПФР. Сотрудник ФСС, проверяя компанию на предмет признания расходов на выплату страхового обеспечения, должны проверить и стаж работников.

Для этого они требуют предоставления копий трудовых книжек бывших сотрудников. Может затребовать копии и ПФР, при сверке платежей.

Требование о предоставлении книжки со стороны ФСС в принципе правомерно, поскольку одним из основных показателей при расчете пособий по временной нетрудоспособности или выплат в связи с материнством является стаж.

Для ПФР копия может также потребоваться для подтверждения стажа субъекта. И подтверждается таковой трудовой книжкой. Но как быть с уволенными работниками, которые уже забрали свои трудовые?

В Приказе Минздравсоцразвития РФ №951н от 4.12.2009 приведен перечень документов, какими организация-страхователь подтверждает правильность и обоснованность своих затрат по обязательному страхованию. И ни о каких документах, подтверждающих стаж работников, в нем речь не идет.

Достаточно предоставления документов, непосредственно изложенных в перечне – заявление о возмещении, форма 4-ФСС, документы в подтверждение расходов.

Проверить стаж представители ФСС могут посредством изучения трудовых договоров, приказов о приеме на работу и увольнении, личных карточек работников. То есть в целом требование копий трудовых книжек работающих сотрудников правомерно, а вот книжек уволенных работников противоправно.

А это отнимает немало времени. Потому изначально нужно попытаться урегулировать ситуацию мирным путем. Для этого в соответствующую инстанцию подается письмо с предложением воспользоваться для подтверждения иными документами.

Изготовить копию трудовой книжки и заверить ее не сложно. Но следует соблюсти все правила надлежащего заверения. А в отдельных случаях руководствоваться нужно требованиями организаций-получателей.

источник: http://jurist-protect.ru/kak-zaverit-kopiju-trudovoj-knizhki/

kredityvopros.ru