Для чего необходима копия ТК
Иногда работники просят специалистов кадровой службы выдать им трудовую книжку для предъявления ее по месту требования. Например, образец заверения копии трудовой книжки 2019 может потребоваться для предоставления в организацию, занимающуюся вопросами социального обеспечения, или в банк для получения кредита.
Частым условием для оформления каких-либо бумаг является подтверждение постоянного заработка. Но так как оригинал выдается только в исключительных случаях, чаще для этой цели используется образец копии трудовой книжки, заверенная работодателем 2019.
Заверить и выдать копию сотруднику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы (ст. 62 ТК РФ). Чтобы правильно оформить документ, необходимо учесть новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018, о которых мы поговорим далее.
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2019
С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.
Согласно новому ГОСТу, правила заверения (вообще в целом, а не только трудовой книжки) теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода, и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время (2019).
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.
Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:
- указывается запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
- дата заверения.
Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Подробнее: ГОСТ Р 7.0.97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Скачать
clubtk.ru
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2019 года
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но в конце 2016 года появился новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 со сроком введения с действие с июля 2017 года («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.). Правда, незадолго до плановой даты вступления в силу этого документа Росстандарт выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст, которым введение нового ГОСТа отодвинули на год. Актуальная дата введения нового стандарта – 1 июля 2018 года.
Ожидается, что изменений будет не так много, но одно существенное все же появится. Придется указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку в 2018 году и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки с 01.07.2018, как и раньше, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
- Статья по теме: Как заверять копии всех документов по новому ГОСТУ для налоговиков и работников
Как заверить трудовую книжку в 2019 году: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
- слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
- должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
- подпись и расшифровка подписи;
- дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2018 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
www.26-2.ru
Ситуации, для которых нужна заверенная копия
Информация, содержащаяся в трудовой, свидетельствует о наличии у гражданина постоянного заработка, квалификации выполняемых им работ и длительности трудоустройства.
Эти сведения могут быть необходимы в следующих ситуациях:
- при оформлении субсидий;
- для получения кредита в банковской организации, в том числе — ипотечного;
- при составлении резюме при поиске работы;
- при выходе на пенсию и оформлении пенсионного содержания;
- для получения загранпаспорта.
Порядок заверения
Заверка документа – поэтапный процесс. Давайте разберемся, как правильно заверить трудовую книжку для банка.
- Шаг первый – обращение с заявлением в отдел кадров или (если организация небольшая) к работодателю. Это можно сделать путем устной просьбы или (если это регламентировано внутренними актами компании) с помощью письменного заявления. Обращение составляется в произвольной форме. Обязательно должно быть указано: кому оно адресовано и от кого. В заявлении следует сформулировать просьбу о выдаче заверенной копии трудовой книжки.
- Шаг второй – заверение копии документа работодателем или другим уполномоченным на это лицом.
- Шаг третий – выдача заверенной копии владельцу документа. Это должно произойти не позже 3 дней с момента подачи заявления (письменного или устного). Этот срок прописан в Постановлении Правительства РФ №225 от 16.04.2003 года.
Требования к заверенной копии
Копия документа должна быть заверена определенным образом, иначе она не будет иметь юридической силы. Рассмотрим как пример образец заверения трудовой книжки для банка. Иногда требуется заверить лишь некоторый интервал времени, отраженный в документе. При этом заверяется только копия титульного листа, а затем – нужные страницы.
Требования, предъявляемые к заверению:
- копия с документа может быть сделана как с помощью ксерокопирования, так и в виде печатного текста;
- на каждой странице копии прописывается текст (или делается оттиск штампа): «Копия верна»;
- под этой надписью ставится подпись заверяющего сотрудника с расшифровкой и указанием его должности, а также официальная печать организации;
- все скопированные листы скрепляются степлером или сшиваются нитью.
Особенности заверения последней страницы трудовой
Заверение последней страницы документа имеет некоторые особенности. Копия конечной страницы, кроме: «Копия верна», должна содержать письменную формулировку: «Работает по настоящее время». После этой записи должна быть указана дата заверки, должность заверяющего сотрудника и его фамилия с инициалами. Затем ставится печать. Важный момент: оттиск печати не должен располагаться на пустом пространстве страницы, он должен покрывать часть теста и подписи, иначе копия может быть признана юридически недействительной.
Разберемся, кто заверяет трудовую книжку неработающему и трудоустроенному гражданину. Заверять документ действующему работнику должен сотрудник организации, имеющий специальные полномочия.
Это могут следующие лица:
- руководитель организации,
- начальник отдела кадров,
- главный бухгалтер компании.
Если гражданин уже не работает по какой-либо причине (вышел на пенсию, уволился и т. д.), то заверить копию трудовой ему должны на последнем месте его работы. При невозможности это сделать (например, гражданин переехал с прежнего места жительства в другое), заверить копию документа можно у официально действующего нотариуса. Данная услуга является платной.
otdelkadrov.online
У каждого нашего соотечественника, трудоустроенного в соответствии с ТК РФ, есть трудовая книжка. И, несмотря на то, что в будущем планируется отмена этого документа, на данный момент множество организаций может потребовать копию трудовой. Именно поэтому многих россиян интересует вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки правильно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Что нужно знать?
Для того чтобы копия трудовой книжки была принята требующей ее инстанцией, необходимо правильно ее оформить и заверить. В противном случае бумага будет считаться недействительной (не имеющей юридической силы), вследствие чего будет озвучен отказ в приеме документов.
У трудоустроенных граждан трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия, поэтому самостоятельно снять ее копию не получится.
Внимание: Для получения заверенной копии необходимо направить на имя руководителя предприятия запрос в письменном виде с указанием причины предоставления копии.
Копия трудовой книжки может понадобиться для:
- оформления кредита;
- оформления загранпаспорта;
- оформления на работу по совместительству;
- назначения пенсии по старости;
- получения визы.
Правила заверения
Для того чтобы заверить ксерокопию трудовой книжки работодателю прежде всего потребуется отснять копии всех страниц документа.
Осуществить это возможно с помощью любого копировального оборудования, но при условии, что копия не будет содержать размытый или нечитаемый текст.
Важно: Недопустимо изготовление двухсторонних копий: информация должна содержаться на одной стороне каждого листа.
Важно: Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трех дней после получения заявления. В противном случае он может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Сроки выдачи копии могут быть нарушены только при наличии веской причины:
- отсутствия работника (владельца трудовой книжки) на рабочем месте;
- отказа работника получать заверенную копию.
Трудовая книжка и ее копия могут быть признаны недействительными в случае, если:
- документ содержит некорректную информацию или ошибку в имени, фамилии или отчестве владельца документа;
- на титульном листе отсутствует подпись уполномоченного на заполнение трудовой книжки сотрудника или печати организации;
- не совпадают даты выпуска бланка и даты заполнения документа.
Срок действия
Срок действия официально заверенной копии трудовой книжки не определен на законодательном уровне, поэтому полностью зависит от организации, которой потребовалась заверенная копия этого документа.
Как показывает практика, при выдаче кредита банк требует копию трудовой, чтобы убедиться в платежеспособности потенциального заемщика. Поэтому средний срок действия такой копии равен одному месяцу, но в некоторых случаях может быть сокращен и до двух недель.
Для предоставления документов в суд – срок действия копии не ограничен.
Если окончание срока действия копии пропущено, то для «обновления» копии достаточно простого удостоверения копии уполномоченным на то лицом с проставлением печати и указанием даты заверения.
Кроме того, в любой момент работник может обратиться к работодателю за изготовлением новой копии.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Одним из самых важных этапов заверения копии трудовой книжки является правильное оформление копии последней страницы трудовой. Обусловлено это тем, что на этом листе проставляется такая информация, как:
- формулировка «работает по настоящее время в должности…»;
- фамилия, имя и отчество заверяющего сотрудника, его подпись, дата заверения и печать организации;
- фраза «копия верна».
От правильного заверения копии документа зависит возможность реализации законных прав гражданина, в противном случае предприятие, запрашивающее копию трудовой, может отказать в услуге.
Если после заверения и до предоставления копии в какую-либо организацию человек увольняется или меняет должность, то ксерокопия документа теряет юридическую силу.
Как оформить: пошаговая инструкция
Алгоритм изготовления и заверения копии трудовой книжки выглядит следующим образом:
- сотрудник составляет письменное заявление на имя руководителя организации с указанием:
- полного наименования фирмы;
- должности и ФИО руководителя;
- должности и ФИО сотрудника;
- просьбы выдать копию трудовой книжки со ссылкой на статью 62 ТК РФ;
- даты составления.
- работодатель рассматривает заявление и в течение трех дней издает приказ о выдаче копии и назначении ответственного сотрудника;
- уполномоченный сотрудник изготавливает копии всех страниц трудовой книжки и заверяет листы согласно действующим Правилам Госстандарта и Указу ПВС 9779-X;
- на последней странице копии уполномоченный сотрудник делает запись «работает по настоящее время», проставляет собственную должность, дату (арабскими цифрами в последовательности ДД.ММ.ГГГГ), подпись и расшифровку (фамилию и инициалы);
- ответственный за заверение копии сотрудник нумерует и скрепляет листы, а изготовленную копию документа передает работнику.
Образцы заверенных копий трудовой книжки
«Работает по настоящее время»
На законодательном уровне предусмотрен ряд способов внести отметку о текущем трудоустройстве сотрудника. Как правило, у каждого кадрового отдела есть собственный вариант, который организация считает наиболее корректно сформулированным. Однако не каждая такая запись является юридически верной.
Официальным вариантом является фраза «осуществляет трудовую деятельность в должности «…» по настоящее время». В качестве лаконичного варианта чаще всего используется формулировка «работает по настоящее время».
Ксерокопия
Для загранпаспорта
До начала прошлого года предоставление копии трудовой книжки в миграционную службу для получения заграничного паспорта было обязательной процедурой. Но в настоящий момент данное правило отменено, несмотря на то, что в анкете заявителя по-прежнему указываются данные о трудоустройстве.
Для кредита в банке
Для того чтобы копию трудовой книжки приняли в банковском учреждении, необходимо правильно ее заверить:
- на каждую страницу нанести надпись «копия верна» и проставить текущую дату;
- под надписью «копия верна» указать ФИО сотрудника, заверяющего копию;
- на каждой копии проставить печать организации;
- на последней странице с указанием места работы нанести надпись «работает по настоящее время», заверить страницу;
- печать организации необходимо ставить так, чтобы часть ее оттиска покрывала и подпись, и текст;
- можно не ставить подписи и печати на каждой странице, но в таком случае все листы должны быть сшиты, а с обратной стороны последней копии концы нити должны быть зафиксированы небольшим листом с указанием количества прошнурованных листов, подписи и оттиска печати.
Важно: Копия трудовой книжки должна быть читабельной и не иметь никаких помарок.
Большинство финансовых учреждений не требует предоставления документов, подтверждающих трудовую деятельность в течение всей жизни. Как правило, достаточно подтверждения наличия работы в последний год, что можно подтвердить ксерокопией первого листа и последних заполненных страниц трудовой книжки.
Таким образом, правильно заверенная копия трудовой книжки позволяет нашим соотечественникам реализовывать собственные права: выходить на пенсию, получать кредиты, оформлять визы. Поэтому отнестись к получению корректно заверенной копии документа необходимо предельно серьезно.
Видео
Смотрите на видео про трудовые книжки от А до Я:
Несмотря на четко установленные стандарты, до сих пор часто встречаются трудовые книжки, которые были оформлены с ошибками. Из-за строгости требований, любое несоответствие может превратить документ в недействительный. Поэтому необходимо подходить к заполнению и заверке документов со всей максимальной ответственностью, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.
biz-faq.ru
Общая информация
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Как заверить трудовую книжку работодателем?
Рассмотрим ситуацию, в которой требуется заверить копию трудовой книжки работающему человеку. Как мы помним из предыдущего пункта – его трудовая книга находится в отделе кадров организации или же непосредственно у работодателя, поэтому необходимо явиться напрямую к держателю трудовой книги.
Однако прежде чем требовать заверенные копии, необходимо некоторым образом подготовиться и в следующем пункте мы расскажем как это сделать, соблюдая по этапность данной процедуры, что поможет вам достичь положительного результата.
Прежде всего, вам необходимо составить заявление. Обычно оно составляется в произвольной форме, но в некоторых организациях действуют установленные в уставе правила о написании заявлений. Поэтому заранее уточните эту информацию у сотрудника отдела кадров или же вашего работодателя.
Заявление составляется на белом чистом листе формата А4. В правом верхнем углу вы пишите информацию о том, кому предназначено данное заявление, оставляете наименование организации, а также фамилию имя и отчество работодателя, а также указываете данные о себе и контактный телефон.
В середине строки вы пишите слово «заявление» и уже потом пишите основания, на которых вам понадобилась заверенная копия.
По возможности, приобщите документы к заявлению. Обязательно поставьте в конце дату и подпись.
Подать заявления вы должны непосредственно сотруднику отдела кадров или работодателю. Помните о том, что на рассмотрение заявления у вышеперечисленных персон есть три дня, после чего вам вынесут мотивированный ответ.
Если поданное вами заявление одобрили, на него ставится печать, и оно благополучно отправляется в ваше личное дело.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:
На каждой страничке копии проставляется печать таким образом, чтобы она захватывала отпечатанный документ, но не закрывала записи. Печать должна быть поставлена общая по организации, а не для пакетов.
Также рядом с каждой печатью кадровик или работодатель ставит дату, свою подпись, а также указывает инициалы и должность человека, заполняющего данную копию.
На последнем листе, в случае если работник еще выполняет трудовую функцию, пишется информация о том, что работник и по сегодняшний день работает в определенной должности. Также ставится печать и подпись.
Также на последней странице ставится подпись работника. Помимо вышеперечисленных требований, каждая из страниц скрепленных копий должна иметь подпись о том, что данная копия верна. Эту запись также проставляет сотрудник отдела кадров или работодатель.
Кто имеет право заверять копию трудовой книги?
В организации доступ к трудовым книгам имеют сотрудники отдела кадров и работодатели. Именно на этих людей возложена законом обязанность по заверению копий трудовых книг для работников.
А вот сам работник заверить себе трудовую не может.
Пример заверения трудовой книжки:
Может ли это сделать главный бухгалтер?
В случае, если в организации отсутствуют кадровики и их функцию по ведению и хранению трудовых книг осуществляет бухгалтер, то он также имеет право на заверение копий трудовой книги.
Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?
Если речь идет о заверении трудовой книги непосредственного генерального директора, то это делает либо учредитель конкретной организации, либо сотрудник отдела кадров головного офиса предприятия.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Если есть потребность заверить трудовую книгу сотруднице, которая находится в декретном отпуске, то она может смело обращаться к работодателю или сотруднику отдела кадров.
Несмотря на декрет, такой сотрудник является полноценным работником, а его трудовая содержится в личном деле организации.
Поэтому оформление заверения копий трудовой для декретниц проходит в том же порядке, что и для обычных работников.
О том, как получить копию трудовой книжки заверенную работодателем для банка, можно посмотреть тут.
Заверения последней страницы трудовой книги
Последняя страница трудовой книги должна содержать некоторые записи, которых нет на других страницах трудовой.
Во — первых, на последней странице, в случае если гражданин до сих пор осуществляет трудовую функцию в той же должности, ставится упоминание об этом. Если же гражданин переведен на другую должность или увольняется – об этом тоже необходимо упомянуть.
Также стоит упомянуть о том, что на последней странице должна стоять подпись работника.
Она ставится в случае, если работник ознакомился с заверенной копией и посчитал, что все сделано правильно и в соответствии с законом.
Запись «работает по настоящее время»
Как написать (оформить) запись в трудовой книжке работает по настоящее время? Существует несколько способов оставить запись о том, что и по настоящий момент работник выполняет трудовую функцию. Каждый сотрудник отдела кадров или же работодатель привык оставлять свою запись, но, между прочим, не всегда эти записи являются правильными.
Если вы хотите оставить более официальную запись, то вам подойдет такой вариант: «Осуществляет трудовую деятельность в такой — то должности по настоящее время».
Если же вы хотите оставить более короткое обоснование, то пишите: «Работает по настоящее время».
Если же работник переведен, то оставьте информацию с какой должности на какую, основываясь на информации в приказе или же в трудовой книге.
Образец (фото) записи в трудовой книжке «работает по настоящее время»:
Срок выдачи копии трудовой книжки
Как мы уже говорили, сотрудники отдела кадров рассматривают ваше заявление в течение трех дней и только после этого выносят решение. Что же касается непосредственно выдачи копии трудовой книги, то это действие происходит в недельный срок.
К сожалению, в законе не указано как быстро вам могут предоставить нужные бумаги, зато недельный срок прописан в инструкциях для сотрудников отдела кадров.
Сколько действует заверенная копия трудовой книги?
Заверенная копия вашей трудовой имеет строго ограниченный срок действия. Вам стоит помнить об этом, когда вы обращаетесь за выдачей трудовой.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки составляет ровно один месяц, который начинает действовать с момента подписания вами последнего листа копии.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая книга находится у вас на руках, вам не подойдет такой способ, как заверение трудовой в организации, вам необходимо обратиться к нотариусу.
С помощью нотариуса
Для обращения к нотариусу вам не нужно заполнять никаких заявлений. Вы самостоятельно снимаете копии с трудовой и относите их в нотариальную контору.
Там нотариус знакомится с вашими документами, а именно паспортом и оригиналом трудовой, а затем проставляет печати и свои подписи на каждой странице копии трудовой.
На последней странице им оставляется запись о том, что копия верна, а также ставятся инициалы и контакты нотариальной палаты.
Вы, ознакомившись с записью, оставляете на последней странице дату и подпись.
Как правильно заверить копию трудовой книжки для пенсионного фонда?
Подача копии трудовой в пенсионный фонд имеет свои особенности не столько по оформлению, сколько по внешнему виду.
Нумеруются, подписываются и ставятся печати на страницы копии в том же порядке, что и мы рассмотрели несколькими пунктами выше.
Последние штрихи
Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.
Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.
Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.
На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.
naim.guru
Заверенная копия трудовой книжки с формулировкой «работает в настоящее время»
Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.
В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.
Как заверить трудовую книжку работает по настоящее время — образец:
Правила заверения копии трудовой книжки работодателем
Перед тем как заверять, копии страниц нужно изготовить. В принципе, это можно сделать и от руки, но сегодня все используют копировальное оборудование. При этом двусторонняя копия недопустима и информация должна содержаться только на одной стороне листа.
Совершается процедура согласно Указу ПВС № 9779-X в ред. 2003 г. и унифицированным Правилам, утвержденным 65-м Пост. Госстандарта.
Верность каждого листа свидетельствуется подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (1-й п. Указа). Из 3.26-го пункта Правил следует, что на каждой странице проставляется надпись должностного лица «Верно» и его личная подпись с расшифровкой и указанием должности и числа, например: «Верно. Старший инспектор отдела кадров Н. Т. Иванова. Дата».
2-й пункт 3.26-й ст. Правил указывает, что копия может удостоверяться любой печатью по усмотрению организации. Несмотря на то, что это необязательное требование, копии обычно заверяют печатью. Этого, в частности, требуют банки при оформлении кредитов.
Смотрите пример, как правильно заверить копию трудовой книжки — образец:
Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить?
Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия. Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.
Порядок заверения и изготовления копии следующий:
- Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом:
- адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
- указываются ФИО и должность работника;
- обращение именуется «Заявлением»;
- в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст. ТК (при этом работник не обязан указывать причину, а работодатель не вправе ею интересоваться, но, если сотрудник захочет указать, что «копия нужна для предоставления в банк», никто ему помешать не может);
- заявление подписывается работником собственноручно, указывается дата составления обращения.
- Руководитель, рассмотрев заявление в срок не позднее 3-х дней, издает приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника (например, инспектора отдела кадров).
- Уполномоченное лицо бесплатно изготавливает ксерокопии всех страниц трудовой книжки. При этом можно использовать любое копировальное оборудование, но дубликаты должны получаться разборчивыми, любые полосы, подчистки и исправления недопустимы.
- Листы заверяют согласно требованиям унифицированных Правил Госстандарта и Указу ПВС 9779-X. Печать или штамп для удостоверения могут использоваться любые, по усмотрению руководителя организации, это законом не регулируется. Например, печать организации или отдела кадров, штамп канцелярии и др. Подробнее про печать — тут.
- На последней странице копии делается запись «Работает по настоящее время». После нее (под ней) проставляется подпись сотрудника, оформляющего документ. Унифицированные правила Госстандарта раскрывают содержание реквизита «Подпись» в 3.22-м пункте: наименование должности лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: «Копия верна. Старший инспектор отдела кадров Р. Д. Сидорова. Число. Подпись». Требования к реквизиту «Дата» содержатся в 3.11-м пункте: она записывается арабскими цифрами в последовательности день-месяц-год, разделяемой точками.
- Листы нумеруются, скрепляются и изготовленная копия передается работнику.
Копия трудовой книжки заверенная работодателем — образец:
Срок действия копии
Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.
В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.
Если срок пропущен, для «обновления» копии достаточно будет простого ее удостоверения уполномоченным лицом работодателя с указанием новой даты и проставлением печати организации. Или же, работник всегда сможет обратиться за изготовлением целиком новой копии. Выдать документ бесплатно – обязанность работодателя и никакие ограничения здесь не предусмотрены.
Особенности заверения для банка
Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.
Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.
Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.
Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.
Помимо копии трудовой, могут потребовать выписку из трудовой книжки из нее же и копию трудового договора. Это законно, а работодатель обязан все документы предоставить в те же сроки – до трех дней (62-я и 89-я статьи ТК, 7-я ст. Правил).
Образец заверенной копии трудовой книжки для банка — образец:
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.
Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др.
Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника. Ответственные лица организаций различных форм собственности не должны забывать, что за его нарушение предусмотрена ответственность, вплоть до административной или уголовной.
Даже если работник по каким-то причинам опоздал предоставить копию и она «устарела», выдать новую бесплатно и в трехдневный срок – обязанность работодателя.
lawyer-consult.ru