Ключевые показатели kpi


KPI ключевые показатели эффективности: что это такое, примеры таких систем, как один из инструментов повышения прибыльности бизнеса, становятся всё более востребованными в информационной сфере, посвященной предпринимательству.

KPI решает проблему перевода оценки эффективности работы компании из сферы субъективных оценок в мир реальности и объективности, позволяет выявить слабые и узкие места бизнеса, оптимизировать деятельность, направленную на получение максимально высокой прибыльности.

KPI применяется как часть стратегической системы сбалансированных показателей, которая выполняет задачу становления причинно-следственных связей между показателями и целями, выявляет факторы взаимного влияния и закономерности бизнеса через зависимость одних результатов деятельности от других (система BSC)

Что значит KPI


Эта аббревиатура пришла в русский язык из английского (Key Performance Indicators), наиболее часто имеет перевод как «ключевые показатели эффективности» «Эффективность» в определении немного не соответствует полному значению слова «Performance» в английской управленческой науке, откуда пришло к нам это понятие. Полное значение описывается в стандарте ISO 9000:2008. Принимается 2 значения:

  • результативность, согласно стандарту это соответствует степени достижения запланированных результатов;
  • эффективность, это понятие определяет соотносимость затраченных ресурсов и результатов, которые были достигнуты благодаря их использованию.

Таким образом, термин KPI лучше понимать более широко — как «ключевой (основной) показатель результата деятельности».

Понимание термина KPI в такой трактовке делает понятным тот факт, что его можно использовать для оценки деятельности компании только в связке с содержанием поставленной цели, её содержания. Поэтому именно KPI лег в основу современной концепции менеджмента «Управление по целям». А сам KPI применять для контроля деловой активности работников, подразделений фирмы, успешности её деятельности в целом.

Преимущества системы KPI


Система KPI со времен Питера Друкера претерпела множество изменений и в стремлении соответствовать постоянно меняющим реалиям делового мира вобрала в себя множество управленческих концепций, творчески развивающих основную – «Управление по целям».

Преимущество системы KPI по сравнению с иными, направленными на решение таких же проблем, прежде всего состоит в том, что KPI обеспечивает неразрывную связь между такими составляющими бизнес, как план, исполнение, результат, мотивация. Сегодня KPI позволяет с использованием вырабатываемых ею данных не только ценить эффективность сотрудников, подразделений и компании в целом, но и построить совершенный мотивационный механизм стимулирования сотрудников.

Не всякий показатель можно считать ключевым. Сюда относят только те показатели, которые связаны с целью бизнеса и по которым устанавливаются плановые показатели и нормы для сотрудников. Например, в показатели KPI неграмотно относить вовремя сданные отчеты бухгалтерии, поскольку непосредственно к специфике деятельности подразделения он отношения не имеет.

Виды KPI

KPI подразделяют на несколько разновидностей:

  • KPI результата — каких результатов достигли и их количественное выражение;
  • KPI затрат — сколько необходимых ресурсов было использовано;

  • KPI функционирования — определяет выполнение текущих бизнес-процессов, оценивает их соответствие нужному алгоритму выполнения;
  • KPI производительности — это производные показатели, которые характеризуют соотношение времени, которое затрачивается на достижение запланированного результата, в ценности самого результата;
  • KPI эффективности — производные показатели, которые служат для оценки соотношения затрат ресурсов к достигнутым с их помощью результатам.

Схема сбора данных для создания KPI

В свою очередь KPI эффективности подразделяют на:

  1. Запаздывающие, то есть такие, которые будут отражать результаты работ поле прохождения какого-то времени;
  2. Опережающие (другое название – оперативные) – это такие, которые позволяют менеджменту управлять работой на протяжении выбранного отчетного периода, отведенного для получения заданных результатов после его окончания.

Запаздывающие – это прежде всего финансовые показатели. Они направлены на демонстрацию связи желания руководства и способности фирмы генерировать денежные потоки. Их недостаток – в силу запаздывания проявления эффективности нет возможности описать эффективность фирмы в целом и её подразделений в текущий момент времени.

Опережающие показатели задействуют с случае необходимости проанализировать работу предприятия в текущее время, дать объективную оценку качеству текущей деятельности, степени удовлетворения потребностей заказчиков, насколько они довольны сотрудничеством, выявить возможность увеличения денежных потоков на будущее, оценить качество продукции.

Чему следует придерживаться, разрабатывая KPI


Когда разрабатываются показатели, то следует соблюдать правила:

  • стремиться к минимизации набора показателей, которые нужны для управления процессом ведения бизнеса;
  • каждый показатель должен быть таким, чтобы его можно было выразить измеримым числовым показателем;
  • стоимость средств, которые нужно затратить для того, чтобы измерить показатель, не должна превышать денежного выражения прибыли в результате его использования.

Алгоритм разработки KPI

Эту работу проводят в несколько этапов.

  • Предпроектные работы. Этот этап состоит из:

  1. получения одобрения вышестоящего руководителя и выяснения способов взаимодействия с ним;
  2. инициирование проекта и его планирование;
  3. создание проектной группы;
  4. работы по проведению предпроектного исследования.
  • Разрабатывание методологии KPI. На этом этапе выполняют:
  1. оптимизацию организационной структуры;
  2. разрабатывают методическую модель;
  3. разрабатывают процесс управления фирмой при помощи использования KPI;
  4. разрабатывают регламентацию (систему нормативно-методических документов).
  • Этап разрабатывания информационной системы KPI. Он включает:
  1. разработку технического задания для настраивания информационной системы и её настройку;
  2. обучение пользователей;
  3. выполнение опытной эксплуатации.

Разрабатывая методологию KPI внимание должно быть акцентировано на:

  1. разработке KPI как целостной стратегии развития;
  2. доступности разъяснения преимуществ KPI для перонала;
  3. определение и четкое фиксирование корпоративных ключевых факторов успеха;
  4. созданию общепонятной отчетности для всех уровней;
  5. способов уточнения KPI для сохранения их актуальности при изменении существующих условий ведения бизнеса;
  6. разработке координирования и применения решающих KPI.
  • Этап завершения проекта. Ввод в практическую эксплуатацию методологии системы KPI.

Характеристики эффективных KPI

Ключевые показатели эффективности будут действенными, если будут отвечать следующим характеристикам:

  1. Адресная принадлежность. Это означает, что каждый KPI должен быть связан с непосредственным исполнителем (это может быть как отдельный сотрудник, так и структурное подразделение), которые являются ответственными за результаты деятельности, находящейся в сфере их ответственности;
  2. Правильная ориентация – KPI должны отвечать ключевым проектам развития, стратегическим целям компании, ключевым бизнес процессам;
  3. Достижимость – выполнение KPI должно соблюдать баланс между необходимыми усилиями для их достижения и вероятностью их выполнения, она должна находиться в границах от 70% до 80%;
  4. Открытость к действиям – KPI должны устанавливаться так, чтобы присутствовала возможность вмешательства в процессы для их совершенствования;
  5. Обеспечение прогнозирования – должна быть обеспечена возможность оценки факторов, которые непосредственно определяют запланированные результаты и оказывающие непосредственное влияние на стоимость самого бизнеса;
  6. Ограниченность – KPI должны быть сориентированы таким образом, чтобы исполнители фокусировались на выполнении приоритетных заданий и не распыляли усилия на выполнение малозначимых;
  7. Легкость восприятия – KPI должны быть доступными для их понимания исполнителями;

  8. Сбалансированность и взаимосвязанность – ключевые показатели эффективности не должны входить в зону взаимоконфликтности, они должны дополнять друг друга;
  9. Инициирование изменений – измерения KPI должны вызывать в компании положительные изменения по типу цепной реакции, то есть выполнение одних обуславливает естественный процесс улучшения других;
  10. Простота измерения – KPI должны оставляться таким образом, чтобы пользователи могли самостоятельно количественно оценивать прогресс;
  11. Подкреплённость – KPI должны мотивировать сотрудников, то есть быть подкрепленными индивидуальной материальной стимуляцией;
  12. Релевантность – поскольку по истечении времени влияние и эффективность даже профессионально созданных KPI может значительно ослабевать их нужно периодически обновлять;
  13. Сопоставимость – KPI должны обеспечивать возможность сравнения в подобных ситуациях, например, неправильно будет применение отношение средней выручки за день для одноформатных торговых точек, но имеющих такое разное местоположение, как областной центр и маленький районный городок;
  14. Разумность – каждый показатель должен обеспечивать возможность проведения на его основе анализа и нести смысловую нагрузку. Как негативный пример отсутствия смысла можно привести такой ключевой показатель эффективности, который рассчитан как все расходы на содержание админаппарата к массе прибыли (общей). Такой показатель будет отвечать вышеперечисленным характеристикам, но реально будет бессмысленным.

Общие принципы и правила внедрения KPI

Для успешного выполнения задач, на решение которых направлена система следует придерживаться определённых правил.

  1. Правило «10/80/10» это правило устанавливает количество ключевых показателей в системе. Оно гласит, что компания должна иметь десять ключевых показателей эффективности, не более чем восемьдесят ключевых показателей производственных, десять ключевых показателей результативности. Такое соотношение позволяет избежать перегруженности менеджеров, а также значительно сократить время, которое руководство затрачивает на обсуждение выполнения программы.
  2. Правило соблюдения принципа контролируемости и управляемости. Он гласит, что каждое подразделение, которое отвечает за определённый показатель, должно быть снабжено необходимыми ресурсами для выполнения и управления, a результат обязательно должен быть проконтролирован.
  3. Правило принципа партнерства. При разработке, a таже внедрении должен быть учтен момент обязательности применения налаживания эффективного партнерства между всеми элементами системы, работниками, четкого уяснения необходимости перемен.

  4. Приницп акцентирования усилий на основном направлении. Этот принцип устанавливает необходимость проанализировать деятельность сотрудников c целью выявления возможности расширения их полномочий, выявления тех, кто требует повышения квалификации, определение в каких тренингах нуждаются сотрудники, возложения на них ответственности за разрабатывание собственных KPI, установление эффективно работающих коммуникативных связей (и по вертикали, и по горизонтали).
  5. Приницп интеграции процессов повышения производительности, оценки отчетности и оценки показателей. Важно продумать и внедрить такие системы отчетности и оценивания показателей, которая была бы направлена на стимулирование конкретных действий и понимания своей ответственности. Также следует установить строгий график отчетных совещаний.
  6. Приницп согласованности общей стратегии и производственных показателей. Этот принцип требует привязки ключевых показателей производственной деятельности к имеющим в настоящее время место критическим факторам успеха и включенности в общую сбалансированную систему показателей и стратегии компании.

Вариабельность возможностей выбора KPI

KPI – это показатели, которые формируют направленность действий сотрудников, являются главными показателями, на основании которых можно оценить эффективность их работы

Например, вы хотите, чтобы менеджер по продажам приносил фирме какую-то прибыль. Как он это может сделать?


  1. Совершить очень крупную сделку в одним очень состоятельным клиентом. Но таких клиентов немного, и за них ведется активная борьба.
  2. Поэтому он должен проработать большой массив более мелких клиентов. Чтобы получить этот пул потенциальных клиентов менеджер должен будет совершить большой количество телефонных звонков, отправить коммерческих предложений совершить большую работу для создания коммуникативных связей с потенциальными клиентами.

Для руководителя при построение системы показателей KPI – это правильный выбор показателей, которые наиболее действенно будут влиять на достижение поставленной цели, например, прибыли компании.

Как строится система KPI

Выписываем те показатели, которые, по вашему мнению, приведут к требуемым результатам. Например:

  • объём продаж;
  • процент обслуживания клиентской базы;
  • количество проданного товара х и у;
  • наценка.

Далее вся система выстраивается на оценке этих показателей.

Ошибки при создании KPI

Как пример можно разобрать создание системы KPI для компании, которая сама производит и реализует продукцию.

Структурно такую компанию можно представить как состоящую из:

  • подразделение, осуществляющее закупку необходимых материалов;
  • подразделение занимающеюся производством;
  • подразделение, обеспечивающее продажу;
  • финансовое подразделение.

Отдел закупок ориентирован на снижение затрат при приобретении материалов. Естественно, чтобы выполнить свой запланированный показатель KPI необходимо создание системы получения устойчивых скидок, бонусов и так далее.

Для производственного подразделения основным KPI выступает загрузка оборудования (она должна быть выше 80%). Например, если выпускает продукция двух видов, нужно иметь действенную схему перенаправления работы оборудования так, чтобы она не простаивало.

Теперь разберем ошибки, которые неизбежно будут иметь место, если внедрять KPI механически, без учёта стратегической деятельности фирмы.

Выполнение цели для отдела закупок в виде снижения затрат на приобретаемые материалы включает возможности уменьшения их стоимости путем:

  • закупок большими партиями, а это, в случае избыточности материалов для производственного подразделения, повлечет за собой дополнительные расходы на хранение и замораживанию денег в запасах;
  • закупок менее качественных материалов – это может послужить причиной поломки оборудования;
  • закупок по предоплате – это влечет за собой замораживание средств.

Вторая ошибка – внедрение KPI без учета мотивации сотрудников. Для эффективной работы нужно обеспечить связь KPI с системой премий и штрафов, то есть к системе материальной мотивации.

Третья ошибка – подмена показателей KPI показателями результата, например выручка, прибыль, маржинальная прибыль. Показатели же KPI соотносятся с деятельностью работника для достижения такого результата, что нужно конкретно выполнять сегодня, завтра, послезавтра, то есть описанные выше опережающие показатели. Если рассматривать менеджера по продажам это будет:

  • количество клиентов, с которыми необходимо встретиться;
  • какое количество договоров заключить;
  • сколько сделать звонков;
  • сколько найти потенциальных клиентов.

Четвертая ошибка – отсутствие системы планирования и учета KPI. Эти показатели можно брать из системы оперативного учета, системы контроля управленческого персонала. Планирование же означает установление целевых значений на какой-то период.

Использовать систему KPI c мотивационной целью как показатель влияющий на увеличение базовой оплаты труда следует очень осторожно и юридически грамотно. Если эта переменная часть введена в трудовой контракт, то суд будет рассматривать те выплаты, которые были совершены до момента рассмотрения дела в суде, как заработную плату. В случае возникновения трудового спора сотрудник, даже плохо выполнявший свою работу сможет получить с компании дополнительные деньги. Поэтому лучше оформлять к основному трудовому договору дополнительный производственный контракт или контракт эффективности. в котором отображены переменная часть заработной оплаты.

Для того, чтобы KPI стала не просто модным нововведением, своеобразным маркером руководства компании как пытающегося идти в ногу с временем, а действительно эффективным инструментов увеличения прибыльности компании, нужно соблюсти три момента:

  • введение нормы – этот тот KPI который достижим сотрудником при обычной работе, это не динамически изменяющийся показатель, а статичный, например, для того, чтобы получить обычную оплату труда менеджер должен заключить минимально 10 и максимально пятнадцать контрактов. Норма исключает фактор случайности, a также фактор везения;
  • введение понятия цели – это те деньги, которые сотрудник может получить, если достигнет выдающихся результатов, например, если отталкиваться от описанного выше, сотрудник заключит от 15 до двадцати контрактов;
  • введение понятия «Вызов» — это те деньги, которые можно получить при достижении результатов, существенно более высоких, чем в среднем по компании, например не тринадцать заключенных в месяц контрактов, a сорок.

Как оценить деятельность сотрудника

Первый показатель – результат, то есть что-то измеримое (квадратные метры уложенной плитки, количество заключенных контрактов и так далее).

Второй фактор, по которому возможно оценивать деятельность работников – фактор времени, то есть как быстро выполняется бизнес процесс. Например, время исправления ошибки в колл-центре IT-службами. Это время вне зависимости от вида бизнеса можно занормировать и ввести в KPI.

Третий фактор – фактор качества, то есть отсутствие возвратов, рекламаций, жалоб и так далее. Также при введении такого показателя эффективности требуется принимать во внимание, что если сотрудник достиг удовлетворительного запланированного результата за промежуток запланированного времени, качество можно считать удовлетворительным.

Можно также измерять эффективность оценивая количество ресурсов, которое должно быть затрачено на выполнение бизнес-процесса.

www.finanbi.ru

1. Что такое KPI?

KPI (Key Performance Indicators) – «ключевые показатели результативности», но чаще переводится как «ключевые показатели эффективности». KPI является одним из инструментов, с помощью которого, можно проанализировать, насколько эффективно работает персонал для достижения целей компании.

Показатели KPI зачастую используют более крупные компании (не там, где владелец, директор, продавец и грузчик — один и тот же человек), а наоборот, когда фирма имеет большое количество работников и филиалов. Применение «кипиай» значительно упрощает контроль эффективности работы всех подразделений компании. Имея ключевые показатели эффективности, мы получаем возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Ставить цели перед персоналом и мотивировать к их достижению.

Рассмотрим на примере ключевые показатели эффективности. Вы владелец крупного магазина бытовой техники и в вашем штате имеется 12 менеджеров по продажам. Эффективность работы каждого менеджера за месяц можно оценить по следующим критериям:

  • какой % клиентов, с которыми общался менеджер, совершили покупку;
  • средний чек клиентов;
  • выполнение плана продаж (например, минимальная планка за месяц- 350 000руб., а заработная плата менеджера будет зависеть от того, на сколько % он перевыполнит план);

Если вам, например, нужно распродать блендеры определенной модели, вы можете установить для каждого менеджера план минимум 5 единиц, если больше, то с каждой «лишней» единицы продавец получает 3% от ее стоимости. Таким образом, достигается цель продать определенный товар и мотивировать для этого менеджеров. Как показывает практика, оптимальное количество критериев KPI для одного сотрудника — от 5-ти до 8-ми.

2. Виды и принципы KPI

Виды ключевых показателей эффективности:

  • KPI результата – количественные и качественные показатели результата;
  • KPI затрат – количество затрат ресурсов;
  • KPI функционирования – насколько процесс выполнения соответствует установленному алгоритму;
  • KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение;
  • KPI эффективности (показатели эффективности) – это производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

Существуют принципы, которых нужно придерживаться при разработке ключевых показателей эффективности. Затраты на измерение показателей эффективности не должны превышать управленческой пользы от использования показателя. Вы ведь не наймете человека, который будет считать количество и продолжительность звонков менеджера, результат не оправдает затрат. Для более точного результата и возможности сравнения, показатели должны быть измеримыми и максимально простыми, понятные каждым подразделением одинаково, во избежание дезинформации. И, самое главное, чтобы KPI были нужными, если по результатам их измерения мы ничего не предпринимаем, то в этом случае они бессмысленны.

3. Плюсы и минусы KPI

К основным достоинствам КПI можно отнести:

  • мотивирование сотрудников;
  • справедливость, прозрачность и сопоставимость результатов (руководство и персонал видят, кто сколько работает и зарабатывает);
  • корректирование работы сотрудника по отстающему показателю;
  • вовлеченность персонала на достижение целей предприятия;
  • контроль качества выполнения обязанностей.

Не смотря на все положительные стороны системы KPI — она не универсальна. Не все показатели в работе персонала можно измерить количественно, и поэтому для каждого бизнеса свои пути оценки эффективности, и чтобы их найти потребуются большие затраты времени, труда и финансов.

4. Как рассчитать KPI. Пример

Единой формулы расчета KPI не существует, поскольку у каждой компании своя специфика и, следовательно, свои «кипиай». Давайте рассмотрим на примере расчет заработной платы менеджера по продажам с учетом его KPI в интернет-магазине «Котелок». Ставка 7 000 руб. +2% от личных продаж (800 000*0.02=16 000 руб.) + премия за выполнение плана по количеству новых клиентов (2 000 руб.) + премия за выполнение плана предприятия (например, план выполнен на 100% — 5 000 руб, на 70% — 3 500 руб.) в нашем случае на 80% — 4 000 руб. Итого в конце месяца менеджер получит зарплату в размере 29 000 руб. Такая система подсчета мотивирует менеджеров продавать уже существующим клиентам и привлекать новых.

5. Что такое KPI в продажах

В сфере продаж основным ключевыми показателями эффективности менеджера по продажам и отдела продаж являются:

1. Объем продаж. Менеджеру устанавливается план на определенный период времени (месяц, квартал, год). Например, за март менеджер должен осуществить продажи на 1 300 000 руб.

2. Количество продаж. Число клиентов, совершивших покупку (количество чеков).

3. Трафик. Количество клиентов, которые узнали о вашем товаре – потенциальные покупатели. Конечно, привлечение трафика это задача маркетологов, но и сам продавец тоже может влиять на поток клиентов, например, с помощью сарафанного радио.

4. Средний чек. Внедряется для того, чтобы стимулировать менеджера продавать дополнительные товары. Например, к печи приобрести термостойкую стеклянную тарелку или формы для выпечки.

5. Конверсия. Количество клиентов, относительно трафика. Если ваш магазин посещает около 300 человек в день, но при этом количество чеков с трудом достигает десяти, конверсия будет равна 3-4%. Это значит что менеджеры плохо справляются со своими обязанностями и нужно корректировать их работу.

Во многих компаниях, помимо основных KPI, устанавливают еще и дополнительные. Например, в компании по продаже газовых котлов можно внести KPI по количеству сделок на их установку, так как эта услуга принесет компании больше прибыли, чем продажа самого котла.

6. Система мотивации по KPI

Мотивировать сотрудников к работе можно материально — премии и всевозможные финансовые поощрения, и нематериально — карьерный и личностный рост. Существует три ступеньки: минимум (достаточный для того, чтобы не выгнать сотрудника), норма (показатели, которые удовлетворяют работодателя) и максимум (уровень, к которому должен стремиться работник). Когда сотрудник четко понимает, от чего зависит его заработная плата и каких показателей он должен достичь, чтобы избавить себя от неприятного сюрприза в конце месяца, он будет трудиться на благо компании.

7. Внедрение KPI

При создании и внедрении KPI очень важно, чтобы система подсчета была простой и понятной для сотрудников, иначе такие перемены могут вызвать последствия, вплоть до отказа работать. Руководству нужно ясно донести своим подчиненным смысл внедрения «кипиай» и все преимущества данной системы. Чтобы избежать глобальных ошибок в подсчете заработной платы, нужно некоторое время тестировать обновленную систему, устранить недочеты, и только потом полностью отказываться от прежней.

Одним из главных факторов успешности внедрения KPI является автоматизация процесса. Для этих целей используют различные CRM-системы, подробнее можно прочесть в нашей статье.

Выработать систему KPI можно самостоятельно, но для этого потребуется приложить много усилий и съесть не одну собаку. Большинство крупных компаний все-таки предпочитают доверить построение системы «кипиай» профессионалам с большим опытом в данной сфере. Если вам нужна помощь во внедрении KPI в вашу компанию, обращайтесь, будем рады помочь!

salers.ru

13 11 2017      Редактор       Пока нет комментариев

KPI показатели эффективности - обложка статьиИзмерять эффективность работы – необходимость. Ведь как понять – хорошо или ещё надо подтянуть? Постараемся рассказать, что это за явление такое.

Сейчас все кому не лень, без понимания сути пытаются использовать термин KPI. Такое поведение обусловлено видимой простотой в поверхностном понимании и частичном применении ключевых показателей эффективности (русское сокращение — КПЭ ). Только само по себе KPI – можно сказать, целая философия.
Ранее была опубликована статья об основах показателей эффективности

 

Оглавление:

Об истории
Система KPI
KPI и CSF. Есть ли отличия?
Расчет KPI
Примеры KPI
Балансировка или BSC
Нормативное регулирование КПЭ
Литература, сайты и статьи

Об истории


Появление инструмента KPI обусловлено методологией управления по целям (management by objective, сокращённо MBO). Впервые эти термины были введены Питером Друкером в 1954 году.
Данная методология позволяет оценивать достижения организации по критериям достижения поставленных целей.

То есть для правильного использования ключевых показателей эффективности нужно понимать (ну или хотя бы ознакомится) методологию «Управление по целям».

Изначально KPI трактовались только в разрезе достижимости. Иными словами, ориентация в КПЭ была только – «достиг или не достиг цели». Постепенно, такой однозначный поход смягчился. Появились процентовки, веса… Из него выросла технология Balanced Scored Card (англ. BSC или русское сокращение ССП). Позднее появились KPI для оборудования OEE.

Следует добавить, KPI используются в различных областях менеджмента, но глобально это всё-таки: стратегическое управление (в меньшей степени) и в большей степени это про бизнес процессы.

В иных, а особенно в прикладных (та же веб-аналитика), дисциплинах, КПЭ тоже внедряются, но они далеки от первоначального смысла, так как уже сильно «отрываются» от стратегии и целей.

Система KPI


Итак, начнём с определения.

KPI – показатели результативности и эффективности достижения целей организации, которые декомпозируются по её отдельным структурным единицам.

В предыдущих статьях писалось о том, чем обусловлено развитие менеджмента. Так вот KPI это ничто иное, как близкий нам термин КПД. Родом он из пересечения точных наук и инженерии.
Обращаем внимание на то, что KPI на то и названы ключевыми, потому как они фокусируются на стратегических и тактических целях. То есть, всё остальное не KPI, максимум — просто показатели.

 

В итоге, систему KPI можно описать двумя ключевыми моментами:
1. Связь КПЭ с целями
2. КПЭ состоят из результативности и эффективности.

KPI и КФУ есть ли отличия


Ключевые факторы Успеха, их ещё называют критическими факторами успеха (КФУ или CSF) считаются отличным от KPI явлением. Некоторые специалисты объясняют это тем, что KPI показывают достижения существующих ресурсов, а KSF показывают появление ресурсов вообще.

Или проще:
CSF – приобретение нового станка
KPI – выпуск этим станком 20 деталей в смену

Считаем, что с разделением немного переборщили. По крайней мере, малому, да и среднему бизнесу (подробнее в классификации) такие теоретические дебри не нужны.

Расчет KPI


Для верных расчётов, в первую очередь, нужно использовать цели, а не выдуманные «на глазок» индикаторы. Только в этом случае можно говорить о KPI, в иных вариантах это всё же просто какие — то показатели «хотелок» руководства. Справедливости ради надо сказать, что второй вариант сейчас на практике встречается очень часто. Распознаются такие необоснованные желания просто – двумя-тремя вопросами:

  1. На чём основаны эти показатели?
  2. С чего вы взяли, что эти основания верны?

Если вразумительного ответа нет, то это увы не KPI, а просто «раздувание щёк». Можно и так, конечно, но это уже нельзя назвать управлением по целям (MBO) со всеми вытекающими от сюда последствиями.
Вернёмся к правильной методологии… Сначала надо понять цели, а именно для чего необходим расчёт KPI:
1. Для оперативной корректировки действий;
2. Для вычисления мотивационных решений — премий, вознаграждений, а также штрафов (если такие практикуются).

Процесс установления выглядит так:
1. Сама постановка KPI(в зависимости от целей)
2. Расчёты для вычисления различных вознаграждений

Постановка KPI

Нортон и Каплан рекомендуют устанавливать не более 20 KPI и это цифры для достаточно крупных организаций. Для небольших коммерческих и некоммерческих образований их должно быть не более 10.
Если посмотреть на дерево целей, то, как правило, KPI ставятся в крайнем случае на втором или, уж точно третьем уровне древа. То есть там, где KPI можно «привязать» к отдельной должности.

Для расчётов понадобятся:

• возможные отклонения;
• веса KPI для расчётов премий.

Перейдём к практике:

Примеры KPI


Выглядит это примерно так:

Цель второго уровня: Выполнение годового плана продаж по продукту A на территории ЧО
KPI 1: Выполнение плана в руб. 3 млн. р. Допустимое отклонение 5%
KPI 2: Выполнение плана в шт. 300 тыс. штук Допустимое отклонение 5%
KPI 3: Норма возвратов 5 тыс. штук Допустимое отклонение 5%

Эти данные берутся за основу (или так называемое нормирование). Далее эти нормы декомпозируются  на работников подразделений и/или на участников процесса (в зависимости от того, как построено управление).

Конечно, трудно представить себе, что вот этим комплексом работ будут заниматься представители малого бизнеса. Только если у такой организации есть потребность в налаживании управления по целям, то вопроса о комплексе KPI стоять не должно.

Вес рассчитывается следующим образом:

Показатель Индикатор Вес (%)
Выполнение плана по деталям 100 шт. в мес 50
Уровень брака 2% 50

Нас интересует план по деталям в 100 штук и уровень брака не более 2 штук из этих ста. Так вот, какой показатель весомее, первый или второй? Всё конечно зависит от целей, а в этом примере мы видим соотношение результативности и эффективности, где обозначена цена результата в 2%.Важный момент, что в этом случае при расчёте премиальных нужно учитывать соблюдение сразу двух KPI одновременно, поэтому логично распределить веса поровну.

Балансировка или BSC


Есть мнение, что KPI и BSC – идентичные термины. Ничего подобного. Это две разные технологии, которые можно озаглавить как управленческие индикаторы. В эту группу также входят изыскания Хьюберта К. Рамперсада с его УСПД, которые охватывают, в том числе эффективности отдельно взятого человека.

То есть мы видим, что да, они похожи и где то пересекаются, но BSC стоит особняком, так как именно она относится к стратегии больше всех. Тем не менее, KPI это всё-таки прародитель всех этих инструментов — где в основу положены  измерения в организациях. На сегодняшний день KPI принято относить к инструментам для работы с бизнес процессами.

Тематика BSC требует отдельной статьи и может быть не одной.

 

Нормативное регулирование КПЭ


В законодательстве РФ нет норм, которые регулируют  KPI. Впрочем, как нет и норм для MBO (управление по целям). Всё это вотчина локального нормотворчества. То есть, в каком-нибудь «положении о ключевых показателях эффективности на …. год» могут быть зафиксированы те или иные цифры. Было бы полезно работать с этим инструментом и фиксировать цифры в реальных документах.  Есть прецеденты этого. Так поступают некоторые средние и крупные компании, где наряду с годовым бюджетом верстаются KPI. Это делается в большей части для регламентирования системы расчётов вознаграждений. То есть, в этом случае KPI тесно связаны с системой материальной мотивации.

Книги, статьи и сайты


Питер Друкер  Практика Менеджмента, 2007 (англ. 1954)

Дэвид Парментер, Ключевые показатели эффективности, 2015

Роберт С. Каплан, Дэвид П. Нортон, Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию,  2014

Хьюберт К. Рамперсад, Универсальная Система Показателей Деятельности, 2004

Аркадий Пригожин, Цели и ценности. Новые методы работы с будущим, 2010

www.balancedscorecard.org Институт BSC

www.oee.com  Сайт KPI для оборудования

 

stratego.ru

Ключевые показатели эффективности KPI — что это такое

KPI (Key Performance Indicator) – ключевые показатели эффективности – система количественных индикаторов, отражающих результативность работы каждого сотрудника.

Преимуществом системы KPI является активная мотивация персонала и сопоставимые показатели. Эффективность – относительный показатель, который охватывает все сферы деятельности работников и выражает результаты количественно. Оптимальное число KPI для одного сотрудника – не более пяти.

Ключевые показатели эффективности KPIВыделяют несколько подгрупп KPI в связи со следующими результатами деятельности:

  • статья затрат – количество затраченных ресурсов (в стоимостном выражении);
  • статья производительности – процент загрузи мощностей;
  • статья эффективности – показатели, характеризующие отношение одного показатели к другому (например, отношение выручки к затратам);
  • статья итоги – количественное выражение результата деятельности.

Существует несколько принципов разработки системы KPI: показатель должен быть количественно измерим, связан с результатами деятельности компании, измерение результата не должно быть затратным (по времени и по использованию ресурсов).

Многие ключевые показатели эффективности связаны между собой, поэтому рекомендуется совместная работа нескольких подразделений и специалистов для достижения лучших результатов. Также управленцы разного уровня должны координировать свои действия по отношению к сотрудникам, чтобы усилить эффективность деятельности и выполнения показателей.

Виды показателей

Ключевые показатели эффективности можно разделить на два вида – оперативные и стратегические.

Оперативные показатели отражают текущую деятельность предприятия и его подразделений, позволяют адаптировать цели и задачи в соответствии с изменяющимися условиями. Характеризуют качество организации производства, поставок сырья, изготавливаемой продукции.

Стратегические показатели отражают результат деятельности предприятия за период, позволяют скорректировать планы на следующий период. Характеризуют денежные потоки, на их основе рассчитываются показатели эффективности деятельности предприятия (например, рентабельность).

Для чего используют KPI

KPI используют для численного измерения поставленных задач и целей. После составления отчета индикаторов возможно оценить, насколько были достигнуты запланированные результаты, насколько точными и правильными были плановые показатели.

Впоследствии ключевые показатели эффективности помогают скорректировать тактические и стратегические цели.

kpi примеры показателейВ основе методики лежат две теории – идея контроля и пересмотра целей и управление по целям. Суть теорий сводится к возможности предвидения результатов по поставленным целям и планирование их достижения за счет выполнения KPI.

Система применяется для того, чтобы работники, выполняя текущие обязанности, не забывали о реализации намеченных целей. При выполнении KPI персонал будет вознагражден, что является сильной мотивацией для работников.

Ключевые показатели эффективности признаны одной из самых действенных систем стимулирования и одной из самых совершенных систем мотивации на предприятии.

Обычно KPI применяются для оценки работы административно-управленческого персонала (менеджеры, директора, экономисты и т.д.)

В продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах рассчитываются, исходя из следующих показателей:

  • выручка;
  • прибыль от продаж;
  • себестоимость продукции;
  • процент бракованных изделий;
  • сумма оборотных активов;
  • стоимость запасов.

В производстве

Ключевые показатели эффективности в производстве рассчитываются, исходя из следующих показателей:

  • среднедневной расход сырья;
  • объем незавершенного производства и запасов;
  • производительность труда рабочих;
  • прочие производственные расходы;
  • ремонт оборудования;
  • хранение готовой продукции.

Примеры KPI для представителей различных специальностей

Должность Показатель Формула
Руководитель отдела маркетинга План продаж (процент от выполнения плана) (Qф/Qпл)*100%, где Qф – фактический объем продаж, Qпл – плановый объем продаж
Маркетолог Доля рынкам по маркам (процент от общего числа марок на рынке) Данные внешних маркетинговых агентств
Главный бухгалтер Своевременная подача налоговой декларации Данные налоговой службы
Бухгалтер Своевременное проведение платежных операций (процент от общего числа выполненных платежных операций) (Оп/Опобщ)*100%, гдеОп – число платежных операций, выполненных в срок, Опобщ – общее число платежных операций
Руководитель юридического отдела Число выигранных дел (процент от общего числа дел) (Qв/Qобщ)*100%, где Qв – число выигранных дел, Qобщ – общее число дел
Юрист Сумма взысканных и сохраненных для предприятия денег Данные отчета юридического отдела

Видеоролик, рассказывающий для чего следует внедрять систему KPI при построении бизнес процессов:

delatdelo.com

Определение

KPI (Key Performance Indicator) — это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI — это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.

На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».

Наиболее актуально использование понятия KPI в. управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.

Выделяются следующие виды ключевых показателей:

  1. KPI результата — сколько и какой результат произвели;
  2. KPI затрат — сколько ресурсов было затрачено;
  3. KPI функционирования — показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
  4. KPI производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
  5. KPI эффективности (показатели эффективности) — это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.

При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
  2. Каждый показатель должен быть измерим;
  3. Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.

Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса

Рассмотрим виды ключевых показателей деятельности на примере процесса «Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал). Ключевые показатели эффективности и показатели производительности, являясь производными, при использовании такой схемы характеризуют процесс в целом.

Ключевые показатели kpi

Рисунок 1. Процесс «Материально-техническое обеспечение»

  1. Идентифицировать процесс и его результат.

    Например,

    Процесс «Материально-техническое обеспечение» — результат «Годные товарно-материальные ценности».

  2. Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса — оборудование, персонал).

    Например,

    Входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:

    • Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
    • Товарно-материальные ценности (ТМЦ) — сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
    • Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.

    Входы-механизмы рассматриваемого процесса:

    • Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
    • Сотрудники отдела снабжения.
  3. Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)

    Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:

    • «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
    • «Методикой отбора поставщиков»;
    • «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
    • «Планом закупок».
  4. Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно — сформировать показатели результата. Они могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).

    Пример:

    KPI 1 — количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок.

    KPI 2 — % заявок на ТМЦ, выполненных в срок.

    KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%,
    Где Z — общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ.

    KPI 3 — % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство.

    KPI 3 = А / В х 100%
    Где, А — количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
    В — общее количество ТМЦ, поступивших в производство.

  5. На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.

    Пример:

    KPI 4 — Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы).

  6. На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.

    Пример:

    KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование).

  7. Правильность выполнения процесса, помимо показателей затрат на осуществление деятельности, отражают также показатели функционирования.

    Пример:

    KPI 6 — Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год.

  8. Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.

    Пример:

    Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.

    KPI 7 = С / r
    Где C — Количество обработанных заявок в месяц,
    r — Количество рабочих дней в месяце.

  9. Расчет ключевых показателей эффективности осуществляется на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат. Показатели эффективности, таким образом, выступают интегральными характеристиками деятельности.

    Пример:
    Показателем эффективности производства предприятия KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:

    KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
    Где KPI 1 — Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок,
    KPI 5 — Затраты на осуществление деятельности.

По этому принципу (отношение затрат к полученному результату) можно рассчитать как показатели эффективности производства, так и показатели эффективности проектов или показатели эффективности управления.

Практическое применение KPI

Использование в цикле планирования и контроля

Поскольку KPI являются измерителями результата и затрат, то они могут использоваться при планировании и контроле деятельности как элементы плана.

Пример:

Показатели, значения которых могут выступать в качестве элементов плана для Отдела материально-технического обеспечения:

  • % своевременного выполнения заявок на ТМЦ — 99%;
  • % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство, — 100%.

После осуществления деятельности, измеряются и фиксируются фактические значения показателей. При серьезных отклонениях фактических значений от плановых в худшую сторону необходимо провести анализ деятельности и разработать корректирующие мероприятия.

Преимущества использования системы KPI в. обычной деятельности компании: планирование и анализ деятельности осуществляются на основе тех результатов, которые нужны бизнес-системе. Все показатели не выдуманы абстрактно, а «произошли» от процесса, который закрепляет необходимую системе деятельность. Если же планирование происходит само по себе, в отрыве от реальной деятельности, то зачастую выбор показателей и их целевых значений не способствует достижению основных целей организации, а является произвольным и не всегда обоснованным.

Мотивация персонала

При внедрении KPI становится четкой и прозрачной система мотивации: поскольку фиксируются плановые и фактические значения, то руководителю ясно, за что и как мотивировать сотрудника. Тот, в свою очередь, хорошо понимает, при каких условиях и какое вознаграждение он получит, а за что его ожидает взыскание.

Пример:

Начальник отдела снабжения:

  • Премируется за успешное достижение запланированных показателей эффективности и результативности;
  • Депремируется за невыполнение показателей деятельности (срыв сроков сдачи проекта бюджета в финансовое управление);

Таким образом, благодаря системе KPI компания вознаграждает сотрудника за получение нужных ей результатов, а сотрудник заинтересован в получении результатов наравне с компанией.

Рекомендуемые материалы по тематике

www.businessstudio.ru

Что такое KPI простыми словами

KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.

Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».

Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.

Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.

Индикаторы KPI бывают следующие:

  • KPI производительности — показывает соотношение затраченных денежных и временных ресурсов с достигнутым результатом;
  • KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
  • KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.

Есть система KPI и в интернет-маркетинге. Здесь ее можно разбить на 4 группы:

  1. Процессные KPI — оценивают сам процесс работы, насколько он эффективен. Анализируя эти показатели, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.
  2. Целевые KPI — указывают, достигнуты ли намеченные маркетинговые цели.
  3. KPI внешней среды — показатели, не зависящие от сотрудников. Например, скачки цен.
  4. KPI проекта — коэффициент эффективности отдельно взятого проекта, например, показателей сайта.

Все эти ключевые индикаторы используются не только в качестве данных для статистического отчета, это еще и мощный управленческий инструмент, который имеет свои определенные задачи.

Для чего нужен KPI

Такая система вводится на фирмах для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит, и всего предприятия. Она не является совершенной, но очень хорошо выполняет свои функции. В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.

Систему KPI целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании. Так, если фирма занимается продажами, то KPI надо вводить для менеджеров; в страховых компаниях — для агентов и т. д.

Ключевые показатели KPI

Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:

  • Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
  • Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.

Как правильно внедрить KPI: этапы разработки

При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов. Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.

Не стоит торопиться и вводить систему KPI сразу во всей фирме. Для начала ее лучше протестировать на одном-двух отделениях, чтобы отработать новую систему оплаты и другие, сопряженные с этим процессы.

Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.

После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.

Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.

Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:

  1. Правило «10/80/10». Оно гласит, что компания должна определить 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторов и 10 индикаторов эффективности. Не рекомендуется использовать намного больше индикаторов KPI, потому что это чревато перегрузкой менеджеров лишней ненужной работой, а руководители непременно озаботятся выяснением причин невыполнения показателей, мало сказывающихся на результативности вообще.
  2. Согласование производственных показателей и стратегического плана. Индикаторы производственной деятельности не имеют никакого значения, если они не соотнесены с нынешними критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и стратегией предприятия.
  3. Управляемость и контролируемость. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, необходимо предоставлять ресурсы для его управления. Результат же должен контролироваться.
  4. Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Необходимо ввести порядок оценивания показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым конкретным действиям. С этой целью должны проводиться отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
  5. Партнерство. Чтобы небезуспешно повышать производительность, стоит обеспечить партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Поэтому способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
  6. Перенесение усилий на главные направления. Чтобы повысилась производительность, нужно расширить полномочия специалистов: помочь в повышении квалификации, предложить разработать собственные KPI, обеспечить проведение тренингов.

Как рассчитать KPI

Пункт 1. Чтобы рассчитать KPI, необходимо выбрать от трех до пяти показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста. Например, для интернет-маркетолога они могут быть следующими:

  1. Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом.
  2. Цифра, которая показывает, сколько покупок сделали клиенты, которые уже ранее обращались в компанию.
  3. Число похвальных рекомендаций, откликов клиентов в соцсетях или на сайте организации после покупки товара или услуги.

Пункт 2. Далее нужно определить вес каждого индикатора. Суммарно же вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю, поэтому картина получается следующая:

  1. новые заказчики — 0,5;
  2. покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25;
  3. положительные рекомендации — 0,25.

Пункт 3. Теперь необходимо проанализировать данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составить план:

KPI Исходное значение (среднемесячные индикаторы) Плановое значение
Прирост новых заказчиков 160 Увеличение на 20%, или 192 новых заказчика
Доля заказчиков, совершивших повторную покупку 30 Увеличение на 20%, или 36 повторных покупок
Доля заказчиков, написавших позитивный отклик, рекомендацию 35 Увеличение на 20%, или 42 отзыва

Пункт 4. Следующий этап — вычисления в Excell KPI-показателей. Необходимо воспользоваться формулой расчета KPI: индекс KPI = Вес KPI*Факт/Цель.

Ключевые индикаторы (вес KPI) Цель Факт Индекс KPI
KPI 1 (0,5) 20% 22% 0,550
KPI 2 (0,25) 20% 17% 0,212
KPI 3 (0,25) 20% 30% 0,375
Коэффициент результативности 1,137
113,70%

Здесь цель — это показатель, которого должен достичь работник согласно плану, а факт — это то, что он наработал в реальности. Итоговый показатель равен 113,70%, это хороший результат, однако, если рассмотреть таблицу подробнее, то можно увидеть, что маркетолог выполнил плановые нормативы не до конца.

Пункт 5. Рассчитываем заработную плату. Будем основываться на том, что общий заработок маркетолога насчитывает 800$, из которых постоянная часть (оклад) — 560$, а переменная (премиальная) — 240$. За стопроцентный индекс работнику полагается оклад и полная премия, но из-за того, что план перевыполнен, маркетолог получит дополнительные бонусы в размере 13,7% от премиальной части, то есть 32,88$. В итоге зарплата работника составит 560$+240$+32,88$=832,88$.

А вот когда сотрудник не выполняет план, и показатель его эффективности ниже 99%, то размер премии пропорционально сокращается.

С помощью таких расчетов и составления таблицы можно увидеть те проблемы и сложности, с которыми сталкивается интернет-маркетолог.

Низкие показатели могут быть связаны с тем, что план составлен неправильно или сама стратегия повышения лояльности неверна. Проблемный участок нужно контролировать, и, если дела со временем не улучшатся, то правильным выходом из ситуации будет изменение показателей эффективности.

Благодаря такому подходу формируется понимание принципа действия KPI. Ориентируясь на цели, расчет можно дополнять новыми значениями. Это может быть система штрафов, число решенных и нерешенных задач и многое другое. Например, если работа по плану сделана менее чем на 70%, сотрудник не получит премию совсем.

Имеется еще альтернативный способ расчета зарплаты относительно процента выполнения плана:

Индекс KPI Коэффициент премии 
Ниже 70% 0
70 — 80% 0,6
80 — 89% 0,7
90 — 95% 0,8
96 — 98% 0,9
99 — 101% 1
102 — 105% 1,3
106 — 109% 1,4
Более 110% 1,5

KPI на практике

KPI-показатель эффективности используется практически всеми компаниями, которые занимаются прямыми продажами. Рассмотрим кое-какие примеры для менеджера по продажам. Взяв на вооружение утвержденные ключевые индикаторы, он увидит ясную картину своей деятельности: ему станет понятно, сколько товара нужно продать, чтобы выйти на определенный доход, какие плановые показатели выполнить.

Для страхового консультанта, который является новичком в своей профессии, оптимальным показателем эффективности будет 1/10: чтобы продать один страховой полис, нужно встретиться с 10 потенциальными покупателями.

Существует также KPI результата, например, «число новых клиентов не ниже n», «объем продаж не ниже n» и т. п. Эти индикаторы персональные, и лучше, когда их количество меньше 5, а главное — они должны быть легко измеримы и четко сформулированы.

Помимо мотивации сотрудников, руководители компании используют KPI в качестве инструмента для анализа работы своих подчиненных.

Эта система позволяет четко увидеть пробелы в деятельности и на каком этапе они возникли. Например, начальник отдела продаж отслеживает клиентскую базу менеджера, какое количество звонков и встреч делает работник. Если эти показатели выполняются в достаточном объеме, но продаж мало, можно сделать вывод, что у сотрудника не хватает определенных знаний, навыков или личностных качеств для успешной работы.

KPI и планирование на предприятии

Показатели KPI могут применяться при планировании и контроле деятельности. После того как работа была проделана, измеряются фактические показатели, и, если они серьезно отклоняются от плановых не в лучшую сторону, то производится анализ и корректировка дальнейшей деятельности. Поскольку все показатели «продиктованы» реальным процессом, а не выдуманы самостоятельно, такое планирование будет способствовать достижению необходимых целей организации.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Благодаря применению системы KPI, при оплате труда фиксируются плановые и фактические показатели. Это дает руководителю ясное понимание того, как мотивировать сотрудника и за что. Сотрудник при этом тоже четко видит плюсы и минусы своей работы и осознает, какие действия могут принести ему вознаграждение, а за что полагается взыскание.

Например, страховой консультант продал большее количество страховых полисов, чем было запланировано, и расширил клиентскую базу множеством новых клиентов. Таким образом, он перевыполнил план и дополнительно к своей зарплате получит бонус в виде премии. С другой стороны, если этот же менеджер продал полисов гораздо меньше, чем было намечено планом, он может вовсе лишиться премии и получить «голый» оклад, ведь его личные показатели будут низкими.

Однако, мотивировать сотрудников можно не только деньгами.

За выполнение показателей можно наградить интересными тренингами, оплаченными компанией, внеплановыми выходными, подарками и другими «пряниками», которые вдохновят работника не хуже, чем деньги. Но в данном случае зарплата сотрудника всегда фиксированная, а согласно системе KPI, ведется расчет баллов, которые сотрудник может обменять на желаемые бонусы.

Чтобы составить KPI для сотрудников, нужно ориентироваться на общую для всех сотрудников цель и сильную мотивацию. Работа в команде заинтересованных специалистов как часовой механизм способна в короткие сроки привести компанию к достижению всех поставленных целей.

В каких случаях KPI не нужен

В молодой компании, которая только начала свое существование, вводить систему KPI нецелесообразно. Система управления здесь еще не сформировалась, а успешное развитие обусловлено работой генерального директора. Чаще всего он же выполняет функции специалистов по финансам и по кадрам.

А также не стоит внедрять KPI в тех подразделениях, которые из-за этого могут отрицательно повлиять на остальные отделы фирмы. Например, IT-служба, представители которой должны решать поставленные перед ними проблемы (ремонт офисной техники) в кратчайшие сроки. Ведь бывает так, что у одного из сотрудников вышел из строя компьютер, и работа остановилась, а от работы этого сотрудника зависит весь отдел.

Если же зарплата айтишника вычисляется по системе KPI, то он не пойдет сразу работать. Сначала необходимо составить заявку на устранение поломки. Эту заявку должен одобрить старший специалист IT-отдела, после чего задача ставится в очередь на реализацию и ждет рассмотрения.

В итоге задача, требующая 5 минут на выполнение, отнимает гораздо больше времени, на протяжении которого работа всего отдела, где сломался один компьютер, не движется вообще.

Именно поэтому внедрять систему KPI полезно с умом, в противном случае она способна сильно навредить.

Ошибки при внедрении KPI

Наиболее распространенной ошибкой является введение KPI для одной лишь статистики.

В конечном счете получается, что индикаторы одного подразделения не имеют никакой связи с индикаторами другого.

Например, службе снабжения одного предприятия необходимо было сократить расходы. Поэтому, чтобы получать сырье со скидкой, работники приобретали его в больших объемах, а также закупали товар с браком. Это привело к переполненности складов, заморозке финансов в сырье, что перекрывало все плюсы.

Тем временем производственный отдел имел свой приоритетный показатель — коэффициент загрузки производственного оборудования. Для эффективного использования времени сотрудники производили в больших количествах некоторую продукцию, чтобы экономить ценные минуты на переоборудовании станков. Но от этого неминуемо страдало выполнение плана по продажам коммерческим отделом, ведь отсутствовал необходимый ассортимент, и в конкретный отрезок времени клиент мог приобрести только товар одного вида.

В итоге сложилась ситуация, когда каждый тянет одеяло на себя, а цели не достигает никто. Результат свелся к нулю, и вся работа была сделана напрасно.

Еще одна распространенная ошибка — это фокусирование внимания исключительно на материальных показателях, которые являются результирующими: уровень продаж, доход и проч. Однако, только когда ключевые показатели имеют не финансовый, а упреждающий характер, можно достигать целей гораздо эффективнее.

Например, сколько звонков должен сделать менеджер по продажам, сколько встреч провести, сколько заключить договоров, чтобы добиться того самого результирующего KPI? Именно на основе таких нефинансовых факторов должна строиться система мотивации сотрудников, а на финансовые должны ориентироваться непосредственно руководители отделов.

А также серьезным промахом будет ситуация, когда не обозначены лица, ответственные за тот или иной показатель. Например, порядок поощрений не подразумевает премиальные выплаты или их урезание руководителем за выполнение или невыполнение плана. В таком случае начальник не может отвечать за действия подчиненных, ведь он не имеет никакой возможности оказывать на них влияние.

Плюсы и минусы от внедрения системы KPI

Работа по системе KPI имеет много преимуществ:

  • Установлено, что в компаниях с такой системой сотрудники работают на 20 — 30% эффективнее.
  • Специалисты будут четко понимать, какие задачи являются первоочередными и как их выполнить.
  • При грамотно внедренной системе показателей существенно облегчается контроль деятельности компании, благодаря чему проблемы обнаруживаются уже на этапе их возникновения и решаются, не успев нанести вред.
  • При расчете заработной платы действует принцип справедливости: тот, кто работал старательно, получает больше. Это позволяет организации удерживать ценные кадры.
  • Фонд оплаты труда становится средством мотивации персонала, а не основным источником расходов.

Есть у системы KPI и недостатки. В первую очередь минусом является то, что на внедрение тратится много времени и сил, ведь все показатели нужно детально прорабатывать. Скорее всего, нужно будет переобучать сотрудников, разъяснять им информацию об изменении условий труда и новых задачах.

Однако, основной недостаток состоит в том, что эффективность в итоге оценивается не всегда корректно. Этого можно миновать, если на этапе разработки системы безупречно сформировать критерии, по которым будет производиться оценка кипиай.

kakzarabativat.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.