Книга регистрации листков нетрудоспособности


Хранение листков нетрудоспособности – правовой аспект

Перечень требований к учету и хранению листков нетрудоспособности указан в Инструкции, которая была утверждена приказом ФСС и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29. В этом документе приведены основные параметры, на которые нужно ориентироваться. Перечислим наиболее значимые из них.

Бланки необходимо держать в огнестойком сейфе, подойдет также оцинкованный шкаф или отдельная комната с надежным внутренним или навесным замком. Комнаты, сейфы или шкафы обязательно закрываются на замок и запечатываются – это указано в п.6 соответствующей Инструкции. Для опломбирования помещения нужно использовать свинцовые пломбы или бумажные с печатью предприятия и подписью ответственного лица.

Если при хранении и учете листков трудоспособности клиника была уличена в нарушении Инструкции, будьте готовы к административному штрафу. Для должностных лиц эта сумма равна 5 000-10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ), при этом стоит быть готовыми и к ответственности по ст. 14.1, 19.20 КоАП РФ – это уже грозит предприятию лишением лицензии на экспертизу временной нетрудоспособности. Впрочем, все может закончиться только штрафом, при этом для частных клиник сумма составит от 30 000 до 40 000 руб.

Учет листков нетрудоспособности


Задача по ведению баланса и систематическому учету всех бланков строгой отчетности, включая бланки листков нетрудоспособности, находится в ведении бухгалтерского отдела. При получении бланков они фиксируются в Книге получения бланков листков нетрудоспособности,

Каждая клиника обязана вести строгий количественный учет этих бланков. Так, приход бланков медорганизация фиксирует в Книге получения бланков листков нетрудоспособности, расход –  в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (п.8.2 Инструкции). Сверка данных Книги получения бланков и Книги распределения бланков проводится каждый квартал.  

Для ведения учета испорченных бланков листков нетрудоспособности также есть соответствующая Книга – Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (п. 13). При этом в конце года клинике нужно отправить все данные об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение ФСС.

Что касается учета испорченных бланков листков нетрудоспособности, то все испорченные бланки нужно хранить в клинике в отдельной папке с описью, где также перечислены ФИО лечащего врача (в отдельных случаях – фельдшера, стоматолога), дата возможно спустя три года, делает это комиссия, которую формирует руководитель предприятия. Все производится в соответствии с Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.


КСТАТИ!
Среди нарушений в документообороте и учете клиники отсутствие систематического учета бланков строгой отчетности является наиболее частотным нарушением.

Требования к порядку хранения листков нетрудоспособности

В соответствии с требованиями к порядку хранения листки нетрудоспособности прошиваются за верхний левый угол или скрепляются степлером – в таком виде их централизованно и на основании приказа получают все лечащие врачи. При этом корешки бланков, которые были получены ранее, возвращаются и хранятся три года.

Испорченные бланки также остаются в клинике на три года, при этом для них выделяется соответствующая папка с описью. Указывается ФИО лечащего врача, дата сдачи, номер и серия бланка. Эта опись должна соответствовать Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков.

Книга регистрации листков нетрудоспособности и форма 036/у

Обязательно следите за тем, чтобы в клинике корректно велась Книга регистрации выдачи листков нетрудоспособности, для чего существует специальная форма №036/у, которая была утверждена приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030. В Инструкции она отсутствует, однако приказ Минздрава №130 действителен, соответственно, форма обязательна к использованию. При проверках инспекторы ФСС следят не только за учетом и хранением листков нетрудоспособности, но и за наличием этой формы в клинике.

Выглядит форма 036/у Книги регистрации листков нетрудоспособности так:


Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Три важных рекомендации при учете и хранении листков нетрудоспособности:

  • Подшивайте листки нетрудоспособности в отдельную папку
  • Отслеживайте актуальность всех бланков на сайте ФСС в разделе «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)» — «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Недействительными считаются бланки, заявленные как похищенные, но затем выданные незаконным образом
  • Рекомендуем хранить листки нетрудоспособности хотя бы шесть лет, поскольку это документы по исчислению и уплате страховых взносов (п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

www.dirklinik.ru

 Обязателен ли учет подобных документов в организации?

Журнал учета больничных листов считается одним из важных отчетных моментов кадрового документооборота любого серьёзного предприятия.

Благодаря ему, работодатель имеет возможность:

  • в полной мере владеть информацией о состоянии здоровья своих сотрудников;
  • проследить количество дней их нетрудоспособности;
  • правомерно назначить оплату дней нахождения работника на больничном;
  • анализировать заболеваемость на предприятии, что позволяет оценить общее положение дел;
  • предусмотреть возможные профилактические мероприятия для повышения общего уровня здоровья;
  • разрешить претензии в случае утери больничного листа.

Законодательство не обязывает предприятие в обязательном порядке вести журнал регистрации больничных листов (листков нетрудоспособности).

Руководство самостоятельно принимает решение о его необходимости, исходя из важности подобной информации не только для начисления оплаты труда, но и для корректного разрешения спорных ситуаций с работником.

Форма и особенности заполнения

Строгой учетной формы данного документа не существует, его содержимое устанавливается приказом руководителя с приложением инструкции для кадровиков по его ведению.

Допускается как самостоятельная разработка и изготовление, так и использование уже существующих форм журналов, предоставляемых фирмами, работающими с канцелярией.


Согласно правилам делопроизводства, необходима фиксация каждого листка нетрудоспособности в обязательной связке с датой документа.

Непреложными реквизитами каждой регистрационной формы являются:

  • название документа;
  • наименование организации;
  • даты открытия и закрытия;
  • срок хранения;
  • подпись ответственного лица (возможно на каждом листе).

Журнал постранично разделяется на необходимые пронумерованные графы, сшивается, подкрепляется подписями руководства предприятия и печатью.

Заполнение обычно производится шариковой (чернильной) ручкой синего либо черного цветов.

Не допускаются зачистки и использование корректора на страницах формы, наличие графы «Примечания» позволяет заверять подписью исправления или указывать на недействительные записи.

В журнале учета листков нетрудоспособности каждая запись имеет порядковый номер, содержит личные данные о работнике (фамилия, имя, отчество), номер больничного листа, наименование медицинского учреждения, выдавшего его, срок действия документа.

Типовая форма выглядит так:

Скачать образец вы можете здесь:

Образец журнала учета больничных листов

Кто ведет журнал и где он хранится?


За сохранность и ведение журнала учета листков нетрудоспособности отвечает сотрудник отдела кадров, табельщик или другой работник, назначенный ответственным по приказу руководства предприятия.

Данная форма является документом внутреннего использования, она может передаваться работникам других подразделений только с согласия руководства предприятия, рассмотрение происходит в присутствии лица, ответственного за хранение и ведение журнала.

Периодически этот документ предоставляется руководству для проверки либо составления необходимой отчётности, анализа кадровой работы.

Если произошла утеря, уничтожение или порча документации, руководитель организации обязан сообщить в правоохранительные органы об этом факте и назначить приказом комиссию для установления перечня пропавших документов и расследования сложившейся ситуации.

Сроки хранения

Сроки хранения различных отчетных форм на предприятиях определяются специальным Перечнем типовых документов, в котором указываются сроки для каждого типа документации.

Все журналы и книги подобного рода хранятся обычно на протяжении трех лет, хотя решение о длительности хранения здесь тоже принимается руководителем предприятия.


Сроки исчисляются с 1 января отчётного года, следующего за годом завершения делопроизводства предыдущей формы, сокращать их нельзя ни в коем случае.

Журнал регистрации больничных листов является одним из востребованных документов в делопроизводстве предприятия.

Его руководитель не только беспокоится о законности и правомерности начисления выплат при нетрудоспособности работника, но и старается эффективно организовать рабочий процесс, учитывая необходимые меры профилактики заболеваний на производстве.

Ведение документа не требует больших трудозатрат, а польза и говорит сама за себя.

kadriruem.ru

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2016-2017 годах

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:


  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
  • отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
  • получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в статье «Больничный лист во время отпуска в 2017 году (нюансы)».

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

  • номера больничных листков;
  • названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
  • Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
  • даты предоставления больничных сотрудниками;
  • периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
  • сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном размере вы можете в статье «Какова минимальная оплата больничного листа в 2016-2017 годах?».

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).


2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

nalog-nalog.ru

Книга регистрации листков нетрудоспособности, форма № 036/у.
Выдача листков временной нетрудоспособности фиксируется в "Книге регистрации листков временной нетрудоспособности" (форма № 036 у), которая должна быть прошнурована, пронумерована, заверена круглой печатью учреждения и подписью руководителя лечебного учреждения.
Записи в Книге регистрации листков временной нетрудоспособности 036/у делаются четко, не допускаются исправления и зачеркивания.
Каждая ошибочно сделанная запись в Книге регистрации листков временной нетрудоспособности заверяется лицом, ответственным за выдачу листков временной нетрудоспособности в учреждении, о чем делается запись в журнале, ставится подпись и печать учреждения.
В графе 9 "место работы и выполняемая работа" необходимо дополнять записями "основной", если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по основному месту работы, и "внешнее совместительство", если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по месту работы по совместительству.
Ежемесячно осуществляется проверка обоснования выдачи листков временной нетрудоспособности, правильности ведения медицинской документации по вопросу экспертизы временной нетрудоспособности, проводится анализ заболеваемости с временной утратой трудоспособности, длительно болеющих, внутрибольничных рецидивов, невостребованных листков нетрудоспособности.
Графы для заполнения Книги регистрации листков нетрудоспособности (форма № 036/у):

№№ п/п
№ листка нетрудоспособности, выданного данным лечебным учреждением    (первый/продолжение)
№ листка нетрудоспособности, выданного другим лечебным учреждением    (первый/продолжение)
Фамилия, имя, отчество больного
Возраст
Адрес больного
Место работы и выполняемая работа
Диагноз (первичный/заключительный)
Фамилия врача (выдавшего листок нетрудоспособности/закончившего листок нетрудоспособности)
Освобожден от работы (с какого числа /по какое число)
Всего календарных дней освобождения от работы
Отметка о направлении больного в другие лечебные учреждения

imedsnab.ru

Описание: выдача листков временной нетрудоспособности фиксируется в книге регистрации листков временной нетрудоспособности, (форма 036 у), которая должна быть прошнурована, пронумерована, заверена круглой печатью учреждения и подписью руководителя лечебного учреждения.

Записи в книге регистрации листков временной нетрудоспособности 036/у делаются четко, не допускаются исправления и зачеркивания. Каждая ошибочно сделанная запись в книге регистрации листков временной нетрудоспособности заверяется лицом, ответственным за выдачу листков временной нетрудоспособности в учреждении, о чем делается запись в журнале, ставится подпись и печать учреждения. В графе 9 «место работы и выполняемая работа» необходимо дополнять записями «основной», если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по основному месту работы, и «внешнее совместительство», если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по месту работы по совместительству.

Ежемесячно осуществляется проверка обоснования выдачи листков временной нетрудоспособности, правильности ведения медицинской документации по вопросу экспертизы временной нетрудоспособности, проводится анализ заболеваемости с временной утратой трудоспособности, длительно болеющих, внутрибольничных рецидивов, невостребованных листков нетрудоспособности. Срок хранения книги регистрации листков нетрудоспособности, форма 036/у в организации — 3 года.

Отдельный вопрос по работе с книгами регистрации листков нетрудоспособности 036/у : С 1 января 2012 г. в случае, если работник работает у нескольких работодателей, он имеет право на получение пособия по каждому месту работы. Как выписывать листки нетрудоспособности в таком случае?
В Письмах N 79-ВС и N 80-ВС разъяснено, что в случае, если работник работает на условиях внешнего совместительства, такому работнику необходимо одновременно выдавать несколько листков нетрудоспособности для предъявления по каждому месту работы.
В целях недопущения искажения статистической отчетности в части сведений о числе страховых случаев и причинах временной нетрудоспособности на листке нетрудоспособности, выдаваемом для предъявления по основному месту работы, на лицевой его стороне (в верхнем правом углу), делается запись «основной», а на листке, выдаваемом для предъявления по месту работы по совместительству, делается запись «внешнее совместительство».

В книгу регистрации листков нетрудоспособности (учетная форма 036/у, утверждена Минздравом СССР 04.10.1980 за N 1030) на каждый листок нетрудоспособности, выданный лечебным учреждением, заносится отдельная запись. При этом графу 9 «место работы и выполняемая работа» необходимо дополнять записями «основной», если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по основному месту работы, и «внешнее совместительство», если листок нетрудоспособности выдан для предъявления по месту работы.

Графы книги регистрации листков нетрудоспособности 036/у:
1. N листка нетрудоспособности, выданного данным лечучреждением;
2. N листка нетрудоспо-собности, выданного другим лечучреждением;
3. Фамилия, имя, отчество больного;
4. Адрес больного;
5. Место работы и выполняемая работа;
6. Диагноз;
7. Всего календарных дней освобождения от работы;
8. Отметка о направлении больного в другие лечебные учреждения.

 
Параметры:
Страниц: 60 стр. (30 листов);
Обложка: Мягкая обложка (тонкий картон).

www.deznet.ru

Обязательно ли вести журнал регистрации больничных листов?

Согласно нормативным актам, которые регулируют ведение учетной документации, вести журнал учета больничных листков в организации или нет, сегодня работодатель решает самостоятельно (как и в случае с журналом регистрации трудовых договоров).

Что касается формата ведения документа регистрации листков нетрудоспособности сотрудников, предполагается ведение бумажной или электронной формы.

Конечно выбор будет зависеть от того, насколько автоматизирована система учета в каждом конкретном учреждении.

Правила ведения журнала учета больничных листов

Несмотря на то, что нормативными актами на работодателя не возлагается обязательное ведение данного учетного документа, существуют определенные правила его заполнения.

То есть, если в организации решили вести журнал учета больничных, то кадровику и бухгалтеру, ответственным за его заполнение, придется придерживаться рекомендаций по его ведению.

В книге учета больничных листов должна присутствовать следующая информация об организации:

  1. Точное наименование организации, ведущей этот документ регистрации.
  2. Дата, когда был начат этот документ и число, в которое была внесена последняя запись в него.
  3. Фамилия, имя и должность, ответственного за ведение журнала сотрудника.

В структуре журнала обязательно должны быть графы для заполнения следующих данных:

  1. Номер листа временной нетрудоспособности.
  2. Название медицинского учреждения, которым был предоставлен (выдан) этот документ.
  3. Период нахождения сотрудника на бюллетени, количество дней по случаю временной нетрудоспособности.
  4. Дата сдачи листка работодателю.

Именно содержание всех вышеуказанных данных, позволяет работодателю в случае необходимости, быстро узнать информацию об общем количестве дней больничного определенного сотрудника, сроках его предоставления, а также в кратчайшие сроки предоставить органам ФСС листок нетрудоспособности, если это вдруг будет нужно.

Срок хранения журнала учета больничных листов

Несмотря на отсутствие возложенной обязанности на организации, вести книгу регистрации документов нетрудоспособности (ведение книги, это личная инициатива работодателя), сроки хранения данного документа строго регламентированы законом.

Согласно нормативным положениям, хранение документа регистрации листов нетрудоспособности, составляет 5 лет после его окончания, внесения в него последней учетной записи и начала новой книги регистрации.

Журнал учета листков нетрудоспособности больничных листов

Как мы уже писали выше, такой документ регистрации листков нетрудоспособности, можно вести, как в электронном, так и в бумажном варианте, каждая организация выбирает удобную форму документооборота.

Что касается самого образца, то здесь нет утвержденного шаблона. На различных сайтах можно встретить множество вариаций. Во многих организациях, лица, на которые возложена ответственность по его ведению, могут самостоятельно разработать его структуру.

То есть, для собственного удобства и с учетом особенностей политики делопроизводства в конкретно взятом учреждении, бухгалтер, сотрудник кадрового отдела и руководитель, совместно работают над структурой книги регистрации.

Если сотрудников, которые несут ответственность, несколько, то рекомендуется напротив каждой графы для заполнения, предусмотреть графу для подписи ответственного за данную запись сотрудника. Также, не лишним, будет отвести место и для подписи работника, который находился на бюллетени.

Журнал учета больничных листов — образец

Итак, работодатель может, как самостоятельно поработать над созданием структуры книги регистрации листков нетрудоспособности, так и воспользоваться одним из образцов этого документа.

На нашем сайте мы предлагаем, совершенно бесплатно, скачать один из вариантов готовых шаблонов:

Скачать образец

Приказ о назначении ответственного за журнал учета больничных листов

Сотрудники, на которых возлагается ответственность за ведение книги регистрации (чаще всего это бухгалтер и сотрудник отдела кадров), назначаются соответствующим приказом.

Скачать образец

www.samso.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.