Командировочное удостоверение это

Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно.

Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки. На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.

Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.

Кто оформляет командировочное удостоверение

Заполнением формы Т-10 должен заниматься либо специалист кадровой службы предприятия, либо сотрудник бухгалтерии, либо иное уполномоченное лицо. Оформление проводится на основании изданного приказа о командировке за подписью руководителя организации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 .docСкачать образец заполнения командировочного удостоверения по форме Т-10 .doc

Порядок оформления Т-10

Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.

Часть 1

Первое, что нужно написать на лицевой стороне командировочного удостоверения – полное название предприятия, в котором работает командированный, с обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ОАО, ЗАО). Рядом нужно вписать код ОКПО (из регистрационных документов компании). Чуть ниже ставится номер документа по внутреннему документообороту, а также дата его составления.

Часть 2

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность.
есь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).

Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.

Часть 3

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

Действия сотрудника после командировки

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения

Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.

assistentus.ru

Форма командировочного удостоверения в 2018 году

05.01.2004 Постановлением № 1 Госкомстат РФ утвердил унифицированную форму № Т-10. Можно использовать эту форму или разработать бланк самостоятельно.

Разрабатывая собственную форму необходимо соблюсти требования идентификации хозяйственной операции, установленные ч. 2 и 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402 «О бухгалтерском учете». В бланк должны быть включены следующие реквизиты:

наименование;
дата заполнения;
наименование организации, которая выдала командировочное удостоверение;
содержание хозяйственной операции (цель командировки в командировочном удостоверении, примеры: проведение инвентаризации, повышение квалификации и т. д.);
количество дней;
Ф.И.О. и должность лица, ответственного за оформление.

Скачать бланк командировочного удостоверения в 2018 году

Скачать

Как заполнять

Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:

наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
код ОКПО: 12345678;
регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2018;

Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2018 года;
паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
подписываем у руководителя;
ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2018;
отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2018, выбыл 30.11.2018;
делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.2018.

gosuchetnik.ru

Заполнение формы

Документ можно заполнить от руки и при помощи компьютера. В удостоверениях допускается исправление ошибок. Неправильная запись аккуратно зачеркивается чертой и над ней пишется исправленный текст. Рядом делается запись «исправлено», что подтверждается подписью лица заверившего документ с указанием даты правки документа.

В пунктах назначения оборотную сторону удостоверения заполняет непосредственно сам работник, он указывает дату прибытия и убытия, а должностное лицо подписывает и ставит печать организации. В случае посещения работником нескольких населенных пунктов командировочный обязан указать время пребывания в каждом из них.

На предприятии предусматривается ведение журнала регистрации (учета), в котором фиксируется пребывание сотрудника в командировке с указанием точной даты, как его отъезда, так и прибытия.

Вернувшийся из командировки работник (подотчетное лицо) должен передать заполненное удостоверение работнику бухгалтерии вместе с авансовым отчетом и с приложенными документами, подтверждающими производственные расходы.

Бланк командировочного удостоверения (Размер: 64,0 KiB | Скачиваний: 11 712)

Журнал командировок (Размер: 50,0 KiB | Скачиваний: 1 739)

mirblankov.ru

Какие документы оформляются командированному работнику

Необходимость поездок по служебным делам должна подкрепляться документально. В первую очередь приказом генерального директора, в котором нужна и подпись работника. Кроме приказа, до недавнего времени издавалось также служебное задание и командировочное удостоверение, которое нужно было брать с собой в поездку. Задание следовало заполнять отчетом о его выполнении.

И служебное задание, и командировочное удостоверение в 2018 году отменили, а точнее, сделали необязательным их оформление. Сейчас необходимым является только приказ о направлении в командировку.

Для чего требовалось командировочное

Отправляя работника в путь, руководство хочет быть уверенным, что задание будет выполнено и цель поездки достигнута. Для этого на руки выдавалось командировочное удостоверение с отметкой о выезде из пункта отправления. Его нужно было предъявить по приезду в пункт назначения и получить отметку — подпись и печать. Такая отметка являлась доказательством совершения делового путешествия.

Кроме подтверждения факта прибытия, это удостоверение являлось весомым аргументом для правоохранительных органов, доказывающим цель пребывания в населенном пункте. Предъявил документ, и каждому понятно, что человек «при исполнении».

Что изменилось в документах по командировкам в 2018 году

Нередко приходится слышать, что командировочное удостоверение отменили. Это не совсем так, поскольку оно просто стало необязательным документом. Постановление об этом принято еще в начале 2015 года. Но многие организации по-прежнему оформляют его. Такой порядок они могут закрепить в своих внутренних правилах, положениях о командировках, и тогда выполнять предписанные действия придется и руководителям, и работникам.

Получается, если в компании есть правило оформлять и сдавать эти бумаги, придется это делать, как и раньше.

how2get.ru

Оформляется ли командировочное удостоверение в 2017 году?

Командировочное удостоверение представляет собой документ, который сотрудник берет с собой, покидая предприятия по служебной необходимости. Он удостоверяет факт отсутствия работника на его рабочем месте.

С 2015 года этот документ утратил свое обязательное значение (Постановление Правительства №749). В итоге, направляя сотрудников в служебные поездки, отделу кадров организации вовсе необязательно:

Во-первых, составлять командировочное удостоверение;
Во-вторых, формировать и оформлять должным образом служебное задание;
В-третьих, запрашивать у них отчеты о проделанной работе по возвращении из командировки.

Каким же образом учитываются затраты, понесенные работодателем на обеспечение командировки? Документарным основанием для этого становятся проездные билеты, чеки, квитанции и т.п., в частности:

Если работник перемещался на общественном транспорте, то в бухгалтерию ему необходимо представить проездные билеты;
Если поездка производилась на личном авто, то сотрудник предъявляет путевой лист, а также кассовые чеки и квитанции, подтверждающие факт заправки машины и т.п. (п. 7, Положение о служебных командировках);
Если специалист выедает за рубеж, то учет осуществляется на основании отметок в его загранпаспорте (п. 18, Положение о служебных командировках).

По возвращении из командировки работник обязательно составляет авансовый отчет и формирует служебную записку (в ней он указывает способ перемещения). К этим бумагам он прилагает весь набор чеков и квитанций, после чего весь пакет справок передает на рассмотрение в бухгалтерию.

Тем не менее, некоторые организации имеют право указать необходимость составления командировочного удостоверения в своих локальных нормативных актах, в случае, если составление этого документа существенно упрощает ведение кадрового учета (ст. 168 ТК РФ).

В таких организациях форма и образец командировочного удостоверения должны быть утверждены приказом руководства. Не исключается и использование существующей унифицированной формы Т-10. В то же время кадровая служба может создать и свой собственный, удобный для нее бланк.

Отмена необходимости составлять командировочные удостоверения обусловила и необязательность ведения журналов учета командировок. Тем не менее, если это удобно, то работодатель может сохранить у себя эту практику.

Основные правила заполнения командировочного удостоверения в 2017 году

Для чего командировочное удостоверение может потребоваться организации? Главным образом, для упрощения учета командировочных затрат. Именно поэтому большинство фирм разрабатывают собственный бланк командировочного удостоверения с учетом требований отдела кадров и бухгалтерии (Письмо Минтруда №14-2-291). При этом за основу можно взять унифицированный бланк Т-10.

Стандартное командировочное удостоверение состоит из лицевой и оборотной стороны. На лицевой части прописываются:

Название компании;
Ф.И.О., должность и структурное подразделение, в котором числится сотрудник;
Цель служебной поездки;
Период отсутствия специалист на рабочем месте, которое обычно отмечается датами отъезда и возвращения;
Паспортные данные работника.

Все приведенные в документе сведения заверяются подписью руководителя.

Что же касается оборотной части, то в ней представлена следующая информация:

Название принимающей организации и места ее расположения;
Даты прибытия и убытия с места командирования;
Ф.И.О. должностных лиц в ведение которых поступил работник;
Подпись руководителя принимающей организации, удостоверенная ее печатью.

Бывают случаи, когда на протяжении командировки работник посещает сразу несколько мест. В этом случае сведения обо всех них должны быть отражены на оборотной стороне удостоверения.

Если окажется, что принимающая организация не ведет журналов учета командировок и не составляет командировочных удостоверений, то удостоверения прибывших с иных мест работников она все же обязана заполнять должным образом. Отказ от этого считается неправомерным.

Кому вверено в обязанность заполнение командировочных удостоверений? Эти обязанности может выполнять работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. Оформляется документ в рукописном виде на бланке в одном экземпляре.

Новые правила отчетности о командировках работников

Новые правила оформления командировок не требуют составления командировочного удостоверения. Однако это не отменяет иных обязательных процедур, сопряженных с отправкой работника в командировку. Можно указать спектр обязательных документов, которые составляются в связи с пребыванием работника в служебной поездке:

Приказ или распоряжение руководителя организации (решение об отправке специалиста в командировку);
Табель учета рабочего времени (отметки во время пребывания работника за пределами организации);
Авансовый отчет (сведения о потраченных работником средствах);
Служебная записка (в отдельных случаях).

Командировочное удостоверение и журнал учета командированных сотрудников не входят в этот список, поскольку формируются на добровольной основе.

Порядок оформления документов при отправке специалиста в командировку можно представить следующим образом:

Служебная поездка специалиста определяется приказом руководителя;
Задание на период пребывания в командировке прописывается непосредственно в приказе (это позволяет избежать противоречий с налоговыми органами в вопросе обоснованности выплаты суточного пособия);
По возращении сотрудника из поездки его проездные документы передаются в кадровую службу, где прикрепляются к иным бумагам, связанным со служебной поездкой.

Стоит отметить, что составление служебной записки сотрудником по факту возвращения из командировки по новым правилам необходимо только в том случае, если он ездил туда на личном автомобиле. Что касается авансового отчета – то он составляется в любом случае.

Какие сведения следует прописать в приказе об отправке сотрудника в служебную поездку?

Во-первых, цель командирования сотрудника;
Во-вторых, перечисление задач, которые специалист должен решить в ходе поездки (провести переговоры, установить оборудование, провести консультации, разобраться в инциденте и др.);
В-третьих, особые указания, касающиеся графика работы сотрудника (например, необходимость ежедневного уведомления руководителя о ходе мероприятий);
В-четвертых, документарное основание отправки работника в командировку (приглашение партнеров, договор послепродажного обслуживания и др.).

Приказ руководителя об отправки сотрудника в служебную поездку может составляться по унифицированной форме Т-9 или же на основании бланка, разработанного самой организацией для своих внутренних целей. Не исключена и возможность составления распоряжения вместо приказа. Главное условие – основанием для командировки должно быть оформленное документарным образом решение руководителя (Постановление Правительства №749)

Если компания все же применяет командировочные удостоверения, то сотрудник обязан соблюдать все правила оформления этого документа. В частности, как только специалист прибыл на место назначения он ставит отметку в документе (время и дата прибытия). Аналогичным образом он прописывает и день отъезда.

Как оформить командировочное удостоверение для работника, в служебной поездке которого значится несколько пунктов назначения? Решить это затруднение можно двумя способами:

Сразу предусмотреть в бланке командировочного листа несколько граф для разных принимающих организаций (оборотная сторона документа);
В случае необходимости оформить несколько командировочных удостоверений (по числу пунктов назначения).

Помимо оформления по своему желанию командировочных удостоверений, руководство предприятия может принять решение и о ведении журнала учета командированных специалистов. В этой сводной форме фиксируются:

Сотрудники данной компании, которые покинули организацию с целью выполнения служебного задания за ее пределами;
Работники иных фирм, присланные для осуществления оговоренных заранее мероприятий.

Какие сведения фиксируются в журнале учета командированных работников? В нем должны быть отражены Ф.И.О. специалиста, название места его работы (отправляющей организации) и места командирования (принимающей организации). Если командировочные удостоверения на предприятии не составляются, то в графе о наличии этого документа ставится прочерк.

Еще одним важным документом, который удостоверяет факт пребывания сотрудника в командировке выступает табель учета рабочего времени (формы Т-12 и Т-13). В этом случае, работник продолжает выполнять служебные задачи, но на своем рабочем месте он отсутствует. Именно поэтому все дни служебной поездки помечаются кодом «К».

И, наконец, факт прибытия работника на предприятие удостоверяет авансовый отчет (форма АО-1). Его специалист обязан составить в течение трех дней с момента приезда. В этом документе прописываются суммы всех израсходованных средств, которые подтверждаются квитанциями и чеками.

Куда передается авансовый отчет? Непосредственно в бухгалтерию, поскольку на его основании устанавливается точная сумма потраченных на служебную поездку средств, которая в дальнейшем находит отражение в бухгалтерском и налоговом учете, а также в итоговой годовой финансовой отчетности (ст. 346.16 НК РФ).

Сотрудникам бухгалтерии важно знать, что с командировочных затрат удерживаются налоги в следующем порядке:

Суточные выплаты, а точнее их превышение над установленными лимитами (700 рублей по РФ и 2500 рублей – за пределы страны), облагаются подоходным налогом;
Расходы на проживание и проезд, которые превышают установленные лимиты и не подтверждены документами (квитанциями и чекам) также облагаются НДФЛ.

Для того чтобы оформить факт взимания подоходного налога с командировочных выплат составляется справка 2-НДФЛ, где прописывается код дохода 4800 (Письмо Минфина РФ №03-04-06-01/256).

С точки зрения практического применения, использование командировочных удостоверений можно считать оправданным в крупных компаниях, когда отделу кадров затруднительно собирать информацию о командировочных затратах многочисленных сотрудников – удобнее применять для этих целей единую унифицированную форму. Малые организации отказом от этого документа упрощают ведение кадрового учета.

vse-o-trude.ru

Командировочное удостоверение – обязательный документ или нет

До 2015 года закон устанавливал, что если оформлялась командировка сотрудника, то данный документ необходимо было составлять в обязательном порядке.

Командировочное удостоверение служило тогда основанием для определения сроков нахождения сотрудника в принимающей организации, и участвовало в расчете дней, исходя из которых выдавались суточные при командировках.

С 2015 года это бланк, а также некоторые другие были признаны необязательными. С этого времени удостоверение нужно было составлять только тогда, когда это обязательство было прямо прописано в учетной политике, либо иных внутренних локальных актах. Например, в Положении о командировках.

Если данный бланк не выдается, то сроки командировки необходимо подтверждать проездными билетами, чеками, счетами из гостиницы и прочими способами.

Для него разработана специальная унифицированная форма Т-10. Однако организации имеют право создать собственный бланк либо модифицировать стандартный. В него, к примеру, можно добавить поля для служебного задания, а также форму авансового отчета по поездке.

После того, как бланк полностью заполнен и проставлены печати, он передается работнику, отправляющемуся в поездку. Последний должен предъявлять ее только вместе с паспортом либо иным своим документом, при помощи которого он может подтвердить личность.

Также вместе с удостоверением может выдаваться служебное задание, но этот бланк тоже теперь является не обязательным. В задании проставляются вопросы, которые работник должен выполнить в течение поездки, после чего сам работник заполняет отчет об их исполнении.

Командировочное удостоверение: образец заполнения формы Т-10

Рассмотрим на примере как правильно оформляется форма командировочного удостоверения.

Лицевая сторона

Внесение данных начинается с записи полного либо сокращенного наименования компании. После этого в графе справа нужно проставить ее цифровой код по справочнику ОКПО.

Следующим этапом проставляется номер удостоверения по порядку, а также дата, в которую оно было составлено. Если это предусмотрено внутренними правилами, то под указанным номером документ необходимо внести в журнал учета командировок.

Далее, в бланк заносятся полные Ф.И.О. работника, его номер по табелю, название структурного подразделения и должности.

Затем на документе располагаются графы, в которые нужно занести информацию о принимающей организации. Как правило, в этой части проставляются название страны, города, а также организации, в которую осуществляется поездка.

Информация о цели поездки в командировку, количестве дней, а также датах ее начала и окончания переносится из приказа на командировку либо служебного задания.

Еще одна обязательная информация, какую должна содержать форма Т-10 — сведения о документе, который подтверждает личность командированного. Сюда относится его название, серия и номер, дата выдачи.

После того, как документ целиком оформлен, его должен подписать руководитель фирмы, а также необходимо проставить оттиск печати (если она используется).

Оборотная сторона

В нижней части бланка, либо на его оборотной стороне могут располагаться графы, где принимающая сторона ставит отметку о приезде и отъезде командированного работника.

При этом в нее обязательно вносятся название города, дата события (приезда либо отъезда), должность и расшифровка подписи. Если принимающей организацией используется печать, то внесенные сведения нужно заверить ею. Причем оттиск должен быть проставлен так, чтобы он был отлично виден и полностью читаем.

В документ разрешается вносить исправления. Чаще всего это может произойти из-за изменения сроков поездки. Но делать из необходимо аккуратно.

Так, предыдущая информация, которая считается неверной, прочеркивается один раз, для того, чтобы предыдущая запись легко читалась. После этого новые данные записываются выше. Внесенные изменения заверяются подписью ответственного за это лица и оттиском печати.

Может ли принимающая сторона отказаться ставить отметки?

Из-за того, что бланк командировочного удостоверения теперь не является обязательным, организация, которая принимает командированного работника, может отказаться поставить в нем отметки о прибытии и выбытии. Однако это не будет являться нарушением оформления документа.

Если на бланке не проставлены печати, то тогда для определения дат поездки необходимо использовать:

Информацию из проездных документов;
Штампы таможенников в загранпаспорте. По ним также будет определяться дата пересечения границы страны в обе стороны;
Служебную записку.

Служебку необходимо также составлять, если работник во время поездки применял личный либо рабочий автомобиль. Однако для подтверждения дат командировки и выбранного маршрута нужно использовать путевой лист, квитанции с заправочных станций и прочие отчетные документы.

Сопутствующие документы

Командировочное удостоверение может оформляться вместе с такими сопутствующими документами:

Служебное задание — по новым правилам это бланк составляется на усмотрение руководства. Субъекты бизнеса часто его используют, чтобы отразить для работников задачи, которые они должны решить в данной поездке.
Отчет по проделанной работе — его следует применять, когда служебное задание не используется. В нем командируемый сотрудник описывает, что именно он делал в служебной поездке.
Авансовый отчет (Форма АО1) — в нем работник, вернувшись из командировки отражает произведенные расходы. Все они указываются по предоставленным подтверждающим документам, которые идут в качестве приложения к авансовому отчету.
Счета и квитанции, договор найма — они выдаются работнику во время командировки при найме жилья для подтверждения потраченных им сумм на гостиницы.
Билеты, страховые полиса и т. д. – они используются в качестве подтверждения транспортных расходов командируемого. Сюда же можно включить посадочные талоны, квитанции за белье, чеки и квитанции за квитанции и т. д.
Прочие документы, которыми подтверждаются произведенные работником иные расходы в командировке. Например, квитанции за хранение, квитанции за услуги связи.
Служебная записка, составленная работником при возвращении с приложенными к ней чеками на топливо. Ее составляют в основном при использовании в поездке личного или служебного транспорта.
Служебная записка, составляемая сотрудником на расходы, на которые у него отсутствует подтверждающие документы — на проезд, на проживание и т.д.

buhproffi.ru