Командировочные за границу

В условиях глобализации и открытости границ заграничные командировки работников российских государственных структур и коммерческих компаний давно перестали быть из ряда вон выходящим явлением. Загранкомандировка регулируется в основном теми же правилами, что и служебные поездки внутри страны. Но есть и ряд нюансов, связанных именно с направлением работника в другое государство.

Кого можно отправлять в заграничные командировки, а кого нельзя

Ограничения относительно командировок работников за рубеж действуют те же, что и применительно к поездкам внутри страны.

Категорически запрещается, как и в случае с командировками по России, командировать за границу таких работников:

беременных женщин;
сотрудников младше 18 лет, кроме творческих работников и спортсменов;
работников на ученическом договоре, если загранкомандировка не связана с ученичеством;
инвалидов, если командировка противоречит их индивидуальной программе реабилитации;
зарегистрированных кандидатов на выборах в период проведения последних.

Письменное согласие на заграничную или внутрироссийскую командировку требуется от таких категорий работников:

женщины, воспитывающие детей до трёх лет;
одинокие матери, отцы или опекуны детей до пяти лет;
родители или опекуны детей-инвалидов;
работники, ухаживающие за больными родственниками на основании медицинского заключения.

Все остальные работники могут быть направлены в командировки, включая заграничные, без каких-либо ограничений.

Оформление заграничной командировки

Процедура оформления командировки работника за границу не имеет принципиальных отличий от командировок по России, а в 2018 году законодательные требования к ним минимальны и регулируются в большей степени локальными актами организации или компании, например, положением о командировках, и принятыми в конкретной фирмы стандартами делопроизводства.

Если российская компания имеет филиалы, представительства, дочерние предприятия или иные аффилированные структуры за границей или сама является дочерним предприятием инофирмы, поездки её сотрудников в такие зарубежные структуры считаются полноценными заграничными командировками.

Необходимые документы

Главным и зачастую единственным документом, достаточным, чтобы отправить сотрудника в командировку, включая заграничную, не вызвав чьих бы то ни было нареканий, является приказ руководителя организации.

Являвшиеся ещё несколько лет назад обязательными командировочное удостоверение и служебное задание в 2018 году носят сугубо факультативный характер. Если их оформление предусмотрено локальными актами, регламентирующими оформление командировок, они применяются, и нарушения в этом нет. Если же руководство компании воспользовалось возможностью максимально упростить эту бюрократию, насколько позволяет действующее законодательства, обвинить фирму не в чем.

Приказ об отправке работника в загранкомандировку

Для разработки шаблона приказа на командировку, включая заграничную, достаточно воспользоваться стандартным образцом формы Т9 для отправки одного работника (скачать бланк в форматах Word, Exel, и образец заполнения в формате pdf) и Т9а, используемой, когда в командировку едет группа сотрудников (скачать бланк в форматах Word, Exel и образец заполнения в формате pdf).

Принятая в организации форма приказа о командировке должна быть зафиксирована в Положении о командировках или ином локальном нормативном акте, например, утверждена отдельным приказом.

Приказ рекомендованной формы Т9 или Т9а содержит такие сведения:

Название компании и при необходимости структурного подразделения в предусмотренной для этого графе в верхней части документа. Рядом в отдельной графе указывается код ОКПО, полученный компанией при постановке на учёт в органах государственной статистики.
Название (Приказ), номер и дата издания документа.
Ф. И. О. работника и его табельный номер, присвоенный ему при приёме в штат, структурное подразделение, где он работает, должность или профессия согласно штатному расписанию компании. Если одним приказом оформляется несколько работников, список оформляется в виде таблицы, а перечисленные сведения приводятся отдельной графой на каждого из них, работники перечисляются пофамильно в алфавитном порядке.
Место, куда командируется работник. Могут быть указаны страна, город, название принимающей организации или все эти сведения одновременно. При заграничной командировке желательно указать страну, хотя жёсткого требования и нет.

Длительность командировки, даты начала и окончания.
Источник финансирования командировки. Это могут быть средства направляющей организации или принимающей стороны, например, клиента.
Основание для издания приказа. Это могут быть заявление сотрудника, служебная записка руководителя структурного подразделения, где он работает, служебное задание (ранее этот документ был обязательным, но в 2018 году носит факультативный характер).
Подпись руководителя организации с указание должности и расшифровкой и печать.
Отметка работника/ов об ознакомлении с приказом.

Фотогалерея: образец заполнения формы Т9а на трёх командируемых сотрудников

Служебное задание и командировочное удостоверение

В 2018 году эти два документа, ранее являвшиеся обязательными составляющими оформления командировки, включая заграничную, носят, как уже было сказано, факультативный характер.

Во многих компаниях Положения о командировках или иные локальные акты аналогичного плана были разработаны ещё в период действия старых требований к оформлению командировок, поэтому служебные задания и командировочные удостоверения уже предусмотрены этим документом. У таких фирм есть два варианта: оставить всё как есть или упростить внутрикорпоративную бюрократию. Но во втором случае придётся внести коррективы в соответствующие локальные акты.

Если же компания, которой разработка нормативных внутренних документов по командировкам только предстоит, по каким-либо причинам предпочитает использовать служебные задания, для разработки их формы она может использовать образец (скачать).

Командировочное удостоверение до 2015 года играло ключевую роль при расчёте суточных в командировках. Ведь даты убытия и прибытия сотрудников для определения срока пребывания в командировке определялись на основании отметок об убытии и прибытии в этом документе. Впрочем, и по старым правилам в случае загранкомандировки командировочное удостоверение считалось необязательным, так как для подсчёта времени пребывания сотрудника в России и за границей можно было опираться на отметки о пересечении границы в его загранпаспорте.

По новым правилам, действующим и в 2018 году, срок нахождения в командировке определяется на основании билетов или маршрутных листов, а командировочное удостоверение стало ненужным.

Однако применительно именно к загранкомандировкам командировочное удостоверение может быть полезным при поездках в страны бывшего СССР, для въезда в которые россиянам достаточно внутреннего паспорта. Ведь отметки о пересечении границы в него не ставятся. А если при въезде в такую страну и выдаётся миграционная карта или её аналог, то при выезде этот документ возвращается пограничникам.

Особого внимания заслуживают в этом контексте командировки в Республику Беларусь. С этим государством Россия состоит в особых отношениях, в результате чего паспортный контроль на границе двух стран не ведётся, и никаких отметок в паспортах не делается. Впрочем, и в этом случае обойтись билетами и маршрутными листами вполне достаточно.

Ну а тем, кто и в 2018 году не хочет отказываться от командировочного удостоверения, есть смысл воспользоваться образцом его рекомендованной формы (скачать).

Длительность командировки за границу

Законодательные требования в отношении командировок и по России, и за рубеж в 2018 году одинаковы и не имеют чётко прописанных рамок. По умолчанию командировка не может быть меньше одного дня и должна иметь конечный срок. Если же его установить невозможно, он определяется приблизительно.

Например, если сотрудник отправляется в командировку, которая может продлиться как неделю, так и месяц, целесообразно изначально оформить командировку на неделю, а впоследствии продлевать по мере необходимости.

Даже если командировка будет оформлена на сто лет, при всей абсурдности такого решения придраться с позиций закона не к чему. Впрочем, сомнительно, чтобы такой вариант был в интересах компании. Ведь выплатить аванс работнику она должна сразу и в полном объёме.

В советский период центральные газеты могли направлять своих сотрудников за рубеж для работы собственными корреспондентами. Например, в «Комсомольской правде» стандартный срок такой командировки составлял три года.

Основным документом, в котором оговаривается срок поездки за границу, служит приказ о командировке. Именно на основе него рассчитывается аванс, который должен быть выплачен командированному работнику перед убытием.

Оплата и подтверждение расходов в загранкомандировках

Наряду со стандартным набором расходов в командировках по России, включающим компенсацию проезда туда и обратно, затраты на наём жилья, суточные и прочие согласованные с работодателем расходы, при поездках за границу дополнительному возмещению подлежат такие траты командированного:

изготовление загранпаспорта;
расходы на оформление визы (консульские, визовые сборы, услуги визового центра и т. п.);
аэропортовые и портовые сборы.

Самую большую сложность всегда вызывают компенсация и подтверждение расходов в валюте, понесённых работником непосредственно при пребывании за границей. Например, затраты на гостиницы, телефонные переговоры, перемещения по стране назначения, если работник был командирован в несколько городов, или разными странами, когда в несколько стран, покупки, сделанные для нужд фирмы (например, работник был направлен на международную выставку и там приобрёл для работодателя интересующие того образцы продукции) и т. п.

Подтвердить такие расходы можно двумя способами:

Аванс выплачивается работнику в рублях, он меняет эту сумму на иностранную валюту и справку об обмене подаёт в бухгалтерию в пакете отчётных документов по командировке. Расходы затем признаются в той валюте, в которой отражены в иностранных подтверждающих документах и пересчитываются в рубли по курсу, указанном в справке об обмене. Например, работник получил аванс 55 тысяч рублей и приобрёл доллары по курсу 1:60. Его подтверждённые валютные расходы составили одну тысячу долларов. По курсу из справки об обмене это будет 60 тысяч рублей. Поскольку 55 тысяч он уже получил перед отъездом, пять тысяч рублей компания остаётся ему должна. Недостаток этого способа состоит в том, что при поездках в страны, где используется валюта, отличная от доллара или евро, приобрести нужные денежные единицы, например, казахские тенге, белорусские рубли, польские злотые, шведские кроны или британские фунты стерлингов, может оказаться проблематичным, особенно вне Москвы.

Когда справки об обмене валюты у работника нет (а аванс может быть выдан ему и сразу в валюте — закон это позволяет), расходы признаются в той валюте, в которой и были понесены, на основании первичных подтверждающих документов (счета, билеты, чеки и т. п.) и пересчитываются в рубли по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчёта.

Суточные при загранпоездках считаются в той валюте, в которой они прописаны в Положении о командировках компании.

Например, работник был откомандирован в Чешскую Республику. Перед поездкой он изготовил загранпаспорт и оформил визу, воспользовавшись услугами визового центра. Все эти расходы он понёс в рублях. Рублями же он оплатил и билет на самолёт туда и обратно. Суточные в Положении о командировках обозначены в долларах. А в Чехии он кронами оплатил гостиницу. Аванс на командировку был перечислен на карточку работника в рублях, обмен он не производил, только снимал наличные или платил карточкой, в том числе и за границей.

В этом случае расчёт проводится по такой схеме:

Все расходы, которые работник, согласно подтверждающим документам, понёс в рублях, признаются в рублях же.

Затраты на гостиницу согласно счёту конвертируются из чешских крон в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
Суточные также конвертируются из долларов в рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.
Общая сумма подтверждённых расходов в рублях сопоставляется с выданным авансом.

Размер суточных при загранкомандировках в 2018 году

В Налоговом кодексе РФ обозначена предельная сумма суточных при командировках за границу, не подлежащая налогообложению, на уровне 2,5 тысячи рублей в сутки. Но это не значит, что выплачивать их сверх названной суммы нельзя. Можно, но будет сопряжено с налоговыми издержками.

Сам же работодатель волен платить своим работникам хоть 1 млн рублей и даже долларов в сутки. Лишь бы в итоге не разорился.

В законодательстве прописано только одно требование к компании в части суточных, в том числе и для командировок за границу — их размер должен быть обозначен в локальном нормативном акте. Обычно для этого используется Положение о командировках, но можно провести и отдельным приказом об утверждении размера суточных.

При этом компания вправе дифференцировать размер суточных в зависимости от ранга сотрудника. Например, 20 долларов в день для рядового специалиста, 35 — для менеджера среднего звена и 50 для топа. Аналогичная политика уместна и, если суточные считаются в рублях.

Есть неофициальная информация, что при поездках за границу одного из депутатов Госдумы прошлых созывов самому народному избраннику суточные начислялись из расчёта 500 долларов в день, а рядовым участникам его свиты — по 100 долларов.

Представляется логичной и дифференциация этих компенсаций в зависимости от страны назначения. Ведь если обозначить одинаковые суточные для Великобритании и Таджикистана, то в свете разницы в ценах между этими странами от желающих поехать в Душанбе и получить шанс привезти львиную долю выделенной суммы назад без обязательства возвращать в кассу не будет отбоя, а вот в Лондон, где на те же деньги не разбежишься, как бы не пришлось отправлять в качестве наказания.

Различные зарубежные деловые издания, например, британское The Economist, регулярно публикуют рейтинги самых дорогих стран и городов мира. На основании этих данных крупные международные компании определяют суммы компенсаций своим работникам, направляемым в разные города и страны как на длительный срок, так и в краткие командировки.

Надо учитывать также, что суточные по утверждённому в компании нормативу для загранкомандировок выплачиваются ровно за те дни, которые сотрудник фактически проводит за пределами России. Так, если он отправился в зарубежный деловой вояж, например, на поезде или личном автомобиле и пересёк границу не в день отправления, за время, пока он ехал по стране, ему полагаются суточные, но по норме для командировок по России.

Суточные по ставке для загранкомандировок начисляются командированному с момента пересечения им границы согласно штампу в загранпаспорте. Даже если при этом он ехал по России весь день, а в иностранное государство въехал в 23:59, всё равно применяется это правило. А вот на обратном пути начиная с даты въезда в Россию суточные начисляются уже внутрироссийские.

Например, 10 января работник выехал из Москвы в командировку в Финляндию на поезде. Границу он пересёк утром следующего дня, пять дней провёл в Хельсинки, а вечером 16 января на поезде же выехал обратно и въехал в РФ утром 17 января. Получается, что всего он провёл в командировке восемь дней — с 10 по 17 января включительно (в загранкомандировке, как и при поездке по России, днями отъезда и приезда считаются календарные сутки отправления и прибытия сотрудника из/в начальный пункт). Из них за два дня — 10 и 17 января — оплачиваются суточными по нормативу для внутрироссийских поездок, а остальные дни — по утверждённой в компании ставке для Финляндии.

Предположим, что суточные в поездках по РФ в компании равны 500 рублей в сутки, а для Финляндии — 2000 рублей.

Значит, расчёт надо вести по такой схеме:

2х500=1000 — суточные за дни отъезда и приезда.
6х2000=12000 — суточные за время, проведённое в Финляндии.
12000=1000=13000 — общая сумма суточных.

Итого, сотруднику полагаются 13 тысяч рублей суточных.

Рассмотрим другой вариант. Московская фирма командировала сотрудника в Братиславу и Вену. Он вылетел из Москвы самолётом в Братиславу, провёл там три дня, вечером третьего дня выехал на поезде в Вену, куда прибыл в тот же день, переночевал в отеле и провёл в австрийской столице три дня, в обед третьего дня вылетев в Москву. Суточные для Словакии в компании равны 40 долларам в день, для Австрии — 50, в поездках по России — 500 рублей в сутки.

Итак, границу со Словакией наш сотрудник пересёк в день вылета. Значит, и суточные за первый день командировки ему полагаются уже по словацкой норме. Аналогичная картина и по следующему дню, который он целиком проводит в Словакии.

А вот вечером третьего дня он отправился в Вену и в тот же день было уже там (езды от одной столицы до другой не более двух часов). Значит, ему полагаются суточные уже по австрийской ставке. Такой же расклад по двум следующим дням.

Исключение составляет последний день командировки — вылетев из Вены самолётом, он в этот день самолётом, наш сотрудник в тот же день был в Москве. А поскольку это случилось на обратном пути, рассчитывать за последний день в командировке он вправе только на внутрироссийские суточные.

Итак, приступим к расчёту:

40х2=80 — суточные по словацкой норме.
50х3=150 — суточные за время пребывания в Вене.
500х1=500 — суточные за последний день командировки, рассчитываемые по внутрироссийской ставке.
80+150=230 — общая суточных в валюте за время фактического пребывания за границей.
Итого, мы должны сотруднику 230 долларов и 500 рублей. Дальнейший расчёт зависит от того, в какой валюте мы выдали ему аванс и есть ли у него справка об обмене, если в рублях. Конвертация долларов в рубли для окончательной сверки с суммой рублёвого аванса проводится по курсу, указанному в справке об обмене, или курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта.

Стандартный билет большинства европейских железных дорог даёт право только на пребывание в любом поезде в определённый день на оплаченном участке пути следования. А значит, служить подтверждением пересечения границы он не может, ведь время прибытия в нём не указывается. Не помощник нам и загранпаспорт, поскольку Словакия и Австрия входят в шенгенскую зону, и паспортного контроля на границе между ними нет. Для решения проблемы можно рекомендовать сотруднику оформить резервацию конкретного места в конкретном поезде, что делается за отдельную плату (но это тоже командировочные расходы на проезд, которые компания обязана ему возместить) или ехать автобусом — на них билеты продаются на конкретный рейс с указанием времени отправления и прибытия.

В последнем рассмотренном примере выгоднее для фирмы будет, если сотрудник переночует не в Вене, а в Братиславе, где более дешёвые отели, а в Австрию отправится утром. Это позволило бы сэкономить и 10 долларов на его суточных. Но заставить работника поступать именно так никто не вправе.

Как отразить расходы на командировку за границу в 2018 году в бухгалтерском отчёте

Необходимость отражения в бухгалтерии валютных расчётов представляет самую большую головную боль для работников соответствующих подразделений компании, командирующей работников за границу.

Справиться с этой непростой задачей им помогут рекомендации опытных профессиональных бухгалтеров.

…Что касается аванса наличной валютой, то Закон N 173-ФЗ не устанавливает прямого разрешения или запрета на выдачу такого аванса из кассы. На этом основании Президиум ВАС РФ в Постановлении от 18.03.2008 N 10840/07 сделал вывод, что такая операция не является нарушением валютного законодательства.
Выданная сумма аванса отражается в бухучёте в рублях по официальному курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса (п. п. 4, 5, 6 ПБУ 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте», утв. Приказом Минфина России от 27.11.2006 N 154н).
Сумма валюты в учёте будет отражаться как по курсу Центробанка, так и по номиналу валюты (это можно организовать введением дополнительного регистра учёта, записью через дробь). Курсовые разницы между курсом покупки и курсом Центробанка отражаются в составе прочих доходов и расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации», утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н) на дату приобретения валюты, а также на дату составления бухгалтерской отчётности (не реже чем один раз в месяц). Организация может закрепить в учётной политике более частые «переоценки» валюты.
В налоговом учёте курсовые разницы относятся к внереализационным расходам (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ) или внереализационным доходам (п. 2 ст. 250 НК РФ).
В бухгалтерском учёте операции, связанные с выдачей валютного аванса работнику и перерасходом, будут отражены следующими проводками (все суммы в рублях по курсу ЦБ на дату совершения операций, на примере валютных операций в евро):
Дебет 50, субсчёт «Евро»,
Кредит 52
— получена валюта с валютного счёта в банке в кассу;
Дебет 71
Кредит 50, субсчет «Евро»,
— выдан валютный аванс работнику под отчёт (эта же проводка используется для выдачи суммы перерасхода в валюте);
Дебет 50, субсчет «Евро»,
Кредит 71
— возвращён в кассу остаток неизрасходованных подотчётных средств;
Дебет 91, субсчёт 2 «Прочие расходы»,
Кредит 71
— отражена отрицательная курсовая разница по командировочным расходам (п. п. 11 и 13 ПБУ 3/2006).
Либо:
Дебет 71
Кредит 91, субсчёт 1 «Прочие доходы»,
— отражена положительная курсовая разница по командировочным расходам.
Отметим, что субсчета к счёту 50 «Касса» открываются по каждой используемой валюте.

Мосбухуслуги

http://www.mosbuhuslugi.ru/material/zagranichnye-komandirovki-uchet-zatrat

Облагаются ли налогами и страховыми взносами расходы на загранкомандировки

Большинство командировочных расходов в связи с поездками за границу не облагаются налогами и социальными отчислениями. Ведь это же не полученный сотрудником доход, а компенсация его фактических расходов.

Исключение составляет часть суточных, превышающая установленные в Налоговом кодексе предел в 2,5 тысячи рублей в день. Например, суточные при поездках в Лондон составляют 100 долларов в день. Такая сумма сполна оправдана дороговизной британской столицы, но налоговое законодательство скидки на это не делает.

Допустим, курс Банка России на последний день месяца, в котором был закрыт авансовый отчёт (пересчёт суточных в рубли для целей налогообложения осуществляется на эту дату) составил 58 рублей за доллар. Значит, суточные в нашем случае составили 5800 рублей в день. Из этой суммы вычитаем предельную в 2,5 тысячи и получаем 3300 рублей. С этой суммы мы должны удержать НДФЛ по ставке 13%, если наш командированный — резидент, и 30%, если он нерезидент. Это будет 429 рублей в первом случае и 990 во втором, ну а сотрудник должен получить на руки (3300–429)+2500=5371 рубль за каждые сутки пребывания в Великобритании, если он резидент РФ, и (3300–990)+2500=4810, если нерезидент.

Но это ещё не всё. Сумма, превышающая 2500 рублей в сутки, облагается также страховыми взносами в Пенсионный фонд (22%), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (5,1%) и Фонд социального страхования (2,9%), которые составляют в общей сложности 30%.

При этом конвертация проводится по курсу Банка России на день утверждения авансового отчёта. Предположим, в нашем случае курс на эту дату составлял 57,5 рубля за доллар. Наши суточные для Туманного Альбиона в этом случае равняются 5750 рублей. Вычтем из этой суммы 2500 и получим 3250. Вот с них-то мы и должны уплатить взносы: 5250х30%=1575 рублей за каждый день пребывания в Англии сверх выплаченных ему суточных.

Оформление и проведение по бухгалтерии заграничных командировок сотрудников — задача не из простых. Но если знать основные правила и нюансы, она оказывается вполне посильной.

kadrovik.guru

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Страна, в которую работник направляется в командировку	Размер суточных, долл. США
Белоруссия	57
Украина	53
США	72
Германия	65
Великобритания	69
Франция	65

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет – просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

glavkniga.ru

День отъезда в загранкомандировку

Сразу скажем, что день пересечения границы оплачивается по принципу места прибытия. То есть, выезжая в командировку за границу, день пересечения государственной границы РФ сотрудником нужно оплатить по норме, установленной для страны, куда едет работник. Понятно, что дату пересечения госграницы можно установить по отметкам, сделанным пограничниками в загранпаспорте сотрудника (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749, письмо Минтруда и Минфина России от 17.05.1996 №1037-ИХ).

На практике бывает, что сотрудник за время командировки посещает несколько иностранных государств. В этом случае суточные за день пересечения границы между этими странами выплачиваются по норме, установленной для государства, куда направлен работник.

День возвращения

При возвращении работника из загранкомандировки действует тот же принцип оплаты суточных по норме страны пребывания. То есть в день пересечения госграницы России при возвращении из командировки суточные оплачивается по российской норме (п. 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749).

Размер суточных не регламентируется действующим законодательством и остается на усмотрение работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Обычно организации, устанавливая суточные, ориентируются на лимиты суточных выплат, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Напомним, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке. Однако привязка размера суточных к лимиту – не догма, и их можно установить в любом размере. Главное, что бы они не были меньше суточных выплат, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета (размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей) (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2017 году»).

Работник организации направлен в служебную загранкомандировку. Куплены билеты на самолет и предоплачена гостиница. В принципе с оплатой командировки все ясно, однако не понятно, как выплачивать суточные за день отлета. Дело в том, что время вылета, указанное в билете – 23 часа 5 минут. Кадровый специалист сомневается, как оплачиваются суточные в день отъезда и приезда при загранкомандировках. Подскажем кадровику правильный ответ на этот вопрос.

Размер суточных устанавливает организация

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы по найму жилья;
суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Размер суточных не регламентируется действующим законодательством и остается на усмотрение работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Обычно организации, устанавливая суточные, ориентируются на лимиты суточных выплат, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Напомним, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке. Однако привязка размера суточных к лимиту – не догма, и их можно установить в любом размере. Главное, что бы они не были меньше суточных выплат, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета (размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей) (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2017 году»).

День отъезда и день прибытия должны быть оплачены

Что касается выплаты суточных за день отъезда и день приезда, то они должны быть непременно выплачены вне зависимости от того, во сколько произошло отправление (прибытие) сотрудника. Объясняется это следующим.

День выбытия в командировку

Днем отъезда в командировку является день отправления транспортного средства, которое доставит сотрудника к месту командировки из населенного пункта, где расположено место его работы. Даже если самолет или поезд отправляются в 23 часа 59 минут, то этот день считается днем отъезда. Поэтому суточные за этот день должны быть выплачены полностью.

День возвращения из командировки

День приезда из командировки – это день прибытия транспорта, которым воспользовался сотрудник, чтобы вернуться из служебной командировки. Важно понимать, что суточные нужно выплатить за день прибытия из командировки, во сколько бы оно не произошло. Таким образом, суточные нужно заплатить, даже если транспортное средство прибыло в населенный пункт, где находится работодатель, в 00 часов 01 минуту.

Алименты с суточных, выплаченных работнику, не удерживаются. Дело в том, что суточные относятся к компенсационным выплатам, связанным с командировками (ст. 168 ТК РФ, подп. «а» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, подп. «п» п. 2 Перечня, утв. постановлением Правительства РФ от 18.07.1996 № 841). Причем размер суточных значения не имеет (подробнее об этом см., «Алименты с суточных удерживать нельзя»)

blogkadrovika.ru

Нормативная база командировок за границу

Нормативная регулировка данного вопроса начинается с трудового законодательства РФ. В частности, ст. 166 ТК РФ определяет понятие командировки, а также порядок их постановления.

Помимо этого, законодательство гарантирует работникам любой компании, что:

будут сохранены должность, рабочее место сотрудника, а также возмещения по временной нетрудоспособности гражданина. Помимо этого за подчиненным закрепляется объем его среднего заработка, который не может стать меньше в период деловой поездки субъекта. Эти положения регламентируются ст. 167 ТК РФ;
когда должностные обязанности подчиненного предполагают работу на выезде, поездки за пределы офиса в пределах города не будут считаться командировкой. Это фиксируется в ПП № 749 от 13.10.2008г.

Кроме ТК РФ для зарубежных деловых поездок также актуальны такие нормативные документы:

НК РФ и ФЗ № 173 от 10.12.2013г. определяют порядок и условия направления подчиненных в деловые поездки за границу;
ПП РФ № 749 от 13.10.2008г. фиксирует порядок исполнения командирования сотрудников;
порядок возмещения денежных средств, затраченных в поездке, а также суточных, регламентируется коллективным соглашением, личным трудовым договором с подчиненным, плановыми документами и проч.

Руководителю компании, готовящейся направить подчиненного в зарубежную поездку, следует понимать, что юридические и экономические отношения между странами часто изменяются. Поэтому требуется ознакомиться с системой въезда в конкретную страну с той целью, чтобы документы сотрудника были оформлены правильно.

Группы сотрудников, которые не допускаются к отправлению в командировку за границу в 2018 году

Подобные категории описываются в трудовом законодательстве. Так, руководителю следует знать, что в деловые поездки за границу не допускаются:

женщины, ожидающие появление ребенка;
субъекты с имеющимся запретом на въезд в конкретную страну или же ограничением выездного характера;
работники, не достигшие 18 лет. Исключением являются сотрудники культурного и творческого профиля. Например, зарубежная командировка разрешается несовершеннолетним актерам на время съемок;
подчиненные на протяжении их студенческого отпуска.

Помимо этого, выделяют также группы лиц, которые допускаются в заграничную командировку только с их личного письменного согласия:

матери малолетних детей, не достигших 3 лет;
отцы-одиночки и матери-одиночки;
одинокие опекуны, чьим отпрыскам еще не исполнилось 5 лет;
родители несовершеннолетних инвалидов;
опекуны малолетних детей;
подчиненные, на которых лежит ответственность по обеспечению ухода тяжелобольного родственника по медицинскому предписанию.

Нововведения законодательства при командировках за границу в суточных 2018 года

Начиная с 2014 года, законодательство в разрезе командировок претерпевало корректировки. Наиболее значительными из них стали:

с 2015 отменена необходимость оформлять сотруднику командировочное удостоверение и служебное задание. Однако до сих пор многие организации закрепляют подобное положение в местных нормативных актах ввиду информативности и удобности указанных документов;
с 2017 года был существенно упрощен документооборот в отношении деловых поездок подчиненных. Так, подобные служебные поездки теперь основываются на приказе руководителя, где отражается информация о целях командировки и ее длительность;
были изменены объемы суточных выплат сотрудникам.

Об изменениях суточных следует рассказать подробнее. С 01.01.2017г. было установлено, что объем суточных будет делиться на фиксированную часть и сумму, облагаемую налогом, если она превышает норму. Так, максимально возможные объемы суточных выплат, которые не будут облагаться налогом, представляют собой:

для деловых поездок по территории России – 700 руб.;
для служебных командировок за рубеж – 2500 руб.

Помимо этого, ТК РФ не фиксирует максимально возможный объем суточных. Нововведения затрагивают только допустимый размер выплат без налогообложения.

Расходы предприятия на командировку за границу сотрудника

Средства, затраченные для организации загранкомандировки подчинённого, можно классифицировать следующим образом:

Затраты на проезд. По факту приезда сотрудника им на протяжении первых трех дней, составляется авансовый отчет, к которому он прикладывает оправдательные документы. Среди них также присутствуют билеты на проезд, включая общественный транспорт и авиабилеты.

Существуют случаи, когда сотрудник направляется в деловую поездку личным транспортом. Тогда к оправдательным документам следует добавить путевой лист, а также чеки с заправок. На этапе оформления командировки сотрудник должен подать технический паспорт транспорта, а также доверенность, если машина не принадлежит ему.

Также нередко используется арендуемый транспорт. Для этого представитель компании направляется в соответствующую организацию. По факту возвращения сотрудник предоставляет арендное соглашение, акт о возврате машины, а также чеки.

Затраты на проживание. Нередко случается так, что иностранный оппонент берет на себя расходы по проживанию субъекта. Однако если этого не случилось, о гостиничном номере, мотеле или квартире следует позаботиться заранее. На этапе планирования командировки предприятие должно забронировать соответствующую жилплощадь для работника. В качестве доказательств сотрудником предоставляются счета за проживание.
Издержки на оформление заграничного паспорта в случае необходимости. Если сотрудник такового не имеет, то командировка за рубеж становится невозможной. Поэтому зачастую работодатели берут на себя растраты по оформлению загранпаспорта для подчиненного. Однако фактически этим занимается лично сотрудник. Также ему предоставляют право выбора: заранее получить аванс или получить дальнейшее возмещение личных расходов. В частности, подобными расходами является выплата государственной пошлины и, при необходимости, оплата консультации юриста. Доказательными документами являются квитанции банка.
Затраты на получение визы. При данном процессе также подразумевается госпошлина. Без наличия обговариваемого документа командировка также становится невозможной.
Дополнительные расходы на заграничную деловую поездку работника. Основываясь на ст. 264 НК РФ, подразумевается возмещение затрат на консульские, аэродромные сборы, а также сборы по факту транзита автомобиля и прочее.

Помимо этого сотруднику также выплачиваются суточные при командировках за границу, как возмещение каждого дня пребывания в деловой поездке.

Документальное оформление заграничной командировки

Оформление командировки заключается в публикации приказа работодателя, в котором детально прописываются место, время, а также реквизиты принимающей стороны.

Если на предприятии предусмотрено использование командировочного удостоверения и служебного задания, их также необходимо оформить до отъезда подчиненного. При зарубежной командировке информация, ранее проставляемая в командировочном удостоверении, теперь фиксируется на таможенных пунктах, а именно – фактическая дата выезда и въезда человека.

По факту приезда субъекта ему дается три дня на оформление авансового отчета. При этом если день приезда попадает на выходной или праздник, то три дня начинают свой отсчет с первого дня рабочей недели.

Нередко возникают сложности при зарубежных командировках. Так, отвечая на вопрос как оформить авансовый отчет при командировках за границу, необходимо в первую очередь уточнить, что, фактически, субъекту его требуется не оформить, а заполнить. Унифицированная форма АО-1 для подобных документов имеется в отделе кадров. Кадровики заранее подготавливают бумаги, которые затем передаются командированному сотруднику для заполнения. Основным нюансом является необходимость приложить все оправдательные документы, ничего не упустив. Именно на основании авансового отчета работнику будут возмещены затраченные средства.

Длительность зарубежной командировки

Начиная с 2017 года были отменены ограничения по длительности командировок за границу. Однако продолжительность деловой поездки должна быть зафиксирована в приказе. Помимо этого, большинством организаций оформляются специальные нормативные акты, в которых фиксируются нюансы направления сотрудников в заграничные командировки.

Длительность командировки обуславливается:

экономической целесообразностью;
наличием документальных аргументов в подтверждение превышения доходов над расходами ввиду осуществленной поездки.

Порядок оформления командировки сотрудника за границу

Порядок оформления зарубежной деловой поездки и командировки по территории страны существенно не отличаются. Основанием для обеих поездок служит опубликованный приказ руководителя, по факту которого сотрудник направляется на другую территорию для выполнения задания. Однако подобные поездки имеют и отличия, в частности, это проявляется в нюансах и особенностях оформления документов для сотрудника и порядка выплат денежных средств.

Пошаговая инструкция оформления заграничной поездки работника в общем виде заключается в следующем:

Работодатель принимает решение о направлении конкретного подчиненного в командировку за рубеж.
Публикуется соответствующий приказ, в котором будут обозначены цели и задачи поездки.
В случае если это предусмотрено локальными нормативными актами предприятия, выдача командировочного удостоверения.
Извещение работника о наличии такого приказа руководителя, ознакомление подчиненного с ним.
Исчисление будущих затрат на проживание, питание и дорогу, а также суточных, исходя из текущего курса валют.
Осуществление авансовых выплат.

Как отмечалось ранее, заграничная поездка имеет множество нюансов. Поэтому руководителю заранее следует ознакомиться с предложением зарубежной организации и определить, берет ли на себя оппонент часть расходов по командировке. Помимо этого, следует определить наличие у подчиненного заграничного паспорта. Так, если данного документа нет в наличии, порядок оформления зарубежной деловой поездки, фактически, начинается с его получения.

Также расчеты по факту командировки базируются на таких расходах:

Оформление визы подчиненному, если такая необходимость существует.
Бронирование номера отеля, хостела или гостиницы. Также учитываются арендные траты, если сотруднику снимается квартира.
Оформления требуемого пакета документов для исполнения сотрудником своих служебных обязанностей.
Определение объема авансовых выплат, основываясь на предыдущих расчетах будущих трат, а также положенных субъекту суточных.
Исчисление усредненной заработной платы подчиненного за каждый день деловой поездки.
Оплата налогов, в частности, НДФЛ и соответствующих взносов

Также следует отметить, что зарубежная командировка должна проходить те же этапы оформления, что и обычная. Разница заключается только в выплате суточных. Так, командировка за границу на 1 день суточные не предусматривает. То есть, если субъекту не придется ночевать вне дома, то суточные не будут выплачены. Однако остальные затраты на подобную «мобильную» деловую поездку будут возмещены.

Таким образом, оформление командировки за границу имеет множество нюансов и особенностей. Ввиду корректировки законодательства, руководителям предприятий необходимо ознакомиться с нововведениями. Рекомендуется следовать приведенной пошаговой инструкции во избежание неточностей и ошибок в подобном процессе.

delatdelo.com

Законодательная база

Поездка за границу в ходе трудовой деятельности считается рабочей командировкой, согласно ст. 166 ТК Российской Федерации.

Перед тем, как отправить того или иного работника в командировку, оформляется соответствующий приказ, где указывается срок, на который сотрудник покидает страну и цель его пребывания за границей.

Статья 167 Трудового Кодекса Российской Федерации предусматривает, что при командировке за границу за сотрудником остается его прежнее место работы и он сможет приступить к своим обязанностям по возвращению. Также сохраняются оплата труда и больничного листа.

Однако, при разъездной трудовой деятельности сотрудника, все выезды за пределы компании не могут являться командировками (Постановление Правительства Российской Федерации № 749 от 13 ноября 2008 года).

Федеральный закон от 10 декабря 2013 года за номером 173 регламентирует саму процедуру отправления сотрудников в командировки за границу.

Постановление Правительства Российской Федерации за номером 749 от 13 ноября 2008 года регламентирует действия при командировании сотрудника.

А возмещение расходов и их размер предусмотрены внутренними документами предприятия. Таким документом может являться как трудовой договор, так и внутренний регламент.

Кого можно направить?

В командировку можно направить практически любого сотрудника, даже если он – иностранный гражданин. Но законодательство также предусматривает определенные исключения.

Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации в командировки не могут быть направлены:

беременные женщины;
инвалиды, имеющие ограничение/запрет на профессиональные разъезды;
несовершеннолетние, кроме сферы кино и цирка;
лица, находящиеся в ученическом отпуске, кроме поездки, связанной с учебной деятельностью.

Однако, есть спорные категории сотрудников, которых можно отправить в командировку, но только с их письменно оформленного согласия.

К числу таковых относятся:

женщина, имеющая детей до трех лет;
одинокий отец;
сотрудник, у которого есть ребенок- инвалид;
опекун или попечитель ребенка, не достигшего совершеннолетия;
сотрудник, имеющий больного родственника, за которым ведется наблюдение, при этом предоставляются необходимые медицинские доказательства.

Командировка за границу

Стоит понимать, что командировка за границу возможна только при наличии трудовых отношений между работодателем и сотрудником.

При этом командировка отдельных категорий работников имеет ряд особенностей.

Директора

Директор/руководитель считается работником предприятия, а значит, на него распространяются те же самые условия и правила, которые действуют при командировке рядового сотрудника.

Служебная записка от руководителя будет являться документом, подтверждающим основание для командировки.

Во время командировки директора, на его место ставят временного исполнителя. Причем по возвращению из поездки место за командировочным сохраняется.

Обычно, директора направляют за границу, когда реализуется новый проект, нужно ведение переговоров, составление договоров с компаньонами и т.д.

Причиной поездки может служить и ревизионная проверка одного из филиалов предприятия и решение вопросов, связанных с таким процессом.

Возмещение затрат берется из расчета проживания в двухместной комнате и использования транспорта повышенного комфорта.

Бюджетников

Командировка сотрудника бюджетной организации регулируется трудовым законодательством и другими правовыми актами (постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 года за номером 812).

Руководителю предприятия в обычном порядке передается служебная записка, составляется приказ с указанием всех соответствующих пунктов.

Командировочное удостоверение обязательно к выдаче только при поездке в страны СНГ.

При оплате затрат на питание командировочного работника принимающей стороной, суточные составляет 30 процентов от действующих норм.

Если же предусматривается обеспечение сотрудника иностранной валютой (например, евро), то суточные не выдаются.

Расчет проживания ведется исходя из стоимости одноместной комнаты в отеле среднего класса.

Госслужащих

Федеральный закон за номером 79 регулирует трудовую деятельность государственных служащих.

В частности, данный закон указывает, что регулирование командировок и поездок за границу осуществляется действующим указом Президента Российской Федерации (от 18 июля 2005 года за номером 813).

Однако, отличием командировки госслужащего от бюджетника, является то, что первый должен предоставить отчет об исполнении поручения и возмещение затрат на проезд.

Госслужащие вправе пользоваться транспортом повышенной комфортности.

Порядок оформления

Оформление командировочных поездок должно быть осуществлено в соответствии с определенными требованиями и правилами.

Документы

Прежде чем отправить сотрудника за границу, определяется возможность данной поездки и соблюдение всех норм Трудового Кодекса. Далее, издается соответствующий приказ, в котором в обязательном порядке указывается причина поездки и ее длительность. Несмотря, на количество дней в поездке, оформление будет одинаковым.

Перед приказом допускается составление доклада, в котором указываются причины поездки и необходимость командирования данного сотрудника.

Поездку за границу необходимо зафиксировать в табеле и журнале учета рабочего времени. Обычно, ставится отметка «06», либо «К».

При поездке в страны СНГ командировочному выдается удостоверение.

Образец приказа о направлении работника в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Возмещение расходов

Бухгалтерский отдел при приеме авансового отчета, оформленного по всем правилам и требованиям, производит возмещение затрат. Затраты рассчитываются за вычетом выплаченного аванса работнику перед командировкой.

Затратами считаются транспортные расходы и расходы на проживание. Все затраты в обязательном порядке подтверждаются соответствующими документами.

Например, если производилась аренда жилья на период командировки, то следует предоставить договор аренды.

Нормы суточных

Данные нормы рассчитываются при сопоставлении документа с отметками таможни.

В нем должны быть указаны даты пересечения границы, на основании которых рассчитывается период нахождения сотрудника в поездке на территории России и срок пребывания за границей.

Нормы по суточным регулирует статья 217 Налогового Кодекса Российской Федерации.

На сегодняшний день, на российской территории установлен показатель в 700 рублей в сутки, а на иностранной территории этот показатель равен 2500 рублей.

При однодневной поездке за границу, данные нормы сокращаются в два раза.

Получение загранпаспорта и визы

Не всегда у командированного сотрудника может оказаться загранпаспорт. В таком случае его оформлением занимается работник, направляемый за пределы России.

Оплата также производится лично им, но все расходы в последствии обязаны выплатить в бухгалтерии предприятия при предоставлении отчетных документов.

Все затраты по оформлению заграничного паспорта и визы относятся к командировочным расходам.

Однако, данное обстоятельство должно быть зафиксировано внутренними документами предприятия.

Аванс

Перед командировкой сотрудника предусматривается составление соответствующей сметы. В нее входят:

оплата проживания;
оплата суточных;
медицинская страховка;
оплата поездки к месту командировки (в том числе и за возвращение в РФ или пересечение путей);
оплата перевозки багажа (до тридцати килограмм);
затраты на переговоры по телефону;
компенсация расходов при получении заграничного паспорта и визы;
оплата расходов при совершенном валютном обмене.

Законодательство предусматривает возможность предоставления сотруднику аванса, размер которого устанавливается внутренними документами компании.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет отчет о расходах, и та сумма расходов, которая превышает размер аванса, подлежит возмещению работодателем.

Компенсация проезда и проживания

На сегодняшний день нет норм для проживания, установленных законодательством РФ. Для этого процесса предусмотрены суточные нормы. Затраты по проезду и проживанию обуславливаются внутренними актами предприятия.

Если говорить о компенсации проезда, то сотрудник после окончания командировки должен предоставить в бухгалтерию организации соответствующие документы (билет, посадочный талон, багажная квитанция и др.)

При приобретении билета в электронном виде, следует предоставить его распечатку, а также посадочный документ.

Командировка с использованием личного автомобиля возможна только при письменном разрешении руководителя. В этом случае командированным сотрудником заполняется путевой лист, и в бухгалтерию предоставляются чеки и квитанции.

Если автомобиль является служебным, то ко всем вышеперечисленным документам прилагается технический паспорт.

При аренде автомобиля в командировке, следует приложить соглашение на аренду, акт возврата и квитанции об уплате сервиса арендодателя.

Использование банковских карт

Сегодня широко используются банковские карты. Во время командировки сотруднику может быть выдана корпоративная карта. Не исключается возможность использования личной карты командировочного работника.

Фактическим затратами в таком случае будут являться:

затраты в соответствии с курсом Центрального Банка на дату утверждения авансового документа;
затраты на обмен валюты при предоставлении банковской выписки.

Курс обмена валюты

Затраты при обмене российских денежных средств на иностранные несет само предприятие.

Вопросы налогообложения

Некоторые затраты при командировках за границу подлежат обязательному налогообложению.