Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 25 января 2013 г.
Содержание журнала № 3 за 2013 г.
Такое может случиться, если табельщик неправильно проставит отметки о командировке в табеле учета рабочего времени. А иногда «восьмерки» появляются просто из-за несвоевременного получения информации о командировке.
Если табель с неправильными записями еще не закрыт, то достаточно просто его переписать, указав нужные коды. А если расчет с работником уже произведен и дни командировки оплачены исходя из оклада, а не среднего заработк
Исправляем табель учета рабочего времени
Это следует сделать сразу после того, как выяснилось, что произошла ошибка. Необходимости издавать отдельный приказ для того, чтобы исправить табель, на наш взгляд, нет. У вас уже есть приказ о направлении работника в командировку, в нем указаны ее даты, есть служебное задание с заполненным разделом «Краткий отчет о выполнении задания». Если приказ о командировке не отменялся или не изменялся по каким-либо причинам, то он и будет являться основанием для исправления табеля.
Внесение изменений в табель должно быть заверено подписями тех лиц, которые его первоначально подписывали, и печатью организации.
Пересчитываем выплаты работнику
Теперь следует рассчитать средний заработок за дни командировки и сравнить его с выплаченной работнику за эти дни зарплатой. Возможны ситуации:
- <или>работнику выплачено ровно столько, сколько и положено. Такое возможно в ситуации, когда средний заработок и зарплата за дни командировки одинаковы. Кроме того, многие организации практикуют доплаты работникам до оклада в случаях, когда средний заработок меньше текущей зарплаты за время командировки. Если и в ваших документах (коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках) есть такие положения, перерасчета выплат делать не придется;
- <или>зарплата выше среднего заработка. Тогда все, что вам остается, — попросить работника вернуть переплаченную сумму. Удерживать деньги с работника без его согласия организация не вправе. Не получится взыскать эту сумму и через
судст. 137 ТК РФ; - <или>зарплата ниже среднего заработка. В этом случае сотруднику надо доплатить, причем с уплатой компенсации за несвоевременную выплату. Она рассчитывается исходя из
1/300 ставки ЦБ РФ, действовавшей в период просрочки выплаты, и не уплаченной вовремя суммы (то есть безНДФЛ)ст. 236 ТК РФ.
В любом случае лучше составить бухгалтерскую справку и зафиксировать в ней, к чему привела ошибка в табеле — переплате или недоплате. А теперь рассмотрим порядок учета в последних двух случаях.
Работнику переплатили
Если работник откажется вернуть деньги, скорректируйте только налог на прибыль. Ведь излишне выплаченные суммы за время командировки — это необоснованные выплаты. То есть за период командировки нужно подать уточненную декларацию по налогу на прибыль, уменьшив расходы на оплату труда (в части зарплаты), доплатить налог и заплатить пен
Предположим, работник согласился вернуть переплату добровольно. Для этого он должен написать заявление о том, что просит удержать переплаченную сумму из следующей выплаты. Либо работник может вернуть деньги прямо в кассу по приходному ордеру.
Переплата работнику означает, что у вас возникла недоимка по налогу на прибыль в том налоговом (отчетном) периоде, к которому относится командировка (в части излишне начисленной зарплаты и страховых взносов с нее, которые были учтены в «прибыльных» расходах). Поэтому необходимо уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию по налогу на прибыль за этот перио
А к занижению взносов переплата не приводит, поэтому вносить изменения в расчеты не нужн
Работнику недоплатили
Если вы доплачиваете работнику деньги, вносить исправления в отчетность, сданную ранее в ИФНС и фонды, не потребуется. Ведь вы начисляете полагающуюся работнику сумму в текущем периоде. Следовательно, именно в этом периоде она включается и в состав «прибыльных» расходов на оплату труд
glavkniga.ru
Общие вопросы заполнения
Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.
Его сведения используются:
- Для начисления заработной платы, отпускных работников.
- При проведении проверок различными внешними органами контроля.
- Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
- Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.
Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:
- Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
- Листки нетрудоспособности.
- Справки и докладные начальников отделов.
- Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.
Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.
Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.
Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.
В учете может применяться:
- Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
- Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.
Правила и образец заполнения
На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.
Заполнение документа имеет ряд особенностей:
- Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
- Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
- Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.
Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.
- Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
- Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.
Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.
Основные используемые в документе коды:
| Код | Расшифровка |
|---|---|
| Я | явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время |
| Н | явка и исполнение обязанностей в ночное время |
| В | нерабочие дни |
| РВ | исполнение обязанностей в выходные дни |
| К | командировка |
| Б | неявка по причине временной нетрудоспособности |
| ОЗ | отпуск без оплаты среднего заработка |
| ОТ | основной оплачиваемый отпуск |
| НН | отсутствие на работе по невыясненным причинам |
Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.
Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.
Нюансы заполнения при сменном графике работы
Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.
Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.
Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля
Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.
Для построения грамотного учета используются положения:
- ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
- Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.
znaybiz.ru
Ответ от 29.08.2018
Унифицированная форма Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) для учреждений госсектора утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). Применение другой формы законодательством не предусмотрено.
Согласно указаниям по заполнению Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Предусмотрены два способа заполнения Табеля (ф. 0504421): регистрация случаев отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или отражение фактических затрат рабочего времени. Способ заполнения Табеля (ф. 0504421) учреждение определяет в учетной политике (письма Минфина России от 19.07.2018 № 02-07-05/50639, от 02.06.2016 № 02-06-10/32007).
При обнаружении факта неотражения отклонений или неполноты сведений об учете рабочего времени (например, в связи с поздним представлением работником документов), лицо, ответственное за составление Табеля (ф. 0504421), обязано представить корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений.
Эта формулировка позволяет сделать вывод, что представляется именно новый, корректирующий Табель (ф. 0504421), составленный с учетом изменений, т.е. в Табеле (ф. 0504421) необходимо отражать информацию по всем сотрудникам, включая тех, у которых выявлены несоответствия.
В устных разъяснениях специалисты Минфина России проводят аналогию между корректирующим Табелем (ф. 0504421) и уточненной налоговой декларацией. Поскольку в уточненной декларации представляется та же информация, что и в первичной декларации, но уже в исправленном виде, очевидно, корректирующий Табель (ф. 0504421) также должен содержать информацию на все подразделение в целом за месяц с учетом исправлений.
Однако и представление данных только по тем сотрудникам, по которым есть изменения, не будет противоречить законодательству, т.к. четких разъяснений о заполнении формы Приказ № 52н не содержит. Выбранный вариант заполнения корректирующего Табеля (ф. 0504421) должен быть закреплен в учетной политике.
При представлении Табеля (ф. 0504421) с изменениями в строке "Вид табеля" указывается значение "корректирующий". При заполнении показателя "Номер корректировки" указываются цифры, начиная с "1" согласно порядковому номеру корректирующего Табеля (корректировки) за соответствующий расчетный период.
Что касается приложения к табелю объяснительной от ответственного сотрудника, Приказ № 52н такого требования не содержит. Поскольку данный документ служит основанием для начисления заработной платы и пособий по временной нетрудоспособности, очевидно, что представление дополнительного обоснования внесения корректировок лишним не будет. Это также нужно закрепить в учетной политике.
В Табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) работодатель отражает известные ему причины неявки сотрудника на работу. Табель заполняется на основании документов, изданных работодателем или предъявленных работником (листка нетрудоспособности, приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку, приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику и др.).
Устное заявление работника не является основанием для проставления в табеле отметки "Б" (временная нетрудоспособность, нетрудоспособность по беременности и родам), ведь сотрудник может впоследствии не представить больничный лист или представить с другими датами начала и окончания периода временной нетрудоспособности.
До сдачи Табеля (ф. 0504421) в бухгалтерию сведения о явках и неявках сотрудника на работу по числам месяца можно оставить незаполненными, пока он не принесет подтверждающие документы.
Если к моменту сдачи Табеля (ф. 0504421) сотрудник не вышел на работу, поставьте буквенный код "НН" (неявки по невыясненным причинам). Когда работник представит больничный лист, табель корректируется. Дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности, отмечаются кодом "Б".
Как задать вопрос
its.1c.ru
Порядок учета использования рабочего времени
Данный «Порядок учета использования рабочего времени» сотрудников ООО вводится с целью регламентирования порядка и последовательности действий при учете использования рабочего времени сотрудников предприятия.
1. Термины, определения и сокращения, используемые в документе:
Табель – утвержденная форма документа, содержащая информацию об учете использования рабочего времени с указанием Ф. И.О. сотрудника, должности, табельного номера и количества отработанных часов. Отдельно в табеле отмечается время сверхурочной работы, работы в выходные и праздничные дни.
Табелирование – процесс формирования, сверки и подтверждения табеля
Рабочее время – норма времени, на протяжении которого работник согласно распорядку рабочего дня и графика сменности должен выполнять обязанности, возложенные должностной инструкцией.
Прогул — отсутствие работника без уважительных причин на работе более 3-х часов, а также отсутствие по причине болезни, неподтвержденной больничным листом.
Корректировка табеля – внесение изменений в табель прошлого периода, по которому рассчитана заработная плата.
Ответственный за ведение табеля – работник подразделения, на которого возложена обязанность ведения табеля в подразделении:
— в магазинах — управляющий магазином;
— по службам офиса — уполномоченные директорами служб сотрудники (секретари);
— на РЦ — начальники смен;
— на автобазе – техник по учету.
2.Общие положения
Учет использования рабочего времени – важная функция системы контроля дисциплины и координации деятельность коллектива, формирования исходных данных для начисления заработной платы.
Табель учета рабочего времени формируется по каждому подразделению в программе 1С «Кадры и зарплата» на основании графиков сменности, приказов о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и учета всех существующих видов отработанного времени (ночные, праздничные, сверхурочные и т. д.)
Учет использования рабочего времени производиться методом регистрации отклонений (прогулов, изменения графика сменности, больничных листов и т. п.)
При реализации каждого этапа обязательно выполнение требований, изложенных в настоящем документе.
Сроки сдачи табелей подразделений устанавливаются ежемесячно отдельным распоряжением службы управления персоналом.
3. Перечень документов необходимых для внесения отклонений в табель
Отметки об отклонениях — невыходе на работу (прогуле, болезни) или других отклонениях от нормальных условий работы делаются только на основании оформленных должным образом документов:
— распоряжения об изменении графика работы, которое направляется ответственным лицом закрепленному за подразделением табельщику каждого 1-го числа текущего месяца;
— служебной записки об отсутствии сотрудника на работе–прогуле, которая направляется табельщику ежедневно до 12-00 текущего дня;
— больничных листов, заполненных согласно инструкции, которые передаются табельщику по мере поступления.
4. Учет использования рабочего времени
Ответственный за ведение табеля:
— направляет табельщику распоряжение об изменении работникам графика сменности каждого 1-го числа текущего месяца;
— направляет ежедневно до 12-00 текущего дня, на основании данных «Журнала выхода на работу», закрепленному табельщику служебную записку об отсутствии работников на работе – прогуле или об отсутствии прогулов.
— передает заполненные, согласно инструкции, больничные листы табельщикам по мере их поступления, но до 27 числа каждого месяца;
дни болезни, неподтвержденные документом (больничным листом) отражаются в табеле как прогул.
Накануне дня сдачи табеля, согласно распоряжения о сроках сдачи табелей —
— получает по электронной почте от закрепленного табельщика первичный табель учета рабочего времени;
— получает от инспектора по кадрам списочный состав персонала подразделения, по состоянию на день сдачи табеля, и отчет о «движении персонала в подразделении», в котором отражены все движение персонала за текущий месяц ( прием, перевод, увольнение, отпуска);
— сверяет табель с журналом выхода на работу, который ежедневно ведется в магазине, с выписками из приказов о приеме, увольнении, переводе, предоставленными работниками, с больничными листами.
— согласовывает с закрепленным табельщиком в электронном виде окончательный табель (в день сдачи табеля по распоряжению);
— распечатывает и подписывает окончательный табель, распоряжение и служебную записку, передает курьерской почтой оригинал табеля в отдел кадров до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Табельщик:
— формирует первичный табель, в который внесены отклонения — больничные листы и прогулы;
— отправляет первичный табель по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
— получает документы об отклонениях, на основании которых дополнительно вносит изменение в табель;
— направляет окончательный табель ответственному за ведение табеля на согласование по электронной почте;
— согласованный по электронной почте табель распечатывает, подписывает, передает на подпись инспектору по кадрам;
— передает окончательный табель с приложениями (распоряжением, служебной запиской, отчетом о движении в подразделении) в ОНЗП;
— получает от ответственного за ведение табеля оригинал табеля, распоряжения и служебной записки и сдает в архив до 5-го числа месяца, следующего за отчетным.
Инспектор отдела кадров
— направляет отчет «Движение персонала в подразделении», в котором отражены все кадровые перемещения в магазине (прием на работу, перевод, увольнение, отпуска), и списочный состав магазина по электронной почте ответственному за ведение табеля в подразделении;
— проверяет табель на соответствие отображенной информации фактическому движению персонала в подразделении;
— подписывает окончательный табель подразделения, согласованный ответственным за ведение табеля;
— возвращает табель с отчетом о движении персонала табельщикам для передачи в ОНЗП.
5.Корректировка табеля
Корректировка табеля прошедшего периода производится в случае обнаружения неправильно отраженных данных по учету рабочего времени (возврат больничного листа, предоставление больничного листа прошлого периода и т. п).
Ответственный за ведение табеля:
— составляет корректирующий табель на сотрудника (ков) и служебную записку, согласно Приложения №4, до 5-го числа месяца, текущего за отчетным.
Если в структурном подразделении в табеле неверно отражена информация о нескольких сотрудникам, то корректирующий табель и служебная записка предоставляются отдельно на каждого сотрудника.
— передает корректировочный табель со всеми необходимыми оригинальными подписями, табельщикам.
Табельщик:
— получает подписанный, корректировочный табель (оригинал) — от ответственного за ведение табеля;
— проверяет правильность внесения изменений, учета часов и итоги;
— создает электронный документ корректировочного табеля в программе 1С;
— направляет копию корректировочного табеля в экономическую службу;
— передает оригинал корректировочного табеля в архив.
6. Контроль выполнения
Требования к соблюдению Порядка, приведенные в данном документе, являются обязательными для всех лиц, причастных к учету использования рабочего времени.
Контроль соблюдения Порядка осуществляют директор по персоналу, начальник отдела кадров, табельщики.
7.Ответственность
Ответственность за достоверность и своевременность предоставляемых данных по учету использования рабочего времени лежит на руководителе подразделения. Наложение дисциплинарных и административных взысканий за нарушение порядка учета рабочего времени проводится на основании приказа Генерального директора предприятия.
ohranatrud-ua.ru
Что это за документ и для чего он нужен?
Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.
Данная форма позволяет выполнять следующие действия:
- вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
- осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
- располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.
Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.
Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.
Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)
Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.
Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени
Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.
Три бланка, рекомендованные для работы, скачиваются бесплатно отличаются способом, которым предприятие ведет подсчет времени, фактически проведенного сотрудником на работе, а также формой организации:
| Форма Т-13 | Применяется на предприятиях с установленным на проходной турникетом, автоматически фиксирующим время прибытия и убытия персонала, с возможностью заполнения информации ручным способом или с помощью программы Excel на компьютере. |
| Т-12 | Представляет собой универсальную форму, допустимую к заполнению вручную, в которой предусмотрен дополнительный раздел, призванный отражать расчет оплаты фактически выполненной работы. |
| 0504421 | Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей). |
Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.
Кто занимается ведением документа?
По действующим в 2018 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.
Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.
Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.
Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.
Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.
Образец заполнения формы Т-13:
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.
С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.
Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.
Табель требуется для работы следующих структур организации:
| Бухгалтерия | Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий. |
| Кадровая служба | Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании. |
| Руководитель | На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок. |
Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:
- Табель заполняется в единственном экземпляре.
- Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
- Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
- Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
- Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
- Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
- На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
- Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
- Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
- Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
- Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.
Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.
Особенности для бюджетных организаций
В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.
Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:
- титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
- при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
- если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
- графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
- дополнительные расчет в форме не производятся.
В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.
Образец заполнения формы Т-12:
Образец форм Т12 и Т13
Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.
Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).
Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:
| Показатель | Цифро-буквенный код |
| Длительность дневной работы | Я (01) |
| Работа ночью | Н (02) |
| Работа в праздничные и выходные | РВ (03) |
| Сверхурочная работы | С (04) |
| Командировка | К (06) |
| Оплачиваемый отпуск по ТК | ОТ (09) |
| Дополнительный отпуск (оплачиваемый) | ОД (10) |
| Отпуск в связи с беременностью и родами | Р (14) |
| Уход за ребенком до 3 лет | ОЖ (15) |
| Дополнительный отпуск за свой счет | ДБ (18) |
| Больничный лист (оплачиваемый) | Б (19) |
| Нетрудоспособность без оплаты пособия | Т (20) |
Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:
- вносится только фамилия с инициалами, без должности;
- указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
- указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).
При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.
Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.
Штрафы за неправильное ведение
Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.
Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:
- расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
- данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
- коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
- неверный расчет пособий по больничному листу.
При установлении факта нарушения, предприятие может быть оштрафовано на сумму до 5 тысяч рублей. Гораздо более серьезное наказание ожидает, если обязательный к заполнению табель учета рабочего времени не велся вообще. Сумма штрафа может составить до 50 тысяч рублей, взимаемых с руководящего лица на основании ст. 5.27 КоАП.
Для того, чтобы избежать проблем с фискальными органами, финансовыми ревизорами, необходимо следить за своевременной подачей сотрудниками документов, которые могут обосновать любое расхождение от стандартного обозначения времени работы.
Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права
Если табель заполняется вручную, используются черновики и копии. В случае необходимости проставления иной отметки, кроме стандартной явки на рабочее место, в обязательном порядке запрашиваются подтверждающие документы.
buhuchetpro.ru
Цитата:Вопрос
В бюджетных учреждениях для учета рабочего времени используется табель по форме 0504421. Табели сдаются в расчетный отдел 2 раза в месяц, так как начисления заработной платы осуществляются пропорционально отработанному времени (с 01 по 15 и с 16 по 30(31, 28-29 февраля). Если в первую половину месяца работник отсутствует, и не предоставляет подтверждающих документов, то в табеле проставляется код НН. Каким образом нужно отразить корректировку за первую половину месяца, если работник принес больничный лист во второй половине месяца?
Ответ
На работодателя возложена обязанность вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ), явки и неявки на работу должны ежедневно отражаться в табеле учета рабочего времени.
До выяснения причины отсутствия работника в табеле проставляется код НН («30»). По мере выяснения причины отсутствия сотрудника на работе эти отметки заменяются в зависимости от подтверждающего документа, и табель подлежит переоформлению.
Таким образом, в Вашей ситуации необходимо сделать следующее:
1.Дни болезни за первую половину месяца в табеле необходимо отметить кодом «Б».
2. Скорректировать табель за первую половину месяца: т.е. буквенный код «НН» исправьте на код «Б» (дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности).
Для этого вы можете составить на данного работника корректирующий табель, в котором указать с учетом уже предоставленных документов о болезни верный буквенный код его отсутствия. К табелю можно приложить копию листка нетрудоспособности или докладную записку табельщика, в которой он укажет, что представляется исправленный табель на такого-то работника в связи с представлением последним листка нетрудоспособности серия _______________ № ________.
Если исправления вносятся в ранее подготовленный табель путем зачеркивания одних сведений и внесения иных, нужно помнить, что все исправления должны быть оговорены, т.е. на полях табеля должна быть внесена запись « Коды «НН» за такие-то дни заменены на «Б» на основании листка нетрудоспособности серия ____________ № _______________ . Исправлено верно : подпись ответственного за ведение табеля, расшифровка подписи. Если табель первоначально подписан несколькими лицами, то подписи всех указанных лиц нужно внести после исправительной записи
www.buhonline.ru