Об утверждении графика отпусков приказ

В статье — график отпусков на 2019 год в excel и приказ об утверждении в формате word. Скачать образец и бланк можно бесплатно. Также есть удобный сервис для составления графика отпусков онлайн.

Внимание! Мы подготовили документы, которые помогут вам составить график отпусков на 2019 год. Скачивайте бесплатно:

График отпусков — это документ, который обязан утвердить каждый работодатель. Организация или ИП, неважно. Программа БухСофт заполняет его автоматически на официальном и актуальном бланке. Вам нужно лишь скачать, распечатать и подписать документ. Попробуйте бесплатно:

Скачать график отпусков

Для чего нужен график отпусков?

График отпусков представляет собой локальный нормативный акт, который регулирует порядок предоставления персоналу в течение календарного года очередного оплачиваемого отпуска. Документ подтверждает право работника на получение отдыха. Также он оказывает помощь работодателю:


  • в контроле своевременности выхода персонала в отпуск в соответствии с требованиями трудового законодательства;
  • правильном определении даты выплаты отпускных (не позднее чем за 3 дня, предшествующих началу отпуска);
  • подборе замены человеку, который уходит отдыхать.

При оформлении графика следует учитывать:

  • мнение профсоюза (при его наличии);
  • специфику своей деятельности;
  • пожелания работников (в частности, тех, которые относятся к льготным категориям, например имеют право на внеочередной отпуск, см. таблицу 1). 

Таблица 1. Кто может уйти в отпуск в любое время

Право на отпуск вне очереди

У работников компании нужно запросить информацию о том, в какой период они хотели бы пойти в отпуск. Собрать такую информацию поможет приказ в произвольной форме о подготовке графика отпусков.


приказ о подготовке графика отпусковприказ о подготовке графика отпусков

Когда и как составить?

Работодатель обязан утвердить график не позже, чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). 

График отпусков на 2019 год нужно составить не позднее 14 декабря 2018 года (пятница). Крайняя дата — выходной день (воскресенье). Поэтому утвердить график лучше в последний рабочий день перед выходными. 

Заполнить график отпусков онлайн 

При оформлении графика законодательство устанавливает для работодателя ряд возможностей и ограничений. Мы представили их на схеме ниже.

составление графика отпусков

Форма графика отпусков


Госкомстат утвердил унифицированную форму № Т-7 в 2004 году постановлением № 1. Но компания вправе разработать свой собственный бланк графика. При этом ее использование следует закрепить в положениях учетной политики. Бланк графика отпусков в excel можете скачать по ссылке ниже.

Для расчета используйте калькулятор расчета отпускных в 2019 году.

Нужно ли утверждать график отпусков приказом?

Типовая форма № Т-7 содержит такие необходимые реквизиты, как дата составления и подпись руководителя. Поэтому график не требует оформления отдельного приказа об утверждении графика отпусков.

Но на практике многие руководители пользуются приказом. Ведь в нем можно сделать дополнительные распоряжения в части предоставления отпусков. Например, с помощью приказа специалистов кадровой службы обязывают ознакомить всех работников с графиком и оформлять отпускные документы. Бухгалтерам предписывают считать и проводить отпускные выплаты в соответствии с графикам, а также резервировать необходимые на выплату средства.

Источник: www.BuhSoft.ru

Нужно ли утверждать?

Прежде всего, разберёмся, должен ли порядок предоставления отпусков обязательно утверждаться руководством фирмы. Да, это так: ч. 1 ст. 123 ТК РФ указывает, что составление (и, как следствие, утверждение) – обязанность работодателя. Если этого не происходит, возможна ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Однако как на практике утверждается эта документация?

Как документ приобретает законную силу?


Об утверждении графика отпусков приказВарианты, с помощью которых документ приобретёт законную силу:

  1. Отдел кадров или иное уполномоченное подразделение, на которое локальными актами организации возложены такие обязанности, готовит его в виде отдельного документа, оставив место под резолюцию руководителя юридического лица. Затем уже руководитель, ознакомившись с результатами работы, ставит отметку «Утверждаю», свою подпись и печать организации, а также дату, когда произошло утверждение. С этого момента документ приобретает законную силу.
  2. Порядок предоставления отпускного времени так же готовится кадровой службой или иным уполномоченным сотрудником или подразделением, однако затем руководитель издаёт отдельный приказ либо распоряжение, которым уже и утверждается разработанный документ.

Обязательно ли утверждать?

Приведённые выше способы утверждения графика одинаково пригодны для использования. При этом использование отдельного приказа не обязательно – достаточно визы от руководителя о том, что документ утверждён.

Использование распоряжения удобнее в организациях с большим количеством сотрудников и внутренних подразделений. В этом случае график отпусков, утверждаемый согласно ст. 123 ТК РФ, может представлять собой многостраничный документ, который целесообразнее не визировать, а утверждать отдельным документом. Но и использование визы в этом варианте не будет ошибкой.


Трудовое законодательство требует лишь того, чтобы утверждённый график был в наличии, не устанавливая особых требований к тому, как конкретно он был введён в действие.

Когда должен быть введен в действие график?

Об утверждении графика отпусков приказВ отличие от формы, к моменту, когда должен быть утвержден график, закон требования предъявляет. То есть период, когда утверждается документация, касающаяся времени ежегодного отдыха работников, строго регламентируется: согласно ст. 123 ТК РФ, график должен быть готов за 2 недели до того, как начнётся очередной календарный год.

Утверждённый график может в дальнейшем корректироваться, однако хотя бы первоначальный вариант его в указанные выше сроки должен быть введён в действие.

Кроме того, ст. 123 устанавливает ещё один вид сроков, касающийся доведения графика до каждого из сотрудников.

Ознакомление с графиком может быть оформлено следующим образом:

  1. На оборотной стороне документа или на отдельном подписном листе, прилагающемся к графику, работники ставят свою подпись и её расшифровку.
  2. Работники расписываются в отдельном журнале, где ведётся учёт ознакомления с локальными нормативными документами в организации.

Если нарушено время уведомления о времени отпуска, работник вправе потребовать выделить ему отпуск в любой момент, даже если работодатель возражает (ст. 124 ТК РФ).

Правила составления приказа на следующий год

Законодательство не устанавливает обязательных правил по оформлению внутренних приказов об утверждении графиков или иных документов, действующих на предприятии. Тем не менее обычно во всех организациях соблюдается сложившийся порядок документооборота. Согласно порядку документооборота приказ содержит в себе:

  1. Об утверждении графика отпусков приказуказание на организацию или ИП, для работников которого составлен график;
  2. номер и дату документа согласно принятой в организации системе документооборота;
  3. суть приказа, а именно воля руководителя на то, чтобы график был утверждён и стал обязательным документом как для работников, так и работодателя;
  4. лица, ответственные за соблюдение порядка выхода в отпуск сотрудников организаций (обычно в качестве таких лиц указываются руководители отделов, служб и других внутренних подразделений предприятия согласно штатному расписанию);
  5. подпись руководителя, утвердившего документ, а также ответственных исполнителей приказа.

Приказ должен быть подготовлен в виде отдельного письменного документа, но если на предприятии действует система электронного делопроизводства, он может быть дополнительно выполнен и в виде электронного документа.


  • Скачать бланк приказа об утверждении графика отпусков
  • Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков

Примеры формулировок

Обычно при составлении приказа используются следующие формулировки:

  • «Утвердить график отпусков… согласно приложению к настоящему приказу».
  • «Руководителю отдела кадров – довести график до сведения сотрудников и обеспечить выполнение его в течение … календарного года».
  • «Главному бухгалтеру – предусмотреть при планировании графика расходов организации необходимость выделения средств на равномерную выплату отпускных платежей».

Возложение ответственности на кого-то из подчинённых необязательно, это пределеяется решением администрации.

В приказе может быть использована формулировка: «Ответственность за исполнение оставляю за соииавыбой».

Особенности составления

Подготовка и ввод в действие приказа об утверждении графика отпусков имеет свои особенности в зависимости от структуры и типа организации.

В муниципальных администрациях


Об утверждении графика отпусков приказКак и в коммерческих или некоммерческих организациях, в органах местной власти и приказ, и график тоже должны быть подготовлены: ст. 123 ТК РФ распространяется на всех работодателей.

Однако, готовя такой документ в муниципалитете, необходимо иметь в виду не только нормы трудового права, но и местное законодательство. Оно будет касаться того, в какой форме готовится график, как формулируется, составляется и готовится приказ об его утверждении, а также кто уполномочен его подписывать и утверждать.

В частности, такой документ может издаваться не только в форме приказа, но и в виде распоряжения за подписью главы местной администрации. Кроме того, во многих муниципалитетах дополнительно действуют положения о порядке предоставления отпусков – и приказ вместе с графиком должны готовиться в соответствии с ним.

Скачать образец распоряжения об утверждении графика отпусков в администрации

В ДОУ

В том же случае, если речь идёт о дошкольном образовательном учреждении (ДОУ), руководителям следует дополнительно учитывать следующее:

  1. Работники ДОУ относятся к числу персонала с удлинённым оплачиваемым отпуском (постановление Правительства РФ № 466 2015 г.).
  2. График готовится согласно режиму работы ДОУ.

Скачать образец приказа об утверждении графика отпусков в ДОУ

Кто подписывает?

Приказ об утверждении должен быть подписан:

  • Руководителем, утверждающим его.
  • Лицами, ответственными за соблюдение графика.

Срок хранения документа

Об утверждении графика отпусков приказПорядок хранения документации, используемой в организациях, утверждён в 2010 году приказом Министерства культуры РФ №558 (обычно в делопроизводстве на этот нормативный акт ссылаются, называя его «Перечень №558»).

В отношении графика отпусков Перечень в п. 693 прямо указывает срок хранения – 1 год. Что же касается приказов о предоставлении времени отдыха конкретным работникам и об утверждении графиков – то тут сложнее. В зависимости от действующих архивных правил эти приказы могут относиться как к категории «По личному составу» (а в некоторых организациях этот срок может составлять до 50 лет), так и «По АХВ» (если речь идёт не об отправке в отпуск конкретного работника, а об утверждении графика).

Распространенные ошибки при составлении документа, как их избежать?

Рассмотрим распространённые ошибки в этой области и как их избежать:


  1. Само по себе отсутствие графика. Это прямо запрещено ст. 123 ТК РФ. Способ защититься от такой ошибки прост – документ составлять надо.
  2. Нарушение сроков, установленных законом. Избежать ошибки можно с помощью надлежащего контроля.
  3. Несоблюдение требований о разбиении отпуска.

    Меры защиты от ошибки – контроль отдела кадров за составлением отпускного графика.

  4. Не учитываются пожелания работников, имеющих право на отпуск в любое время. Как следствие, график ломается. Методом защиты может быть только предварительный опрос работников.

Легко заметить, что по сути избежать всех ошибок можно одним способом – соблюдать закон.

График отпусков – необходимый документ, который должен быть на каждом предприятии. Его отсутствие чревато административной ответственностью. Но и при составлении графика должны учитываться нормы действующего законодательства.

Источник: urexpert.online

Что такое приказ об утверждении графика отпусков

Приказ об утверждении графика отпусков — документ, в котором руководитель делает особые пометки, которые касаются предоставления отпусков сотрудникам.

Это может быть:

  1. Особое распоряжение для кадровиков по порядку подготовки документов.
  2. Поручение о необходимости ознакомить всех сотрудников с составленным графиком под расписку.
  3. Напоминание бухгалтерии о необходимости зарезервировать средства и обеспечить своевременную выплату отпускных.
  4. Уведомление о назначении ответственных лиц за исполнение графика и так далее.

➔ Эксперты «Системы Кадров» расскажут, как выплатить отпускные, о сроках проведения выплат и ответственности за несвоевременную оплату.

Для чего в организации нужен приказ о подготовке графика отпусков

Приказ о подготовке графика отпусков позволит руководителю напомнить работникам о том, что подошло время составить и утвердить график. По закону, график отпусков нужно утвердить за две недели до нового года.

Подписка

Как заполнить приказ на утверждение графика отпусков: образец

Приказ на утверждение графика отпусков, если ваша организация его оформляет, заполняйте в произвольной форме. Обязательно включите в документ:

  • наименование составителя;
  • номер;
  • дату;
  • основную суть распоряжения;
  • подпись руководителя организации;
  • подписи ответственных лиц за исполнение распоряжения.

Учитывайте, что дата выпуска распоряжения должна укладываться во временные ограничения тех сроков, которые установлены статьей 123 ТК РФ для графика.

Приказ на составление графика отпусков: образец

Приказ на график отпусков: образец

Скачать бланк приказа

Что важно учитывать, заполняя приказ о составлении графика отпусков

Составляя приказ об утверждении формы графика отпусков, учитывайте следующие особенности:

Раздел

Что учесть

Наименование организации

Наименование должно совпадать с тем, которое указано в учредительных документах: в уставе или в Положении. В скобках укажите сокращенное название

Место и дату

По центру внесите место и дату составления распоряжения

Заголовок к тексту

Оформите его слева от границы левого поля

Срок предоставления списков сотрудников

Внесите точный срок с указанием времени всех предполагаемых дней отдыха

Подпись руководителя и ответственных за исполнение сотрудников

В документе должна стоять утверждающая подпись руководителя организации, ответственных специалистов за исполнение распоряжения.

Какая ответственность предусмотрена, если приказ о графике отпусков в организации отсутствует

Приказ о формировании графика отпусков отдельные компании не составляют. Это не является нарушением, только если в организации не применяют установленную систему кадрового документооборота.

Если в компании этот документ является обязательным, но фактически его не издали, инспекторы ГИТ могут наложить штраф на основании пункта первого статьи 5.27 КоАП РФ в следующем размере:

  • на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — до 5 000 рублей;
  • на юридических лиц — до 50 000 рублей.

Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, как планировать дни отдыха с новой умной таблицей, которая возьмет рутину на себя. Вы узнаете, как быстро собрать данные об ежегодных отпусках у руководителей подразделений, можно ли включить дни отдыха за прошлые периоды в новый график.

Источник: www.kdelo.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector