Больничный лист — это оправдательный документ для временно нетрудоспособных работников из-за болезни, беременности или родов, который считается основанием для выплаты пособия.
К оформлению листов нетрудоспособности предъявляются довольно серьезные требования — нужна особая щепетильность при их заполнении как медицинскими работниками, так и работодателями.
Старые и новые бланки
Ранее, до 1 июля 2011 года, когда был введен новый бланк больничного листа, его можно было заполнять, практически, в произвольной форме, неразборчивым почерком, с исправленными ошибками и т.д.
Старые бланки легко подделывались, представляли сложность в обработке. Новые больничные лишены этих недостатков, они представляют собой бланк с ячейками, информация из которых считывается специальной техникой.
Заполнение бланка производится от руки, строго по клеточкам, что позволяет автоматизировать считывание информации.
Часть сведений передается словами, другая часть – специальным кодом.
То же самое касается серии и номера больничного листа, вместо которых используется двенадцатизначный штрих-код.
Введение новых бланков больничных позволяет:
- предотвратить попытки подделки;
- автоматизировать считывание информации и обработку больничных листов;
- соблюдать врачебную тайну, поскольку информация о причине нетрудоспособности предоставляется в зашифрованном варианте в виде двузначного кода.
Но кроме положительных моментов в введении бланков нового образца есть и определенные трудности.
Впервые столкнувшись с необходимостью заполнения, многие сотрудники медучреждений и работодатели испытывают сложности. Особенно с учетом того, что правила заполнения не оставляют компромиссов в случае помарки, опечатки.
Рассмотрим подробнее, как заполнить больничный лист правильно и с первой попытки.
Форму больничного листа вы можете посмотреть ниже:
Элементы защиты:
Общие требования
Бланк больничного листа разделен на три подраздела:
- Первый раздел заполняется работником медицинского учреждения. В третий раздел, также, записи вносит врач, и этот корешок остается в медучреждении.
- Второй раздел заполняет работодатель. Вся информация вносится в специальные поля, выполненные в виде ячеек.
Как заполнять ячейки?
Записи должны начинаться с самой первой ячейки.
Не разрешается наличие пустых ячеек в начале строки.
Вписывать буквы и цифры следует максимально аккуратно, не выходя из границ ячеек.
Сведения в бланк записываются печатными и заглавными буквами.
Написание слов прописью не допускается, поскольку невозможно будет автоматически распознать запись.
Возможно заполнение ячеек бланка при помощи печатающих устройств.
Ручка или компьютер?
У многих сотрудников, в чью компетенцию входит заполнение листов нетрудоспособности, возникает вопрос: какими чернилами заполнять больничный лист?
Поскольку новые бланки содержат довольно серьезную защиту от подделок в виде волокон синего цвета, то не каждая ручка подойдет. Так, заполнять лист нетрудоспособности можно исключительно черными чернилами при помощи перьевой гелевой либо обычной капиллярной ручки.
Компьютерное заполнение бланка, с последующей распечаткой на принтере, также разрешено.
Для этого Фонд социального страхования (ФСС) рекомендует использовать специальную утилиту, которая позволяет вносить данные проще и быстрее, чем при ручном заполнении.
Программа может работать с самыми популярными операционными системами. Скачать программу для заполнения и печати больничных листов можно на официальном сайте ФСС.
Особенности заполнения разделов врачом
Главным новшеством бланков нового образца стало отсутствие точного диагноза.
Теперь причина нетрудоспособности описывается двузначным кодом. Так, код 01 – это заболевание, 02 – травма, 03 – нахождение на карантине.
Если врач при заполнении больничного совершил ошибку, опечатку, то он должен выписать новый бланк.
Исправления, помарки, использование маркеров не допускаются.
Получив больничный, необходимо тщательно проверить его на наличие ошибок, неверных сведений.
На что стоит обращать внимание?
Прежде всего, необходимо проверить корректность написания наименования и ОГРН медицинского заведения.
Особенно важна графа с ОГРН, поскольку ее распознавание проводится автоматически, и если будут ошибки, то медицинское учреждение не сможет быть идентифицировано по базе данных ФСС.
Врачом проставляется также адрес больничного заведения.
ФИО больного и дата его рождения вносятся медицинским сотрудником на основании документа, который удостоверяет личность пациента.
Для этой информации выделено 28 ячеек, но если их не хватает, то выход за рамки ячеек не допускается.
В случае, если фамилия очень длинная, либо состоит из двух слов, то в ячейки вписываются первые 28 букв, а инициалы не проставляются.
Раздел «Освобождение от работы» содержит сведения о длительности периода нетрудоспособности.
Если этот период длится более тридцати дней, то решение о его продлении должна принять специальная комиссия с указанием фамилии председателя вк в больничном.
Особенности заполнения разделов работодателем
Когда сотрудник приносит больничный лист на работу, тот попадет на обработку в отдел кадров или бухгалтерию.
Прежде всего, вносится название предприятия, а также его идентификационный номер.
При этом место работы в больничном листе, которое указал врач и которое впишет работодатель, должны совпадать.
Следующая графа – идентификация сотрудника, для чего указываются его ИНН и СНИЛС.
Отдельно следует указать особые категории сотрудников, например, инвалидов, пользующихся льготами, работающих по трудовому срочному контракту, болеющих более тридцати дней.
Каждый такой случай отмечается своим кодом.
Особенно внимательно работодатель должен заполнять графы, на основании сведений из которых работнику будет выплачено пособие по нетрудоспособности — это и трудовой стаж, и даты периода болезни, и суммы пособия за счет работодателя и ФСС.
Полный расчет пособия пишется на отдельном листке, который потом прикрепляется к бланку.
Дополнительные разъяснения по заполнению листков нетрудоспособности можно найти в следующих письмах ФСС РФ:
Письмо ФСС РФ от 5 августа 2011
Письмо ФСС РФ от 8 сентября 2011
Какая информация содержится в приложении?
Расчет пособия по нетрудоспособности призван подтвердить правомерность расходов средств ФСС на выплату пособия.
Поскольку форма приложения не установлена, расчет пособия может быть написан в произвольном виде.
Приложение должно содержать информацию о сотруднике, его данные, собственно расчет и некоторые другие сведения: период и количество дней нетрудоспособности, страховой стаж, количество календарных дней, исключаемых из расчета.
Само приложение состоит из таких подразделов: расчет среднего и среднего дневного заработка, расчет дней, учитываемых при начислении пособия.
Обязательно указываются реквизиты больничного листка, к которому приложение прикрепляется, а также, номер и дата его составления.
Важные моменты
Допускаются ли ошибки?
При заполнении листка нетрудоспособности следует быть очень внимательным, поскольку ошибки неприемлемы.
Если таковые допустил медицинский сотрудник, то он обязан выдать новый бланк.
Но есть категория ошибок, которые считаются техническими, и которые могут быть пропущены.
Так, начертание букв на границах ячеек или печатей на информационное поле, проставление пробелов между инициалами врача не считаются за ошибки.
Если работодатель допустил неточность при заполнении, то он должен зачеркнуть запись и на обороте бланка внести правильную, заверив ее подписью, печатью и надписью «Исправленному верить».
Печати и штампы
Печати на листке нетрудоспособности ставятся в нижних и верхних углах бланка.
Оттиск печати должен быть четким и несмазанным, хорошо прочитываться название учреждения, фамилия, имя и отчество врача.
Можно ли сгибать или складывать лист?
Поскольку больничный лист имеет довольно неудобный формат, при котором его сложно положить в женскую сумочку или блокнот, то вопрос, можно ли его складывать, является насущным.
На самом деле это требование обусловлено тем, что бланки обрабатываются автоматически, а помятость может помешать процессам распознавания сведений.
Поэтому следует воздержаться от неаккуратного обращения с этим важным документом.
Примут ли мятый или порванный лист?
Работодатель должен принять мятый или сложенный бланк.
Заполняйте больничные листы аккуратно и правильно, чтобы в дальнейшем не возникало проблем.
kadriruem.ru
Особенности заполнения бланка больничного листа в 2019 году
Единая форма листка нетрудоспособности, действующего на всей территории России, имеет защиту от подделок и копирования.
В заполнении больничного установленного образца принимают участие 2 организации:
Бланк разделен на 3 части, каждую из которых заполняет уполномоченная на это организация:
| Раздел бланка | Кто заполняет | Какие данные записывают |
|---|---|---|
| Верхний раздел | Медучреждение, зафиксировавшее временную нетрудоспособность работника | Сведения о выдаче больничного, течении болезни, возобновлении трудовой деятельности. |
| Нижний раздел (отрывной корешок) | Сведения, необходимые для внутренней отчётности. Это минимум информации из первого раздела с указанием даты выдачи больничного, № истории болезни, подпись пациента.
Примечание: место хранения корешка (отрывного) медучреждение, выдавшее бланк. |
|
| Средний раздел | Работодатель | Сведения, необходимые при расчёте пособия.
Итоговая сумма, полагающаяся работнику. |
Гражданин, на имя которого выписывается лист нетрудоспособности, никаких сведений в бланк не вносит. Его задача – своевременно получить в медицинском учреждении корректно заполненную форму и передать её своему работодателю. Общий алгоритм выплаты денежного пособия выглядит следующим образом:
Значительная часть данных в больничном записывается при помощи кодов, позволяющих считывать информацию в автоматическом режиме. Некорректное заполнение любой графы, наличие ошибок и помарок не позволит электронному устройству обработать сведения, что приведёт к невозможности начисления и выплаты денежного пособия.
Избежать такой крайне неприятной для работника и недопустимой для работодателя ситуации будет проще всего, если все заинтересованные стороны будут точно знать, как выглядит образец правильно заполненного больничного листа.
По каким правилам заполняется больничный лист медицинским учреждением
При заполнении формы врач обязательно должен поставить подписи в графах:
- о нарушениях режима или их отсутствии;
- об освобождении от работы (отдельно на все сроки продления);
- о допуске гражданина к работе или его направлении в иное медучреждение с целью дальнейшего лечения (итоговая графа).
Внесение какой-либо информации в бюллетень позволено исключительно лицам с лицензией на ведение медицинской практики:
- лечащие и зубные врачи, фельдшеры, работающие в медицинских организациях;
- лечащие врачи, ведущие врачебную деятельность в клиниках НИИ (в том числе в области протезирования).
При этом не обладают правом выдачи больничных такие учреждения:
- станции переливания крови и скорой помощи;
- приёмные больниц и лечебниц (грязевых и бальнеологических);
- медучреждения, работающие в области защиты прав потребителей;
- центры спецназначения (в том числе: судебно-медицинской экспертизы, медицины катастроф).
В общих чертах информация в верхнем разделе бланка выглядит так:
- Выдача первичного бланка или дубликата.
- Название, адрес медучреждения.
- Дата, когда выдан бланк, ОГРН медучреждения.
- Об уходе за членом семьи.
- Персональные сведения о пациенте: ФИО, пол, дата рождения, номер СНИЛС, ИНН.
- Причина временной потери трудоспособности.
- Наименование работодателя. Эту информацию записывают со слов заболевшего лица, она должна соответствовать регистрации в ФСС. Если информация не известна, графу оставляют незаполненной.
- Даты освобождения от трудовых обязанностей (начало и окончание).
- Должность и фамилия врача, зафиксировавшего факт потери трудоспособности гражданина.
Порядок заполнения больничного листа медицинским учреждением регламентирует проставление лечащим врачом кода нетрудоспособности без подробного прописывания диагноза. Указанный код даёт бухгалтеру организации возможность определить размер назначаемого денежного пособия.
Информация верхнего раздела заверяется печатью с отчётливо прописанным названием медучреждения.
Информация вносится врачом в каждую ячейку. Свободными могут оставаться лишь те, для заполнения которых нет оснований — в таком случае в них ставятся прочерки. Примером могут служить ситуации, когда гражданин не направлялся на медико-социальную экспертизу или проходил лечение только амбулаторно (без стационара).
Скачать бланк больничного листа для заполнения
Форма больничного, утвержденная Приказом 347н, является единой для всех организаций. Наглядно увидеть, как применяются на практике основные требования, можно на фото оригинала заполненного больничного листа, после чего, если это необходимо, можно скачать саму форму.
Как работодателю правильно заполнить больничный лист
После закрытия листа нетрудоспособности он поступает в организацию, где работает лицо, на которое выписан документ. В организации внимательно изучают написанную информацию и заполняет среднюю часть формы. Кроме того, обязательно обращают внимание на правильность написания названия организации. Если пациент при заполнении больничного медучреждением не смог предоставить полное название организации, в которой он трудится, то соответствующая графа осталась незаполненной. Её заполняет работодатель.
Порядок заполнения больничных листов регламентирует необходимость указания следующих сведений:
- о застрахованном гражданине (ИНН, СНИЛС) и его страхователе (данные о регистрации фирмы в ФСС);
- страховой (трудовой) стаж работника в соответствии с трудовой книжкой;
- средняя зарплата за предшествующие два года;
- период, в течение которого сотрудник не может работать;
- сумма денежного пособия, подлежащая выплате работодателем и ФСС.
- подпись руководителя и бухгалтера, заверенные печатью организации (учреждения, ИП).
Какой ручкой можно заполнять больничный лист работодателю?
IX раздел Приказа 624н строго прописывает, какой ручкой и какими чернилами заполнять больничный лист.
Можно пользоваться перьевой / капиллярной / гелевой ручкой чёрными чернилами. Шариковой ручкой делать записи нельзя (Приказ 624н, п.65).
Язык написания — русский. Исключение представляет название организации, содержащее латинские буквы.
Делопроизводство на законодательном уровне допускает применение компьютерной техники для внесения информации в бланк. С этой целью используют специальную программу для внесения данных в форму. В связи с этим на практике может возникнуть ситуация, когда медицинская организация, например, заполнила свою часть бланка на ПК, а у работодателя пациента такая возможность отсутствует. Письмом ФСС от 23.10.2014 №17-03-09/06-3841П предусмотрен комбинированный способ оформления бланка с использованием компьютерной техники и рукописных записей. Это не будет нарушением. Важно соблюдать следующее правило: буквы в рукописном варианте должны быть печатными.
Все записи делаются в ячейках, специально предназначенных для конкретного вида информации, начиная с первой клеточки. Выходить за границы ячейки запрещено. Пределы клетки могут пересекать только печати медучреждения и организации (работодателя) при условии,что они не заходят на поля с информацией.
Все правила заполнения бланка листка нетрудоспособности работодателем в части использования чернил, вида ручки и печатных русских букв в равной степени относятся и к медицинской организации.
Как заполняется продолжение больничного листа
Если лечение является длительным, то медицинское учреждение выдаёт продолжение больничного (новый лист), одновременно с этим закрывая предыдущий бланк (Приказ 624н, абз. 63 п.58). В первичном бланке в таком случае не ставят дату выхода на работу, вместо этого прописывается код 31 в строке «Иное».
Такой принцип ведения листа нетрудоспособности позволяет назначить и выплатить пособие в случае болезни, беременности и родов. Работник имеет право получить социальное пособие даже в такой ситуации, когда страховой случай имеет продолжение. Важно, чтобы в бланке стояли номер следующего больничного листа, необходимые печати.
В связи с оформлением продолжения закономерно появляется вопрос, где смотреть номер листа нетрудоспособности. В первой графе бюллетеня медицинская организация указывает, является ли он первичным или это продолжение открытого ранее – в этом случае в первичном бланке указывают его номер.
Можно посмотреть образец заполнения продолжения больничного листа здесь.
Какие должны быть печати
Работодатель, проверяя правильность оформления больничного, должен обязательно обратить внимание на печати, которыми медицинское учреждение заверяет свои графы. Отсутствие печатей является существенным недочётом, который может стать основанием для отказа ФСС в возмещении работодателю выплаченного пособия по больничному (п.4 ч.1 ст.4.2 № 255-ФЗ).
Печатей медицинской организации должно быть две: при открытии листа нетрудоспособности и при его закрытии. Если пациент был направлен на экспертизу (МСЭ), то обязательно наличие и печати организации медико-социальной экспертизы.
Каждая печать ставится в строго отведённом для этого месте, должна быть легко читаемой.
Законодательно определено, какие печати должны быть на больничном листе:
В отношении работодателя указано, что он ставит печать организации только в случае её наличия (п.5 ст.2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Листок нетрудоспособности по беременности и родам: особенности оформления
Больничный в случае беременности и родов сотрудницы работодатель заполняет по общим правилам:
- чернила чёрные;
- ручка не шариковая;
- буквы печатные заглавные;
- язык русский.
Информация о работодателе обязательно должна содержать название организации, номер регистрации в ФСС, код подчинённости (Приказ 624н, п.66).
Важно правильно заполнить в больничном по родам следующую информацию о сотруднице:
- является ли для работницы место назначения пособия основным или она находится в качестве внешнего совместителя;
- ИНН, СНИЛС;
- специальный код в графе «Условия исчисления» (например, инвалидность).
Для правильного расчёта больничного указываются сведения:
- страховой стаж (годы и месяцы) и нестраховой период;
- начало и окончание периода назначения пособия;
- выплаченная работнице сумма за расчётный период (исходя из неё, производится расчёт пособия);
- дневной заработок (средний);
- размер пособия.
Приказ 624н, п.66 предусматривает, что при заполнении больничного по беременности и родам не заполняется информация в графах:
- «Дата начала работы», «Акт формы Н-1».
- «Сумма пособия за счет средств работодателя».
Если в больничном, предоставленном работницей, содержатся ошибки, работодатель не должен производить выплаты по беременности и родам. В этом случае сотрудница обязана получить новый бланк больничного с правильно заполненными графами.
Чтобы легче было ориентироваться в правилах заполнения листа нетрудоспособности можно скачать образец заполнения больничного по беременности и родам.
Кто заполняет листок нетрудоспособности в организации
При заполнении листка нетрудоспособности работодатель самостоятельно принимает решение, кто заполняет больничный лист: бухгалтер или кадровик.
В любом случае информация нужна из двух источников:
- Трудовой стаж — информацию предоставляют в отделе кадров.
- Сведения о зарплате работника (это прерогатива бухгалтерии учреждения). Сведения указываются без НДФЛ. Рассчитывается средняя и среднедневная зарплата. Если сотрудник работает в организации менее двух лет, то принимается во внимание справка о доходах, которая предоставляется с прежнего места (мест) работы. Если такая справка отсутствует, то учитывается региональный минимальный размер оплаты труда. Образец заполнения больничного из МРОТ поможет легче ориентироваться в этом вопросе.
Руководитель подписывает форму. Свою подпись ставит и главный бухгалтер учреждения. Оба указывают свои фамилии, инициалы. В том случае, если бухгалтера нет в штате организации, работодатель ставит свою подпись в обоих полях.
Ошибки в бланке: что делать?
Если работодатель допустил ошибку при заполнении формы и сам её заметил, то может самостоятельно внести необходимые исправления, соблюдая простые правила, предусмотренные Приказом 624н, п. 65:
Если работодатель обнаружил ошибку, допущенную медицинским учреждением, то он должен самостоятельно оценить, является ли неверно записанная информация критичной. Разъяснения по этому вопросу даются в п. 17 Письма ФСС РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956.
К некритичным ошибкам, например, относится заполнение бланка прописными буквами. Такой листок может быть принят к оплате. Можно также начислить пособие, если листок нетрудоспособности закрыт, но предполагается его продолжение.
Подлежит замене (выдаче дубликата) бланк, в котором:
- неверно указаны фамилия пациента или код заболевания;
- название организации и текст на печати не совпадают;
- записи сделаны шариковой ручкой;
- используются римские цифры;
- в ячейках записана лишняя информация или стоят прочерки;
- отсутствуют обязательные отметки врача, его подписи или подписи председателя комиссии.
Если ошибки относятся к разряду недопустимых, то ФСС зачастую отказываются возмещать работодателю расходы по такому больничному. При этом следует знать, что определением Верховного суда РФ № 304-КГ15-14859 от 25.11.15 признана незаконность отказа от возмещения расходов по больничному, если ошибки допущены медицинским учреждением.
workdispute.ru
Когда для расчета берется минимальный размер оплаты труда?
Законом Российской Федерации предусмотрены несколько случаев, при наступлении которых МРОТ может быть использован при расчете больничного:
- в расчетном периоде у данного сотрудника отсутствует официальный заработок;
- при стаже работы менее полугода;
- работник потерял трудоспособность по причине опьянения;
- заработок сотрудника меньше МРОТ;
- сотрудником были нарушены правила нахождения на больничном;
- сотрудником был пропущен обязательный профессиональный осмотр;
- в течение предыдущих двух лет гражданин не имел официальной работы.
Порядок заполнения листа нетрудоспособности работодателем
Для того, чтобы правильно заполнить листок нетрудоспособности при расчете больничного из МРОТ, работодателю нужно предварительно рассчитать некоторые величины. К таким характеристикам относятся:
- время трудовой деятельности работника;
- величина двухгодичного заработка для начисления больничного пособия;
- средний заработок за один день;
- итоговая сумма пособия.
Бланк листка нетрудоспособности заполняется работодателем либо от руки, либо с использованием организационной техники.
Внесение сведений возможно только черными чернилами, исключая шариковые ручки. Текст заполняется с первой ячейки заглавными печатными буквами.
При заполнении листка нетрудоспособности обязательно заполняют все графы, учитывая пробелы.
Для вычисления времени стажа берется весь период трудовой деятельности работника, в течение которого работодатель оплачивал страховые взносы.
Такой период рассчитывается до того момента, как сотрудник заболел.
Грамотный расчет стажа очень важен. Ведь при его неверном заполнении работник рискует остаться с недоплаченным пособием, что является нарушением его прав.
Величина среднего заработка представляет собой все выплаты, перечислявшиеся работнику в течение всего расчетного периода.
Главным условием является тот факт, что от этих выплат осуществляется внесение взносов в фонды. Если зарплата за расчетный период маленького размера либо она отсутствует вовсе, то в этом случае берется величина, равная 24*МРОТ на момент заболевания.
В сумму пособия входят две величины: сумма, выплачиваемая за счет средств фонда и сумма, выплачиваемая за счет средств самого работодателя. В больничном листе предусмотрено два отдельных поля для указания обеих сумм, а также еще одно поле для внесения общей суммы пособия по нетрудоспособности.
Если сотрудник ушел на больничный по причине болезни своего ребенка, то графа листка нетрудоспособности о выплатах средств работодателем не заполняется. Пособие полностью выплачивается Фондом социального страхования.
При использовании МРОТ при расчете пособия по нетрудоспособности нельзя забывать про районный коэффициент, который является разным для различных субъектов РФ.
Обратите внимание: для учета больничных листков используется журнал учета, образец которого можно скачать здесь.
Что делать, если допущена при заполнении ошибка?
Особенности оформления, если средний заработок меньше МРОТ
Если у работника за расчетный промежуток времени не было зарплаты или она была меньше, чем МРОТ, тогда за месячный доход сотрудника принимается величина МРОТ.
Заполнение листа нетрудоспособности работодателем при этом будет отличаться только записями, касающимися расчета больничного пособия:
- поле «средний заработок» нужно заполнить суммой, равной 24*МРОТ;
- в поле «средний дневной заработок» вписать минимальный размер за 1 день — 311,97 руб. на 2018 год с учетом того, что МРОТ равен 9489 руб. (с 1 мая за 1 день положено 367 руб., так как МРОТ увеличился до 11163 руб.)
- в поле «за счет средств работодателя» — сумму выплаты за 3 дня (311,97*3*% оплаты больничного);
- в поле «за счедств фонда» — величину пособия за оставшиеся дни (311,97*оставшиеся дни по больничному*% оплаты).
В поле «итого» должна быть суммарная величина пособия по нетрудоспособности, равная 311,97 * количество дней больничного.
Обязанность подсчета пособия лежит полностью на бухгалтере или начальнике отдела кадров. Именно работодатель должен учитывать размер МРОТ и уровень заработной платы сотрудника.
Образец для 2018 года
Ниже представлен образец заполненного листка нетрудоспособности, в котором для исчисления суммы пособия взят минимальный размер оплаты труда по той причине, что фактический доход меньше.
Скачать образец больничного при расчете исходя из МРОТ – ссылка.
Если установлен районный коэффициент
Труд на территориях, отличающихся климатическими условиями, оплачивается в большем размере. Коэффициенты обычно применяются в районе Крайнего Севера, Западной Сибири, Казахстана, Урала.
В отношении больничного пособия районный коэффициент учитывается только при расчете из МРОТ, во всех остальных случаях нет.
Подробнее об использовании повышающего коэффициента при расчете пособия.
В субъектах, где существует районный коэффициент, работодатель должен выполнить следующие действия:
- Подсчитать дневной заработок, исходя из общей трудовой деятельности.
- Рассчитать аналогичный показатель, исходя из МРОТ.
- Сравнить среднедневной заработок и фактических доходов и МРОТ.
- Выбрать большую величину и по ней проводить расчет больничного пособия.
- Полученную сумму пособия умножить на районный коэффициент.
Если выбор делается в пользу расчета исходя из МРОТ, то в листе нетрудоспособности заполняется:
размеры пособия уже указываются с учетом умножения на районный коэффициент (среднедневной заработок * Дни болезни * % оплаты * Районный коэффициент).
Размер выплаты по листу нетрудоспособности может быть уменьшен в некоторых случаях. К таким относятся:
- нарушение работником режима, прописанного лечащим доктором;
- отсутствие сотрудника на обязательном медицинском осмотре.
Причины нарушения режима могут быть самыми разными. Главное – это отсутствие уважительных причин. Поэтому, прежде всего, когда в бухгалтерию организации попадает листок нетрудоспособности, то работодателю стоит выяснить, были ли причины нарушения режима уважительными.
Пример
Условия примера:
Доход работника за 2016 год – 50000, за 2017 – 90000.
Больничный открыт в мае 2018 года на 7 дней.
Районный коэффициент = 1.2
Стаж работника 3 года.
Необходимо провести расчет выплаты по нетрудоспособности и заполнить лист.
Расчет:
Дневной заработок по доходам = (50000+90000) / 730 = 191,78 – это меньше чем минимальные 311,97, поэтому вычисления проводятся из МРОТ.
Пособие за счет работодателя = 311,97*3*60%*1,2 = 673,86.
Пособие за счет ФСС = 311,97*4*60%*1,2 = 898,47.
Общая сумма выплаты = 673,86 + 898,47 = 1572,33.
Образец заполнения больничного листа из МРОТ с учетом районного коэффициента:
Полезное видео
О правилах заполнения больничного листа работодателем читайте здесь:
azbukaprav.com
Инструкция по заполнению больничных листов на 2019 год: особенности
Главные нюансы, которые нужно запомнить уполномоченным лицам работодателя в отношении оформления листков временной нетрудоспособности, сводятся к следующему:
- какой именно сотрудник может и должен заполнять этот документ;
- какими чернилами позволено это делать;
- какими буквами вписывать нужные данные;
- как при необходимости сделать исправления в уже готовом документе.
Остановимся на каждом из этих моментов подробнее.
Какой ручкой заполнять больничный лист
В пункте 65 порядка (приказ № 624н) указано, что использовать для заполнения больничного разрешено ручки исключительно следующих типов:
- гелевую;
- перьевую;
- капиллярную.
Важно отметить следующий момент: правильное заполнение больничного листа в 2019 году не предполагает для этих целей применение шариковой ручки.
В Письме ФСС № 17-03-09/06-3841П от 23.10.2014 года сказано, что возможно и комбинированное заполнение. То есть, часть данных вносят от руки, а другая – на компьютере. Использование для этих целей только возможностей компьютерной техники – еще один вариант, не противоречащий существующим правилам.
Какими чернилами заполнять больничный лист
Цвет чернил имеет значение, как и тип используемой ручки. Правилами установлено, что чернила могут быть исключительно черными. Другие цвета не допустимы.
Какими должны быть буквы
Применять при заполнении документа можно исключительно заглавные печатные буквы русского алфавита. Одновременно это правило заполнения больничного листа в 2019 году содержит еще один немаловажный аспект. Если название компании содержит, например, на латинице – слова, их сочетания и аббревиатуры (Ltd, International/Int. и пр.), то их таковое написание не запрещено установленными нормами. Таким образом, транскрибировать название на русский язык не нужно.
Кто заполняет больничный лист бухгалтер или кадровик
Четких ограничений или регламентирующих этот момент правил существующими правилами не предусмотрено. Каждый руководитель организации решает этот вопрос в индивидуальном порядке. То есть, на каждом предприятии процесс заполнения листков временной нетрудоспособности сотрудников выполняет либо инспектор по кадрам, либо бухгалтер. Глава организации или подразделения делегирует эту обязанность определенному сотруднику или отделу.
Заполняем больничный лист 2019: ячейки
Для записи информации о человеке и компании, в которой он трудится, на бланке листка, выдаваемого по причине временной нетрудоспособности, размещены соответствующие ячейки. Начинать вносить данные рекомендуем с первой из них. За поля этих ячеек выходить запрещено. Буквы должны быть одного размера, аккуратные и четкие.
Также см. «Больничный и табель учета рабочего времени».
Как правильно заполнять больничный лист нового образца: печати
Закон об акционерных обществах № 208-ФЗ (п. 7 ст. 2) и Закон об ООО № 14-ФЗ (п. 5 ст. 2) допускают наличие оттиска печати компании на документе, подтверждающем временную нетрудоспособность работника. Но проставляют его только при наличии самой печати. Закрывать собой информацию в ячейках рядом печать не должна. При этом выходить за отведенные границы при ее постановке разрешено.
Больничный лист: заполнение работодателем и образец 2019 года
Какие данные прописывает в листке временной нетрудоспособности сотрудник работодателя, которому делегировано данное полномочие?
В левом верхнем углу – наименование компании, а правее – единственное это место работы человека или же он занимает здесь должность по совместительству.
Далее указывают код подчиненности и регистрационный номер. Ниже – сведения о сотруднике: ИНН и СНИЛС. Затем указывают выработанный подчиненным стаж, а также даты, в течение которых он недомогал. Образец заполнения работодателем продолжения больничного листа предполагает и указание суммы среднего заработка – для расчета пособия, а также дневной величины. Ниже прописывают сумму к выплате. Указывают, сколько средств идет работнику от нанимателя, а сколько – от ФСС. Затем приводят и итоговую сумму к оплате. Пример заполнения больничного листа, приведенный ниже, отражает все сказанное наглядно.
В заключение указывают фамилии и инициалы главы компании и того сотрудника, которому делегировано заполнение бланка (бухгалтера или сотрудника кадровой службы). Эти специалисты также подписывают документ. Место для печати располагается справа.
Пилотный проект ФСС: заполнение больничного листа
Вопрос о заполнении листка временной нетрудоспособности по принятому в некоторых регионах пилотному проекту ФСС волнует многих кадровых специалистов и бухгалтеров. Однако нужно отметить, что пилотный проект на правила оформления больничного совершенно не влияет.
Также см. «Как оплачивается больничный лист в 2019 году».
Суть его состоит в том, что денежную сумму, положенную сотруднику с четвертого дня периода его нетрудоспособности, выплачивает ФСС. Образец заполнения больничного листа работодателем при этом остается прежним.
Также см. «Пилотный проект ФСС и заполнение больничного листа».
Исправление ошибок и неточностей
Пункт 65 правил, утвержденных приказом № 624н, гласит, что использование корректирующих средств для замазывания допущенных при оформлении листка временной нетрудоспособности сотрудника ошибок строго запрещено. Вместо этого нужно перевернуть документ и указать на его обороте правильные данные.
Кроме того, наниматель должен просмотреть записи, сделанные в медицинском учреждении. Для этого следует знать, как должен быть заполнен больничный лист доктором. Так, работодатель определяет и степень критичности допущенных ошибок.
Если в документе информация записана прописными буквами, переоформлять его не обязательно. Если же имя или инициалы сотрудника, которому был выдан больничный, указаны с ошибкой, то нужно будет запросить дубликат с правильным написанием. В противном случае ФСС получает основание не выплачивать работнику компании денежную компенсацию за долгое недомогание.
Также см. «100% больничный: когда оплачивается в полном размере».
Имейте в виду: фото правильно заполненного больничного листа найти, к примеру, в интернете практически невозможно. Ведь он содержит много личных сведений о конкретном человеке. Но если следовать правилам заполнения больничного листа, которые рассмотрены в этой статье, это гарантирует сотруднику выплату причитающейся ему денежной компенсации и избавит компанию от проблем с ФСС. Именно поэтому так важно не наделать ошибок.
buhguru.com
Нормы закона
Процедуру оформления проясняют следующие нормативные акты:
- Трудовой Кодекс РФ;
- Приказ Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 N 624н;
- разъяснительные письма от ФСС РФ.
Практически все требования к оформлению содержатся в главе IX приказа № 624н. Однако написанное в нем корректируется и разъясняется письмами ФСС.
Например, в приказе говорится, что наличие ошибок делает бланк недействительным, а письмо поясняет, что в рукописном варианте наличие технических недочетов при ясности написанного не требует переоформления документа.
Пилотный проект ФСС
Пилотный проект «Прямые выплаты» работает в некоторых регионах России. Его основным отличием от обычного режима является то, что выплаты страховых сумм осуществляются отделениями ФСС напрямую на счет работника.
Согласно пилотному проекту:
- работник, получив больничный, приносит его работодателю и заполняет заявление в ФСС регламентированной формы;
- работодатель заполняет свою часть листка нетрудоспособности, прикрепляет к нему справку-расчет суммы страховой выплаты и заявление сотрудника, при необходимости иные документы, затем относит пакет документов в отделение ФСС в срок 5 дней с момента получения бланка;
- ФСС в течение 10 дней проверяет и, при корректном заполнении, перечисляет сумму на расчетный счет, указанный в заявлении.
Также есть несущественные отличия в заполнении:
- «За счет средств ФСС РФ»;
- «Итого начислено».
Как заполнять больничный лист работодателю? (образец 2019)
Пошаговая инструкция
Для работодателя не составит особых проблем заполнить больничный лист с пошаговой инструкцией.
Для большего удобства ниже приведен образец заполнения раздела работодателя в больничном листе в 2019 году:
Наименование организации
Графа содержит 29 ячеек. Обычно сюда вписывается сокращенное название из Устава, дабы оно поместилось.
По той же причине кавычки и другие знаки опускаются. Однако их наличие не будет считаться ошибкой: прописывание пунктуационных знаков не запрещено нормативными актами.
Между словами должна оставаться одна пустая клетка.
Индивидуальные предприниматели также в эту строку пишут полностью либо сокращенно свои фамилию, имя и отчество. Инициалы пробелом не разделяются.
Место работы
Основное либо по совместительству. В нужной ячейке необходимо поставить галочку.
Это поле предусмотрено для ситуаций, когда человек трудится в нескольких фирмах. При этом в медучреждении выдается два больничных листка.
Регистрационный номер
Закрепляется за фирмой или индивидуальным предпринимателем при постановке на учет в ФСС. Номер можно проверить на сайте фонда путем ввода ИНН и КПП.
Код подчиненности
Необходим для определения отделения ФСС, к которому относится организация. Обычно он совпадает с первыми четырьмя цифрами регистрационного номера.
ИНН и СНИЛС сотрудника
Берется из свидетельства о постановки на налоговый учет.
Если у человека нет налогового номера или женщина оформляет пособие по беременности и родам, эта поле остается пустым.
В строке «СНИЛС» необходимо указать номер из «зеленой карточки», выдаваемой в пенсионном фонде.
Условия исчисления
Графу заполняют при наличии особых обстоятельств у сотрудника (в скобках указаны соответствующие коды):
- Если человек подвергся радиационному излучению и, согласно законодательству, имеет право на определенные льготы (43).
- Когда сотрудник начал трудиться в регионах Крайнего Севера до 2007 года и работает по сей день (44).
- В случаях наличия у работника инвалидности (45), при продолжительном больничном у инвалида свыше 4 месяцев подряд либо свыше 5 месяцев в течение календарного года, в бланке отмечаются другие коды (49 либо 50 соответственно).
- Когда с человеком заключен краткосрочный трудовой договор – менее 6 месяцев (46).
- Если страховой случай наступил в течение 30 календарных дней после увольнения сотрудника (47).
- Когда работник не соблюдает режим выздоровления по уважительной причине (48).
- Когда человек трудится в организации на неполной ставке (51).
Строка «Акт формы Н-1»
Заполняется при наступлении болезни вследствие производственной травмы. В бланк вписывается дата составления акта, в котором описано происшествие.
Дата начала работы
Формулировка графы является частой причиной возникновения ошибок.
Под этим термином подразумевается время, с наступления которого человеку следовало приступить к работе, однако из-за его болезни заключенный ранее трудовой договор был аннулирован.
Страховой стаж
В поле необходимо указать количество полных лет и месяцев работы из трудовой книжки. Сюда также включают период военной и других служб.
Годы армейской службы отмечают в строке «в т. ч. нестраховые периоды». Необходимо отметить, что это время включается в стаж только при прохождении службы с 1 января 2007 года.
Причитается пособие за период
В поле указывается даты начала и конца страхового случая.
Средний заработок для исчисления пособия
Это сумма зарплаты за два предыдущих календарных года за исключением сумм, на которые не начисляются страховые взносы (периоды временной нетрудоспособности, беременности и ухода за ребенком и др.)
Средний заработок в день
Средний заработок в день рассчитывается путем деления суммы из предыдущей строки на 730 дней. Количество дней также может уменьшиться на число дней страхового события.
Сумма пособия
Делится на две части: за счет средств работодателя (первые 3 дня) и ФСС (остальной промежуток).
Данное деление действует лишь при заболевании или травме самого сотрудника.
В остальных случаях (беременность, уход за больным ребенком или ребенком до 1,5 лет и др.) сумма полностью оплачивается государством. Обе суммы включают в себя НДФЛ.
Последние графы содержат фамилию и инициалы директора и главного бухгалтера.
При отсутствии второго, фамилия руководителя дублируется, и он ставит подпись в обоих полях. Между инициалами пробел не ставится.
Правила и порядок заполнения
Кому следует заниматься листами нетрудоспособности: кадровику или бухгалтеру?
Данный вопрос решает сам работодатель.
Он может поручить заполнение первой половины раздела кадровику, а расчетной – бухгалтеру, либо весь раздел одному из них.
Главное, чтобы ответственный за оформление сотрудник знал, как правильно его заполнить.
Какой ручкой (пастой) пользоваться?
В бланке разрешается писать следующими ручками:
- гелевой;
- капиллярной;
- перьевой.
Допускается только черный цвет чернил, пользоваться шариковой ручкой категорически запрещено.
При распечатывании заполненного электронными устройствами листка также используются черные чернила.
Какими должны быть буквы?
Графические требования к оформлению следующие:
- Все слова должны быть написаны на русском языке заглавными печатными буквами.
- Буквы и знаки должны быть расположены в пределах клеток, в том числе не задевать их ограничительных линий, внутри одной ячейки должна быть одна буква.
- Запись в строке следует начинать с первой клетки.
Работодатель может оформлять свой раздел с помощью электронных устройств. Главное, быть внимательным при оформлении и печати листа.
Печати
Если у работодателя есть печать, то он должен поставить ее на бланк.
К печати предъявляются следующие требования:
- контур печати должен быть читабельным, без смазываний;
- она не должна задевать информационное поле листка.
Расчет суммы
Средний заработок
Для расчета суммы пособия нужны сведения о зарплате работника за два предыдущих полных года.
Если сотрудник трудится в организации более двух лет, вся необходимая информация должна быть у нее в базе.
Если же нет, человеку необходимо принести справку унифицированной формы с предыдущей работы. Для расчета больничного в текущем году нужна информация о 2015 и 2016 гг.
По среднему заработку существуют ограничивающие пороги, они изменяются каждый год.
Нижний порог рассчитывается по минимальному размеру оплаты труда, а верхний ограничивается предельной суммой выплат страховых взносов. Зарплату сотрудника необходимо сравнить с этими суммами.
Средний дневной заработок находится путем деления полученной суммы на 730 дней.
Исходя из МРОТ
Данный показатель принимается для расчета листка в двух случаях:
- если зарплата сотрудника меньше размера минималки;
- если работник приступил к работе недавно и это его первое место.
Минимальный дневной заработок в 2019 году составляет: 246,58 руб. до 01 июля, после – 256,44 руб.
Его размер изменяется в зависимости от дня начала болезни сотрудника.
Если нет стажа
Бывают случаи, когда на больничный уходят сотрудники, не имеющие стажа либо имеющие стаж менее 6 месяцев.
При этом средний дневной заработок может рассчитываться:
- как сумма заработной платы за отработанные месяцы, деленная на 730;
- как МРОТ на дату начала больничного периода, умноженный на 24 месяца и деленный на 730.
К расчету берут больший результат.
Если же стаж имеется, сумма больничного корректируется следующим образом:
Эти коэффициенты используются при болезни самого сотрудника, а также болезни и лечения ребенка в стационаре и лечения взрослого на дому.
Однако если дома болеет ребенок, после 10 дней нетрудоспособности работника коэффициент меняется на 50%.
Если заработок меньше МРОТ
В случаях, когда сумма среднедневного заработка меньше, чем положено по закону, пособие сотрудника доводится до минимальной суммы.
Если превышен лимит
В случаях, когда сумма средней зарплаты больше суммы предельных выплат в ФСС за два года, сумма пособия уменьшается.
В 2019 году максимальный дневной заработок составляет 1901,37 руб.
Примеры
Сотрудник работает в организации более четырех лет. Он заболел 26 июня 2019 года и приступил к работе 3 июля (7 календарных дней). Общий стаж на момент начала страхового события составляет шесть лет и 7 месяцев. Последние три года на больничные не выходил. Фактический заработок в 2015 году – 535 400 руб., 2016 году – 618700 руб. Средний заработок за 2 года 1 154 100 руб.
Расчет:
- Средний дневной заработок 1154100/730=1580.96 руб., что больше минимального, но меньше максимального заработка.
- Пособие за первые три дня составит: 1580,96*80%*3=3794,3 руб.
- Сумма за дальнейшие четыре дня составит: 1580,96*80%*4=5059,07 руб.
- Итого сумма составит 8853,37 руб.
Сотрудница в период с 13 по 17 сентября ухаживала за болеющим ребенком (5 календарных дней). Ее стаж 10 лет. Ее зарплата в 2015 году равна 435000 руб., в 2016 году – 460000 руб. суммы меньше максимальных лимитов.
Так как при нетрудоспособности по причине ухода за больным членом семьи полностью оплачивает фонд, то получается итоговый размер пособия:
(435000+460000)/730*100%*5дней=6130,14 руб.
Заверение и проверка
Если возникла необходимость, проверить подлинность листа можно, позвонив в отделение ФСС и продиктовав им номер бланка.
Исправление ошибок и неточностей
Оформление больничного листа – процесс двухэтапный. Так как работодатель заполняет свой раздел после медучреждения, сначала следует проверить достоверность информации в верхней части, а после приступать к своей.
Если в разделе, заполняемом медицинской организацией, есть ошибки, стоит запросить у нее новый бланк с правильными данными, иначе в ФСС этот листок признают недействительным.
Если же ошибка допущена, нужно предпринять следующие действия:
- аккуратно вдоль клеток провести черту, зачеркивая неправильную запись;
- на обороте листа записать корректную информацию;
- заверить рядом надписью «Исправленному верить», подписью руководителя и печатью; данная процедура выполняется только 1 раз, даже если ошибок несколько.
Перед оформлением раздела работодателя можно сделать копию листка и заполнить ее, а затем, убедившись в правильности данных, внести сведения в оригинал. Так можно снизить вероятность ошибки.
Нюансы
Если наименование организации слишком длинное
Если название не уместилось, то слово дописывать нельзя, нужно оставить так как есть: работодателя идентифицируют по регистрационному номеру.
Внесение информации в лист с продолжением
Продолжение больничного листа заполняется аналогично первому.
Если болезнь продолжается в рамках одного календарного года, данные по среднему заработку совпадут, а период нетрудоспособности, сумма начисленного пособия изменятся.
Во втором больничном не нужно заполнять строку «Сумма пособия за счет средств работодателя», так как положенная сумма за три дня уже была начислена ранее.
Какая программа может использоваться для заполнения?
Для расчета размера пособия можно воспользоваться онлайн калькуляторами. На многих сайтах, в том числе ФСС, они доступны бесплатно и без регистрации.
Как заполнить, если в компании нет главного бухгалтера?
Когда в фирме нет главбуха, подпись на его поле в больничном листе ставит руководитель организации.
Кто оформляет листок уволенному сотруднику?
Сотрудник, уволившийся из организации, в течение 30 дней имеет право принести больничный лист, если он сам болел.
При этом, несмотря на стаж, коэффициент корректировки составит 60%. Бланк, полученный в связи уходом за родными, бывший работодатель принять не может.
Есть ли особенности для работодателя — ИП?
Для получения страховых пособий индивидуальному предпринимателю необходимо зарегистрировать себя в ФСС и платить страховые взносы в течение определенного времени.
Если же ИП нанимает к себе сотрудников, он обязан обратиться в фонд в течение 10 дней после заключения трудового договора.
Особенности для листков при беременности
При заполнении листа для сотрудниц, уходящих в декретный отпуск, следует учесть, что:
- ИНН не заполняется;
- Вся сумма оплачивается фондом, поэтому ячейки, в которых указывается сумма, оплачиваемая организацией, остается пустой.
Если имело место нарушение режима
В случаях, когда сотрудник без уважительной причины нарушает режим, рекомендованный врачом, сумма выплаты рассчитывается по МРОТ для больничного листа.
Такое же наказание грозит следующим категориям:
- лицо, не явившееся вовремя на осмотр либо на проведение МСЭ;
- человек, получивший травму или заболевание вследствие опьянения.
Можно ли оформлять в электронном виде?
С 1 июля этого года появилась возможность заполнять больничный онлайн.
Для этого нужно, чтобы:
- Работодатель и медицинская организация были подключены к системе информационного взаимодействия.
- Сотрудник дал свое согласие на формирование электронного больничного листа.
Можно ли вообще не заполнять?
Бланк можно не заполнять и не сдавать, если сотрудник, находясь на больничном:
- посещал организацию либо работал из дома;
- в табеле ему отмечаются часы, а не болезнь.
Заполнение листка нетрудоспособности, в особенности расчетной части, требует знания множество правил и рекомендаций.
Не стоит откладывать его оформление, так срок выплаты пособия законодательно ограничен.
buhdzen.ru