Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров


Книга учета трудовых договоров

Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров. Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов. Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.

книга регистрации трудовых договоров образецОформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств:


  • Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками трудовые договора. А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
  • Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
  • Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
  • Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем, а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

книга регистрации трудовых договоровКак уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

  • Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);

  • Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
  • Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
  • Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
  • На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
  • При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

журнал регистрации трудовых договоров образец
Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров — бланк

журнал регистрации трудовых договоров бланкВ связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:

  • порядковый номер записи;
  • дату подписанного документа;
  • присвоенный номер договора;
  • структурное подразделение работника;
  • срок действия трудового договора;
  • характер трудоустройства (временный или основной);
  • сведения о дополнительных соглашениях;
  • примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.


журнал учета трудовых договоровВ связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.

ktovdele.ru

Обязательность ведения журнала регистрации трудовых договоров на предприятии

Если обратиться к руководителям крупных и успешных организаций, то выяснится, что их кадровики и менеджеры такой журнал ведут. Поэтому поверим тем, кто видит залог успеха в единой структуре и организованности.

Узнать, как правильно вести на предприятии журнал регистрации входящих документов и скачать его образец, вы можете тут.

Назначение журнала

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений нужен, нетрудно догадаться, для того, чтоб вести учёт данных обо всех трудовых договорах предприятия/организации и дополнительных соглашениях к ним.

Журнала регистрации трудовых договоров: образец и порядок заполнения


Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Титульный лист журнала регистрации трудовых договоров.

Регистрационной формой журнала может служить обычная тетрадь с разлинованными графами. Поэтому для заполнения подойдёт покупная тетрадь со всеми необходимыми графами (продаваемые тетради часто уже бывают разлинованы нужным образом), в которые останется лишь внести нужные сведения.

Журнал заполняется в соответствии со стандартными правилами делопроизводства. Но если необходимо внести корректировки, то можно спокойно вносить столбцы и убирать их.

Так как же именно принято заполнять журнал?

На титульнике журнала указываются:

  • полное наименование предприятия/организации или ИП;
  • название журнала;
  • дата начала отчета;
  • дата окончания отчета.

Далее пронумеровывают все страницы журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений (и заполняемое и незаполненные).

На первой странице не принято что-то писать. На ней можно указать основные правила заполнения и ведения журнала.

В таблице укажите:

  • порядковый номер;
  • временной период;
  • ФИО ответственного лица; его должность;
  • основание, для поручения веления журнала;
  • подпись лица.

После начинаем уже непосредственно заполнение журнала (таблицы из обычно 11 столбцов)

Журнал регистрации трудовых договоров – образец бланка для заполнения:

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Бланк журнала регистрации трудовых договоров.

Иной вариант заполнения журнала:

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

Столбец 1

Указывается регистрационный номер договора/соглашения (не путать с номерок трудового договора).

Столбец 2

Дата, когда договор был заключён.

Столбец 3

Непосредственно номер трудового договора/соглашения.

Столбец 4

Фамилия работника и его инициалы.

Столбец 5

Профессия работника/ должность.

Столбец 6

Структурное подразделение, в которым осуществляет свою деятельность работник.


Столбец 7 и 8

Они объединены в одну графу и называются сроком действия. В графе указывают дату заключения договора и дату его расторжения.

Что такое журнал регистрации приказов по основной деятельности и как его правильно заполнить – читайте в этой статье.

Столбец 9

Характер работы (эта работа для сотрудника является работой по совместительству/основной работой).

Столбец 10

Здесь нужно указывать дополнительные соглашения, законченные с сотрудником.

Столбец 11

Примечания и дополнения.

Пояснения к заполнению журнала

Проясним некоторые моменты в заполнении:

  1. Так столбец 3 для удобства можно разбить на 2 подграфы (одну договоров, вторую для соглашений).
  2. При регистрации соглашений выписывайте только номер соглашения, а основные сведения указывайте в столбце 10.
  3. Номер соглашения к определенному договору вписывают в столбец 3 или 11. Тогда отыскать все дополнительные соглашения к одному договору будет гораздо проще.
  4. На последней странице указывайте, что журнал закрыт, опечатан и сдан в архив. Также обязательно указывайте дату.
  5. Напишите количество заполненных страниц и информацию о договорах (номера из столбца 1). После укажите должность и фамилию ответственного лица, а также основание (приказ/решение/распоряжение с датой и номером).

Журнал регистрации трудовых договоров – образец скачать бесплатно вы можете по этой ссылке.

Если договоров и соглашений много, то можно начинать нумерацию с начала каждый год. Если же их немного, то можно продолжать прежнюю нумерацию.

Узнать, как правильно заполнять журнал регистрации исходящих документов и скачать его образец, вы можете здесь.

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

В случае, если привычная многим бумажная форма журнала кажется неудобной и устаревшей, есть возможность ведения журнала в электронном формате. В случае чего его всегда можно распечатать.

Электронную версию журнала удобнее всего вести в MS Excel.

Преимущества электронной формы

  • возможность быстрого поиска в документе;
  • оптимизация работы;
  • фиксированный контроль за верным оформлением;
  • лучшая конфиденциальность журнала;
  • более простой формат исправления ошибок;
  • меньше затрат па ведение;
  • простота выдачи выписок и справок.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.
Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров.

Ошибки при ведении бумажного журнала


При обнаружении существенной ошибки в уже частично заполненном журнале его необходимо досрочно закрыть. Для этого на последней странице делают запись о досрочном закрытии журнала по причине ошибки. После заводится новый документ.

Затем можно завести новый документ с сопутствующим распоряжением об этом. Изменения в журнале могут быть различными: от перевода на другую работу и отстранения до изменения работодателя или условий работы.

Обязательно ли проводить на предприятии инструктаж по пожарной безопасности и как правильно заполнить соответствующий журнал об инструктаже – читайте в нашей новой публикации.

Надеемся, статья послужит ориентиром и поможет верно вести журнал. А подробная информация позволит лишь усовершенствовать уже существующий журнал.

fbm.ru

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.


Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

журнал регистрации трудовых договоров опыт кадровика

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

В бумажном виде

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Учет в электронной форме

Журнал регистрации трудовых договоров в электронном виде

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Содержание Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь 32 от 28.04.12 10.02.14 – 10.02.15 Изменение оклада

Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.

Регистрация и нумерация контрактов

Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.

Скачать примерный шаблон для ведения журнала регистрации трудовых договоров можно здесь:
Журнал регистрации трудовых договоров

Где купить книгу учета трудовых договоров?

Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.

Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.

Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

ipopen.ru

Обязательно ли его наличие?

Сотрудники кадровой службы часто интересуются, обязателен ли журнал регистрации трудовых договоров? В ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы от 06.09.2000 г. указан перечень внутренних документов организации, учет которых необходим, но правила ведения учета четко не оговорены. В этот перечень также входят контракты и соглашения. Это говорит о том, что их регистрацию можно вести произвольно. Журнал помогает упорядочить документы и быстро найти нужную информацию. Сколько хранится журнал регистрации трудовых договоров? Как и трудовая книжка, —  в течение 75 лет.  

Каковы правила заполнения?

Его можно вести:

  • в бумажном виде;

  • в виде электронного документа.

Подготовить и распечатать форму можно самостоятельно. Или приобрести бланк в магазине канцелярских товаров. Его нужно оформить в соответствии с правилами документооборота. На титульном листе следует указать:

  • наименование компании;

  • период, за который вносятся сведения;

  • ФИО сотрудника, ответственного за его ведение.

Внесение записей происходит следующим образом:

  1. Номер записи по порядку

  2. Дата заключения контракта

  3. Номер контракта или доп.соглашения

  4. ФИО работника полностью

  5. Должность, на которую принят гражданин

  6. Дата

Далее могут быть указаны различные данные, в зависимости от потребностей организации:

  1. название структурного подразделения

  2. указание о том, является ли эта работа основной, или по совместительству

  3. дата получения работником экземпляра документа;

  4. реквизиты приказа о приеме на работу;

  5. реквизиты доп.соглашения и т.д.

Затем следует свободное место для примечаний.

Последняя графа нужна для подписи работника.

Журнал регистрации трудовых договоров образец  

скачать

Зачем нужно регистрировать информацию о новых договорах?

Регистрировать договора желательно, так как:  

  • наличие журнала может помочь в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах. С его помощью можно подтвердить надлежащее оформление трудовых отношений с работником;

  • с его помощью можно быстро найти нужную информацию о рабочей деятельности человека. Это удобно, если необходимо выдать справку о занятости работника;

  • он удобен для внутреннего пользования, заменяет архив документов. В графе “примечания”  можно записать информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, а также результаты его труда.

Как исправить допущенную ошибку?

Частый вопрос: можно ли делать исправления в журнале регистрации трудовых договоров? Самая частая ошибка: в графу «№ п/п» вносятся номера контрактов, а не учетных номеров документов в хронологическом порядке. Что делать кадровику, если такая ошибка обнаружена? Следует досрочно закрыть документ и начать новый. На последней странице сделать пометку: «Закрыт досрочно в связи с ошибочным ведением».

clubtk.ru

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Пример-журнала-регистрации.jpg
Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

kadriruem.ru

Бумажный или электронный вид

Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;

2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.

glavkniga.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.