Единственным документом, который может подтвердить где, когда и сколько времени работал человек, является трудовая книжка. В ней указываются совершенно все данные о работе за все время трудовой деятельности. Поэтому к ее заполнению и хранению следует относиться очень ответственно, так как восстановление трудовой книжки при утере очень долгая и трудная процедура.
Кто должен заниматься восстановлением документа?
Как правило, восстанавливается книжка на последнем месте работы. Но тут следует учитывать тот факт, что обязанность появится только после написания заявления о предоставлении дубликата.
Кого именно посчитать последним работодателем из всех, у кого вы ранее работали, зависит только от вашего выбора.
Как хитрят работники?
Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее.
Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.
Почему восстановление возлагается на последнего работодателя?
Несмотря на то что вы наверняка сами потеряли свою трудовую, потому что у работодателя она тщательно и бережно хранилась и он не отдавал ее вам на руки, восстанавливать придется все равно ему. Кроме этого, при нарушении порядка, касающегося сохранности трудовой книжки кадровый работник мог получить дисциплинарное взыскание, которое могло также перейти и в увольнение.
Объяснить такое положение вещей можно двумя основными моментами:
1. Ведение трудовой книжки, а также внесение в нее различных записей, могут делать только люди, обладающие специальными знаниями.
При неправильно внесенной записи могут возникнуть различные неприятные последствия, вплоть до того, что запись посчитают недействительной.
Хотя следует отметить, что и опытные кадровые работники допускают ошибки, которые можно исправить иногда только через суд.
2. Заполняется книжка работодателем лично, если это ИП, или работником кадровой службы, то есть лицом, которое отвечает за то, что пишет в документе. Точно также производится и восстановление записей в документе. На записи также ставится печать и подпись кадровика, что помогает защититься от появления произвольных записей.
Только представьте, какая бы была путаница, если бы работники могли самостоятельно писать что-то в трудовых книжках, как им захочется.
Заявление на восстановление трудовой книжки
Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.
Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.
Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.
Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.
Нужно ли подтверждать утрату трудовой книжки?
При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю.
Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.
По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.
Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах.
Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.
Что делать в случае отказа от проставления отметки?
Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов.
В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.
Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор.
В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.
Какие документы служат основанием для записей в трудовую книжку?
По правилам ведения данных документов, в дубликатах записи могут совершаться только на основании правильно оформленных документов. К таковым относятся:
- письменный трудовой договор;
- справки от прошлых работодателей;
- справки из архивов с подтверждением времени работы у предыдущих работодателей;
- приказ о приеме или увольнении;
- ведомости о получении заработной платы и так далее.
Под правильно оформленными документами подразумевается, что все они должны быть предоставлены в оригинальном виде или в копиях, которые заверяются надлежащим образом. То есть, независимо от того, оригинал или копия документа предоставляется, на нем обязательно должны быть реальные подписи и печати.
По этой причине следует отметить отличия между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.
Если первое предполагает, что записи могут вноситься на основании копий приказов о приеме на работу, то во втором случае это делается только с оригиналов, с которых работодателем снимаются копии и самостоятельно заверяются.
В данном отношении Постановление Минтруда является не очень обоснованным, так как в основном на руки работнику предоставляется даже не копия приказа, а только выписка, которую, честно говоря, отнести к оригиналу никак не получится.
Очень хорошо, что Постановление Правительства обладает более весомой юридической силой, за счет которой устраняются все противоречия в указанных актах.
Работодатель обязательно должен помогать в сборе необходимых документов, но сам он является ограниченным в собственных действиях, так как постоянно ему придется доказывать, что личные данные запрашиваются не по личной инициативе, а для помощи работнику.
Самим же гражданином, который является непосредственным участником в трудовых правоотношениях, могут быть собраны все документы за гораздо более короткий срок.
Какие именно записи должны присутствовать в дубликате трудовой книжки?
Вообще, общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной.
Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.
Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.
Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.
Образец записи можно найти на любом ресурсе в интернете, мы же поговорим о том, как именно должна выглядеть правильная запись. После этого общий или непрерывный стаж, который подтвержден соответствующими документами, записывается отдельными периодами работы в хронологическом порядке:
- Во второй графе указывается время приема на работу.
- В третью графу записывается название организации, где работал гражданин, а также должность и разряд.
- При возможности документального подтверждения перевода на другую должность на том же месте работы обязательно делается отметка.
- Затем в графу 2 также заносится дата увольнения, а в графу 3 его причина, если работник может представить документ с такими данными.
- В случае если в документах не содержится полной указанной выше информации о прошлых местах работы, то тогда в трудовую записываются только сведения из документов.
- В графу 4 заносятся данные о документе, на основании которого была сделана запись.
Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.
Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.
Как происходит восстановление трудовой книжки, если работодатель утерял их массово?
Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление.
Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.
Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж.
Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация.
В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.
Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.
Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.
Обязательно ли восстанавливать трудовую книжку?
Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче.
Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу. Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку.
Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.
При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.
Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. Пенсионный фонд может рассчитать пенсию и без нее, основываясь на различных поступлениях от работодателей.
businessman.ru
Можно ли восстановить трудовую книжку?
Как таковое восстановление трудовой книжки не существует согласно российскому законодательству. Вместо этого на замену каким-либо образом утраченного документа оформляется дубликат трудовой книжки, к заполнению которого предъявляются определенные требования.
При оформлении дубликата следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (Правила).
Как восстановить трудовую книжку?
Для получения дубликата трудовой необходимо, чтобы работник написал заявление по месту своего последнего (или текущего) трудоустройства. Кроме того, человеку придется обратиться ко всем своим предыдущим работодателям с запросом о выдаче справки, подтверждающей трудоустройство в определенный период по определенной должности.
На основании справок от предыдущих работодателей лицо, оформляющее дубликат, вносит записи о стаже работы.
Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки?
Непосредственно выдача дубликата трудовой после подачи работником всех документов работодателю много времени не займет. Сотруднику кадровой службы или бухгалтерии нужно лишь корректно внести все данные в новый бланк.
Задержка может случиться только, если у предприятия не окажется в запасе чистых бланков трудовых. Их придется заказывать у одного из одобренных ГОЗНАКом поставщиков, а иногда данная процедура занимает недели.
Но основная же сложность заключается в сборе документов, подтверждающих трудовой стаж. Это может сделать исключительно владелец трудовой книжки, обратившись к каждому из своих прежних работодателей с заявлением о выдаче справки, где указываются:
- дата приема на работу со ссылкой на приказ о трудоустройстве;
- должность, на которую был принят работник;
- дата увольнения с указанием номера приказа о расторжении трудового договора.
Если кто-то из прежних работодателей такую справку не предоставит, данный период стажа в трудовой отражен быть не сможет.
У нас вы можете скачать примерный шаблон заявления на имя предыдущего работодателя на выдачу такой справки.
» style=»width: 50px; height: 50px;» title=»Как восстановить трудовую книжку»> Шаблон заявления на восстановление трудовой
Чем грозит потеря трудовой книжки работодателю?
Согласно действующему трудовому законодательству (п. 45 Правил) работодатель несет ответственность за хранение кадровых документов, в том числе за сохранность документов, учитывающих стаж своего персонала.
Поэтому утеря или порча трудовой книжки сотрудника (кроме случаев, когда утеря или порча стали следствием стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельств) грозит работодателю ответственностью в рамках статьи 5.27 КоАП.
За первый случай нарушения предусмотрено предупреждение или штраф:
- для лиц, уполномоченных руководителем должным образом обеспечить хранение кадровой документации, или для самих руководителей, а также для ИП сумма штрафа – от 1 до 5 тыс. руб.;
- для юрлиц штраф существенно выше – от 30 до 50 тыс. руб.
Повторное нарушение грозит еще более высоким штрафом.
Кроме того, Трудовой кодекс (ст. 234) обязывает работодателя возместить недополученный доход тому работнику, который не смог поступить на работу к следующему нанимателю в связи с несвоевременной выдачей ему трудовой книжки. Это значит, если работодатель потерял книжку для учета стажа своего работника и обнаружил это на момент увольнения, ему придется выплачивать такому сотруднику заработную плату вплоть до выдачи ему дубликата трудовой.
Как восстановить трудовую книжку при утере работодателем?
Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.
Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.
К сожалению, в арбитражной практике были случаи (например, дело Ленинского районного суда г. Екатеринбурга № 2-10689/2016), когда сотрудник-владелец утерянной работодателем книжки отказался подавать запросы на получение справок о периодах работы у бывших работодателей от своего имени и не дал согласие на разглашение персональной информации. Вместо этого он уволился, а по истечении полугода подал на своего работодателя в суд с целью взыскания заработка за период с момента увольнения согласно ст. 234 ТК РФ, т. к. работодатель не смог выдать при увольнении трудовую книжку. В данном случае, сотрудник воспользовался ситуацией, поэтому работодателю имеет смысл предусматривать подобные ситуации заранее и еще в момент трудоустройства получать у сотрудника письменное согласие на получение персональной информации от предыдущих работодателей. Это может быть сделано и в рамках проверки опыта работы для соответствия квалификации вакантной должности в момент приема на работу.
Обратите внимание, что п. 47 Правил подразумевает безвозмездное получение работником дубликата в случае, когда оригинал его трудовой книжки был испорчен по вине работодателя или в силу чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий и т. п.
|
Статьи по теме:
|
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?
А вот если трудовую потерял сам работник, ему придется возместить стоимость бланка. Впрочем, внутренние нормативные акты могут предусматривать и безвозмездное обеспечение сотрудников бланками трудовых книжек.
В остальном процедура аналогична. Сотрудник должен написать заявление, на основании которого работодатель оформляет дубликат.
Как восстановить записи в трудовой книжке, если она испорчена?
В случае порчи трудовой (независимо от причины порчи) на имя работника оформляется дубликат так же, как и при утере. Ровно таким же образом делаются запросы предыдущим работодателям.
Но, если остались читаемые записи в прежней трудовой, то по этим записям можно не запрашивать справки о прошлых периодах трудоустройства, а просто перенести информацию о данных периодах работы. Тогда испорченную трудовую владельцу следует хранить вместе с остальными документами, подтверждающими внесенные в дубликат записи.
П. 33 Правил говорит о том, что если по решению суда какая-либо запись в трудовой признается неверной, сотрудник вправе запросить выдачу дубликата. При оформлении такого дубликата согласно данного пункта сведения о периодах работы переносятся из оригинала книжки, никакую информацию от предыдущих работодателей запрашивать не нужно.
Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?
Пенсионный фонд РФ не занимается восстановлением трудовых книжек. Но некоторую информацию, облегчающую оформление дубликата, ПФ РФ все-таки может выдать.
Работник может запросить выписку со своего лицевого счета по форме СЗИ-6, где обнаружит перечень работодателей, которые выплачивали ему заработную плату и оплачивали страховые пенсионные взносы. Правда, использовать такую справку можно лишь для понимания, к каким работодателям можно обратиться за документами, подтверждающими трудовую деятельность данного работника. Только сами работодатели укажут должность, которую занимал их бывший сотрудник, а также сведения о том, было ли данное место для работника основным или работник был совместителем.
В остальном правило неизменно: физически оформляет дубликат трудовой книжки последний работодатель.
Можно ли верить объявлениям «Восстановим трудовую книжку»?
Приобрести бланк трудовой книжки может только юридическое лицо. Кроме того, записи о прежним местах работы должны быть сделаны от лица последнего реального работодателя, и, соответственно, заверены подписью его должностного лица и печатью (при наличии).
Поэтому оформление основного документа по учету стажа даже самим его владельцем, а уж тем более сторонним лицом, нелегально, и прибегать к услугам таких помощников не стоит.
Пошаговое руководство для физического лица «Что делать, если потерял трудовую книжку»
Обнаружив пропажу трудовой, человеку следует:
- Найти все возможные документы для подтверждения своего стажа:
- надлежащим образом заверенная копия утерянной трудовой;
- оригиналы трудовых договоров с прежними работодателями;
- иные документы.
- Направить запросы прежним работодателям, период работы у которых следует подтвердить. Для получения всего перечня работодателей можно предварительно запросить выписку из лицевого счета в ПФР.
- Написать заявление на имя своего последнего (или действующего) работодателя на выдачу дубликата трудовой.
- Ожидать 15 дней, после чего забрать дубликат у прежнего работодателя или убедиться у действующего работодателя, что дубликат оформлен и внесен в книгу учета движения трудовых книжек.
www.26-2.ru
Общие моменты
Трудовая книжка как официальный документ имеет достаточно долгую историю. Впервые появилась она в 1918 году.
Поводом для этого стало утверждение трудового законодательства РСФСР, а именно Кодекса Законов о Труде (КЗоТ).
С этого времени у любого трудящегося гражданина должна иметься трудовая книжка. Уже на тот момент система ведения документа мало отличалась от ныне существующей.
Неоднократно законодательство менялось. Периодически возникали проблемы, связанные с ведением, учетом и хранением трудовых книжек.
По этой причине 6.09.1973 было принято Постановление «О трудовых книжках …». Чуть позже 20.06.1974 утверждена была Инструкция по ведению трудовых книжек, в которую вносились изменения и дополнение в 1985, 1987 и 1990 годах.
В 2019 году положение о трудовых книжках регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225 от 2003 года.
Не единожды возникали дискуссии по поводу отмены трудовых. В 2014 году было решено, что с января 2019 года трудовые книжки больше применяться не будут.
Тем не менее, пока этот документ не изъят из обихода, обойтись без него весьма сложно. На данное время кадровые работники вправе принимать к заполнению трудовые книжки образца разных лет. Главное это подлинность документа.
Ответственным лицом за ведение и сохранность трудовых книжек выступает работодатель в лице уполномоченного сотрудника.
На руки работнику трудовая книжка выдается только при увольнении. В остальных случаях предоставляется выписка из трудовой.
Необходимые термины
Трудовая книжка представляет собой документ утвержденного образца, который подтверждает трудовую деятельность гражданина и его стаж.
По трудовому законодательству в России все юрлица и ИП обязаны вести трудовые книжки для сотрудников.
Работодателю, являющемуся физлицом, вести такой документ запрещено категорически и для подтверждения стажа используется трудовой договор.
В трудовой книжке содержится информация о трудовой деятельности владельца в течение всей жизни. Указываются здесь сведения о приеме на работу, увольнении и прочих важных аспектах.
Если сотрудники проработал на предприятии более 5 дней, ему должна быть оформлена трудовая книжка. В том числе документ заполняется на временных и сезонных работников.
Когда работник имеет трудовую, он предоставляет ее работодателю при трудоустройстве наряду с прочими документами.
В случае отсутствия документа, например при первичном трудоустройстве, работодателю следует самому оформить документ.
Весь период работы книжка сохраняется у работодателя. Работник ее получает на руки только при увольнении, в последний рабочий день.
Каково ее назначение
Ведется трудовая книжка с самого первого дня трудовой деятельности. И в нее вносятся данные о стаже работы у каждого работодателя.
То есть одна из функций документа это подтверждение стажа, что необходимо при расчете различных компенсаций и пособий, а также при начислении пенсии.
Указание имеющегося стажа пригодится и при трудоустройстве к новому работодателю. Важно, что в трудовой отображается не только наименование работодателя, но и должность, на которую был принят работник.
Это позволяет убедиться в наличии стажа по конкретной должности. Кроме того в трудовой содержится информация о наградах и благодарностях, профессиональной переподготовке, повышении квалификации.
Отображаются в документе и причины увольнения работника. Таким образом, трудовая книжка это основной документ, подтверждающий стаж работника и его трудовую деятельность.
Но вместе с тем законодательные изменения некоторые функции документа перенесли на трудовой договор и систему персонального учета в ПФР.
Так с 1.01.1997 учет работы и стажа россиян ведет ФСС и ПФР. В связи с эти при оформлении пенсии трудовая книжка не требуется.
Утратила трудовая книжка и функцию получения больничного листа. В 2007 году была отменена норма о непрерывном трудовом стаже для выдачи листка нетрудоспособности.
Если прежде больничный лист оплачивался исходя из непрерывности стажа, то теперь этот показатель не учитывается.
Не влияет перерыв в стаже и на величину пенсии. Размер пенсионных выплат всецело зависит от объема пенсионных взносов и общего стажа.
Именно уменьшением значимости трудовой книжки аргументируют свою позицию сторонники отмены документа.
Но пока окончательное решение не принято, трудовая книжка остается важным кадровым документом. И утрата документа требует обязательного его восстановления.
Нормативная база
Понятие «трудовой книжки» приведено в Трудовом кодексе РФ. Здесь же описаны основные обязанности работодателя, касающиеся ведения, учета и хранения трудовых книжек.
Кроме того нормы оформления документа регламентируются такими актами, как:
| КоАП РФ | Где приведены нормы ответственности работодателя на несоблюдение правил обращения с трудовыми книжками |
| Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 | В котором регламентируются правила хранения и ведения документа, а также приводится образец трудовой книжки и вкладыша к ней |
| Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003 | Содержащее инструкцию по заполнению трудовых книжек (и вкладышей) и порядок исправления допущенных ошибок |
Как можно восстановить трудовую книжку, если она утеряна
Ст.65 ТК РФ гласит, что при трудоустройстве гражданин обязан предоставить трудовую книжку. Также говорится, что в отсутствие документа работодатель может завести новый.
Речь идет не только о случаях первоначального трудоустройства, но и утраты по разным причинам. В последнем случае прежние записи внести в новую трудовую книжку не получится.
Сведения, предоставленные самим работником, вескими основаниями не считаются. И получается, что имеющийся стаж в новом документе никак не отражается.
Утеря книжки может быть обусловлена различными обстоятельствами, например:
- вина работника или работодателя;
- кража;
- стихийные бедствия;
- непредвиденные обстоятельства и т.д.
Какой бы не была причина утраты, восстановить трудовую книжку можно только посредством получения дубликата.
При этом закон четко указывает на случаи, когда оформляется дубликат трудовой книжки:
- утеря бывшим работником;
- утеря работодателем;
- негодность документа (порвана, испачкана ит.д.);
- признание записи в трудовой недействительной;
- массовая утрата кадровых документов работодателем в случае чрезвычайных происшествий.
То есть восстановить трудовую книжку вполне возможно, но нужно знать, куда обращаться и кто несет ответственность за восстановление.
Кто должен делать новую
Прежде чем ответить на вопрос о том, кто обязан восстанавливать трудовую книжку, нужно подробнее ознакомиться с порядком ведения и хранения документа.
Изначально книжка заводится работодателем, к которому гражданин устраивается на работу впервые. В течение всего периода работы на данном предприятии трудовая хранится у работодателя.
Порядок хранения определен п.45 Правил учета и хранения трудовых книжек. Сохраняются документы в специальных боксах, сейфах, шкафах из металла или в оборудованном для хранения помещении.
Поскольку трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности, то доступ к ним имеет только официально уполномоченное лицо.
Как правило, это сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным за кадровые документы на основании приказа руководства.
Трудовая книжка хранится у работодателя все время, пока работник числится в штате. Выдача этого документа осуществляется только в последний рабочий день сотрудника в случае увольнения, сокращения или иной причины прекращения трудовых правоотношений.
При этом выдача трудовой подкрепляется подписью работника в получении. Если по какой-то причине уволившийся работник не забрал свою трудовую, то уничтожить ее нельзя.
Книжка передается на архивное хранение, откуда впоследствии может быть востребована. Очевидно, что ответственность за утрату трудовой книжки несет тот, у кого документ находился на момент потери/порчи.
По вине работника
Работник, потерявший трудовую книжку, сам обязан позаботиться о ее восстановлении. Раз уж оформлением книжки занимается работодатель, то соответственно к нему и нужно обращаться для восстановления документа.
Но здесь нужно уточнить такой аспект, что восстанавливать документ может только последний бывший работодатель. На это прямо указывает п.31 Правил учета.
Новый работодатель может только оформить новый документ, сделав в нем первую запись о трудоустройстве в свою организацию.
Для получения дубликата трудовой книжки работник отправляется к прежнему работодателю, которому подает заявление на выдачу дубликата трудовой книжки.
Составляется заявление в произвольной форме, поскольку унифицированного шаблона не предусмотрено.
Работодатель, ознакомившись с обращением бывшего работника, обязан в течение 15 дней оформить дубликат.
Однако точные сведения могут быть указаны только в отношении деятельности именно у этого работодателя. Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи?
Все прочие записи заносятся на основании подтверждающих документов. И здесь полнота сведений зависит от самого обратившегося лица.
Виновный в утере трудовой книжки работник должен самостоятельно собрать все необходимые документы.
Понадобятся сведения со всех прежних мест трудоустройства. Это могут быть:
- справки, выданные по прежнему месту работы;
- копии трудовых договоров;
- выписки из приказов о приеме на работу и об увольнении;
- справки из государственных и муниципальных архивов.
Руководствуясь предоставленными документами, работодатель вносит нужные записи, и трудовая книжка выдается работнику. Причем на документе обязательно проставляется пометка «дубликат».
По вине работодателя
Утрата трудовой книжки может произойти и по вине работодателя. В этом случае ответственность возлагается именно на того, кто обеспечивал сохранность документа.
То есть работодатель обязан восстановить книжку. Порядок оформления дубликата и в этом случае не особо отличается.
Основанием также становятся документы, содержащие сведения о прежних местах работы. Но вот собирает их работник не самостоятельно, а при участии работодателя.
Последний получает от работника информации обо всех прежних работодателях и рассылает соответствующие запросы.
Порой причиной оформления дубликата трудовой книжки становится неправильно внесенная работодателем запись.
Это наиболее простой случай, поскольку образцом для дубликата становится имеющаяся книжка с ошибочной записью. Переносятся все верные сведения, кроме недействительной записи.
Видео: что делать, если бывший работодатель не отдает трудовую книжку
Также стоит отметить случаи, когда работник получает трудовую книжку на руки в период трудовой деятельности. Например, документ понадобился для подтверждения стажа или профессиональных заслуг.
Кадровый сотрудник в этом случае обязан сделать копию документа или выдать выписку о нужных сведениях.
Но порой выдается оригинал документа под роспись. Если работник потеряет книжку, будучи трудоустроенным, то фактически это его вина.
Но по закону виноватым будет работодатель, поскольку он не должен был выдавать документ в иных случаях кроме увольнения. Соответственно восстанавливать потерянную книжку придется работодателю.
Порядок действий
Алгоритм действий в случае утраты трудовой книжки зависит от того, по чьей вине утрачены книжка и от некоторых иных обстоятельств.
Как получить трудовую книжку в форме дубликата? Утрата книжки по вине работника требует соблюдения следующего порядка:
| Работник собирает сведения | О трудоустройстве со всех прежних мест работы |
| Составляется заявление | На восстановление документа |
| Собранные документы вместе с заявлением | Подаются последнему бывшему работодателю |
| На основании предоставленной информации | Заполняется новая книжка, на которой проставляется пометка «дубликат» |
| Работник получает на руки оформленный дубликат трудовой книжки | Равнозначный утраченному оригиналу |
Важно! При оформлении дубликата указываются не только сведения о приеме/увольнении. Заносятся в документ и все ранее присутствовавшие данные о наградах, премиях и т.д.
Для виновного в потере работодателя схема действий такова:
| От работника запрашивается заявление | На предоставление книжки и указание причин ее утраты |
| Работодатель на основании заявления | Рассылает запросы работодателям, указанным работником |
| Оформляется дубликат | И выдается работнику |
Но нужно отметить и некоторый нюанс в случае виновности работодателя. В данном случае ответственность выражена не только в необходимости восстановления за свой счет.
Работник имеет право обратиться в суд и получить материальную компенсацию.
Если документ был утерян намеренно или вследствие халатности, то работодатель обязан возместить каждый день просрочки в выдаче документа в размере среднедневного заработка.
А если работодатель ликвидирован? В этом случае работник может для получения нужных сведений обратиться в государственный архив или попытаться получить информацию через Пенсионный фонд.
Когда в выдаче информации отказывают, получать необходимые данные придется через суд. Это наиболее длительный, но самый действенный вариант.
Госорганы самостоятельно разошлю запросы всем указанным лицам для получения необходимых сведений.
Намного проще восстановить трудовую книжку при наличии заверенной копии. Для этого на имя работодателя подается заявление на оформление дубликата и предоставляется копия.
Однако если у работодателя возникают сомнения в подлинности представленного документа, он вправе запросить подтверждения от прежних работодателей.
Как быть, если она порвана или испачкана
Поврежденную трудовую книжку конечно можно использовать, если имеющиеся в ней сведения не затронуты. Но если документ чрезмерно испачкан, то желательно его заменить.
Потребуется дубликат и в случае, когда документ частично порван. Как и в остальных случаях оформляет новый документ работодатель, действующий или бывший.
Оформление осуществляется сотрудником отдела кадров следующим образом:
| На титульном листе в верхнем левом углу | Нового бланка трудовой проставляется отметка «Дубликат» |
| Заполняются основные сведения | О работнике |
| В разделе «Сведения о работе» | Отображается общий трудовой стаж работника до текущего трудоустройства |
| Указываются периоды работы у прежних работодателей | У на основании имеющейся книжки или документов, представленных работником (записи не нумеруются) |
| После внесения всех сведений проставляется первый номер записи | И вносится информация о приеме на работу к последнему работодателю |
Идеальным вариантом становится занесение в дубликат всех прежде наличествовавших записей.
Но если скопировать их с испорченного документа не представляется возможным, а документы-основания отсутствуют, то со слов работника информация не указывается.
При выдаче дубликата в книге учета движения трудовых книжек фиксируется соответствующая дата. Сотрудник обязан расписаться в том, что дубликат им получен.
Как оформить пенсию в такой ситуации
Трудовая книжка становится подтверждением стажа при оформлении пенсии. В настоящее время не менее подробной информацией о стаже работающих граждан располагает ПФР, благодаря персонифицированному учету.
Но пока трудовая книжка не отменена, предъявлять ее при оформлении пенсии придется. Если гражданин не сможет предоставить трудовую по причине утраты, то официально он будет считаться никогда не работавшим гражданином.
Соответственно он не сможет получить страховую пенсию. Начислена будет только социальная пенсия по старости. Величина ее крайне мала и определяется процентами от базовой величины актуальной трудовой выплаты.
Для подтверждения стажа при оформлении пенсии можно предоставить:
- трудовые договора;
- выписки из архивов;
- книжки колхозников;
- зарплатные ведомости;
- справки с предприятий.
Период, когда трудовая книжка не велась, но трудовая деятельность осуществлялась, может подтверждаться договорами (общественно-трудовыми, ГПХ).
При этом потребуется предоставить справку, полученную от нанимателя о перечислении положенных взносов в ПФР и ФСС.
ПФР в случае обнаружения ошибки в предоставленных данных может отказать в их учете и соответственно в оформлении пенсии.
Сведения, хранящиеся у работодателей, не принимаются в расчет. Для восстановления справедливости потребуется обращаться в суд.
Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что трудовая книжка документ более чем важный. И нужна она будет до тех пор, пока не будет создана единая электронная система учета.
Пока же в случае утраты или порчи документа следует незамедлительно заняться оформление дубликата трудовой книжки.
jurist-protect.ru
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.
Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.
Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.
Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.
В дубликат вносятся:
- надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
- сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
- сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
- сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.
Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).
Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.
Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.
Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.
Запись может выглядеть так:
«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».
Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).
Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).
Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина
Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации
В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.
Порядок действий по оформлению дубликата общий.
Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник
Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.
Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.
Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
- ФИО заявителя;
- интересующий период;
- суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
- контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.
Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки
Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.
Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии
Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.
Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.
Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.
Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.
Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.
Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.
В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.
Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.
glavkniga.ru
Порядок действий
Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:
- Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
- Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
- Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
- Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
- Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.
Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.
Заявление работодателю
Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.
В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.
Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.
В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.
В случае вины работодателя
Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.
В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.
Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.
Правила заполнения дубликата трудовой книжки
В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.
Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.
Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.
Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.
hr-portal.ru