Оформление документов при приеме на работу

Документальное оформление приема на работу осуществляется в соответствии с требованиями ТК РФ.

Подготовка форм и проведение процедуры пошагово обеспечивают работодателю и работнику правовую основу сотрудничества и соблюдение законных прав сторон.

Какими законодательными актами регулируется данная процедура

Положениями ТК РФ устанавливаются:

• Форма и условия оформления работника.
• Порядок совместительства.
• Срок действия договора.
• Требования к заключению трудовому договору.
• Условия испытания и иные требования.

Законодательные нормы учитывают права и обязанности сторон, различных категорий лиц и определяют порядок документооборота при трудоустройстве.

Шаги, предшествующие принятию на работу сотрудника

Прохождение собеседования, конкурса

Прохождение собеседования – ответственный этап трудоустройства. В процессе беседы каждая из сторон определяет возможность сотрудничества.

При проведении собеседования представитель предприятия и соискатель обсуждают темы:

1. Условия труда, обязанности, внутренний распорядок компании.
2. Требования к образованию и опыту работника.
3. Порядок формирования вознаграждения и сроки выплат.

На предварительном этапе можно регулировать график, объем работ, дополнительные условия и периодичность повышения заработной платы.

Прием на работу может осуществляться в порядке проведения конкурса (ст. 16 ТК РФ). В коммерческих организациях необходимость возникает при наличии кандидатов на трудоустройство с равными возможностями. Ряд работодателей устраивает конкурсный набор для поднятия престижа должности.

Условия устанавливает работодатель и являются одинаковыми для всех участников.

В государственных структурах проведение конкурса часто является условием назначения на должность. Работник, принятый на должность в порядке конкурсного набора, освобождается от прохождения испытательного срока.

Прохождение мед. осмотра

Имеется перечень профессий и должностей, к исполнению обязанностей по которым работники не допускаются без медосмотра и медкнижки.

В перечень сфер работников с обязательным медосмотром входят работники:

• Вредных и опасных условий труда. Прохождение медосмотра при трудоустройстве направлен на выявление противопоказаний и риска получения профессиональных заболеваний.
• Пищевой промышленности, общепита, мест торговли продуктовыми товарами.
• Косметической промышленности и торговой сети.
• Учебных заведений дошкольного, школьного и средне-специального образования.
• Лечебных, профилактических и санаторно-курортных учреждений.
• По обслуживанию бассейнов, водопроводных сетей, гостиниц.
• Фармацевтических заведений.

Перечень профессий определяется законодательными актами и приказами Минздравсоцразвития.

Обязательному медицинскому осмотру подлежат лица, не достигшие 18-ти лет (ст. 266 ТК РФ). Целью медосмотров несовершеннолетних служит определение возможностей подростка исполнять обязанности без ущерба для здоровья.

Прием работников перечней обязательного медосмотра без прохождения проверки здоровья запрещен.

Оповещение работодателя о всех необходимых сведениях

До заключения договора соискатель должен оповестить работодателя о сведениях, касающихся личных данных, состояния здоровья, не позволяющих исполнять определенные виды работ.

Работодатель должен иметь сведения:

• О составе семьи лица. При наличии малолетних детей до 14-ти лет, детей-инвалидов, больных родственников, состояние которых подтверждено справкой, работники не могут привлекаться к выездам в командировки и проведению работ сверх норм установленного времени.
• Наличии инвалидности. В отношении лиц должны быть выполнены особые условия труда, отдыха, режима рабочего времени. На предприятии для инвалидов должны быть разработаны процедуры реабилитации. При сокрытии данных работник с ограниченными возможностями может быть принят на должность, имеющую ограничения по использованию труда инвалидов. При выявлении истинного состояния здоровья работник переводится на соответствующий здоровью труд или должен быть уволен по инициативе работодателя.
• О беременности. Работницы в периоде ожидания ребенка не подлежат увольнению, назначению им испытательного срока и не оформляются на ряд должностей с ночными сменами или особыми условиями труда.
• О прохождении работником обучения в ВУЗе с отвлечением от обязанностей на период сдачи сессии.

Особое оформление, документооборот и отчетность по отчисления приняты в отношении граждан иностранного подданства и апатридов (лиц без гражданства). Информация о гражданстве должна быть представлена работодателю в обязательном порядке.

Сбор требуемой документации

После достижения согласования о заключении договора определяется дата начала исполнения обязанностей.

К моменту поступления на работу лицо обязано собрать и предоставить документы:

• Паспорт, свидетельство о рождении (для несовершеннолетних), удостоверение военнослужащего, справку, выданную на период замены паспорта.
• Документ об образовании, свидетельства допуска, квалификации и иные бумаги, подтверждающие профессиональную подготовку.
• Трудовую книжку. Документ отсутствует у лиц первого места трудоустройства или при приеме по совместительству.
• Свидетельство пенсионного страхования СНИЛС. Для лиц первого места трудоустройства оформлением свидетельства занимается работодатель.
• Документы воинского учета.
• Дополнительные документы – справку о доходах формы 2-НДФЛ, свидетельство ИНН, медицинскую справку.

Кадровый работник снимает копии с документов, оригиналы возвращаются лицу. Исключение составляет трудовая книжка, подлежащая хранению у работодателя весь период трудоустройства.

О том, как правильно заполнить кадровые документы, рассказано в следующем видео сюжете:

Поэтапная процедура оформления на работу

Принятие от работника заявления

Заявление о приеме на работу лицо представляет в кадровый орган или лично руководителю. Документ не относится к обязательным формам при приеме на работу, но традиционно используется в практике для подтверждения добровольного трудоустройства и удобной формы для внесения комментариев руководителя, например, «оформить на должность слесаря 4 разряда с окладом 15 тысяч рублей с 28 августа 2015 года».

Ознакомление работника с локальными актами

До подписания трудового договора работника знакомят с внутренними условиями и распорядком предприятия. К документам относятся коллективный договор, положение о премировании и иные документы, относящиеся к режиму труда.

Работодатель не имеет права предлагать условия, противоречащие трудовому законодательству.

Ознакомление с локальными актами производится под подпись.

Заключение трудового договора

Заключение договора с работником осуществляется по согласованию сторон и является обязательным условием трудоустройства.

Применяют 2 типа соглашений:

1. Трудовые договоры. Заключение производится на бессрочный или срочный периоды. Трудоустройство может являться подтверждением работы по основному месту или совместительству.
2. Гражданско-правовые договоры. Форма применяется при приеме работника с ограничением условий по времени или объему конкретной работы – подряда, оказания услуг или иных.

Трудовые договоры содержат условия, определяющие основные права и обязанности сторон. Применяется исключительно письменная форма документа. Работник может с согласия работодателя приступить к обязанностям до заключения договора. В связи с наличием ограничения трехдневного срока по изданию приказа о трудоустройстве, договор должен быть составлен и заключен до его подписания.

Регистрация и выдача трудового договора

После заключения договора с работником документ необходимо зарегистрировать в журнале с присвоением уникального номера и даты. На практике часто применяется нумерация с включением месяца и года составления, например – 15/03/2016. Данные позволяют определить дату трудоустройства работника, не прибегая к информации журнала регистрации.

Документ составляется в 2-х экземплярах и хранится у каждой из сторон. На экземпляре работодателя (внизу или на оборотной стороне последнего листа) работник делает пометку о получении. Текст произвольной формы заверяется подписью лица.

Приказ о приеме на работу

Факт трудоустройства работника оформляется приказом формы Т-1, составленным на основании договора. Приказы предприятия ведутся в хронологическом порядке с ежегодным обновлением порядка нумерации. Нумерация присваивается после регистрации в журнале или с использованием обслуживающих программ. Обязанность по ведению журнала отсутствует, но может быть установлена локальными актами.

Приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением и прочими условиями труда, ведутся отдельно.

Для идентификации нумерации и удобства систематизации кадровым приказам часто присваивается индекс «К» (например, № 15/К). Необходимость обособленного ведения учета основана на необходимости хранения их в течение 75 лет после издания.

Приказ по кадрам содержит сведения:

• Наименование предприятия.
• Номер, дата документа.
• Фамилия, имя, отчество лица, указанное в родительном падеже.
• Присвоенный табельный номер.
• Должность, специальность.
• Характер работы – постоянная, совместительство, в порядке перевода.
• Дата начала работ, срок для договоров с ограниченным периодом действия.
• Срок испытательного периода при его наличии.
• Оклад, ставка вознаграждения.

Приказ подписывает руководитель и нанимаемое лицо. Подписи расшифровываются. Издание приказа (ознакомление под подпись) осуществляется в течение 3 дней со дня трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). По просьбе работника копия приказа выдается ему на руки.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку. При приеме по совместительству запись вносится только на основании письменного обращения работника. Право на заполнение трудовых книжек имеется у работодателя основного места трудоустройства.

Работник первого места трудоустройства не имеет трудовой книжки. Документ открывает работодатель.

Лицо получает книжку за плату, равную сумме приобретения предприятием. После внесения записи о приеме на работу данные о трудовой книжке вносятся в журнал учета. Передача книжки на хранение заверяется кадровым работником, подпись работника не требуется.

Оформление личной карточки

Применяется документ формы Т-2. Работник может ознакомится с учетными данными и удостоверить сведения подписью. С записями о переводе, изменениях условий труда, увольнении лицо должно знакомиться в обязательном порядке.

Внесение данный в табель учета рабочего времени

Данные табеля являются основанием для начисления заработной платы. Табель несет информацию об отработанных часах, отсутствии по болезни, в связи с отпуском и прочими причинами. Учет рабочего времени ведется по кодировке, принятой для документа.

Для каждого работника ведется отдельная строка данных с указанием табельного номера, ФИО, должности. Данные табеля закрывают 2 раза в месяц для расчета аванса и окончательной суммы заработной платы.

Дополнительные этапы при оформлении на работу

Оформление личного дела на работника коммерческой организации не является обязательным условием рабочего процесса. Сбор и ведение личной информации может быть установлен внутренним документооборотом с назначением лица, ответственного за учет информации. Состав учетных данных определяется работодателем.

Ведение личных дел работников обязательно для госструктур. Открытие дела осуществляется на этапе проверки лица на соответствие должности. В отличие от данных личной карточки Т-2 информация личного дела является закрытой для доступа и используется только в служебных целях.

Работодатель несет обязанность по уведомлению государственных органов:

• Предыдущего места трудоустройства при приеме бывшего госслужащего в течение 2-х лет после увольнения (ст. 64.1 ТК РФ). Перечень должностей установлен законодательством. Уведомление производится в произвольной форме в десятидневный срок после трудоустройства.
• Военкоматов при приеме на работу лиц, подлежащих воинскому учету. Оповещение производится в произвольной форме с указанием данных лица.

Ранее работодатели оформляли на работников медицинские полисы. В настоящее время обязанность снята с работодателей и переложена на самих работников.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудников представлена в следующем видео уроке:

www.delasuper.ru

Казалось бы, прием на работу очередного сотрудника не составляет для кадровика особого труда — оформление договора, приказа, личной карточки и т.д. Однако зачастую это делается бессистемно, в результате возникают ошибки, недочеты. В представленной статье структурируем процесс оформления документов при приеме сотрудников на работу, укажем сроки, которые необходимо при этом соблюдать, приведем образцы документов, ответим на часто возникающие вопросы.

Нормативно-правовая база

Главами 10 и 11 ТК РФ регламентировано заключение трудового договора — указаны порядок, форма, содержание, детализированы отдельные вопросы. Статья 66 ТК РФ содержит общие положения о трудовой книжке. Подробно порядок ее заполнения установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) в ред. от 19.05.2008 (далее — Постановление N 225) и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в том числе приказ о приеме на работу, личная карточка работника и иные документы) утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление Госкомстата N 1). Анализируя содержание данных документов, можно вывести следующий порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Частью 2 ст. 65 ТК РФ предусмотрено, что федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. В отношении отдельных категорий государственных служащих приняты ведомственные правовые акты, устанавливающие перечень документов, необходимых для представления при поступлении на службу. Например, п. 14 Положения о правоохранительной службе в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, утвержденного Указом Президента РФ от 05.06.2003 N 613 (ред. от 26.04.2009), установлен следующий перечень:

— личное заявление;

— документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— документы, подтверждающие профессиональное образование;

— справка из налогового органа о представлении сведений об имущественном положении;

— медицинское заключение военно-врачебной комиссии о состоянии здоровья;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— другие документы, предусмотренные федеральным законом.

Вместе с тем имеющаяся судебная практика показывает, что непредставление одного из перечисленных документов не всегда будет достаточным основанием для отказа в приеме на работу.

При поступлении на государственную гражданскую или муниципальную службу дополнительным документом является анкета, которая должна заполняться лично поступающим на службу. Такие требования установлены ст. 26 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) и ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» (далее — Закон N 25-ФЗ). Форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р <1>. Кроме того, заполнение анкеты предусмотрено Постановлением Правительства РФ от 28.10.1995 N 1050 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (ред. от 18.05.2009), в частности, утверждена и форма анкеты. Считаем верным, что лица, не относящиеся к указанным выше категориям, а также иным категориям, в отношении которых приняты отдельные правовые акты, устанавливающие аналогичные требования, вправе не заполнять анкеты, предлагаемые работодателем, поскольку ТК РФ не называет ее в качестве документа, обязательного для заполнения при поступлении на работу, и отказ в предоставлении работы по причине незаполнения анкеты в данном случае будет незаконным.

———————————

<1> Распоряжение Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р «Об утверждении формы анкеты, представляемой гражданином Российской Федерации, поступающим на государственную гражданскую службу Российской Федерации или на муниципальную службу в Российской Федерации» (ред. от 16.10.2007).

Практически всегда перед заключением трудового договора работника просят написать заявление о приеме на работу. Однако такое требование содержится лишь в Законах N 79-ФЗ, N 25-ФЗ и иных правовых актах, регламентирующих порядок поступления на государственную службу. ТК РФ не содержит определения такого понятия, как заявление о приеме на работу, поэтому данный документ не является обязательным при оформлении трудовых отношений с лицами, не поступающими на государственную, государственную гражданскую или муниципальную службу.

Локальные нормативные акты организации

Статьей 68 ТК РФ установлено, что при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

О локальных нормативных актах упоминается в ст. 8 ТК РФ. Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

При заключении трудового договора необходимо руководствоваться гл. 10 — 11 ТК РФ. Подробно его содержание в данной статье рассматривать не будем. Отметим лишь, что согласно ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух (или более — если это предусмотрено нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права) экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Приказ о приеме на работу, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата N 1.

 

Если на работу принимаются одновременно несколько сотрудников, можно использовать форму N Т-1а (образец заполнения см. ниже). В этом случае в личные дела сотрудников подшиваются заверенные в установленном порядке копии такого приказа.

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма Т-1а)

 

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Личная карточка формы Т-2

Подробно порядок заполнения данного документа был рассмотрен в N 1, 2009, журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения». Напомним основные моменты: форма личной карточки утверждена Постановлением Госкомстата N 1. Личная карточка заполняется сотрудником кадровой службы на основании представленных работником документов и заверяется подписями самого работника и сотрудника отдела кадров. Точный срок заполнения карточки в законе не установлен, однако наличие графы, в которой фиксируется дата приказа о приеме на работу, заверяемая подписью работника, позволяет говорить о том, что первичное заполнение личной карточки должно производиться не позднее чем через три дня с даты фактического начала работы.

Напомним, для учета личных данных государственных и муниципальных служащих предусмотрена форма личной карточки N Т-2ГС (МС), утвержденная также Постановлением Госкомстата N 1.

Оформление личного дела работника

Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее — Положение). Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, указан в п. п. 16, 17 Положения. Законодательством не установлен срок заведения личного дела. Однако, учитывая, что личное дело ведется с целью систематизации имеющихся документов по личному составу сотрудников, содержит персональные данные о последних, подлежащие защите от неправомерного использования и утраты, желательно оформлять его непосредственно после приема лица на работу.

Ведомственными правовыми актами могут быть установлены особенности ведения личных дел сотрудников, обязательные для исполнения. В качестве примера приведем:

— Приказ Минтранса России от 17.02.2009 N 27 «Об утверждении Положения об организации работы с персональными данными государственного гражданского служащего Министерства транспорта Российской Федерации и ведении его личного дела»;

— Приказ ФСТ России от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела»;

— Приказ Минэнерго России от 11.11.2008 N 166 «Об утверждении Положения о работе по обработке персональных данных в Министерстве энергетики Российской Федерации».

Личные дела муниципальных служащих ведутся в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего (ч. 4 ст. 30 Закона N 25-ФЗ).

Поскольку иных правовых актов, регламентирующих данный вопрос, не принято, рекомендуем при ведении личных дел работников иных бюджетных организаций опираться на порядок, установленный Положением. Желательно действующий в организации порядок ведения личного дела закрепить в локальном нормативном акте.

Внесение записи в трудовую книжку

В начале статьи было указано, что порядок внесения записей в трудовые книжки регламентируется Постановлениями N 225 и N 69. Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Постановления N 225).

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой установлена Приложением 3 к Постановлению N 69.

И.А.Маркелова, Эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

Подписано в печать 07.07.2009

hr-portal.ru

Список документов для трудоустройства по ТК РФ

Ст. 65ТК РФ, определяющая список документов при приеме на работу, содержит указание о том, что они предоставляются именно при заключении трудового договора (не ранее, по запросу работодателя).

Предлагаем разделить общий реестр документов на 2 группы:

• первичные документы для трудоустройства — именно о них идет речь в ст. 65 ТК РФ;
• требуемые при приеме, помимо указанных в ТК РФ.

Будущий работник — назовем его соискателем — предъявляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт гражданина РФ (или документ, удостоверяющий личность);

ВАЖНО! Отсутствие паспорта является исключительным основанием для незамедлительного отказа в заключении трудового договора, тогда как непредставление иных документов, указанных ниже, подобных последствий не влечет.

• трудовую книжку; данный документ не требуется, когда:
  • работодатель является первым местом работы для соискателя;
  • соискатель поступает на работу по совместительству;
  • трудовая книжка утрачена или повреждена — в этом случае по письменному заявлению соискателя с указанием причин работодатель вправе завести новую трудовую книжку;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (как и трудовая книжка, при трудоустройстве впервые заводится работодателем либо в случае утери оформляется им заново);
• документы воинского учета (для лиц мужского пола с 18 лет вплоть до снятия с учета);
• документ об образовании и (или) о квалификации (аттестат, диплом) или о наличии специальных знаний в конкретных случаях;
• справку о том, что лицо не подвергалось административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ (с 01.01.2017) –  если к выполняемой работе допускаются только такие лица (например, к работе на судне, согласно Кодексу внутреннего водного транспорта РФ (ст. 27), Кодексу торгового мореплавания РФ (ст. 57));
• справку о судимости, если к работе не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию (например, для работы с детьми).

Перечень документов при заключении трудового договора является исчерпывающим.

ВАЖНО! Закон запрещает требовать при заключении трудового договора иные документы.

Однако в отдельных случаях, обоснованных спецификой деятельности, ТК РФ, иными НПА, предусмотрено предоставление дополнительных документов: например, у несовершеннолетних лиц кадровая служба организации может потребовать справку о медицинском осмотре (ст. 266 ТК РФ). 

Документы, необходимые при приеме на работу, помимо указанных в ТК РФ

Часто работодатели просят предъявить более полный перечень документов при приеме на работу. В него входят:

• заявление о приеме на работу,
• фотографии;
• ИНН;
• характеристики и рекомендации с прошлых мест работы;
• справка по форме 2-НДФЛ;
• свидетельства о заключении брака и рождении детей.

Данное обстоятельство определяется тем, что прием на работу является длительной процедурой и может включать несколько этапов, начиная с собеседования и заканчивая заключением трудового договора.

Безусловно, работник вправе отказаться от предоставления указанных документов (ведь отказать в заключении трудового договора работодатель на данном этапе не может) либо вообще умолчать об их наличии. Однако предоставление подобных документов связано с дальнейшей реализацией обязанностей работодателя перед работником и третьими лицами, а иногда и с улучшением условий труда, повышением доходов работника.

Например:

• наличие свидетельств о рождении детей дает возможность оформления соответствующих налоговых вычетов;
• справка по форме 2-НДФЛ позволяет рассчитать размер среднемесячного заработка работника в случае его командировки и выплаты заработной платы;
• справка о размере доходов за последние 2 года необходима для начисления пособий.

Следует отметить, что требование большего количества документов, чем указано в ст. 65 ТК РФ, в том числе ради «блага работника», и отказ в заключении трудового договора образуют объективную сторону правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (решение Московского городского суда от 22.12.2015 по делу № 7-14025/201). 

Таким образом, перечень документов для приема на работу не ограничивается списком, определенным в ст. 65 ТК РФ, и включает намного больше дополнительных сведений, в том числе о личной жизни работника. При этом работодателю следует помнить о том, что мотивированным будет отказ в трудоустройстве только по причине непредставления документа, удостоверяющего личность.

rusjurist.ru

-Получение необходимых для приема на работу документов.

-Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

-Заключение трудового договора.

-Издание приказа о приеме на работу.

-Оформление личного дела сотрудника.

— Внесение записи в трудовую книжку.

Рассмотрим подробнее каждый из этапов.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ( СНИЛС);

— Свидетельство ИНН (если есть)

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

-Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)

-Справку с основного места работы, если оформляется совместитель

[/SIZE]Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником:

-документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией),

-договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи),

-разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент,

-разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ,

-вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.

-трудовая книжка (за исключением ситуации, когда поступают на работу в первый раз),

-пенсионное свидетельство (при устройстве на работу в первый раз (до этого не работал), данное свидетельство оформляет работодатель),

-подтверждающая квалификацию и образование документация — свидетельства, дипломы или аттестаты.

Локальные нормативные акты организации

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:

— роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);

— роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);

— роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).

Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Заключение трудового договора

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: "Экземпляр трудового договора получил" /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

Даты составления приказа о приеме на работу, заключения трудового договора, а также начала работы не обязательно совпадают. Так, дата начала работы может быть более поздней по сравнению с той, когда заключен трудовой договор и оформлен приказ. Однако, если приказ издан более поздним числом, нежели заключен трудовой договор, это является нарушением трудового законодательства.

Оформление личного дела сотрудника

На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка.

Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет.

Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.

Внесение записи в трудовую книжку

Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

fingu.ru

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

1. Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
   • заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
   • свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
   • военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
   • удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
   • справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
   • свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
   • водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

   ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

2. Документ воинского учета понадобится, если соискатель является военнообязанным или подлежит призыву в ряды Вооруженных сил. Для тех, кто прошел военную службу и пребывает в запасе – это военный билет или удостоверение, выданное взамен него. Будущие призывники предъявляют удостоверение о том, что они полежат призыву на военную службу. Если такого документа соискатель предоставить не может, ему не должны отказать в трудоустройстве по этой причине. Кадровик имеет право сделать соответствующую отметку в личном деле и проинформировать военкомат о трудоустроенном потенциальном призывнике.
3. Документ, свидетельствующий о пройденном обучении (диплом, сертификат, свидетельство о повышении квалификации, могут попросить и лист-вкладыш с оценками). Нужен для того, чтобы подтвердить квалификацию и профессиональный уровень будущего работника, когда работа требует специальной подготовки.

   К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

4. Трудовая книжка. Нужна, если человек меняет работу. Трудовой книжки может не быть на руках, если:
   • это первое официальное трудоустройство гражданина;
   • человек устраивается на работу по совместительству;
   • трудовая книжка утеряна или повреждена.
5. Карточка СООПС – свидетельство, содержащее номер СНИЛС, если человек зарегистрирован в системе пенсионного страхования. В отдельных случаях предоставить ее не получится:
   • СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
   • карточка утрачена;
   • со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

• трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
• СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

• водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
• медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
• разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
• свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
• справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
   • ФИО и должность работодателя;
   • ФИО будущего сотрудника и его адрес;
   • заглавие документа – заявление;
   • просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
   • особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
   • подпись и расшифровка ФИО;
   • дата написания.

   Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

   ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

2. Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
3. Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
4. Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
5. Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.
6. Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
7. Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
8. Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
   • справка о беременности;
   • удостоверение многодетной семьи;
   • справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
   • справка о донорстве;
   • свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
   • государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

• ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
• постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

assistentus.ru

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»). Без них прием на работу не состоится.

Данные документы являются приложением к заявлению о приеме на работу, которое пишет сотрудник (подробнее об этом см., «Заполняем заявление о приеме на работу (образец 2017)»).

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы компании, можно заключить трудовой договор, издать приказ о приеме и оформить другие необходимые документы (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

• трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., «Заключаем трудовой договор с работником (образец 2017)»);
• типовым трудовым договором (подробнее об этом см., «Заключаем типовой трудовой договор с работником»).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Шаг 6. Оформляем личную карточку

Следующим шагом процедуры приема на работу является оформление личной карточки работника. Личная карточка – это основной кадровый документ, содержащий всю необходимую информацию о сотруднике (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2017)»).

Шаг 7. Вносим запись в трудовую книжку

Последним этапом оформления приема на работу по ТК РФ является внесение записи в трудовую книжку (подробнее об этом см., «Трудовая книжка запись о приеме не работу (образец)»).

blogkadrovika.ru