Основание в приказе о приеме на работу

Как правильно оформить приказ? Этот документ относится к числу правовых актов. Издается он руководителем предприятия, который уполномочен действовать единоначально. Вопросы, согласно которым приказ бывает издан, касаются важнейших моментов жизнедеятельности организации. Речь идет о ее создании, ликвидации или реорганизации (как самого предприятия, так и любого из структурных подразделений). И информация о том, как оформлять приказы в организации грамотно не только с точки зрения делопроизводства, но и с юридической, крайне важна. Ведь нарушение правил чревато судебными разбирательствами и прочими издержками.

Для чего он нужен

Для любых официальных распоряжений руководства требуется оформить приказ по основной деятельности. Таковыми же сопровождается утверждение самых разных инструкций и положений, внутренних правил и т. д. Разумеется, не обойтись без них и при решении кадровых вопросов, то есть тех, что относятся к приему, увольнению либо перемещению персонала.

С помощью приказов руководством ставятся главные задачи и обозначаются способы решения важнейших вопросов. Исполнение приказа является обязательным для всех подчиненных. Данный документ может содержать лишь положения, не противоречащие законодательству.

Приказы по личному составу касаются вопросов служебных перемещений, приема и увольнения сотрудников. Для каждого случая имеется унифицированная форма, утвержденная в постановлении Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г. В нашей статье вы найдете примеры того, как оформить приказы (образцы).

Особенности составления

Любой из оформленных приказов должен быть подписан руководителем, а работнику предоставляют его для ознакомления под роспись. Те из них, что касаются приема, увольнения и перевода, бывают изданы, как правило, в единственном экземпляре. В случаях, когда, согласно внутренним нормативным документам предприятия, в бухгалтерию передают лишь подлинники, возможно издание приказа в двух экземплярах.

Оригинал (первый экземпляр) должен быть подшит в папку с приказами по личному составу. Копия (второй экземпляр) — в личное дело. Третий (оригинал либо копия) предназначен к передаче в бухгалтерию. Работнику на руки также может быть выдана заверенная копия. Делается это обычно лишь по требованию.

Отказ в выдаче заверенной должным образом копии сотруднику является незаконным. 14-я глава ТК РФ предписывает ведение учета выдаваемых копий, информация о которых приводится на подлинном экземпляре (место для этого — левый нижний угол либо оборот последнего из листов).

Как оформить приказ о приеме на работу

Приказ о приеме относится к первичным учетным документам. Он одновременно фиксирует факт приема сотрудника на работу и служит основанием для начисления ему зарплаты. В положениях указанного выше постановления Госкомстата приводятся формы №№ Т-1 и Т-1а в качестве унифицированных именно для этого случая.

Как оформить приказ о приеме? Форму Т-1 заполняют тогда, когда речь идет о приёме одного человека. В случае трудоустройства группы работников используют форму номер Т-1а. Основанием составления приказа для каждого из принимаемых лиц является заключённый с работником трудовой договор. Содержание приказа не должно противоречить тому, что прописано в договоре.

Обязательными элементами его оформления служат личные данные работника в виде фамилии, имени, отчества. Кроме того, обязательно указание табельного номера, использовать который повторно можно лишь спустя три года после даты увольнения.

Что должно быть в приказе

Структурное подразделение указывается согласно наименованию, имеющемуся в штатном расписании. Разумеется, непременно обозначается должность (профессия, специальность). В случае назначения испытательного срока это должно быть обязательно отражено документально.

Помимо того, в приказе обязательно нужно указать оклад (тарифную ставку), условия, на которых сотрудник принимается, характер будущей работы. Она может быть постоянной, временной (например, в случае замещения отсутствующего сотрудника). Если речь идёт о приеме в порядке перевода с другого места либо с целью выполнения конкретного объема, информация об этом также обязательно должна быть внесена.

Дату выхода на работу проставляют в приказе в обязательном порядке. Если трудовой договор бывает заключён на неопределённый срок, в соответствующих реквизитах (даты или период работы) окончание его не указывается, либо формулируется как «не определён».

Проект приказа визируется начальником кадровой службы и руководством структурного подразделения. Следует знать, как оформить приказ в случае, когда будущая работа предполагает материальную ответственность, которая может быть бригадной, коллективной. Здесь обязательно визирование его юристом (начальником соответствующего отдела) и бухгалтерией.

Заявление о приеме

В последнее время оно не относится к числу обязательных документов для процедуры трудоустройства. На предприятии может практиковаться приём заявлений от соискателей. В этом случае бывает разработан типовой бланк, существующий в виде приложения к анкете либо самостоятельно.

Также написать заявление можно в произвольной форме, соблюдая определенные правила. Касаются они главным образом наличия необходимого стандартного набора реквизитов, а именно:

1. Фамилии, имени, отчества руководителя организации либо предприятия, на имя которого заявление пишется.

2. Личных данных (фамилии, имени, отчества) самого соискателя с адресом места жительства.

3. Названия собственно документа (заявление).

4. Непосредственно текста, содержащего в себе наименование должности, структурного подразделения и всей организации. Также в тексте должны быть оговорены (при наличии) особые условия трудоустройства. Речь может идти о работе по совместительству, в течение определённого времени, на неполную ставку или рабочий день и т. п.

5. Обязательно проставление даты, подписи и ее расшифровки. После визирования руководителем работник должен быть ознакомлен с приказом под роспись в течение трех дней с даты утверждения. Затем соответствующая запись должна быть внесена в трудовую книжку. Это сделать следует не позже 5-дневного срока с момента начала фактической трудовой деятельности.

Ниже предлагаем читателю образец, как правильно оформить приказ о приеме.

О переводе работников

Такое явление имеет место всегда — в любой организации. И, соответственно, требуется знать, как оформить приказ на него. Причины переводов — самые разные. В качестве таковых можно упомянуть производственную необходимость, служебный рост, наличие каких-либо медицинских показаний либо семейных обстоятельств. Кроме того, переводы существуют в связи со сменой места жительства сотрудника либо изменения места расположения самого предприятия.

72-я статья ТК РФ оперирует двумя совершенно различными по смыслу терминами — переводом и перемещением. Данные процедуры не совпадают, и путать их не следует. Главным отличием является отсутствие необходимости согласия перемещаемого работника (что обязательно при переводе).

Часть первая той же статьи классифицирует перевод в пределах одной организации на постоянную, но при этом другую работу, совершаемый по инициативе работодателя, как изменение трудовой функции. Под это же определение (изменение существенных условий договора) подпадает ситуация перевода для постоянной работы в постороннюю организацию либо вместе со своим предприятием, но в другую местность.

Необходимые подробности

Все указанные действия возможны лишь по письменному согласию работающего. Переводы могут быть (в зависимости от срока) постоянными (в том числе в пределах конкретного предприятия). Примером может служить смена цеха, переезд вместе с предприятием в другой город либо новую местность. Сюда же относится перевод из одной организации в другую со сменой работодателя.

Другой же вид перевода — временный. Если классифицировать данное явление по месту действия, то можно говорить о внутреннем переводе (в пределах организации) или на другое место работы со сменой работодателя и заключением нового трудового договора. В этом случае следует знать, как оформить внутренний приказ.

Инициатором перевода может быть как работодатель, так и сам работник. Кроме того, существует понятие и неинициативных переводов, обязательных с юридической точки зрения. В связи с этим и множеством других тонкостей очень важно четко представлять, как оформить приказ. На директора в данном случае ложится немалая ответственность.

Если факт перевода будет оформлен неправильно, данную процедуру можно признать недействительной с наложением штрафа на работодателя и восстановлением сотрудника на прежней должности. Недальновидному начальству придется оплатить ущерб (моральный и материальный) и все судебные издержки.

Часть третья той же 72-й статьи ТК классифицирует как перемещение движение работника в рамках одной и той же организации со сменой рабочего места либо структурного подразделения, находящегося в той же местности. Сюда же относятся случаи поручения ему работы на другом агрегате, механизме с сохранением трудовой функции и условий, прописанных в заключенном при приеме договоре.

О важности грамотного оформления

Как уже было сказано, согласия работника на перемещение не требуется. Сложнее всего с юридической точки зрения правильно оформить перемещение между различными структурными подразделениями, находящимися в одной и той же местности. Связано это с отсутствием в трудовом законодательстве определения структурного подразделения как такового.

Кроме того, не всегда удаётся уточнить, что относится к другой местности. Сложившаяся судебная практика считает подходящими под данное определение отделы, цеха и прочие подразделения организации, расположенные в том же городе отдельно от основного предприятия. Филиал структурным подразделением трудовое законодательство не признаёт. И тут тоже важно знать, как правильно оформить приказ и какой именно термин использовать.

В случае отправки сотрудника для выполнения трудовых обязанностей в филиал из головного предприятия (либо наоборот) данное действие рассматривается как перевод. Другой местностью считается территория за пределами административных границ города (населенного пункта). Практика показывает, что структурные подразделения весьма часто оказываются значительно удаленными друг от друга в пределах одного и того же города. И хотя с формальной точки зрения можно говорить о перемещении, но всё же рекомендуется оформить смену места деятельности в данном случае как перевод.

Как правильно оформить перевод

Все связанные с ним формальности не обязательны к соблюдению в случае заблаговременного указания в заключаемом трудовом договоре условия, согласно которому работа на расположенных в различных местностях объектах не считается переводом. В этом случае направить сотрудника трудиться в другой город можно, соблюдая минимум юридических норм. Данное положение активно применяется для отдельных категорий сотрудников, например, для строителей.

Если инициатива перевода исходит от работодателя, ему следует учесть определенные нюансы перед тем, как оформить приказ. Важнейший из них — формулировка согласия работника на перевод, которая дается им в письменном виде. Смысл фраз «согласен с переводом» и «ознакомлен с фактом перевода» — совершенно разный. Ведь ознакомить сотрудника — ещё не значит получить его согласие.

Правильным будет самостоятельное написание им заявления о переводе либо, как вариант, оформление письменного согласия от собственного лица. В крайнем случае годится резолюция «согласен на перевод» под текстом письменного предложения работодателя.

Приказ о переводе требуется оформлять особенно внимательно. В нём должны присутствовать ссылки на все имеющиеся документы-основания для подобного шага. Особенно важно проконтролировать их наличие перед тем, как оформить приказ о переводе по обстоятельствам юридического характера. Например, в связи с имеющимся медицинским заключением, изменением квалификации либо выявленным несоответствием занимаемой должности. Приказ должен обязательно содержать в себе указание на протоколы заседаний аттестационной комиссии, наличие и номера медицинских справок и т. д.

Как правильно оформить приказ об увольнении

В этом случае используются формы №№ Т-8 и Т-8а (соответственно, для одного и нескольких работников, как и в случае с принятием на работу). Подобный приказ обязан содержать Ф.И.О. работника, название структурного подразделения, должность (профессию) и, в обязательном порядке, основания для увольнения.

В строке либо графе, отведенной под последний пункт, запись должна быть приведена в точном соответствии со статьей ТК. Если трудовой договор расторгается по собственной инициативе работника, ссылка приводится на пункт № 3 77-й его статьи. В противном случае основанием служит один из соответствующих пунктов 81-й статьи Кодекса.

В тех случаях, когда увольнение происходит по обстоятельствам, не связанным с волей сторон, ссылаются на один из пунктов 83-ей статьи ТК РФ. Графа либо строка «документ, номер и дата» содержит ссылку на служащий основанием для увольнения документ со всеми его реквизитами. Это может быть как личное заявление, так и ряд других бумаг — от медицинского заключения до повестки в военкомат или служебной записки.

Перед тем как оформить приказ об увольнении, желательно его предварительно проработать совместно с представителем юридическую службы, особенно когда речь идет о «виновной» статье. Одновременно с приказом на расторжение трудового договора составляется для передачи в бухгалтерию записка-расчет по форме Т-61. Согласно ей во внебюджетных организациях подсчитывают причитающуюся сотруднику заработную плату и другие выплаты, полагающиеся при расторжении трудового договора.

Содержание лицевой части записки-расчета идентично приказу об увольнении. Заполнением его занимается работник отдела кадров, после чего документ поступает в бухгалтерскую службу, где производится расчет и заполнение оборотной его части.

Ниже предлагаем образец, как правильно оформить приказ об увольнении.

Как оформить приказ о предоставляемом отпуске

Правом на него пользуются все работники на предприятиях любой формы собственности. Это социальная гарантия государства, что закреплено в соответствующих статьях ТК РФ. И знать, как оформить приказ на отпуск, обязаны в любом без исключения отделе кадров.

Основания для его предоставления — график отпусков либо заявление работающего. Согласно ТК, бывают они трех видов:

1. Раз в году предоставляется основной оплачиваемый ежегодный. Нормативная продолжительность его — 28 дней.

2. Дополнительные отпуска положены различным категориям трудящихся. Речь может идти об опасном производстве и т. п.

3. Отпуск без содержания, при котором заработная плата не сохраняется. Предоставление его происходит исключительно по инициативе работника с учетом личных обстоятельств.

Отправка сотрудника в отпуск возможна лишь при условии оформления соответствующего документа. Как правильно оформить приказ на отпуск? Составляет его кадровая служба, причём происходит это заранее. Ознакомление под роспись работника должно быть проведено не менее чем за 2 недели до даты его начала. На основании приказа вносится соответствующая отметка работнику в личную карточку и рассчитываются отпускные выплаты.

Данный документ, составленный в единичном экземпляре, хранится целых 5 лет. Относится он к числу важнейших внутренних актов и составлен должен быть в строгом соответствии с законодательством. Оформление его производят обычно при помощи специального бланка, хотя с юридической точки зрения это не обязательно. Работодатель имеет право издавать приказ в произвольной форме.

По какой форме он заполняется

К унифицированным формам такого приказа относятся №№ Т-6 и Т-6а. Состоит документ из трех основных частей — заголовочной (с обязательными реквизитами предприятия и первичных данных), содержательной части и оформляющей. В своей шапке данный приказ, подобно прочим, обязан иметь название и код по ОКПО организации, а также ее код по ОКУД.

В раздел «Сведения о работнике» попадают его персональные данные, табельный номер и Ф.И.О. в дательном падеже. Ниже необходимо обозначение структурного подразделения (группы, отдела, департамента, филиала), должности и профессии. Данная информация указывается без сокращений в именительном падеже.

В приказе об отпуске обязательно указание периода, за который он предоставляется. Если речь идет об основном ежегодном отпуске, при использовании унифицированного бланка приказа запись о нём вносится в раздел А. Обязательно должна быть проставлена продолжительность в днях. В случае разделения отпуска на части, согласно закону, одна из них не должна быть меньше 14 календарных дней. Конец и начало отпуска обозначаются согласно утвержденным датам.

Когда приказ издается на дополнительный отпуск, данные проставляются в разделе Б бланка. Необходимо указать, к какому виду он принадлежит — оплачиваемому или нет, льготному, студенческому и т. д. Точно так же необходимо обозначить число календарных дней с конкретными датами начала и окончания отпускного периода.

Раздел В суммирует число дней, приходящихся отдельно на основной и дополнительный отпуска. Как и в любом приказе, проставляется дата и подпись руководителя. Графа с номером приказа бывает заполнена после его регистрации, которая производится в специальном журнале, имеющемся на каждом предприятии. Текст его визируется работником, что служит подтверждением ознакомления с содержанием.

Существуют и другие отпуска, например, по беременности и родам, учебный и т. п. Имеется множество нюансов того, как оформить приказ на отпуск в каждом конкретном случае. Для каждого, как уже было сказано, в бланке предусмотрена отдельная графа.

Документы, сопровождающие приказ об отпуске

Приложением к подобному приказу является составленный заранее график отпусков, служащий в данном случае основанием. Если же речь идет об отпуске, не предусмотренном данным графиком (например, без сохранения содержания либо ученическом), к приказу обязательно должно быть приложено соответствующее заявление сотрудника.

Кроме того, приказ на отпуск должен сопровождаться так называемой запиской-расчетом. Такой документ оформляется в бухгалтерии и бывает заполнен согласно форме № Т-60. Подписывать приказ на отпуск имеет право руководитель предприятия либо лицо, уполномоченное специально для этого.

В случае несогласия начальства возможна отрицательная резолюция. Помимо того, определенные моменты, отраженные в приказе, поддаются корректировке, что также должно найти отражение в визе руководящего лица.

fb.ru

Основания для издания приказа на прием сотрудника

После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.

Законодательство не относит заявление к документам, на основании которых может издавать приказ на прием, так как это документ подготавливается в соответствии с правилами приема, действующими на предприятии.

Оформление сотрудника на работу предполагает необходимость заключения с ним трудового контракта, который является обязательным действием для трудовых отношений. Он должен быть обязательно составляться в письменном виде.

Приказ о приеме на работу формы Т-1 издается только после подписания руководством трудового договора с работником. При этом распоряжение о работе является одним из важных документов на прием нового работника.

Важно понимать, что трудовой контракт является источником для издания данного приказа. Реквизиты, а также основные моменты заключенного договора необходимо отразить в издаваемом распорядительном документе.

Работодателю дано право в издаваемом распоряжение на прием в качестве дополнительных оснований ссылаться на иные документы.

Как правильно составить приказ о приеме на работу

Для оформления приказа на прием обычно используется унифицированная форма Т-1. Если в один день на работу оформляются сразу несколько сотрудников, то для этих целей можно применить форму Т-1а, которая представляет собой таблицу. Также для этих целей можно использовать фирменный бланк, а само распоряжение составить в свободном стиле с использованием обязательных реквизитов.

Заполнение бланка форма Т-1 нужно начинать с указания полного названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Для фирм также обязательно нужно указать код согласно единому справочнику ОКПО.

Следом нужно записать номер приказа. Он может быть сквозным для всех распоряжений, издаваемых на предприятии, либо документы по личному составу могут нумероваться отдельно с добавлением дополнительного буквенного индекса. Под номером, который будет присвоен документу, его необходимо будет внести в книгу учета приказов.

Далее в приказе записывается дата, в которой новый сотрудник принимается в организацию. В том случае, если с ним был заключен договор на конкретный срок, то сразу необходимо указывать и дату увольнения. Кроме этого в случае срочного соглашения желательно предусмотреть в приказе отдельную графу, в которой подробно указывать при каком условии трудовой договор будет автоматически прекращен.

Следующим этапом в документ заносятся персональные данные — полные Ф.И.О., его табельный номер, обозначение подразделения, в котором будет осуществляться работа и наименование должности.

Графа «Условия приема на работу», как правило, заполняется в том случае, когда условия труда, в которых будет находиться сотрудник отличаются от принятых в компании. Это может быть выполнение работы по совместительству, сокращенный рабочий день и т. д. Если же условия работы не отличаются от тех, в которых находятся другие работники, графа не заполняется.

В графы, которые идут далее, записываются установленный оклад и прочие надбавки. Все эти данные проставляются только в том случае, если они прописаны в трудовом соглашении.

В следующей графе указывается информация о том, что работнику назначается испытание. Нужно помнить, что не всем категориям работников можно устанавливать испытание при приеме.

На следующей строке записываются сведения о заключенном трудовом контракте — его номер и дата.

После составления документ должен подписываться руководителем компании или предпринимателем. После этого с распоряжением знакомят под роспись работника, который ставит дату и подпись.

Какие документы оформляют после издания приказа?

Приказ о приеме на работу является источником для оформления множества других документов на предприятии:

• Журнал учета приказов — после составления распоряжения его реквизиты нужно внести в специальный журнал, учитывающий все оформленные в компании приказы;
• Трудовая книжка — в нее нужно внести информацию о приеме гражданина на работу. Формулировка в ней повторяет соответствующую строку распоряжения, а в качестве основания записываются его реквизиты;
• Личная карточка — открывается на каждого нового работника. Содержит информацию о нем на основании представленных документов. Для личной карточки обычно используется стандартная форма Т-2.
• Личное дело — это подшивка, в которую вносятся копии всех документов, относящихся к работнику. В обязательном порядке личные дела должны заводиться на муниципальных и государственных служащих. Коммерческие компании делают это по желанию.
• Уведомление военкомата — если принятый работник является военнообязанным, то кадровик либо иное ответственное лицо должно составить уведомление, и подать его в городской орган военкомата.

Можно ли отменить приказ?

По ТК, после подписания трудового соглашения сторонами, сотрудник должен появиться на работе в строго установленное в нем время. Если точная дата начала работы в договоре не установлена то считается, что выйти на работу необходимо сразу на следующий день.

Однако в том случае, если сотрудник в свой первый рабочий день так и не появился на своем месте, администрация обладает правом аннулировать трудовой договор. Для этого издается соответствующий приказ. Аналогично необходимо поступить и с приказом на прием. Обычно, пункты об отмене приказа и договора включают в одно распоряжение.

buhproffi.ru

Основания для издания приказа на прием сотрудника

Новый сотрудник считается трудоустроенным, если он прочел приказ о назначении на желаемую должность и расписался в том, что ознакомился с ним.

Для полноценного пакета документов для отдела кадров можно написать заявление о приеме на работу, но это необязательно, ведь такое заявление составляется в свободной форме и, с точки зрения закона, не может считаться основанием для публикации данного приказа.

При составлении приказа следует внимательно сверить, правильно ли в нем указаны дата и номер трудового соглашения, его основные положения.

Хотя закон жестко не регламентирует срок, по истечении которого работодателю необходимо выпустить подобное распоряжение о приеме на работу, но в ТК РФ говорится, что у администрации есть три дня с момента подписания контракта, и за это время работодатель обязан предоставить принятому сотруднику приказ о приеме на работу формы Т-1 и ознакомить с ним под роспись.

Такой приказ является весьма важным документом, ведь информация, содержащаяся в нем, впоследствии будет записываться в трудовую книжку и личную карточку сотрудника. Для создания распоряжения о трудоустройстве нового сотрудника чаще всего используется унифицированная форма Т-1.

Какие формы документов применяются?

Если работодатель принимает на работу одного сотрудника, то приказ может оформляться по стандартной унифицированной форме Т-1, разработанной росстатом. При этом не запрещается вносить изменения в форму, дорабатывая ее до своих нужд.

Иногда организация может нанимать на работу группу специалистов одновременно. В такой ситуации для каждого из них можно оформить отдельный приказ по форме Т-1 или одно общее распоряжение о найме нескольких сотрудников в виде таблицы по форме Т-1а.

Скачать бланк приказа о трудоустройстве

Скачать бланк приказ о приеме на работу по форме Т-1 в формате Word.

Скачать бланк приказа о трудоустройстве по унифицированной форме Т-1 в формате Word.

Скачать бланк приказа о трудоустройстве нескольких сотрудников по форме Т-1а в формате Word.

Скачать приказ о приеме на работу образец 2018 года, заполненный в формате Word

Как правильно составить приказ о приеме на работу?

В тексте приказа должны быть упомянуты все существенные положения, подробно описанные в контракте. Перечислим такие сведения:

• Дата, с которой человек считается работником предприятия. Если с новичком подписывается срочный договор, в приказе обозначается дата увольнения, а также оговариваются условия, при наступлении которых данное трудовое соглашение будет считаться автоматически прекращенным. При заключении бессрочного контракта в столбце “Дата” после строки “Принять на работу” графа “по” должна оставаться пустой.
• Далее вносится код ОКПО организации или индивидуального предпринимателя, порядковый номер приказа и его дату оформления.

• Ф.И.О., взятые из паспорта принятого сотрудника.
• Табельный номер, закрепленный за ним; название подразделения, отдела или цеха, где он будет непосредственно трудиться; наименование должности по штатному расписанию.
• В строке “условия приема на работу, характер предстоящей работы” указывается, будет человек работать постоянно или будет совместителем, перешел ли он переводом из другой организации или замещает сотрудника, который временно отсутствует, если сотрудник принят на работу временно по срочному договору – указывается, для выполнения каких конкретно обязанностей принят сотрудник, и т.д.

• Указывается размер часовой тарифной ставки или должностного оклада, отдельно оговариваются надбавки, если они есть. Эти цифры переносятся в приказ из текста трудового договора и непременно должны соответствовать данным из штатного расписания компании или учреждения.
• Если новичок принят на работу с испытательным сроком, это нужно упомянуть и обязательно указать его продолжительность.

В графе основания издания приказа необходимо указать сведения о заключенном между сторонами трудовом договоре – его дату составления и номер. В конце документ подписывает директор, а ниже сотрудник должен поставить свою подпись о своем ознакомлении с документом.

Иногда в приказ приходится вносить дополнительную информацию: например, указать данные договора о материальной ответственности, если должность нанятого работника предусматривает подписание такого договора. Если на работу по договору принимают совместителя, в приказе важно указать продолжительность его рабочей недели, по законодательству она не должна быть более четырех часов в день.

Дополнительные документы к приказу

Распоряжение о зачислении в штат работника может стать основой для создания целого ряда документов и внесения определенных учетных записей.

ТК РФ обязывает принятого сотрудника прийти на рабочее место в срок, указанный непосредственно в распоряжении, или на следующий день после его издания, если в приказе не указана точная дата начала его трудовой деятельности.

Закон устанавливает время хранения работодателем приказов о приеме на работу до 75 лет.

К ним относятся:

• журнал учета приказов – сюда вносится информация обо всех изданных администрацией фирмы приказах;
• личное дело сотрудника — сюда помещаются все копии документов, касающихся трудовой деятельности конкретного работника. ТК РФ строго обязывает оформлять личные дела на государственных и муниципальных служащих, а коммерческие компании могут делать это для своих сотрудников по желанию;
• личная карточка — обязательна для каждого работающего на предприятии, туда вписываются данные из документов, касающихся его трудовой деятельности;
• трудовая книжка — сюда вносится запись о трудоустройстве с формулировкой из приказа, а его реквизиты указываются как основание для данной записи.

Описанная выше унифицированная форма Т-1 не требует дополнительных пометок о подтверждении согласия сотрудника с предлагаемыми условиями работы, информации о том, прошел ли он инструктаж, если это предусмотрено инструкцией, а также медосмотр и др. Все же такая информация должна быть обозначена, и ее приходится указывать в прилагаемых к приказу листах согласования, подтверждающих прохождение инструктажа, медосмотра и похожих документах.

Можно ли отменить приказ?

А если работник не явился на работу в срок без уважительной причины, руководство имеет право посчитать контракт и приказ о трудоустройстве недействительными и отменить их, издав соответствующе распоряжение.

Но если человек проработал не менее одного дня, а потом по какой-либо причине отказался работать в компании, аннулировать договор и приказ уже нет законной возможности. Тут сотруднику придется написать заявление об увольнении, или разорвать трудовой договор по соглашению сторон.

biznessproffi.ru

Виды приказов

Любое управленческое действие берет свое начало с приказа. Этот распорядительный документ может касаться как всей деятельности хозяйствующего субъекта, так и отдельных ее элементов – порядка ведения делопроизводства, применения взысканий или поощрений, трудовых вопросов.

Приказы можно классифицировать следующим образом:

• касающиеся делопроизводственных процессов (вопросы осуществления хозяйствования),
• касающиеся штатных единиц (вопросы кадров).

Приказ о приеме работника на работу относится ко второй классификационной группе

От назначения приказа зависит ответственное за его издание лицо. Поскольку он является стандартным документом, его структура и правила оформления регламентированы на законодательном уровне.

Нормативное регулирование структуры, оформления и издания приказа о приеме на работу 2018

Форму приказа о приеме на работу и нюансы его содержания регулирует:

• ГОСТ Р 7.0.97-2016;
• Ст.68 ТК РФ;
• Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Ознакомление с перечисленными нормативными постулатами федерального значения позволяет утверждать, что:

• данным распорядительным актом оформляется трудоустройство сотрудника;
• основанием для издания документа является заключенное трудовое соглашение;
• содержание приказа не должно противоречить условиям соглашения;
• существуют две стандартизированные формы распорядительного документа о трудоустройстве»
• подчиненный в течение 3- рабочих дней со дня фактического начала выполнения своих обязанностей должен под роспись быть ознакомлен с приказом.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудника

С целью разобраться, на каком этапе трудоустройства нового подчиненного необходимо издавать соответствующий приказ, следует ознакомиться с порядком его приема в компанию, который предусматривает следующую последовательность этапов:

1. Рассмотрение поступившего от будущего работника заявления о трудоустройстве;
2. Заключение с ним трудового контракта, его регистрация в Журнале;
3. Непосредственно издание приказа;
4. Ознакомление с ним сотрудника (не обязательно, но желательно);
5. Открытие или внесение данных в трудовую;
6. Регистрация трудовой в специальной Книге учета;
7. Внесение данных в личную карточку подчиненного.

Пакет документов, требуемый при трудоустройстве помимо приказа работодателя о приеме на работу

Из вышенаписанного исходит, что распорядительный акт составляется работником кадровой службы или иным специалистом, ответственным за кадровый учет на основании содержания трудового контракта и издается не позднее 3-х дней, начиная с момента визирования последнего. Подписывать распоряжение вправе исключительно управленец.

После ознакомления с ним принимаемого на работу лица под роспись оформляется личная карточка, в трудовой книжке делается запись о приеме на работу, открывается лицевой счет сотрудника в бухгалтерской службе.

Форма приказа о приеме на работу

Как уже упоминалось, Госкомстатом утверждены следующие формы этого документа:

Т-1 — содержит распоряжение о трудоустройстве одного работника;

Т-1а — содержит распоряжение об одновременном принятии на работу нескольких специалистов.

В них должны фиксироваться конкретные условия трудоустройства при разных случаях (при наличии испытания на срок, без него, при временном или постоянном принятии на работу, при замещении и т.д.).

В произвольной или скорректированной форме приказа должны содержаться:

• наименование документа;
• личные данные трудоустраиваемого;
• его должность и название структурного подразделения;
• зафиксированная заработная плата;
• при наличии – срок и нюансы испытательного срока;
• номер и дата подписания трудового контракта.

При выборе между произвольной и стандартизированной формой приказа большинством работодателей предпочтение отдается второй. Это объясняется тем, что она требует меньше времени на заполнение, удобна и универсальна.

В случае перемещения штатной единицы из одного структурного подразделения организации в другое либо его переезда вместе с компанией-работодателем в другое место применяется форма Т-5. Основанием для составления служит оформленное в письменном виде согласие сотрудника на подобные манипуляции.

Образец приказа о приеме на работу – что должен содержать в себе распорядительный документ

Структура формы приказа о приеме на работу Т-1 включает в себя следующее:

• полное наименование хозяйствующего субъекта и его код ОКПО, записанные, соответственно, слева и справа;
• присваиваемый при регистрации нумерация распорядительного акта согласно книге приказов и дата его составления (указываются в специально отведенной под эти данные графе в последнюю очередь, поскольку, как правило, документ регистрируется после визирования);
• наименование документа, то есть слово «ПРИКАЗ», которое пишется полностью и прописью;
• заголовок, который пишется без кавычек, предшествует основной части акта и кратко отвечает на вопрос «о чем документ?»;
• изложение основания приказа, начинающиеся словами «Принять на работу» и содержащее такие данные, как ФИО работника, табельный номер (может присваиваться после утверждения документа), структурное подразделение, куда он определяется, вменяемая ему должность, условия трудоустройства (срок испытания в случае его наличия, прием на постоянную работу, совмещение или замена отсутствующей штатной единицы, перевод из иного подразделения, исполнение конкретных функциональных обязанностей и иное), оклад, возможные надбавки, ставка согласно тарифу. Кроме этого, обязательны к заполнению графы «дата начала» и «дата окончания» работы (в случае, если срок трудоустройства работника не определён, то есть договор бессрочен, вторая остается незаполненной);

• основание для составления приказа (ссылка на трудовой контракт);
• виза управленца, расшифровка его должности и подписи;
• виза трудоустраиваемого об ознакомлении с документом и дата, когда это было сделано;
• подписи иных лиц, в том числе ответственного за хранение.

Для составления приказа в произвольной форме может быть использован специальный бланк организации (с гербом, если учреждение – федерального уровня, товарным знаком, эмблемой). В этом случае после заголовка может идти преамбула, в которой указывается причина издания приказа или упоминается событие, ему предшествовавшее. Чаще всего, начало звучит следующим образом:

• «В соответствии …»;
• «В целях …»;
• «Во исполнение …»;
• «В связи с …».

В ней же можно сослаться на официальный документ, послуживший основанием приказа (распоряжение вышестоящей инстанции). Завершается она словом «Приказываю:».

Дальше идет распорядительная часть, в которой описываются предписанные действия (для удобства восприятия могут быть пронумерованы, но это не обязательно) и возлагается контроль на исполнителя (в качестве которого может фигурировать отдельный сотрудник или подразделение в целом).

Сроки исполнения обязательны к указанию, если они назначены. Если распоряжение регулярное — они не определяются.

В шапке формы Т-5 словосочетание «О приеме на работу» заменено на «О переводе на другую работу», а вместо «Принять на работу» пишется «перевести на другую работу», после чего так же указываются ФИО штатной единицы, вид его переезда, прежнее и настоящее рабочие места (с уточнением структурного подразделения, должности и оклада). В этот же раздел заносятся сведения о причине данного решения (например, производственная травма). В качестве основания указывается, соответственно, не трудовой контракт, а изменения, вносимые в него.

Приказ о приёме на работу по совместительству практически не отличается от вышеуказанной формы, однако может иметь несколько нюансов:

• При установлении испытательного срока для сотрудников-совместителей данная информация должна отображаться в приказе.
• В документе обязательно указание того, что работник устраивается по совместительству

Нюансы оформления приказа из практики

Правила деловой переписки гласят, что на листе бланка должны оставаться такие поля:

• 10 мм – справа,
• 20 мм – сверху и снизу.

Если содержательная часть приказа занимает несколько листов, они подлежат нумерации (начинающейся со второй страницы). Номера проставляются сверху по центру.

В распорядительном акте не пишется «Довести до сведения …». Для этого документ сопровождается листом рассылки, в котором, в свободном изложении, предоставляется содержание постановляемого и перечисляются те, кто должен с ней ознакомиться. Его не подготавливают, если подчиненные готовы поставить свою визу о том, что они ознакомлены с информацией.

Также иногда требуется оформление приложений к приказу (указание информации из штатных расписаний, положений, инструктажей). В этом случае каждое из них нумеруется: номер проставляется вверху в правом углу после слова «Приложение».

Кроме этого, приказ не является делопроизводственным документом, требующим оттиска печати нанимателя. Она необходима при заверении его дубликата.

Регистрация распорядительного акта о приеме на работу в журнале

Законодательство обязывает компанию-работодателя выстроить систему учета приказов, в том числе и о трудоустройстве. Для этого она должна фиксировать их в специальном журнале, форма которого предусматривает наличие следующих полей:

• Дата издания нормативного акта;
• Его номер;
• Дата регистрации.

Также вместо журнала используется ведомость. Ее можно разместить в номенклатурной папке хранения документации о трудоустройстве, при этом наличие вышеупомянутых полей обязательно.

Начало нового отчетного периода обуславливает необходимость начинать нумерацию приказов заново, без удаления уже внесенных данных, поскольку, согласно пп. б) п. 258 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, материал должен храниться на протяжении 75 лет.

Если субъект хозяйствования подлежит ликвидации, а указанный период не истек – они передаются в городской архив.

Внесение изменений, аннулирование и иные действия с бланком приказа о приеме на работу

Практика ведения хозяйственной деятельности обуславливает необходимость внесения коррективов в уже существующий распорядительный акт (например, из-за обнаружения технической ошибки или опечатки).

Изменять приказ о приеме на работу следует совместно с трудовым контрактом, поскольку условиях двух документов должны совпадать. Для этого следует не только заключить допсоглашение, но и в свободной форме издать новый акт, где указывается:

• причина принятия поправок;
• содержание корректировки (в пункте №… «заменить формулировку «А» на формулировку «Б»»).

Кроме этого, четвертой частью ст. 61 ТК РФ предусмотрена вероятность расторжения трудового соглашения и, следовательно, приказа, если работник не приступил к выполнению своих обязанностей без предоставления доказательств наличия уважительного повода. Приказ об отмене распорядительного документа формируется в вольной форме. В нем обязательно должна быть указана причина и ссылка на пункт ТК.

Утерянный приказ подлежит обязательному восстановлению на базе таких имеющихся данных, как сведения из регистрационного журнала, хранящиеся в бухгалтерской службе и личном деле подчиненного копии акта.

По возможности, в дубликате приказа должны стоять подписи лиц, визирующих подлинник. В противном случае составляется акт в свободной форме.

Выписка из распорядительного документа о приеме на работу

Выписка является документом, содержащим определенную информацию из приказа (либо отдельный пункт из него), то есть запрашиваемые сведения. Как правило, она является доказательством факта трудоустройства того или иного гражданина, выполнения им тех или иных задач либо других сведений, перечисляемых в документе о приёме на работу, для стороннего лица или организации, запросивших ее, и делается в целях охраны персональных и конфиденциальных данных как работника, так и работодателя. Это актуально, если приказ о трудоустройстве составлен по форме Т-1а, а выписка требуется лишь в отношении одной штатной единицы. Это и отличает ее от заверенной копии распорядительного акта.

Она может быть затребована госорганом (территориальным подразделением ПФР, к примеру) для подтверждения сведений в процессе назначения работавшему россиянину пенсии. Крайний срок ее предоставления по подобному запросу — трое суток с момента его получения.

Элементы, содержащиеся в выписке:

• наименование компании-работодателя;
• название документа;
• дата и номер приказа;
• фрагмент распорядительного документа (оформление и содержание должно в точности соответствовать приказу);
• должность, Ф. И. О. поставившего на приказе визу (вместо визы пишется «Подпись»);
• заверительный штамп — «Выписка верна», должность, Ф. И. О. и подпись уполномоченного сотрудника;
• печать организации, ставящаяся на заверительный штамп.

Выписки, не используемые вне хозяйствующего субъекта, могут визироваться сотрудником кадрового отдела и печатью этой структурной единицы.

Примеры приказов

На практике, в зависимости от сложившихся при трудоустройстве ситуаций, различают следующие виды распорядительных актов:

• о непостоянном трудоустройстве – в таком случае в приказе фиксируется срок прекращения действия трудового контракта, а также в строке про условия трудоустройства делается пометка, что трудовая деятельность не является для сотрудника основной;
• о трудоустройстве с наличием испытательного периода – этот нюансы отражается в акте и трудовом контракте по согласованию сторон трудовых отношений;
• о трудоустройстве совместителя – от предыдущего примера ничем не отличается. Разновидностью является приказ о замещении подчиненного, временно неспособного выполнять свои функциональные обязанности (к примеру, находящегося в отпуске по уходу за ребенком или на длительном больничном). В таком случае графа об окончании выполнения трудовых обязанностей не заполняется, поскольку не известна дата возобновления работы основным работником;
• о приеме на работу после перевода – в случае внешнего перевода (от одного работодателя к другому), приказ составляется по форме Т-1 (при этом, прежним нанимателем издается увольнительный документ, а новым – о приеме на работу подчиненного). При переводе в рамках хозяйствующего субъекта приказ создается по форме Т-5;
• о приеме на работу ИП – от стандартизированных форм отличается отсутствием кодировки ОКПО и наименования подразделения организации. Зачастую, характер подобного трудоустройства кратковременный;
• о приеме на работу на 0,5 ставки – возможно в случае внутреннего или внешнего совместительства, а также ожидания ребенка, воспитания несовершеннолетнего до четырнадцати лет, несовершеннолетнего с особыми потребностями – до момента достижения им восемнадцатилетия, уходом за нетрудоспособным домочадцем. При этом, размер ставки в приказе не указывается, фиксируется только размер оклада, максимальная граница которого, следовательно, не может превышать 50 процентов от соответствующей ставки по штатному расписанию;
• о приеме на работу осужденного – имеет определенные нюансы. Так, трудоустройство осужденного подразумевает предоставление предписания о явке на работу, выдаваемого уголовно-исполнительной инспекцией, в качестве дополнения к основному пакету документации. Кроме того, с ним запрещено заключать срочный трудовой договор, поскольку в ТК отсутствуют основания для этого;
• о приеме на работу директора – в данном случае документ визируется председателем собрания собственников организации (даже если директор выбирается из их числа). Генеральным директором – единоличным собственником документ подписывается самостоятельно (в качестве единственного учредителя данного хозяйствующего субъекта);
• о трудоустройстве водителя – зачастую, сотрудник принимается в гараж или автотранспортное подразделение, о чем делается пометка в приказе;
• о трудоустройстве несовершеннолетнего до 14 лет – в этом случае с приказом знакомят не его самого, а одного из его законных представителей (родителей или опекунов). По достижению ими указного возраста они приобретают право подписывать документы лично;
• о приеме на работу на время производственной практики – такой вид деятельности может быть оформлен гражданско-правовым или трудовым договором (во втором случае практикант принимается на свободную должность в качестве полноценного сотрудника);
• о приеме на работу иностранца – в этом случае работодателю предоставляется расширенный, по сравнению с россиянами, пакет документации, после чего наниматель оповещает ФМС России о трудоустройстве гражданина другого государства. Бланк приказа, при этом, стандартный.

delatdelo.com

Основные сведения и требования

Ответственность за правильность и достоверность оформления сотрудников несет работодатель. При допущении грубых ошибок этот работник может считаться работающим нелегально со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Поэтому правильное заполнение форм поможет оградить от многих неприятностей.

Для выполнения всех требований нужно руководствоваться такой последовательностью.

Выполнить прием составленного заявления

Принятыми законами не предусмотрено обязательное выполнение этого пункта. Но есть предприятия, в частности государственные, имеющие такое действие в процедуре оформления.

При подаче заявления оно должно быть помечено в специальном журнале.

Ознакомить с правилами и нормами

Работодатель обязан ознакомить сотрудника с его должностными обязанностями под роспись, предоставить к изучению все необходимые акты и статут предприятия.

Оформить и зарегистрировать трудовое соглашение

Трудовой договор печатается в двух копиях. В нем обговариваются все условия предоставления рабочего места и все нюансы.

Договор подписывается обеими сторонами и хранится в отделе кадров или на руках у ЧП в течение всего времени его действия.

Принятый рабочий расписывается на экземпляре, который остается у работодателя об ознакомлении и получении на руки одного экземпляра.

Сделать запись в трудовую

Работник предоставляет в обязательном порядке трудовую книжку, в которой фиксируется его рабочая деятельность. Если у него нет такого документа, то заводится новая.

Внесение записей является подтверждением легальности выполнения работ и начислению стажа.

Написание приказа

Т-1 оформляется после прохождения таких этапов по трудоустройству:

1. Собеседование у работодателя или его представителя.
2. Написание соискателем заявления с просьбой приема на работу.
3. При положительном ответе руководства заявление подписывается уполномоченным лицом.
4. Кадровый специалист подготавливает два экземпляра договора, ознакамливает с условиями и обязанностями, нормативными актами.
5. Рабочий подписывает документы после ознакомления.
6. Составляется приказ о приеме на работу, допускающий к выполнению работы.

Большая часть работодателей используют именно установленные формы договора. Лишь в особых случаях, при необходимости внесения дополнительных данных, организации на личное усмотрение вносят корректировки или дополнительные графы.

Стандартный принятый бланк имеет такой вид:

Для ознакомления с унифицированным бланком или его распечаткой можно скачать образец.

В какой форме составлять приказ о приеме на работу можно узнать из видео.

Форма приказа

Приказ является унифицированным распоряжением. Форма составления устанавливается Госкомстатом России.

Изначально были разработаны два варианта: Т1- для приказа на одного человека и Т1а для более, чем одного работника.

Образцы бланков были приняты к использованию комитетом с 1 января 2004 г. Образцы имеет и любая компьютерная система учета и управления предприятием.

В 2013 г. были приняты поправки, освобождающие от обязательного использования принятых образцов. Предприниматели и компании получили возможность составить подобные бланки с учетом своих особенностей.

Неизменным условием остается наличие реквизитов, принятых законом «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ.

Образец Т1 работодатели могут дополнять необходимыми пунктами, но изменения следует регистрировать в учетных системах.

В приказе должны указываться:

1. 1. Ф.И.О. сотрудника.

1. Наименование организации.
2. Тип выполняемых задач (испытательный срок или постоянная работа).
3. Должность работника.
4. Размер оклада.
5. Название подразделения компании.
6. При наличии испытательного периода — его продолжительность и другие моменты.
7. Информация о руководителе (расшифровка, занимаемая должность и подпись).

Приказ должен отражать паспортные данные кандидата, предоставленный учетный номер организации, дату и его подпись.

Как написать приказ о приеме на работу: порядок оформления распоряжения

Процедура оформления образца не сложна, но требует определенной внимательности для недопущения ошибок.

Проводится заполнение следующим образом:

1. В верхней части документа вводится код ОКПО.
2. Записывается полное название компании.
3. Вносится номер распоряжения и дата его составления.
   Следует обратить внимание на то, что дата приема на работу и составления приказа могут быть разными.Это возможно, когда распоряжение пишется немногим позже подписания трудового договора.
4. Если работник принимается на постоянной основе, то заполняется только графа «с какой даты принят», поле «по» оставляется свободным, или ставится прочерк.
5. При подписании краткосрочного сотрудничества – вводится дата, указанная в договоре.
   Если принимается работник на время отсутствующего, то заполнение будет выглядеть так.
6. Далее заполняется блок, содержащий сведения о сотруднике и его работе.
   В него вносятся паспортные данные кандидата, его должность и подразделение, в котором ему предстоит выполнять работу.На примере это выглядит так.
7. Далее заполняется графа, указывающая тариф или оклад, надбавку, премии и другие выплаты.
   Если оговорены дополнительные пункты оплат, то приказ корректируется с добавлением новых строчек и их заполнения.При отсутствии надбавок строка оставляется пустой.
8. В строке «основания» указывается соглашение, на основании которого было принято решение.
9. Договор подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и в течение трех рабочих дней дается на ознакомление с росписью новому сотруднику.

Образец найма работника для ИП можно найти на нашем сайте.

Образец заполнения новой трудовой книжки в статье. Также можно посмотреть образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Инструкция по заполнению трудовых книжек здесь.

Хранение документа

Хранятся такие бланки в отделе кадров предприятия. При желании работника возможна выдача копии формы Т1, заверенной уполномоченным лицом.

Записи в трудовую книжку производятся именно на основании вступления в силу приказа о приеме на работу, и на этом же основании насчитывается и выплачивается установленная в документе заработная плата. Бланк находится вместе с личным делом сотрудника.

Законом установлены сроки хранения таких экземпляров в течение 75 лет. От этого срока отнимается возраст рабочего на тот момент, когда он прекратил трудовые отношения с компанией.

Может считаться также и дата начала выполнения обязанностей, порученных руководством.

В случае, если принятый кандидат не явился на работу в указанный день, то в таком случае договор автоматически аннулируется.

Отсутствие по каким-либо причинам приказа о зачислении в штат, равно как и его неправильное оформление, является прямым нарушением КЗОТ и несет за собой административную ответственность при проверке трудовой инспекцией.

Как оформить приказ о приеме на работу в «1С:Зарплата и управление персоналом» можно узнать в видео.

vesbiz.ru