Приказ о графике отпусков

Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.

Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.

Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.

Главные особенности

Составление и утверждение графика происходит в определенном законом порядке. Для того, чтобы правильно организовать отдых работников, используется опросный лист и определяется оптимальная очередь. Для оформления документа необходимо ориентироваться на образец, который доступен в интернете.

Зачем он необходим

График отпусков предусматривается Трудовым кодексом РФ. Он необходим для определения порядка выхода работников в оплачиваемый отпуск. Документ составляется работодателем и является обязательным к исполнению.

Юридические лица, независимо от статуса и количества работников, должны своевременно выпускать приказ о графике отпусков. При его отсутствии фирма может быть привлечена к административной ответственности. В этом случае на руководителя налагается штраф.

Если нарушение выявляется в деятельности должностного лица, то заплатить придется 1 000 – 5 000 рублей. Санкции для юридических лиц предусматриваются в размере 30 000 – 50 000 рублей или в виде приостановления деятельности на 90 суток.

Скачать образец опросного листа о планируемом отпуске

Индивидуальные предприниматели могут не составлять график. Им разрешено согласовывать отпуска совместно с сотрудниками. Однако рекомендуется все же подготовить документ. Ведь работники должны своевременно и в полном объеме использовать свое законное право.

Составление графика потребуется для:

напоминания работодателю о предоставлении положенного отдыха, а также работнику о его праве;
установления очередности выхода в отпуск, учитывая взаимозаменяемость сотрудников, характер производства;
использования информации из графика с целью создания резерва на оплату отпуска (по бухгалтерии и налогам).

Опросный лист

Определение порядка очереди выхода сотрудников в отпуск возможно на основании опросного листа. Законодательно не предусматривается универсальный способ выяснения данных. Опросный лист составляется произвольно.

В нем нужно указать:

фамилии, имена, отчества сотрудников;
даты выхода в отпуск (в полный или частичный);
дату составления документа;
подписи каждого работника.

Бумага является подтверждением того, что сотрудники высказали пожелание о выходе в отпуск. В учреждении может подготавливаться несколько опросных листов. Количество определяется на основании численности сотрудников и числа структурных подразделений. Чаще всего листы составляются на каждый отдел.

Образец приказа об утверждении графика отпусков

Оптимальная очередь

На основании опросного листа не всегда удается составить график. Ведь только руководитель знает о взаимозаменяемости работника. Поэтому он может вносить изменения в план отпусков. В учреждении существует понятие оптимальной очередности.

Начальники отделов должны предоставить отпуск первоочередным лицам, к каким относится:

молодые сотрудники (до 18 лет);
работники, воспитывающие несовершеннолетнего ребенка с инвалидностью;
женщины, воспитывающие двоих детей, не достигших 12 лет, или отцы-одиночки с аналогичной ситуацией;
сотрудники, которых вызвали во время ежегодного оплачиваемого отпуска на работу;
почетные доноры Российской Федерации и СССР.

Также выделяют работников, которые имеют внеочередное право на отпуск в особенных случаях.

Среди них выделяют:

мужей в период нахождения супруги в отпуске по беременности и родам;
женщин до ухода в отпуск по беременности и родам или по истечении отпуска по уходу за ребенком;
внешних совместителей, которые уходят в отпуск по основной деятельности;
родителей несовершеннолетних детей в случае поступления последних в сузы и вузы другого региона.

В права работодателя входит возможность (не обязанность) деления отпуска на две части, одна из которых составляет не менее 14 дней. Если отдых делится, то эта информация должна быть отражена в графике отпусков.

Если работник в момент формирования графика не отработал положенные ему 6 месяцев, то внесение его в документ возможно по согласованию с руководством авансовым способом. Ведь в 2018 году, несмотря на то, что он не отработал пока положенный срок, он все же планирует уйти в отпуск.

Данное правило не касается:

женщин, уходящих в отпуск по беременности и родам;
сотрудников, не достигших 18 лет;
усыновителей детей до 3 месяцев;
супругов, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам.

Этим работникам предоставление отпуска производится на основании письменного заявления даже при трудовой деятельности менее 6 месяцев.

Где скачать образец

Приказ, который утверждает график отпусков, издается в то же время, что и сам документ. Выпустить его необходимо не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Образец графика, приказа, а также форму Т-7, куда вносятся сведения, можно скачать в интернете.

На предприятиях приказы не составляются, так как сама форма графика содержит строку для подписи руководителя. Это не является противозаконным. Однако приказ может подтвердить вступление документа в законную силу и зафиксировать дату составления графика.

Скачать образец Т7

Как составить приказ о графике отпусков

Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика. Важно, чтобы он содержал основные графы документа.

Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:

В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
В четвертом разделе указывается табельный номер.
Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.

После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.

Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.

Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2018 года, а второй – 7 июля 2018 года. Если он возьмет отпуск в мае 2018 года (за первый год) и в ноябре 2018 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.

Отражаем информацию об отпуске в личной карточке

Если сотрудник заранее уходил в отпуск, то в графике отмечается отсутствие календарных дней на предстоящий период.

Для утверждения приказа о графике отпусков можно воспользоваться двумя способами. В первом случае руководитель лично подписывает документ, а во втором – издается приказ организации.

Первый способ предусматривает проставление визы начальника в верхнем правом углу документа. Второй вариант – создание приказа с утверждением графика отпусков, который будет являться приложением.

Пошаговая инструкция процедуры

Разработка графика производится на предстоящий год. Утверждение проводится не позднее, чем через две недели после наступления нового года.

Подготовка графика предусматривает несколько этапов:

Необходимо утвердить форму графика. Делают это кадровые сотрудники по согласованию с руководителем учреждения. Она может быть унифицированной или самостоятельно разработанной.
Далее прописывается порядок составления и согласования документа. Он регламентируется нормативно-правовыми актами внутреннего пользования, коллективным договоров или отдельным приказом. Обязательно указывается ответственное лицо, сотрудники по каждом подразделению, предоставляющие сведения, срок передачи данных.

На следующем этапе отпуска включаются в график. Они могут быть ежегодными основными и дополнительными оплачиваемыми (более 28 дней у сотрудников ДОУ, госслужащих, несовершеннолетних работников, инвалидов, на вредном производстве и с ненормированным рабочим днем), а также не использованными в прошлом году.
Далее рассчитываются дни отпуска, которые включаются в график. Данные определяются на основании даты окончания рабочего года сотрудника. Если отпуск делится на части, то нужно получить согласие работника и проследить, чтобы один из периодов был не менее 14 дней.
Важно учитывать пожелания работников. Однако решение остается за руководителем, который определяет очередность. Выяснить желания сотрудников можно с помощью опросного листа и заявлений о включении в график.
После утверждения графика производится ознакомление сотрудников с документом. Важно предупредить работника за две недели до выхода в отпуск о предстоящей дате.
Стоит учитывать возможные изменения графика. Если они планируются, сотрудник пишет заявление о переносе отпуска. Решение выносится в виде приказа руководства. Тогда в графике делаются корректировки.

Дополнительные условия

Не все работодатели знакомы с обязанностями по оповещению сотрудников об отпуске. При этом законодательно предусматривается ответственность за отсутствие графика и несвоевременном ознакомлении сотрудников с ним.

Что отражать в содержании

Важным моментом является правильное составление графика. Это позволит избежать разногласий работников и руководителя.

Название графы	Содержание
Количество работников учреждения	Прописывается список сотрудников, работающих по трудовому договору.
Количество отпускных дней	Для определения полного количества дней нужно сложить значения ежегодных оплачиваемых основного и дополнительного отпусков.
Дата выхода в отпуск (предполагаемая)	Рекомендуется прописывать дату и месяц выхода в отпуск. При указании только месяца потребуется дополнительное составление заявления.
Деление отпуска на несколько частей	Если работник согласен поделить отпуск, он может поставить свою подпись в соответствующей графе.

Требования и ответственность

График отпусков необходим для определения последовательности выхода работников на отдых. Он включает основные дни, положенные по закону, так и дополнительное время. При составлении графика важно учитывать право некоторых сотрудников на предоставление отпуска в удобные для них даты.

К ним относят:

работающих несовершеннолетних детей;
родителей и опекунов несовершеннолетних детей-инвалидов;
сотрудников, которые были отозваны из отпуска.

График должен составляться в любом учреждении. При этом не учитывается форма собственности и количество работающих лиц. Государственная инспекция по трудовым отношениям тщательно проверяет данную документацию. Она отмечает сроки составления и утверждения графика.

Если документ будет отсутствовать, то должностному лицу придется заплатить от 1 000 до 5 000 рублей. Учреждение понесет убытки в размере 30 000 – 50 000 рублей.

Знакомить ли работников

Трудовым кодексом РФ не предусматривается обязанность работодателя знакомить работников с графиком под роспись. В статье 123 прописывается необходимость оповещения сотрудника за две недели до начала отпуска.

Но, как показывает практика, ознакомление лучше производить. Сделать это после утверждения графика можно несколькими способами.

Среди них выделяют:

оформление листов ознакомления;
фиксацию факта ознакомления (подпись в графике);
вывешивание документа на доску информации;
направление выписки в каждое структурное подразделение;
вручение выписки каждому сотруднику о начале его отпуска.

Случаи изменений

Не все графики соблюдаются безоговорочно. Ведь иногда отпуск в обязательном порядке должен быть перенесен (например, при болезни). Поэтому график необходимо постоянно актуализировать. В противном случае контролирующие органы могут оштрафовать работодателя. Если утверждение проводилось в приказном порядке, то необходимо издавать новый приказ.

Изменения могут произойти при:

приеме на работу нового работника;
вызове работника из отпуска;
перенесении отпускного периода сотрудника.

Новый приказ должен ввести дополнительное приложение к графику. Также он может менять документ или принимать его в новой редакции.

Если график утверждался непосредственно в форме, то важно внести в нее изменения, отметив их в соответствующих графах. Обязательно данные согласовываются с Профсоюзной организацией.

Также вноситься изменения могут при желании работника поделить отпуск. Тогда в графике отмечается соответствующее новшество.

Часто задаваемые вопросы

При составлении графика у работников и некоторых работодателей появляется множество вопросов.

Ответы на самые распространенные приведены ниже:

Какие виды должны быть отражены?	В график необходимо внести: ежегодный оплачиваемый отпуск; дополнительный ежегодный отпуск с денежным содержанием; не использованный за прошлый год отпуск.
Какие предусматриваются варианты заполнения при переносе в связи с болезнью сотрудника?	При болезни работника в период отпуска происходит продление отпуска или перенос на другое время. Выбор делается путем заявления с указанием причин и приложением листа нетрудоспособности. После этого новые данные вносятся в графы 8 и 9.
Как оформляется перенос при возникновении производственной необходимости?	Если решением руководства был сделан вывод о переносе отпуска работника в связи с производственной необходимостью, то такой вариант доступен. Однако работник должен дать согласие на это. Данные вносят в колонки 8 и 9 с указанием даты и номера приказа, числа и месяца нового отпуска.
Включаются ли женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком?	При нахождении женщины в отпуске по уходу за ребенком данные о ней не вносятся в график. Но при ее выходе на работу на неполный рабочий день ей также положен ежегодный оплачиваемый отпуск. Разница будет отмечаться только в размере отпускных. При работе неполный рабочий день заработная плата снижается, что влияет на денежную выплату перед отпуском.
Вносятся ли изменения при переносе по инициативе сотрудника?	При желании перенести отпуск сотрудник составляет заявление в свободной форме. Если руководство учреждения не против, то в график вносятся изменения (графа 8,9). Отметить необходимо номер и дату приказа по переносе отпуска и приказа, который устанавливает новую дату.
Вписываются ли новые сотрудники?	При трудовой деятельности менее одного года данные не вносятся в уже имеющийся график. Указание их в документе требуется во второй год работы.
Как отражается отпуск сотрудника, работающего по совместительству?	При трудовой деятельности, осуществляющейся по совместительству, руководству необходимо сообщить дату выхода в отпуск по основному месту работу. Отпуск планируется на этот же срок с занесением информации в график на общих основаниях.
Включаются ли неиспользованные отпуска?	При наличии неиспользованного отпуска или его части, оставшиеся дни складываются с новым положенным сроком. Графа о продолжительности отпуска содержит данные о полном количестве дней.
Как проводится ознакомление сотрудника?	Работник должен ознакомиться с графиком не позднее, чем за 14 дней до даты начала отпуска. Согласие подтверждается подписью в листе ознакомления. Также разрешается внесение дополнительной графы непосредственно в график. Измененная форма должна быть утверждена соответствующим приказом.
Сколько хранится?	Хранение осуществляется в течение того года, данные о котором содержатся в документе. По его окончании график можно уничтожить.
Что будет при отсутствии?	Если график отпусков отсутствует, руководитель нарушает Трудовой кодекс РФ. В этом случае накладывается штраф. Также возможно приостановление деятельности фирмы на срок до 90 дней.

buhuchetpro.ru

Как утвердить план отпусков

Статья 123 ТК РФ обязывает каждого работодателя не позже, чем за две недели до нового года подготовить документ, устанавливающий время отдыха сотрудников в следующем году. В нем учитываются следующие виды отпусков:

ежегодные оплачиваемые;
неиспользованные в прошлом году;
дополнительные, предусмотренные локальными нормативными актами или законодательством.

График составляют, согласовывая с профсоюзом, если он есть. Желательно учитывать пожелания сотрудников, имеющих преимущественное право на выбор времени отдыха, это жены военнослужащих, чернобыльцы и т.д. После подписания с документом можно ознакомить под роспись каждого трудящегося.

Форму документа организация разрабатывает самостоятельно. Он может выглядеть следующим образом:

Существует и унифицированный шаблон (форма Т-7), введенный Госкомстатом в 2004 году. Сейчас он является рекомендованным, а не обязательным. Тем не менее, многие кадровые работники предпочитают если не пользоваться им в полной мере, то брать за основу.

Унифицированный шаблон (форма Т-7)

Если внимательно посмотреть, в документе содержатся все реквизиты, которые необходимы для вступления в силу. Поэтому руководитель вправе не издавать никаких дополнительных распоряжений на то, чтобы ввести его в действие. Кроме того, в законе нет упоминания о том, что такая бумага нужна.

То есть приказа на утверждение графика отдыха может не быть и проверяющие не посчитают это нарушением. Нарушение – когда нет самого плана, он выпущен с опозданием (штраф за это до 50 тысяч рублей для компаний и до 5 тысяч рублей для ИП и должностных лиц). Но отсутствие распоряжения на его утверждение несоблюдением требований законодательства считать нельзя.

Не накажут и за то, что в компании ежегодно выпускается такой приказ. Его «право на жизнь» прописывают в ЛНА компании, уточняя цели, состав включенной информации, форму. Некоторые специалисты говорят, что такой документ нужен не столько для введения в действие графика, сколько для назначения ответственных лиц за его исполнение и распределения сопутствующих обязанностей. Например, для своевременного резервирования средств на выплату зарплаты, подготовке необходимых бумаг, предоставлении предусмотренных ЛНА компании компенсаций или гарантий.

Как выглядит распоряжение на утверждение графика отпусков (образец)

Если на вопрос «Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков» начальство ответило утвердительно, его образец придется разрабатывать самостоятельно. Специальной формы на законодательном уровне нет, поэтому выпускают его в произвольном виде. В то же время это один из кадровых документов по основной деятельности, поэтому он должен содержать все стандартные реквизиты:

наименование организации;
название;
дату составления;
суть распоряжения;
сведения о лице, его подписавшем;
подписи иных лиц, если приказом возложена ответственность на сотрудников следить за соблюдением утвержденных правил.

Вот один из вариантов оформления:

Важно помнить, что издаваемый дополнительно приказ напрямую относится к плану отпусков, который должен быть принят не позже чем за 2 недели до конца года. Поэтому распоряжение тоже должно быть выпущено в эти сроки.

Форма Т-7

Шаблон приказа об утверждении графика отпусков

ppt.ru

Когда составлять распоряжение

Расписание, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.

Правила составления

Он составляется в свободной форме. Необходимыми составляющими в нем будут:

полное наименование организации;
реквизиты (название, номер и дата);
содержание (текст распоряжения);
фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.

Сам план отпусков работников лучше всего оформить как приложение, так как зачастую он размещается на большом количестве листов.

Оформляем «шапку»

Следует оформлять документ на фирменном бланке, на котором указано полное наименование организации. Слева указывается город, в котором она расположена, справа — дата составления, а в середине нужно обозначить название документа. Далее в вводной части нужно привести обоснование, где будет ссылка на определенную статью Трудового кодекса РФ (ст. 123).

Оформляем «тело»

В основной части нужно дать указание утвердить график на соответствующий календарный год. Ознакомление сотрудников с документом не является обязанностью работодателя. Но если руководство настаивает, в унифицированную форму Т-7 можно добавить специальные поля для ознакомления, где можно будет расписываться и проставлять дату. Если все же решите ознакомить всех, кто работает в организации, с этим документом, напишите об этом во втором пункте распоряжения. Но тогда обязательно укажите ответственного за эту процедуру. Чаще всего им становится сотрудник отдела кадров либо секретарь.

gosuchetnik.ru

Что такое график отпусков по трудовому кодексу

Этот расписание, по которому работники уходят в ежегодные отпуска (ст. 123, ч. 1, ТК РФ). График составляется в обязательном порядке, подготавливается до начала года. Обеспечивает право трудящихся на отдых, которое гарантируется работнику Конституцией РФ (ст. 37, п. 5).

Благодаря обозначенной очерёдности отпусков, сотрудник может заранее спланировать своё время на отдых и провести его с максимальной пользой. Работодатель контролирует укомплектованность штата и не ищет замену сотруднику в последний момент.

Отсутствие графика на предприятии недопустимо. Проверить наличие этого документа может трудовая инспекция или налоговая.

Как составить график отпусков: основные правила

Как заполнить расписание отпусков на год, образец

График составляется кадровой службой и руководством организации совместно. Составителем может быть должностное лицо, выполняющее функцию кадровика. Например, помощник руководителя в мелкой организации.

Очерёдность составляется с учётом пожеланий сотрудников. Учитываются требования рабочего процесса: распределение должно не нарушать функционирование бизнеса и быть равномерным.

Некоторые категории сотрудников по закону выбирают даты отдыха на своё усмотрение. Например:

Лица, работающие по совместительству(ст. 286 ТК РФ).
Несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ).
Сотрудники, которые усыновили ребёнка в возрасте до 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ).
Работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ). А также их мужья в этот период (ст. 123 ТК РФ).
Супруги военнослужащих, которые уходят в отпуск одновременно с супругом-военнослужащим (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»).

В декабре текущего года график составляют на следующий год. Документ должен быть утверждён не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т. е. к 16 декабря. В крупных организациях согласование очерёдности начинается с сентября-октября. Если на предприятии есть профсоюз, то с ним также нужно согласовывать расписание.

Используется установленный бланк формы Т-7:

Графы 1–4. Сведения о работнике: подразделение, должность, табельный номер и полное имя.
Графа 6. Дата начала отдыха по согласованному расписанию.
Графа 7. Фактическое начало отпуска.
Графы 8 и 9. Сведения о перенесении срока: дата, основание.
Графа 10. Дополнительные сведения.

На основе формы №Т-7 начисляются отпускные работникам. Строгое соблюдение правил заполнения графика необходимо для правильного осуществления финансовых расчётов.

Приказ об утверждении, оформление

Закон не обязывает организации издавать приказ об утверждении расписания отпусков, но и не запрещает этого. Руководитель составляет документ на своё усмотрение в произвольной форме. В приказ можно включить следующие реквизиты:

Наименование предприятия.
Дата документа и номер.
Текст, где изложена суть распоряжения.
Подписи руководителя и исполнителей.

Порядок ознакомления сотрудников

Работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников об утверждённом графике. Документально зафиксировать ознакомление сотрудников с расписанием можно двумя способами:

В документе с графиком отпусков выделить отдельный 11 пункт «Примечание» или «Ознакомлен», где каждый из работников ставит свою подпись и дату.
Создать отдельный документ — лист ознакомления, где трудящиеся на предприятии расписываются.

Большинство организаций составляют отдельный лист для ознакомления сотрудников. Каждый из работников ставит подпись, что означает подтверждение факта изучения очерёдности отпусков. Форма документа может составляться на усмотрение руководства. Чаще всего имеет вид таблицы. Важно включить в документ следующие реквизиты:

Даты отпусков в порядке очереди.
ФИО работника, должность и подразделение.
Место для даты и подписи.

Внесение изменений

В течение года могут возникнуть обстоятельства, по причине которых очерёдность отпусков нарушается:

В связи с производственной необходимостью (инициатива исходит от работодателя).
По инициативе работающего (по причине уважительных жизненных обстоятельств трудящегося).
В связи с беременностью, необходимостью ухода за младенцем.
При совпадении праздничных дней и ежегодного отдыха.

Сотрудника вызывают из отпуска досрочно или его отдых переносится на другое время. Расписание также меняют, если в штате появились новые работники. Вновь прибывшие кадры включаются в расписание после 6 месяцев работы.

Процедура изменения даты отдыха следующая:

Сотрудник пишет заявление с просьбой о переносе ежегодного отдыха. Если инициатор — работодатель, то от руководства сотруднику направляют уведомление с обоснованием причин переноса. Документ подписывается обеими сторонами.
Руководитель подписывает приказ о переносе даты отдыха.
Кадровая служба корректирует график и другие документы по учёту рабочего времени.

Изменить дату выхода сотрудника в отпуск можно путём корректировки очерёдности. Кадровик делает пометку в график отпусков о перенесении даты:

Графа 8. Документ, который принят как основание для переноса отдыха. Например, заявление сотрудника.
Графа 9. Дата предполагаемого отдыха.
Графа 10. Примечание. Здесь кадровик может сделать дополнительные записи. Например, записать реквизиты больничного листа, если перенос отдыха произошёл по причине болезни.

Изменение расписания по желанию работодателя возможно, если сотрудник согласен на новые условия. Перенос нерабочих дней во время праздников производится автоматически.

Ошибки при составлении очерёдности отпусков

Если в графике предоставления отпусков есть ошибка, может нарушиться деятельность предприятия. Это препятствует корректному начислению отпускных, затягивает поиск работника для замены. Важно придерживаться правил составления документа и учитывать мнение сторон.

Типичные ошибки при составлении расписания отпусков:

Расписание составлено не вовремя (крайний срок утверждения — 16 декабря).
Документ подписан неуполномоченным лицом.
Не учтены пожелания сотрудников.
Составленный график не соблюдается.
В отпуск одновременно уходит руководитель и его заместитель, что противоречит правилам.
Включение в график не только ежегодных, то и других видов отпусков (декретный, учебный).
Неправильное деление ежегодного отдыха (одна из частей отдыха должна составлять минимум 14 дней).
Отсутствие отпуска у сотрудника в течение двух лет работы. Нельзя переносить отдых сотрудника более, чем на 12 месяцев.
Назначение первым днём отдыха последний рабочий день недели (отпуск не может начинаться в пятницу или субботу).

Все изменения, которые утверждаются в течение года, обязательно фиксируются в графике.

Каков срок хранения документа в организации

Сроки хранения кадровой документации регламентируются нормативными актами. Правила обязательны для соблюдения организациями.

График предоставления отпусков относится к бумагам временного назначения и хранится на протяжении срока своего действия — 1 год. Это положение зафиксировано в Перечне типовых управленческих документов, утверждённом Приказом Минкультуры РФ №558 в редакции от 16.02.2016 г., ст. 693.

Ответственность работодателя за несоблюдение графика

Если расписание предоставления отпусков отсутствует или этого графика не придерживаются в организации, работодателю грозит административная ответственность. Наказание выражается в штрафе и/или прекращении деятельности до 3 лет.

Согласно КоАП (ст. 5.27, ч.1), размеры штрафов следующие:

От 1000 р. до 5000 р. для работодателей-ИП.
От 1000 р. до 5000 р. для лиц, выполняющих должностные обязанности на предприятии.
От 30000 р. до 50000 р. для организаций-нарушителей трудовых прав сотрудников.

ipshnik.com

В каком случае вносятся изменения в график отпусков

Действующие положения нормативных актов разрешают осуществлять внесение изменений в график отпусков, который ранее был утвержден и введен в действие. Напомним, что график отпусков вводится на основании приказа об утверждении графика отпусков не позднее 17 декабря предшествующего года.

Изменения в график отпусков вносятся, когда кто-то из работающих на предприятии переносит свой период отдыха или происходит изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника, который трудоустроился уже в текущем году.

Следует только помнить, что прием нового сотрудника в обычных условиях не требует обязательного его включения в график, ведь отпуск ему положен после 6 месяцев выполнения обязанностей.

Также нормы права предусматривают ситуации переноса периода отдыха в силу сложившихся обстоятельств, и работодатель должен все это оформить.

Можно обозначить следующие такие случаи:

Период отпуска совпадает с периодом болезни. Однако, здесь следует учитывать условие о том предупредил ли работник работодателя или нет. Если он ушел в отпуск, а потом оформил лист нетрудоспособности и известил администрацию компании об этом, то отпуск у него увеличивается на количество дней больничного. Когда же о периоде нетрудоспособности стало известно только после того, как работник приступил к работе, отпуск должен перенесен быть на удобное для сотрудника время.
Во время отпуска работник выполнял свои гражданские обязанности (был присяжным, свидетелем, призывался на военные сборы и т.д). ТК РФ устанавливает, что на все это время он освобождается от работы, и ему начисляется средний заработок.

Работодателю также предоставляется право переносить отпуска работника, но при соблюдении определенных условий.

К таким ситуациям относятся:

Для выполнения срочного поручения с высокой степенью важностью, когда это осуществить может только данный человек.
При структурных изменениях на предприятии.
При изменении технологического процесса, в частности для пуско-наладочных работ.
Когда на предприятии проходят проверки контролирующих органов.
Привлечение работника к работе с целью отправления его в командировку.
Период нетрудоспособности руководящего состава работников, когда в соответствии с положениями и учредительными документами обязанности по управлению должны быть возложены на строго определенных лиц.

Главное при этом помнить, чтобы привлечь работника к трудовой деятельности во время ежегодного отпуска необходимо получить его согласие, ведь это является обязательным условием подобного изменения графика отпусков.

Как внести изменения в график отпусков

В действующем законодательстве не содержится конкретных указаний о том, можно ли производить изменения в этом нормативном акте, а также как правильно это произвести. Однако кадровики считают, что вносить изменения все же нужно.

И на это есть следующие причины:

Неверный документ может вносить путаницу в очередности предоставления отпусков, а также повлечет санкции со стороны проверяющих органов;
Незапланированное отсутствие сотрудника на месте работы может отрицательно повлиять на работу компании.

В любой ситуации выполнение изменений в графике должно быть разрешено администрацией фирмы, а также это нужно согласовать с самим работником.

В ситуации, когда сотрудник желает перенести отдых на другое время, нужно написать заявление на имя руководителя. В нем нужно вежливо изложить просьбу о переносе времени отпуска на другой, желаемый срок. Подписанное руководителем заявление отдается в кадровый отдел, который составляет необходимый приказ. В самом графике, в поле «Примечание» проставляются сведения о заявлении.

Как составить приказ о внесении изменений в график отпусков

Для данного документа нет какой-либо обязательной формы. Организация может оформлять его произвольно, в том числе используя свой фирменный бланк.

Приказ в своей верхней части обязательно должен содержать название организации, ее налоговые коды, адрес регистрации, банковские реквизиты.

Ниже на следующей строке записываются место оформления и текущая дата.

Далее нужно записать название документа – «Приказ», после чего указать его номер. На следующей строке можно записать его краткое содержание — например, «О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска Иванова А. И.».

После этого следует вводная часть документа, в которой необходимо описать причину переноса отпуска у работника. Это можно сделать так: «На основании заявления работника о переносе отпуска..» либо «В связи со вводом в эксплуатацию оборудования на основании письменного согласия работника..».

Затем идет слово «Приказываю», после которого излагаются положения распоряжения:

Произвести перенос отпуска на новую дату, с обязательным указанием с какой даты передвигается отдых;
Указание кадровому работнику внести необходимые изменения в действующий график отпусков.

Приказ о внесении изменений в график отпусков должен подписать руководитель организации. Ниже идут графы для отметки об ознакомлении упомянутых в документе работников.

Нужно ли знакомить сотрудников с изменениями

График отпусков является локальным нормативным документом, и по закону, работодатель должен с ним ознакомить всех сотрудников под роспись. При внесении изменений в график, с ними необходимо знакомить только того сотрудника, которого это напрямую касается. Производить повторное ознакомление всех остальных работников, упомянутых в документе, нет надобности.

Выполнять эту операцию можно несколькими способами. Вместе с графиком отпусков можно предусмотреть ознакомительный лист, в который будет вноситься отметка о сути внесенных изменений, а работник будет ставить рядом свою подпись.

Кроме этого, можно предусмотреть в приказе, на основании которого вносятся изменения, отдельную графу, где сотрудник также должен будет поставить отметку.

buhproffi.ru

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

К таким категориям работников, в частности, относятся:

мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все-все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

ООО «Солнечный зайчик»

Приказ № 93

о составлении графика ежегодных отпусков

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

— период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2018 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:

Вид отпуска	Буквенный код	Числовой код
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором)	ДБ	18
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста	ОЖ	15
Оплачиваемый учебный отпуск	У	11
Неоплачиваемый учебный отпуск	УД	13

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 9 апреля 2018 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табельный номер	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого отработано за I половину месяца
1	2	3	4															5
1	Петрова Елена Федоровна бухгалтер	054	В	Я	Я	Я	Я	Я	В	В	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	ОТ	5
1	Петрова Елена Федоровна бухгалтер	054		8	8	8	8	8										40

*Представлен фрагмент формы Т-12

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.

glavkniga.ru