Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.
Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.
Какое изменение придется зафиксировать в ШР:
- появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
- изменили название должности, переименовали отдел;
- изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
- ликвидируют отделы и вакантные позиции;
- проводят сокращение штата, численности.
Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.
В штатное расписание вводятся новые штатные единицы
Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.
Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:
- в шапке документа указывают наименование предприятия;
- ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
- слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
- указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
- указывают предложения по решению описанных вопросов;
- закрепляют ответственных за исполнение приказа;
- при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
- подпись составившего и ее расшифровка.
Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:
Скачать
В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.
Переименование должности
Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.
Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.
|
Работник согласен |
Начинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании. На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности. |
|
Работник не согласен |
Работодатель предлагает другую работу. Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:
Скачать
Изменение оклада
Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.
Скачать
Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.
Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.
Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Вывод вакантных должностей
Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:
- дату, с которой данное изменение вступает в силу;
- название должностей, которые исключаются;
- количество штатных единиц, которые исключают.
Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.
Приказ на исключение вакантных должностей, образец
Скачать
Сокращение штата
Для проведение такой процедуры потребуется:
- Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
- Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
- Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.
В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.
Приказ на сокращение штата, образец
Скачать
Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.
Источник: clubtk.ru
ПРИКАЗ
______________ № ______________
г. _____________
Об изменении штатного расписания
В связи с необходимостью изменения структуры и штатной численности организации
приказываю:
1.Внести изменения в штатное расписание:
ликвидировать структурное подразделение __________ численностью ____ человек;
исключить должности ________________ ;
установить штатную численность по должности ______ в количестве ___ штатных единиц.
2. Утвердить штатное расписание ООО «МИР» и ввести его в действие с «___» _________ 20__ года.
3. Создать комиссию по проведению мероприятий по сокращению штата и численности работников ООО «МИР» в составе: ________________.
4. Председателю комиссии ______________ в срок до «____»___________20__ г. представить на утверждение план мероприятий по сокращению штата и численности работников ООО «МИР».
Контроль за выполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор А.А. Алексеев
С приказом ознакомлены:
________________ ____________ _________________ «___»______20__г.
должность подпись расшифровка подписи дата ознакомления
В дело № ________________
___ ____________ 20 __ г
________________
(подпись исполнителя)
Источник: dogovor-urist.ru
Подготовка ко внесению изменений в штатное расписание
Сначала руководство анализирует насколько эффективно организована структура предприятия. В ходе подготовки изменений принимают участие различные специалисты, анализируя фонд оплаты труда, структуру подчинения, вакантные должности.
ководитель структурного подразделения должен подать служебную записку руководству с экономическим обоснованием изменений, касающихся его отдела. После завершения проекта изменений руководство даёт сигнал о внесении корректив специалисту, который отвечает за штатное расписание. Как правило, это работник кадровой службы, секретарь или бухгалтер. По устному распоряжению директора специалист готовит приказ, руководитель изучает его содержание, затем утверждает его подписью и печатью.
Приказы по штатному расписанию являются общими по предприятию. Возможно присвоение им специального индекса (ШР), хранятся они в отдельной папке, с целью ограничения доступа к конфиденциальной информации сотрудников.
Причины для внесения изменений в штатное расписание
Причины могут быть самые разные. Особенно это актуально, если вам необходимо:
- переименовать должность или подразделение;
- ввести или вывести из штата должность (должности);
- изменить оклад или тарифную ставку по одной или нескольким должностям;
- заменить оклад тарифной ставкой или наоборот;
- сократить штат.
В зависимости от ситуации, влияющей на характер изменений, может меняться преамбула приказа, которая описывает основания для его составления. Как правило, преамбулу начинают со слов: «В связи с», «В целях», «Во исполнение» и тому подобное.
Ответственный по оформлению штатного расписания
После того как будет принято решение о смене штатного расписания, исполнением корректировок занимается сотрудник, назначенный руководством для выполнения этих задач. Обычно эти обязанности прописывают в должностной инструкции сотрудника или трудовом договоре.
На небольших фирмах функции по составлению, редактированию штатного расписания возлагаются на кадровую или бухгалтерскую службу. На более крупных предприятиях этим занимаются планово-экономический департамент или департамент труда и заработной платы. Индивидуальный предприниматель выполняет такую работу сам, если у него в штате отсутствует бухгалтер или кадровый работник. Как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое, описано ниже в нескольких примерах.
Утверждение нового штатного расписания
Новое штатное расписание утверждается и вводится в действие приказом руководства. Выглядит он следующим образом:
Общество с ограниченной ответственностью
«Химреактив»
ПРИКАЗ
30 декабря 2016 г. No 145
Об утверждении штатного расписания
ПРИКАЗЫВАЮ:
- утвердить штатное расписание No ШР-1 от 26 декабря 2016 г;
- ввести в действие штатное расписание NoШР-1 от 26 декабря 2016 г. с 1 января 2017 г;
- специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить необходимую документацию;
- контроль по исполнению приказа возложить на главного бухгалтера Сомову В.В.
Генеральный директор А.Ю. Васильковский
Изменение в связи с увеличением окладов
Поскольку Законодательство не допускает уменьшения заработной платы сотрудников, за исключением случаев сокращения штатных ставок, изменения в окладе или тарифной ставке происходят в большую сторону. Одновременно допускается вводить коррективы не только по одному, а сразу по нескольким сотрудникам.
Дата утверждения приказа может не совпадать с днём вступления в силу. Содержание текста приказа условно делится на две части: констатирующую и распорядительную. В первой части обычно обосновывают с какой целью вносят изменения, во второй — конкретные распоряжения. Ниже приведён образец приказа о внесении изменений в штатное расписание:
Общество с ограниченной ответственностью
«Химреактив»
ПРИКАЗ
27 марта 2017 г. No 2-ШР
О внесении изменений в содержание штатного расписания No ШР-1, утвержденного Приказом No 145 от 30.12.2016 г.
В связи с увеличением объема выполняемых работ
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1
- С 1 апреля 2017 г. установить должностной оклад:
Начальнику лаборатории Куликову Владимиру Семёновичу в размере 37 000 (тридцать семь тысяч) рублей.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору. - Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Сомову В.В.
Генеральный директор А.Ю. Васильковский
Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам
Переименование должности
В случае смены названия должности либо отдела необходимо составить письменное обоснование. Исключение составляет вакантная должность, тогда коррективы обосновывать необязательно. Начинать оформление приказа можно со следующей преамбулы: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с функциональной нагрузкой (указывается должность)».
Оформляется приказ на такие изменения подобно примеру, описанному выше. Распорядительная часть приказа будет приблизительно следующего содержания:
- с 1 мая 2017 г. изменить наименование должности «Инженер» на «Инженер-технолог»;
- специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить инженера Переверзева И.А. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.
Выведение должности
Когда длительное время должности или какие-то штатные единицы остаются вакантными, резонно исключить соответствующие позиции из штатного расписания. Сформулировать преамбулу приказа можно подобным образом: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и так далее. В распорядительной части пишется текст нижеописанного содержания.
С 1 июля 2017 г. исключить следующие должности из штатного расписания:
- механик с окладом 28000 (двадцать восемь тысяч) рублей – 1,5 штатных единицы.
Указание суммы оклада или тарифной ставки является необязательным. В случае, если в штате имеются одинаковые должности в разных подразделениях, то нужно дополнительно указать необходимое подразделение.
Введение должности
Подобный предыдущему способ, как внести изменения в штатное расписание при введении новой должности или штатной единицы, используется и здесь. Началом фразы для преамбулы может послужить текст: «в связи с увеличением объема работ», «с целью повышения эффективности предприятия (отдельного подразделения)», «в связи с открытием нового производственного объекта» и так далее. Рассмотрим как может выглядеть распорядительная часть.
С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание следующие должности:
- Менеджер по рекламе с окладом 32 000 (тридцать две тысячи) рублей – 1 шт. единица;
- Заведующий складом с окладом 30 000 (тридцать тысяч) рублей – 1 шт. единица.
Дополнительно необходимо указывать отдел, куда вводится должность, если на предприятии имеется их несколько. Если создаётся новое подразделение, данную информацию также нужно указать в данном приказе.
Сокращение штата
При сокращении штата происходит выведение вакантных штатных единиц предприятия. Это сложный длительный процесс со множеством нюансов. В данной ситуации государство защищает права работников, поэтому согласно Трудовому кодексу работодатели обязаны предупреждать своих сотрудников о сокращении за 2 месяца до начала.
Для отображения этого процесса оформляется приказ об изменении штатного расписания, который нумеруется и индексируется соответственно. В документе указывается причина сокращения штата, которая является обоснованием: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда». В части распоряжений по приказу прописываются такие пункты:
Внести следующие изменения в содержание штатного расписания No ШР-1 от 01.01.2017 г.:
С 1 июня 2017 г. из штатного расписания вывести должности:
- электрик – 1 шт. единица;
- охранник – 1 шт. единица.
Ответственный – главный бухгалтер Сомова В.В.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. в порядке, установленном действующим трудовым законодательством:
- довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;
- предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;
- довести до сведения органов службы занятости информацию об увольнении сотрудников.
Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:
- председатель комиссии – Генеральный директор А.Ю. Васильковский
- члены комиссии— специалист по кадрам Гордеева Л.Н., юрисконсульт Пилипенко С.О., главный бухгалтер Сомова В.В.
Задачи комиссии по сокращению штата включают в себя соблюдение правильности оформления документации, вручение уведомлений сотрудникам, попавших под сокращение.
Смена способа начисления заработной платы
Бывают случаи, когда необходимо поменять способ начисления заработной платы для одного или нескольких сотрудников путём замены оклада на тарифную ставку или наоборот. Причиной могут послужить: частое появление переработок, увеличение интенсивности труда, продолжительности рабочего дня. Тогда, с целью оптимизации ведения учета отработанного времени и заработной платы, вносятся корректировки в штатное расписание. Такие корректировки должны быть обоснованными и согласованными с работником, чтобы не допустить уменьшения его заработной платы. В распорядительном разделе можно написать следующее:
С 1 апреля 2017 г. из штатного расписания вывести должность:
- техник-лаборант с окладом 20000 руб. – 1 шт. единица.
С 1 апреля 2017 г. ввести в штатное расписание должность:
- техник-лаборант с часовой тарифной ставкой 120 руб. – 1 шт. единица.
Специалисту по кадрам Гордеевой Л.Н. уведомить техника-лаборанта Гусева С.Е. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».
Порядок хранения приказов
Приказы об изменении штатного расписания являются общими по предприятию и связаны с его основной деятельностью. Обозначаются специальным индексом и хранятся в отдельной папке для сохранения личной информации о работниках. Порядок хранения важен для удобства доступа в любой момент как для проверяющих, так и руководства.
Сроки хранения приказов оговорены действующим законодательством, они ограничены сроком существования предприятия, то есть хранятся пока предприятие не закроется.
Источник: 101biznesplan.ru