Табель работы

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

• вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
• осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
• располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени (форма Т-12)

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Статья 91. Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Три бланка, рекомендованные для работы, скачиваются бесплатно отличаются способом, которым предприятие ведет подсчет времени, фактически проведенного сотрудником на работе, а также формой организации:

Форма Т-13	Применяется на предприятиях с установленным на проходной турникетом, автоматически фиксирующим время прибытия и убытия персонала, с возможностью заполнения информации ручным способом или с помощью программы Excel на компьютере.
Т-12	Представляет собой универсальную форму, допустимую к заполнению вручную, в которой предусмотрен дополнительный раздел, призванный отражать расчет оплаты фактически выполненной работы.
0504421	Представляет собой бланк, заполняемый бюджетными предприятиями (например, на школьных учителей).

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2018 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

Бухгалтерия	Может верно производить начисления выплат по больничным, отпускным, премиальным, командировочным. При отклонении от графика, бухгалтеру придется воспользоваться 1С для расчета зарплаты с учетов прогулов или опозданий.
Кадровая служба	Основывается на установленной в табеле информации о работе сотрудников, принимая решения о поощрении или наказании.
Руководитель	На основании полученных сведений, могут приниматься взвешенные решения относительно оптимального управления фирмой. В учет принимается число больничных листов, пропусков, прогулов, или, наоборот, переработок.

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

• титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
• при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
• если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
• графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
• дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

Показатель	Цифро-буквенный код
Длительность дневной работы	Я (01)
Работа ночью	Н (02)
Работа в праздничные и выходные	РВ (03)
Сверхурочная работы	С (04)
Командировка	К (06)
Оплачиваемый отпуск по ТК	ОТ (09)
Дополнительный отпуск (оплачиваемый)	ОД (10)
Отпуск в связи с беременностью и родами	Р (14)
Уход за ребенком до 3 лет	ОЖ (15)
Дополнительный отпуск за свой счет	ДБ (18)
Больничный лист (оплачиваемый)	Б (19)
Нетрудоспособность без оплаты пособия	Т (20)

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

• вносится только фамилия с инициалами, без должности;
• указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
• указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

• расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
• данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
• коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
• неверный расчет пособий по больничному листу.

При установлении факта нарушения, предприятие может быть оштрафовано на сумму до 5 тысяч рублей. Гораздо более серьезное наказание ожидает, если обязательный к заполнению табель учета рабочего времени не велся вообще. Сумма штрафа может составить до 50 тысяч рублей, взимаемых с руководящего лица на основании ст. 5.27 КоАП.

Для того, чтобы избежать проблем с фискальными органами, финансовыми ревизорами, необходимо следить за своевременной подачей сотрудниками документов, которые могут обосновать любое расхождение от стандартного обозначения времени работы.

Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права

Если табель заполняется вручную, используются черновики и копии. В случае необходимости проставления иной отметки, кроме стандартной явки на рабочее место, в обязательном порядке запрашиваются подтверждающие документы.

buhuchetpro.ru

Что такое табель учета рабочего времени и для чего он нужен

Табель учета рабочего времени – это один из видов первичной документации бухучета, который фиксирует:

• вид времени исполнения трудовых функций, которое отрабатывает сотрудник;
• его продолжительность (в часах и днях).

Функции табеля:

• отметка о фактической занятости сотрудника по каждому виду рабочего времени;
• контроль персонала;
• адекватное начисление зарплат и некоторых льгот;
• доказательство при соответствующих трудовых спорах;
• расчет переработки;
• основание правомерности увольнения вследствие прогула;
• налоговое обоснование затрат на фонд заработной платы;
• основа для составления отчетов в контролирующие органы.

Может ли ООО или ИП работать без табеля учета

Закон требует от работодателей обязательного ведения такого табеля, вне зависимости от правовой формы их организации. Если в компании работают наемные служащие, им нужно выплачивать зарплату, с которой в бюджет отчисляются налоги. Чтобы проверить обоснованность начисления зарплат, налоговая поинтересуется наличием этого документа и его содержанием.

Если в ООО или ИП работают сотрудники, а табель учета рабочего времени не заполняется или содержит ошибки, налоговая может признать затраты на их зарплату документально необоснованными. Это значит, что данные расходы работодателя не снизят базу налога на прибыль.

Как учитывается рабочее время сотрудника

Рабочее время – это тот промежуток дня или ночи, в течение которого сотрудник обязан заниматься выполнением своих трудовых функций либо время, приравненное к таковому по оплате. Длительность этого периода (рабочий день или смена) и регулярность его повторения (режим или график) должны быть обязательно зафиксированы в трудовом договоре в качестве условий труда.

В табеле учета отмечаются различные разновидности времени, связанного с трудовыми функциями:

• дневное;
• ночное;
• в выходные и праздничные дни;
• сверхурочное;
• вахта;
• командировка;
• повышение квалификации вне производства;
• оплачиваемые отпуска;
• больничные;
• вынужденный прогул;
• забастовка;
• простой и др.

Принципы ведения табеля

Табельщик обязан соблюдать законодательно принятые правила, а также регламент, закрепленный во внутренних нормативных актах предприятия:

1. Данный документ может вестись по каждому подразделению отдельно или по всей организации целиком.
2. В табель вносится количество отработанных сотрудником часов по каждому виду рабочего времени согласно присвоенному коду.
3. Кроме времени занятости, отмечается также количество часов, когда сотрудник не выполнял работу, хотя был должен это делать (прогулы, забастовки, простои).
4. Сотрудники попадают в табель или исключаются из него после оформления соответствующей кадровой документации – приказа о трудоустройстве или увольнении, трудового договора.
5. При включении в табель нового работника он получает табельный номер, который является уникальным и станет его кодом в кадровой документации. Номер будет актуальным в течение всего времени работы на данного работодателя. От перемены должности табельный номер не меняется. После увольнения такой же номер не должен никому присваиваться в течение 3 лет.
6. Наперед заполнять табель категорически запрещено – в документе отражается время. отработанное по факту.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.

Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:

• предъявление электронных пропусков-карточек;
• считывание отпечатков пальцев;
• сканирование сетчатки глаза;
• видеофиксация с помощью камер и др.

В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.

Как часто и кто заполняет табель

Табель учета рабочего времени заполняется специальным сотрудником – «табельщиком», каковым может быть служащий одного из подразделений:

• отдела кадров;
• бухгалтерии;
• начальник структурного подразделения;
• директор;
• любое лицо, назначенное приказом руководства.

В начале каждого рабочего месяца открывается новый табель учета, а в конце месяца его необходимо закрыть. Иногда промежуточные итоги подводятся в середине месяца.

После заполнения табель должен быть подписан ответственным лицом и руководителем соответствующего отдела, а затем передан в бухгалтерию (2 абзац 2 раздела Указаний, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года).

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для ведения этого важного документа разработаны специальные формы. Не обязательно использовать именно их: работодатель вправе разработать собственные образцы или переделать «под себя» типовые (письмо Роструда от 14 февраля 2013 года № ПГ/1487-61). Главное, чтобы в разработанном табеле присутствовали обязательные реквизиты, предусмотренные ФЗ № 402.

Табель учета рабочего времени на 2018 год, как и ранее, может вестись на одном из двух видов типовых бланков:

• форма Т-12 – по ней не только учитывается отработанное и/или пропущенное время, но и начисляется зарплата (данные вносятся на основании «ручного» контроля);
• форма Т-13 – более распространена, она применяется для чистого учета времени занятости сотрудника, а для начисления зарплат предусмотрены другие документы (эта форма может применяться и при автоматизированных системах учета, но обязательны личные подписи на распечатанных вариантах).

Как заполняется табель по форме Т-13

С автоматизированным заполнением формы Т-13 справляется бухгалтерская программа 1С. Он напоминает развернутую таблицу. Заполнение табеля учета рабочего времени производится в единственном экземпляре.

Обязательные реквизиты нет надобности заполнять каждый раз отдельно, так как они не изменяются, они могут быть закреплены в «теле» табеля заранее:

• полное наименование фирмы;
• код по ОКПО;
• название структурного подразделения (если их в организации несколько).

Далее начинается заполнение каждой графы.

Ответственное лицо вносит в графы табеля такую информацию:

• графа 1 – порядковый номер, строки пронумерованы для удобства;
• графа 2 – ФИО сотрудников по личным карточкам, ведущимся на персонал, и название должности по штатной документации;
• 3 графа – табельные номера, присвоенные сотрудникам.

Далее графы отражают количество часов и дней, отработанных по факту.

Последующие графы разделены каждая на 2 части: одна для буквенного или цифрового кодового обозначения, а во второй проставляется количество отработанных часов.

Они заполняются следующим образом:

• графа 4 – разделена на ячейки, обозначающие каждый день месяца, в которых нужно отмечать явку или неявку и часы, занятые работой (состоит из 2 блоков по 15 дней);
• графа 5 – подсчет отработанного времени в днях на дату середины и конца месяца;
• графа 6 – подсчет рабочих дней за месяц;
• графа 7 содержит шифр оплаты труда;
• графа 8 – код бухгалтерского учета;
• графа 9 – сколько дней нужно оплатить по кодам, указанным в графах 8 и 9 (их можно оставить пустыми, если единый код для всех сотрудников зафиксирован в шапке);
• графа 10, 12 – буквенный или цифровой шифр причины неявки на работу;
• графа 11, 13 – количество пропущенных часов или дней по обозначенной причине.

Внизу таблицы ставят свои визы руководитель отдела, если табель разбит по учетным подразделениям, и обязательно ответственный работник, заполнявший табель (кадровик, бухгалтер и т.п.). Должна присутствовать расшифровка подписи и дата визирования.

Основные коды для заполнения табеля

Код вида оплаты труда в табеле имеет двойной вид: буквенный шифр и цифровое кодирование.

	Вид рабочего времени	Обозначение с помощью буквы	Кодирование цифрой
1	Присутствие по стандартному графику	Я	01
2	Работа в неурочное время	Н	02
3	Занятость в выходные и праздничные дни	РП	03
4	Сверхурочные	C	05
5	Пребывание в командировке	К	06
6	Ежегодный отпуск	ОТ	09
7	Дополнительный отпуск	ОД	10
8	Учебный отпуск	У	11
9	Сокращённый рабочий день для обучающихся без отрыва от производства	УВ	12
10	Учебный административный отпуск	УД	13
11	Больничный по беременности и родам (декретный отпуск)	Р	14
12	Отпуск по уходу за ребёнком до 3-х лет	ОЖ	15
13	Неоплачиваемый отпуск с разрешения начальства	ДО	16
14	Административный отпуск, предусмотренный законодательно	ОЗ	17
15	Оплачиваемая временная нетрудоспособность	Б	19
16	Нетрудоспособность, не подлежащая оплате	Т	20
17	Сокращённая длительность рабочего дня для отдельных категорий сотрудников	ЛЧ	21
18	Отсутствие на рабочем месте в связи с выполнением общественных обязанностей	Г	23
19	Прогул	ПР	24
20	«Короткий» рабочий день, объявленный работодателем	НС	25
21	Выходные дни	В	26
22	Отсутствие по неустановленной причине	НН	30
23	Простой по вине компании	РП	31
24	Простой по вине работника	ВП	33

Как заполнить табель в конкретных ситуациях

Некоторые нюансы рабочего времени требуют адекватного отражения в табеле и определенных действий ответственных лиц. Прежде чем быть внесенными в табель, такие события должны получить обоснование в других должностных документах, соответствующих ситуации – приказе, акте, больничном листке и др.

Рассмотрим, как именно нужно отмечать в табеле рабочие часы и дни в ситуациях, которые вполне могут иметь место в любой организации.

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не является на работу без предупреждения, причина его отсутствия выясняется не сразу. Непосредственный руководитель в таком случае должен действовать в соответствии с регламентом – подать докладную записку вышестоящему руководству и составить акт отсутствия, подписанный двумя свидетелями.

Как же отмечать эту ситуацию в табеле учета рабочего времени? Пока неизвестно, по какой причине сотрудник пропустил более 4 часов из рабочего дня, в табеле выставляется код НН (неявка по невыясненной причине).

Праздничные дни выпали на время отпуска

buhproffi.ru

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

assistentus.ru

Кому и зачем нужен табель рабочего времени

Он содержит информацию о фактически отработанных часах и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации (простой, болезнь, прогулы и т. п.). Этот документ необходим:

• бухгалтеру. На основании сведений табеля работникам начисляется заработная плата, отпускные, пособия, командировочные.
• налоговикам. Если табель в организации не ведется, то при проверках может быть пересмотрена правильность начисления или удержания налогов с заработной платы. Для этого достаточно сверить данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а, следовательно, и в занижении налоговой базы по налогу на прибыль. За подобное нарушение компанию могут оштрафовать на сумму от 20 до 40% неуплаченной суммы налога (ст. 122 НК РФ). Кроме того, обяжут доплатить в бюджет недостающую сумму налога, а также пени.
• представителям ФСС России. Он может потребоваться при проверке правильности расчета пособий, выплачиваемых за счет фонда;
• трудовой инспекции. На его основании трудовики могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Если будет выявлено нарушение, придется заплатить штраф. Его размер для организации составляет от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей — от 1000 до 5000 руб. Если же руководитель повторно нарушит трудовое законодательство, его могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет;
• органам статистики. С его помощью составляется ряд отчетов, например форма № П-4.

Еще Ваши коллеги читают:

• Экономный вариант положения об оплате труда
• Как установить срок выплаты зарплаты
• Как внести изменения в штатное расписание
• Как составить график отпусков

Что грозит за отсутствие табеля

Отдельной статьи за неведение кадрового учета трудовое законодательство не устанавливает. Несмотря на это, если компания не будет вести табель учёта, она может быть привлечена к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательство о труде. Для должностных лиц – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. Для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Кто заполняет

Руководитель компании назначает работников, ответственных за ведение табеля. Как правило, это руководители подразделений. Назначение ответственных оформляют приказом (образец ниже) и знакомят с ним ответственных работников под роспись. В компаниях с большой численностью может быть отдельная ставка табельщика. Табельщик передает этот документ в кадровую службу, оттуда он попадает в бухгалтерию уже заполненным.

Какой может быть форма

Организации могут использовать одну из двух унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

• форма Т-12 
• форма Т-13 

Форма Т-12 используется как для учета периода работы, так и для начисления оплаты труда. Компании, которые временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведут раздельно, могут заполнять только раздел 1 «Учет рабочего времени». Она может применяться, если отражение рабочего времени происходит автоматически.

Также компания может разрабатывать собственный документ с учетом имеющихся потребностей. При этом он должен содержать ряд обязательных реквизитов. Программы по кадровому учету содержат унифицированные бланки.

Таблица. Обязательные реквизиты

№ п/п	Реквизит	Что должно быть в табеле
1	Наименование документа	Табель учета рабочего времени
2	Дата составления	Последнее число периода табелирования (например, 30 сентября) При увольнении одного работника дата заполнения – последний день его работы
3	Наименование экономического субъекта, составившего документ	Наименование компании (можно типографским способом) Наименование структурного подразделения
4	Содержание факта хозяйственной деятельности	Информация об использовании сотрудниками рабочего времени (ФИО, табельные номера, должности работников, буквенные или числовые коды времени)
5	Величина натурального изменения факта хозяйственной жизни, единицы его измерения	Числовые показатели использованного времени (единица изменения (час, день))
6	Наименование должности лиц, ответственных за оформление документа	Наименование должностей ответственных: табельщика руководителя подразделения специалиста кадровой службы
7	Подписи лиц, ответственных за оформление документа	Подписи ответственных: табельщика руководителя подразделения специалиста кадровой службы

Заполнение табеля учета рабочего времени

Составляется табель в одном экземпляре и передается в бухгалтерию. Имейте в виду: в компаниях, в которых аванс начисляется за фактически отработанное время, сведения должны поступать в бухгалтерию не реже чем один раз в месяц.

В табель заносятся сведения о сотрудниках, которые трудятся на основании трудовых договоров, по принципу «одна должность – одна позиция». Исполнение обязанностей по другой должности в основное рабочее время в порядке совмещения профессий или замещения временно отсутствующего работника в табеле не отражается. Также не включаются исполнители, работающие на основании гражданско-правовых договоров. А вот если работник является внутренним совместителем, то сведения по нему должны отражаться два раза.

Далее рассмотрим заполнение табеля по форме Т-13.

Начинать заполнение нужно с шапки документа. Здесь указываются полное наименование компании в соответствии с учредительными документами и ее код по справочнику ОКПО, на следующей строчке — для какого структурного подразделения составляется этот табель, если таковое имеется.

Затем записываются порядковый номер документа, дата составления (как правило, это последний день отчетного периода), а также какой период он охватывает (обычно это календарный месяц).

После шапки переходим к заполнению основной части документа.

В графе 1 проставляется порядковый номер работника.

В графах 2 и 3 указываются полные ФИО работника, его должность, присвоенный табельный номер. Заполнять эти графы надо на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят согласно приказу (распоряжению) о приёме на работу.

Графа 4 служит для ежедневной отметки о явке или неявке работника. Для каждого дня выделено две клетки одна под другой — в верхней указывается кодовое обозначение, обычно в виде буквы или цифры, в нижнюю вносится количество выработанных часов, или же она может быть оставлена пустой.

Если условными обозначениями не предусмотрено время, которое необходимо отразить в табеле, организация может ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение. Например, если нужно отразить перерывы для кормления ребенка, предоставляемые работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет (ч. 1 ст. 258 ТК РФ), можно ввести буквенный код КР и цифровой 37. Поскольку такие перерывы включаются в рабочее время и оплачиваются в размере среднего заработка в отличие от обычного рабочего времени, то в нижних строках нужно указать продолжительность перерыва (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).

Советуем почитать:

• Как оплачивать работу по графику «сутки/трое»
• Доплата за работу в праздник сотрудникам на окладе
• Как составить график круглосуточной работы
• Запретные сверхурочные: два способа уйти от штрафа

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Виды учитываемого времени	Буквенный код	Цифровой код
Продолжительность работы в дневное время	Я	01
Продолжительность работы в ночное время	Н	02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни	РВ	03
Продолжительность сверхурочной работы	С	04
Продолжительность работы вахтовым методом	ВМ	05
Служебная командировка	К	06
Повышение квалификации с отрывом от работы	ПК	07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности	ПМ	08
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск	ОД	10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением	У	11
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы	УВ	12
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)	Р	14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет	ОЖ	15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству	Б	19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством	ЛЧ	21
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе	ПВ	22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству	Г	23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством	НС	25
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)	ОВ	27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	ЗБ	29
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
Время простоя по вине работодателя	РП	31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника	НП	32
Время простоя по вине работника	ВП	33
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством	НО	34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

В графе 5 проставляется, сколько дней и часов выработано за каждую половину месяца — дни сверху, часы снизу.

В графе 6 указываются такие же данные, но за целый месяц.

Графы 7—9 предназначены для отражения сведений, необходимых для расчета зарплаты. Если для всех работников, которые внесены в документ, используются одинаковые код оплаты труда и корреспондирующий счет, то в шапке этой таблицы нужно заполнить соответствующие одноименные графы. При этом графы 7—8 непосредственно в строке сотрудника остаются пустыми, а нужно указать данные только в графе 9.

Если в течение месяца коды и счета у сотрудников различаются, то в графе 7 указывается цифровой код, соответствующий необходимому виду оплаты труда. Например, для зарплаты используется код 2000, для отпуска и компенсации – 2012, для больничных листов –2300 и т. д.

Вслед за ним в графу 8 нужно внести номер счета согласно Плану счетов, который соответствует данному виду оплаты. В графе 9 указывается количество дней или часов, которые были отработаны по записанному виду оплаты.

В графы 10—13 вносится информация об отсутствии сотрудника на рабочем месте — здесь нужно указать соответствующий причине код, а также сколько дней или часов к нему относится.

Подписывается документ лицом, ответственным за его заполнение, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, либо директором компании.

Ниже вы найдете корректный образец заполнения табеля учета рабочего времени.

К сведению: к основному табелю может заводиться дополнительный лист. Например, он может потребоваться в случае увольнения работника в начале или середине месяца. Допустим, сотрудник увольняется 8 ноября. Тогда на отдельном листе табеля отражаются отработанные им дни, а 9 ноября делается запись «Уволен». По окончании месяца этот лист (на одного работника) прилагается к основному табелю, в котором уже не нужно дублировать информацию об уволенном сотруднике.

Еще один случай, когда может потребоваться дополнительный лист, – сотрудник отсутствовал на работе, но не позвонил, не уточнил, по какой причине. В такой ситуации до сдачи табеля в бухгалтерию графу «Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца» можно оставить незаполненной. Если к моменту сдачи табеля работник не появился, не представил оправдательных документов, в табеле следует проставить отметку о неявке по невыясненным причинам — код НН или 30.

После того как работник представит оправдательные документы, например больничный лист, код НН нужно заменить кодом Б или 19. В этом случае к закрытому табелю прилагают дополнительный лист с точными сведениями по данному работнику.

См. также: Что бухгалтер должен проверить в табеле перед тем, как считать выплаты работникам

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Отработанный табель подшивается в специальные папки и по окончании года сдается архив, где он должен храниться не менее пяти лет. Если в компании вредные и опасные условия труда, то его следует хранить 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Табель учета рабочего времени бланк СКАЧАТЬ (excel)>>>

Табель Т-12 образец заполнения>>>

Табель Т-13 СКАЧАТЬ>>>

Табель Т-13 образец заполнения>>>

Как считать выплаты работникам

Все коды в табеле учета рабочего времени делятся на две группы: оплачиваемые и неоплачиваемые.

К неоплачиваемым, например, относится код «В» – выходные и нерабочие праздничные дни. Для удобства список неоплачиваемых кодов мы привели в таблице ниже.

Таблица. Коды, которые не нужно оплачивать

№ п/п	Период времени	Буквенный код	Цифровой код
1	Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы	УД	13
2	Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя	ДО	16
3	Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации	ОЗ	17
4	Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы	ДБ	18
5	Временная нетрудоспособности без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством	Т	20
6	Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)	ПР	24
7	Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни	В	26
8	Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)	НВ	28
9	Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	НН	30
10	Время простоя по вине работника	ВП	33
11	Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы	НБ	35
12	Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)*	ЗБ	29
13	Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы	НЗ	36

* Работникам, принимающим участие в забастовке, за этот период зарплата не положена. Но коллективным договором, локальным нормативным актом могут быть предусмотрены компенсационные выплаты. 

По оплачиваемым кодам из табеля учета рабочего времени бухгалтер определит, какую выплату нужно рассчитать. Для каждой выплаты установлен свой порядок расчета. Для удобства мы составили таблицу, в которой вы найдете список самых распространенных оплачиваемых кодов и порядок расчета выплат по каждому коду.

www.zarplata-online.ru