Восстановление записей в трудовой книжке

Очень часто люди теряют трудовую книжку. Это весьма серьезная проблема для работника, которому дорог стаж его работы, ведь в таком случае вся информация о стаже просто теряет свою актуальность. С другой стороны, исчезают все данные, которые подтверждали бы весь путь работника по карьерной лестнице с получением наград и повышением квалификации. О том, как восстановить запись в трудовой книжке после ее утери, важно знать каждому.

Восстанавливаем трудовую книжку

Как восстановить запись в трудовой книжкеВосстановление трудовой целиком после ее утери называется дубликатом, в который будут внесены все записи, оставшиеся в утерянном документе. Первым делом, если была обнаружена утеря трудовой книжки, необходимо сообщить об этом работодателю. Это должна быть организация, на которую человек устраивался последний раз. Для этого подается письменное заявление.

Согласно действующему законодательству, в течение 15 дней работодатель выдает сотруднику дубликат трудового документа. Плюсом будет, если человек заблаговременно сделал копию данных из трудовой книжки. В таком случае восстановление трудовой книжки по копии будет занимать меньше времени, ведь работодателю проще восстановить информацию с ксерокопии, нежели поднимать архивы с нужной документацией.

Делать дубликат на последнем месте работы можно потому, что сотрудник кадровой службы или любое другое лицо, имеющее для этого полномочия, может ставить записи в трудовой, которые касаются не только его организации, но и предыдущих мест работы.

Когда будет происходить восстановление записей в трудовой книжке, нужно принимать в учет не только информацию касательно всех мест работы, награждений, получении разрядов и другой информации. Очень важно в точности восстановить стаж работы, который смог накопить человек до его последнего места службы. Если ранее в трудовой были записи, которые позже признавали недействительными, то в дубликат они не вносятся.

Что делать, если нет копий

Второй вариант развития событий – это когда ксерокопии трудовой на руках работник не имеет. Рассматривая способы, как можно восстановить трудовую книжку, если сотрудник не располагает необходимой документацией, можно выделить несколько способов восстановления записей. Первый предполагает отправку последним работодателем запросов во все предыдущие организации, где работал человек, с целью получения от них достоверных данных в документах, которые подтверждали бы трудовую деятельность работника. Сюда входят:

  • годы работы}
  • награды}
  • назначения}
  • должность.

После их получения сотрудник кадрового отдела или главный бухгалтер, если он располагает для этого полномочиями, восстанавливает все данные в трудовой книжке с первого и по последнее место работы.

Если прежняя организация ликвидирована

Что касается второго способа, которым можно восстановить записи в трудовой книжке, то здесь работнику предстоит самостоятельно посещать все предыдущие места работы, где он был официально трудоустроен. Существенно усложнить решение данной проблемы может ликвидация ранее существовавшего предприятия, где человек работал до утери трудовой. Первым делом необходимо обратиться в архивы для получения необходимой документации. В случае отсутствия нужных бумаг или доступа к архиву человеку нужно будет обратиться в суд, чтобы получить подтверждение работы на уже не существующем предприятии.

Здесь будут полезны любые документы, которые могли бы подтвердить работу на таком предприятии – ведомости, договоры, приказы. При возможности стоит привлечь к этому бывших сотрудников, которые будут выступать в роли свидетелей.

Перекладываем обязанности на других

Рассмотренные выше способы, как восстановить записи в трудовой книжке при ее утере, могут отнять немало времени. Особенно такая ситуация наблюдается в том случае, если предприятия и организации, в которых работал человек, находились в разных населенных пунктах. Но иногда трудовая книжка может потребоваться срочно. Чтобы реализовать возможность получения дубликата как можно быстрее, существует третий способ восстановления.

Он предполагает обращение в определенные компании, которые специально созданы для решения таких задач по восстановлению записей в трудовой. Такие организации могут восстанавливать книжки как по ксерокопии, так и при отсутствии любых подобных документов. Единственным недостатком такого варианта является его платная основа, ведь никто не будет выполнять обязанности человека бесплатно. Решать, обращаться в такие компании или нет, самому человеку. Если есть свободные средства, то можно существенно упростить свою жизнь

Итак, трудовую книжку можно восстановить тремя способами:

  • со сделанных ранее ксерокопий}
  • восстанавливая данные из архивов}
  • воспользовавшись услугой специальных компаний.

В любом случае, чтобы вернуть все записи, необходимо первым делом подать запрос на восстановление трудовой книжки и только после этого приниматься за поиски подтвержденных данных о предыдущей работе.

hr-portal.ru

Кто восстанавливает трудовую книжку

Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.

Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.

Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.

Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.

Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.

Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.

Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?

Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.

Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Объясняется это в основном двумя моментами:

  • Во-первых, ведение трудовой книжки, в том числе внесение в неё записей и их содержание, требует определенных знаний, которыми обладает не всякий работник, не искушенный в области кадрового делопроизводства.

    Неправильно же внесенная запись может повлечь для вас негативные последствия.

    Вас, например, могут не взять на государственную или муниципальную службу, не засчитав период стажа работы по специальности, или вам будет назначена пенсия в размере меньшем от возможного.

    Хотя нужно признать, что и опытные кадровики допускают ошибки, за исправлением которых приходится обращаться в суд.

  • Во-вторых, заполнение трудовой книжки именно работодателем лично, в случае ИП, или кадровым работником, то есть должностным лицом, отвечающим за внесенные им записи, правильность которых он заверяет собственной печатью и подписью, в какой-то степени ограждает будущих работодателей от произвола работников.

    Можно представить, какая бы царила неразбериха, если бы работники писали себе в трудовые книжки записи по своему разумению и желанию.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

кража из сумкиЧто касается хищения трудовой книжки, то данный факт лучше всего подтверждается заявлением в полицию.

На возможное возражение об отсутствии такого преступления, как хищение трудовой книжки, сошлюсь на ч. 2 ст. 325 Уголовного кодекса РФ, которая предусматривает ответственность за «похищение у гражданина паспорта или другого важного личного документа».

Несомненно, что трудовая книжка является важным документом.

Поскольку бывшему работодателю не очень-то хочется заниматься вашими проблемами, третий абзац напомнит работодателю, что, в соответствие с действующими правилами, дубликат трудовой книжки должен быть изготовлен и выдан в течение 15 дней с даты обращения.

Во избежание споров об этой дате обращения заявление рекомендуется делать в двух экземплярах.

Один экземпляр вручается секретарю или иному должностному лицу, ответственному за прием корреспонденции, а на втором экземпляре, который останется у вас, делается отметка о вручении, обязательно с проставлением даты.

Если соответствующий работник отказывается делать отметку, заявление (в одном экземпляре) нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением и описью вложения.

Тогда 15-дневный срок начнет течь с даты, указанной в почтовом уведомлении о вручении.

Исключением является ситуация, когда дубликат трудовой книжки делает текущий работодатель, трудовой договор с которым действует в настоящее время.

В этом случае ни о каких 15 днях речи идти не может. Дубликат трудовой книжки вы получите только при увольнении.

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

  • письменные трудовые договоры;
  • справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
  • справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
  • выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
  • лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
  • решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Под фразой о надлежащем оформлении указанных документов подразумевается, что все документы должны быть представлены в подлинниках или в копиях, заверенных надлежащим образом.

То есть в любом случае, подлинник это или копия, документ должен иметь «живые» подписи и печати.

В связи с этим хочется отметить некоторые разночтения между Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69.

Если в первом к документам, на основании которых в дубликат трудовой книжки вносятся записи, относятся также копии приказов о приеме на работу (увольнении), то в Постановление Минтруда к таким документам относятся только оригиналы, с которых сам работодатель по последнему месту работы снимает копии и сам же заверяет.

В этом отношении Постановление Минтруда не очень обоснованно, ведь зачастую на руки работнику выдается даже не копия приказа, а лишь выписка из него, которую, строго говоря, никак к оригиналу приказа не отнесешь.

Благо, что Постановления Правительства имеет более весомую юридическую силу, которая нивелирует противоречия в указанных нормативных актах.

Работодатель обязан содействовать в сборе указанных документов, но фактически он ограничен в своих действиях.

Ему каждый раз будет необходимо доказывать, что он запрашивает личные данные не просто так, а в рамках содействия работнику.

Сам же гражданин, как непосредственный участник трудовых правоотношений, может собрать все документы с меньшими временными затратами.

ментальная карта на Legalmap.ru

Посмотрите ментальную карту, где рассказано о пределах материальной ответственности работника

Или узнайте ЗДЕСЬ сколько мы должны работать

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В общем, правила заполнения дубликата трудовой книжки те же, что и первоначальной трудовой книжки.

Однако, так как редко удается собрать все приказы о приеме и увольнении, о поощрении, присвоении классных чинов (именно сами приказы, а не документы с ссылками на эти приказы), существуют требования к минимально необходимым записям в дубликат трудовой книжки.

рука с ручкой и документ на столеТак, в дубликат трудовой книжки обязательно должны включаться сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

  • в графе 2 (форма трудовой книжки с разбивкой по графам указана ниже ) указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

    Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

  • Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора),
  • а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

    В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

  • В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Особенностью внесения записей именно в дубликат трудовой книжки является то, что, если в первоначальной трудовой книжке основанием внесения записи является именно приказ, в дубликате это может быть другим документом, который лишь содержит ссылку на приказ или трудовой договор.

Так вот в дубликат записываются реквизиты именно такого документа (например выписка из архива, судебное решение и т.п.), даже если в таком документе есть ссылка на приказы о приеме (переводе, увольнении) работника.

legalmap.ru

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

  • потеря ее самим работником;
  • утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
  • ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
  • массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

  • надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
  • сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
  • сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
  • сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

  • ФИО заявителя;
  • интересующий период;
  • суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
  • контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

glavkniga.ru

Возможные причины утери

К утере трудовой книжки относятся:

  • фактическая утрата;
  • повреждения, в результате которых информация, содержащаяся в ней, становится недоступной;
  • некорректные записи;
  • неверно проставленные печати.

Окончание трудовой книжки не является причиной для получения дубликата. В этом случае сотрудники отдела кадров добавляют в неё дополнительные листы.

Выяснение причин утраты документа необходимо для того, чтобы понять, кому предъявлять претензии и с кого требовать восстановления документа.

С момента создания трудовой книжки и появления в ней первой записи, мест её хранения может быть два. Либо она храниться по месту службы работника, если же гражданин не трудоустроен, документ находится у него на руках. Исходя из этого, причиной утраты могут быть либо действия работника, либо проблемы могут возникнуть у его работодателя.

Восстановлением будет заниматься та сторона, по чьей вине произошла утрата трудовой книжки:

По вине работника За хранение документа отвечает, прежде всего, его владелец.

Пока трудовая книжка находится на руках у гражданина, её отсутствие может быть обосновано:

  • потерей случайной;
  • намеренным уничтожением или сокрытием документа самим владельцем;
  • сокрытием или уничтожением документа силами третьих лиц;
  • кражей;
  • утратой, при несчастных случаях;
  • и т.д.

Форс-мажорные обстоятельства или намеренные действия третьих лиц по порче документа не освобождают гражданина от ответственности за документ.

Восстановление книжки и восполнение утраченных данных полностью ляжет на него. Придется получить подтверждение от каждого работодателя в том, что гражданин являлся сотрудником предприятия, какую занимал должность и в течение какого срока являлся там сотрудником.

Следует помнить, что новый бланк документа, если он поврежден или утерян гражданином, будет платным.

По вине работодателя Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства России.

Пропажа документа по вине сотрудников организации, в которой работает гражданин, накладывает на них обязанность по сбору всех данных и созданию копии трудовой книжки. Это также относится к тем случаям, когда непосредственная вина персонала отсутствует, например, если на предприятии произошла кража или пожар.

Ответственность кадровой службы:

  1. Пока гражданин числится работником организации, кадровая служба несет за документ полную ответственность, включая его заполнение и сохранность.
  2. Бывают случаи, когда возникает необходимость выдать оригинал трудовой книжки на руки сотруднику. Эта процедура должна сопровождаться регистрацией выдачи и подписью работника.
  3. Во всех остальных случаях выдается копия, заверенная администрацией предприятия.

Поэтому, по закону, пока гражданин трудоустроен, восстановлением обязана заниматься организация, в которой он работает.

Если в результате возникновения форс-мажорных обстоятельств, например, воздействия стихии, произошло массовое уничтожение трудовых книжек работников, в помощь предприятию исполнительной властью региона выделяются дополнительные сотрудники. В их полномочие входит сбор данных и восстановление записей. При отсутствии документальных подтверждений, члены такой комиссии имеют право восстановить стаж на основании свидетельских показаний.

Восстановление утраченного документа начинается с написания заявления. Если действующий сотрудник потерял или испортил документ, ему следует обратиться в отдел кадров на своем предприятии. Если документ утрачен в тот момент, когда гражданин не является официально трудоустроенным, обращаться следует на последнее место работы.

Образец заявления на восстановление трудовой книжки
Образец заявления на восстановление трудовой книжки

Заявление

Чтобы получить дубликат утерянной трудовой книжки, заявление следует составлять по определенным правилам:

  1. «Шапка» документа должна содержать наименование организации и ФИО заявителя.
  2. «Тело» заявления должно содержать просьбу о создании дубликата (выдачу его на руки или изготовление).
  3. Также в содержании должна быть указана причина утраты документа.
  4. В заявлении чаще всего прописывают, что заявитель знает о необходимости оплатить новый бланк и согласен сделать это.
  5. Можно дополнить заявление правовыми основаниями, дающими заявителю законную возможность запрашивать изготовление новой трудовой книжки, и сроками исполнения обязательств.

Указывая причину утери трудовой книжки, подтверждать её документально не обязательно. Это не относится к краже документа, которую следует подтвердить копией обращения в полицию. Если причины иные, и доказательства утраты существуют, лучше приложить их к заявлению.

Рекомендуется предоставить трудовую книжку, если она испорчена, но находится у работника в наличии. В этом случае в заявлении делается приписка о приложении документа.

Образец заявления может выглядеть следующим образом*:

Кому: Директору ООО «Главстрой» Иванову Г.С.

(название должности, наименование организации, ФИО руководителя)

От менеджера по работе с юридическими лицами

Комарова Ю.И.

(ФИО и должность заявителя)

ЗАЯВЛЕНИЕ № ___

15.01.2017 мне был выдан оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд. 16.01.2017 документ был у меня украден.

В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить мне её дубликат на основании пункта 31 Постановления Правительства России N 225.

К заявлению прилагаю: документы о предыдущих местах работы и копию заявления в полицию о краже.

___________________ Подпись сотрудника

___16.01.2017__(дата создания заявления).

*все имена и названия являются вымышленными, любое совпадение случайно.

Сотрудникам отдела кадров работник должен предоставить все сведения, которые подтверждают трудовой стаж.

Заявление составляется в двух экземплярах. На том, который остается у работника проставляется номер входящего документа из регистрационного журнала и дата поступления заявления в секретариат.

В случае, если секретарь отказывает в проставлении данных, необходимо отправлять заявление заказным письмом, с описью вложенных документов. В этом случае роль отметки о вручении будет играть корешок квитанции и почтовое  уведомление о получении.

Заявление о выдаче дубликата
Заявление о выдаче дубликата

На основании заявления составляется приказ о создании дубликата трудовой книжки.

Необходимые документы

Требования к предоставлению документов, позволяющие оформить дубликат трудовой книжки исходят из той информации, которая должна быть в неё внесена.

При идеальных условиях оформленный повторно документ должен в точности повторять утерянный. Однако на практике такое бывает редко. Сложности при восстановлении трудовой книжки возникают у тех работников, которые часто меняли места службы.

Восстановление стажа — процесс трудоемкий. При нем необходимо собрать документальные доказательства работы с каждого предприятия и организации, где гражданин занимал какую-либо должность за свою трудовую деятельность.

Документы должны быть представлены либо оригиналами, либо представлять собой копии, заверенные подписями и печатями организаций, выдавших их.

Подтвердить стаж работы можно:

  • трудовым договором;
  • справкой с предыдущих мест работы;
  • приказом, который составлялся при приеме на службу или увольнении с неё;
  • приказом о смене должности или переводе в другое подразделение фирмы;
  • квитанциями о получении заработной платы;
  • справками из архивов или судебными решениями.

Наличие оригинальных печатей и подписей является обязательным на каждом из подтверждающих документов.

Если ответственность за восстановление документа лежит на гражданине, ему проще собрать необходимую информацию, чем работодателю, в связи с действием закона о персональных данных. Придется обосновать свой запрос и доказать, что он производится в интересах работника.

Если вся информация имеется в наличии, документ должен быть оформлен, согласно правилам:

  • записи осуществляются в хронологическом порядке, начиная с данных о первом месте работы;
  • в раздел бланка «Дата» вписывается день, месяц и год события (приема на работу, перевода, получения поощрения или выговора, увольнения и т.д.);
  • в разделе «сведения» описывается наименование организации, событие (поступление на службу с указанием должности, перевод на иную должность, получение поощрения или взыскания, увольнение и т.д.);
  • последний раздел предназначен для указания оснований для наступления событий, в нем указываются номера и даты приказов и постановлений, сделанных в отношении работника.

В отличие от оформления оригинала, в дубликате допускается вписывать в качестве оснований не сами приказы и постановления, а реквизиты документов, которые содержат ссылки на них.

Поскольку собрать все документы о предыдущих местах службы гражданина не всегда возможно, определен минимальный набор записей.

В него входят:

  • возможность указать общий стаж работы без уточнений о местах работы и рабочих периодах;
  • информация, если она имеется, о награждениях, поощрениях;
  • информация о профессии, квалификации, специальности и должности гражданина;
  • необходимость указать причину создания дубликата (номер заявления и приказа).

Если имеются данные об увольнении или переводах, они также подлежат внесению в документ.

Сроки

Тридцать первый пункт Постановления Правительства №255 обязывает специалистов отдела кадров изготовить и предоставить дубликат в установленные сроки восстановления трудовой книжки, которые соответствуют 15 дням и начинаются после подачи заявления.

Начинать отсчет следует, руководствуясь следующим:

  • датой отсчета служит то число, которым заявление внесено в реестр входящих документов;
  • если заявление было отправлено по почте, отсчет начнется с момента вручение, подтвержденного уведомлением;
  • на текущего работодателя установленный срок не распространяется.

Выдача дубликата действующим сотрудникам на руки возможна только в исключительных случаях, под роспись и обязательна при увольнении.

Если предприятие ликвидировано

Получение подтверждения о работе может потребоваться тогда, когда предприятие, на котором работал гражданин, уже перестало существовать.

Порядок действий в таком случае следующий:

  1. Выяснение статуса предприятия. Ликвидация фирмы не всегда означает, что она канула в лету. Возможно, произошла смена юридического лица. В этом случае у фирмы существует правопреемник и именно к нему следует обратиться за информацией и документами.
  2. Если у правопреемника отсутствуют необходимые документы, придется обратиться в судебную инстанцию, заручившись поддержкой как минимум двух свидетелей. Они должны будут подтвердить, что гражданин действительно работал на ликвидированной фирме, его должность и срок службы.
  3. При фактической ликвидации предприятия, следует обратиться за подтверждением стажа в архив. Закрываясь, организация обязана передать свой внутренний документооборот именно в местные архивы. Это требование закреплено на законодательном уровне.
  4. Если информация отсутствует и в архиве, для подтверждения стажа гражданину также потребуется судебное разбирательство.

Таким образом, восстановить данные о работе на ликвидированном предприятии можно либо документом, выданным и заверенным правопреемником, архивной справкой или решением суда.

Если есть копия

Наличие ксерокопии трудовой книжки существенно ускоряет процесс создания дубликата. Если документ правильно заверен, нет необходимости дополнительно собирать данные с каждого места работы.

Копия считается юридическим документом, если она заверена на последнем месте работы гражданина подписью руководителя и печатью организации, либо подтверждена нотариально. Заверителем также может выступать специально уполномоченный сотрудник предприятия, например, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

В части организаций порядок создания копий закреплен правовыми нормативами. Тогда данное действие совершается в обязательном порядке.

Если гражданин имеет на руках заверенную копию:

  • утратив оригинал трудовой книжки, подается заявление о создании дубликата;
  • к нему прикладывается заверенная копия документа;
  • дубликат создается на основе сведений, содержащихся в копии, исключая все записи, признанные в ней недействительными.

Создание заверенной копии не обязанность, а желание работодателя. В интересах сотрудника написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки при поступлении на работу и при увольнении. Согласно третьему пункту общих положений Постановления Правительства №255, выдать заверенную копию работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Самостоятельно заверить трудовую книжку можно в нотариате.

Восстановление записей в трудовой книжке

Закон позволяет работодателям не восстанавливать записи в полном объеме при отсутствии данных о предыдущих местах службы гражданина. Если последний желает полностью восстановить данные, ему придется собрать всю необходимую информацию самостоятельно.

Если трудовая книжка утеряна, и гражданин не может самостоятельно вспомнить все места службы, можно обратиться в пенсионный фонд. Именно там можно получить справку, где будут содержаться данные, которые позволят восстановить сведения о работодателях в хронологическом порядке.

На основе этих данных гражданин сможет лично обойти все организации и собрать подтверждающие его работу документы.

Суд

К основным случаям, при которых восстановление трудовой книжки происходит через суд, относятся:

  • отказ работодателя в оформлении дубликата;
  • отсутствие данных о работе сотрудника на одном или нескольких предприятиях;
  • отказ работодателя признать гражданина своим работником.

Через суд можно восстановить отдельную запись или полный документ. Второй вариант предпочтительнее, так как, несмотря на длительность, процесс по сбору всех необходимых данных возьмет на себя судебная система.

Именно в суде можно подтвердить факт работы показаниями свидетелей. Приглашать следует граждан, которые работали с истцом совместно. Наличие у них трудовых книжек с записями о работе на спорном предприятии будет являться косвенным подтверждением правдивости их показаний.

Иногда суд – единственный вариант повлиять на работодателя, нарушающего права сотрудника. Но, тем не менее, это крайняя мера. Дл начала стоит обратиться в трудовую инспекцию. Возможно, вопрос можно будет решить на её уровне, и это будет гораздо быстрее, чем судебная тяжба.

Пенсионный Фонд

Поскольку пенсионные отчисления регулярно производятся работодателями за каждого имеющегося сотрудника, возможность восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд вполне логична.

Получить сведения из пенсионного фонда абсолютно бесплатно может как гражданин, так и организация. Для этого следует составить заявление. К нему нужно приложить документы, имеющиеся на руках, которые прямо или косвенно подтверждают стаж гражданина.

Допускается личная подача заявления, а также его почтовое отправление. В этом случае необходимо отправлять заказное письмо с описью и уведомлением.

Формируется ответ в течение 10 дней с момента подачи запроса. Справка из пенсионного фонда содержит сведения о стаже, местах и периодах работы.

Восстановление данных, к сожалению доступно не всегда. Это связано с тем, что учет персональных данных пенсионным фондом ведется не так давно. Отсутствующие данные за длительный срок можно получить через местный госархив.

Государственный архив

Архив, который может располагать документацией по трудоустройству гражданина, располагается в том месте, где зарегистрировано или было зарегистрировано предприятие. Если фирмы, где работал гражданин, находятся в разных регионах, придется посылать несколько запросов в разные архивы.

Следует быть готовым к тому, что процедура получения архивной справки занимает много времени и будет удачной только в том случае, если документы в архиве сохранились.

Услуги и помощь

Помощь в восстановлении основных документов предлагают различные фирмы, включая те, которые организованы государством:

Наименование организации Описание услуги Телефон
Best2NDFL
  • консультации по вопросам восстановления трудовой книжки, включая перечень необходимых документов;
  • оформление справок и запросов с предыдущих мест работы, а также получение информации из архивов;
  • оформление записей и внесение изменений в них.
+74991107793
Консультация-труд.рф
  • оказание бесплатной юридической помощи работникам в трудовых спорах;
  • рассмотрение жалоб в электронном виде;
  • наличие общественной приемной и горячей линии.
+74996494639
Трудовая инспекция (Москва и Московская область) Защищает права работников, которые ущемляются работодателями, в нарушении последними законодательства и норм трудового права. Предписание, выставленное трудовой инспекцией, обязательно к исполнению.

Обращаться в организацию следует в случае, если:

  • организация отказывается оформлять дубликат трудовой книжки;
  • сотрудник уволен неправомерно, о чем в трудовой оставлена запись;
  • организация отказывает в выдаче книжки при увольнении сотрудника и т.д.
+74993224565

Судебные процессы и трудовые споры, относительно восстановления трудовых книжек помогут решить юристы по трудовому и гражданскому праву. Работа негосударственных фирм, помогающих восстановить трудовую книжку, платная. Цена зависит от того, какой вид услуг оказан гражданину.

Стоит быть внимательным, так как на рынке услуг существует большое количество мошенников, продающих фиктивные документы, а также предлагающих восстановление трудовых книжек. Чаще всего с реальным восполнением данных они не имеют ничего общего, а представляют собой заполнение бланка со слов, незаверенных копий и на основе другой неподтвержденной информации.

Кроме того такие фирмы часто используют для заверения поддельные печати. Эта деятельность преследуется по закону и может добавить гражданину дополнительные неприятности помимо отсутствия трудовой книжки.

Трудовой стаж

Понятие трудового стажа, о наличии которого свидетельствует трудовая книжка, является основой для социальных выплат гражданам.

Обобщенное понятие трудового стажа делится на подвиды:

  • страховой;
  • общий;
  • специальный;
  • и непрерывный.

Каждый из них зависит от определенных факторов:

Страховой
  • Формируется на основе тех периодов работы, когда с доходов гражданина уплачивались взносы в Пенсионный фонд. Исходя из длительности этого вида стажа, производятся расчеты пенсии и пособий по нетрудоспособности.
  • Наличие более пяти лет стажа достаточно для получения прав на формирование трудовой пенсии по возрасту. Более 8 лет стажа дают право на 100% пособие по временной нетрудоспособности, 80% которого можно получить, если стаж составит от пяти до восьми лет. На 60% можно рассчитывать, имея страховой стаж менее 5 лет.
Общий В зачет общего трудового стажа идет любая работа, а также деятельность, являющаяся общественно полезной.

В него включаются:

  • военная служба;
  • периоды нетрудоспособности, возникшие в результате работы, включая инвалидность;
  • уход за нетрудоспособными гражданами;
  • декретный отпуск и отпуск по уходы за детьми.

Пенсия, назначаемая по возрасту доступна гражданам, при наличии у них 25 лет общего стажа для мужчин и 20 — для женщин.

Специфический Наличие этого вида стажа, полученного в результате работы повышенной опасности и в специфических условиях, дает гражданину право на повышающие коэффициенты при расчете пенсий и пособий. Образец такого стажа – работа на вредных производствах.
Непрерывный
  • Как ясно из названия, это постоянная работа в течение длительного времени без перерывов или с теми перерывами, которые установлены законодательно.
  • До 2007 года именно этот вид стажа являлся главным при расчетах пособий и пенсий. Федеральным законом №255 от 29.12.06 этот принцип был изменен. В результате страховой стаж практически заменил непрерывный.
  • Необходимость подтверждать длительность трудового для получения выплат от государства возложена на граждан.

При поиске новой работы

Часто поиск новой работы провоцирует граждан на сокрытие трудовой книжки:

  • когда человек уволен по статье, с неудобной формулировкой;
  • трудовая изобилует выговорами:
  • претендуя на хорошую должность, гражданин стесняется предъявить трудовую книжку, так как старое место работы, по его мнению, не соответствует должному статусу.

Новый работодатель не несет ответственность за наличие у будущего сотрудника трудовой книжки до момента его поступления на работу. Его задача – принять трудовую книжку в общем пакете документов, либо, при её отсутствии, создать новую.

Если организация является первым местом работы гражданина, трудовая книжка заводится на чистом бланке. Если книжки нет, то возможно оформление новой, с указанием данных о стаже на основании предоставленных подтверждающих документов. При этом новая книжка не будет считаться дубликатом.

Все чаще идут разговоры о том, что молодым людям до 30 лет вообще нет необходимости заниматься оформлением дубликата, так как их пенсионные отчисления зафиксированы в пенсионном фонде и в будущем не будут нуждаться в ином подтверждении. Однако, насколько это утверждение верно, пока не наступило будущее, неизвестно.

Пока трудовая книжка является единственным документом, позволяющим доказать наличие стажа, её необходимо беречь. При порче и утрате, надо постараться восстановить документ оперативно, чтобы избежать потери данных о стаже.

buhuchetpro.ru

Утеряна трудовая книжка – как восстановить? Первые шаги 

Как восстановить трудовую книжку при ее утере?Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.

Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.

В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.

В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.

Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий 

заявление о восстановлении трудовой книжки
Скачать заявление
  1. Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
  2. Далее пишем заявление  о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю  по причине ее потери. Последний наниматель в срок до  15 дней с момента предъявления такого  заявления должен выдать дубликат трудовой книжки. 

    Важно:  чтобы зафиксировать дату написания и предъявления  заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении. 

    Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью. 

    При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц. 

  3. Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю. 

Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку? 

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. 

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд. 

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России 

Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении. 

В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно. 

Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике. 

Восстановление трудовой книжки через государственный архив 

Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. 

В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель. 

Как восстановить трудовую книжку через суд 

Самый длительный, но и самый    верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности. 

Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. 

Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания. 

Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.  

nsovetnik.ru

Можно ли восстановить трудовую книжку

Порядок восстановления этого документа зависит от того, по чьей вине он был утерян. Вариантов тут может быть несколько:

  • виноват сам работник;
  • виноват работодатель или ответственное за хранение трудовых книжек лицо.

От ответа на этот вопрос зависит ход дальнейших действий. Паниковать в такой ситуации не нужно, ведь восстановление трудовой книжки возможно, пусть это и потребует затрат собственных сил и личного времени.

Работник и работодатель должны помнить, что они несут ответственность за сохранность этого документа. Если кадровый специалист или другое ответственное лицо выдало трудовую книжку не по правилам, то отвечать за ее утерю придется ему, а не сотруднику организации, получившему бланк строгой отчетности на руки.

Если сам гражданин потерял свою трудовую, то затраты и заботы по ее восстановлению лягут полностью на него. Но и тут расстраиваться не нужно. На вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку, если я потерял ее сам, ответ утвердительный.

Порядок восстановления для каждого из случаев будет рассмотрен отдельно.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Восстановление трудовой книжки при утереПри утере трудовой книжки сразу впадать в панику не нужно. Существует масса способов ее восстановления. Некоторые ситуации заставят побегать самого работника, а иногда собирать информацию приходится работодателю. Ответ на вопрос, как восстановить трудовую книжку, если она утеряна, зависит не только от обстоятельств. Иногда заниматься этим необязательно.

Если сотрудник только начал свою карьеру и не проработал еще более 3 месяцев (в трудовой сделана запись о приеме на работу), то делать дубликат документа не нужно. В ТК РФ (статья 65) указано, что в этом случае достаточно оформить новую трудовую книжку. Занимается этим работодатель, но только после получения соответствующего заявления от своего сотрудника.

Если же работник имеет за плечами огромный опыт и стаж, то восстановление трудовой книжки после утери является единственно возможным способом отражения информации. В этом случае необходимо обратиться к работодателю с заявлением, содержащим требование создать дубликат.

Необходимость сбора документов ложится на плечи того, по чьей вине произошла порча или утеря бланка строгой отчетности.

Простое воспроизведение старых записей в новую трудовую книжку является незаконным. За это могут привлечь к ответственности, ведь такие действия расцениваются как подделка документов. Поэтому заниматься восстановлением трудовой книжки самостоятельно категорически запрещено.

Понятие восстановления не совсем правильно. Восстановлению такой документ не подлежит. НПА дают возможность только создать его дубликат. Его оформление является легальным действием. Дубликат можно предъявить для расчета стажа в ПФР или другой надзорный орган.

Выдается новый документ в течение 15 дней после составления заявления на имя работодателю. Как восстановить трудовую книжку при утере? Ответ на этот вопрос зависит от того, кто виноват в происшествии. Идентичная процедура используется при порче бланка строгой отчетности (если он обгорит, порвется или сильно испачкается).

Способов восстановления трудовой несколько. Это и обращение к работодателю, в ПФР, Государственный архив, суд, самостоятельный сбор документов. Даже если виновен в утере трудовой книжки сам работник, то он может просить помощи у руководителя своего учреждения.

Существуют специализированные организации, занимающиеся решением проблем работника, восстановлением трудовой книжки или отстаиванием прав в суде в том числе.

Восстановление трудовой книжки при утере работником: образец

Если по каким-то причинам работник сам виноват в утере трудовой книжки, то ему необходимо написать заявление на восстановление трудовой книжки при утере работником, образец которого позволит не допустить ошибок при заполнении документа. Безработным нужно обращаться на предыдущее место работы. Трудоустроенные граждане заполняют такое заявление у кадрового специалиста.

Заявление на восстановление трудовой книжки

Есть ряд моментов, которые необходимо учитывать при написании заявления:

  • оно пишется от лица работника на имя руководителя организации или просто в организацию (указание в качестве получателя работника кадровой службы является неверным);
  • обязательно указывается название компании, ФИО работодателя и обращающегося сотрудника (дополнительно можно прописать адрес организации);
  • прописывается название документа;
  • необходимо указывать, на каком основании работник просит выдать дубликат (утеря, порча, кража);
  • должна быть проставлена дата составления документа и личная подпись работника.

Если гражданин уже не является сотрудником организации, то нужно оставить свои контактные данные, чтобы ответственное лицо могло сообщить об оформлении дубликата.

 Произвольная или унифицированная форма

Унифицированной формы заявления на восстановление трудовой книжки нет. Предприятия могут самостоятельно разрабатывать бланки этого документа, действующие внутри организации. Если такой есть, то лучше воспользоваться им. В противном случае писать заявление можно в произвольной форме, указывая все необходимые данные.

Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. Подпись проставляется вручную. Заявление должно быть понятным и грамотным. В нем не должно быть зачеркиваний, исправлений.

Прикладывать ли доказательства

Если сам работник виновен в утере трудовой книжки, то он самостоятельно занимается сбором подтверждающих документов. В самом заявлении указываются их названия. Выше располагаются данные об организациях (наименования, ОПФ, контактные данные, форматы подтверждающих справок), периоды работы.

Чтобы обезопасить себя от возможных недоразумений, лучше оставить себе доказательства отправки заявления. Их форма будет зависеть от способа отправки.

Способ отправки

Как обезопасить себя?

По почте

Отправить не простое, а заказное письмо.

Лично

Получить расписку в получении заявления (дополнительно можно сделать ксерокопию документа).

Через доверенное лицо

Поручить доверенному лицу получение подтверждающих документов от секретаря или специалиста кадровой службы.

Устно

Такой вариант отправки заявления невозможен. Документ принимается только в письменной форме.

Кто платит за восстановление трудовой книжки

Кто платит за восстановление трудовой книжкиДля заполнения дубликата требуется новая трудовая книжка. Приобретает ее сам работодатель, так как документ является бланком строгой отчетности. «Как восстановить трудовую книжку самостоятельно?» – такой вопрос часто задают граждане. Если речь идет о самостоятельном заполнении, то такая процедура является незаконной. Вносить данные может только работодатель или уполномоченное лицо.

Расходы по приобретению трудовой книжки ложатся на самого работника, если он потерял ее. Руководитель организации имеет право удержать из зарплаты только ту сумму, которую он отдал за покупку бланка, вне зависимости от текущей рыночной цены.

Если все документы и заявление заполняются работником правильно, то в течение 15 дней он получит дубликат трудовой книжки на руки.

Восстановление трудовой книжки при утере работодателем

Работодатель может сам потерять трудовую книжку своего сотрудника. Это может случиться по одной из следующих причин:

  • чрезвычайные обстоятельства (наводнения, пожары и другие разновидности стихийных бедствий);
  • халатность лиц, ответственных за хранение документов;
  • умышленная порча или уничтожение трудовой книжки.

В зависимости от ситуации определяется, как будет проходить восстановление трудовой книжки при утере работодателем. Если всему виной чрезвычайные обстоятельства, то работодатель создает специальную комиссию, занимающуюся выяснением причин уничтожения трудовой книжки. Членами собрания являются представители:

  • работодателя (сам руководитель или ответственные лица);
  • профсоюза;
  • организации (члены трудового коллектива);
  • органов исполнительной власти (на заседание отправляется сотрудник учреждения в соответствии с местоположением предприятия, на котором произошел инцидент).

По окончанию заседания составляется акт. Он является основанием для оформления дубликата трудовой книжки.

Если работодатель отказывается восстанавливать

Если сам работодатель никаких действий по восстановлению документа не предпринимает, а утерян он был по его вине, то сотрудник может обратиться в инспекцию по труду или прокуратуру. После можно подавать на работодателя в суд.

Что делать, если работодатель отказывается восстанавливать трудовую книжкуЕсли документ был утерян или испорчен из-за халатности ответственного лица или умышленно, а работодатель и ответственное лицо отказываются его восстанавливать, то они привлекаются к административной ответственности. На них могут наложить штраф. Для должностных лиц он составляет от 1 до 5 тысяч рублей, для юридических лиц – от 30 до 50 тысяч рублей (статья 5.27 КоАП РФ).

Если работодатель готов сделать дубликат, то он сам занимается сбором необходимых документов для восстановления трудовой книжки. Сотруднику нужно только написать заявление на восстановление документа. Дубликат должен быть сделан в течение 15 дней.

Самому работнику не придется собирать справки с прошлых мест работы или за свои средства покупать новую трудовую книжку.

Иногда есть возможность не только восстановить трудовую, но и взыскать со своего работодателя ущерб, если потерян документ был по его вине. За каждый день такой задержки можно получить сумму, равную среднедневному заработку.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд

Трудовая книжка содержит информацию о трудовом стаже работника. Последний фактор влияет на размер пенсии. Любой руководитель обязан перечислять в ПФР определенный процент от зарплаты своих работников. Объем этих отчислений определяет размер пенсии. Пенсионный фонд хранит информацию о них в базах данных.

Если самостоятельно или через работодателя сделать дубликат трудовой не получается, человек начинает интересоваться, как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд. Такой способ действительно возможен.

Документы, необходимые для восстановления

Люди обращаются в ПФР для создания дубликата, если на руках у них есть документ, содержащий информацию о работе, стаже, но он не имеет законной силы из-за наличия в нем ошибок или погрешностей. Но без документов восстановить трудовую не получится.

Потребуются бумаги, доказывающие подлинность данных. Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд возможно при наличии следующих документов:

  • трудовые договора с предприятиями, на которых гражданин трудился ранее (они принимаются только в письменном виде, с подписью руководителя и печатью организации);
  • другие трудовые;
  • справки от предыдущих работодателей, подтверждающие информацию о работе сотрудника на предприятии (их могут предоставить и различные органы, имеющие необходимые данные).

Бумаги должны быть оформлены верно – заполнены по установленной форме, подписаны руководителем. Печать на этих документах обязательна.

Для восстановления информации могут потребоваться внутренние документы организации:

  • выписки из приказов;
  • зарплатные ведомости.

Сам гражданин может предоставить информацию о движении средств на лицевом счете, если на него поступала зарплата. Все эти документы позволят восстановить трудовую в ПФР.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия

Трудовая книжка может быть утеряна во время перехода с одной работы на другую. У самого сотрудника может остаться ее копия. В этом случае остается выяснить, как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопия. Все будет зависеть от того, есть ли на ней отметки, заверяющие данные.

Если копия заверена

Как восстановить трудовую книжку, если есть ксерокопияЕсли ксерокопия была заверена уполномоченным лицом и имеет печать, процедура восстановления трудовой книжки упрощается. Заверяются трудовые книжки кадровыми специалистами или главным бухгалтером. Сделать это могут и другие лица, имеющие на это полномочия.

В этом случае необходимо взять с собой заверенную копию и обратиться на предыдущее место работы. Потребуется заполнить заявление на восстановление трудовой книжки. Дополнительных документов не понадобится. Специалист кадровой службы сделает дубликат трудовой.

Этот способ является наиболее предпочтительным для сторон, так как не придется собирать бумаги со всех мест работы, чтобы подтвердить факт трудоустройства, перевода или увольнения.

Если есть просто копия

Если же копия не была заверена, то механизм составления дубликата несколько иной. Придется обращаться на предыдущие работы, чтобы получить подтверждающие документы. Но на вопрос, можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии в таком случае, ответ будет утвердительным.

Единственным плюсом будет наличие всех дат, номеров приказов и исходных данных. Это облегчит сбор информации на предыдущих местах работы.

Подробнее о том, зачем может понадобиться копия трудовой книжки и как ее правильно заверить, читайте в статье.

Как восстановить трудовую книжку если предприятие ликвидировано

Утеря трудовой книжки может произойти неожиданно. Для ее восстановления необходимо обращаться на предприятия, где человек работал ранее. Там выдают официальные документы, требуемые для внесения записей в дубликат. Но и тут можно столкнуться с неприятными моментами. Что делать, если фирма уже закрылась? Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидировано?

Как восстановить трудовую книжку, если предприятие ликвидированоСначала нужно убедиться, что организация была ликвидирована, а не была реорганизована, преобразована. Вариантов ее дальнейшей судьбы несколько. Необходимо понять, было ли оно ликвидировано или есть новая организация, являющаяся правопреемником старой. Во втором случае можно на реорганизованном предприятии получить документы.

Если же компания была ликвидирована, то остается только один вариант – обратиться за справкой в архив. По закону все предприятия во время закрытия сдают свои внутренние документы именно туда, в том числе приказы о приемах на работу, переводах, увольнениях. Архивная справка – документ, дающий право оформителю дубликата вносить записи в него.

Предприятия не всегда добросовестно выполняют свои обязанности. Если данных в архиве не окажется, то придется обращаться в суд. Кроме заявления нужно обеспечить явку хотя бы 2 лиц, способных подтвердить работу истца в ликвидированной организации. Решение суда станет основанием для внесения данных в дубликат.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи

Оформляя дубликат, специалист кадровой службы должен руководствоваться информацией, имеющей официальное подтверждение в виде документов, составленных в надлежащей форме (подлинники или правильно заверенные копии). Наличие на них живых подписей и печатей является необходимостью.

Список документов, принимаемых в качестве доказательства, отражен сразу в двух документах:

  • Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003;
  • Постановление Минтруда России №69 от 10.10.2003.

Дубликат трудовой заполняется в соответствии с теми правилами, что и оригинал документа. Поэтому, отвечая на вопрос, если утеряна трудовая книжка, как восстановить записи, необходимо руководствоваться правилами заполнения самой трудовой.

Какие данные указываются обязательно

Работник не всегда может получить заверенные копии или выписки по всем приказам, включая различные награды, поощрения, повышения. Поэтому и были разработаны обязательные требования к тому, какие записи в дубликате трудовой должны быть отражены. Сюда относится следующая информация:

  • стаж до момента приема на работу (общий и/или непрерывный);
  • информация о поощрениях и работе на последнем месте трудоустройства, которая была записана в трудовую книжку.

 Правильное указание стажа

Общий стаж указывается суммарно за все время работы в точности до количества отработанных дней. Информация о работе в конкретных организациях, временных периодах, должностях не уточняется.

Если утеряна трудовая книжка, как восстановить записиДалее указывается информация о стаже работы (непрерывном, общем) по конкретным периодам. Как восстановить стаж при утере трудовой книжки? Получить подтверждающие документы со всех мест работы и предоставить их предыдущему или нынешнему работодателю. В дубликат вписывается по порядку (в соответствии с периодами работы в конкретных организациях) следующая информация по каждому месту работы:

  • дата приема на работу, название организации, должность, специальность, профессия (если нужно, указывается квалификация);
  • информация о переводах внутри организации (если таковые были);
  • дата и причина увольнения (при наличии достоверных сведений);
  • наименование документа, дата его составления и номер (речь идет о документе, на основании которого вносится информация в дубликат, им может быть архивная справка, справка из ПФР, судебное решение или что-то еще).

Главным отличием от заполнения трудовой является именно основание. Если при заполнении оригинала прописываются данные приказов, то в дубликате указывается уже иной документ, в том числе содержащий информацию о приказе или трудовом договоре.

Заключение

К хранению собственной трудовой книжки нужно отнестись ответственно. Это бланк строгой отчетности. При отсутствии работы его нужно держать в безопасном месте, недоступном детям или злоумышленникам. Если же человек официально трудоустроен, он должен помнить, получить трудовую книжку он не сможет, а вот ее заверенную копию требовать имеет все основания.

Восстановление трудовой книжки – процесс трудоемкий, отнимающий время. Чтобы избежать возможных неприятностей, стоит обзавестись копией всех страниц и заверить ее у кадрового специалиста или уполномоченного лица. Это хотя бы избавит от необходимости ходить по организациям, архивам для сбора подтверждающих документов.

okbuh.ru

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.