Вшить вкладыш в трудовую книжку образец


Одним из основных документов, связанных с работой физических лиц, является трудовая книжка. Указанный формуляр отражает стаж работника и подтверждает исполнение им должностных обязанностей. Если вышеназванный документ заполнен целиком, то необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Как это правильно сделать, разберемся далее.

Оформление на работу

Положениями ТК РФ установлено, что отношения между работодателем и гражданином возникают после заключения соответствующего договора.

В момент оформления на работу физическое лицо обязано предоставить предприятию или ИП целый перечень документов, который содержится в статье 65 Кодекса, в т.ч. трудовую книжку.

Согласно статье 66 ТК РФ трудовая книжка находится у работодателя, который является ответственным за ее ведение и сохранность.

Ведение трудовых книжек

Порядок ведения и хранения трудовых книжек описан в Правилах, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225.


Пунктом 38 указанных предписаний предусмотрена обязанность работодателя оформить и подшить вкладыш в трудовую книжку в случае, если основной документ или его отдельный раздел заполнен целиком.

Названное вложение осуществляется в порядке, аналогичном алгоритму заполнения основных трудовых книжек. Все записи, исправления, дополнения и изменения вносятся точно такими же способами.

Работодатель при каждом случае оформления вкладыша должен проставлять в трудовой книжке отметку о выдаче такого документа с указанием его серии и номера. Общее количество названных дополнений к трудовой книжке законом не нормируется и может быть неограниченным.

Оба указанных документа подлежат одинаковому учету, так как, по своей сути, вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки и без нее не может признаваться действительным.

Вышеназванные документы имеют равные степени защиты и учитываются работодателями в том же порядке, что и бланки строгой отчетности.

Оформление вкладыша

Указанные выше Правила не предписывают, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку, как и не содержат более детального описания порядка его оформления. Следует помнить, что недопустимо просто вложить его в основной документ. Они должны быть сшиты и составлять единое целое.

Однако надо учитывать содержание пункта 11 Правил, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, который устанавливает обязанность работодателя присваивать свой порядковый номер каждой записи в трудовой книжке.


Следовательно, вкладыш в вышеуказанный формуляр целесообразно вшивать после последнего листа основного документа, но перед обложкой.

Каких-либо специальных требований к качеству или цвету нитей или иных материалов, используемых при подшивке, нормативные акты Российской Федерации не содержат. Отсюда прямо следует право работодателя использовать нити любого цвета, качества и структуры.

Осуществить вшивание можно как с помощью иглы, так и с использованием специальных технических средств.

Для наиболее прочного и надежного прикрепления к трудовой книжке следует осуществлять сшивку по развороту вкладыша.

К сожалению, законодательство Российской Федерации не содержит образца того, как вшивается вкладыш в трудовую книжку. Поэтому при выполнении данной процедуры следует руководствоваться вышеуказанными рекомендациями и практическим опытом сотрудников, осуществляющих вшивание.

Важно помнить, что по итогам манипуляций вкладыш и трудовая книжка, в которую он вшит, должны быть единым документом.

Вместо заключения следует отметить, что работодателю необходимо осуществлять заполнение и ведение вкладышей правильно и безошибочно. Игнорирование этой обязанности может явиться причиной наложения на предприятие или ИП штрафов в размерах, установленных Кодексом об административных правонарушениях России.

Более того, неверные заполнение и ведение вкладышей могут породить проблемы и для работников (например, при оформлении ими пенсий или последующем трудоустройстве).

glavkniga.ru

Предназначение вкладыша


Трудовая книга (ТК) относится к категории документов учета, на страницах которого фиксируются сведения об официальной трудовой деятельности каждого гражданина. Некоторые граждане нашей страны ведут настолько активную трудовую деятельность, что может возникнуть необходимость прикрепления новых листов для внесения очередных отметок.

Обязанность по вшиванию недостающих страниц возлагается на руководителя компании и представителя кадрового отдела.

Вкладыш в ТК – является дополнительными листами, которые подшиваются к официальному документу. Необходимость данных действий может быть вызвана недостатком места для внесения новой записи. Важно отметить, что некоторые кадровики вносят новые отметки на страницу, где указывается информация об имеющихся наградах. Подобные действия являются грубым нарушением и могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны контролирующих органов, в отношении лица заполняющего документ.

В случае необходимости прикрепления дополнительных бланков, в задачу представителя кадрового отдела входит подшивка новых листов к основному документу. В этой ситуации недопустимо оформлять новую трудовую книгу вместо используемого документа. Следует обратить внимание, что другие действия должностного лица могут привести к тому, что данный документ потеряет свою юридическую силу.


Оформление вкладыша в трудовую книжку – специфическая процедура, имеющая свои нюансы и тонкости. Для начала, руководителю компании необходимо ознакомиться с нормативно-правовыми документами, регулирующими порядок проведения данного процесса. Как уже было сказано выше, в действующем законодательстве отсутствует четкая информация о процессе вшивания дополнительных листов. Однако в двести двадцать пятом Постановлении Правительства РФ содержится информация о правилах ведения рассматриваемого документа. В пятом разделе Постановления зафиксирован порядок использования вкладышей для трудовых книг.

Согласно информации, указанной в данном разделе, использовать вкладыши разрешается только по окончании основных страниц ТК. В том случае, если в данном документе имеется свободное место, вшивание вкладыша расценивается как намеренная порча документа. В такой ситуации потребуется принять меры по восстановлению книги и получить дубликат.

как вшить вкладыш в трудовую книжку образец фото
Когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш

Также следует отметить, что внешний вид рассматриваемого документа имеет ряд своих особенностей. Вкладыш, прикрепляющийся к трудовой, содержит тридцать шесть страниц и плотную обложку из картона. Каждая страница данного документа оснащена различными защитными элементами, значительно снижающими риск его подделки. Внутренняя часть этого бланка полностью соответствует содержанию трудовой книги.

Порядок выполнения процедуры

Для того чтобы подшить новые листы, потребуется не более тридцати минут. Однако перед началом этого процесса следует ознакомиться с различными тонкостями и нюансами. Далеко не каждый наниматель или кадровик знает о правилах рассматриваемого процесса. Объяснить это обстоятельство можно фактом отсутствия четкой инструкции. При подготовке к подшиванию новых листов, следует детально изучить полный порядок действий.

Чтобы правильно подшить вкладыш к ТК потребуется:

  1. Тщательно изучить данный документ и выявить незаполненные или пропущенные страницы.
  2. Далее потребуется получить специальный вкладыш. Получить этот документ можно как у работодателя, так и у руководителя кадрового отдела.
  3. Выданный бланк регистрируется в специальном журнале учета.
  4. Для придания документу законной силы необходимо заверить бланк фирменной печатью.
  5. Пришитые страницы должны быть пронумерованы.
  6. После этого заполняется титульный лист и основной раздел вшитого приложения.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку – образец, фото инструкция:

образец заполнения вкладыша в трудовую книжку
Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка

Нюансы и тонкости

Во время данного процесса может возникнуть вопрос о том, куда именно подшивается новый документ. Большинство кадровых работников не придают особого внимания этому вопросу и прикрепляют приложение к титульному листу. Как показывает практика, для прикрепления бланка используется канцелярский степлер. Однако такой подход является в корне неправильным и расценивается как порча важного документа.

Вкладыш должен пришиваться к развороту к последней странице трудовой книги. Для этого, необходимо сделать небольшие отверстия в бланке при помощи шила. Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета. Использование дырокола для подготовки отверстий также недопустимо. Для подшивки документации следует использовать стандартную швейную иглу и капроновую нить.

Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса. Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать. Из данной ситуации есть два выхода:


  1. Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.
  2. Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами. Аккуратным почерком следует сделать отметку «Вкладыш выдан». Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.

Довольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте. В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его. Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности. После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку. Данный факт должен быть зафиксирован в журнале учета. При отсутствии возможности отсоединить вкладыш, следует подать заявку на получение дубликата трудовой книги.


Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию. В случае большого количества ошибок, бланк подлежит замене. Важно обратить внимание, что использование различных корректоров и других средств для исправления ошибок недопустимо. Повреждение бланка засчитывается как порча трудовой, что приводит к необходимости её замены.

оформление вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, образец заполнения титульного листа:

  1. Указание фамилии, имени и отчества работника, а также даты его рождения.
  2. Отметка об уровне образования и специальности.
  3. Указания даты заполнения документа.
  4. Заверение бланка росписью руководителя или должностного лица.

Юридическая сила приложения

Рассматриваемый документ получает законную силу, только по факту вшивания в трудовую книгу. Это означает, что сам вкладыш не обладает должной юридической силой. При отсутствии ТК, работодатель не имеет права делать отметки в данном документе или выполнять другие подобные действия. Важно обратить внимание на то, что прием на работу или увольнение сотрудника, имеющего лишь только вкладыш, недопустимо. Также следует сказать о том, что при отсутствии фирменного штампа или заполненного титульного листа, документ может потерять свою законную силу. В том случае, если документ не был подшит к трудовой книге и был утерян, работнику компании потребуется обратиться в кадровый отдел для оформления дубликата. В дубликате фиксируются все потерянные сведения, после чего документ прикрепляется к ТК.

Также довольно часто можно услышать вопросы о том, можно ли использовать различные альтернативы данному документу. Согласно действующему законодательству, трудовая деятельность каждого гражданина фиксируется на страницах трудовой книги. Данный документ оформляется в единственном экземпляре.

Оформление дополнительной трудовой, является одним из крупных нарушений, действующего закона.

Наличие второй трудовой книги, может расцениваться контролирующими органами как попытка подделки первичной документации. К сожалению, такая ситуация довольно часто наблюдается на практике. Также следует отметить, что Пенсионным Фондом принимается только одна трудовая книга. Это означает, что использование дополнительного документа бессмысленно.


вкладыш в трудовую книжку
Законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания

ktovbiznese.ru

Когда необходимо подшить вкладыш в трудовую книжку?

Форма вкладыша
Скачать форму вкладыша

В соответствии с разделом 5 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, когда в трудовой книжке заканчивается хотя бы один из разделов, требуется использовать вкладыш.

Форма вкладыша определена в этих же Правилах. Документ состоит из 2 разделов:

  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях.

Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка. В случае использования вкладыша в самой трудовой книжке ставится штамп с указанием, что выдан вкладыш такой-то серии и под таким-то номером (п. 39 Правил). При этом необходимо обратить внимание, что Правила говорят именно о штампе, поэтому надпись такого же содержания от руки не будет соответствовать требованиям законодательства.Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку? 

Как вшивается вкладыш в трудовую книжку (нужно ли это делать и куда прошить)?

Первый вопрос, который возникает у специалистов-кадровиков, когда заканчиваются разделы в трудовой книжке: действительно ли необходимо вкладыш именно вшить в основную книжку или его можно просто вложить в нее или же использовать отдельно? П. 38 Правил никаких разночтений не допускает и предписывает вкладыш в трудовую вшить. Более того, далее Правила устанавливают, что без трудовой книжки вкладыш недействителен. То есть вкладыш — это всего лишь дополнительные листы в трудовую, не имеющие самостоятельной документальной ценности, поэтому если его не вшивать, могут потеряться важные данные о работнике, которые будет сложно восстановить.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку правильно, законодательство не определяет. Поэтому подшить вкладыш можно по традиционным правилам кадрового делопроизводства или руководствуясь рекомендациями ГОСТа Р 7.0.8-2013, посвященного делопроизводству и архивному делу.

Общие рекомендации по вопросу о том, как вшивать вкладыши в трудовую книжку, можно систематизировать таким образом:

Форма трудовой книжки
Скачать форму трудовой книжки
  1. Заполнить вкладыш до того, как пришивать его к трудовой. Связано это с удобством заполнения строк в непрошитом вкладыше.
  2. Выбрать место для вшивания вкладыша. Как правило, вкладыш пришивается в конце трудовой между последним листом и обложкой книжки. Однако дополнительные листы могут быть вшиты в книжку по окончании заполненного раздела.
  3. Пришить вкладыш. Для этого он раскрывается посередине, в сгибе делаются 4 прокола. Такие же симметричные 4 прокола делаются в трудовой на месте вшивания вкладыша. Через проколы пропускается крепкая нитка, концы выводятся наружу, завязываются на узел.
  4. По вопросу фиксации узелка вшитого вкладыша существует несколько различных рекомендаций. Одни работодатели никак не фиксируют узел. Другие наклеивают на концы нити бумажную этикетку с текстом: «прошито и скреплено печатью». Третьи предлагают даже зафиксировать узел сургучной печатью. Однако стоит напомнить, что законодательных требований к процедуре вшивания вкладыша в трудовую нет, поэтому можно использовать любой из способов, исходя из рациональности и удобства дальнейшего заполнения трудовой. 

Как пришить вкладыш в трудовую книжку — образец с видео и фото

Множество неофициальных источников содержат информацию о том, как и куда вшивать вкладыш в трудовую книжку — образцы с фото и даже видео. Официальных фото- и видеоматериалов данному вопросу не посвящено. Одна из причин тому — законодателем не установлено каких-либо императивных правил, регламентирующих процедуру вшивания, то есть кадровики могут вшивать вкладыш так, как им удобнее.

Очевидно, что информация о том, как подшить вкладыш в трудовую книжку с фото, будет менее информативной, чем такие же данные с видео. Поэтому при наличии проблем, связанных с решением вопроса о том, как вшить вкладыш в трудовую книжку, гораздо проще обратиться к видеоматериалам, которые подробно и наглядно покажут, как лучше завершить процедуру.

Чтобы избежать лишних действий с вкладышем или трудовой, стоит обратить внимание и на теоретические советы по этому вопросу, которые даны в настоящей статье. 

nsovetnik.ru

Нормативно-правовая база

Выше было упомянуто, что отсутствуют нормативно-правовые акты по поводу того, как именно вшивается бланк в ТК. Такое утверждение в целом верно, но не совсем, так как определенная информация по теме все-таки имеет законодательное подтверждение.

В качестве примера можно рассмотреть ст. 38, содержащуюся в Постановлении Правительства за номером 225, где указаны некоторые нюансы, связанные с трудовыми книжками. Этой статьей регламентируется сама возможность вшивания бланка в ТК, но только в том случае, если не осталось свободных страниц. Произвольное дополнение ТК новыми листами, когда есть еще незаполненные страницы, признается порчей этого вида документа, что предполагает обязательность его восстановления путем получения дубликата.

Инструкция (как, что, куда)

По длительности вшивание 1 страницы (листа) может занять 15 минут, но и здесь есть ряд тонкостей, на которые следует обратить внимание. Далеко не все сотрудники отдела кадров знают о них, и в первую очередь это связано с отсутствием четкого закона с указанием правильного порядка действий.

Вот вам алгоритм по вшиванию по пунктам:

  • Для начала следует проверить трудовую книжку и убедиться, что в ней действительно отсутствуют пустые страницы
  • После этого берется новый пустой бланк-вкладыш
  • Проводите регистрацию чистого бланка в специализированной книге вашего предприятия (фирмы)
  • На бланк ставится штамп, заполнив его
  • Далее следует заполнить вкладыш
  • Вносятся записи с учетом нумерации

vkla3

Место вшития

Часто возникает много вопросов, куда именно следует вшить новый вкладыш (особенно это характерно для новых или молодых сотрудников отдела кадров). Обычно пробуют вшить либо с оборота трудовой, либо к титульному листу. Некоторые даже просто вкладывают его по центру книжки, не вшивая нитью.

Правильно, когда в бланке проделываются дырки на таком же месте, как и в бланках книжки. Пришивается бланк к развороту, где имеется последняя страница трудовой. Прошивается аккуратными стежками, желательно черными, синими или серыми нитками. На этом процесс вшивания завершен.

Чем шить?

Некоторые применяют различные инструменты вплоть до дырокола, но на самом деле, единственным правильным инструментом для вшития является обычная иголка и нитка. Также в вашем деле вам поможет обычное, не тонкое шило. Шилом вы должны аккуратно проделать дырки в нужных местах на бланках, а затем используя иголку и нитку нейтральных тонов – просто закрепить бланк.

Когда отсутствует штамп

Штамп в обязательном порядке должен иметься в организации. Но часто бывает так, что юридическое лицо только начало функционировать, а штамп просто еще не сделан. В этом случае можно воспользоваться двумя вариантами развития событий.

Также можно поставить информацию о том, что бланк вшит простой ручкой на месте где должен находиться штамп. Ручкой синего или черного цвета разборчивым почерком вы пишите фразу «вкладыш выдан» а также ставите дату и подпись.

vkla2

Разные ошибки во время вшивания

Иногда случается, что бланк пришит не в том месте, или же новый бланк заполнен не правильно. Что же делать в таких ситуациях сотруднику отдела кадров. В первую очередь не паниковать и рационально отнестись к ситуации.

Возможные ошибки:

  1. Бланк неправильно пришит. Осмотрите трудовую, если есть возможность его отсоединить без порчи трудовой – сделайте это, а бланк уничтожьте.
  2. Возможности отсоединить бланк нет. Тогда вам придется восстанавливать трудовую книжку работника, то есть делать ему дубликат.
  3. Орфографические ошибки в бланке. Их можно исправить, постарайтесь аккуратно сделать это путем зачеркивания или исправления или перепишите заново. Если же ошибок много и их устранение причинит грязь в трудовой – то также постарайтесь без причинения вреда трудовой вытащить бланк и уничтожить его, на место его поместив новый, чистый.

dedadi.ru

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: особенности процедуры

Вкладыш — это неотъемлемая часть трудовой книжки. Он используется в том случае, если заполнены все страницы того или иного раздела. Вкладыш без основного документа недействителен, поэтому задача кадровика — объединить оба источника так, чтобы они были с материальной точки зрения единым документом. Это осуществляется путем вшивания вкладыша в книжку.

Вкладыш нужно именно вшивать, а не прикреплять степлером или вклеивать (п. 38 постановления Правительства «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225). При этом важно соблюсти также юридические нюансы объединения двух источников в один.

Технологические и юридические нюансы вшивания вкладыша

Оптимальное размещение вшиваемого вкладыша — место между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. То, как именно должно осуществляться вшивание вкладыша, законодательно не регламентировано. На практике эта процедура осуществляется так:

  • берется иголка с ниткой;
  • вкладыш плотно прикладывается к книжке и вшивается в 2 местах на небольшом (2-3 см) расстоянии друг от друга.

Вкладыш следует вшивать в книжку вместе с прилагающейся к нему обложкой.

Как только вкладыш вшит в трудовую книжку, в ней необходимо зафиксировать данный факт. Для этого кадровик должен проставить штамп «Выдан вкладыш», а затем вписать в пропечатанных полях данного штампа серию и номер вкладыша.

Штамп, как правило, ставится на странице книжки, которая примыкает к обложке, или на титульном листе документа, но при условии, что имеющиеся на нём записи не будут искажены.

Если в распоряжении кадровика нет штампа «Выдан вкладыш», то альтернативой ему может стать вписывание соответствующего словосочетания вручную. Чуть ниже указываются серия и номер вкладыша.

Судебная практика подтверждает правомерность такого подхода. Так, в определении Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по делу № 2-4901/09 используется понятие записи о выдаче вкладыша.

Если кадровик использует альтернативу штампу, все записи должны быть осуществлены прописью. Не следует прорисовывать элементы, соответствующие структуре штампа — его контур и линии — вручную. Также не стоит вписывать печатными буквами словосочетание «Выдан вкладыш», слова «серия» и «номер».

Далее нужно зарегистрировать сведения о начале использования вкладыша в специальной книге учета, которая ведется по форме, утвержденной приложением № 3 к постановлению Минтруда от 10.10.2003 № 69.

Где можно скачать образец вкладыша?

Наши специалисты подготовили для вас заполненные формы вшиваемого в трудовую книжку вкладыша.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

nalog-nalog.ru

Вшивание вкладыша

После того, как в трудовой книжке были заполнены все разделы, работодатель обязан самостоятельно позаботиться об оформлении вкладыша, который является продолжением основного документа. Трудовым кодексом была утверждена форма вкладыша. Использование других бланков запрещено, так как из-за них трудовая книжка сотрудника может быть признана недействительной, и работодатель будет обязан уплатить штраф за неправильное ведение и хранение таких документов.

Прикрепление вкладыша в трудовую книжку состоит из нескольких этапов.

  1. Вначале кадровик обязан сделать отметку на титульном листе основного документа «Выдан вкладыш». Возле нее указывается серия и номер вшиваемого вкладыша. Данная надпись может быть сделана вручную или же вместо нее проставляется штамп 10х25 мм с соответствующей отметкой. Указываемые сведения должны совпадать с номером и серией именно того вкладыша, который будет вшиваться в документ. В противном случае он будет недействительным, и все дальнейшие записи о работе не будут учитываться в общий стаж его владельца.
  2. Далее следует заполнить титульную страницу вкладыша личными сведениями о работнике. Внесение данной информации должно основываться на документах, предоставленных сотрудником (паспорт и диплом/свидетельство об образовании). Дата заполнения вкладыша должна совпадать с днем его оформления.
  3. В завершение следует аккуратно вшить вкладыш в трудовую книжку. Сделать это необходимо своевременно, так как ответственность за то, что вкладыш не вшит в трудовую книжку, лежит на работодателе, и за свою халатность он будет оштрафован.

Основных правил прикрепления вкладыша не существует, однако на практике пришивать его следует так:

  • трудовая книжка разворачивается между последним листом и обложкой}
  • вкладыш разворачивается посредине}
  • шилом или толстой иголкой прокалывается по два отверстия в середине вкладыша и между обложкой и последним листом в трудовой книжке}
  • при помощи иголки и плотной нитки белого или черного цвета вкладыш пришивается к основному документу (нитка пропускается сквозь отверстия несколько раз так, чтобы ее концы были внутри вкладыша, а не снаружи трудовой книжки)}
  • нитка, скрепляемая трудовую книжку и вкладыш к ней, завязывается на несколько крепких узлов.

Ошибки при вшивании вкладыша

Вшить вкладыш довольно просто, однако это необходимо делать после того, как была правильно проставлена его серия и номер на титульной страничке трудовой книжки.

Иногда кадровики спешат и сразу пришивают вкладыш, а после начинают его заполнять. Это нередко приводит к тому, что в результате сведения вкладыша различаются от данных на титульной страничке основного документа. В связи с этим приходится откреплять вкладыш, делать исправления в трудовой книжке, что само по себе является хлопотным делом.

Если все же сотрудник кадрового отдела поторопился и сделал ошибку, он должен аккуратно при помощи ножниц открепить вкладыш от трудовой книжки. Далее в трудовую книжку вшивается новый, заранее заполненный, вкладыш (без прокалывания дополнительных отверстий) с указанием его серии и номера на титульной странице основного документа. Испорченный вкладыш уничтожается, и по этому факту составляется акт, аналогичный бумаге об уничтожении испорченных трудовых книжек.

Еще одной распространенной ошибкой неопытных кадровиков, которые не знают о том, как вшить вкладыш к трудовой книжке, становится отрывание его обложки. Делать этого нельзя. Это объясняется тем, что бланк вкладыша утвержден законодательством, и любое его видоизменение (удаление обложки, вклеивание или вырывание листов) является незаконным и может послужить причиной для отказа в оформлении пенсионного пособия его владельцу. Вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке в том виде, в котором он приобретается.

За первый вкладыш работодатель может потребовать у работника оплату. Если же бланк был испорчен кадровиком, оплата следующего вкладыша не взимается с сотрудника.

Оформление вкладыша к трудовой книжке

Оформляется вкладыш в той организации, которая обнаружила отсутствие свободного места в трудовой книжке и не может внести какую-либо новую запись. Заполнение данного документа ничем не отличается от оформления записей в трудовой книжке, и все отметки делаются в соответствии с Трудовым кодексом. Однако нумерация первой записи во вкладыше должна продолжать нумерацию в основном документе и не может начинаться заново.

Кроме того, как вышить вкладыш в трудовую книжку, кадровый работник должен знать, что титульный листок вкладыша заполняется так же, как и титул в трудовой книжке. Кадровик может просто переписать информацию с основного документа, однако все же желательно придерживаться правил трудового законодательства и потребовать у работника его паспорт и свидетельство об образовании. После оформления титульной странички вкладыша на ней должна быть поставлена фамилия и подпись лица, ответственного за оформление данных документов, и подпись хозяина трудовой книжки. Заполненный вкладыш вносится в книгу учета трудовых книжек с указанием его номера и серии.

hr-portal.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.