Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.
Как в 2019 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.
Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.
Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2019 году заверяется копия трудовой книжки?
Что нужно знать
Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.
Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.
Для приобретения копии сотрудник подает заявление с соответствующей просьбой на имя ответственного лица. В небольших организациях достаточно устной просьбы.
В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.
Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.
Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?
Как правило, оформлением приема и увольнения в организации занимается кадровая служба. Она же ведает ведением и хранением трудовых книжек.
Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.
То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.
Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.
Определения
Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.
В нем содержатся сведения о месте работы, наименовании должности, дате приема на работу и увольнения, ссылки на документы-основания или правовые акты.
При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.
При отсутствии книжки у работника, к примеру при первом трудоустройстве, сей документ оформляется работодателем.
В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.
Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.
Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.
Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.
Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.
Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.
Какова роль документа
Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.
Ее можно предъявить по требованию любого органа, инстанции или организации. Везде где в документообороте фигурирует трудовой стаж.
К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:
- оформление кредита;
- получение государственной субсидии;
- оформление пенсионных выплат;
- процедура усыновления;
- получение загранпаспорта и т.д.
На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.
Но в некоторых случаях ознакомление с записями в трудовой может потребоваться дополнительному работодателю при устройстве на работу по совместительству. Некоторые должности категорически запрещены к совмещению.
Законные основания
Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.
Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.
Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.
То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.
Основное значение имеет ст.62 ТК РФ, ГОСТ Р 6.30-2003, Постановление Правительства №225.
Но нужно учитывать и то, что в положениях Трудового Кодекса описан лишь общий принцип выдачи копий, а ГОСТ носит исключительно рекомендательный характер.
К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.
Некоторые правовые тезы, например уставы, приказы, попросту не могут применяться в отношении этого документа.
Как правильно заверить трудовую книжку
Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.
Сам процесс создания копии не представляет никакой сложности. Копия снимается со всех заполненных страниц.
Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:
| Постранично | При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии |
| Прошитого комплекта копий | В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом |
Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.
К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления. Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.
Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.
Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.
Необходимо уточнять, какая требуется копия, в структуре, требующей предоставления документа. Нигде не регламентировано и количество разворотов, копируемых на один лист формата А4.
Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.
Порядок действий
Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:
| Снимаются ксерокопии | Всех заполненных листов книжки |
| На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна» | Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой |
| Далее ставится дата заверения и печать организации | Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись |
| В некоторых случаях дополнительно пишется | «Работает по настоящее время» |
Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.
Когда заверяется вся копия целиком, то заверительная подпись и печать ставятся на последнем листе пронумерованной и прошитой копии.
Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.
Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.
При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:
| Надпись частично налагается на изображение копии | Но не скрывая имеющуюся информацию |
| Обычно применяется круглая печать организации | Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы |
| Не ставится печать на пустой странице | Или в пустой ее части |
| Печать захватывает надпись и изображение копии | Но должна быть ясно читаемой |
| Конкретное место для внесения заверительной надписи | Не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение |
Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.
Как быть с вкладышем
Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.
В трудовую книжку вкладыш крепится посредством вшивания. Как отдельный документ вкладыш не имеет никакой юридической силы.
При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.
Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.
Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.
Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.
Образец заверенной записи
Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?
Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.
Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.
Но если таково требование получателя, то надпись лучше сделать так, как предусматривают требования конкретного получателя.
Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.
Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.
Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.
По какому назначению
Основное требование к копии трудовой книжки это ее разборчивость и надлежащее заверение.
Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.
Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:
| Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки | На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц |
| Неправильная формулировка записи | Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным |
| Подпись не уполномоченного сотрудника | Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек |
| Ненадлежащая печать | В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы |
Для банка
Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.
В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.
Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:
| В большинстве случаев кадровики проставляют надпись «Копия верна» | Но по закону предусмотрена иная формулировка. По ГОСТу на копиях документов ставится отметка «Верно». Желательно использовать именно этот вариант |
| Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет | Но основной текст должен быть разборчив и читаем |
| При проставлении подписи ответственного лица | Надлежит указывать должность и полное имя заверителя |
| Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки | По закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка |
| Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации | Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи |
| Важен для банка и форма копии | Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа |
На загранпаспорт
До принятия Приказа ФМС РФ №320, вступившего в силу 7.04.2013, при оформлении заграничного паспорта требовалось обязательное предоставление копии трудовой книжки, заверенной работодателем, или ее оригинала при отсутствии факта трудоустройства.
Теперь такое требование больше не применяется. Необходимые сведения о трудовой деятельности указываются в специальной анкете.
При этом требование сотрудников ФМС предоставить трудовую книжку или ее копию для оформления загранпаспорта в настоящее время считается неправомерным и гражданин вправе пожаловаться на действия представителей службы.
jurist-protect.ru
Оформление трудовых отношений
Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.
Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.
Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.
Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.
В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.
Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.
Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.
Заверение копии трудовой книжки
В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:
- отметка «Верно»;
- должность работника, выполнившего заверение;
- его личная подпись и ее расшифровка;
- дата удостоверения копии;
- проставление оттиска печати.
Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.
Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.
Оформление копии трудовой книжки
В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.
Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.
Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.
Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.
Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.
Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?
Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.
Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.
Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.
Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа, приведенного выше.
Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.
Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.
Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.
glavkniga.ru
Копия ТК
При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.
Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.
Когда может быть нужна копия:
- При устройстве на вторую работу
- Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
- Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
- Комплект документов на визу
- Социальные льготы по закону
- оформление пенсионных выплат;
- процедура усыновления;
- получение загранпаспорта
И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.
Оформление копии
Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:
- Директору
- Главбуху
- Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам
Порядок ваших действий:
- Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
- Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
- Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.
Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки
Скачать это пример
В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.
Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.
Срок действия копии книжки
- Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
- Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.
В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.
Делаем копию правильно!
Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.
Правила:
- На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
- Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
- На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
- Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
- Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
- Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец, пример)
- Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
- Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
- Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года
В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.
Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:
Для сторонней организации
-
на документе ставится отметка “Верно”;
-
указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
-
указывается дата заверения;
-
с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:
Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи
С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».
Копия для банка (особенности)
При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:
- место работы;
- стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
- уровень платежеспособности и кредитоспособности;
- подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.
Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.
Важные моменты:
- Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
- Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.
Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.
Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.
Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:
- для оформления ипотеки;
- для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
- для получения доступа к продуктам с господдержкой.
Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.
Заверяем у нотариуса
Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.
Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.
Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- генеральная доверенность (в некоторых случаях).
Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.
Справка 2-НДФЛ
При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов. За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.
Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников. Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.
Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.
Оформление копии трудовой для УФМС
Для оформления ряда документов в УФМС гражданин должен принести трудовую книжку. Если он официально трудоустроен, то достаточно ее копии, заверенной кадровым специалистом. Регламент устанавливает, что такая бумага действительна в течение месяца после оформления.
Если же копия перестала иметь законную силу, то копировать и заверять все страницы трудовой книжки вновь необязательно. Можно снова обратиться к своему работодателю, чтобы он опять заверил документ, проставив новую дату, свою подпись и печать. Вся информация на копии должна быть разборчивой.
dedadi.ru
Правила заверения трудовой книжки
В законодательстве нет конкретных правил, как должна выглядеть копия трудовой книжки, заверенная работодателем. Образец можно составить на основе рекомендаций по делопроизводству, в частности в ГОСТе 6.30-2003, в пункте 3.26 можно найти следующие рекомендации:
- На копии проставляют гриф «Верно».
- Ставят должность и фамилию с инициалами, лица заверившего документ и его подпись.
- Указывают дату заверения.
- Ставят печать.
Организация может сама определить, какой печатью ей заверять копию, то есть можно использовать не только гербовую, но и печать отдела кадров. Но при этом нужно знать, для чего нужна копия, поскольку многие организации, например, некоторые банки, требуют наличие именно гербовой печати.
Данный стандарт действует только до 01.07.2018 года, затем он будет заменен на ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем вышеуказанные требования дополняются указанием места хранения оригинала документа.
Стоит отметить, что многие организации заверяют копию надписью «Копия верна», хотя такая формулировка и не упоминается в вышеуказанных стандартах, но при этом прямого запрета ее использовать нет, хотя если следовать правилам надпись «Верно» будет более правильной.
Как заверить трудовую книжку: пошаговая инструкция
Процедура заверения трудовой книжки выглядит следующим образом:
- Работник просит предоставить ему надлежащим образом заверенную копию его трудовой.
- Изготовление копии трудовой. Данный процесс не регламентирован, копию можно сделать и от руки, но в настоящее время в основном используют ксерокопию.
- На каждом листе ксерокопии проставляют реквизиты заверения.
- Отметка о том, что в настоящее время работник продолжает трудиться делают на последней странице.
Согласно законодательству копию нужно изготовить и выдать работнику в течение трех рабочих дней.
Кто имеет право заверять копию трудовой книги?
При определении, того, кто может заверить копия трудовой нужно руководствоваться Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X, который действует и в настоящее время. В нем сказано, что копии документов должны заверяться либо руководителем, либо уполномоченными на то должностными лицами.
Может ли это сделать главный бухгалтер?
Если следовать вышеуказанным правилам, то следует, что главный бухгалтер не имеет права заверять копии трудовых, если только он не назначен ответственным за их ведение и хранение.
Кто заверяет трудовую книгу генерального директора?
Трудовую книжку генерального директора заверяет кадровик, у которого хранится оригинал данного документа.
Как заверяется копия трудовой книжки декретнице?
Поскольку за женщиной, находящейся в декретном отпуске, сохраняется место работы, то ее трудовая хранится у работодателя. А соответственно копии этого документа заверяются и выдаются ей в общем порядке.
Примеры заверений трудовой книжки в зависимости от цели
Помимо обычных реквизитов заверения иногда требуется на копии поместить дополнительную информацию.
Запись «работает по настоящее время»
Самое часто встречающееся требование — это запись о том, что работник продолжает работать на момент получения копии трудовой. Она ставится после реквизитов заверения.
Некоторые кадровики отдельно заверяют ее своей подписью и печатью.
Ксерокопия
В настоящее время ксерокопирование это самый часто используемый метод изготовлений копии трудовой. Ее заверение происходит в общем порядке.
Законодательно это не установлено, но ксерокопия трудовой делается по принципу: каждый разворот на отдельном листе
Для загранпаспорта
Копия трудовой отсутствует в перечне документов, необходимых для получения загранпаспорта. Если ее все-таки предоставляют, то она заверяется в общем порядке.
Для кредита в банке
Копия трудовой для получения кредита заверяется согласно требованиям конкретного банка, как правило, в реквизитах заверения добавляется надпись о том, что сотрудник продолжает трудовую деятельность.
Для пенсионного фонда
В ПФР копия заверяется в общем порядке. Помимо этого, сейчас работодателям разрешено выдавать оригинал трудовой для предоставления в Пенсионный Фонд.
Срок выдачи заверенной копии трудовой книжки
Срок выдачи копии трудовой составляет три рабочих дня.
Отсчет начинается на следующий день после подачи заявления о ее получении. Последним днем считается третий день.
Сколько действует заверенная копия трудовой книги?
Законодательство не устанавливает срок действия копии трудовой книжки. Как правило, он ограничивается тем периодом, который устанавливают органы, в которые этот документ предоставляется. Например, срок действия при предоставлении в соцстрах начинается от 10 дней.
Как заверить трудовую книжку, если не работаешь, либо трудовая на руках?
Если трудовая работника находится у него на руках, но он трудоустроен, то копию ему делает работодатель.
В противном случае способ заверения зависит от требований, которые предъявляются к этому документу. Если нужна нотариальная копия, то ее соответственно заверяет нотариус.
В противном случае работник сам может это сделать. Например, налоговая служба принимает, заверенный таким образом документ, это разрешает статья 93 НК РФ.
Порядок заверения нужно узнавать в каждом конкретном случае.
truddogovor.ru
Для чего нужна копия
Наличие работы для любого человека является фактом подтверждения своей платежеспособности, это в свою очередь предоставляет больше возможностей в экономическом плане. Для чего нужна копия трудовой книжки? К примеру, для оформления субсидий и других льгот, получение кредитов требуется наличие документа, подтверждающего рабочую деятельность. Также она нужна, если сотрудник планирует пойти еще на одну работу или усыновить ребенка.
Продублированный документ, свидетельствующий о месте работы, зачастую берется для оформления заемных средств. Как же тогда заверить трудовую книжку для банка? Она выдается согласно обозначенных законодательных норм, то есть, изготавливается дубликат требуемого документа, в иных случаях производится выписка сведений за обозначенный период времени.
Одним из немаловажных нюансов наличия дубликата ТК является то, что в случае утраты оригинала обозначенная копия будет просто необходима для его восстановления, и, соответственно, будет свидетельством удостоверения наличия рабочего стажа.
Правила заверения копии
Когда трудящемуся надобно документ, удостоверяющий рабочую деятельность, то он может сделать запрос к начальству с просьбой заверить дубликат, поскольку подлинник на руки не может выдаваться.
Что нужно учитывать:
- Сотрудник должен подать запрос директору в виде заявления о предоставлении ему дубликата ТК.
- Выдача должна производится не позже 3-х рабочих дней.
- Уполномоченное лицо должно сделать ксерокопии всех страничек, не исключая титульную на отдельном листке А4.
- Все страницы непременно нумеруются.
Данные, что должны быть:
- на всех скопированных страницах прописывается слово «верно», поставленное рабочим;
- фирменная печать компании, где трудится работник;
- ФИО и занимаемая должность лица, что вправе оформлять бумаги;
- на последней страничке непременно отмечается — «работает по настоящей время в должности»;
- дата удостоверения и подпись с полной ее расшифровкой.
В случае, когда подчиненный трудится на маленьком предприятии или у ИП, то копия трудовой книжки, заверенная работодателем может быть запрошена устно.
Заверение дубликата: пошаговая инструкция
Заверение трудовой книжки можно сделать по месту прямой работы. Засвидетельствовать ее вправе директор, кадровик, или служащий, занимающийся ведением документации. Как заверяется копия трудовой книжки:
- Надо направить запрос начальству, и в 3-дневный срок должна быть предоставлен дубликат документа.
- Сотрудник обязуется ознакомиться с предоставленной ксерокопией ТК, и подтвердить записью, что «копия верна» на всех сделанных страницах. Кроме этого, подпись с расшифровкой также обязательна.
- После директор или уполномоченное лицо ставит свою роспись (расшифровав ее) и печать.
- На последней страничке должна непременно располагаться запись «работает по настоящее время», наличие этой записи указывает, что трудовая книжка, а вернее, образец дубликата считается неподдельным.
Заверение копии трудовой книжки также удостоверяется в нотариате. Процедура осуществляется, когда гражданин безработный, и трудовая имеется у него на руках. Удостоверяется дубликат по месту фактической работы бесплатно, если запрос произвести через нотариуса, то потребуется оплатить предоставляемые им услуги.
Сколько действует копия трудовой книжки для получения льгот, субсидий или кредита? Продублированный и заверенный дубликат в нотариате обладает длительным периодом действия, но если в подлиннике не указывались свежие записи.
Непременно трудящийся, которому делается дубликат ТК, обязуется прописывать, что копия верна на всех документах и сверить образец с оригиналом.
Надлежит знать, что когда копия трудовой книжки для кредита требуется пенсионеру, то для ее заверения рекомендуется направить запрос по месту, где он раньше работал.
Это интересно! Как оформить увольнение по собственному желанию: запись в трудовой книжке
Ошибки при заверении
Если знать, как правильно заверить копию трудовой книжки, то можно избежать основных ошибок. Следует придерживаться выполнения требуемого правила заверения, но весьма часто в процессе такой процедуры допускаются огрехи, к примеру:
- Отсутствие надписи «верно».
- Печать расположена отдельно (должна находится на росписи ответственного лица и охватывать часть отксерокопированной страницы ТК, но при этом не перекрывать их).
- Отсутствует дублирование титульной страницы.
- Подпись не расшифрована.
- Ксерокопии сделаны с двух сторон листа А4 (нужно на каждом отдельном листе).
Это интересно! Изучаем срок исковой давности по трудовым спорам
Если в документе нет надлежащих сведений он будет недействительным и, соответственно, юридической силой не обладает.
Особенности заверения ТК
К главным особенностям касательно заверения дубликата считается его правильное заверение, если это не учтено, то документ не будет соответственно недействительным. Также стоит учитывать и такие нюансы:
- Как заверить трудовую книжку для банковского учреждения или иных целей? Это можно сделать у главы отдела кадров или же непосредственно у директора. Если компания, где трудится сотрудник небольшая, то удостоверить верность дубликата может главный бухгалтер.
- Продублированные страницы должны четко просматриваться, это же касается поставленной печати организации, что предоставляет дубликат документа.
- Допускается заверение только последней продублированной страницы ТК, но для этого надо ее сшить, а нить вывести на последнюю страничку и запломбировать бумажной наклейкой. На ней прописывается, сколько страниц и проставляется подпись ответственного лица и печать юридического лица.
- Если после изготовления дубликата ТК в нее внесены дополнения и изменения, то ранее заверенный дубликат попросту будет недействительным.
- Создание дубликата может производится при помощи сканера или ксерокса, но если сведения в документе прописаны неразборчивым почерком, то можно его распечатать на компьютере.
- Очень важно, чтобы при издании дубликата не менялась его структура, то есть, размеры строк и данные должны соответствовать оригиналу.
- Заявление должно быть непременно изготовлено в 2-х экземплярах. Один из них остается у его составителя, но при этом его должен заверить либо главный кадровик, либо секретарь работодателя. Другой направляется самому главе.
Но стоит отметить, что начиная с 1 июня 2017 года, внедряется новый ГОСТ Р 7.0.97-2017 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов». В нем отмечено, что помимо главных реквизитов, проставляемые в выдаваемом дубликате, прописывается данные о месте, где сохраняется оригинал, с которого производилась дублирование документа, то есть, «Подлинник документа находится в (название организации) в деле №…за..год», и непременно удостоверяется печатью, той компании, где трудится человек. Таковы правила заверения соответствующей копии ТК на нынешний день.
Образец верно заверенной трудовой книжки
Как правильно заверить требуемую копию трудовой книжки, если необходим образец для банка? Неизменным условием является заверение всех страниц ТК. Если же имеется много записей, то разрешается произвести выписку нужных данных. Поэтому заверяется титульная страница и те, где располагается надобные сведения. Но сколько времени действует заверенная копия ТК непосредственно для кредита? Кроме случаев заверения дубликата у нотариуса, ее действительность составляет 1 месяц.
Должностное лицо, на имя которого пишется заявление о выдаче трудовой книжки, образец ее дубликата выдает в кратчайшие сроки. Руководитель не вправе отказать трудящемуся в этом, поскольку это прямое нарушение прав работника, и последний вправе составить жалобу в инспекцию по труду. Руководство обязуется в 3-х-дневный срок изготовить копию или поручить это специалисту по кадрам.
Полезное видео: Как оформить дубликат трудовой книжки?
Представленные сведения дают возможность понять, для каких случаев нужна копия ТК, а также, как ее правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы она располагала юридической силой.
Это интересно! Считается ли прогулом опоздание на работу по Трудовому кодексу
uristi.guru
Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.
Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров – его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
Образец заявления для получения копии трудовой книжки посмотрите у нас.
Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись “Копия верна”, которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой “Работает по настоящее время” и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
Пример заверения выписки последней страницы трудовой книжки на нашем сайте.
Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.
Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.
sovetclub.ru