Журнал регистрации листков нетрудоспособности

Журнал учета листков временной нетрудоспособности (больничных листов) предназначен для регистрации больничных листов, которые приносят сотрудники. Работа с данным журналом поможет впоследствии быстро найти необходимую информацию, уточнять данные для учета рабочего времени, а также провести анализ по заболеваемости сотрудников.

Документами, удостоверяющими временную нетрудоспособность и подтверждающими временное освобождение от работы (учебы), является листок временной нетрудоспособности (больничный лист).

Функции листка нетрудоспособности:

юридическая — удостоверяет право на освобождение от работы на определенный срок
статистическая — является учетным документом для составления отчета и анализа заболеваемости с временной утратой трудоспособности
финансовая — это документ, который дает право на получение пособия по социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством

Пример заполнения основного раздела журнала

Выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

Бланки листков нетрудоспособности регистрируются в первичной медицинской документации с указанием их номера, дат выдачи и продления, выписки гражданина на работу, сведений о направлении гражданина в другую медицинскую организацию.

Листок нетрудоспособности выдается гражданину медицинской организацией по его желанию в день обращения либо в день закрытия листка нетрудоспособности. Листок нетрудоспособности, оформленный медицинской организацией для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, выдается, как правило, гражданину медицинской организацией в день его закрытия. Листок нетрудоспособности выдается медицинской организацией в день обращения, если гражданин направляется (обращается) на лечение в другую медицинскую организацию.

Продление и (или) закрытие листка нетрудоспособности осуществляется медицинской организацией, в которую гражданин был направлен (обратился) на лечение. В случае длительного лечения медицинская организация выдает новый листок нетрудоспособности (продолжение) и одновременно оформляет предыдущий листок нетрудоспособности для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности, беременности и родам.

www.hr-ok.ru

Общие сведения ↑

Сегодня одной из основных обязанностей работодателя является оплата времени, в течение которого работник по какой-то причине не является работоспособным.

Но для получения соответствующих выплат требуется больничный лист – данный документ должен быть оформлен соответствующим образом.

Следует помнить, что при его отсутствии работодатель не имеет права осуществлять оплаты больничного.

Осуществляющему регистрацию больничных листов должностному лицу необходимо в обязательном порядке подробно разобраться со следующими важными вопросами:

что нужно знать?
необходимая информация для заполнения листа;
законные основания.

Это позволит избежать возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций — как с работниками, так и с различными контролирующими организациями (трудовой, налоговой инспекцией).

Что нужно знать

Необходимо помнить, что больничный лист является документом, имеющим неоспоримую юридическую силу. Но важным условием является правильность его заполнения.

Данную процедуру должны осуществлять работодатель и лечащий врач. Важно помнить – далеко не все медицинские организации вправе формировать подобный документ. Учреждение должно иметь государственную аккредитацию.

Также не все врачи имеют право оформлять листы нетрудоспособности. Такого права лишены:

работники скорой помощи;
сотрудники станций переливания крови;
иные.

Внесение всех необходимых данных должен осуществлять лечащий врач, а также работник отдела кадров. Причем самому работнику необходимо знать основные правила оформления данного документа.

Так как если врач допустит какие-либо ошибки, работодатель имеет полное право отказать в компенсации нетрудоспособности. Необходимо будет вновь посещать врача с целью оформления нового больничного листа.

Причем правила заполнения закреплены на законодательном уровне. Следует обязательно помнить о наказуемости подделки листа нетрудоспособности.

Данное деяние подпадает под действие ст.№327 УК РФ и за подобное преступление можно получить внушительный срок.

Бланк больничного листа должен быть сдан в отдел кадров, после чего все его данные будут переписаны в специальный реестр. Впоследствии он будет передан в ФСС или же иные органы – по требованию, при необходимости.

При этом журнал регистрации больничных листов может вестись различным способом:

в электронном формате;
в бумажной форме.

Законодательством процедура заполнения рассматриваемого документа не регламентируется, но работодателю необходимо будет обозначить в нем наиболее важную информацию, содержащуюся в больничном листе.

При проведении камеральной проверки ФСС или же иным органом, реестр больничных листов может быть передан любым удобным способом – обычной почтой или же электронной.

Необходимая информация для заполнения листа

Бланк больничного листа имеет следующие основные поля, обязательные для заполнения. Заполняется врачом:

полное наименование организации, где официально трудоустроен болеющий;
дата выдачи документа, а также реквизиты получающего данный документ работника:

Фамилия, имя, отчество.
Дата рождения
Пол.

причина нетрудоспособности – обозначается числовым кодом;
способ трудоустройства (постоянное место работы/по совместительству/иное);
время, в течение которого физическое лицо будет полностью освобождено от выполнения своих должностных обязанностей на полностью законной основе;
дата выхода на работу;
если имеется продление – обозначается идентификационный номер листа.

В нижней части все поля необходимо будет заполнить работодателю:

место работы — основное/по совместительству;
регистрационный номер, код подчиненности;
ИНН – индивидуальный налоговый номер;
СНИЛС;
условия исчисления;
акт формы Н-1;
дата начала работы, длительность имеющегося страхового стажа;
за какой период должно быть выплачено пособие по временной нетрудоспособности;
величина пособия;
фамилия и подпись — руководителя, главного бухгалтера.

Все данные в бланк больничного листа должны в обязательном порядке заноситься черной гелиевой ручкой, либо перьевой. Также допускается заполнение всех полей на компьютере, при помощи принтера.

Ни в коем случае нельзя осуществлять заполнение, а также подписывать документ рассматриваемого типа обычной синей шариковой ручкой.

Это приведет к отказу ФСС в получении соответствующего вычета. Все данные должны быть указаны максимально точно, без каких либо ошибок, помарок.

Законные основания

Сама процедура заполнения больничного листа, а также его выдача регламентируется действующим на территории РФ законодательством.

Основополагающей законодательной базой в данном случае является Федеральный закон №255-ФЗ от 29.12.06 г. Именно на основании него осуществляется медицинское страхование и формирование больничных листов.

Данный закон предусматривает все случаи, когда выдается лист нетрудоспособности:

болезнь;
необходимость осуществлять уход за:

Родственником.
Ребенком.

материнство.

Размер денежной компенсации напрямую зависит от величины стажа работника. Чем больше стаж, тем больше величина пособия.

При этом заполнение реестра больничных листов в обязательном порядке должно осуществляться с учетом п.56 Методических указаний о порядке ОМС.

Данный документ утвержден постановлением Фонда социального страхования №81 от 07.04.08 г.

При этом журнал учета больничных листов (образец для бухгалтерии можно найти в интернете) следует представлять в табличной форме.

Как вести журнал учета регистрации больничных листов ↑

Журнал учета регистрации больничных листов представляет собой очень важный документ. Но при этом работодатель совсем не обязан его вести, так как в законодательстве данный момент не обозначен.

В то же время желательно формировать данный документ, так как это позволяет существенно сократить время на подготовку документации в Фонд социального страхования.

Дело в том, что в обязанности работодателя входит необходимость делать копии всех поданных сотрудниками листов нетрудоспособности, по которым выплачивались компенсации.

Так как ФСС обязан данные платежи путем предоставления права на вычет через налоговую инспекцию компенсировать.

Данный орган выступает в роли контролирующего. Составление специального реестра позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа.

При этом формировать журнал регистрации больничных листов можно как в ручном режиме, так и при помощи специального программного обеспечения 1С — Зарплата и персонал.

Это позволит существенно сократить время на формирование реестра больничных, а также избежать свершения типичных ошибок при реализации данного процесса.

Где взять бланк

Бланк для формирования реестра рассматриваемого типа можно взять:

на специализированных ресурсах в интернете – сегодня существует большое количество различных сайтов, предлагающих образцы любой документации совершенно бесплатно;
у различного рода организаций, предлагающих услуги аудита для организаций;
распечатать в специальной программе.

Если сотрудники кадровой службы и бухгалтер достаточно опытны, то можно просто составить бланк журнала рассматриваемого типа самостоятельно. Но подобная процедура достаточно сложна и имеет множество нюансов.

Когда опыт подобного рода по какой-то причине отсутствует, то можно попросту обратиться в специализированную компанию, предоставляющую бухгалтерские, аудиторские и консультационные услуги.

На различных ресурсах в интернете совершенно бесплатно можно скачать документы соответствующего формата.

Это позволит сэкономить не только деньги, но и время – отпадет необходимость ждать, когда сотрудники специальной организации подготовят необходимые документы. Также распечатать бланк можно в специальной программе.

Порядок заполнения

Стандартная схема журнала регистрации больничных листов выглядит следующим образом:

На титульном листе – полное наименование организации, осуществляющей прием и оплату листов нетрудоспособности.
Название документа «Журнал регистрации листов нетрудоспособности».
Обозначается период, в течение которого осуществлялось ведение журнала.
Прописывается регистрационный номер страхователя.
Таблица, содержащая следующие данные:

порядковый номер документа;
фамилия, имя и отчество;
серия больничного листа;
причина оформления (заболевание, отпуск по беременности или нечто другое);
период болезни;
продолжительность болезни;
число дней болезни;
стаж и величина пособия;
сумма пособия (за счет работодателя/Фонда социальной помощи/всего).

В нижней части документа обязательно должна присутствовать подпись главного бухгалтера или же иного ответственного лица. Также обозначаются фамилия, имя, отчество и должность.

Образец заполнения

Чтобы избежать ошибок, стоит перед оформлением данного документа ознакомиться с верно составленным образцом.

Пример:

Наличие каких-либо ошибок или же неточностей будет являться основанием для возврата документа на доработку. Следует избегать возникновения подобных ситуаций, так как это будет означать потерю времени.

Журнал регистрации больничных листов позволяет избежать необходимости делать копию каждого документа по отдельности, что существенно уменьшает бумажную работу в бухгалтерии и отделе кадров.

Кроме того, именно составление реестра рассматриваемого типа позволяет избежать допущения большого количества самых разных типичных ошибок при расчете компенсации за временную нетрудоспособность.

buhonline24.ru

Инструкция для заполнения учетного журнала

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений». Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по ссылке.

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы.

Срок хранения больничных листов в организации

Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать.

Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно. Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет. Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке.

workdispute.ru

Учет журнала регистрации больничных листов на предприятии

Ведение журнала не является трудоемкой задачей. Журнал учета больничных листов является внутренней формой учета, предназначенной для использования данных для операций:

Внесения данных в табель учета рабочего времени.
Начисления пособия в составе заработной платы.
Формирования отчетности в ФСС и ПФР.
Составления сводов по запросу руководителя. Руководители используют информацию для контроля длительности, анализа уровня заболеваний и получения прочих данных.
Проведения контроля срока представления листа нетрудоспособности.
Определение лимитируемых дней нетрудоспособности для различных случаев: по одному договору, по уходу за ребенком или другим близким родственником.

Задача учета данных о нетрудоспособности в журнале регистрации – упрощение кадрового документооборота предприятия.

Анализ данных, получаемых на основании информации журнала учета

В проведении мероприятий по улучшению охраны труда и снижению уровня заболеваемости на предприятии используется информация журнала учета. Работодатель имеет возможность анализировать данные:

Динамику количества дней заболевания по периодам или в сравнении с предшествующим годом.
Количество дней заболеваний по структурным отделениям.
Потребность в продлении или переносе отпуска при наступлении заболевания в периоде отдыха.
Своевременность предоставления листков нетрудоспособности.
Наличие случаев нарушения больничного режима.
Статистику заболеваемости совместителей.

По результатам анализа определяются профилактические мероприятия по улучшению охраны труда. Дополнительно работодатель может принять меры по усилению дисциплинарной ответственности по фактам нарушения больничного режима или задержки предоставления листка нетрудоспособности. Читайте также статью: → «Оформление больничного листа 2018».

Лица, ответственные за ведение регистрационных данных

Прием, хранение и систематизацию листков нетрудоспособности осуществляют кадровые работники, табельщики или иные лица, назначенные руководителем согласно должностной инструкции. Установление обязанностей лица может производиться на основании приказа руководителя предприятия.

Ряд предприятий малого бизнеса не имеет отдельно выделенной в штате кадровой единицы. Учет документации кадрового назначения ведет бухгалтерия или руководитель (индивидуальный предприниматель). Возможен вариант ведения журнала несколькими лицами, осуществляющих прием ЛН от работника. Данные о лицах, вносящих сведения, необходимо указывать в примечании к записи или отдельном столбце формы.

Порядок заполнения журнала регистрации

Несмотря на отсутствие требований к ведению журнала и указаний по его заполнению при оформлении и внесении учетных записей необходимо придерживаться общих правил ведения регистрационных книг. Предприятие может разработать форму самостоятельно, использовать журналы, предлагаемые кадровыми ресурсами. Журнал должен иметь титульный лист, нумерацию страниц, содержать данные об ответственном лице, периоде ведения.

Титульный лист содержит общую информацию о журнале:

Состав данных	Пояснения
Наименование учетного журнала	Название позволяет идентифицировать назначение журнала
Название предприятия	Вносят полное название организации или ИП, осуществляющих ведение журнала
Страховой номер	Указывают номер страхователя в ФСС
Даты ведения журнала	Указывают дату начала ведения журнала (число, месяц, год), при окончании – день последней записи
Ответственное за ведение информации лицо	При заполнении документа несколькими лицами в журнале целесообразно ввести колонку для отражения данных о работниках, ведущих учет
Срок хранения журнала	Заполняется после внесения последней записи
Номер по номенклатурному учету	Вносится при условии ведения номенклатурных дел

Ведение журнала может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС. Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете.

Состав информации журнала учета

Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей. При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных.

Данные	Пояснения
Порядковый номер	Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением
Номер документа	Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности
Учреждение	Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ
Период действия документа	Даты начала и окончания периода нетрудоспособности
Дата поступления листа	Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности
Данные работника	Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер
Категория места работы	Основной договор или совместительство
Основание выдачи листа	Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная. Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН
Количество дней	Число дней нетрудоспособности по документу
Ответственное лицо	Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов
Примечание	Заполняется по необходимости

Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

Подразделение, табельный номер работника.
Основания выдачи листа нетрудоспособности.
Сведения о медицинском учреждении.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию. Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. Читайте также статью: → «Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению журнала регистрации

Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы. Особенность внесения данных:

Заполнение журнала на бумажном носителе производится чернилами темного цвета.
Все записи должны хорошо читаться, при допущении ошибок корректируемая информация должна быть изменена в установленном порядке.
Запись данных осуществляется на отдельной строке в хронологическом порядке.
Данные в журнал регистрации вносятся из больничных листов. В бланках не разрешено менять нумерацию, вносить дополнительные данные, кроме заполняемой работодателем части.

Основным отличительным признаком документа ЛН является уникальный номер. Новые формы бланков не содержат серии. Номер листка нетрудоспособности составляет 12 цифр, размещенных в правом углу под штрих-кодом. Читайте также статью: → «Коды заболеваний в больничном листе».

Образец заполнения журнала регистрации листов

Работник ООО «Урожай» Смирнов Андрей Валентинович предоставил в отдел кадров предприятия больничный лист по уходу за ребенком. Документ за номером 012 338 546 700 выдан МУП ГП № 23. Период заболевания составил с 1 по 10 февраля 2017 года. На предприятии производятся операции:

Прием листка нетрудоспособности у работника.
Внесение данных о документе в журнал учета.
Передача документа в бухгалтерию для расчета и осуществления выплаты.

Фрагмент книги учета:

№ п/п

№ документа

Учреждение

Дата начала

Дата

окончания

Дата предъявления

Работник

012 338 546 700

МУП ГП № 23

01.02.17

10.02.17

11.02.17

Смирнов

Андрей Валентинович

Продолжение фрагмента:

Должность

Табельный

номер

Категория

работы

Код

причины

Ответственное лицо

Примечание

слесарь

054

Основная

09/39

Афанасьева

–

При расчете листка нетрудоспособности работник бухгалтерии должен обращать внимание на кодировку. В отношении ряда категорий нетрудоспособности предусмотрен лимит оплачиваемых дней. Так, по уходу за ребенком до 7 лет максимальное число оплачиваемых дней составляет не более 60 в год. В случае превышения лимита период не оплачивается, больничный лист является подтверждением уважительной причины отсутствия на работе.

Порядок хранения журнала регистрации больничных листов

Документооборот и ответственное лицо должны быть закреплены в учетной политике предприятия. Срок хранения журнала устанавливается руководителем из расчета внутренних потребностей. Целесообразным является установление срока хранения журнала учета равным периоду хранения листков нетрудоспособности.

Согласно требований законодательства о страховых взносах и пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ срок хранения листков нетрудоспособности составляет не менее 6 лет. Период исчисляется с года, следующего за оплатой пособия по временной нетрудоспособности.

Хранение журнала необходимо осуществлять одновременно с листками нетрудоспособности. Документы, подтверждающие нетрудоспособность, не являются для предприятий бланками строгой отчетности, требующих соблюдения особого порядка хранения.

Ответственность за неведение журнала

Законодательно закрепленные требования к ведению журнала учета отсутствуют. Руководители каждого предприятия или лица, ответственные за учет, самостоятельно определяют потребность систематизации информации по учету листов нетрудоспособности.

Соответственно, административная или иная ответственность за отсутствие на предприятии журнала регистрации отсутствует. Инспекторы ФСС не имеют законодательной возможности запрашивать журнал к предъявлению или применить санкции.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. Нужно ли сшивать журнал регистрации листов нетрудоспособности?

Необходимость прошивки журнала учета устанавливается по условиям внутреннего делового оборота. Данные используются для внутреннего учета, что определяет свободный характер порядка оформления в соответствии с решением руководителя. Порядок делового документооборота прописывается в учетной политике.

Вопрос №2. Как производится корректировка данных при внесении ошибочных записей?

При допущении ошибок неверная запись подлежит зачеркиванию. Корректоры и ретушь не допускаются. Верные данные вносятся сверху или ниже на отдельной строке. Исправление заверяется ответственным лицом с расшифровкой данных и указанием даты корректировки.

Вопрос №3. Используются ли записи журнала регистрации больничных листов при утере документов?

Предприятия могут утратить учетный документ. При получении дубликата требуется иметь данные листка, внесенные в журнал – номер и серию бланка, период нетрудоспособности, основание выдачи.

Вопрос №4. Вносится ли информация в журнал учета ЛН при утере и получении дубликата?

Данные о полученном дубликате вносят в примечание к строке.

Вопрос №5. Может ли руководитель вменить в обязанности ведение журнала учета листков нетрудоспособности после трудоустройства?

В практике ведения деятельности возникают случаи необходимости открытия журнала после достижения определенной численности, роста заболеваемости на предприятии, фактов нарушения дисциплины. Если потребность в журнале возникла после утверждения требований по должностям кадровика или бухгалтера, вменение обязанности по ведению формы производится на основании приказа. Расширение функций не является изменением условий труда, требующих заключения дополнительного соглашения.

online-buhuchet.ru

Учет листков нетрудоспособности на предприятии

Наличие листа (листов) нетрудоспособности свидетельствуют о том, что работник предприятия определенное время находился:

на амбулаторном или стационарном лечении;
на обследовании после несчастного случая на производстве;
в отпуске по беременности и родам и пр.

По усмотрению лечащего врача листы нетрудоспособности также заполняются по уходу за несовершеннолетним ребенком до 14 лет, инвалидом или пожилым родителем. Впрочем, независимо от обстоятельств выдачи документа, работодатель обязан оплатить неотработанные дни по тарифу, равному ежедневной заработной плате работника.

Как производится оплата — известно каждому главному бухгалтеру. Для этого каждый месяц производятся отчисления в ФСС. Предприятию необходимо лишь погасить часть суммы рассчитанного больничного листа за первые три дня периода.

Остальная часть компенсируется за счет средств Фонда Социального Страхования. Для получения гарантированного возмещения уже уплаченных пособий важно на предприятии организовать грамотный учет листков нетрудоспособности.

Обязанности работодателя	Обязанности ФСС	Права работника
рассчитать пособие по больничному листу, исходя из стажа, продолжительности болезни; приложить копию трудовой книжки работника как доказательство наличия стажа.	проверить правильность заполнения больничного листа и компенсирующего расчета; принять положительное или отрицательное решение о компенсации уплаченных работодателем денежных сумм.	Получить причитающее пособие по листу нетрудоспособности в течение 6 месяцев после болезни (по предъявлению).

Учет документов строгой отчетности осуществляется непосредственно на предприятии. Для этого предусмотрено заполнение специального журнала кадровой службой организации. Правда, кадровики пренебрегают этой формальностью, так как эта обязанность не оговорена нормативными актами. Тем не менее, ведомость помогает в решении некоторых вопросов.

Скачать образец журнала регистрации больничных листов

Её назначение:

систематизация информации;
уточнение последовательности и длительности больничных периодов;
методическая помощь в поиске конкретных документов при проверке ФСС;
руководство к последующему заполнению Табеля учета рабочего времени;
точная фиксация страхового стажа (рассчитывается на первый день болезни).

Эти данные важны при решении спорных вопросов. Например, по журналу прослеживается, был ли зарегистрирован тот или иной документ кадровым специалистом, правильно ли указан стаж. По сути, ведомость позволяет избежать конфликтных ситуаций с бухгалтером-расчетчиком или другим специалистом по кадровым вопросам.

Внимание! Основная причина отказов в выплатах ФСС – некорректное заполнение больничных листов. Поскольку ФСС может инициировать камеральную проверку, необходимо строго отслеживать поступление листов нетрудоспособности к работодателю.

Правила заполнения документа

Если лист нетрудоспособности заполняется строго черной гелиевой ручкой, без исправлений и помарок, то требования к журналу как к дополнительному документу на предприятии не устанавливаются. Работодатель вправе решать, как организовать работу в своем подразделении. Ведомость составляется в электронном или в письменном виде.

Электронный вариант сохраняется на диске компьютера кадровой службы. Для удобства заполнения примерную таблицу можно скачать в Интернете. После загрузки файла он редактируется «под нужды» работодателя. Далее активно используется в кадровой работе.

Общие требования к заполнению журналов в письменном виде выглядят следующим образом:

журнал должен быть прошит как брошюра;
листы журнала в обязательном порядке нумеруются;
на последней странице ставится печать организации, дата заполнения, суммарное количество листов;
информация на последней странице подтверждается подписью руководителя организации;
на титульном листе указывается не только заголовок, но и полное наименование организации, уплачивающей взносы в ФСС, ее регистрационный номер.
в журнале фиксируется начальная и конечная дата заполнения.

Инструкция и образец журнала регистрации больничных листов

Учет производится по общепринятой табличной форме:

Наименование столбца	Пояснение
Порядковый номер	Очередность зависит от того, в какое время передается документ в бухгалтерию, в отдел кадров
Данные работника	Перечисляются ФИО, при необходимости – табельный номер, занимаемая должность, структурное подразделение
Серия документа	Представляет собой двенадцатизначный номер, списывается с штрих-кода, расположенного в правом верхнем углу документа
Код болезни	Заполняется с листа нетрудоспособности (01-болезнь застрахованного лица, 02-травма, 09- — уход за больным членом семьи и пр.)
Период заболевания	Указываются пограничные даты больничного листа
Длительность болезни	Количество дней отсутствия на работе по причине заболевания
Страховой стаж	Количество отработанных лет, месяцев, исходя из чего высчитывается пособие.
Сумма выплат	Расчет производится по формуле и сверяется с данными 1С

Внимание! Листы нетрудоспособности подлежат оплате по 100 процентному тарифу в случае, когда страховой стаж сотрудника составляет более 7 лет 12 месяцев 30 дней. В период страхового стажа включаются отпуска по уходу за ребенком и периоды получения пособия по безработице.

Примерный образец журнала регистрации больничных листов, его актуальное заполнение на предприятии позволяет сократить время при подготовке документации для передачи в Фонд Социального Страхования. Для его применения в работе следует в точности передать информацию по каждому застрахованному лицу.

Например:

№		Номер б/л	Основание для выдачи	Кол-во дней	Стаж	Велич. пособия	От ком-па-нии	От ФСС	Итого
1.	Сидоров Илья Борисович	285569456235	Уход за матерью	12.09.2016-25.09.2016	12 л. 2 мес. 3 дня	100%	3000	11000	14000

Другой образец заполнения:

ФИО

Табельный номер

Лист нетруд-сти

Больничное учреждение

Причина выдачи

Период нетруд-сти

Общее кол-во дней

номер

Дата выдачи

по

Смирнов Борис Григорьевич

145685

585412

04.04.2016

МСЧ № 5 г.Перми

04.04.

2016

16.04.2016

Есть ли типовой бланк?

Типовую брошюру с пустыми графами для ведения журнала предлагают приобрести аудиторские и бухгалтерские компании. Но затем тратить финансы? Журнал можно распечатать из многих электронных программ типа 1с: Зарплата и кадры, Учет кадров.

Кто заполняет?

По правилам ответственным за ведение журнала назначается специалист кадровой службы. Это происходит по причине, так как у этого ответственного должностного лица хранятся трудовые книжки. Он может самостоятельно или с помощью программного обеспечения указать точный страховой стаж сотрудника.

Иногда журнал заполняется силами секретаря, который одновременно является табельщиком. Затем информация из таблиц берется для заполнения Табеля. Если больничный лист работника с кодом 01 использовался во время отпуска, то эта информация используется для продления дней отдыха.

Если должность специалиста по кадрам в штатном расписании не предусмотрена, то обязанности по ведению ведомости возлагаются на бухгалтера по заработной плате.

Срок хранения

Журнал является важным документом в системе документооборота предприятия. О его порче или преднамеренном уничтожении сообщается правоохранительным органом. Поэтому его сохранное хранение обеспечивается в сейфе кадровой службы.

Срок хранения важной документации – не более 5 лет. Так как корешки листов нетрудоспособностей остаются на предприятии ровно 6 лет, то целесообразно увеличить общий период сохранности документов до 6 лет.

Решение об уничтожении документа строгой отчетности на предприятии принимается экспертно-проверочной комиссией. Бумаги уничтожаются по акту организацией, уполномоченной на данное действие. На акте ставится пометка: «Уничтожено методом прессования».

buhuchetpro.ru

Как ведется учет больничных листов в бухгалтерии в 2019 году

В соответствии с п. 896 раздела 11.1 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (данный нормативный акт — ведомственный, но используется многими хозяйствующими субъектами исходя из принципа правовой аналогии), больничные листки в организации хранятся в течение 5 лет. Аналогично — документы, связанные с выплатой пособий по временной нетрудоспособности.

Предписание хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет — если иное не установлено законом, содержит п. 98 Положения по бухгалтерскому учету, введенного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

Существует также точка зрения, по которой больничный как бухгалтерский документ, имеющий отношение к расчетам с ФСС, необходимо хранить в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Таким образом, журнал учета больничных листов может пригодиться специалисту кадровой службы фирмы в целях отслеживания сроков хранения больничных в организации, а также:

получения сведений о периоде нетрудоспособности для отражения данного периода в табеле учета рабочего времени;
отслеживания фактов своевременного предоставления больничных листков работниками;
получения сведений о периоде нетрудоспособности для продления на соответствующий период отпуска работника.

Узнать о том, как продлевается отпуск при больничном, вы можете в этой статье.

Что представляет собой журнал регистрации больничных

Изучим подробнее то, как может выглядеть журнал, в котором отражаются сведения о больничных листах.

Унифицированный образец журнала учета больничных листов законодательством не установлен. Организация вправе самостоятельно разработать формат соответствующего документа.

Основным элементом структуры журнала, о котором идет речь, может быть таблица, где будут отражены:

номера больничных листков;
названия медицинских организаций, в которых оформляются больничные листки;
Ф. И. О. сотрудников, оформляющих больничные;
даты предоставления больничных сотрудниками;
периоды временной нетрудоспособности в соответствии с больничными листками;
сведения о нарушениях режима лечения и иных обстоятельствах, предопределяющих расчет пособия по временной нетрудоспособности в особом порядке, например в минимальной величине по МРОТ.

Узнать больше о расчете больничного в минимальном и максимальном размерах вы можете у нас на сайте.

Храниться журнал, также как и листки нетрудоспособности, может в специальном помещении или в сейфе (п. 6.2 Положения, введенного письмом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105).

Во многих правовых актах больничный лист именуется документом строгой отчетности (информация ФСС от 01.07.2011, решение ВС РФ от 27.03.2002 № ГКПИ 02-311, приказ Минздрава РФ от 29.01.2004 № 29). Но насколько правомерно относить листки нетрудоспособности к БСО?

Является ли больничный бланком строгой отчетности

Под термином «документ строгой отчетности» может пониматься:

1. Документ, выдаваемый одним субъектом правоотношений другому «под отчет», когда утеря передаваемого документа недопустима и может сопровождаться санкциями. В данном случае — больничные передаются в медучреждения как документы строгой отчетности (пп. 6, 16 Инструкции по приказу № 29).

2. Документ, применяющийся в рамках денежных расчетов (как правило, юридических лиц с физическими) как аналог чека ККТ.

Порядок учета расчетных документов регламентируется большим количеством общеотраслевых нормативных актов. Основной — Закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

В свою очередь, порядок применения больничного как документа строгой отчетности пока что никак не регламентирован на уровне общеотраслевых норм. Однако приказ № 29 детально регламентирует учет листков нетрудоспособности медучреждениями.

Таким образом, листок нетрудоспособности в контексте документов строгой отчетности, применяемых фирмой-работодателем, правомерно рассматривать только на уровне локальных нормативных актов хозяйствующего субъекта.

Узнать больше о применении, в свою очередь, расчетных БСО вы можете в статье «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Итоги

Больничные листки, предоставляемые сотрудниками работодателю, должны храниться в организации не менее 5 лет (по одной из точек зрения — не менее 6 лет). В целях отслеживания их движения в фирме может применяться журнал учета листков нетрудоспособности. Данный журнал, в котором могут отражаться и иные сведения о соответствующих листках и периодах нетрудоспособности работников, может применяться и в целях оптимизации работы кадровой службы компании.

Узнать больше о различных нюансах применения больничных листков в организации вы можете в этой рубрике нашего сайта.

nalog-nalog.ru