Журнал учета договоров

При организации делопроизводства в организации необходимо осуществлять правильную сортировку документов, хранение в соответствии с установленными нормами и сроком. Для каждого типа документов установлена своя длительность сохранности документов. После заключения с сотрудником трудового договора необходимо внести соответствующие данные в журнал учета трудовых договоров.

Зачем он нужен?

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

При организации кадрового делопроизводства довольно часто возникает вопрос: «А нужно ли вообще вести журнал регистрации заключенных с работниками трудовых договоров или можно обойтись и без него?».

По большому счету, раз ответственности за его отсутствие не предусмотрено, значит, он и не нужен? Однако этот документ будет полезен в организации, он позволит упорядочить имеющиеся документы и регистрировать все трудовые договора, дополнения к ним и вносимые изменения.

Ведение журнала не позволит потеряться документам, внесенная запись будет означать, что он составлялся и даже если договор будет уничтожен, запись в журнале все-таки останется. К тому же при решении споров с работниками в судебном порядке журнал может понадобиться и его может затребовать суд.

Также ведение журнала может пригодиться и при выдаче справки бывшему работнику при его последующем трудоустройстве. К тому же он может заменить большое количество документов, которые должны храниться в архиве. На крупных предприятиях с его помощью могут составляться различные статистические отчеты.

Правило ведения и составления журнала

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Так как единой и обязательной формы документа нет, то для этих целей можно применять покупную тетрадь, в которой уже подготовлены все необходимые графы для ведения учета трудовых договоров и от вас потребуется только вносить соответствующие записи. Помимо этого вы можете сформировать его и сами, на отдельных листах А4.

Титульный лист должен содержать полное наименование организации или реквизиты индивидуального предпринимателя, дата начала и окончания журнала, а также его название. В первую очередь необходимо пронумеровать страницы.

На второй странице следует указать ответственно за журнал лицо, сделать это можно отразив следующие графы:

Порядковый номер записи об ответственном лице.
Период ответственности.
ФИО и должность ответственного работника.
Основание, по которому данное лицо было назначено. Это может быть приказ о назначении ответственного лица, изданный руководителем или другой документ.

После этого производится оформление журнала, который может состоять примерно из 11 столбцов, обычно это следующие (перечислим слева на право):

Порядковый номер в соответствии с хронологией регистрации трудовых договоров. Но это не номер договора, он будет указан далее.
Дата, когда был заключен договор с работником.
Номер самого договора или же дополнительного к нему соглашения.
Инициалы сотрудника (фамилия, имя и отчество).
Должность или профессия, в соответствии со штатным расписанием организации.
Наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник.
Дата расторжения договора с работником.
Характер работы, например, основное место работы или по совместительству.
Далее идет информация о дополнительных соглашениях.
Таблица может содержать также и подпись сотрудника.
Примечание.

На последней странице необходимо сделать надпись о том, что данный журнал закрыт, опечатан, после чего сдан в архив. При этом необходимо обязательно указать дату сдачи, количество содержащихся страниц, а также номера договоров, указанных в первом столбце. Затем должна ставиться ФИО и должность ответственного лица, и указываться документ, который наделяет данное лицо быть ответственным (номер и дата документа).

blankionline.ru

Что это за документ?

Журналом является обычная книга либо же тетрадь,которая содержит в себе сведения о заключенных с работниками трудовых договорах, а также внесении изменений в указанные акты в процессе сотрудничества.

Как правило, сей формуляр ведется в табличном варианте, который позволяет включить в себя множество сведений и упорядочить их в соответствии с потребностями компании.

Естественно с момента оформления журнал относится к локальной документации, которая ведется в строгом соответствии с законом.

То есть сей документ, как минимум, должен содержать титульный лист и утвержденную таблицу, а также быть пронумерованным и прошитым.

Впоследствии журнал должен заполняться не в хаотичном порядке и любым из сотрудников, а только уполномоченным лицом и в соответствии с нормами ТК РФ.

В каких случаях требуется?

Как правило, при небольшой численности штат, ведение журнала не требуется, учитывая, что кадровый работник знает сотрудников не только по именно, но и лично. Естественно он располагает и данными о их приеме и примерном круге обязанностей.

Однако если компания состоит из нескольких крупных подразделений и цехов, ведение журнала необходимо, так как только таким образом можно отследить множество нюансов.

Журнал необходим для решения следующих задач:

учета движение штата;
составления отчетов, так как журнал содержит все основные данные, начиная от даты приема и оканчивая категориями, к примеру, теми же совместителями или несовершеннолетними;
для собственного удобства, учитывая, что хранить договора на столе в близком доступе затруднительно, а поднимать все папки в поиске всего одной фразы затратно по времени;
для отслеживания сроков действия соглашений и соответственно производства необходимых действий, — допустим, составления того же уведомления об увольнении;
для выдачи справок о ходе трудовой деятельности определенного сотрудника.

Обязательно ли нужно вести?

В нормативный актах, в том же Трудовом Кодексе РФ, ведение журнала учета договоров и соглашений к ним не упоминается, в связи с чем оформление сего документа не обязательно.

Однако учитывая преимущества, которые дает ведение подобного документа, а также сопутствующее решение ряда кадровых задач, журнал вести целесообразно.

Естественно, коль отсутствует обязанность по оформлению сего формуляра, не утверждена на законодательном уровне и его форма, что собственно дает право лицу, которое его и ведет, разрабатывать бланк журнала исходя из собственного удобства.

Кстати, в Приказе Минкультуры №558, который содержит полный перечень кадровой и иной документации сей документ упомянут — приведены сроки хранения.

Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558

Можно сделать вывод, что ведение журнала не будет являться нарушением, а как раз наоборот.

Кто заполняет?

Как правило, ведением кадровой работы в компании занимается отдел по персоналу. А так как у каждого из сотрудников подраздела свои обязанности, ведение журнала целесообразно поручить одному работнику, включив данную обязанность в его должностную инструкцию либо же трудовой договор.

Хотя можно уполномочить лицо на ведение формуляра и приказом, которым журнал и будет утвержден в процессе его первоначально оформления.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 2019

Несмотря на то, что журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений не является обязательным документом, определенные требования к его ведению все-таки есть, — в частности, те же нормы документооборота, применяемые по аналогии и инструкции по делопроизводству.

Содержание

Как правило, для ведения любого журнала применяется табличная форма, учитывая, что только таким образом можно не только упорядочить вносимые сведения, но и с легкостью найти искомые данные.

Уполномоченный работник вправе самостоятельно разработать формуляр, отразив основные данные, которые могут включать следующие сведения:

номер по порядку;
дату заключения договора;
номер договора;
вид договора (срочный, бессрочный)
характер занятости, то есть совместитель ли же постоянный сотрудник;
Ф.И.О. работника;
должность;
структурное подразделение;
роспись в получении экземпляра на руки тружеником;
дата заключения допсоглашения;
примечание, в котором можно отразить принадлежность к тем же совместителям либо же срок прекращения трудовых правоотношений.

Форма

Формировать журнал и вести его возможно несколькими способами.

Электронная

Можно вести документ и в электронном варианте, внося необходимые данные по мере их поступления.

Преимуществом подобного способа является сокращение времени на его ведение, отсутствие вероятности потери документа и возможность распечатать необходимый элемент журнала в любой момент в виде выписки.

Кстати, ошибки исправить именно в электронном виде намного проще.

Бумажная

Также журнал можно формировать и в рукописном виде, но с учетом требований для документации подобного вида. При этом в качестве основы можно взять обычную тетрадь, разлиновать ее в соответствии с требуемыми для внесения данными, и далее вносить сведения уже по мере их поступления.

Преимуществом данного вида ведения документации является отсутствие зависимости от компьютера и электричества, а также мобильность.

Ведь оформить очередную запись можно даже в другом кабинете и получить живую подпись от работника при вручении другого экземпляра на руки.

Правила регистрации, нумерации и ведения

Любой журнал начинается с титульного листа, к правилам оформления которого установлены стандартные требования.

Титул должен содержать:

наименование компании;
название документа то бишь журнал учета трудовых соглашений;
дата оформления;
отдельные скобки для проставления даты окончания ведения документа.

Пример оформления титула:

На оборотной стороне титульного листа указывается информация о лице, которое уполномочено вести журнал, с приведением фамилии, имени и отчества, а также должности.

Следующие страницы журнала должны быть пронумерованы арабскими цифрами и прошиты.

На предпоследней странице вклеивается бумажный квадрат, который не только фиксирует прошивку, но и содержит сведения о количестве прошитых страниц, подпись уполномоченного лица и мокрую печать компании.

Пример журнала:

Кстати, для журнала желательно использовать тетрадь с жесткой обложкой, учитывая, что таким образом она будет храниться намного дольше и будет иметь приличный вид. А вот листы внутри журнала могут быть любой толщины, так как они необходимы только для внесения данных о договорах.

buhdzen.ru

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат. Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

экземпляре договора работодателя;
заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение. Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности. Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки. Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства. Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров

blogkadrovika.ru

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

assistentus.ru

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

дату и номер заключенного трудового договора;
фамилия, имя и отчество работника;
структурное подразделение;
занимаемую должность;
вид и характер работы;
срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

buhguru.com

Журнал регистрации трудовых договоров. Образец заполнения

Бланк журнала не предусматривает строгое соответствие образцам и может содержать любые данные на усмотрение компании.

Как правило, форма данного документа содержит следующие графы:

Порядковый № регистрационной записи;
Дата принятия документа;
Номер трудового договора (в этой же колонке можно дописать данные о дополнительном соглашении, а можно добавить еще одну колонку, специально для вносимых в трудовой договор изменений);
ФИО сотрудника, с которым заключено трудовое соглашение;
Должность работника, на которую он принят, согласно удостоверяющему приказу;
Подпись ответственного лица, сделавшего запись в журнале;
Комментарии (для сведений, имеющих важное значение в отношении сотрудника и его трудовой деятельности).

online-buhuchet.ru