Что должно быть в личном деле работника


Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

Для чего ведется личное дело?

Личное дело работника - как его правильно оформитьВедение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.


Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела


Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

  • Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
  • Заявление о приеме;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
  • Договор о материальной ответственности;
  • Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:


  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Личное дело работника - как его правильно оформитьТитульный лист в формате Word.

Личное дело работника - как его правильно оформитьОбразец обложки в формате Word.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПосередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

личное дело работникаВнизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

Личное дело работника - как его правильно оформитьПри передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.


Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

Личное дело работника - как его правильно оформитьВ табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.


Личное дело работника - как его правильно оформитьВ конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

Личное дело работника - как его правильно оформитьВ завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов


Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

kadrypro.ru

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

  1. Состав личного делаЗаполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
  2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.

  3. Копия ИНН работника.
  4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
  5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
  6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
  7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
  8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
  9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
  10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
  11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
  12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

  1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
  2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

Кто формирует делоЗа формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

  • поступление сотрудника на работу;
  • предоставление всей документации (ксерокопий);
  • формирование дела сотрудником ОК;
  • последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

  1. Инструкция по заполнениюЛичное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
  2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
  3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
  4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

  1. Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
  2. Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
  3. Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
  4. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
  5. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
  6. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
  7. При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Преимущества составленияИмеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

  1. Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
  2. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
  3. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
  4. Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

znaybiz.ru

Что такое личное дело

К сожалению, в системе высших учебных заведений отсутствует факультет подготовки сотрудников отдела кадров (ОК). Специалисты этого профиля в лучшем случае обучались по специальности «Делопроизводство». Примечательно, что опыт работы кадровиков передаётся из поколения в поколение. Этим и объясняется косность структуры. К признакам такого консерватизма можно смело отнести ведение в компаниях личных дел работников.

В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.

В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника?

Состав ЛД работника

Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов. Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации.

Основы кадрового делопроизводства в 2017 году

В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства. В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2017 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.

Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ Р-6.30–2003, созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров.

Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации

Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих. Для этой категории граждан разработаны форма и содержание папки с личным делом. Здесь и дальше используются ссылки на формат ведения ЛД госслужащих, определённый главой 2 ФЗ № 79 от 27.07.2004 (ранняя редакция от 16.10.2003) и Указами Президента РФ № 640 от 01.06.1998 и № 885 от 12.08.2002.

Структура личного дела сотрудника

Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив. Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002).

Сколько должно храниться ЛД

Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.

Инструкция по оформлению

Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии.

Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.

Общие требования можно сформулировать следующим образом:

  • на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения. Обложкой является сама папка или лист формата А-4 с указанными данными, наклеенный на неё;
  • обязательна опись документов, содержащихся в ЛД. Опись постоянно пополняется по мере изменения статуса сотрудника либо его карьерного роста;
  • затем следует подшить анкету, собственное резюме работника, копию диплома или аттестата;
  • далее — копии личных документов: паспорт, ИНН и т. п.;
  • заявление о приёме на работу (копия), приказ о назначении на должность;
  • трудовой контракт;
  • документы о перемещениях сотрудника по службе и изменениях его статуса (в хронологическом порядке);
  • можно включать результаты аттестации, служебные записки, сведения о квалификации.

Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии. Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п.

По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см.

С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».

Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.

Образец титульного листа

На титульном листе размещают персональные данные работника и сведения о периоде его работы на этом предприятии. Фотография не является обязательным элементом обложки.

На работника компании может быть заведено только одно ЛД. Сбор информации негласными методами преследуется по закону.

Порядок работы с личным делом

Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним.

Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год.

Персональные данные, в соответствии с Указом Президента № 188 от 06.03.1997, относятся к категории конфиденциальных. Категорически запрещено включать в перечень документы, содержащие сведения о личной жизни, политической и религиозной принадлежности сотрудника (ст.8 ФЗ № 119 от 31.07.1995, в редакции 31.05.2003 и 31.01.2005). Уточнения № 58-ФЗ от 27.05.2003.

Личные дела не могут передаваться сторонним организациям, кроме как, по запросу правоохранительных органов. Запрещено хранить ЛД в филиалах, которые не являются юридическим лицом и не могут быть работодателем.

Ответственность инспектора по кадрам

Основные проверки кадровой службы осуществляет служба управления Минтруда. Такие проверки носят плановый характер. Кадровиков также (в пределах компетенции) имеют право проверять: служба занятости, территориальное управление социального страхования и правоохранительные службы по конкретным жалобам.

К инспекторам отдела кадров возможно применение штрафных санкций в размере 500 рублей за каждый неправильно заполненный документ. Но это касается только унифицированных форм, к которым личные дела сотрудников не относятся.

Однако если вы ведёте ЛД в обход устава предприятия (где это не предусмотрено локальными распоряжениями), исполнительная служба российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ имеет право применить к вам штрафные санкции за «сбор и обработку излишних персональных данных». Кроме того, сам сотрудник может обратиться в суд с иском к вам о защите прав личности за нарушение конфиденциальности в соответствии с Законом РФ № 152 «О защите персональных данных».

Простой и эффективный выход из ситуации существует. Электронный формат ведения личных дел сокращает представительские расходы на кадровое обеспечение и избавляет от многих проблем.

Ведение ЛД сотрудников является добровольным и регламентируется внутренними положениями предприятия или компании. По сути, ЛД копирует сведения листка учёта кадров Т-2. Всё больше организаций переходят на электронный вариант учёта информации о своих сотрудниках.

dela.biz

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

gosuchetnik.ru

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан. Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов

Скачать

Порядок ведения

Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик. В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов. Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел. Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Журнал учета личных дел, образец

Скачать

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Выдача папок с личными данными

Важно знать, что в отличие от трудовой книжки, личное дело никогда не выдается на руки. Примерно раз-два в год сотрудник может ознакомиться с содержимым своего дела в присутствии кадровика, но не больше. После ознакомления работник подписывает лист ознакомления, который затем также подшивается в папку.

clubtk.ru

Не лишнее личное

 

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

 

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

 

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

 

Состав личного дела

 

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

 

Ведение личных дел работников

 

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

 

Образец оформления внутренней описи личного дела

 

              Внутренняя опись документов личного дела

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

 

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

 

Образец оформления листа-заверителя личного дела

 

Лист-заверитель дела N

 

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
   
   

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

 

Ответственность за ведение личных дел

 

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

 

Хранение и учет личных дел работников

 

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

info-personal.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.