Формирование личного дела сотрудника

Для любого работодателя важно, чтобы персональные данные сотрудников компании хранились систематизированно.

Первый довод — так удобнее и проще, при необходимости можно легко и быстро найти сведения о специалисте.
Второй — надежная защита персональных данных.
И третий — возможность достаточно оперативно внести корректировки и дополнения.

С каждой из этих задач хорошо справляется такой инструмент, как личное дело сотрудника.

Бланк титульного листа личного дела

Бланк обложки личного дела

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне. Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:

руководящие должности и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (бухгалтеры, кассиры и т. д.);
специалисты с перспективой повышения в должности и пр.

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

За что вас ненавидят собственные сотрудники: тест

Даже хорошие менеджеры могут тормозить выполнение задач, лишать сотрудников мотивации и делать их неспособными к поиску нестандартных решений.

Проверьте с помощью тестов от редакции журнала «Генеральный директор», за что вас могут не любить сотрудники и как это исправить.

Пройти тест

Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

1. Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу:

копия паспорта или любого другого документа, удостоверяющего личность;
копия документов об образовании, квалификации или же каких-либо специальных знаний;
копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
копия документов воинского учета для военнообязанных граждан, которые подлежат призыву в армию;
копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
справка об итогах предварительного медицинского осмотра, который проводится для определения пригодности сотрудников для выполнения поручаемой работы в ситуациях, предусмотренных в законодательстве;
справка о наличии/отсутствии судимости и/или факта уголовного преследования либо о его прекращении по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой согласно ТК РФ, иным ФЗ не допускаются осужденные граждане или уже отсидевшие срок, подвергающиеся уголовному преследованию (в том числе имеющие таковое в прошлом).

2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
копия договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
должностные инструкции;
дополнительные соглашения к трудовому договору;

копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, которые имеют данные показания);
соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
аттестационные листы;
докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
различные акты и уведомления;
копии документов о повышении квалификации и т. п.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности:

заявление сотрудника об увольнении;
копия приказа об освобождении от должности.

Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов

Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело

Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т-2.

В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива. Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. д.

В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих (для младшего состава), личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности. Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться.

Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки.

Раздел № 1.

Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. д. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06.

Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Раздел № 2.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета (или выданного взамен него временного удостоверения) или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

Для специалистов, которые имеют офицерское звание, заполнять графу «категория запаса» не требуется. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Раздел № 3.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала.

Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Разделы № 4, № 5 и № 6.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. д. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса.

Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

Раздел № 7.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Раздел № 8.

В разделе № 8 указывается информация о том, когда и как сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный. Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы.

Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

153 документа, которые больше не имеют права требовать проверяющие

Оформление личных дел сотрудников поэтапно

Этап 1. Оформление обложки (титульный лист).

Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

ГОСТ предполагает, что вверху на папке располагаются строчки, данные в которых заполняются только государственными/муниципальными архивами в момент приема личного дела сотрудника на хранение. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать. В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки.

В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения:

В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.
Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.
Прописывается номер личного дела сотрудника, но перед ним в начале указывается индекс по номенклатуре дел предприятия (Дело № 17 (индекс) — 348 (номер)).
Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. И. О. сотрудника, на которого оно было заведено.
В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки.

Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ 17914-72 документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании.

В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет.

Этап 3. Заполнение документов.

Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности.

Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Этап 4. Составление описи.

Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Если бумаги персонального учета собраны в картонную обложку, то внутренняя опись может размещаться на обороте титульного листа или же подшиваться в последнюю очередь. Вверху указывается название документа. Ниже в именительном падеже прописывается Ф. И. О. сотрудника. Во внутренней описи есть следующие пункты, в которые вносятся данные в соответствии с их наименованием:

№ п/п — согласно журналу учета личных дел сотрудников;
индекс документа — устанавливается по номенклатуре дел;
дата документа — цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами;
заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ);
номер листов дела — цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе;
дата включения — календарное число его появления в материалах дела;
примечание — применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами указывается количество документов и страниц описи личного дела. Затем все данные заверяются подписью с расшифровкой ответственного специалиста и проставляется дата.

Назначение директора на должность: правила и документы

Что входит в ведение личных дел сотрудников

Процедура ведения личных дел сотрудников состоит из ряда этапов.

1. Регистрация и учет.

Порядок регистрации и учета личных дел сотрудников устанавливается самим предприятием. Он должен быть в обязательном порядке в деталях прописан в приказе организации, который регламентирует оформление персональных данных работников.

Обычно заводится книжка или же журнал учета личных дел сотрудников. В них по порядку новому оформляемому пакету назначается номер, который впоследствии ставится прямо на самой папке. Нумерация дел по предприятию ведется только по этому журналу.

В учетной книжке зафиксирована краткая информация по каждому блоку персональной документации, то есть прописан присвоенный ему номер, Ф. И. О. человека, дата формирования личного дела сотрудника и закрытия, календарное число определения в архив или передачи (осуществляется для государственных служащих при процедуре перевода из одного государственного органа в другой).

2. Внесение изменений.

Корректировать сведения в личном деле имеет право только тот специалист компании, которому руководство вменило это в должностные обязанности. Если же такой работник отсутствует, изменения в персональные учетные данные вносит временно исполняющий эту функцию сотрудник, также назначенный приказом администрации.

Корректировки рекомендуется осуществлять по аналогии с исправлениями в трудовых книжках сотрудников. Например, опечатка в фамилии работника на обложке личного дела перечеркивается горизонтальной линией, а сверху указывается верная буква. Таким же образом необходимо исправлять любые иные сведения.

Все корректировки осуществляются строго с приложением копии документа и ссылкой на нее, например на свидетельство о заключении брака.

3. Хранение.

Все личные дела работников содержат персональные сведения. Необходимо напомнить, что такая информация имеет косвенное или же прямое отношение к определенному или определяемому физическому лицу (в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель в непременном порядке обязан выполнять все требования по защите персональных данных. Эти условия указаны в гл. 14 ТК РФ и в ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ).

Директор компании должен назначать соответствующим приказом специалиста, который будет нести ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников. При этом работники, которые имеют доступ к персональным данным, обязаны не разглашать их третьим лицам и не раскрывать информацию без согласия субъекта этих сведений, если иное не предусмотрено ФЗ.

Личные дела сотрудников должны храниться в том месте, доступ в которое третьим лицам ограничен, а также невозможно их хищение или порча. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизировать дела можно по алфавиту, по их нумерации или же по структурным отделам компании.

В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право:

на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений;
на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая те ситуации, которые предусмотрены в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
на определение лиц, которые будут защищать персональные данные работников компании;
на допуск к медицинским документам, отображающим сведения о физическом состоянии сотрудников;
на исключение или корректировку неверных (или же неполных) персональных сведений, а также информации, которая была обработана с нарушением положений законодательства. При отрицательном ответе руководства на просьбу исключить или исправить личные данные сотрудника он имеет право в письменном виде заявить нанимателю о своем несогласии с аргументацией по этому поводу. Персональная информация человека, имеющая оценочный характер, может быть дополнена заявлением, отображающим точку зрения его самого по этому вопросу;
на требование об оповещении работодателем всех лиц, которым были сообщены неверные или же неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, корректировках или дополнениях;
на обжалование в судебном порядке неправомерных действий/бездействия нанимателя при обработке и защите личной информации человека.

Персональные данные сотрудника разрешается озвучивать третьим лицам только лишь с его согласия в письменном виде. Исключение может быть сделано единственно в тех случаях, если передача сведений о человеке посторонним осуществляется с целью предупреждения угрозы его жизни и/или здоровья, а также в других ситуациях, зафиксированных в ФЗ РФ.

Как проходит сдача личных дел сотрудников в архив

Сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Ему предшествует особая процедура подготовки. Как оформить личное дело сотрудника для сдачи его в архив? Компоновку, описание документов, внесение необходимой информации для направления на хранение осуществляется отделом кадров при методической помощи принимающего учреждения. Этот процесс состоит из:

подшивки/переплета личного дела сотрудника;
проверки нумерации страниц папки;
формирования листа-заявителя;
составления/уточнения внутренней описи личного дела сотрудника;
корректировки реквизитов лицевой обложки папки.

Для того чтобы обеспечить сохранность личных дел сотрудников, необходимо выполнять следующие действия:

группировать личные дела уволенных работников в общую обложку, то есть в одно объединенное дело, с таким расчетом, чтобы количество страниц не превышало 250 листов. Компоновать персональные материалы необходимо методом их сшивания по годам увольнения;
размещать папки работников в границах одного дела/тома в алфавитном порядке (по фамилиям), разграничивая документы, которые относятся к разным людям, белым листом бумаги с указанием на нем Ф. И. О. уволенного человека;
вкладывать в каждое объединенное дело/том внутреннюю опись с указанием Ф. И. О. и нумерации листов, в границах которых расположены соответствующие материалы.

Отправка персональных учетных данных работников для длительного сберегания производится не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Перед направлением в архив личного дела сотрудника специалистом хранилища проверяется полнота и грамотность его подготовки к передаче. Обнаруженные в ходе ревизии неточности корректируются отделом кадров компании. Передача и прием папок осуществляются по описи с постановкой отметок об их наличии.

Ведение личных дел сотрудников непременно должно производиться по жестким правилам, указанным в нашей статье, даже теми работодателями, для которых выполнение данной процедуры не является обязательным. Но данные нормы не действуют на составление тех документов, которые называются не «личное дело», а «личная папка», «личный файл», «досье». При этом специалисту отдела кадров необходимо помнить:

в любой ситуации, независимо от названия, в данных папках содержится личная информация человека, в связи с чем необходимо выполнять все положения, зафиксированные в ТК РФ, касающиеся защиты персональных сведений;
трудовой договор специалиста может храниться в его личном деле, но ни в коем случае не в файле и т. д. Контракт, который не был включен в персональную документацию гражданина, должен быть оформлен в самостоятельное дело «Трудовой договор с работником».

Личное дело сотрудника в электронном виде

Всё больше организаций переходит на электронный вариант учета информации о своих сотрудниках. На сегодняшний день значительное количество российских организаций внедрили автоматизацию кадрового делопроизводства или только приступили к данному процессу. Это нельзя назвать трендовым веянием, скорее такие шаги вызваны острой необходимостью. Личные дела сотрудников всё чаще ведут и хранят в электронном виде, то есть в базах данных на ПК. Документы в бумажном формате до сих пор используются, но лишь в роли перестраховки.

Работа с личными делами сотрудников в электронном формате, прежде всего, удобная. Специалисту отдела кадров не приходится дышать пылью, искать нужную папку. В связи с этим среди очевидных преимуществ электронных дел — это возможность найти требуемую информацию быстро, без лишних затрат времени и сил.

Необходимо обратить внимание и на то, что не весь учет можно вести в компьютерном формате. Например, трудовые книжки — нельзя.

Если в документе нужно проставить личную подпись работника, то он должен быть и в бумажном виде.

Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Как закрываются личные дела уволенных сотрудников

Если сотрудник прекращает работать в вашей фирме, то персональный учет по нему закрывается в момент его увольнения. Такое дело необходимо грамотно оформить. Для этого нужно проверить наличие всей документации и ее размещение в папке, так как бумаги должны быть разложены в хронологическом порядке, а также нумерацию страниц.

Все имеющиеся материалы дела перечисляются во внутренней описи, которая должна быть завизирована выполнившим ее сотрудником. К ней формируется итоговая пометка, в которой проставляются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и число страниц самой внутренней описи, имеющих свою нумерацию.

На отдельной бумаге составляется лист-заверитель, форма данного документа приведена в приложении № 9 к Правилам. В нём указывается:

цифрами и прописью количество пронумерованных страниц дела;
количество листов внутренней описи дела;
особенности нумерации документов в папке: наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров страниц, на которых наклеены фотографии, номеров нестандартных по формату листов, конвертов с вложениями и количество помещенных в них листов;
наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством страниц в них, в той ситуации если они не были отмечены в общей валовой нумерации дела.

На листе-заверителе ставится подпись сотрудника, который его оформлял. Все дальнейшие корректировки в составе и состоянии папки (повреждения или замена подлинной документации) отмечаются в данном документе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело сотрудника брошюруется. Также в конце каждой папки подшивается и лист-заверитель, а в начале – внутренняя опись. В ситуации если данная документация не была прикреплена к делу, то опись приклеивают к внутренней стороне лицевой обложки папки, а лист-заверитель — поверх описи за верхнюю часть листа.

Затем на титульной странице дела прописывается день его закрытия, то есть точная дата издания приказа об увольнении сотрудника и срок хранения персональной информации. Период сберегания считается с первого января года, следующего за годом увольнения сотрудника. В соответствии со ст. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может быть как 50 лет (в том случае если личное дело было создано после 2003 года), так и 75 лет (если папка была сформирована до 2003 года). Не забывайте о том, что если в личное дело включены документы с разным временным режимом сберегания, например у приказа о приеме на работу период хранения составляет 75 лет, а у приказа об увольнении — 50 лет, то личное дело сотрудника необходимо держать в архиве, ориентируясь на максимальный срок.

Если имеются невостребованные личные документы работника, например, трудовая книжка, военный билет, то они складываются в конверт, который подшивается в персональную папку.

Все включенные в личное дело конверты с вложениями имеют свою нумерацию. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждый документ, вложенный в него.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников организации

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования соответствующего закона.

Согласно правилам, зафиксированным в ст. 14 ТК РФ, ведение личных дел сотрудников должно соответствовать всем положениям закона о защите личных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если директор компании решил, что необходимо организовать кадровый учет своих работников, то он обязан ответственно отнестись к этому процессу для того, чтобы избежать утечки персональной информации. Необходимо помнить, что согласно ст. 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранности личных данных могут понести наказание в соответствии с законом.

В КоАП РФ предусмотрено наказание за несоблюдение требований к процессу хранения и использования персональных сведений работников. В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:

должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
компании – от 5 000 до 10 000 руб.

Если были обнаружены злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, который имеет доступ к базе персональных данных и занимается противозаконным сбором и распространением сведений о личной жизни человека, хранящихся в его деле, к нему может быть применена ст. 137 УК РФ, которая подразумевает наказание в виде штрафных санкций и исправительных работ.

Для руководства компании мало знать, что должно быть в личной учетной документации сотрудника, следует проработать все процедуры по обеспечению функционирования отдела, который будет осуществлять оформление, внесение новых сведений и хранение персональных материалов. Такие должностные обязанности, как правило, реализуют специалисты отдела кадров, которые знакомы с процессом делопроизводства и понимают всю полноту ответственности, также они имеют соответствующее образование.

Необходимо учитывать то, что сохранность данных работников обеспечивают не только сотрудники, которые непосредственно занимаются оформлением требуемой документации, но и директор компании.

В связи с этим для предотвращения обнародования личной информации определяется узкий круг специалистов и руководителей, которым разрешен доступ к персональному учету. Полный их перечень с указанием должностей и Ф. И. О. должен устанавливаться приказом, подписанным директором организации.

www.gd.ru

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

studfiles.net

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
Заявление о приеме;
Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
Копия военного билета (при наличии)
Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
Справки об отсутствии судимости.
Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

Личная карточка сотрудника;
Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
Договор о материальной ответственности;
Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

Должностная инструкция;
Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
Согласие на обработку ПД;
Заявление о предоставлении вычетов;
Заявления на отпуска;
Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
Справки о последующих медосмотрах;
Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

Заполнение титульного листа (обложки);
Оформление листа-заверителя дела;
Заполнение внутренней описи;
Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

Литерные номера листов;
Пропущенная нумерация страниц;
Листы с фотографиями;
Вшитые крупноформатные листы;
Конверты с подшитыми вложениями в них;
Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

По алфавиту;
По структурным подразделениям;
По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

kadrypro.ru

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Скачать

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке. Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

анкета (если ведется);
заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
второй экземпляр трудового договора;
заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

gosuchetnik.ru

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
Копия ИНН работника.
Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

поступление сотрудника на работу;
предоставление всей документации (ксерокопий);
формирование дела сотрудником ОК;
последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

znaybiz.ru