Как хранить личные дела сотрудников

7 Мая, 2013

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 01.06.98 №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. (К примеру: Приказ Роспотребнадзора от 16.03.05 №300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п. 7.7 данного документа ведение личных дел сотрудников службы возложено на управление делами. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.05 №609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией).

В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) — на какие категории работников следует вести личные дела. Как правило, это регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству). Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте и к ним обеспечен оперативный доступ.

Личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников и специалистов. При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т. п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Состав личного дела

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Перечень документов, входящих в Личное дело, может определяться локальным нормативным актами организации (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся: Внутренняя опись документов сразу вкладывается в дело и заполняется по мере поступления документов, содержит сведения о порядковых номерах документов, их номерах, наименовании и количестве листов дела. Поскольку документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, первыми во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при найме сотрудника, и далее – по их поступлении в кадровую службу.

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу.

Здесь, на наш взгляд, в виду современной строгости к обеспечению безопасности персональных данных целесообразно включить в дело также Согласие работника на обработку его персональных данных (или его копию).

Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

По хронологическому принципу, по мере появления документов, в процессе трудовой деятельности личное дело пополняется новыми сведениями, характеризующими трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

В завершение личного дела подшивается копия заявления работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Требования к формированию личного дела

Приступив к формированию личного дела, следует помнить о следующих основных требованиях: Приложения к документам (положения, инструкции, утвержденные), независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Защита персональных данных

Федеральный закон «О персональных данных» обеспечивает защиту прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиту прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Согласно Закону работодатель и его представители при обработке персональных данных работника:

не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия;

при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Хранение личного дела

Хранение и учет личных дел организуется, в первую очередь, с учетом удобства в обращении с ними: быстрого и безошибочного поиска личных дел, и, конечно, обеспечения их надлежащей сохранности, конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. По этой причине Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел.

Личные дела рекомендуется хранить в сейфах (шкафах), располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу.

На внутренней стороне дверцы сейфа (шкафа) могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов: В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. В этом случае в начало наряда помещается сводная опись включенных в него личных дел.

Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных работников рекомендуется передавать на хранение в архив.

Альтернативным вариантом предлагаем выдавать копии документов, содержащие персональные данные работника, хранящиеся в личном деле на момент увольнения, работникам на руки в последний день их работы. Это освободит Вас от ответственности за обеспечение сохранности и неприкосновенности личных данных работника и позволит избежать излишнего бумажного накопления.

Принимая во внимание важность передаваемых данных, рекомендуем завести журнал, в котором работник будет расписываться в получении на руки документов, содержащих его персональные данные.

www.intercomp.ru

Сроки

Основной нормативный документ, которым надо руководствоваться в данном вопросе, это Закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ <Об архивном деле в России˃ в редакции от 18 июня 2017 года (Закон № 127-ФЗ).

Согласно новой редакции статьи 22.1 этого закона, сроки хранения личных дел уволенных работников таковы:

• 75 лет, если делопроизводство завершено до 01.01.2003 года;
• 50 лет, если делопроизводство завершено после 01.01.2003 года.

Когда данный срок хранения архивных документов истёк, закон предписывает провести экспертизу их ценности и далее решить: оставить на своём месте или уничтожить.

Заметим, что действующее законодательство и, в частности, ст. 22.1 упомянутого Закона № 125-ФЗ, не делают принципиального акцента на том, по какой причине сотрудник выбыл из организации – уволен, ушёл сам, умер и др. Отсюда делаем вывод, что хранение личных дел уволенных сотрудников подчиняется общим срокам.

Также см. «Персональные данные: ужесточение ответственности для работодателей с 1 июля 2017 года».

Особые случаи

Учтите, что в законе есть оговорка. Так, указанные сроки не применяют, если действующими перечнями архивных документов для документов по личному составу установлен другой период хранения.

Так, на основании статьи 656 <Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения˃ (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) необходимо на постоянной основе хранить в архиве личные дела:

• главы предприятия;
• членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
• членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
• сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу надо хранить 75 лет (ст. 667 указанного Перечня).

Книги, журналы, карточки учета личных дел держат в архиве 75 лет (ст. 695 Перечня Минкультуры).

Правила

От того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, в первую очередь, зависит возможность последних подтвердить соответствующие отметки в своих трудовых книжках. Если вдруг бывший сотрудник сделает запрос, а предприятие уже окончательно избавилось от документов по нему, налицо нарушение нанимателем законодательства об архивном деле.

За несоблюдение рассмотренных в начале статьи сроков на кадровика могут наложить штраф до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).

Также см. «Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы».

buhguru.com

Обязательно ли вести личное дело сотрудника

Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о специалисте и его трудовой деятельности. Оно оформляется после издания приказа о зачислении гражданина на должность в организации.

Личное дело состоит из титульного листа (обложки) и документов, которые содержат необходимые сведения о человеке и о его трудовой деятельности.

Для работодателей, в отличие от государственных органов, порядок формирования личных дел сотрудников не предусмотрен и не является обязательным в связи с тем, что ведение кадрового учета персонала коммерческих организаций регламентируется нормативной документацией, а не на законодательном уровне. Таким образом, специалисты отдела кадров могут формировать личные дела не на весь коллектив, а только на основную его часть, в которую включены:

• руководящие должности и их заместители;
• ведущие специалисты;
• материально ответственные работники (бухгалтеры, кассиры и т. д.);
• специалисты с перспективой повышения в должности и пр.

Но практика показывает, что гораздо проще вести учет всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности, так как этот пакет документов — упорядоченный источник сведений о каждом специалисте, доступный в любое время. Так и поступают в большинстве компаний, ведь в личном деле хранятся все копии документов работника, приказов и иные важные бумаги.

Его форма не унифицирована, единого образца личного дела сотрудника не существует, поэтому каждый владелец компании решает этот вопрос самостоятельно. При создании пакета не лишним будет ознакомиться с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

В отделе кадров хранятся только личные дела сотрудников, работающих в данный момент в фирме, а бумаги уволенных отправляются в архив не позднее трех лет после ухода данного человека из компании.

Эффективна ли ваша команда? Проверьте шесть факторов

Основатель компании The Productivity Pro, консультант руководителей компаний из списка Fortune 500 и автор семи бестселлеров Лора Стэк в своей новой книге «Вместе быстрее» подготовила чек-лист по проверке эффективности командной работы.

Выясните, что мешает команде показывать лучшие результаты с помощью статьи нового номера журнала «Генеральный директор». Какие из шести факторов вы упускаете?

Проверить эффективность своих сотрудников

Документы, которые входят в состав личного дела сотрудника

Список документов, которые необходимо включить в личное дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих. Несмотря на это, компании, которые не связаны с государственной службой, также могут использовать этот перечень и определить, какие бумаги им нужны для формирования персонального пакета работника.

1. Документация, которая предоставляется гражданином в момент приема на работу:

• копия паспорта или любого другого документа, удостоверяющего личность;
• копия документов об образовании, квалификации или же каких-либо специальных знаний;
• копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
• копия документов воинского учета для военнообязанных граждан, которые подлежат призыву в армию;
• копия свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в государственный фискальный орган;
• справка об итогах предварительного медицинского осмотра, который проводится для определения пригодности сотрудников для выполнения поручаемой работы в ситуациях, предусмотренных в законодательстве;
• справка о наличии/отсутствии судимости и/или факта уголовного преследования либо о его прекращении по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к которой согласно ТК РФ, иным ФЗ не допускаются осужденные граждане или уже отсидевшие срок, подвергающиеся уголовному преследованию (в том числе имеющие таковое в прошлом).

2. Документы, которые появляются в ходе трудовой деятельности сотрудников:

• копия свидетельства о браке/разводе, свидетельства о рождении детей, водительское удостоверение;
• копия договора о материальной ответственности (для сотрудников, которые имеют обязательства по возмещению ущерба);
• должностные инструкции;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. д.;
• справки об итогах периодических медицинских осмотров/обследований;
• копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, которые имеют данные показания);
• соглашение о неразглашении конфиденциальных сведений (если сотрудник имеет доступ к таким данным);
• аттестационные листы;
• докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику;
• различные акты и уведомления;
• копии документов о повышении квалификации и т. п.

3. Документы о прекращении трудовой деятельности:

• заявление сотрудника об увольнении;
• копия приказа об освобождении от должности.

Необходимо обратить внимание на то, что в личное дело сотрудника можно включить копию трудовой книжки, но не сам ее оригинал. Стоит отметить, что трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся как документация строгой отчетности, то есть в сейфах, специально оборудованных помещениях в таких условиях, которые исключают их исчезновение или порчу, и выдаются должностному лицу, ответственному за их ведение, только по его заявлению.

• Компания потеряла документы: как избежать миллионных штрафов

Как заполняется личная карточка сотрудника в личное дело

Личная карточка является документом, который оформляет отдел кадров на каждого работника в момент его зачисления в компанию. Она требуется для того, чтобы осуществлять учет труда персонала предприятия. Карточка входит в состав личного дела сотрудника и заполняется специалистом кадровой службы на основании приказа о приеме на работу, паспорта гражданина Российской Федерации, трудовой книжки, документа об образовании, свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета и прочих документов, которые предусмотрены законодательством России, а также данных, озвученных самим человеком.

Для грамотного выполнения должностных обязанностей каждый специалист кадровой службы обязан знать, каким образом заполняется личная карточка работника, форма Т-2.

В отличие от личного дела сотрудника, карточка позволяет в упрощенном варианте объединить все данные, которые имеют отношение к новому члену коллектива. Далее специалисты отдела кадров вносят в нее корректировки: изменение фамилии, адреса проживания, семейного положения и т. д.

В отличие от персональных дел, которые, как правило, не оформляют для рядовых рабочих (для младшего состава), личные карточки должны быть у всех сотрудников вне зависимости от занимаемой ими должности. Заполняются они от руки для того, чтобы человек мог сам с ней ознакомиться и расписаться.

Обсудим то, каким образом оформляется каждый раздел личной карточки.

Раздел № 1.

Этот раздел отведен для общей информации о гражданине: его паспортных данных, месте жительства, дате рождения, дипломе об образовании и т. д. Здесь же прописывается номер и число трудового договора с работником. Указывать сведения можно с использованием сокращений, в такой ситуации необходимо применять общепринятую систему. Предыдущий стаж берется из записей в трудовой книжке (трудовых договоров и пр.). Он отражается в днях, месяцах, годах.

При расчете стажа необходимо пользоваться п. 61 Инструкции по заполнению форм индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением Правления ПФР № 192п. от 31.07.06.

Продолжительность трудового стажа определяется как разница дат конца и начала периодов, указанных в трудовых книжках. Поскольку день увольнения – это последний день работы, то его следует прибавить к общему сроку занятости. Рассчитанный общий стаж пишется суммарно – это количество лет, месяцев и дней, которые проработал человек.

Раздел № 2.

Данный раздел необходим для мужской половины населения и включает информацию о воинском учете. Он заполняется на основании военного билета (или выданного взамен него временного удостоверения) или по данным удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Для лиц, находящихся в запасе, существует ряд особенностей внесения сведений в личную карточку.

Для специалистов, которые имеют офицерское звание, заполнять графу «категория запаса» не требуется. При этом сокращать названия, описания или обозначения запрещено.

Если же работник непригоден для воинской службы, то об этом также необходимо сделать отметку. В данной ситуации прописывается то, что он снят с учета по возрасту или физическому состоянию.

Раздел № 3.

Третий раздел не заполняется в момент принятия сотрудника на работу и требуется только тогда, когда руководитель компании проводит аттестацию своего персонала.

Основанием для внесения корректировок в личную карточку сотрудника является приказ, на основе которого и организуется процедура освидетельствования профпригодности работников предприятия.

Также в обязательном порядке необходимо указывать то, что решила аттестационная комиссия. После того, как процедура освидетельствования завершена, корректировки внесены, работник может ознакомиться со своей личной карточкой и поставить в ней свою подпись.

Разделы № 4, № 5 и № 6.

Данная часть содержит в себе требования к заполнению карточки Т-2 в рамках повышения квалификации. Здесь отображаются все данные о сроках прохождения обучения, полученной специализации и т. д. Сведения списываются с диплома или сертификата, которые были выданы сотруднику после завершения образовательного процесса.

Также можно зафиксировать то, является ли обучение специалиста инициативой компании. Если это так, то в личной карточке проставляется пометка о номере и дате приказа, которая подтверждает данное решение. Если же инициатива обучения исходила от самого сотрудника, то достаточно будет внести вид выданного ему по этому поводу документа, например диплом, свидетельство, сертификат, и его номер.

Раздел № 7.

В данном разделе указываются награды, которые были получены сотрудником в ходе работы на занимаемой им должности. Помимо самого наименования поощрительного знака, следует прописать номер и дату приказа о его присуждении. Сведения о ежемесячных денежных премиях, которые входят в систему оплаты рабочих часов, в данный раздел не включаются.

Раздел № 8.

В разделе № 8 указывается информация о том, когда и как сотрудник ходит в отпуск. Он заполняется в текущем порядке по мере надобности. Сначала специалист отдела по работе с персоналом на основе приказа об уходе в отпуск вносит дату, с которой начинается период отдыха сотрудника, а затем, после того как человек вышел снова на службу, кадровик делает запись о завершении его отпуска.

Такой регламент отражения информации принят для того, чтобы избежать правок в личной карточке: сотрудник может подать заявление об уходе с работы, или у него во время отпуска могут возникнуть проблемы со здоровьем, и он уйдет на больничный. Сведения об отпуске за свой счет также прописываются в личной карточке сотрудника, как и остальные данные.

Другие разделы.

Еще два раздела содержат информацию о льготах, о порядке их предоставления. Здесь же прописываются дополнительные данные, которые не подходят по своему содержанию для внесения в предыдущие восемь частей.

Завершающий раздел личной карточки сотрудника содержит информацию о его увольнении. Здесь делается последняя запись об истории работы специалиста в организации. Сотрудник отдела кадров заносит данные об освобождении от должности в последний рабочий день человека и приглашает его для ознакомления с этой информацией. Увольняющийся специалист обязан расписаться в своей личной карточке и в трудовой книжке.

• 153 документа, которые больше не имеют права требовать проверяющие

Оформление личных дел сотрудников поэтапно

Этап 1. Оформление обложки (титульный лист).

Внешняя сторона любой папки, содержащей документы, должна отражать все важные данные для поиска и идентификации найденных сведений. Требования к оформлению обложки личного дела сотрудника и образец представлены в ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

ГОСТ предполагает, что вверху на папке располагаются строчки, данные в которых заполняются только государственными/муниципальными архивами в момент приема личного дела сотрудника на хранение. Например, код фирмы, которая направила дело для сберегания, код государственного архива, его название.

Но на данный момент большинство хранилищ систематизированы и не заполняют данную информацию вручную, как это было прежде, а проставляют заранее заготовленную печать. В связи с этим компании достаточно будет лишь оставить немного места вверху обложки личного дела для подобной отметки.

В обязательном порядке необходимо отобразить следующие сведения:

1. В центре с отступом от верхнего края и места для печати архива указывается полное и сокращенное название организации, которая составила данное личное дело сотрудника.
2. Ниже, также посередине обложки, прописывается название структурного отдела компании, в котором работает сотрудник. Важно после данной строчки оставить место для уточнения данных при смене специалистом производственного участка. В этой ситуации название предшествующего структурного подразделения компании берется в скобки.
3. Прописывается номер личного дела сотрудника, но перед ним в начале указывается индекс по номенклатуре дел предприятия (Дело № 17 (индекс) — 348 (номер)).
4. Затем следует заголовок личного дела, в данной ситуации это Ф. И. О. сотрудника, на которого оно было заведено.
5. В нижнем углу справа фиксируются крайние даты: открытия персонального учета, то есть день приема сотрудника на работу, и закрытия, то есть число увольнения из компании. Также указывается количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Этап 2. Формирование папки.

Необходимо сказать и о том, что согласно ГОСТ 17914-72 документы длительного хранения, в том числе и личное дело сотрудника, должны быть исключительно с цельнокартонной обложкой. Архив не имеет права принимать от компании пластиковые скоросшиватели или файлы.

Список документов, которые в обязательном порядке должны подшиваться в обложку, для государственных служащих регламентирован законодательством страны. Для остальных групп сотрудников их перечень устанавливается локальными актами компании.

В состав личного дела сотрудника документы включены только те, которые имеют наибольшую важность, а также бумаги компании длительного периода хранения – не менее 75 лет.

В связи с чем не следует подшивать акты, которые требуется сберегать меньше этого срока. Например, это относится к уведомлениям о начале отпуска, заявлении о его предоставлении, а также к приказам об очередных периодах отдыха, которые подшиваются отдельно в регистрационный журнал. Срок их хранения составляет всего пять лет.

Этап 3. Заполнение документов.

Оформлять личное дело сотрудника по образцу, проставлять нумерацию, производить опись, вносить любые корректировки, закрывать и сдавать документы в архив может только тот специалист отдела кадров, который был назначен для выполнения всех этих действий приказом руководства компании.

Только этот работник имеет доступ к личным делам сотрудников, и в ситуации если персональные данные окажутся разглашенными, именно он будет привлечен к ответственности.

Также в должностные обязанности такого специалиста входит ознакомление человека под роспись с его личным делом, обычно эта процедура проходит не менее одного раза за один календарный год.

Этап 4. Составление описи.

Все документы в личном деле сотрудника должны быть разложены по дате поступления, также их полагается пронумеровать, описать и прошить.

Если бумаги персонального учета собраны в картонную обложку, то внутренняя опись может размещаться на обороте титульного листа или же подшиваться в последнюю очередь. Вверху указывается название документа. Ниже в именительном падеже прописывается Ф. И. О. сотрудника. Во внутренней описи есть следующие пункты, в которые вносятся данные в соответствии с их наименованием:

• № п/п — согласно журналу учета личных дел сотрудников;
• индекс документа — устанавливается по номенклатуре дел;
• дата документа — цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами;
• заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ);
• номер листов дела — цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе;
• дата включения — календарное число его появления в материалах дела;
• примечание — применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами указывается количество документов и страниц описи личного дела. Затем все данные заверяются подписью с расшифровкой ответственного специалиста и проставляется дата.

• Назначение директора на должность: правила и документы

Что входит в ведение личных дел сотрудников

Процедура ведения личных дел сотрудников состоит из ряда этапов.

1. Регистрация и учет.

Порядок регистрации и учета личных дел сотрудников устанавливается самим предприятием. Он должен быть в обязательном порядке в деталях прописан в приказе организации, который регламентирует оформление персональных данных работников.

Обычно заводится книжка или же журнал учета личных дел сотрудников. В них по порядку новому оформляемому пакету назначается номер, который впоследствии ставится прямо на самой папке. Нумерация дел по предприятию ведется только по этому журналу.

В учетной книжке зафиксирована краткая информация по каждому блоку персональной документации, то есть прописан присвоенный ему номер, Ф. И. О. человека, дата формирования личного дела сотрудника и закрытия, календарное число определения в архив или передачи (осуществляется для государственных служащих при процедуре перевода из одного государственного органа в другой).

2. Внесение изменений.

Корректировать сведения в личном деле имеет право только тот специалист компании, которому руководство вменило это в должностные обязанности. Если же такой работник отсутствует, изменения в персональные учетные данные вносит временно исполняющий эту функцию сотрудник, также назначенный приказом администрации.

Корректировки рекомендуется осуществлять по аналогии с исправлениями в трудовых книжках сотрудников. Например, опечатка в фамилии работника на обложке личного дела перечеркивается горизонтальной линией, а сверху указывается верная буква. Таким же образом необходимо исправлять любые иные сведения.

Все корректировки осуществляются строго с приложением копии документа и ссылкой на нее, например на свидетельство о заключении брака.

3. Хранение.

Все личные дела работников содержат персональные сведения. Необходимо напомнить, что такая информация имеет косвенное или же прямое отношение к определенному или определяемому физическому лицу (в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работодатель в непременном порядке обязан выполнять все требования по защите персональных данных. Эти условия указаны в гл. 14 ТК РФ и в ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

• к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
• к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
• к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
• к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ).

Директор компании должен назначать соответствующим приказом специалиста, который будет нести ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников. При этом работники, которые имеют доступ к персональным данным, обязаны не разглашать их третьим лицам и не раскрывать информацию без согласия субъекта этих сведений, если иное не предусмотрено ФЗ.

Личные дела сотрудников должны храниться в том месте, доступ в которое третьим лицам ограничен, а также невозможно их хищение или порча. Например, в сейфах или металлических шкафах. Систематизировать дела можно по алфавиту, по их нумерации или же по структурным отделам компании.

В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право:

• на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений;
• на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая те ситуации, которые предусмотрены в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• на определение лиц, которые будут защищать персональные данные работников компании;
• на допуск к медицинским документам, отображающим сведения о физическом состоянии сотрудников;
• на исключение или корректировку неверных (или же неполных) персональных сведений, а также информации, которая была обработана с нарушением положений законодательства. При отрицательном ответе руководства на просьбу исключить или исправить личные данные сотрудника он имеет право в письменном виде заявить нанимателю о своем несогласии с аргументацией по этому поводу. Персональная информация человека, имеющая оценочный характер, может быть дополнена заявлением, отображающим точку зрения его самого по этому вопросу;
• на требование об оповещении работодателем всех лиц, которым были сообщены неверные или же неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, корректировках или дополнениях;
• на обжалование в судебном порядке неправомерных действий/бездействия нанимателя при обработке и защите личной информации человека.

Персональные данные сотрудника разрешается озвучивать третьим лицам только лишь с его согласия в письменном виде. Исключение может быть сделано единственно в тех случаях, если передача сведений о человеке посторонним осуществляется с целью предупреждения угрозы его жизни и/или здоровья, а также в других ситуациях, зафиксированных в ФЗ РФ.

Как проходит сдача личных дел сотрудников в архив

Сдача дел в архив – неотъемлемая часть документооборота. Ему предшествует особая процедура подготовки. Как оформить личное дело сотрудника для сдачи его в архив? Компоновку, описание документов, внесение необходимой информации для направления на хранение осуществляется отделом кадров при методической помощи принимающего учреждения. Этот процесс состоит из:

• подшивки/переплета личного дела сотрудника;
• проверки нумерации страниц папки;
• формирования листа-заявителя;
• составления/уточнения внутренней описи личного дела сотрудника;
• корректировки реквизитов лицевой обложки папки.

Для того чтобы обеспечить сохранность личных дел сотрудников, необходимо выполнять следующие действия:

• группировать личные дела уволенных работников в общую обложку, то есть в одно объединенное дело, с таким расчетом, чтобы количество страниц не превышало 250 листов. Компоновать персональные материалы необходимо методом их сшивания по годам увольнения;
• размещать папки работников в границах одного дела/тома в алфавитном порядке (по фамилиям), разграничивая документы, которые относятся к разным людям, белым листом бумаги с указанием на нем Ф. И. О. уволенного человека;
• вкладывать в каждое объединенное дело/том внутреннюю опись с указанием Ф. И. О. и нумерации листов, в границах которых расположены соответствующие материалы.

Отправка персональных учетных данных работников для длительного сберегания производится не позднее 3 лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Перед направлением в архив личного дела сотрудника специалистом хранилища проверяется полнота и грамотность его подготовки к передаче. Обнаруженные в ходе ревизии неточности корректируются отделом кадров компании. Передача и прием папок осуществляются по описи с постановкой отметок об их наличии.

Ведение личных дел сотрудников непременно должно производиться по жестким правилам, указанным в нашей статье, даже теми работодателями, для которых выполнение данной процедуры не является обязательным. Но данные нормы не действуют на составление тех документов, которые называются не «личное дело», а «личная папка», «личный файл», «досье». При этом специалисту отдела кадров необходимо помнить:

• в любой ситуации, независимо от названия, в данных папках содержится личная информация человека, в связи с чем необходимо выполнять все положения, зафиксированные в ТК РФ, касающиеся защиты персональных сведений;
• трудовой договор специалиста может храниться в его личном деле, но ни в коем случае не в файле и т. д. Контракт, который не был включен в персональную документацию гражданина, должен быть оформлен в самостоятельное дело «Трудовой договор с работником».

Личное дело сотрудника в электронном виде

Всё больше организаций переходит на электронный вариант учета информации о своих сотрудниках. На сегодняшний день значительное количество российских организаций внедрили автоматизацию кадрового делопроизводства или только приступили к данному процессу. Это нельзя назвать трендовым веянием, скорее такие шаги вызваны острой необходимостью. Личные дела сотрудников всё чаще ведут и хранят в электронном виде, то есть в базах данных на ПК. Документы в бумажном формате до сих пор используются, но лишь в роли перестраховки.

Работа с личными делами сотрудников в электронном формате, прежде всего, удобная. Специалисту отдела кадров не приходится дышать пылью, искать нужную папку. В связи с этим среди очевидных преимуществ электронных дел — это возможность найти требуемую информацию быстро, без лишних затрат времени и сил.

Необходимо обратить внимание и на то, что не весь учет можно вести в компьютерном формате. Например, трудовые книжки — нельзя.

Если в документе нужно проставить личную подпись работника, то он должен быть и в бумажном виде.

• Оформление командировки: правила, документы, компенсация расходов

Как закрываются личные дела уволенных сотрудников

Если сотрудник прекращает работать в вашей фирме, то персональный учет по нему закрывается в момент его увольнения. Такое дело необходимо грамотно оформить. Для этого нужно проверить наличие всей документации и ее размещение в папке, так как бумаги должны быть разложены в хронологическом порядке, а также нумерацию страниц.

Все имеющиеся материалы дела перечисляются во внутренней описи, которая должна быть завизирована выполнившим ее сотрудником. К ней формируется итоговая пометка, в которой проставляются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и число страниц самой внутренней описи, имеющих свою нумерацию.

На отдельной бумаге составляется лист-заверитель, форма данного документа приведена в приложении № 9 к Правилам. В нём указывается:

• цифрами и прописью количество пронумерованных страниц дела;
• количество листов внутренней описи дела;
• особенности нумерации документов в папке: наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров страниц, на которых наклеены фотографии, номеров нестандартных по формату листов, конвертов с вложениями и количество помещенных в них листов;
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством страниц в них, в той ситуации если они не были отмечены в общей валовой нумерации дела.

На листе-заверителе ставится подпись сотрудника, который его оформлял. Все дальнейшие корректировки в составе и состоянии папки (повреждения или замена подлинной документации) отмечаются в данном документе со ссылкой на соответствующий акт.

Далее личное дело сотрудника брошюруется. Также в конце каждой папки подшивается и лист-заверитель, а в начале – внутренняя опись. В ситуации если данная документация не была прикреплена к делу, то опись приклеивают к внутренней стороне лицевой обложки папки, а лист-заверитель — поверх описи за верхнюю часть листа.

Затем на титульной странице дела прописывается день его закрытия, то есть точная дата издания приказа об увольнении сотрудника и срок хранения персональной информации. Период сберегания считается с первого января года, следующего за годом увольнения сотрудника. В соответствии со ст. 22.1. Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ срок хранения может быть как 50 лет (в том случае если личное дело было создано после 2003 года), так и 75 лет (если папка была сформирована до 2003 года). Не забывайте о том, что если в личное дело включены документы с разным временным режимом сберегания, например у приказа о приеме на работу период хранения составляет 75 лет, а у приказа об увольнении — 50 лет, то личное дело сотрудника необходимо держать в архиве, ориентируясь на максимальный срок.

Если имеются невостребованные личные документы работника, например, трудовая книжка, военный билет, то они складываются в конверт, который подшивается в персональную папку.

Все включенные в личное дело конверты с вложениями имеют свою нумерацию. При этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждый документ, вложенный в него.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Ответственность за ведение и хранение личных дел сотрудников организации

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования соответствующего закона.

Согласно правилам, зафиксированным в ст. 14 ТК РФ, ведение личных дел сотрудников должно соответствовать всем положениям закона о защите личных данных N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года. Если директор компании решил, что необходимо организовать кадровый учет своих работников, то он обязан ответственно отнестись к этому процессу для того, чтобы избежать утечки персональной информации. Необходимо помнить, что согласно ст. 90 ТК РФ виновные в нарушении сохранности личных данных могут понести наказание в соответствии с законом.

В КоАП РФ предусмотрено наказание за несоблюдение требований к процессу хранения и использования персональных сведений работников. В ст. 13.11 упомянутого кодекса за такое нарушение выписываются штрафы:

• должностному лицу – от 500 до 1 000 руб.;
• компании – от 5 000 до 10 000 руб.

Если были обнаружены злоупотребления полномочиями со стороны сотрудника, который имеет доступ к базе персональных данных и занимается противозаконным сбором и распространением сведений о личной жизни человека, хранящихся в его деле, к нему может быть применена ст. 137 УК РФ, которая подразумевает наказание в виде штрафных санкций и исправительных работ.

Для руководства компании мало знать, что должно быть в личной учетной документации сотрудника, следует проработать все процедуры по обеспечению функционирования отдела, который будет осуществлять оформление, внесение новых сведений и хранение персональных материалов. Такие должностные обязанности, как правило, реализуют специалисты отдела кадров, которые знакомы с процессом делопроизводства и понимают всю полноту ответственности, также они имеют соответствующее образование.

Необходимо учитывать то, что сохранность данных работников обеспечивают не только сотрудники, которые непосредственно занимаются оформлением требуемой документации, но и директор компании.

В связи с этим для предотвращения обнародования личной информации определяется узкий круг специалистов и руководителей, которым разрешен доступ к персональному учету. Полный их перечень с указанием должностей и Ф. И. О. должен устанавливаться приказом, подписанным директором организации.

www.gd.ru

Состав личного дела

Какие документы надо собирать и систематизировать на работников, определяет работодатель. Как правило сюда входят:

• анкета;
• заявление о приеме на работу (для простых смертных этот документ не обязателен, но для госов это заявление должно быть написано (см. пункт 2 статьи 26 Федерального закона от 27.04.2004 № 79-ФЗ);
• копии паспортов, дипломов, военных билетов и т. д.

Для госов такой список содержания дела регламентируется пунктом 16 Положения, утвержденного Указом Президента от 30.05.2005 № 609.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Скачать

Порядок ведения дел

Документы учета персональных данных работников ведут сотрудники отдела кадров, это их священная обязанность. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров строго регламентируется внутренней документацией.

Образец приказа

После подписания приказа о приеме на работу начинают формировать дело, т. е. дополнять по мере поступления документами до момента увольнения.

Дополнение к анкете по учету кадров

Скачать

Первым подшивается дополнение к личному листку по учету кадров, затем персональные данные (анкета; копия паспорта, СНИЛС, ИНН и т. д.) и далее прилагают сведения о работе. Все страницы нумеруются, а сведения обо всех документах отражаются во внутренней описи, лежащей сверху.

Так, брошюруется отдельная папка, на титульном листе которой указывают: название организации, номер (если ведется нумерация), Ф.И.О. сотрудника, дата начала ведения (дата издания приказа о приеме), дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении), количество листов самого дела (данную графу заполняют отправляя дела в архив), срок хранения (прописывается при закрытии дела).

Кто имеет доступ к персональным данным

Разрешение на доступ к этим документам регламентируется приказом руководителя организации. Сам сотрудник организации имеет право на любую информацию из своего дела.

Образец листа ознакомления

Скачать

Обязанность кадровика — не реже одного раза в год знакомить с личным делом государственного служащего, для коммерческих организаций такого требования не установлено. Факт знакомства с содержанием фиксируется личной подписью и датой ознакомления в карточке, прилагаемой к делу гражданского служащего.

Хранение и учет личных дел работников

Дела можно хранить как в сейфах, так и в специальных запирающихся шкафах. Единственное требование —эти шкафы и сейфы должны исключать доступ к их содержанию третьих лиц. Документы в сейфах располагают по номерам, а в небольших организациях в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения, определяется законодательно: в коммерческих организациях бумаги с содержанием персональных данных работников хранятся 75 лет (см. пункт 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), потом уничтожаются.

Для госов немного не так. Пока человек работает, его бумаги с персональными данными лежат в отделе кадров, после увольнения их переместят в отдельный шкаф (для уволенных) и будут там держать еще 10 лет. И только по истечению десятилетия эти документы будут переданы в архив, где срок хранения личных дел уволенных сотрудников будет определяться понятиями вечности (75 лет — почти что вечность).

Если в какой-либо период человек опять устроится в госорганы, сведения по нему поднимут и отправят вдогонку к новому работодателю по его письменному запросу.

Архивация личных дел уволенных сотрудников производится работниками из отдела кадров, специально уполномоченных на это приказом руководителя организации (даже в кадрах не все могут готовить дела к архивации).

Ответственность за распространение персональных данных

Нарушители законодательства в области персональных данных могут быть привлечены к дисциплинарной (подп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ) и материальной (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ) ответственности, а также к гражданско-правовой, административной (ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ) и уголовной (ст. 137 и 140 УК РФ).

Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

• на граждан — от 3000 до 5000 руб.;
• должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
• юридических лиц — от 15 000 до 75 000 руб.

Важно помнить, что за разглашение персональных данных предусмотрена ответственность в виде увольнения для виновных лиц (см. подпункт «в» пункта 6 статьи 81 ТК РФ).

clubtk.ru

Об обязательности ведения личных дел работников

Действующим законодательством РФ предусмотрены такие случаи обязательного открытия личных дел работников:

1. Если субъект-наниматель находится в государственном подчинении, в нем формируется штат и кадровый резерв госслужащих (согласно президентскому распоряжению от 01 июня 1998 г. № 640, ФЗ от 27 июля 2004 г. № 79, а также отраслевым законодательным актам, в частности, Приказу Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300);
2. Если субъект – государственный (муниципальный) орган власти (согласно президентскому распоряжению от 30 мая 2005 г. № 609);
3. Если подобное предписано вышестоящей организацией (к примеру, материнской).

В остальном же, административные органы хозяйствующих субъектов-юрлиц и ИП вправе самостоятельно определяться с необходимостью формирования дел и категориями подчиненных, по отношению к которым они составляются, руководствуясь Конституцией, ТК (ст. 85 – о персональных данных и их конфиденциальности, ст. 87 – об алгоритме их обработки), иными законодательными актами различных уровней.

В них же, ввиду нерегламентированности основных вопросов формирования документа на макроуровне, следует отразить:

• форму;
• механизм составления и ведения;
• лиц, которым вменена обязанность по хранению;
• режим хранения;
• алгоритм доступа;
• иное.

Таким образом, формирование и хранение личных дел многими отечественными хозяйствующими субъектами может осуществляться в добровольном порядке.

Состав личных дел сотрудников

Стандартизированная комплектация картотеки предусмотрена только для такой категории работников, как госслужащие. В остальных случаях дело может содержать любые заверенные копии и оригиналы различных документов (распоряжений, заявлений), хранящихся на постоянной или временной (более десятилетия) основе.

Элементы можно классифицировать следующим образом:

1. предоставляемые работниками при приеме на работу и документирующие факт трудоустройства;
2. возникающие в период выполнения подчиненным своих должностных обязанностей;
3. заверяющие факт прекращения рабочих отношений.

К первым относят:

1. библиографическую анкету;
2. резюме;
3. рекомендательные письма и оценочные суждения о работнике от предыдущих работодателей;
4. копии удостоверения личности и страхового номера персонального счета;
5. документацию об образовании,
6. документацию воинского учета;
7. подтверждение наличия либо отсутствия факта тюремного заключения, незакрытого уголовного преследования либо его прекращения (требуется для претендования на должность, к которой не допускаются судимые граждане, а также подвергавшиеся или подверженные преследованию со стороны уголовных структур);
8. заявление о трудоустройстве;
9. справки медицинского характера (важны при приеме на работу граждан, не достигших совершеннолетнего возраста и в иных, предусмотренных ТК, случаях);
10. трудовой контракт;
11. персональную карточку ф. Т-2;
12. копию локального распорядительного акта о трудоустройстве.

Под вторыми подразумевают:

• копии брачного свидетельства;
• свидетельство о появлении на свет ребенка;
• водительские права;
• копию договора о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
• рабочие инструкции;
• допсоглашения к трудовому контракту;
• копии приказов о внутренних перемещениях и переводах;
• подтверждения систематического прохождения медосмотров;
• документальные подтверждения наличия ограничений физических способностей, обуславливающие предоставление специальных условий деятельности;
• соглашение об ответственности за разглашение конфиденциальной информации (если штатная единица имеет к ней доступ);
• листы аттестации;
• свидетельства прохождения курсов по повышению квалификации;
• докладные, служебные и объяснительные записки, заявления об уходе в отпуск и т.д.

Под третьими подразумеваются доказательства прекращения работы, то есть заявление об увольнении и копия соответствующего локального распоряжения руководства.

Формирование и ведение документа

Исходя из вышенаписанного, комплектация дел начинается с момента трудоустройства работника, сразу после издания соответствующего приказа о его приеме, и осуществляется вплоть до момента окончания им трудовой деятельности. После этого его передают на архивное хранение (решение Росархива от 06 февраля 2002г.).

Они могут заводиться на весь коллектив или на определенные должности (зачастую, на руководящие). Этим занимается лицо, на которое администрацией возлагается подобная ответственность (зачастую – сотрудник отдела кадров). При этом неважно, трудится ли работник на основном рабочем месте или по совместительству, в течение длительного периода или по срочному трудовому контракту.

На штатные единицы, к которым не предъявляются специфические требования (технический персонал, к примеру), личные дела зачастую не заводятся.

На практике для открытия личного дела требуется:

• папка — скоросшиватель с твердой картонной обложкой;
• дырокол;
• пакет документов.

Общие положения по формированию следующие:

• наличие титульного листа, пример которого можно найти в 11-м Приложении к Основным правилам работы архивов организаций (далее – Правила), с номером дела согласно регистрационного журнала (при ведении нумерации), данными подчиненного, датами открытия и закрытия документа (являются, следовательно, датами издания приказа о приеме и увольнении), номерами трудовой и медицинской книжек, количеством страниц содержимого (графа заполняется при передаче дела в архивное учреждение) и периодом хранения (прописывается при закрытии дела). Фотография не обязательна;
• наличие описи содержания, пополняемой в случае изменения рабочего статуса подчиненного (Приложение 10 Правил).
• размещение документации в следующем порядке: карточка ф. Т-2, анкета, резюме, копии образовательных и личных документов, заявление и приказ о трудоустройстве, трудовой контракт, документация, свидетельствующая о перемещениях внутри организации (в хронологическом виде), материалы об окончании трудовой деятельности. Последним подшивается копия локального распоряжения о расторжении трудового контракта.

Кроме этого, нецелесообразно включать в личное дело более 1-го экземпляра каждого документа ввиду того, что его объем не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

Листы нумеруются (арабскими цифрами карандашом или нумератором в правом верхнем углу).

Завершается формирование личных дел сшиванием и проставлением печати организации.

Альтернативой прокола служит переплет. При этом текст содержимого (особенно даты, визы и резолюции) должен свободно читаться.

После этого оно подлежит регистрации в журнале учета. Его форма нигде не определена, поэтому он может составляться в произвольном виде.

Порядок работы с документом

При ведении личных дел следует помнить о конфиденциальности данных подчиненных, обусловленной президентским указом № 188 от 06 марта 1997 г.

Запрещено подшивать в папку документацию, содержащую информацию о частной жизни, политической и религиозной принадлежности трудящегося (ст.8 ФЗ № 119 от 31 июля 1995 г). Получение и обработка работодателем первых сведений, согласно ст. 24 Конституции, возможны только с письменного согласия работника.

Чтобы обезопасить себя, следует в уставных документах отразить перечень сотрудников, имеющих доступ к персональным данным.

Ознакомиться со своим личным делом имеет право и сам работник. В некоторых компаниях это происходит ежегодно, один раз и в обязательном порядке, под расписку в карточке, прилагаемой к делу.

Учет документов должен производиться по одному из следующих методов:

1. в номерном порядке;
2. в алфавитном порядке;
3. по разделам согласно наименованиям подразделений организаций, а внутри них — одним из вышеуказанных способов.

Также разрешено хранить личные дела в составе нарядов — алфавитных групп хранения. При этом в начале наряда вкладывается сводная опись включенных в него документов.

Как правило, отдел кадров хранит только дела работающих членов коллектива, а документы уволенных работников передаются на хранение в архив. Альтернативным вариантом является выдача на руки увольняющемуся в последний день его работы копий документов, подшитых к делу. Целесообразно для этого открыть журнал, в котором работник будет расписываться о факте получения.

Это освобождает работодателя от ответственности за обеспечение неприкосновенности и сохранности конфиденциальных данных подчиненного.

Нюансы закрытия личного дела и его передачи в архив

Датой закрытия личного дела является дата увольнения сотрудника.

Перед этим проверяется наличие всех документов в папке, нумерация листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем и к ней составляется итоговая запись, в которой, в буквенном и цифровом эквиваленте, указывается количество имеющихся бланков и размер самой описи. Ее нумеруют отдельно.

После этого составляется заверительный лист (Приложение 9 Правил), в котором фиксируются:

• количество страниц (цифрами и прописью);
• объем внутренней описи;
• особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и так далее).

Он также подлежит визированию составителем. Все последующие корректировки ЛД подлежат отметке в нем со ссылкой на соответствующий акт.

Опись подшивается в начале, а лист – в конце дела.

На титульном листе указывается дата его закрытия и срок период хранения, исчисляемый с начала года, следующего за годом закрытия.

Ст. 22.1 ФЗ № 125 определяет такие сроки хранения: 50 лет (для дел, открытых с 2003 г.) и 75 (открытых, соответственно, до). На практике, для коммерческих организаций срок – это вторая цифра (согласно п. 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558), для государственных – десятилетие, после чего документ подлежит передаче архивариусу на сохранение в течении все тех же 75 лет.

В случае невостребования некоторых документов работником они вкладываются в подшиваемый к личному делу нумеруемый конверт. При этом, сначала нумеруется конверт, потом – вложения.

Личное дело следует передать архивариусу не позднее чем через 36 месяцев после их завершения в делопроизводстве.

Ответственность сотрудника кадровой службы

Проверки отдела кадров осуществляются:

• службой управления Минтруда;
• службой занятости;
• территориальным управлением социального страхования;
• правоохранительными службами в рамках рассмотрения конкретных жалоб.

Штрафные санкции к кадровому специалисту могут применяться в случае неправильного заполнения им унифицированных форм в размере 500 р. за каждую единицу. Личные дела сотрудников к таковым, как уже упоминалось, не относятся.

Впрочем, ведение документа вопреки уставной документации чревато ответственностью за «сбор и обработку излишних персональных сведений», возлагаемой исполнительной службой российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ, а также судебным разбирательством, инициатором которого становится сотрудник, обратившийся с иском о защите своих прав.

Так, нарушители законодательных норм в области персональных данных привлекаются к ответственности следующего характера:

• дисциплинарного (п. 6 ч. 1 ст. 81 и ст. 192 ТК);
• материального (п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК);
• гражданско-правового, административного (ст. 13.11 и 13.14 КоАП);
• уголовного (ст. 137 и 140 УК).

Эффективной превентивной мерой является компьютеризированный формат ведения кадровой документации, в том числе и личных дел, на который переходит все больше отечественных хозяйствующих субъектов, и получение письменного согласия от подчиненных на обработку информации о них. Без последнего работа с ней, не содержащая уголовно наказуемых деяний, чревата штрафами:

• для гражданских лиц — 3.000-5.000 р.;
• должностных лиц — 10.000-20.000 р.;
• юрлиц —15.000-75.000 р.

За огласку персональных данных виновные лица подлежат увольнению (п. 6 ст. 81 ТК).

Таким образом, личное дело представляет собой пакет документов, особым образом скрепленный и пронумерованный, в котором имеются определенные данные о подчиненных. Его ведение осуществляется организациями сугубо добровольно и должно быть зафиксировано в локальных актах хозяйствующего субъекта.

delatdelo.com