Вопрос как получить справку 2-НДФЛ является очень актуальным для большого количества россиян. Это документ, который подтверждает уровень доходов гражданина, его платежеспособность, указывает на своевременную выплату налогов и необходим для доступа к большому количеству государственных, финансовых, коммерческих услуг.
Запрос на выдачу 2-НДФЛ подается по месту трудоустройства либо в налоговой. А вот получить ее можно не только у работодателя, но и онлайн, через личный кабинет ФНС РФ на портале Госуслуг. Далее мы предоставим пошаговые инструкции для разных типов получения 2-НДФЛ.
Для чего может потребоваться справка о доходах
Такой документ может потребоваться при смене места работы. Когда человек уходит на новое предприятие, то здесь бухгалтеру потребуется учитывать стандартные налоговые вычеты, которые применялись ранее, на предыдущем месте.
Если вы одновременно совмещаете несколько должностей у разных работодателей, то 2-НДФЛ потребуется по той же причине. Этот документ потребуется при выезде за границу и оформлении визы.
Естественно нужно подтверждать доходы при подаче заявки на кредиты. Многие финучреждения выдают займы и без 2-НДФЛ, но в любом случае они должны обезопасить себя от возможных потерь и устанавливают высокую процентную ставку или требуют залог. Так что если вы планируете взять кредит, то для оформления договора на более выгодных условиях запросите 2-НДФЛ.
В налоговой службе могут потребовать этот документ у тех, кто самостоятельно подает отчет о полученных доходах. Физическое лицо может после проведения сделок по продаже движимого или недвижимого имущества заявить о своем праве на налоговые вычеты.
Это, конечно же, не полный перечень случаев, когда нужно подтверждать доходы. 2-НДФЛ нужна при оформлении различных видов социальной помощи, при подаче документов на усыновление или опеку.
Данная справка выдается по требованию сотрудника и как вид отчетности налогового агента перед налоговой инспекцией о размере налогов, которые были удержаны с сотрудников.
Получение справки по месту трудоустройства
Для этого требуется посетить бухгалтерию на вашем предприятии и написать заявление в свободной форме на имя руководителя. Образец можете посмотреть ниже.
Согласно законодательству, выдача 2-НДФЛ должна производиться в трехдневный срок. Если же работодатель отказывается предоставить такую справку, то человек вправе написать жалобу в государственную инспекцию труда. А инспектор из этой организации выдает предписание и обязывает устранить нарушение, имеет право оштрафовать руководителя на сумму от 1000 до 50 000 рублей.
Если ваши требования продолжают игнорироваться, идите в прокуратуру. Предприятие обязано хранить налоговую документацию четыре года. По истечении руководитель вправе отказать в выдаче 2-НДФЛ.
Получение справки в налоговой инспекции
На практике часто возникает вопрос, как получить справку 2-ндфл в налоговой? Есть рад случаев, когда взять справку непосредственно по месту работы невозможно. К примеру, ваше предприятие обанкротилось и ликвидировано. В таком случае, можно обратиться к налоговому инспектору, хотя согласно законодательству, это не является его прямой обязанностью.
Для получения справки о доходах в налоговой службе, необходимо обращаться в отдел по месту учета бывшего руководителя. Потому что, именно туда отправлялись данные о доходах выплаченных сотрудникам. С собой нужно взять паспорт и заявление.
Организации, сдают налоговые отчеты, в том числе и 2-НДФЛ раз в год, до первого апреля, следующего за отчетным годом. Поэтому, до этой даты, справок за предыдущий год в налоговой можно не получить.
Раньше срока сдают документацию те организации, которые проходят процесс ликвидации или реорганизации. Работодатель обязан сдать в налоговую справки 2-НДФЛ до того, как его исключат из реестра индивидуальных предпринимателей или юридических лиц.
Получение через портал Госуслуги
Взять справку в дистанционном режиме очень удобно. Если вы предварительно уже создали учетную запись Госуслуг, то для оформления 2-НДФЛ через интернет потребуется:
- Зайти в личный кабинет налоговой службы по адресу nalog.ru. Идентификация личности выполняется через Госуслуги.
- Нажать на кнопку «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы».
- Кликнуть по соответствующей вкладке «Сведения о справках по форме 2-НДФЛ».
- Далее указываете требуемый год.
- Сохраняете справку на своем устройстве.
Документ можно отправлять в электронном виде. Данная справка доступна для скачивания в формате .pdf и .xml. 2-НДФЛ оформленная в дистанционном режиме имеет абсолютную юридическую значимость, потому что заверяется усиленной электронной подписью налоговой службы.
Но ее получение становится возможным уже после подачи отчетности в ФНС. Если вам потребуется взять справку о доходах в середине года, то сделать это можно только у работодателя, поскольку у налоговиков пака отсутствует необходимая информация.
Как могут получить 2-НДФЛ официально нетрудоустроенные лица
В данном случае есть два варианта: если вы студент, то данную справку вам обязаны предоставить в деканате по месту учебы.
Если же вы нигде не работаете, но состоите на учете в центре занятости, тогда обратитесь в данную организацию с заявлением, написанным в свободной форме. Если гражданин нигде не работает, то речь о том где взять 2-НДФЛ не идет. Какие налоги, если нет с чего их удерживать?
Теперь вы знаете, как можно как получить справку 2-ндфл через госуслуги, в налоговой, у работодателя. Это важный документ, который требуется во многих сферах. Без подтверждения полученных доходов и удержанных налогов невозможно воспользоваться банковскими, государственными, коммерческими услугами, уехать за границу, оформить соцпомощь, оформить усыновление и многое другое. Почаще заходите на наш сайт и будете в курсе всех обновлений в этом направлении.
Источник: pravila-deneg.ru
Назначение справки 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ — это часть налоговой отчетности. В соответствии с требованиями Налогового кодекса ее нужно сдавать в инспекцию по месту регистрации за каждый отчетный период по каждому сотруднику. Такие правила зафиксированы в соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ. В документе указывается объем дохода работника за налоговый период, а также размер налоговых удержаний.
Порядок выдачи справки достаточно прост, но сложности могут возникнуть, если процесс ее оформления в компании не урегулирован. При этом трудности будут испытывать не только сами бухгалтеры, формирующие 2-НДФЛ, но и сотрудники, запрашивающие такой документ. Для организации это может быть существенной проблемой, т. к. «подоходная» справка — один из самых часто запрашиваемых сотрудниками у работодателя документов.
Данная справка не только нужна для непосредственной отчетности перед налоговыми органами, но и может быть запрошена сотрудником, получающим доход у данного работодателя. Для этого сотруднику требуется написать заявление и указать период времени, за который нужно представить данные о заработной плате и подоходном налоге. Такие нормы зафиксированы в п. 3 ст. 230 НК РФ.
Эта необходимость может возникнуть в разных случаях. Так, справка 2-НДФЛ представляется в кредитное учреждение при оформлении крупных кредитов, например ипотеки. Некоторые визовые центры и посольства могут запросить у гражданина такой документ для подтверждения платежеспособности туриста и выдачи ему визы. Кроме того, «подоходная» справка потребуется сотруднику для подтверждения дохода, если он в середине года устроился на работу и хочет получить вычет на ребенка.
Регламентация процесса выдачи справки 2-НДФЛ сотруднику
Для организации правильного порядка выдачи справки 2-НДФЛ работнику бухгалтерии следует подготовить соответствующий регламент. Он поможет не только самим учетчикам, но и сотрудникам, запрашивающим документ. В регламенте необходимо описать этапность оформления справки, указать ответственных лиц и оговорить сроки ее подготовки. Данную инструкцию лучше включить в пакет документов, с которыми знакомится сотрудник при устройстве на работу.
Еще один важный нюанс, который нужно зафиксировать по процессу подготовки, — кто выдает 2-НДФЛ. Как правило, это бухгалтерия предприятия или кадровая служба. Все это позволит минимизировать количество вопросов от новых работников и поможет им быстрее сориентироваться в бухгалтерских особенностях работы в новой компании.
Сам документ, описывающий, как выдается справка 2-НДФЛ работнику, должен быть утвержден руководством компании и главным бухгалтером. Нелишним будет подготовить лист ознакомления, в котором сотрудники указывают Ф. И. О. и ставят подпись после того, как изучат данные правила. Этот документ можно назвать соответствующим образом: «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».
Сроки выдачи сотрудникам справки 2-НДФЛ
Cправка 2-НДФЛ — срок выдачи которой строго регламентирован — выдается работникам в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать ее не позднее трех дней с момента получения запроса от сотрудника.
На практике бухгалтерии предприятий выдают такие документы прямо в день запроса. Максимум — на следующие сутки. Этот период также можно зафиксировать в регламенте о порядке выдачи. В нем можно указать минимальный и максимальный временной отрезок на подготовку. Например, может быть использована формулировка: «Сроки выдачи справок 2-НДФЛ сотрудникам с даты подачи заявления:
- минимальный — 1 день;
- максимальный — 3 дня».
Кто выдает справку 2-НДФЛ
Отметим, что сроки выдачи справки не зависят от того, работает человек в компании или уволился. Если действующий или бывший сотрудник оформил правильный запрос, то справку нужно выдать в те сроки, которые утверждены нормативными актами. Иначе компании не избежать проблем с проверяющими органами. Особенно актуально это в случае, когда бывший работник по каким-то причинам обижен на бывшего работодателя, а значит, он не упустит возможности сообщить проверяющим органам о нарушении сроков выдачи «подоходной» справки.
Что касается сроков ее действия, то российскими законами о труде никакие нормативы не установлены. По своей сути 2-НДФЛ является бессрочной. Все потому, что сведения о доходах гражданина неизменные и исправлению не подлежат. Такое возможно только в случае обнаружения ошибки, о чем мы расскажем ниже.
Чтобы уложиться в сроки выдачи справки 2-НДФЛ работнику, компания должна заранее определиться с исполнителями такой задачи. Чаще всего документ готовит бухгалтер, ведущий расчеты с персоналом. В крупных организациях часть бухгалтерского функционала может быть переложена на кадровую службу или HR-отдел.
Во избежание просрочек в представлении справки и конфликтов между подразделениями такой функционал нужно включить в должностную инструкцию исполнителя. В ней фиксируются обязанности по выдаче справки, которые в том числе могут быть основой для его KPI.
Основные этапы подготовки справки 2-НДФЛ к выдаче
Для того чтобы вы могли вовремя выдать правильную справку, предлагаем вам стандартный набор этапов, которым необходимо следовать для подготовки формы 2-НДФЛ.
Этап 1. Запрос сотрудника. Первое, с чем придется столкнуться бухгалтеру или кадровику, выдающему такие документы, — это запрос сотрудника. Скорее всего, это будет устная просьба, без какого-либо уточнения о периоде и назначении справки 2-НДФЛ. В некоторых компаниях такие просьбы могут отправляться по электронной почте.
Этап 2. Оформление заявления. В этом случае сотруднику необходимо представить форму для формирования запроса на справку. Лучше, если ему также будет предложен образец для заполнения, чтобы он сразу мог сориентироваться и правильно его составить.
О порядке оформления заявления на выдачу справки 2-НДФЛ читайте здесь.
Этап 3. Сбор данных. После получения оформленного запроса бухгалтер готовит данные для составления справки. При наличии автоматизированных систем учета собрать такую информацию не составит труда. Как правило, в программах ведется персонализированный учет во всех разрезах, который позволяет нажатием пары кнопок сформировать документ нужного формата. Если же автоматизированная система учета отсутствует, то исполнителю придется потратить больше времени на сбор данных.
Этап 4. Подготовка справки. Как только данные будут подготовлены и сверены, необходимо распечатать справку, подписать ее и поставить печать. Это нужно сделать в обязательном порядке, т. к. без отметки работодателя такой документ не будет считаться действительным.
Выдача и исправления в справке 2-НДФЛ
Выдача справки сотруднику должна осуществляться в строго утвержденные сроки, о которых мы говорили выше, во избежание проблем с трудовой инспекцией. И подготовить желательно сразу пару экземпляров 2-НДФЛ, даже если сотрудник об этом не просил. Это позволит сэкономить время, если вдруг окажется, что нужны были 2 экземпляра справки. Такая необходимость возникает очень часто, т. к. при сдаче документа по требованию сотрудник в большинстве случаев оставляет второй экземпляр справки себе.
После того как документ будет передан работнику, это нужно зафиксировать в журнале выдачи справки. Пример его заполнения мы рассмотрим ниже. Главное, чтобы в таком реестре были графы: № п/п, Ф. И. О. сотрудника, должность, структурное подразделение (отдел), дата и номер справки, ее название и расписка сотрудника в получении. Также можно добавить поле «Комментарий», в котором при необходимости можно делать отметки о том или ином выданном документе.
Если в справке была допущена ошибка, то она должна быть обязательно исправлена. Уточненные данные необходимо подать в налоговую инспекцию по месту учета. Если неправильная справка уже выдана сотруднику, то его необходимо проинформировать о наличии ошибки.
Чаще всего бухгалтерские исправления несущественны для физического лица. Например, в случае, когда документ передавался в посольство для получения визы. Если же неточность существенна, то справку придется переделать.
Состав справки 2-НДФЛ
Формат справки 2-НДФЛ утвержден приказом ФНС России «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме» от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и зарегистрирован в Минюсте России 25.11.2015 под № 39848. В начале этого года, а именно 17.01.2018, в формат документа были внесены изменения. Новая форма содержит в себе следующие разделы:
- данные о налоговом агенте;
- данные о физическом лице — получателе дохода;
- доходы, облагаемые по ставке;
- стандартные, социальные и имущественные вычеты;
- общие суммы дохода и налога.
Рассмотрим каждый из разделов подробнее.
Раздел «Данные о налоговом агенте» включает в себя поля: код по ОКТМО, телефон, ИНН и КПП компании, название налогового агента с указанием правовой формы. При наличии — форма реорганизации (ликвидации) с кодом, а также ИНН и КПП реорганизованного предприятия.
Следующий раздел «Данные о физическом лице — получателе дохода». Здесь указывается ИНН в Российской Федерации гражданина, запросившего справку, а также ИНН в стране жительства, если такой имеется. Обязательным реквизитом является фамилия, имя и отчество сотрудника в полном формате. Также нужно указать статус налогоплательщика, его дату рождения и гражданство с помощью кода. Далее прописывается документ, удостоверяющий личность. Чаще всего это паспорт, его серия и номер.
Суммовые блоки справки 2-НДФЛ
В блоке «Доходы, облагаемые по ставке» проставляется ставка налогообложения. В разделе «Стандартные, социальные и имущественные вычеты» вписываются коды и суммы вычетов. Тут же делаются специальные отметки: «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» с указанием номера, даты и кода ИФНС.
Пункт «Общие суммы дохода и налога» — здесь нужно указать общую сумму дохода, налоговую базу, исчисленную сумму налога, а также размер фиксированных авансовых платежей. Далее еще раз полностью указываются Ф. И. О. сотрудника и ставится его подпись. Также делается отметка о налоговом агенте или его правопреемнике. В конце справки вписываются наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя или правопреемника налогового агента.
Порядок представления справки 2-НДФЛ в 2018 году
Выдача справок 2-НДФЛ в 2018 году производится без каких-либо значимых изменений. Главное, что нужно учесть, — это новый формат документа, который был утвержден 17.01.2018 приказом ФНС России № ММВ-7-11/19@. Стоит отметить, что пока налоговым агентам разрешили сдавать в инспекцию справки формы 2-НДФЛ в старом формате, но только за 2017 год. Об этом ФНС России заявила в информационном сообщении.
Что касается изменений, то они должны обрадовать работодателей, так как призваны облегчить заполнение документа. Из нового формата исключено поле «Адрес места жительства в Российской Федерации». Но появились такие графы, как «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации». Это даст возможность организации-правопреемнику представлять справки по форме 2-НДФЛ за реорганизованную компанию в налоговый орган по месту своего учета. Кроме того, из справки исключено отражение инвестиционных вычетов по налогу в разделе 4.
Источник: nsovetnik.ru
Что это за документ и где его получить
Содержание данного документа не знакомо людям, которые только начинают профессиональную деятельность. Главные пункты справки посвящены уплаченным налогам, получаемой прибыли. Если говорить о налогах, то учитывается только НДФЛ, имеющий процентную ставку в 13%. Суммы описываются в рублях и копейках, благодаря чему сведения становятся особенно точными.
2-НДФЛ – одна из распространённых и самых важных форм деклараций. Миллионы людей каждый день отправляют запросы для получения документа. Это неотъемлемая часть различных финансовых операций, включая кредиты. Справка выдаётся автоматически, когда гражданина увольняют.
Лучше постоянно следить за информацией в данных справках, ведь представители налоговых служб постоянно обновляют документы.
Обращение к работодателю – классический способ для решения проблемы с получением справки. После обращения должно пройти не более 3 дней, прежде чем документ будет выдан на руки посетителю.
Для получения документа нужно будет составить заявление, его форма может быть либо простой, либо письменной. Руководитель, директор или заместитель – наиболее частые адресаты для таких обращений. В каких случаях требуется документ:
- При необходимости точно рассчитать пенсию.
- Когда оформляется виза для путешествий в другие страны.
- Когда есть желание оформить налоговый вычет.
- В случае перехода на иное место работы.
- При оформлении кредитных займов. Без предоставления сведений о доходах не одобряются даже маленькие суммы.
Руководитель не может отказать в просьбе выдать справку. Это классический метод решения вопроса, позволяющий получить документ в кратчайшие сроки. Заполнение, оформление документов происходит в соответствии с текущими требованиями законодательства.
Для неработающих также есть несколько вариантов получения справок:
- для ИП это обращение в налоговую службу;
- в центр занятости населения могут обращаться граждане, стоящие на учёте;
- студентам рекомендуются воспользоваться помощью деканата высшего учебного заведения.
Заявление заполняется по форме, которая рекомендуется к применению тем или иным учреждением. Если налоговый агент отсутствует, то требуется представить документы, подтверждающие, что справку получить невозможно.
Как заполнить справку 2-НДФЛ по каждому из разделов, смотрите в сюжете ниже:
Оформление 2-НДФЛ: на что обратить внимание?
К особенностям процедуры можно отнести сроки получения документа. Обычно они не превышают трёх дней. Но руководители могут растягивать мероприятие, говоря о том, что им не хватает времени для рассмотрения заявок. При наличии письменных извещений вторая сторона не имеет права пропускать сроки либо отказывать в выдаче.
При ипотечном кредитовании требуется представлять только справки, срок действия которых ещё не истёк. Иначе велика вероятность срыва сделки. Важно заранее рассчитать момент получения документа.
Нужно с самого начала поинтересоваться тем, подходит ли простая информация из интернета, с официального сайта ФНС. Если ответ отрицательный, то выбираются классические варианты оформления. Налоговая служба – решение для тех, чья организация была ликвидирована.
Финансовые и государственные учреждения устанавливают различные требования относительно оформления документа. По срокам действия также существуют определенные правила.
До 1 апреля года, следующего за отчетным – срок сдачи отчетности для налоговых органов. Большинство банков требуют предъявлять справки, оформленные не больше месяца назад.
Рекомендуется заблаговременно обратиться к сотрудникам, чтобы узнать, какие в настоящий момент установлены требования.
Как получить 2-НДФЛ через интернет
Законодательство РФ говорит о том, что справки выдаются только налоговыми агентами, имеющими официальный статус. К таким учреждениям точно не относится даже единый портал Государственных услуг.
Значит, для получения справок данный портал не подходит. Но зато можно просто оформить информацию, касающуюся уплаты подоходного налога и прибыли, без дополнительных подтверждений. Большинству организаций хватает и этого.
Для выдачи информации потребуется войти в Личный Кабинет налогоплательщиков.
Следующий алгоритм позволяет получить справку, пользуясь только единым порталом Государственных услуг.
- Первый шаг – подключение к Личному Кабинету Налогоплательщика. Для этого регистрируется отдельный аккаунт на сайте ФНС. Не обойтись без обращения к налоговой службе по месту жительства.
- В налоговой службе заполняется специальное заявление, позволяющее подключиться к сервису.
- Остаётся получить логин и пароль, индивидуально подбирающиеся для каждого.
- После входа в систему пользователю надо будет зайти в Личный Кабинет.
- Далее, выбирается раздел, посвящённый сведениям о доходах в форме справок 2-НДФЛ.
Банки в одинаковой степени принимают и электронные варианты, и рукописные документы, заполненные лично руководителем. Отличная альтернатива классическому варианту.
Если поменял место работы или организация ликвидирована
В некоторых случаях требуется отчётность, оформленная на старых рабочих местах. К примеру, для пенсионного фонда, других подобных учреждений. Одно из решений – получение простой информации при помощи интернета.
Если нужна именно справка, оформленная официально по законодательству – придётся обращаться в бухгалтерию по старому месту работы. Алгоритм действий остается таким же, как и в случае обычного места работы, которое еще сохраняется. С получением информации не должно возникнуть каких-либо сложностей.
В случае отказа стоит напомнить о том, что для подобных ситуаций предусмотрены серьезные наказания. Это ведёт к наложению дополнительных штрафов.
В некоторых нестандартных ситуациях получение справок невозможно. Например, если старое место работы было ликвидировано по той или иной причине. Тогда не обойтись без обращения к представителям налоговой службы.
Это более сложная задача, особенно если компания уже ликвидирована. Уже не получится воспользоваться услугами бухгалтерии. Но и в таких ситуациях не стоит переживать.
Любые компании оформляют отчетность для налоговых служб, отправляют их контролирующему органу. Ликвидация организации – повод для того, чтобы напрямую обратиться к представителям службы. После чего поднимается архив, посетителю выдают необходимую информацию.
В остальных случаях представители налоговой отвечают отказом.
Порядок получения для военных
В данном случае процесс будет сложнее из-за нюансов, связанных с самой военной службой. Документ не выдают в воинской части, к которой относится гражданин. Достаточно написать заявление, отправить его в Единый расчётный центр либо управление финансового обеспечения.
Заявка подаётся на имя руководителей, в ней описывают следующую информацию:
- наименование воинской части;
- адрес регистрации;
- ИНН;
- данные из гражданского удостоверения;
- Личный Номер;
- Ф. И. О.
Надо написать, сколько экземпляров справки оформляется в том или ином случае. Для подачи заявлений также существует несколько методов:
- Отправление по интернету.
- Самостоятельная передача уполномоченному лицу.
- Отправка при помощи факса.
- Посылка в виде заказного письма с уведомлением о вручении.
С момента регистрации заявления должно пройти максимум три дня до выдачи самого документа.
Лишь в некоторых случаях гражданину разрешается изготавливать справки самостоятельно. При этом не обойтись без применения специального оборудования, в котором выставлены соответствующие настройки. Но без причины такие действия совершать запрещено, иначе последуют серьезные наказания.
Рекомендуется обращаться к руководителям либо другим контролирующим органам. Тогда справка будет выдана законно, и не приходится сомневаться в наличии последствий.
О способах получения справки 2-НДФЛ смотрите в этом видео:
Источник: naimtruda.com
Кто выдает справку 2-НДФЛ
Правила выдачи справки о доходах работника и удержанных суммах регулируются нормами п. 3 ст. 230 НК РФ. Здесь определено, что этот документ оформляется и выдается налоговым агентом по запросу физлица. С декабря 2015 года действует форма, определенная приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.
Скачать форму справки 2-НДФЛ можно на нашем сайте.
Скачать бланк
Налоговое законодательство определяет, что удержание подоходного налога и перечисление соответствующих сумм в бюджет — это обязанности налогового агента. Для работника в этом качестве может выступать работодатель, причем нанимать персонал вправе не только организации, но и индивидуальные предприниматели. Основное условие — между нанимателем и работником должно быть заключено трудовое соглашение или трудовой договор.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Что касается военнослужащих, то у них ситуация иная. В качестве работодателя и, соответственно, налогового агента для них выступает государство, с которым и заключается контракт. В связи с таким положением справку, о которой идет речь в статье, получают в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Министерства обороны РФ.
Кому требуется справка и в какие сроки ее следует предоставлять
Справка должна предоставляться налоговым агентом не только работнику по его требованию, но и в обязательном порядке в налоговую службу, которая с ее помощью контролирует правильность начисления НДФЛ.
В итоге в общих случаях справку следует предоставлять:
- В налоговую инспекцию каждый год до 30 апреля того года, который идет за отчетным. Таким образом, ежегодно готовятся и подаются справки на каждого сотрудника предприятия, получавшего доход в прошедшем году. Если у предприятия несколько обособленных подразделений и сотрудник в году проработал и в головном офисе и в подразделениях, выбор инспекции зависит от того, является ли налоговый агент крупнейшим налогоплательщиком. Если является, то все справки на работника сдаются по месту учета крупнейшего налогоплательщика. Если не является, то справки сдаются в те ИФНС, за которыми закреплены обособленные подразделения и головной офис.
- Работнику предприятия, который запросил такую справку. Документ налоговый агент должен предоставлять столько раз, сколько попросит заявитель. Причем не ограничивается и число оригинальных экземпляров. Что касается сроков выдачи справки, то НК РФ не содержит указаний на этот счет. Однако налоговые агенты ориентируются на другой циркуляр — ТК РФ, где в 62-й статье работодателю определен 3-дневный период для выдачи справки о заработной плате. Отсчитывается он с момента поступления заявления от работника. Кроме того, в законодательных актах нет указаний на то, на основании каких документов выдается справка. В результате работодатель может выдать этот документ даже на основании устного запроса. Тем не менее письменное заявление лучше написать в тех случаях, если предприятие велико или работодатель по какой-либо причине противится выдаче справки. Текст заявления составляется в произвольной форме.
Для чего работнику нужна справка 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ требуется работнику в самых разных обстоятельствах. Приведем самые распространенные ситуации:
- для предоставления в банковское учреждение с целью получения займа (потребительский кредит, автокредит, ипотека и проч.);
- для получения информации, требующейся при оформлении декларации 3-НДФЛ;
- для предоставления работодателю по новому месту трудовой деятельности;
- для оформления материальной помощи от государства;
- для визового оформления;
- иные обстоятельства.
Работодатель отказался предоставить справку — что делать
На практике встречаются случаи, когда работодатель противится исполнению своего долга и не выдает заявленную справку сотруднику, который, например, намерен увольняться. Обычно такое происходит, если на предприятии проблемы с бухгалтерской дисциплиной или, того хуже, с учетом, и есть желание скрыть недочеты.
В таких обстоятельствах работнику следует сделать два следующих шага:
- написать заявление и отправить его заказным письмом по почте, чтобы остались квитанции об отправке;
- дождаться окончания 3-дневного срока (с момента получения работодателем заявления) и, если ответ так и не придет, пожаловаться в инспекцию по труду.
Предприятие ликвидировано — где взять справку
Когда организация или ИП уже выведены из реестра по причине добровольной или принудительной ликвидации, поступать следует следующим образом.
Во-первых, следует объяснить тому учреждению, которое требует справку, что бывший работодатель выведен из реестра юрлиц (или ЕГРИП) и не сможет выдать нужный документ. Если форма действительно нужна новому работодателю, он сам может сделать запрос в налоговую инспекцию и местное отделение ПФР и пояснить, для чего требуется справка. Чаще всего она нужна для правильного начисления различных выплат и для оформления вычетов.
Право на запрос и ответ на него имеет и сам работник. Ему для получения сведений следует направить заявление в ПФР. Форма запроса определена приказом Минсоцразвития РФ от 24.01.2011 № 21н.
Можно поступить еще проще и получить нужную информацию с сервиса «Личный кабинет», работающего на сайте налоговой службы. Однако перед этим надо убедиться, что информация в такой форме удовлетворит тех, кому сведения о доходах и НДФЛ требуются.
Где взять индивидуальному предпринимателю справку 2-НДФЛ
Индивидуальные предприниматели выдают справку 2-НДФЛ в таком же порядке, что и организации. В этом плане у всех налоговых агентов обязательства абсолютно идентичны. Как и любое юрлицо, ИП производит удержание НДФЛ при выдаче дохода и платит соответствующую сумму в бюджет. Впоследствии данные о таких операциях вносятся в справку.
На практике может сложиться ситуация, когда справка 2-НДФЛ потребуется самому предпринимателю. Налоговое законодательство не содержит запрета на такое действие, поэтому нарушения не будет, если ИП подготовит документ по своим доходам и сам же его подпишет. Однако нет и разрешения на это действие. Поэтому в подобных ситуациях лучше проконсультироваться с тем, кто запрашивает документ, устроит ли его такой вариант.
СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! Обычно тем, кому нужны сведения о доходах ИП (банкам, например) достаточно будет представить налоговую декларацию с отметкой о принятии в налоговых органах или выписки из журнала учета доходов и расходов или какие-то другие первичные документы, подтверждающие получение предпринимателем дохода за определенный период.
Зарплата задержана — что отражается в справке
Если предприятие задерживает зарплату, то выписка справки 2-НДФЛ представляет существенные сложности. Дело в том, что даже при начислении НДФЛ, но невыплате реальных сумм зарплаты налог удерживать нельзя. Такая норма содержится в п. 4 ст. 226 НК РФ.
Основываясь на этой норме, налоговики поясняют во всех письмах (например, в письме от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@) что невыплаченные доходы на дату выписки справки не должны отражаться в документе.
Однако нужно учитывать, что фактически полученным доход считается в последний день месяца начисления. Так что тут могут возникнуть различные нестыковки. В результате нужный документ удастся получить лишь после того, как будут урегулированы все вопросы по выплате заработной платы и уплаты НДФЛ.
Где взять справку неработающему гражданину и пенсионеру
Если физлицо имеет статус безработного, то справку 2-НДФЛ ему взять негде. Но в центре занятости можно получить справку о получаемых им доходах. В приведенных обстоятельствах эти доходы выражены в виде пособия по безработице.
Может так случиться, что у неработающего гражданина в прошедшем году имелись иные доходы, не являющиеся зарплатой. Такие поступления следует внести в декларацию 3-НДФЛ, рассчитать с них подоходный налог и уплатить соответствующие суммы в бюджет самостоятельно. Этот вид отчета в отдельных случаях вполне способен заменить справку 2-НДФЛ.
Удается получить эту справку и некоторым пенсионерам, если им производят выплаты негосударственные пенсионные фонды. В таком документе, естественно, указываются только те суммы, которые выданы в рамках накопительной программы, и выдает его местное подразделение фонда.
Обычные пенсионеры справку 2-НДФЛ нигде не смогут получить по очень простой причине: государственные пенсии не облагаются НДФЛ.
Особенности оформления справки в 2017 году
Порядок оформления справки 2-НДФЛ периодически корректируется. Отметим основные новшества, появившиеся в документе за последние годы:
- под документом появилось место для подписи лица, представляющего интересы налогового агента;
- введена новая строка, где следует указывать реквизиты документа, с помощью которого представитель осуществляет свои полномочия;
- на бланке справки внедрен числовой код, свидетельствующий о том, кто подписывал документ (сам руководитель организации — налогового агента либо его представитель).
Все листы справки должны быть пронумерованы по порядку, если число страниц в документе больше одной. Вторая и следующие страницы должны содержать вверху следующую надпись: «Справка о доходах физлица за _______ год № ___ от ___________». Все страницы должны быть подписаны ответственным лицом налогового агента.
Как скорректировать справку
Нечасто, но все случается, что в процессе подготовки документа закрадывается ошибка или неточность. Если это обнаружится при проверке (своей или извне), в обязанности налогового агента входит подготовка и выдача работнику и отправка в инспекцию исправленного варианта справки 2-НДФЛ. Если не сделать это своевременно, можно попасть под действие ст. 126.1 НК РФ, в которой за искажение представленных в налоговую службу сведений предусмотрены санкции.
СЛЕДУЕТ ОТМЕТИТЬ! Если ошибку налоговый агент обнаружит самостоятельно до того, как ее найдут налоговики, ответственность для него не наступает.
В случаях, когда налоговый агент пересчитал НДФЛ за прошлые налоговые периоды, вследствие чего изменились суммы доходов и размер налога, надлежит оформить новую справку и направить ее в два адреса: в ИФНС и работнику.
Если НДФЛ был уплачен в бюджет, но не удержан с дохода работника, он в справке не указывается. Аналогично не вносятся в документ и доходы, которые не облагаются налогом. Если такие данные попали в справку, документ следует исправить.
А вот когда в первой редакции справки был указан НДФЛ, удержанный из дохода работника в большем, чем требуется, размере, после чего сумма переплаты была ему возвращена, то в новом документе надлежит привести верные данные. Напомним, что переплата налога должна быть возвращена физлицу в 3-месячный срок, не более.
***
Справка по форме 2-НДФЛ — это справка о размере доходов физлица и величине подоходного налога, удержанного и уплаченного налоговым агентом за налогоплательщика. Доход, указываемый в справке, может быть выплачен как в денежной форме, так и в натуральной.
2-НДФЛ выдается работодателем по устному или письменному запросу работника. На подготовку и выдачу документа налоговому агенту дается три дня. Заявитель вправе претендовать на любое количество экземпляров справки, при этом он может обращаться за этим документом столько раз, сколько ему потребуется. В налоговом законодательстве нет норм, которые ограничивали заявителя в этом праве.
Помимо этого, справка 2-НДФЛ отсылается и в ИФНС. Сделать это надо по закону до 30 апреля того года, который идет за отчетным периодом. Причем налоговый агент составляет справку на каждого работника предприятия или физлицо, которое трудилось по отдельному договору.
Форму справки можно отыскать в интернете, на бухгалтерских порталах, в том числе и на нашем. Если потребуется еще и заполнить ее, то такую возможность предоставляет официальный сайт ФНС, где помещена программа, позволяющая произвести полное оформление документа с реквизитами предприятия и заявителя.
Выдавать справки по форме 2-НДФЛ предприятиям, имеющим значительный штат, требуется довольно часто. Поэтому бухгалтерским работникам следует заранее озаботиться о наличии соответствующей программы и ее корректной работе.
Если работник намерен получить справку в кратчайший срок, мы рекомендуем ему написать заявление в письменном виде. В таком случае предприятию надо будет строго следовать трехдневному регламенту.
Источник: okbuh.ru