Личное дело папка

Личные дела на работников в обязательном порядке обязаны вести только государственные учреждения на своих служащих. Однако каждому кадровику полезно уметь сформировать личное дело сотрудника без ошибок.

Личное дело сотрудника состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

  • руководители и их заместители;
  • ведущие специалисты;
  • материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
  • работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Личное дело папка

Чем предусмотрено ведение личных дел

Для госслужащих регламентируют такую обязанность:

  • Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
  • Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Коммерческие организации и индивидуальные предприниматели также могут таким образом вести кадровый учет сотрудников, но исключительно по своему желанию. Поскольку такая форма лучше всего систематизирует все документы по каждому человеку, ЛД формируют практически все компании. При этом любое формирование начинается с разработки и утверждения соответствующего порядка и назначения ответственных лиц.

Порядок формирования личного дела

На вопрос «что такое дело?» отвечает подп. 95 п. 3.2.2 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. В соответствии с регламентом, это один или несколько документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную папку под общую обложку. Если бумаг много, то и папок может быть несколько, тогда они составляют тома одного ЛД. Таким образом, формирование личного дела работника (образец 2018) представляет собой сбор и формирование всех необходимых документов в одну папку. Такая папка должна охватывать:


  • процедуру трудоустройства (резюме, анкета, заявление и приказ о приеме);
  • период работы (личная карточка, приказы, служебные записки, акты, сведения о семье и самом работнике, документы о взысканиях и поощрениях и т. д.);
  • процедуру увольнения (заявление и приказ).

Для того чтобы правильно поставить этот сектор делопроизводства в фирме, необходимо разработать и утвердить специальное «Положение о порядке формирования и ведения личных дел». Этот документ будет регулировать состав дела, порядок его формирования, перечень сотрудников, на которых их необходимо формировать, а также порядок доступа и режим хранения.

Личное дело папка

Формирование дела при приеме на работу

Начинается формирование любого ЛД в момент трудоустройства. Кандидат на вакансию направляет работодателю свое резюме, а потом, когда принято решение о заключении с ним трудового договора, пишет заявление и заполняет анкету (обязательно только для госслужащих, остальным фирмам можно без этого обойтись).


енно эти документы становятся основой ЛД вместе с личной карточкой по форме Т-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для заведения ЛД требуется отдельная папка, обложка которой служит титульным листом. Его лучше всего сделать установленного образца, который содержится в приложении 11 к «Основным правилам работы архивов организаций» (решение Коллегии Росархива от 06.02.2002). Согласно установленным требованиям, на нем должно быть указано:

  • название юридического лица;
  • структурное подразделение, в которое трудоустроен сотрудник;
  • номер;
  • фамилия, имя, отчество работника;
  • дата начала ведения (чаще всего это дата издания приказа о приеме на работу);
  • дата окончания его ведения (дата приказа об увольнении);
  • количество листов (обычно заполняется при сдаче ЛД в архив);
  • срок хранения.

Вести ЛД можно как на весь штат в организации, так и только на отдельных лиц, занимающих определенные должности (например, на руководящий состав). Обычно эту обязанность возлагают на специалистов по кадрам, которые назначаются ответственными за их формирование и хранение.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

  • заполненная анкета компании;
  • копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);

  • копия ИНН;
  • копия СНИЛС;
  • копия военного билета (для мужчин);
  • диплом или иные документы об образовании;
  • фотография (цветная или черно-белая);
  • характеристика с прошлого места работы;
  • заявление работника о приёме на работу;
  • копия приказа о приёме сотрудника на работу;
  • копия трудового договора и должностной инструкции;
  • опись документов в личном деле;
  • иные документы;
  • копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Формирование в процессе трудовой деятельности

На протяжении всей трудовой деятельности человека в компании кадровик ведет внутреннюю опись движения документов. В дело добавляют бумаги, которые имеют отношение к деятельности и даже семье человека. Таким образом происходит формирование личного дела работника (образец-2016 бланка можно скачать ниже). Опись составляется для учета документов, которые содержаться в папке, а также для их систематизации. В описи обязательно фиксируется:

  • поступление новых бумаг;
  • изъятие листов;
  • замена подлинников копиями.

В первоначально заведенную форму описи можно добавлять листы с графами для непрерывного ведения. Выглядит бланк описи так:


Личное дело папка

Скачать образец описи

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Личное дело закрывается в день увольнения человека. После этого уполномоченный специалист должен его полностью оформить:

  • проверить наличие всех документов;
  • проверить хронологию бумаг в папке;
  • сверить нумерацию листов (все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором).

Затем на внутренней описи необходимо сделать итоговую запись. В ней указывается число листов, включенных в ЛД, а также количество листов самой описи (ее листы следует нумеровать отдельно). После чего составитель должен подписать и опись и итоговую запись. После чего можно составить так называемый лист-заверитель, в котором будет содержаться описание личного дела. Далее все бумаги сшиваются: в начале папки располагается опись, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе нужно написать дату закрытия в соответствии с приказом об увольнении, а также срок хранения всей папки.

Обратите внимание, если уволенный человек не забрал какие-либо подлинники документов, например военный билет или медицинскую книжку, их необходимо хранить до востребования в его ЛД. Для этого их следует поместить в конверты (каждый документ отдельно) и подшить их к папке. Такие конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью уполномоченного лица.

Хранение ЛД: порядок и сроки


Хотя в личное дело входят документы с разными сроками хранения, для хранения всей папки после закрытия применяется максимальный срок. В статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125 определено, что срок хранения составляет:

  • для ЛД, созданных с 01.01.2003, — 50 лет;
  • для ЛД, созданных до 2003 года, — 75 лет.

Исчислять срок хранения нужно с 1 января года, следующего за датой закрытия ЛД. Например, если увольнение произошло 18.10.2017, то срок хранения в 50 лет начинает течь с 01.01.2018. Хранить кадровые документы необходимо с соблюдением требований о защите персональных данных. Для этого в компании должно быть оборудовано помещение без доступа посторонних лиц. Для того чтобы исключить возможность утраты или хищения, ЛД целесообразно хранить в сейфах или металлических шкафах. Не позднее, чем через три года после закрытия, папки должны быть переданы в архив.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

  • с помощью нумерации;
  • в алфавитном порядке;
  • по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

На кого оформлять ЛД

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

  • Руководящий состав и лица, их замещающие;
  • Главные специалисты;
  • Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  • Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.


Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Список таков:

  • Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

  • на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
  • если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
  • обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.


В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Образцы и бланки документов для личного дела (Скачать)

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела
  • Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа заверителя

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

dedadi.ru

Определение личного дела

Личное досье работника — это своеобразный документ, в котором хранится вся документация относительного конкретного кадра. Состоит оно из обложки и специальных бумаг, имеющих отношение к подчиненному.

Заводится подобного рода документация с момента трудоустройства кадра. И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее дело передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Формирование дел — это далеко не самый обязательный процесс. В некоторых случаях можно избежать его. Но тогда собирать информацию о том или ином подчиненном будет весьма проблематично. Обычно данная процедура проводится в крупных организациях. Создается целая база, в которой отображается информация по каждому подчиненному.

Обязательно или необязательно?

Уже было сказано, что дела сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет?

Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу. Но на практике получается так, что крупные компании формируют личные дела на своих подчиненных, а мелкие — нет. Рекомендуется заняться данным вопросом фирмам с большой текучкой кадров.

Зачастую организации ведут личные дела не на всех подчиненных, а только на конкретные категории работников. Чаще всего ими являются:

  • руководители;
  • заместители руководства;
  • ведущие специалисты в компании;
  • сотрудники, работающие с материальными ценностями (например, кассиры);
  • люди, которые имеют возможность карьерного роста.

Рекомендуется не лениться и вести подобного рода документацию на всех подчиненных. Процесс формирования дел сотрудников не так трудно запомнить. Только далеко не все документы, отражающие информацию о кадре, могут храниться здесь. Какие особенности процесса следует запомнить? Даже малейшее нарушение для работодателя может обернуться не лучшим образом. Поэтому приходится тщательно изучать поставленную задачу.что должно быть в личном деле

Хранение

Уже было сказано, что личные дела подчиненных даже после того, как человек уволился, остаются в компании. На руки они не выдаются, а помещаются в специальные архивы. Допускается даже электронное хранение информации о кадрах. Но и в бумажном варианте дела должны иметь место.

Существуют некоторые правила, которые придется соблюдать начальнику. Хранение дел — это практически бесконечный процесс. Нельзя уничтожать данные документы на протяжении 75 лет с момента прекращения кадром труда.

Именно по этой причине многие компании стараются не слишком утруждать себя сбором информации о тех или иных подчиненных. Лишь малое количество корпораций существует более 75 лет. Зачастую фирмы открываются и закрываются, а личные дела остаются в архивах.

Для упрощения хранения досье придумываются разнообразные правила. В основном хранение данных документов происходит после сортировки в алфавитном порядке. Дополнительно рекомендуется создавать архивы по годам. Такой подход упростит поиск информации о сотрудниках, которые трудоустроились в компанию в определенное время.

Есть еще одна особенность в данном вопросе. Проблема вся состоит в том, что некоторые личные дела хранятся постоянно в архивах компании. И они не уничтожаются ни через 10 лет, ни через 100. Под данное правило попадают досье руководителей организации, а также дела государственных служащих. Не стоит забывать о подчиненных, у которых имеются награды, медали и разнообразные звания.личное дело

Доступ

Следующий момент — это вопрос доступа к изучаемой документации. Зачастую в досье сотрудников имеются данные, предназначенные исключительно для работодателя. И их не нужно знать основной массе работников.

Зачастую дела зашифрованы, доступ к ним есть только у начальника предприятия, а также у кадровика, который занимается формированием. Простым подчиненным не разрешается смотреть собранную информацию.

Работодатель гарантирует делам сотрудников конфиденциальность. В общий доступ подобного рода информация не выносится. По требованию копии документации предоставляются кадрам в день увольнения. Компания несет ответственность перед подчиненными за сохранность информации, которая имеется в личных делах.

Также следует запомнить раз и навсегда — досье не выдается подчиненным ни под каким предлогом. Сотрудники не имеют права забирать личные дела, а также требовать их выдачи. Лишь при увольнении можно запросить данные отсюда. Работодатель выдает кадру только копии сведений, хранящихся в личных делах. Другого не надо. Ни один подчиненный не имеет права на изъятие сей документации с переводом в другую корпорацию или при окончательном отстранении от трудоустройства. Уже было сказано — досье на работников хранит каждый работодатель на протяжении 75 лет. Этот срок при определенных обстоятельствах может быть увеличен.

Обязательные составляющие личных дел

Теперь немного о том, как именно составляется подобная документация. В действительности правила формирования дел подчиненных законодательно не установлены. И этот вопрос решается руководством компании. Оно само определяет, какую информацию следует хранить и как систематизировать досье подчиненных. Это основная проблема всего процесса формирования.документы в личном деле

Тем не менее, независимо от выбора правил, некоторые данные при любом раскладе будут храниться в личном деле. Какие именно документы встречаются во всей подобной документации? Это:

  • анкеты соискателя;
  • заявления о приеме на работу;
  • приказы о предоставлении места труда;
  • заявления об увольнении (если есть);
  • приказы об увольнении;
  • акты о выдаче трудовой книжки (по требованию или при увольнении подчиненного).

Вышеперечисленный перечень — это обязательные бумаги. А вот с прочей информацией могут возникнуть определенные проблемы. Ведь далеко не все сведения о подчиненных можно вносить в личное дело. Существуют некоторые ограничения по этому поводу. На какие моменты следует обратить внимание, чтобы избежать жалоб на неправильное формирование личных досье кадров?

Запреты

На самом деле, если действительно углубиться во все вопросы оформления и формирования личной документации сотрудников, можно запутаться. Поэтому перед тем как заводить архив, следует запомнить всего несколько особенностей. А точнее, запретов. Они актуальны для всех предприятий, независимо от установленных правил. Нельзя:

  1. Хранить временные и постоянные документы в одном месте. В досье работников должны быть отдельные места для того, чтобы можно было положить бумаги, которые лишь временно находятся среди личного дела. Также предусматривается место хранения основной информации.
  2. «Размножать» документацию. Не рекомендуется хранить любые документы в делах сотрудников с дубликатами. В одной папке — одна копия.
  3. Вносить слишком личную информацию. Например, о религиозных убеждениях. Такие сведения для работодателя вообще считаются лишними. Поэтому формирование дел допускает хранение только полезной работодателю документации, отражающей качество работы подчиненных.

А какие конкретно документы могут содержаться в рассматриваемых досье? Что, помимо вышеперечисленных бумаг, на практике встречается в личных делах? Чтобы не допустить ошибок, можно следовать советам по сбору информации для досье сотрудников.состав личного дела

Распространенная документация

Состав личного дела разнообразен. Уже было сказано, что компания сама устанавливает правила ведения данной документации. Поэтому точно нельзя сказать о том, что заносится в архивы. Документы, которые встречаются в обязательном порядке, уже перечислены. Но чтобы не допустить никаких ошибок, придуман определенный перечень допускаемых к хранению бумаг. Что должно быть в личном деле? Если исключить ранее перечисленные объекты, останется (в виде копий преимущественно):

  • копия паспорта гражданина;
  • СНИЛС подчиненного (копия);
  • ИНН (не оригинал);
  • военный билет;
  • документ(ы) об образовании;
  • фотографии (не личные, предназначенные для анкет);
  • характеристика с прошлых мест трудоустройства (если есть);
  • должностная инструкция для той или иной вакансии;
  • автобиография.

Не стоит забывать о том, что любой ответственный работодатель в целях соблюдения рабочих процессов, а также для обеспечения собственной безопасности составляет разнообразные акты. Например, об отказе подписи приказа об увольнении. Подобная документация должна тоже храниться в личных делах. Результаты аттестационных работ и прочие приказы, влияющие на работу того или иного кадра — это еще несколько пунктов, дозволенных ко внесению в досье.

Еще один важный момент — это хранение так называемой описи личного дела. Документ, способный принести немало хлопот работодателю. Он должен быть в обязательном порядке в каждом личном деле. Иначе можно обвинить руководство в том, что какие-то бумаги приложены незаконно. Опись личного дела — это специальный документ, в котором перечислена вся прикрепленная к папке документация. Размещается в самом начале досье. Без описи у работодателя могут возникнуть проблемы. Сотрудник способен обвинить в подлоге или краже тех или иных документов.

Формирование личного дела — процесс не такой уж и трудный, если правильно к нему подготовиться. Работодатель должен просто вносить сюда всю важную информацию относительно деятельности сотрудника. А вот личные сведения о кадрах вносить запрещено. Уже был приведен пример с религией. Состав семьи и особенности ведения образа жизни подчиненного — это тоже табу.

А вот какие-то достижения работника должны вноситься в личные дела. Это — не обязательная составляющая, но желательно не пренебрегать ей. Особенно тогда, когда речь идет о действительно талантливом кадре. Разрешается внесение сведений о полученных наградах, званиях, грамотах, медалях, дипломах.ведение личных дел

Не слишком много

Документы в личном деле могут быть разные, это понятно. Точный список устанавливается каждым предприятием на усмотрение руководителя. Но наиболее распространенных список бумаг уже был перечислен. При формировании и ведении досье следует помнить об одном небольшом правиле. Это обязательный пункт, нарушение которого не допускается. Ведение личных дел — занятие ответственное. Оно требует особой внимательности.

Речь идет о размерах личных дел. По установленным правилам можно сказать, что толщина папки, отведенной под досье того или иного кадра, не должна превышать 4 сантиметров. Если объем больше установленного ограничения, лучше завести новое дело. И просто как-то пометить его под видом продолжения уже существующей документации.

На практике очень редко встречаются дела, которые в толщину достигают больше 4 сантиметров. Поэтому следует просто запомнить установленное правило и не беспокоиться о его невыполнении. Если документации на кадра очень много, производится специальная проверка. По ее результатам работодатель принимает решение о разделе досье на несколько частей.

Основные требования

Порядок формирования дел прост. Достаточно определить, какая именно документация может храниться здесь. Далее следует запомнить ранее приведенные ограничения. А дальше уже создается дело. Первым этапом является изготовление обложки. Достаточно приобрести специальные папки с названием «Дело». В них обычно хранятся все документы того или иного кадра.

Далее на титульном листе (в данном случае на обложке папки) пишется личная информация о кадре. А именно — Ф.И.О. Внизу проставляется в обязательном порядке дата начала ведения документации. Что должно быть в личном деле?

В качестве первой страницы прикладывается опись. Можно пренебречь ей, но делать это не рекомендуется. Данная бумага значительно облегчает жизнь и снимает часть ответственности с работодателя за сохранность помещенных в досье носителей информации — то, что не указано в описи, не хранится в личном деле.

После этого в папке размещаются разнообразные документы, которые имеют прямое отношение к подчиненному. Именно так формируется состав личного дела. Желательно размещать копии или оригиналы документации так, как они были получены — сначала анкета соискателя, затем просьба о приеме на работу, приказ работодателя о назначении на ту или иную должность и так далее. Заканчивается дело приказом об увольнении и подписанным актом о получении трудовой книжки.

Это еще не все. Процесс формирования дел — это трудоемкая работа, хоть она и относительно простая. Есть еще одно небольшое ограничение, которое способно принести некие неудобства работодателю. Кадровик, который осуществляет внесение информации в личное досье подчиненных, должен следить за количеством листов в папке. Их не должно быть больше 250 штук. При превышении заводится вторая часть личного дела для того или иного работника.

Журнал

Теперь понятно, как происходит формирование дел сотрудников в компаниях. На этом весь процесс не заканчивается. Если предприятие решило вести подобного рода документацию, у нее должен быть специальный журнал личных дел. Что это такое?правила формирования дел

Данная составляющая собой представляет список всех имеющихся досье на работников. Здесь публикуются номера заведенных дел, анкетные (личные) данные подчиненных, даты формирования тех или иных «личных папок».

Единого образца журнала нет. Работодатель имеет полное право создать подобный архив данных на свое усмотрение. В последнее время крайне распространенной формой является электронный журнал. Хорошая идея для тех, кому не слишком хочется заниматься бумажной волокитой. Главное — своевременно заполнять соответствующие поля журнала. Тогда можно без особых проблем отыскать информацию по каждому работнику.

Заключение

Отныне понятно, как происходит формирование личного дела. Это весьма простой, но запутанный процесс, порядок осуществления которого никак не закреплен законодательством РФ. Работодатели самостоятельно устанавливают документы, которые будут храниться в личных делах. Форму представления информации тоже можно выбрать.

Рекомендуется не прикладывать к личным делам оригиналы документов — только копии в единственном экземпляре. К досье сотрудников придется относиться с особым вниманием — утечка информации, занесенной в подобного рода документацию, может навлечь на руководителя проблемы. Ведь при сборе данных о подчиненных, как уже было сказано, работодатель обязуется обеспечить полную конфиденциальность сведений. Это правило распространяется и на время труда, и на весь период хранения документации после увольнения кадра. Вот и все. Основная информация в отношении формирования дел кадров изучена в полной мере. Особенности и состав данного процесса следует узнавать у каждой компании. Некоторые вообще стараются не заниматься этим. Оформление дел (личных) — не обязательное, но очень полезное для работодателя занятие.

fb.ru

Не лишнее личное

 

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

 

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

 

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

 

Состав личного дела

 

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— автобиографию;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— должностную инструкцию;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— материалы аттестации;

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

 

Ведение личных дел работников

 

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

 

Образец оформления внутренней описи личного дела

 

              Внутренняя опись документов личного дела

 

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────

                 (фамилия, имя, отчество работника)

 

N п/п Наименование документа Кол-во листов Дата выдачи документа Кому выдан документ Дата возврата документа Подпись работника кадровой службы
1 2 3 4 5 6 7
1 Дополнение к личному листку по учету кадров          
2 Личный листок по учету кадров          
3 Автобиография          
4 Копия диплома об образовании          
5 Трудовой договор          
           
  И т.д.          

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

 

Образец оформления листа-заверителя личного дела

 

Лист-заверитель дела N

 

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

 

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
   
   

 

Наименование должности лица,

составившего опись___________________

____________ ________________________

  (подпись)   (расшифровка подписи)

 

Дата

 

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

 

Ответственность за ведение личных дел

 

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

 

Хранение и учет личных дел работников

 

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

info-personal.ru

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Если руководство компании приняло решение о заведении личных дел на каждого из своих работников, то нужно позаботиться о сохранности данных, которые будут содержаться в личном деле.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

личное дело сотрудника

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте. Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника. Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Внизу справа проставляются дата приёма на занимаемую должность и дата увольнения. Кроме того. Указывается количество листов дела и срок хранения после сдачи в архив.

Сама папка

Поскольку персональные дела сотрудников — это дела достаточно длительного хранения, то находиться они обязаны в обложках, выполненных полностью из картона. Архивы не принимают на хранение папки из пластика. Бланк опись документов в личном деле работника в обязательном порядке подшивается в обложку.

В деле сотрудников содержится следующая информация:

  • заявление, написанное при приёме на работу;
  • автобиография либо резюме;
  • светокопии персональных документов (ИНН, паспорта, СНИЛС);
  • светокопии сведений об образовании и квалификации;
  • рекомендации или характеристики с предшествующего места работы;
  • внутренние документы предприятия, касающиеся данного сотрудника;
  • трудовое соглашение или договор;
  • документы об аттестации;
  • инструкции в соответствии с занимаемой должностью;
  • любые дополнительные документы, согласно которым вносят изменения какой-либо информации.

Что лишнее в личном деле

Поскольку персональные дела хранятся очень длительное время, не меньше 75 лет, то не стоит подшивать туда документы с малым сроком хранения. Заявления на предоставление отпуска, отгулов и тому подобное, хранится в специальном журнале в течение пяти лет.

Кто работает с личными делами

Заниматься внесением данных, описью и сдачей в архив, может исключительно кадровик, тот который назначен приказом.

Именно этот сотрудник может воспользоваться конфиденциальной информации о людях и в случае утечки информации, вся ответственность возлагается на него. Кроме того, ответственный сотрудник знакомит работника, не реже, чем один раз в год, с его личным делом.

Опись содержимого

личное дело сотрудника

Все документы, содержащиеся в личном деле, обязательно должны быть прошиты, пронумерованы и описаны. Кроме того, документация должна быть расположена в соответствии с хронологией. Опись можно размещать на внутренней стороне обложки или подшить последней страницей в деле.

Опись должна содержать следующие данные:

  • название документа;
  • именные данные работника;
  • номер личного дела;
  • индекс по номенклатуре;
  • дата составления;
  • постраничное содержание;
  • подпись ответственного;
  • печать и дата.

Учёт и регистрация личных дел

Приказ, который предусматривает введение учёта сотрудников посредством заведения персональных дел, содержит данные, которые точно регламентируют деятельность ответственных лиц по их учёту и регистрации. Предусматривается наличие специальной книги по учёту документов. В этой книге производится нумерация дел в соответствии с принятыми правилами в организации, затем этот же номер наносится на само личное дело. В этой книге обязательно содержатся краткие данные про личные дела сотрудников.

Внесение новых данных

Запись каких-либо изменений и дополнений в персональные дела работников допускается только тем ответственным работником, который назначен руководством организации. В случае временного отсутствия этого сотрудника, при необходимости, назначается лицо, временно его заменяющее.

Даже если в кадровой службе имеются ещё сотрудники, без специального приказа они не могут заниматься внесением данных.

Различные исправления, в случаях допущения ошибок, вносятся так же, как и в трудовую книжку. Неправильные данные зачёркивают, а сверху надписываются правильные данные. Любые дополнения и изменения должны быть подкреплены соответствующими документами и указаниями на них.

Сохранность дел

личное дело это

Поскольку вся информация, содержащаяся в личном деле, является строго конфиденциальной, необходимо обеспечит ей надлежащее хранение. Для таких целей в организациях широкое распространение получили сейфы специальных конструкций или шкафы из металла, которые запираются на ключ. Такие методы хранения помогут избежать несанкционированной утечки информации посредством доступа третьих лиц.

В организациях сохраняются данные только на тех сотрудников, которые работают на предприятии в данный момент. После увольнения сотрудника, его личное дело передают в архив. Для муниципальных служащих предполагается десятилетнее хранение их персональных дел в организации, где они работали. Для любых других организаций негласно принят срок хранения дел после увольнения в течение одного года.

При оформлении дела для сдачи в архив заполняют лист-заверитель. Эти данные подшиваются в качестве последнего листа. Кроме того, при сдаче в архив указывается время хранения личного дела. Для рядовых сотрудников такой срок составляет 75 лет, а для руководства – бессрочно. Началом исчисления срока является дата его передачи в архив.

Резюме

Нужно помнить, что персональное дело работника – это не трудовая книжка, и на руки оно никогда не выдаётся. Для контроля правильности внесённой в личное дело информации, сотрудник должен периодически знакомиться со своим делом. Такое мероприятие происходит не реже, чем один раз в год, в присутствии ответственного лица. После ознакомления сотрудник расписывается в листе ознакомления, который подшивается к делу.

Образец личного дела работника для коммерческих организаций можно найти в сети интернет. Для госпредприятий и организаций существует специально утверждённая форма.

По требованию правоохранительных органов личные дела могут быть переданы им для рассмотрения. Но даже правоохранительные органы, впоследствии должны вернуть дело на предприятие.

Заводить или не заводить личные дела на своих сотрудников каждая частная организация решает самостоятельно. В случае положительного решения необходимо обеспечить сохранность конфиденциальных данных.

101biznesplan.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector