Обложка личного дела образец

Оформление личного дела сотрудника не является обязательной для работодателя процедурой. Исключение составляют государственные учреждения. Если полная информационная база о кадровом ресурсе необходима компании, ведение личных дел будет целесообразным. Данный комплекс документов содержит исчерпывающую информацию о трудовой деятельности работников. Как правильно оформить личное дело — читайте в нашей статье.

Из этой статьи вы узнаете:

какие требования нужно соблюдать при оформлении личного дела?
каков порядок формирования личного дела?
как проходит хранение и оформление личных дел в архив?

Требования к оформлению личного дела

Личное дело сотрудника — это подборка документации, отражающая его трудовую деятельность. Формирование личного дела обязательно для государственных учреждений федерального и муниципального уровня. К нормативной базе, регламентирующей этот процесс, относятся федеральные законы о госслужбе, а также ГОСТы 51141-98 («Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») и 17914-17 («Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»).

Для других организаций оформление персональных дел не обязательно. Тем не менее, многие компании считают этот метод хранения кадровой информации целесообразным. В таком случае кадровый учет и порядок делопроизводства регламентируются локальными нормативными актами.

Оформление обложки личного дела

Процедура оформления личных дел сотрудников или досье подразумевает сбор официальной документации в отношении сотрудника и формирование из нее подшивки с описью. Персональное дело является документом длительного хранения. Оно должно находиться в цельнокартонной обложке, которая играет роль титульного листа. Требования к оформлению обложки персонального дела регламентируются ГОСТом 17914-72 от 17.07.1972.

На обложке располагают следующие элементы.

Отступ под штамп государственного архива;
Наименование компании и структурного подразделения;
Индекс по номенклатуре дел, номер дела;
Заголовок (ФИО сотрудника);
Даты открытия и закрытия дела (трудоустройство и увольнение);
Количество листов после описи (не больше 250);
Срок хранения;
Дата сдачи в архив;

Порядок формирования личного дела

Оформление личного дела работника происходит сразу после трудоустройства. В некоторых негосударственных организациях заводят персональные досье только на членов руководящего звена и материально ответственных сотрудников. Вместе с тем, в преобладающем большинстве компаний досье заводится на каждого члена коллектива.

Порядок формирования личного дела сотрудника утверждается локальным нормативным актом, регулирующим кадровый учет в компании. За оформление и хранение дел отвечает отдел кадров. Папка досье не прекращает пополняться на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Соблюдая хронологический порядок, в нее помещают связанную с ним документацию.

Персональное дело не должно объединять документы временного и постоянного хранения. Последние удобнее заменить копиями, для исключения риска утраты оригинала. Документы не должны дублироваться, т.е. для каждого из них достаточно одного экземпляра. Все приложения к документации следует поместить в одну с ней папку. Толщина дела не может превышать 4 см.

Какие документы включают в состав личного дела сотрудника?

Утвержденный на уровне компании порядок оформления личных дел регламентирует перечень обязательных документов, которые подшиваются в досье. В основном, в этот список попадает документация длительного хранения (до 75 лет). Это документы, предъявляемые перед приемом на работу, подтверждающие факт трудоустройства и возникающие в процессе работы человека в компании.

В персональном деле могут храниться:

фотография;
личная карточка (форма Т-2);
заявление о приеме на работу;
заполненная анкета;
копии паспорта, ИНН, СНИЛСа, водительского удостоверения, военного билета;
копии дипломов, сертификатов, удостоверений о повышении квалификации и т.д.;
характеристика от прошлого работодателя;
копия приказа о приеме на работу;
копия трудового соглашения;
копия должностной инструкции;
опись;

При оформлении личных дел уволенных сотрудников в папку подшивается копия заявления об увольнении и копия соответствующего приказа. Если у работодателя появляется необходимость разглашения персональных данных подчиненного, он должен получить его согласие и присовокупить его к остальным документам.

Оформление описи личного дела сотрудника

В опись персонального дела включают все содержащиеся в нем документы. Ее подшивают в папку первой и постепенно заполняют на протяжении всей трудовой деятельности сотрудника. Оформление внутренней описи необходимо для учета включенной в дело документации.

Обязательные реквизиты описи

Наименование документа;
ФИО сотрудника;
№ по учету персональных дел;
Индекс по номенклатуре дел;
Дата выдачи;
Наименование;
Номер листов по внутренней нумерации;
Дата включения;
Примечание;
Общее количество документов и листов;
Подпись ответственного лица;
Дата.

В случае увольнения сотрудника, его дело подлежит закрытию. Все документы извлекают из папки, прошивают, оформляют лист-заверитель. Он содержит данные об общем количестве страниц и фиксирует изменения состава досье и его состояния.

Оформление личного дела в архив

Порядок оформления личных дел подразумевает их строгую конфиденциальность. Целесообразно разработать защищенную систему хранения и исключить доступ в нее посторонних лиц. Работодатель обязан защищать собственную информационную безопасность.

Хранение и систематизация личных дел

После формирования личного дела оно постоянно находится в кадровой службе организации. Досье работающих специалистов хранятся в отделе кадров. Дела тех, кто уволился из компании или вышел на пенсию, — в архиве компании. Персональные дела и трудовые книжки необходимо хранить по отдельности.

Для защиты конфиденциальных документов работодателю необходимо оборудовать безопасную систему хранения и регламентировать доступ в нее. Как правило, право доступа к конфиденциальной кадровой документации имеют лишь ответственные лица и руководители отделов.

Для удобства досье группируют по структурным подразделениям организации. Внутри такой группы осуществляется номерная или алфавитная классификация папок. Целесообразно оформление журнала регистрации или реестра персональных дел сотрудников, в который вносятся сведения обо всех заведенных досье.

Скачайте документы по теме:

Внутренняя опись персонального дела
Контрольная карточка личного дела
Лист-заверитель
Журнал учета личных дел

www.sekretariat.ru

29 Апреля 2019

Новшества в учете командировочных расходов

С 1 января 2019 года изменился порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расходов. В связи с этим изменились и аналитические счета в целях отражения таких расходов в бухгалтерском учете. О том, как правильно учитывать командировочные суммы в новом году, расскажем в статье.

НДС при аренде государственной земли

При аренде государственного и муниципального имущества у органов власти организации и предприниматели, как правило, должны выполнять функции налоговых агентов: исчислять НДС, удерживать его из арендной платы и перечислять в бюджет. Однако аренда земли у органа государственной или муниципальной власти — особый случай. Тонкости есть и при заполнении НДС-декларации арендатором таких земельных участков.

В Кадастровой палате разъяснили, за какие хозпостройки берется налог

Ряд хозпостроек облагается налогом на имущество, пояснили в Федеральной кадастровой палате Росреестра. Напомним, ранее в СМИ появилась информация о том, что в России появился налог на теплицы.

22 Апреля 2019

Порядок реорганизации бюджетного учреждения

В связи с оптимизацией бюджетных расходов получила распространение практика реорганизации государственных и муниципальных учреждений. Это довольно сложная и длительная процедура, которая чревата осложнениями. Несмотря на то, что реорганизация проходит под контролем и в порядке, установленном учредителем, основная работа идет на уровне учреждения. О том, в каких формах осуществляется реорганизация учреждений, какими действиями сопровождается и какими документами подтверждается – далее в статье.

Госдума продлевает амнистию капитала

Госдума приняла в первом чтении пакет законопроектов о третьем этапе амнистии капиталов. Предложение предусмотрено для тех, кто вернет свои деньги в Россию и перерегистрирует бизнес в специальных административных районах РФ.

www.pravcons.ru

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

заявление о приеме на работу;
документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
листок учета кадров с дополнением;
автобиографические сведения о сотруднике;
дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
должностная инструкция;
данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления.
сле увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 17 818)

Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 566)

mirblankov.ru

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
Копия ИНН работника.
Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

поступление сотрудника на работу;
предоставление всей документации (ксерокопий);
формирование дела сотрудником ОК;
последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

znaybiz.ru

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

Трудовой кодекс РФ (глава 14).
ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Скачать

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

gosuchetnik.ru

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Оформление и ведение личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

blankionline.ru